电子表格处理基础

1 2 主 要 介 绍 内 容2.2.1 Excel 2002概 述2.2.2 工 作 表 的 基 本 操 作2.2.3 图 表 制 作2.2.4 数 据 管 理2.2.5 数 据 统 计 与 分 析2.2.6 页 面 设 置 和 打 印 3 2.2.1 Excel 2002 概 述工 作 区(工 作 簿 窗 口 )标 题 栏 菜 单 栏 工 具 栏 编 辑 栏任 务 窗 格状 态 栏 4 工作簿窗口行 号 列 标全 选按 钮 工 作 表 标 签 滚动条单 元 格 标 题 栏 5 工 作 簿 窗 口 说 明 工作簿 用 来 储 存 和 运 算 数 据 的 文 件 ， 一个 工 作 簿 有 多 张 工 作 表 组 成 工作表 由 65536行 （ 行 号 为 1 65536） 和256列 （ 列 标 为 A IV） 组 成 的 表 格 单元格 行 和 列 的 交 叉 部 分 6 新 建 工 作 簿 通 用 模 板 7 2.2.2 工 作 表 的 基 本 操 作1. 数 据 的 输 入2. 数 据 的 编 辑3. 公 式 的 建 立4. 单 元 格 的 格 式 化 返 回 8 一 、 数 据 的 输 入手 工 输 入 数 据1. 单 击 单 元 格 ， 直 接 输 入 数 据 ， 按Enter或 编 辑 栏 上 的 “ 输 入 ” 按 钮 确认 ； 如 果 要 放 弃 输 入 ， 应 单 击 编 辑 栏上 的 “ 取 消 ” 按 钮 或 按 Esc键 。2. 编 辑 数 据 ： 选 定 单 元 格 ， 单 击 编 辑 栏进 行 修 改 。 9 数 值 数 据u 数 值 只 能 包 含 ：1 2 3 4 5 6 7 8 9 0+ - ( ) / $ ￥ % , E eu数 值 的 显 示 形 式 取 决 于 单 元 格 的 格 式u 输 入 的 数 值 默 认 右 对 齐u 当 单 元 格 宽 度 不 够 时 ， 以 四 舍 五 入 显示 或 “ #”显 示 10 文 字 数 据u 文 字 可 以 是 ：字 母 、 数 字 、 符 号 和 汉 字u 输 入 的 文 字 默 认 左 对 齐u 分 行 ： Alt+Enteru 数 字 作 为 文 字 输 入 方 法 ：前 面 加 如 ： 0120 11 日 期 与 时 间 数 据u日 期 格 式 用 斜 杠 “ /”或 减 号 “ -”分 隔 年 、 月 、 日 部 分 。例 如 ： 2003/3/1 或 2003-3-1 u时 间 格 式 用 冒 号 “ :”分 隔 时 、 分 、 秒 部 分 。例 如 ： 11:15:29同 时 输 入 日 期 和 时 间 例 ： 2003-3-1 11:15:29 12 快 速 输 入 数 据 记 忆 式 输 入 当 输 入 的 文 字 与 同 一 列 中 已 输 入 的 内 容 相 匹配 时 ， 系 统 将 自 动 填 写 其 余 字 符 。 13 快 速 输 入 数 据 选 择 列 表 输 入 右 击 单 元 格 ， 在 快 捷 菜 单 中 选 择 “ 从 下 拉 列表 中 选 择 ” 命 令 ， 然 后 从 中 选 择 所 需 的 输 入 项 。 14 快 速 输 入 数 据 自 动 填 充 数 据 对 于 一 些 连 续 的 数 据 可 以 使 用 “ 填充 柄 ” 的 方 法 。 填 充 柄等比数列 15 编 辑 填 充 序 列 ， 可 以 选 择 填 充序 列 的 类 型 ， 如 ： 等 差 、 等 比 、 日 期 等使 用 “ 填 充 ” 命 令 16 自 定 义 “ 自 动 填 充 ” 序 列 选 择 “ 工 具 ” /“选 项 ” 命 令 ， 选 择“ 自 定 义 序 列 ” 选 项 卡 。 17 二 、 数 据 的 编 辑 选 定 单 元 格 、 行 、 列 和 区 域 插 入 单 元 格 、 行 和 列 删 除 单 元 格 、 行 和 列 清 除 单 元 格清 除 ： 格 式 、 内 容 、 批 注 18 以 替 换 方 式 复 制 和 移 动 数 据将 数 据 覆 盖 目 标 区 域 中 的 原 有 数 据 。 使 用 剪 贴 板剪 切 、 复 制 、 粘 贴 使 用 鼠 标移 动 ： 拖 曳 区 域 边 框复 制 ： 按 Ctrl键 ， 拖 曳 区 域 边 框 19 将 数 据 在 目 标 区 域 的 上 方 或 左 边 插 入 。 使 用 鼠 标移 动 ： 按 住 Shift 键 ， 同 时 拖 曳 区 域 边 框复 制 ： 按 住 Shift+Ctrl 键 ， 同 时 拖 曳 区 域 边 框以 插 入 方 式 复 制 和 移 动 数 据 20 复 制 单 元 格 的 部 分 内 容选 择 “ 编 辑 ” /“选 择 性 粘 贴 ” 命 令 实 现 区 域 的行 列 转 换 21 三 、 公 式 的 建 立创 建 公 式公 式 以 等 号 = 开 始 ， 由 常 量 、运 算 符 、 单 元 格 引 用 、 区 域 名 称 和函 数 组 成 。例 如 ： =SUM(A1:D10)/10 22 运 算 符 引 用 运 算 符运 算 符 含 义 示 例 : 区 域 SUM(C2:C10) , 联 合 SUM(C2,C4,C10) 空 格 交 叉 SUM(C2:E10 B4:D6) 23 运 算 符 算 术 运 算 符运 算 符 含 义 示 例 + 加 6+8 - 减 、 负 号 6-8 * 乘 6*8 / 除 6/8 幂 68% 百 分 数 68% 24 运 算 符 比 较 运 算 符运 算 符 含 义 示 例 = 等 于 A1=A2 大 于 A1A2 小 于 A1= 大 于 等 于 A1=A2 = 小 于 等 于 A1=A2 不 等 于 A1A2 25 单 元 格 的 引 用 相 对 引 用随 公 式 位 置 变 化 而 自 动 变 化 的 引 用 。例 如 ： A1中 的 公 式 为 =B2*C3 A1中 的 公 式 复 制 到 D3 D3中 的 公 式 变 为 = E4+F5 26 绝 对 引 用 在 公 式 复 制 后 ， 单 元 格 引 用 保 持 不变 ， 即 引 用 始 终 是 同 一 格 单 元 格 。例 如 ： A1中 的 公 式 为 =$B$2+$C$3 A1中 的 公 式 复 制 到 D3 D3中 的 公 式 仍 为 =$B$2+$C$3 27 混 合 引 用 在 单 元 格 引 用 时 ， 行 用 相 对 地 址 、列 用 绝 对 地 址 ； 或 行 用 绝 对 地 址 、 列 用相 对 地 址 。例 如 ： A1中 的 公 式 为 =$B2+C$3 A1中 的 公 式 复 制 到 D3 D3中 的 公 式 变 为 =$B4+F$3 28 v 其 他 工 作 表 的 引 用格 式 ：!例 如 ： =Sheet2!F5+ Sheet3!C2 =SUM(Sheet1:Sheet3!D5:D10)如 果 工 作 表 名 字 中 包 含 空 格 ， 必 须 用 单 引 号 括 起 来如 ： 销 售 表 !A1 29 相 对 引 用 示 例 30B1单 元 格 固 定 不 变 混 合 引 用 示 例 31 使 用 数 组 示 例 1. 选 定 存 放 结 果的 区 域 B3:F13 2. 输 入 公 式 =A3:A13*B1:F1 3. 按Ctrl+Shift+Enter键 完 成 32 基 本 函 数 的 使 用 函 数 以 函 数 名 开 始 ， 后 跟 ( ) ，( ) 中 列 出 参 数 。 参 数 ： 0 多 个 参 数 之 间 用 , 分 隔如 ： PI() SUM(A1:B2,D4:F6) 33 使 用 “ 公 式 选 项 板 ”输 入 “ =”显 示公 式 选 项 板 34 插 入 函 数 单 击 “ 编 辑 栏 ” 上 fx 按 钮单击常用工具栏按钮，表示求和；单击右边的下拉箭头，可选择其他函数。 35 四 、 单 元 格 的 格 式 化1. 数字格式 使用“格式”工具栏中的按钮： 货 币 样 式 、 百 分 比 样 式 、 千 位 分 隔 样 式 、 增 加 小 数 位 数 、 减 少 小 数 位 数 使用菜单命令 格 式 单 元 格 ， 选 择 “ 数 字 ” 选 项 卡 36 “数 字 ” 选 项 卡 37 2. 对 齐 格 式 使用“格式”工具栏中的按钮： 左 对 齐 居 中 右 对 齐 合 并 及 居 中 使用菜单命令 格 式 单 元 格 ， 选 择 “ 对 齐 ” 选 项 卡 38 “对 齐 ” 选 项 卡 39 3. 字 体 格 式使用“格式”工具栏 “ 字 体 ” 下 拉 列 表 “ 字 号 ” 下 拉 列 表 “ 加 粗 ” 、 “ 倾 斜 ” 、 “ 下 划 线 ” 按钮 “ 字 体 颜 色 ” 按 钮 及 下 拉 列 表使用菜单命令 格 式 单 元 格 ， 选 择 “ 字 体 ” 选 项 卡 40 “字 体 ” 选 项 卡 41 4. 边 框 格 式使用“格式”工具栏中的按钮：“ 边 框 ” 按 钮 及 下 拉 列 表使用菜单命令 格 式 单 元 格 ， 选 择 “ 边 框 ” 选 项 卡 42 “边 框 ” 选 项 卡 43 5. 图 案 格 式使用“格式”工具栏中的按钮：“ 填 充 色 ” 按 钮 及 下 拉 列 表使用菜单命令 格 式 单 元 格 ， 选 择 “ 图 案 ” 选 项 卡 44 “图 案 ” 选 项 卡 45 单元格格式化示例 46 使 用 条 件 格 式操 作 ：1. 选 定 要 设 置 格 式 的 区 域 （ 如 G3:G11）2. 选 择 “ 格 式 ” /“条 件 格 式 ” 命 令 47 “条 件 格 式 ” 示 例 48 调 整 列 宽 和 行 高 调整列宽和行高将 鼠 标 拖 曳 列 标 右 面 的 分 隔 线 或 行号 下 面 的 分 隔 线 。 隐藏与取消隐藏行或列 隐藏格 式 行 /列 隐 藏取消隐藏 格 式 行 /列 取 消 隐 藏 49 自 动 套 用 格 式 Excel 提 供 了 17种 供 自 动 套 用 的 格 式 。选 择 “ 格 式 ” /“自 动 套 用 格 式 ” 命 令 50 2.2.3 图 表 制 作 1. 图 表 项 示 例2. 建 立 图 表3. 编 辑 图 表 4. 格 式 化 图 表 返 回 51 一 、 图 表 项 示 例 (二 维 )图 表 区 域 数 据 标 志 图 表 标 题 数 据 系 列 绘 图 区 数 值 标 题 坐 标 轴 网 格 线 分 类 标 题 刻 度 线 图 例 52 一 、 图 表 项 示 例 (三 维 )背 景 墙 基 底数 值 轴 分 类 轴 系 列 轴 53 二 、 建 立 图 表 选 取 数 据 区 域 插 入 图 表或 “ 常 用 ” 工 具栏 的 “ 图 表 向导 ” 按 钮 54 添 加 趋 势 线图 表 添 加 趋 势 线 55 四 、 编 辑 数 据 和 格 式 化 图 表操 作 方 法 有 ：1. 选 定 图 表 项 后 ， 选 择 “ 图 表 ” 菜 单中 的 命 令2. 选 定 图 表 项 后 ， 选 择 “ 格 式 ” 菜 单中 的 “ 图 标 区 ” 56 2.2.4 数 据 管 理1. 数 据 清 单2. 数 据 排 序3. 数 据 筛 选4. 分 类 汇 总 返 回 57 一 、 数 据 清 单 数 据 清 单 实 际 上 是 一 个 二 维 表 ， 如 库 存清 单 、 学 生 成 绩 清 单 等 。 数 据 清 单 中 每 一 列 的 第 一 个 单 元 格 称 为字 段 名 ， 字 段 名 在 数 据 清 单 中 必 须 是 唯 一 的 ，每 一 字 段 的 数 据 必 须 具 有 相 同 的 性 质 。 每 一行 数 据 称 为 一 条 记 录 。 数 据 清 单 与 其 他 数 据之 间 至 少 要 用 一 个 空 行 和 一 个 空 列 将 它 们 分隔 开 来 。 58 二 、 数 据 排 序 排 序 的 次 序 ： 数 字 ： 值 的 大 小 字 符 ： 按 照 字 典 的 顺 序 排 序 汉 字 ： 拼 音 逻 辑 值 ： FALSE在 TRUE前 空 白 单 元 格 ： 排 在 最 后 59 排 序 方 法 单 击 数 据 清 单中 任 一 单 元 格 数 据 排 序或“ 常 用 ” 工 具 栏中 选 择 排 序 按 钮 改 变 排 序 顺 序 60 设 置 排 序 选 项必须在“工具选项自定义序列”中预先定义 61 三 、 数 据 筛 选自 动 筛 选 ： 各 字 段 之 间 是 “ 与 ” 的 关 系 62 高 级 筛 选 ： 涉 及 多 个 字 段 且 至 少有 一 个 或 条 件 条 件 区 域同 一 行 为 “ 与 ”不 同 行 为 “ 或 ” 63 高 级 筛 选 示 例 64 分 类 汇 总数 据 分 类 汇 总 （ 汇 总 之 前 必 须 先 排 序 ）基 本 /嵌 套 分 类 汇 总 65 分 类 汇 总 结 果 66 2.2.5 数 据 统 计 和 分 析1. 函 数2. 数 据 透 视 表3. 数 据 透 视 图4. 模 拟 运 算 表5. 单 变 量 求 解 返 回 67 一 、 函 数 IFIF(条 件 ,真 的 值 ,假 的 值 )： 当 条 件 满 足 时 ， 选择 真 的 值 ； 当 条 件 不 满 足 时 ， 选 择 假 的 值 。 68 一 、 函 数 COUNTIF COUNTIF(范 围 ,条 件 )： 在 给 定 的 范 围 内 ， 满足 条 件 的 单 元 格 个 数 。 69 一 、 函 数 PMTPMT(月 利 率 ,贷 款 总 月 数 ,贷 款 总 金 额 ): 在 固 定的 利 率 下 ， 计 算 贷 款 的 等 额 分 期 偿 还 额 =A5*B5￥ 649,560.50=C5-D5 =PMT(B2/12,B8,A8) =C8*B8 =D8+A8=E5*12 =B5*A5 70 二 、 数 据 透 视 表1. 数据透视表的组成页 字 段数 据 字 段 列 字 段行 字 段 71 2. 数 据 透 视 表 的 创 建数 据 数 据 透 视 表 和 数 据 透 视 图 72 2. 数 据 透 视 表 的 创 建 (续 ) 双 击 改 变 汇总 的 方 式 73 3. 数 据 透 视 表 工 具 栏更 新数 据数 据 透 视表 向 导 数 据 透 视表 字 段 74 三 、 数 据 透 视 图 在 “ 数 据 透 视 表 和 数 据透 视 图 向 导 3步 骤 之 1”对 话框 ， 选 择 “ 数 据 透 视 图 (及 数据 透 视 表 )”单 选 按 钮 。 四 、 模 拟 运 算 表 (单 变 量 )在 单 变 量 模 拟 运 算 表 中 ， 设 置 列 变 量时 ， 设 置 公 式 的 单 元 格 （ 即 被 模 拟 公式 所 在 单 元 格 ） 应 位 于 变 量 值 所 在 列的 右 侧 ， 并 高 于 “ 第 1个 变 量 单 元 格 ”一 行 ； 在 设 置 行 变 量 时 ， 设 置 公 式 的单 元 格 应 该 位 于 变 量 值 所 在 行 的 下 一行 ， 并 位 于 “ 第 1个 变 量 单 元 格 ” 左 列。 76 四 、 模 拟 运 算 表 (单 变 量 ) 当 给 定 公 式 的 一 个 或 两 个 自 变 量 发 生 变化 时 ， 公 式 结 果 的 变 化 。例：计算不同年限的月还款额选 中 A4:B9，数 据 模 拟 运 算 表年限 不 同 年 限月 还 款 额=D2 四 、 模 拟 运 算 表 (双 变 量 )在 双 变 量 模 拟 运 算 表 中 ， 设 置 公 式 的单 元 格 应 位 于 行 变 量 和 列 变 量 交 汇 的左 上 角 。 78 四 、 模 拟 运 算 表 (双 变 量 ) 选 中 D4:H9，数 据 模 拟 运 算 表 贷 款 金 额年限 不 同 年 限 、 不 同贷 款 总 额 的 月 还款 额=D2 79 五 、 单 变 量 求 解 已 知 公 式 计 算 的 结 果 ， 计 算 出 引 用 单元 格 的 值 。 例 ： 希 望 月 还 款 额 的 值 为 2000元 ， “ 年 利 率 ” 和 “ 年 限 ” 不 变 ， 那 么“ 贷 款 总 额 ” 应 该 是 多 少 ？ 选 中 D2，工 具 单 变 量 求 解贷 款 总 额 从 40万 变 为 约 30万 80 2.2.6 页 面 设 置 和 打 印1. 页 面 设 置2. 分 页 控 制3. 打 印 预 览4. 打 印 工 作 表 和 图 表 返 回 81 一 、 页 面 设 置文 件 页 面 设 置 82 一 、 页 面 设 置 (续 ) 每 页 打印 标 题 83 二 、 分 页 控 制 当 打 印 的 数 据 超 过 页 边 距 时 将 自 动分 页 ， 分 页 线 用 虚 线 显 示 。 插 入 分 页 符 ， 在 选 定 行 或 列 前 插入 一 条 水 平 或 垂 直 分 页 线 。 插 入 删 除 分 页 符 ， 删 除 人 工 分 页 线 。 84 三 、 打 印 预 览 85 四 、 打 印 工 作 表 和 图 表