时间管理的构成要素.ppt

+ GTD + 6点优先工作制 + 巴莱多原则 + 麦肯锡 30秒电梯理论 + 莫法特休息法 1 + 无压力工作的艺术 + GTD的五个步骤： 1、收集 2、整理 3、组织 4、回顾 5、行动 2 + 美国伯利恒钢铁公司总裁咨询求助。 + 近半个小时的交中，前 20分钟耐心听 + 最后拿白纸写下第二天要做的全部事 + 艾维利请他仔细考量白纸上几十项，按重要顺序标出六件最重要的 + 从第二天开始，每天都这样做。 + 若总裁认为有效，推行至高层管理人员，直至公司一位员工。 + 从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业用了 5年。 + 效率大师艾维利的 30分钟咨询获得了 2.5万美元酬劳。 + 管理界喻为 “ 价值 2.5万美元的时间管理方法 ” 。 3 + 19世纪末 20世纪初意大利经济学家巴莱多提出的。 + 他认为，在任何一组东西中，最重要的只占其中一小 部分，约 20%，其余 80%的尽管是多数，却是次要的， 因此又称二八法则。 + 其核心内容是生活中 80%的结果几乎源于 20%的活动。 + 因此，要把注意力放在 20%的关键事情上 。 4 + 世界级领先的全球管理咨询公司麦肯锡公司曾经的一 次沉痛的教训。 + 该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的 时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的 董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人： “ 你能不 能说一下现在的结果呢？ ” + 由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无 法在电梯从 30层到 1层的 30秒钟内把结果说清楚。 + 最终，麦肯锡失去了这一重要客户。 5 + 圣经新约 的翻译者詹姆斯 .莫法特的书 房里有 3张桌： 第一张摆着他正在翻译的 圣经 译稿； 第二张摆的是他的一篇论文的原稿； 第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。 + 莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另 一张书桌，继续工作。 6 7 + 1、分析工作任务 + 2、安排工作顺序 + 3、合理授权 + 4、处理文案 + 5、应对会谈 + 6、控制费时活动 + 7、利用空闲时间 8 + 1、了解你的工作目标 + 2、编制时间表 + 3、评估你的时间 9 + 如果，你马上要开始单位的试用，你有什 么目标？ + 根据 这个目标，你要从哪些方面去做 ？ 10 什么是工作目标？ + 下一个节点性工作定量完成的指标 工作目标的特点： + 目标是明确的 + 目标是现实的 + 目标是有时限的 + 目标是可测评的 11 + 你的角色？ + 你的任务与职责？ + 什么是你部门的工作目标？ + 什么是你的组织的工作目标？ + 为什么要完成这些工作？ + 如何完成这些工作？ 12 目标是现实的： + 目标要有实现性，与时间等各种资源匹配。 目标是有时限的： + 任务与职责的完成应有时限。 目标是可测评的： + 某种形式的评估挂钩，如评估表等。 13 + 目标明确吗？ + 目标可测评性如何？ + 目标清晰地溢出行动方案了吗？ 14 + 日常生活中，你更像两人中的哪一位？ + 没精神的是睡得多的还是睡得少的？ + 普通大学毕业生每天的工作任务从哪来？ + 名牌大学毕业生每天得过且过是不是因为自 己胜券在握？或是没有表现机会？ + 同样的角色和岗位，为什么会有不一样的工 作状态？ + 同样的谈判任务为何不一样的表现？ 15 + 你的角色？ + 你的任务与职责？ + 什么是你部门的工作目标？ + 为什么要完成这些工作？ + 如何完成这些工作？ + 你在哪里 ？ + 要往哪去 ？ + 你的环境 ？ + 有何意义 ？ + 如何前往 ？ 16 + 工作目标的基本框架，编制一个时间表， 分派什么时间做什么工作。 + 如果是 2-4周，你如何分配你的时间？ + 用 15-30分钟进行分割，你如何分配你的每 一天？ + 记录活动：每晚三省 17 + 计算工作时间比：估计工作 时间比 + 准备工作 午餐 推销 学习 途中 旅行 + 10% 10% 25% 5% 5% 45% + 明确必须占用时间的工作，识别耗费时间的活动； + 清楚你和你所在部门和组织的目标，以此确定你当 前所做的事情和努力方向； + 编辑一个时间表，时间表制定后不突破，不提前， 不滞后。 18 19 20 + 确定优先任务 + 日志系统 + 误区 21 + 考虑三点：紧急活动，重要任务，紧迫性 重要性之比 + 工作任务按照重要性和紧迫性排列好优先顺 序 + 1、重要且紧迫 + 2、重要不紧迫 + 3、不重要但紧迫 + 4、不重要不紧迫 22 （ 1）、挂图法：费时的工作任务 （ 2）、日记法： 每人一个小日记本记录数据资料 内容详尽：做什么，时间，地点，方式等 好记性不如烂笔头 （ 3）、即时法：随时记录并及时收入笔记本 后进行整理录入，做为工作中的提醒 23 + 满足于计划绘制挂图 -有计划与筹划却 不去进行 ! + 满足于记录日志 -似乎已经开始了 却不再前进 ! 24 + 张经理是珠海某著名四星级酒店的客房部经理 + 7月某天上午 8时，他刚踏入办公室 + 秘书小李就风风火火地跑进来，兴奋地说 “ 国家正 式发布，非典得到全面控制，一切警戒全部解除， 要将重点转到恢复正常的经济运作上去。 ” + 张经理还没好好感这好消息，一系列的难题来了： 25 + 1、上午 9时有 50人的旅游团入住，其中 45人是三口之家，要 15个 家庭间，但客房部还有不到 10间， 12时前肯定腾不出。 + 2、旅游局通知：上午 9时召开全市酒店工作会议，关于如何恢复 经营迎接新的旅游高峰，总经理要求张代表出席并发言。 + 3、总经理来电，明天出差，希望有时间与张经理讨论客房部如 何完成下半年的经营目标问题。 + 4、公关部经理来电，酒店准备与南方航空公司在广州、北京、 上海推出 “ 浪漫珠海新感觉，机票 +酒店套餐 ” ，广告稿已经设 计要他来定。 + 5、人力资源部来电，小林昨天因另外的酒店挖角而提出辞职； 小林可是他培养五年的爱将，做事认真负责，对客人真诚，酒店 各项业务精通。 + 6、老婆来电，岳母大人上午 10点到，要张经理开车去机场接。 26 + 有人说时间管理是十个指头弹钢琴，如果 你是张经理，你将会怎么弹奏今天的这个 曲子呢？ 27 28 适当的任务分派会节省你很多的时间 + （ 1）、授权： + （ 2）、分派工作： + （ 3）、解决存在的问题： 29 + 将特定的工作任务和职责的一个人转交给另一个 人，特别是由上级转交给下级的过程。 + 被授权者要获得圆满完成工作任务所需的足够的 权利 + 而授权者要对工作的成败负全部的责任。 + 授权的益处：挖掘下属的潜能 统一工作的理念 能减少个人的工作时间 + 授权的弊端：转交工作任务但权利无法转交 转交的工作任务较低端 30 + 划分被分派的工作 + 分派工作需要充分的时间 + 被授权者应有一定的资质。 31 解决存在的问题： + 交待布置要清楚 + 及时督查以保持控制，保证进度 + 减少接触，减少干扰 32 + 文案工作十分费时， 要合理安排时间。 + 重要的是学会如何有 效率地阅读 + 学会如何有效率地书 写和 + 尽可能快速地处理各 种文件。 33 1、安排你的工作时间： + 空间布置，办公用具有序摆放， “ 顺手 ” + 摆放有序，文件和资料分门别类 + 营造身心愉悦的工作环境，事半功倍 34 2、高效阅读： + 立即处理 + 记录信息 + 合理处置 35 3、有效书写： + 了解目标 + 确定事项 + 分析读者 + 草拟文稿 + 完成文件 36 + 哪些事情可以一次打包完成？ + 可以将哪几件事情在电脑上，用一个晚上 的时间一次搞定？ 37 谈话应有收获 + 加深友谊 + 调节情绪 + 开阔视野 + 发展兴趣 38 目的： + 提升对话技巧 + 增加对彼此的了解 次数： + 不多不少 + 不用计较时间 地点： 不在办公室 应在走廊 复印机旁 咖啡台 39 + 集中打电话 + 快速了断，工作时间不闲聊 + 合理安排时间 40 非正式谈话：调节情绪 + 上下级的评价性和咨询性，陪销售代表考 察生产线 + 会谈前：计入工作日志并合理腾出时间 + 会谈中：按内容与顺序进行，拟出说话要 点和提出的问题及方案 + 会谈后：短时间缓冲（ 5分钟左右），记录 写上的事 41 正式会谈：有备，有方案及优劣选择 + 组织得当：提高会议的效率并提前通知参 与者 + 做好主持：确保发言人不偏题，不漫谈 + 积极参与：积极投入，从中受益 42 + 大块的费时活动要优先安排，否则： + 视频 2： 老故事的新解读 43 + 我的周末想休息但又有三个作业要交（每 作业两小时以上） + 一个周末 7个大块时间 + 先将三个作业的时间安排好，然后 GTD。 + 我的这个假期想学会 PPT、电子杂志、 PS、 FLASH。 44 学会拒绝他人，更拒绝自己内心的那种松散情绪 + 1应对干扰： + 人际接触：面对面，只能有 5分钟的时间 + 电话干扰 + 自身干扰 + 2解决别人的问题： + 说明问题 + 指出办法 + 提供参考答案 + 3果断拒绝： + 只是说 “ 不 ” + 坚决而不妥协 + 以后说 “ 是 ” 45 思考： + 凡事欲则立，不欲则废 总结： + 吾日三省吾身 放松： + 无后顾之忧地放松紧张的脑力神经 46 开始阶段： + 一日之计在于晨，用计划提高效率 中间阶段： + 工作会谈提前结束时处理些不可不做的事， 但不可打乱节奏 收尾阶段： + 下班前总结今天，思考明天，调整是最好的 提升效果的时间。 47 + 消除压力：轻松上阵 + 放松身心：适度休息 + 保持平衡：努力工作，尽情娱乐 48