大型集团行政管理(2016年修订版)-v1-0

集团有限公司行政管理制度（2016年修订稿）目录第一章 总 则- 6 -第二章 公文管理制度- 6 -一、管理职责- 6 -二、公文种类- 7 -三、公文格式- 8 -四、行文规则- 17 -五、大元业务便签- 18 -六、公文办理- 22 -七、文件资料签收管理规范- 24 -八、公文存档管理- 27 -第三章 会议管理制度- 32 -一、总则- 32 -二、会议组成及基本要求- 32 -三、职责分工- 46 -四、本制度解释权归总裁（党委）办公室。- 48 -五、本制度自下发之日起执行。- 48 -第四章 视觉形象识别系统（VI）管理制度- 49 -一、统一VI的意义与目的：- 49 -二、VI基本要素内容- 50 -三、VI管理原则：- 51 -四、VI管理机构和职责- 53 -五、管理考核- 56 -六、附则- 57 -第五章 周二学习管理制度- 58 -一、学习管理- 58 -二、学习内容- 59 -三、学习方式- 59 -四、参加人员- 60 -五、相关要求及考核- 60 -第六章 网站维护管理制度- 62 -第七章 大屏幕管理制度- 66 -一、大屏幕管理- 66 -二、大屏幕考核- 66 -第八章 参与集团各类活动考核制度- 67 -第九章 集团大事记编辑管理办法- 68 -一、大事记内容- 68 -二、编写要求- 69 -三、工作要求- 69 -第十章 信访工作管理制度- 70 -一、信访管理- 70 -二、信访事项受理- 71 -三、信访事项办理- 72 -四、信访事项督办- 73 -第十一章 印鉴管理制度- 78 -一、适用范围- 78 -二、规定范围- 78 -三、管理职责- 78 -四、印章保管- 78 -五、印章的使用- 79 -六、印章的废止- 83 -第十二章 集团档案管理制度- 88 -一、档案的管理- 88 -二、档案的归档范围、内容- 89 -三、档案的归档时间- 91 -四、档案的收集- 93 -五、档案的归档要求- 93 -六、档案的鉴定- 95 -七、档案的销毁- 95 -八、档案的安全保密规定- 96 -九、档案柜管理- 97 -十、档案资料的借阅- 97 -第十三章 阅览室管理制度- 100 -第十四章 大元报管理制度- 110 -一、部门管理职责- 110 -二、征稿要求- 111 -三、编辑管理- 112 -四、发行管理- 113 -五、通讯员管理- 113 -六、考核管理- 113 -七、其他事宜- 115 -第十五章 保密工作制度- 123 -一、适用范围- 123 -二、管理职责- 123 -三、保密事项- 123 -四、密级分类- 124 -五、各密级内容范围及保密措施- 125 -六、保密环节- 127 -七、违纪处理- 131 -八、附则- 132 -第十六章 附 则- 132 -第一章 总 则一、为加强集团公司日常行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化、流程化，提高办事效率，特制定本行政管理制度。 二、本制度所指行政事务包括集团公文管理、会议管理、视觉形象识别系统（VI）管理制度、集团网站管理、 “周二”学习管理、大屏幕管理、集团大事记编辑管理办法、大元报管理、信访管理、档案管理、阅览室管理、保密工作管理和印鉴管理等。三、本管理制度适用于集团内各办、中心、公司。 四、本管理制度从下发之日起施行。第二章 公文管理制度总则：为了适应集团公司发展需要，不断提高公司公文处理质量水平，使公文处理准确、及时、安全、规范，逐步走上科学化、制度化和规范化轨道，特制定本制度。一、管理职责(一)集团公司的公文包括发布企业规章制度、请示和答复问题、指导、报告情况、公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。（二）集团公司公文由总裁（党委）办公室统一收发、传阅、缮印、立卷和归档。（三）总裁（党委）办公室负责集团的公文处理工作，并对各办、中心、公司的公文处理工作进行业务指导。（四）集团各办、中心、公司必须严格执行公文处理流程，按照职权范围认真做好公文管理中的各项工作，严格执行有关保密规定，提高公文办理的效率和质量，通过对公文的规范运作，更好地为集团快速健康发展提供服务。二、公文种类集团常用的公文种类（12类13种）主要有：1.命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2.决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4.通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。5.通知 适应用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6.通报 适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。7.议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8.报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9.请示 适用于向上级机关请求指示、批准。10.批复 适用于答复下级机关的请示事项。11.意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。12.函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13.会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）规格1.公文用纸幅面尺寸公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm297mm)，左侧装订。2.公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm公文用纸订口（左白边）为：28 mm1mm版心尺寸为：156 mm225mm（不含页码）3.公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。4.排版与印装要求（1）排版正文全文用3号仿宋体字，文中如有小标题可依次采用黑体、楷体、宋体字，一般每页排22行、每行排28个字。（2）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（3）印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（4）装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。（二）公文中各要素标识规则公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。1.眉首（1）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm15mm(高宽)。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（2）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。凡隶属集团公司行文的，对内行文用“大元发”，对外行文用“大元字”发文字号；电力公司、煤业公司可独立行文，对内行文用“大元电力发”、“大元煤发”对外行文用“大元电力字”，“大元煤字”。发文机关之下4mm处一条与版心等宽的红色反线。（3）签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。2.主体（1）公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；标题文字简短扼要，不标标点符号，法规类文件标注书名号。（2）主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（3）公文正文主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格书写,全文3号仿宋体字。数字、年份不能回行。（4）附件公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。（5）成文日期用汉字将年月日标全,如“二一年月日”(“零”写为“”，在文档菜单里的“特殊符号”里查询)。公文生效时间以负责人签发时间为准。成文日期置于正文下3行,右空4字书写。（6）公文生效标识（盖章）公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成 文日期。成文日期置于正文下3行，右空4字书写；加盖印章应距正文2mm-4mm之间，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（7）附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。3.版记置于主题词以下各要素的统称，包括：主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。不可前置或中置，必须后置。（1）主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。（2）抄送机关公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。（3）印发机关、印发日期和印发份数位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发份数位于印发机关和印发日期之下，用3号仿宋体字，右空1字标识。（4）版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心（156mm）。（5）版记的位置版记应置于公文最后一面（偶数页），版记的最后一个要素置于最后一行。（6）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。（7）公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。（三）其他要求集团公司的发文字号有：集团公司报告、请示用“大元字201688号”集团公司党委的发文字号“大元党字201688号”大元电力公司的发文字号“大元电力字201688号”大元煤业公司发文字号“大元煤字201688号”。（四）公文中的文字、数字、标点和计量单位标识1.公文中使用的汉字，按国家规定的标准方案执行。简化字要以中国文字改革委员会1964年5月编印的简化字总表、国家文化部和中国文字改革委员会联合发布的第一批异体字整理表为准。公文中使用蒙古文字，按自治区蒙古语文工作委员会规定的标准方案执行。2.公文中的数字，使用阿拉伯数字的有：份号、发文字号、统计数字、统计表、计划表、序号、专用术语、公元年、月、日（包括成文日期、印发时间）印发份数、页码等。其余用汉字书写。3.公文中的标点符号按国家语委、新闻出版署1990年修订发布的标点符号用法执行。4.公文中的计量单位，采用国家法定计量单位。四、行文规则根据行文关系一般分为上行文、下行文和平行文（不相隶属关系行文）。上行文只对呈报的上级机关，下行文是指对集团或党委内部下属机构行文，平行文（函）则是指与集团没有组织隶属关系的单位、部门行文。原则上，凡涉及重大问题，集团统一对上级党政部门行文，各部门、单位不对上级党政部门行文，如因工作需要确需行文，应先向集团上报，经审定批准后行文。（一）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，如确实必要时，应当同时抄送被越过的上级机关。（二）各部门、单位在各自职权范围内可以向下级机关的相关部门行文，但不得对下级机关发布提示性公文，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。（三）各部门、单位因工作需要，需以公司名义对外行文时，应事先向公司呈文，以便于集团更加准确、清楚地表明事项。没有基础资料或意见材料，集团不予行文。（四）行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。（五）向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请求事项。五、大元业务便签（一）业务便签功能与范围1.集团公司内部业务便签主要用于：各办、中心、公司之间的工作协调与业务往来；职责范围内有关事项的通知或通报；根据需要按流程向相关部门报送有关审核事项；部门或单位向分管领导或总裁请示或汇报工作。2.任何处办、中心、公司使用业务便签只限于实施职权范围内的工作，不能以集团名义下发通知、决定、制度或规定等。（二）业务便签报送规定使用业务便签必须按流程进行，具体规定为：1.各办、中心、公司之间的工作协调与日常业务往来的业务便签，须由报送处办、中心、公司责任人审核签字、盖章后方可报送，否则视为无效业务便签，任何处办、中心、公司一律不予签收。2.各办、中心、公司职责范围内有关事项的通知、通报的业务便签，须经报送处办、中心、公司责任人、分管领导审核签字，处办、中心、公司盖章后方可生效。3.凡属向相关处办、中心、公司报送有关审核事项的便签，须经报送处办、中心、公司责任人、分管领导审核，处办、中心、公司盖章后方可报送，否则视为无效业务便签，任何处办、中心、公司一律不予签收和受理。4.各办、中心、公司用于向总裁请示或汇报工作的业务便签，须经报送处办、中心、公司负责人、分管领导签署审核意见后方可上报。如分管领导不在时需电话请示分管领导意见后，在报送时向总裁说明情况，且向总裁报送便签的同时要抄送分管领导。（三）业务便签的使用规定1.接到业务便签后，凡需衔接配合或要求实施的工作，一定要严格按便签要求完成，不得推诿，并将落实完成情况及时通报反馈。对收到的业务便签要进行存档处理，以作为存查依据。2.凡需通过便签审核的事项，应及时审核。但在审核过程中要注意，各单位只有“审核权”而无“审批权”，任何公司或办、中心未经集团领导授权，不能代表集团越权审批、决定有关事项。凡需审批的事项，经相关单位审核后，报分管领导审核，分管领导按照审批权限审批，分管领导不能审批的报总裁审批。3.各办、中心、公司起草的业务便签，通过签字审核后，要严格按便签要求进行落实，不得推诿，并将落实完成情况及时通报反馈。对签字后的业务便签要进行存档处理，以作为存查依据。4.经总裁审签后的业务便签，由总裁（党委）办公室按总裁审签意见送达相关单位，同时原件要在总裁（党委）办公室存档。相关办、中心、公司须严格按总裁审签意见实施，并将实施情况及时向总裁反馈，总裁（党委）办公室要进行跟踪督查，并将督查情况及时汇报总裁。（四）格式要求1.业务便签表格页面居中排布。2.因业务便签有别于正式红头文件，所以业务便签全文用4号宋体字标识，并标注发文处办公司的发文字号。3.协同平台上传便签，应先标注各办、中心、公司的便签发文字号，后在括号内标注文件标准内容。4.选择“”应图“”；标题回行时应与冒号后的文字对齐。业务便签模版：中国大元集团有限公司内部业务便签通报 指示 通知 批复 处20号 协调 请示 报告 接洽给（TO）：日期（DATE）：由（FROM）：请回复（REPLY）请存档（FILE）标题（SUBJECT）：内容（MESSAGE）：见下文（空两格，正文，全文四号宋体字，表格可视情况酌定；方格请涂黑；整体要美观）集团公司二一一年月日起 草 人：各办、中心、公司负责人审签：承办单位分管领导审签：分管领导审签：总裁审签：六、公文办理发文处理程序：公文起草公文校核公文签发打印盖印装封分发归档。（一）公文起草。集团秘书人员或其他工作人员起草公文，是领导决策过程中一项重要的参谋工作，要在总裁（党委）办公室负责人的主持、指导下进行。某些重要公文，由主任亲自动手起草，起草公文应当做到：1.符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行，完整、准确地体现集团和领导意图。2.观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨、表述准确。3.开门见山，文字精炼，篇幅简短，文风端正，书写工整。4.人名、地名、时间、数据、行文等要准确。引用文件要注明发文时间、机关、标题和文号。使用简称时，应先用全称，并加以说明。5.语法规范。字、词、数字、标点符号使用恰当。划分公文的章节，部分、层次的顺序写法，一般为：“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。6.文种、格式使用正确。对上行文、平行文、下行文注意使用不同的文种、语气、用语等。（二）公文校核。集团及各部门所有行文都应经总裁（党委）办公室校核把关。公文校核的主要职责是把好行文关、内容关、政策关、文字关、格式关。公文校核的内容是：1.报批程序是否符合规定。2.是否确需行文。3.内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现了集团和领导的意图，并同现行有关公文相衔接。4.人名、地名、时间、数字、引文、文字表述、印发传达范围、主题是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用否符合有关规定。（三）公文签发。公文的签发是公文形成的最后一道关键环节。未经集团总裁审批签发，公文不能生效。一般情况下，凡以集团或党委名义制发的公文，须经总裁（党委）办公室主任审核后，呈送相关领导审签。以集团名义发布的公文，一律由集团总裁或受总裁委托主持工作的副总裁签发。（四）发文1.纸质版发文处理打印。打印文件时应先打印出样稿，经过与原稿校对，确认无误后方可按要求份数进行打印。缮印。文件需加盖印章才能发送，印章是企业发文有效凭证。盖章由印章保管人负责执行，所盖印章应清晰、端正。2.电子版发文处理纸质版文件排版整理好之后，套入电子版文头和印章，同时进行加密、保存文档；登陆大元协同平台，在首页“发送通知”一栏中进行发送。（五）装封与分发。将纸质版文件分别装订好，写好收文单位，并按需要加盖密级、急件印章，发出文件前必须填写发文登记表，并由收文人签字。（六）归档。指打印的文件底稿应送交总裁（党委）办公室档案管理人员进行妥善归档保存。七、文件资料签收管理规范文件资料签收流程包括：文件登记、阅文、拟办、批办、传阅、承办、催办、办复九个程序，其具体要求如下：（一）文件登记:集团各办、中心、公司所承办、接收的各类公文、信函、传真、信息刊物和其他资料等，由部门秘书（内勤）人员负责签收。应区别阅件和办件，粘贴统一的收文批办单（见附件1），注明来文机关名称、文件编号、份数，并进行收文登记。（二）阅文：负责处理批文的秘书人员应仔细阅读文件，要从减轻领导阅文负担的角度考虑，认真筛选，不需领导阅批的要卡掉或用摘要的方式提出拟办意见后送领导阅批。（三）拟办：拟办是指各办、中心、公司秘书人员对收文进行阅读后提出的初步办理意见，供领导批办时参考。1.要拟明该文呈送哪个部门承办，提出承办要求、时限，属联合承办者，要指明主办单位。2.要拟明发放范围和阅知范围。3.拟办意见要切合实际，较重大问题除书面拟办意见外，还应向领导面陈办理意见。4.拟办文件要充分尊重职能部门意见，尽量强化职能部门的主动性和创造性，努力调动职能部门的积极性。（四）批办：集团相关领导对呈报公文及拟办意见提出批示性意见。1.批办意见一般包括：该文由哪个部门或哪几个部门处理；如何处理，处理到什么程度；对下级请示应予答复的原则意见；处理时限及应注意的问题；对已有拟办意见的，应批明是否同意或补充、修正意见。2.需几个部门联合承办的，应注明主办单位。3.认真批阅文件，仔细斟酌拟办意见，迅速批示退交拟办部门。（五）传阅1.领导批阅后，承办人根据领导批示，及时填写送达文件资料回执单（见附件2），将书面文件资料送达相关知会人，在规定期间内签署姓名、日期及意见后，即完成文件资料签收流程，该文件即视为已经履行签收程序。2.送审文件应在提出拟办意见后当日完成，最晚不超过第二天；转办文件在提出转办意见的当日或次日送达转办单位。3.承办人要严格履行送达文件签收单（见附件3）登记手续。将书面文件资料送达知会人在规定期间内签署姓名、日期后即完成送达程序，该文件即视为已经履行告知程序。4.组织传阅线路必须是以承办人员为中心，即各个传阅对象收、退文件均应直接与承办人发生有简易签发手续和交接联系，切忌在阅读对象之间横传，坚决杜绝漏阅、遗失公文现象的发生。（六）承办承办指集团相关部门根据拟办和批办意见，具体处理文件、执行文件精神。公文的承办有两种情况：一是承办部门根据集团领导对文件的批办意见具体执行或处理有关问题，处理完毕后加上“注办”手续，即为承办和终结。这种承办需注意以下几点：1.迅速根据批办和拟办意见考虑处理执行文件的方案或计划。方案或计划需经集团领导同意的，待回复后再办；2.属联合承办的文件，主办部门应主动做好协调工作，协办部门则要积极配合，力戒互相推诿；3.承办任务多时，要分清轻重缓急，保证紧急文件先办。二是承办部门对收文的处理采取办复文或另行发文的方式，如复函、批复、转发、批转等。（七）催办 催办主要指对公文的承办的检查和督促，是避免办事拖拉、防止文件积压的重要措施。催办的方式灵活多样，可视情况采用直接面询、电话询问、便函催询等方式。（八）办复1.办复是指对文件承办完毕后，承办人员将文件处理结果及时报告相关领导，特别是批办文件的领导人。2.办复要及时，并形成制度。3.办复后，应按照相关规定要求，将文件整理归档入卷。公文处理事务性级强，任务繁重，地位非常重要，因此，必须严格按照流程规范要求办理，以提高工作效率。八、公文存档管理（一）公文处理人员必须自觉遵守各项保密制度，严守党和国家的机密，对所经手的各类公文资料要严格管理，不失密、不泄密、确保安全无事故。（二）以集团名义召开的各类会议所形成的记录，决议事项等材料，以及有保存价值的领导讲话录音和重大活动录像、图片等资料，平时由集团档案管理人员存查，年终整理归档。（三）以集团或集团党委名义印发的公文，均由总裁（党委）办公室档案室留存两份，连同原稿一并存查，年底整理归档。附件：1.中国大元集团有限公司收文批办单 2.中国大元集团有限公司送达文件资料回执单3.中国大元集团有限公司送达文件签收单附件1：中国大元集团有限公司收文批办单来文机关等级收文日期收文字号存档日期文件标题拟办意见相关处办公 司负 责 人批 示分 管领 导批 示总 裁批 示 大元集团有限公司总裁（党委）办公室 附件2：内蒙古大元煤电集团有限公司送达文件资料回执单文件标题送达人签收意见送达人签收意见送达人签收意见送达人签收意见送达人签收意见办理结果 大元煤电集团有限公司总裁（党委）办公室 附件3：中国大元集团有限公司送达文件签收单年 月 日文件标题：发文字号：共印份数：单 位姓 名单 位姓 名送达人：第三章 会议管理制度为进一步规范中国大元集团有限公司（以下简称公司）的会议管理和决策工作，提高会议效率，保证会议质量，确保科学决策、民主决策，实现集思广益，统一思想，明确认识，提高执行力，有效解决问题，从而推进集团各项生产经营工作的顺利进行。根据集团有关要求，结合工作实际，制定会议管理制度，现予印发，请各办、中心、公司遵照执行。一、总则（一）公司会议包括总裁办公会、月度生产经营分析会、月度工程例会、年度工作大会。公司各类会议由总裁（党委）办公室归口管理。（二）公司会议的基本原则是少而精、重在解决实际问题。（三）公司生产经营管理中的重大决策、重大项目安排、重要人事任免和大额度资金运作等重大事项，需通过会议形式进行研究决策。二、会议组成及基本要求（一）集团级会议1总裁办公会（1）会议时间：根据实际需要和总裁指示随时召开。（2）会议地点：集团总部三楼会议室。（3）会议主持人：总裁。（4）会议定位：分析、研究、决策。（5）会议内容：研究各办、中心、公司上报需总裁办公会审定及其他集团级相关事宜。（6）参会人员：总裁，副总裁、总裁助理、总工程师以及根据会议内容确定的相关办、中心、公司负责人及其他相关人员。（7）会议要求: 各办、中心、公司于会前2日将需总裁办公会议研究审议的议题报至总裁（党委）办，总裁（党委）办对各项议题进行整理后上报总裁审定。议题审定后，由总裁（党委）办秘书负责通知相关会议内容、时间、地点及参会人员。所有参会人员须做好会前材料准备工作，按时参会，不得无故缺席，确因工作需要请假，集团副总裁、总裁助理需直接向总裁请假；各办、中心、公司负责人及相关人员需向其分管领导请假，并告知总裁（党委）办。所有参会人员不得迟到、早退，会议期间不得随意走动，手机必须调至静音或振动状态。所有参会人员要严守会议秘密，在会议决议未正式公布之前，不得泄露会议内容。如因泄密对公司造成影响或重大损失，将按相关规定进行处理，并追究其经济和法律等责任。（8）会议记录：总裁（党委）办秘书负责会议记录。于会后3日内形成会议记录，并根据领导指示，形成会议纪要，经总裁签发后，发至相关人员，以便于各项工作的跟进、落实、反馈和存档。2.月度生产经营分析会（1）会议时间：每月6日上午9:00开始，会期1天。（2）参会人员：集团领导；各办、中心、公司、驻外办事机构主管级（含主管级）以上非当班人员、项目负责人。（3）会议地点：各办、中心、公司副处级（含副处级）以上人员在集团总部四楼会议室参会，其他人员在五楼会议室参加视屏会议；驻外办事处参会人员在各办事处参加视频会议。（4）会议主持人：常务副总裁。（5）会议定位：信息通报（以量为主），总结、分析（以质为主），问题决策，工作协调，安排部署下月工作。（6）汇报要求：汇报方式：以PPT材料汇报为主。基于月度工作台帐进行汇报，坚决杜绝汇报内容与台帐内容“两张皮”的现象。汇报流程：各办、中心、公司负责人汇报各办、中心、公司内部其他人员补充汇报其他各办、中心、公司补充汇报单位集团分管领导总结集团其他高管人员做必要补充总裁点评、指示。所有生产经营单位汇报结束后，集团财务中心和运营管理中心要分别做财务和统计分析（包括工效挂钩情况）汇报。汇报内容：工作汇报分四部分：一是经营分析，主要汇报上月各项经营指标的完成情况；二是重点汇报上月未完成工作、存在的主要问题及相应的整改计划和措施；三是管理改善，详细阐述上月工作中在哪些环节或流程上做了改善；四是下月工作计划，详细说明下月经营目标、财务指标和重要工作事项。（7）会议要求：各办、中心、公司汇报人及财务分析汇报人要于会前一天将所汇报材料（包括纸质材料和PPT资料）提交总裁（党委）办，总裁（党委）办秘书负责将材料统一收集、整理，以备各办、中心、公司汇报人在会议投影仪上播放使用。各办、中心、公司汇报时必须安排专人播翻汇报材料。在工作汇报过程中，各办、中心必须站在职能监管及服务的角度，对其他办、中心、公司提出必要的意见和建议。同时各生产经营单位要站在工作需求的角度，对相关办、中心或公司的工作服务水平、衔接配合情况提出必要意见和建议。各办、中心、公司工作汇报务必做到思路清晰，要点突出，措施得力，并明确工作成果、时间、质量和责任人。尤其是一些工作要点事项要确保做到无遗漏、计划周全；集团各分管领导对自身所管辖处办、公司或相关业务领域的工作要做到高度熟悉，并能指导有方、部署到位。会议发言要按照“抓住重点讲核心，发言不超十分钟”的理念进行，发言内容抓住重点、简洁明了；发言时吐字清楚、声音洪亮；同一部门多人汇报，要避免重复，前者提到的问题后者不再赘述，发表意见和看法同样避免重复。需各单位之间沟通的问题、意见和各项数据，必须在会前完成，如因会前沟通不到位，造成非原则性的意见不统一，相关单位在会上进行争辩，负激励相关单位责任人200元，分管领导连带100%。会上研究的所有事项，必须形成明确结论，所有事情在落实安排上，必须明确责任部门、责任人、负责人、完成期限及考核规定等。（8）会议记录与督办：运营管理中心安排专人做好总裁及其他领导指出的重要工作事项并纳入综合督查范畴；运营管理中心对重要工作事项进行跟踪、督办，总裁（党委）办公室对运营管理中心督办情况进行监管；总裁（党委）办公室根据会议要求，于会后3日内形成会议纪要，经总裁签发后，下发至所有参会人员，以便各项工作的跟进、落实、反馈和存档。（9）会议纪律：会议着装严格按公司着装管理规定执行；参会人员要精神饱满，坐姿正确、整齐。会议期间所有与会人员一律将手机调至“振动”或“静音”状态，严禁会场接听电话；否则，负激励当事人100元次。 所有参会人员必须全程参会，不得迟到或早退。无故缺席者，负激励责任人500元/人/次，迟到、早退者，负激励责任人200元/人/次；因工作原因迟到或早退者，需向其集团分管领导以书面形式请假，并将请假手续交至总裁（党委）办公室秘书处，否则按迟到或早退处理。所有参会人员要严守会议秘密，在会议决议未正式公布之前，不得泄露会议内容。如因泄密对公司造成影响或重大损失，按相关规定进行处理，并追究经济和法律等责任。3月度工程例会（1）会议时间：每月15日下午15：00。（2）会议地点：集团总部四楼会议室。（3）会议主持人：集团工程建设中心分管领导。（4）参会人员：总裁，与工程相关的副总裁、总裁助理，相关各办、中心、公司负责人及有关人员等。（5）会议定位：督促、检查、协调、跟进、落实。（6）会议内容：对集团所属工程当月已竣工、在建和拟建工程项目工程安全、进度、质量、技术、付款、考核等和下月各实施项目工程节点完成时间及需要集团、各部门解决的问题、需要各部门配合的相关事宜以PPT、图纸、照片的形式，按公司工程规模、可预见性问题等进行汇报。工程建设中心对本部门实施工程项目的工程进度、质量、安全和监管项目建设单位实施的建设项目状况检查情况进行通报；各甲方单位汇报各项工程进度；对会议相关问题现场决策。（7）会议记录：集团工程建设中心于会后1日内将会议记录上报总裁办，根据领导指示，草拟会议纪要，经总裁审签，下发各参会单位，以便就会议议定事项进行督办和反馈。（8）会议要求:所有参会人员务必做好会前准备工作（会议必要信息及需要会议决策的议题）。不得无故缺席，确因工作需要请假，集团副总裁、总裁助理须提前一天向总裁请假；各处办、公司负责人须提前一天和分管领导请假，并告知工程管理处；其他参会人员须向上一级领导请假。所有参会人员不得迟到、早退，会议期间不得随意走动，手机必须调至静音状态。对未按要求进行汇报、无故缺席、开会迟到早退、手机响铃者，每次考核100元。4.年度工作大会（1）部门年度工作汇报会议时间：每年元月中旬（根据情况确定）。会议地点：主会场设在集团总部四楼会议室，分会场设在集团总部五楼会议室及各驻外办事处视频会议室。会议主持人：常务副总裁。参会人员：集团领导；各办、中心、公司负责人；各公司非当班的主管级及以上人员；各职能部门非当班所有人员。会议定位：总结、分析、计划、规划、协调、落实。会议内容：a.简要陈述上一年度主要工作。对未完成目标（指标）原因进行认真、全面、深入分析；对存在的问题和不足进行梳理，并提出改进思路和建议措施。b.对下一年度工作做出安排。包括总体工作目标和工作思路；并提出完成上述目标（指标）的具体办法、重点工作的详细措施以及考核标准和奖惩办法。会议记录与督办：a运营管理中心安排专人做好总裁及其他领导指出的重要工作事项并纳入综合督查范畴；运营管理中心对重要工作事项进行跟踪、督办，总裁（党委）办公室对运营管理中心督办情况进行监管；b总裁（党委）办公室根据会议要求，于会后3日内形成会议纪要，经总裁审签，下发至所有参会人员，以便各项工作的跟进、落实、反馈和存档。会议要求：a会议着装严格按公司着装管理规定执行；参会人员要精神饱满，坐姿正确、整齐。b.会议期间所有与会人员一律将手机调至“振动”或“静音”状态，严禁会场接听电话；否则，负激励当事人100元次。 c.所有参会人员必须全程参会，不得迟到或早退。无故缺席者，负激励责任人500元/人/次，迟到、早退者，负激励责任人200元/人/次；因工作原因迟到或早退者，需向其集团分管领导以书面形式请假，并将请假手续交至总裁（党委）办公室秘书处，否则按迟到或早退处理。d.所有参会人员要严守会议秘密，在会议决议未正式公布之前，不得泄露会议内容。如因泄密对公司造成影响或重大损失，按相关规定进行处理，并追究经济和法律等责任。（2）年度工作表彰大会会议时间：每年元月下旬（与年度工作会同时召开）。会议地点：集团五楼会议室。会议主持人：分管副总裁。参会人员：总裁，集团副总裁、总裁助理，各办、中心、公司负责人，公司主管级以上人员及受表彰人员。会议定位：总结、表彰、鼓励。会议内容：a.听取集团公司年度工作报告；b.听取集团公司年度财务预决算报告；c.各生产经营单位责任人与分管领导签订下一年度生产经营合同书；d.安委会与各生产经营单位负责人签订下一年度安全生产责任状；e.宣布集团年度先进集体、先进个人表彰决定并颁奖；f.生产经营单位代表发言；g.先进集体代表发言；h.先进个人代表发言；i.宣读员工倡议书；j.大会总结发言；k.集团领导与先进个人、先进集体负责人及各办、中心、公司负责人合影。会议要求：a.与会人员须提前30分钟入场，在指定位置就座。b.与会人员须提前安排好自己的本职工作，会议期间不得无故缺席或中途退场，保证大会出席率；如因特殊情况不能到会，要及时向大会会务组请假。c.自觉维护大会秩序，保持会场安静，不得随意交谈、走动；不准吸烟，务必将手机关闭或设置静音状态。d.认真听取大会报告。e.会议闭幕退场规定：主席台领导退场后，各与会人员再退场。（二）其他会议主要包括：调度会、专项会议、集团接待会议及各办、中心、公司召开的需其他相关办、中心、公司或集团领导参加的会议。1.周调会（1）会议时间：每月1日和20日召开（冬季下午17:30、夏季下午17:00）。（2）会议地点：集团四楼会议室（3）会议主持人：运营管理中心总监。（4）参会人员：集团副总裁、总裁助理，各办、中心、公司负责人。（5）会议定位：信息通报、协调、跟进、落实。（6）会议内容：各生产经营单位通报生产经营情况，对下一步工作做出安排，对各单位提出的事项进行协调、调度、督促和落实。（7）会议记录：由运营管理中心相关人员负责记录。（8）会议要求：所有参会人员务必做好会前准备工作，不得无故缺席；确因工作需要请假，须提前一天向会议组织单位负责人请假；所有参会人员不得迟到早退，会议期间不得随意走动，手机必须静音。对未按要求进行汇报、迟到早退、手机响铃者，每次考核100元。2.专项会议专项会议包括：集团各类招投标会、技术论证会、生产技术研讨会、安全工作会等。（1）会议地点：集团公司会议室。（2）会议主持人：由分管领导报请总裁批准后，由相应的分管领导组织召开。（3）会议要求：各类专业会议的召开，如使用集团会议室，要及时在OA协同办公平台上申请使用会议室，并告知总裁（党委）办会议管理员，以便合理安排会议室。相应的业务归口管理部门负责做好会务服务工作。3.集团接待会议（1）会议地点：集团公司会议室。（2）会议主持人：根据来访者身份及来访目的确定或由总裁指派专人主持。其中，重要来宾由总裁主持。（3）会议要求：各类接待会议要及时通知总裁（党委）办，以备及时协调准备。公司及相关业务情况由会议主持人和相关负责人进行汇报。4.各办、中心、公司部门会议（1）会议地点：集团公司会议室。（2）会议要求：需提前在OA协同办公平台上申请使用会议室。由总裁（党委）办根据会议总体情况进行安排部署，同时通知后勤保障中心和信息中心做好相关会议室准备工作。二、会议统筹管理及相关规定为加强会议管理，保证各类会议的顺利召开和规范有序，方便公司各部门工作衔接开展，提高公司会议室使用效率，总裁（党委）办对集团所有会议进行统筹管理，临时会议要及时通知总裁（党委）办，由总裁（党委）办根据会议总体情况进行安排部署。同时作如下规定，请各办、中心、公司自觉遵守：（一）会议组织单位使用会议室需提前在OA协同办公平台上申请使用会议室。由总裁（党委）办根据会议总体情况进行安排部署，同时通知后勤保障中心和信息中心做好相关会议室准备工作。（二）会议召开遵循“先申请先召开”的原则。如会议时间发生冲突，总裁（党委）办要按照“紧急会议优先召开”的原则，根据各办、中心、公司会议事项紧急程度及集团领导和有关人员行程统一安排会议，以保障会议的顺利召开。（三）会议组织单位要根据会议排定时间，做好会议通知和组织等工作。参会人员应根据会议日程，提前安排、充分做好各项会前准备工作，确保会议高效运行。同时，会议组织单位要通知后勤保障中心和信息中心落实会议室布置工作和音像设备的调试工作。（四）各办、中心、公司如遇特殊情况需更改会议时间、地点或议题时，会议组织单位应第一时间通知总裁（党委）办进行调整。未经总裁（党委）办同意，各办、中心、公司不得随意更改正常会议安排，否则负激励会议组织单位负责人500元/次。（五）会议发言要按照“抓住重点讲核心，发言不超十分钟”的理念进行，发言内容抓住重点、简洁明了；发言时吐字清楚、声音洪亮；同一部门多人汇报，要避免重复，前者提到的问题后者不再赘述，发表意见和看法同样避免重复。（六）需各单位之间沟通的问题、意见和各项数据，必须在会前完成，如因会前沟通不到位，造成非原则性的意见不统一，相关单位在会上进行争辩，负激励相关单位责任人200元，分管领导100%连带。（七）参会者在汇报和讨论过程中，对需完成、需解决、需考核的各项工作要避免使用“尽量”“尽快”“及时”“尽快完善”“尽快解决”等模糊性语言，必须要以准确的数字对各项工作完成的时间、进度、质量、考评标准等事项进行量化。（八）会上需集体讨论的问题，所有参会人员要集中精神、积极思考，只要有利于企业整体利益，应积极大胆地发表意见；对与自己相反的意见，应认真听取，在反驳他人意见时要注意态度和语言，如因细节问题争论不休，甚至进行人身攻击，负激励当事人500元。（九）会上研究的所有事项，必须形成明确结论，所有事情在落实安排上，必须明确责任部门、责任人、负责人、完成期限及考核规定等。（十）会议主持人要把握好会议主题，积极引导会议讨论，当讨论内容偏离主题时，会议主持人应在说明理由后及时中止讨论。 （十一）根据会议需要，会议过程中如需安排工作餐，会议组织单位须提前2小时通知后勤保障中心餐厅负责人；如需内部安排接待宴席，会议组织单位须提前1天通知后勤保障中心餐厅负责人。三、职责分工（一）总裁（党委）办总裁（党委）办是集团会议的归口管理部门，其主要职责如下：1.负责会议管理办法的拟定、完善与修订。2.负责集团级会议的筹备、组织、召开等全部会务工作，以及会议决议的督办与反馈。3.负责临时会议的审核、报批，并负责审核和把关有关会议文件、报告、材料和会议纪要。4.负责部分集团级会议的记录工作，负责全部集团级会议的会议纪要整理、下发、立卷、存档工作。5.负责总裁参加各类会议的组织、协调、记录工作。（二）后勤保障中心1.负责集团公司所有会议室的统一管理；负责会议室内的日常管理，包括会议室的清洁，会议室空调的使用，会议用具（信纸、铅笔、计算器、企业宣传画册、矿泉水、饮料、鲜花、水果等）的购置和摆放；2. 根据主办单位开会的人数和会议要求,进行会场布置。会议桌、会议椅摆放整齐统一。盖杯要放在杯垫上，摆在座位的右前上方，注意杯把一律朝右侧，矿泉水、湿巾盘等，位置要求在一条直线上（弧形台面除外）；3. 根据要求将所需的各种用具准备到位（桌签、会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、小毛巾、纸、笔、鲜花、绿色植物等）；4. 各项准备工作需在会议开始前30分钟准备到位。检查台形是否符合要求，环境卫生是否整洁，各种用具是否干净、齐全，摆放是否符合标准，开启灯和空调；5. 参会人员入座以后，会议接待员要从参会人员左侧提供茶水服务（从主席台或主要领导开始；洽谈时从客方主要领导开始）；通常每15分钟左右为参会人员添加茶水、更换烟缸等服务，但不打扰参会人员开会，特殊情况可按参会人员要求服务；6. 会议中途休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品；会议结束后，仔细检查会场，查看是否有参会人员遗忘的文件和物品等；清理会议室环境卫生，将会议用具整理好，关闭空调、电灯、窗户、切断电源、及时归还向其他部门借用物品，锁好会议室门。7.未按要求做好会议准备工作，总裁（党委）办可根据具体情况对责任人负激励100元/次/项，负责人连带200%。（三）信息中心1.负责集团公司所有会议的会议室设备（话筒的调试、投影仪的播放，灯光、音响、音像等）的管理工作，保证会前30分钟完成会议相关设备的调试工作，并在会议期间全程监控，确保会议期间会议设备稳定运行；2.对于集团层级会议，信息中心相关人员必须全程跟会，及时排除会中出现的设备故障。如因擅离职守导致设备不能正常运行，影响会议进度和质量，负激励相关责任人200元，负责人200%连带；3.对于其他会议，信息技术处相关人员必须随时巡视、检查会议期间设备的运行情况。如因技术人员脱岗或故障处理不及时，造成设备不能正常运行的，严重影响会议进度和质量的，负激励相关责任人100元，负责人200%连带；4.按时检查和保养会议室设备，保证设备始终处于良好运行状态；5.会议结束后，检查设备设施有无损坏，要认真做好记录，必要时上报相关领导。6.未按要求做好会议准备工作，总裁（党委）办可根据具体情况对责任人负激励100元/次/项，