公司物资流转管理规定

某公司物资流转管理规定一、各部门工作职责一）仓库保管员职责1、凡购进的各种材料、委托加工收回的工件、生产车间完工的半成品（成品）等物资，必须及时按入库单验收点数，并填写实收数，及时记入库存台账。2、凡生产车间领用的各种材料、委托加工发出材料、完工产品销售出厂，必须凭生产车间领料单、委托加工发料单、销售发货单，按规定的品名、规格、数量发给，并认真核对，防止差错，及时记入库存台账。3、确保库存物资的账账、账实相符，要经常核对库存实物与账面数，月末库存物资盘点一次，如有不符，必须及时查明原因，并报请有关领导作出处理。4、每月月末过后三天内，向财会部门报送库存动态报表；平时每天向财会部门报送本仓库的入库单、出库单及领料单，以便财会部门及时复核、登账。5、妥善保管各种物资，做到堆放整齐清洁，先进先出，科学合理。正常库存物资与不良品库存物资必须分别堆放、分别入账。（二）生产统计人员职责1、根据生产计划，填好领料单并办妥领料手续，交领料人统一向仓库领取各种材料。2、对已完工的半成品（成品），由质检部门检验合格后，填写完工入库单3、记录本车间材料收发、完工产品入库情况，每五日编制领料汇总表、完工产品入库汇总表，每月月后三天内与财会部门核对一次，如有不符，必须及时查明原因，并报请有关领导作出处理。4、平时记载生产工人完工产品（半成品）台账，并及时与生产工人核对，月末编制汇总结算表，根据计件工资定额计算应付工资，并在每月月后三天内报送财会部门审核。（三）采购兼委托加工材料内勤职责1、根据厂部筛选确认的供货厂商或受托加工厂商（以下简称供货方或受托方），建立管理档案，该档案包括：厂家的基本情况、供应或委托加工合同、交货方式、结算价格、结算方式、加工费结算、增值税管理资料等，并抄送一份报财务部门备案。2、根据生产计划，填制委托加工产品发料单，交有关仓库发料，经受托方经办人签字确认后，并及时分单位记入台账。3、根据供应方或受托方送交的完工产品，填制材料入库单或委托加工产品入库单，经本厂质检部门检验合格后，交有关仓库办理入库手续，并及时分单位记入台账。4、月末向财会部门报送本月入库明细汇总表、委托加工材料收发存报表、应付账款明细月报及加工费结算表。四）销售部门内勤人员职责1、建立购货商档案：厂家的基本情况、销售合同、交货方式、结算价格、结算方式等。2、根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。3、开具销售发货单并办妥发货手续，交有关仓库发货。对以赊销方式销售的内销产品，必须经提货人签字确认后，并及时记入销售台账。4、做好定期与财务部门、购货商的对账工作，月末编制应收账款统计报表报送销售部门主管及财务部门。（五）质检部门职责1、及时检验采购入库的外购物资、委托加工交库产品、本公司内部生产车间完工交库产品的质量，并在入库单上签证确认。2、凡检验不合格的物资、委托加工产品及本公司内部生产车间完工交库产品，应拒绝办理签证确认手续，并及时报告有关领导处理。（六）财务部门职责1、设置供应商、购货商、委托加工厂商资料档案，做好合同管理工作。2、认真审核物资采购及销售的货款结算、物资出入库手续制度的执行结果，发现问题及时向有关领导报告。3、设置有关明细账簿，及时办理记账手续，做到账目清楚。4、做好财务与仓库、采购、销售部门的账账、账实的核对工作。二、单证流转程序操作规程一）采购物资入仓环节1、采购物资的操作规程（1）本公司的采购业务统一由供应部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。（2）供应部门应根据销售部门下达的销售订单计划结合库存物资的数量、生产耗用进度的实际需要编制采购计划，报总经理（或其授权人员）批准后执行。（3）供应部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订调价协议，并报请财务部门备案。（4）采购物资运到本公司时，先由供应部门对照核对采购计划，经确认无误后开具代保管送检入库单，交质检部门进行质量检验，检验合格的入库物资交仓库进行点数入库。入库物资实行代保管管理方式，供货商持有的代保管送检入库单不得作为结算付款的凭证。除现款购入的物资外，所有以赊销方式购入的物资均必须由送货厂商代表签字确认，以明确双方的经济责任。（5）入库物资检验过程中，对现款采购的物资实行全检的方式进行质量检验，对赊销采购的物资除新的供货商需要实行全检外，对信誉好的老的供货商可以实行抽检的方式进行质量检验。质量检验按照本公司规定的技术标准、图样或封样件的有关要求执行对于同一型号、多家供货商的入库物资，必须要求供货商标上辨认标志，否则将视为不合格产品令其退货。（6）对以赊销方式购入的物资，采用“平时送货、月末挂帐结算”的方式，在公司规定的挂账日，供货方须提交的本公司入库单、退货出库单，经仓库部门签字确认后，由供应部门填开挂帐结算单，报财会部门审核后，分别交由供货方收执及报送有关部门存查。（7）赊销方式购入物资的合同约定付款日，供应部门根据财务部门规定的结算要求，通知供货方开具发票，收回挂帐结算单，并在扣除本期付款金额后重新填开挂帐结算单，经财会部门审核后，交由供货方收执。（8）财务部门在付款时的审核要求：A. 现款采购：审核合同（零星采购除外）、采购计划单、入库单、供货方发票、签字手续。B. 赊销采购：审核挂帐结算单、供货商发票、签字手续。2、物资采购环节所需单证格式公司销售订单编制日期：年月日购货单位：NO.00品名规格型号颜色单位数量交货日期配置选装销部主门售制表:联别及用途:第一联存根联销售部门留存，作为核销销售计划的依据。第二联财务联报财务部门，作为安排资金的依据。第三联生产联报生产部门作为衔接生产计划的依据。第四联供应联报供应部门作为衔接采购计划的依据。有限公司物资采购计划单编制日期:N0.000001物品规单现有新增计划单金预计到货结资名格位库存数需求数采购量价额日期算编号型号方式总经理审批：供应部门主管审核：制单:联别及用途：第一联存根联供应部门留存，作为核销米购计划的依据。第二联财务联报财务部门，作为安排资金的依据。第三联生产联报生产部门作为衔接生产计划的依据。限公司代保管配件送检入库单入库日期：年月日N0.000001供应单位：物资编品名规格型号件数单位应收数量实收数量退货数净入库单价金额号数合计（大写）：:元供货商代表签字：请供货商注意：若本批送货应收数与实际点验数存在差异，本公司将按虚报数的10%予以扣款处罚。制单：质检：正常品仓库：不良品仓库：联别及用途：第一联存根联供应部门留存；第二联财务联报财务部门，作为记账的依据；第三联仓库联留正常品仓库，作为记载增加库存物资、记载库存台账的依据；第四联退货联留不良品仓库，作为减少不良品库存的依据；第五联客户联交客户，作为挂账结算货款的依据。有限公司赊销采购挂帐结算单期：年月日N0.000001供货单位合同编号开户银行账号合同规定描述：物资编号品名规格型号单位数量单价（含税价）金额合计供应部门主管意见：财务部门主管意见：签字:签字:月日年月日年联别及用途：第一联存根联供应部门留存；第二联客户联交供货厂商收执，在合同约定付款日作为付款的依据；第三联财务联报财务部门备查。（二）物资领、换料环节1、生产车间领料、换料、退料的基本规定（1）由生产车间根据生产计划及耗料配比，分工序填制领料单，向仓库办理领料手续，未经车间负责人签字，仓库部门不得发料。（2）发料时，由仓库填明实发数量，领、发料双方签字，以明确各自的物资经管责任。（3）车间领取的物料在生产过程中，因质量原因需要换料时必须遵循“交旧领新”的原则，先经质检部门确认换料是属于料废还是工废，并填开一红一蓝两张领料单，经车间负责人签字后办理换料手续。（4）生产车间交回的属于料废、工废物料仓库部门必须作为“不良品”单独管理。属于料废的须及时退还有关供货厂商，以减少本公司的经济损失；属于工废的物料按照计件工资管理办法的规定对有关责任人进行经济处罚。2、物资领料、换料、退料所需单证（通用型），专用型的将由电脑直接打印。有限公司生产计划单下单日期：年月日N0.000001品名规格型号颜色单位数量生产日期交货日期备注生产部门主管:制表:联别及用途：第一联存根联生产部门留存；第二联财务联报财务部门备查。限公司领料单（通用型）领料车间：物资编号品名规格型号单位数量单价金额备注主管：制单:质检:库：联别及用途:第一联存根联留领料部门存查;第二联财务联报财务部门，作为减少仓库库存物资的依据;第三联仓库联作为仓库发料的依据（三）委托加工环节1委托加工的基本规定1）由供应部门根据委托加工合同、生产计划及委托加工材料耗用定额，填制委托加工发料单，经受托生产厂商经办人签字后，交仓库发料，并及时登记委托加工收发料台账。（2）受托加工生产厂商在规定的期限内加工完毕后并运回本厂时，先由供应部门开具委托加工收料单，交质检部门进行质量检验，检验合格的入库物资交仓库进行点数入库，并由受托加工生产厂商签字确认。（3）在公司规定的加工费挂账日，受托方须提交的本公司委托加工发料单、完工物资入库单、退货出库单，经仓库部门签字确认后，由供应部门填开委托加工结算单，报财会部门审核后，分别交由受托方收执及报送有关部门存查。（4）在合同约定加工费付款日，供应部门根据财务部门规定的结算要求，通知受托方开具发票，收回委托加工结算单，并在扣除本期付款金额后重新填开委托加工结算单，经财会部门审核后，交由受托方收执。（5）财务部门的审核要求：审核委托加工合同、委托加工结算单、发票、签字手续。2、委托加工所需单证有限公司委托加工发料单发料日受托加工厂家：物资编号品名规格型号单位应发数量实发数量单价金额受托方代表签字：合计主管：仓库：制单:联别及用途：第一联存根联供应部门存查；第二联财务联报财务部门，作为减少仓库库存物资的依据;第三联仓库联作为仓库发料的依据；第四联客户联作为客户领料凭据；第五联业务联报供应部门作为登记发料台账的依据。限公司委托加工收料单收料日受托加工厂家:物资编号品名规格型号单位应发数量实发数量备注受托方代表签字：合计仓库：质检:制单:联别及用途:第一联存根联供应部门存查;第二联财务联报财务部门，作为增加仓库库存物资的依据;第三联仓库联作为仓库收料的依据;第四联客户联作为客户送料凭据;第五联业务联报供应部门作为登记收料台账的依据。有限公司委托加工结算单结算日期:N0.000001受托加工厂家：完工物资入库加工费结算委托加工材料结算物资编号品名规格型号单位数量费用定额应付加工费物资编号品名规格型号单位期初拨料结存本期拨料本期疋额耗用期末拨料结存合计合计合计供应部门主管意见：签字：年月日财务部门主管意见：签字：年月日受托方代表签字：年月日制单:核:联别及用途:第一联存根联供应部门存查；第二联财务联报财务部门作为结算加工费的依据;第三联客户联受托方凭此开票结算。（四）产成品入库环节1产成品入库的基本规定产成品完工时，必须办理质检手续，仓库对质检合格的产成品点数入库。对连续装配的在产品，为减少中间环节，用随工单的方式，在上下道工序之间办理交接手续，应明确各工序之间的物资经管责任。2产成品入库所需单证限公司完工产品入库单入库日期：年月日N0.000001交货车间：存放仓库：产品编品名规格型单交货数退货实收单价金额备注号号位量数量数量货:检:仓库:联别及用途:第一联存根联生产车间存查;第二联记账联报财会部门，作为增加仓库产品的依据;第三联仓库联作为仓库记账、增加库存的依据。有限公司在产品随工交接单日期:产品编号：在产品名称:生产工序名称：量单位：日期下道工序接收人签字领入在制品完工交接数期末在产品领入在制品完工交接数期末在产品领入在制品完工交接数期末在产品期初在产品结存数期初在产品结存数期初在产品结存数联别及用途：第一联存根联前道生产工序留存；第二联交接联后道生产工序作为领料的依据；第三联财务联报财务部门作为核算在产品的依据。（五）产品销售出库环节1产品销售出库的基本规定（1）销售业务统一由销售部门办理，根据本公司的特点分设外贸销售部、内贸销售部，分别内、外销业务。各销售部门根据公司统一的销售政策草拟销售合同，报总经理室审定后签订，销售合同须报送财会部门备案。（2）内、外销产品销售发票由专人统一开具，现款销售业务仓库须凭出纳签字的销售发货单发货（3）赊销业务由销售部门根据销售合同安排发货，填开销售发货单，经财会部门审核签字后，仓库凭单发货。财务部门根据销售合同约定的收款方式及时督促销售部门与购货单位结算货款。（4）对内销产品客观存在的换货事项，在购货方退回需要换货的产品后，由销售内勤填开换货处理单，分别经销售部门主管及会计主管审核签字后办理换货手续。（5）外销业务由销售部门根据国外销售订单，填开销售发票，收齐海关报关单证，办妥结汇手续后，报财务部门申报办理出口退税手续。（6）财务部门审核要求：销售合同、销售发货单、收款凭证、海关报关单证等。2、产品销售出库所需单证限公司销售发货单（内销通用型）日期：年月日N0.000001购货单位:产品编号品名规格型号单位计划发货数实发数单价金额库:提货:制单:联别及用途:第一联存根联留销售部门存查;第二联记账联报财务部门，作为销售收款的依据。第三联仓库联作为仓库发货的依据，留仓库记账。第四联客户联作为客户收货的依据。第五联回单联客户签收后作为登记销售台账、结算货款的依据。有限公司换货处理单期:N0.000001购货单位：退货产品换货产品产品规单单金产品规格金品名格位价额编号品名型号单位单价额编型号号合计合计差异金额（大写）：:元处理意见：销售部门主管：财务部门主管：仓库：制单:联别及用途：第一联存根联留销售部门存查；第二联记账联报财务部门，作为换货结算的依据。第三联仓库联作为仓库收货、发货的依据，留仓库记账。（六）销售退回收货环节1销售退货环节基本规定（1）产品售出后，如果购货单位发现产品品种、规格、质量与合同不符，可提出退货。销售部门向购货单位索取经购货单位所在地税务机关出具的销货退回证明，凭该证明开具红字销售发票，注销原已入账的销售收入；（2）销售部门填写红字“销售发货单”，经质检检验后通知仓库据以验收退回商品；（3）财会部门根据红字销售发票及红字销售发货单与购货方结算退货款。2、销售退回所需单证采用销售发货单红字填列。三、各部门须上报的统计报表在公司内部电脑联网操作条件下，下列报表均可由电脑自动生成，根据本公司现有条件，可以先采用手工汇总的方式，待条件成熟后转为电脑联网操作。（一）采购部门统计报表种类1、米购计划执行情况表限公司采购计划执行情况表编制日期：年月日物资编号品名规格型号单位月初计划本月新增计划本月执行计划结转下月计划报送范围：除报送供应部门主管外，还应分别报送总经理、生产部门、财务部门。2、委托加工进度情况表限公司委托加工生产进度表编制日期：年日日受托加工丿商物资编号品名规格型号单位月初计划本月新增计划本月完工交库数量结转下月计划报送范围：除报送供应部门主管外，还应分别报送总经理、生产部门、财务部门3、委托加工拨料结算统计表限公司委托加工拨料结算统计表编制日期：年月日受托加工丿商物资编号品名规格型号单位期初拨料结存本期拨料本期定额耗用期末拨料结存报送范围：除报送供应部门主管外，还应分别报送总经理、财务部门4、赊销采购物资挂账付款计划表限公司赊销采购物资挂账付款计划表编制日期：年月日供货厂商月初应付账款余额本月新增挂帐额本月付款额期末应付账款余额分月付款计划月月月合计报送范围：除报送供应部门主管外，还应分别报送总经理、财务部门（二）仓库部门统计报表种类库存物资动态报表限公司库存物资动态报表（通用型）编制日期：年月日物资编号品名规格型号单位期初库存本月入库本月领用本月销售本月退货期末库存正常品与不良品库存分别填报，报送范围：除报送供应部门主管外（配件材料部分），还应分别报送总经理、财务部门、销售部门（产成品部分）。（三）生产部门统计报表种类1完工产品计划进度表限公司工产品计划进度表编制日期：年月日产品编号品名规格型号单位本月累计生产计划完工交库数不良品数完成计划进度%产品合格率%报送范围：除报送生产部门主管外，还应分别报送总经理、财务部门、销售部门。本表可以是总装、喷漆或其他辅助车间通用。2、在产品计划进度及计件工资结算汇总表限公司在产品计划进度及计件工资结算汇总表编制日期：年月日产品编号品名工序名称单位本月累计生产计划完工交库数不良品数完成计划进度%计件工资结算汇总工资定额应付工资质量扣款实发工资报送范围：除报送生产部门主管外，还应分别报送总经理、财务部门限公司生产车间领用材料消耗动态统计表编制日期：年月日物资编号品名规格型号单位期初结存本期领料本期退料本期耗用期末结存报送范围：除报送生产部门主管外，还应分别报送总经理、财务部门（四）销售部门统计报表种类1、内销产品计划进度表限公司内销产品计划进度表编制日期：年月日产品编号品名规格型号单位本月累计销售计划销售分析完成计划进度%合计现款销售售赊销销售售报送范围：除报送销售部门主管外，还应分别报送总经理、财务部门2、内销产品应收账款动态统计表限公司内销产品应收账款动态统计表编制日期：年月日分销商名称期初应收账款余额本期赊销销售额本期收款额本期退货额期末应收账款余额分月收款计划逾期应收账款余额月月月报送范围：除报送销售部门主管外，还应分别报送总经理、财务部门3、外销产品计划进度表限公司外销产品计划进度表编制日期：年月日产口口编号品名规格型号单位本月累计销售计划本月报关发货完成计划进度%报送范围：除报送销售部门主管外，还应分别报送总经理、财务部门4、外销产品收汇核销进度表限公司外销产品收汇核销进度表编制日期：年月日外商名称合同编号销售发票编号报关单编号货款总值外费国扣货款净值累计收汇中文外文报送范围：除报送销售部门主管外，还应分别报送总经理、财务部门四、奖惩办法（一）奖励办法1、各部门经办人员按照本制度规定履行相应交接手续、记载台账、按实上报统计报表，单证保管齐全、在库物资做到账账、账实相符的，年终给予奖励元。2、部门负责人按照本制度规定，督促所属员工认真执行本制度，且经审核认定无差错的，年终给予奖励元。（二）处罚办法1、各部门经办人员未按照规定履行相应交接手续，记载台账、报送统计报表、单证保管不齐的，给予经济处罚元。造成经济损失的承担经济赔偿责任，直至给予辞退处理。2、部门负责人未按照本制度规定，督促所属员工认真执行本制度，造成经济损失的，与经办人员承担同等的经济赔偿责任。