办公用品管理制度2013最终版

横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 横山县龙盟伟业房地产开发 有限责任公司 密 级 编 号 办公用品管理制度 起稿部门 行政部 起稿时间 2013 年 3 月 15 日 修订部门 总经办 行政部 修订时间 2013 年 3 月 28 日 财务部经理 分管副总 总经理 审核日期 颁布执行时间 2013 年 3 月 日 版本 1 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 目 录 第一章 总则 第二章 办公用品管理范围 第三章 办公用品采购 第四章 办公用品入库 第五章 办公用品领用 第六章 办公用品借用 第七章 办公用品日常管理 第八章 办公用品费用成本控制 第九章 办公用品管理流程与工作标准 一 办公用品管理工作流程图 二 办公用品管理流程与工作标准 第十章 附则 附件一 办公用品借用 归还登记表 附件二 办公用品采购计划单 附件三 办公用品入库登记表 附件四 办公用品领用登记表 易耗品 耐用品 附件五 办公用品交接清单 附件六 办公设备报修登记表 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 第一章 总则 为了确保公司办公用品的正常使用 规范办公用品管理 严格控制成 本 合理节约开支减少浪费 从而使行政部工作系统化 提高工作效率 特制定本制度 第二章 办公用品管理范围 根据办公用品的性能及功能 办公用品包括以下两大类 2 1 耐用品 2 1 1 办公家具 如 各类办公桌 空调 微波炉 电视机 椅子 档案柜 沙发 茶几 保险柜等 2 1 2 办公设备 如 电话 电脑 传真机 复印机 碎纸机 摄像 机 投影仪 数码照相机 音响器材 移动硬盘 U 盘等 2 2 易耗品 2 2 1 文具类办公用品 如 铅笔 胶水 单 双 面胶 图钉 回 形针 笔记本 信封 便笺 签字笔 白板笔 中性笔 剪刀 订书钉 插线板 大头针 报纸 杂志等纸类印刷品 2 2 2 生活类办公用品 如 饮用水 卫生纸 洗手液 纸杯 垃圾 桶 抹布 洗衣粉等 第三章 办公用品采购 3 1 申请范围 1 办公用品申请以部门为最小单位 各部门每月 25 日提交次月的 采购申请计划到行政部 便于行政部根据申请计划统一安排采购 预期不 报视为无需求 届时行政专员有权拒发 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 2 部门采购申请内容主要为耐用品 3 2 审核及审批 1 由申请部门填写 办公用品采购计划单 报行政部经理审核签 字后 提交分管副总 总经理批准后方可购买 3 3 采购安排 1 各部门所需办公用品 需经行政部统一购买 其它部门不得擅 自购买 办公用品购买实行两人以上共同负责制 2 采购分为定期采购和临时应急采购 行政部根据批示意见 在 规定时间内完成采购 3 由于营销现场距离公司较远 营销部可根据批准的申请单在当 地购买办公用品和设备 同时需要向行政部存根备案 4 行政部根据公司需求和市场情况 选择固定办公用品合作商 采取上门送货 定期结算的合作方式 部门特殊物品或专业物品采购 由 行政部派专人负责采购 使用部门派专业人员协助采购 行政部会定期对 办公用品市场价格进行调查 核实 随时与合作商根据市场情况 对供货 价格进行调整 第四章 办公用品入库 4 1 入库登记 办公用品采购到位后 由行政专员核对 入库 行政专员办理入库后 建立办公用品采购台账 对年度办公用品采购情况进行整体统计 4 2 入库物品明细单 每次采购入库后 行政专员制作入库明细单 行政部经理签字确认 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 明细单备案存档 第五章 办公用品领用 5 1 耐用品于每月初由行政部一次性发放各部门上月申请采购的物品 部门办公用品由部门指定人员签字领用 如领用人更改 由部门经理到行 政部做变更记录 易耗品于每周三下午统一领用 除特殊情况 其他时间 不发放或领用办公用品 5 2 耐用品的领用 管理实行部门负责制 耐用品由部门负责人指定 专人或使用人领取 部门负责人需签字确认 行政部存根备案 5 3 新员工入职后 行政部统一为其配备办公用品 耐用品由本人签 字领取 部门负责人签字确认 行政部存根备案 第六章 办公用品借用与归还 6 1 办公用品 设备的借用 凡个人因工作需要借用公司办公器材 软件 硬盘等 需要填写 办 公用品借用单 并由部门经理签字确认 6 2 办公用品的归还 1 借用办公用品超时未还的 行政部有责任督促归还 2 借用办公用品发生损坏或者遗失的 视具体情况照价或折价赔 偿 3 员工工作变动或者离职 应及时到行政部办理领取物品的归还 手续 营销部物品归还手续交由营销部经理负责 工程部物品归还手续交 由工程部综合管理人员负责 第七章 办公用品日常管理 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 7 1 易耗品统一由行政部负责申请 采购 发放 行政部会定期进行 盘点 每季度一次 整理 成本核算 做出后期调整计划 7 2 耐用品的管理 主要是指办公用品 设备的报修 1 耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备 网络 设备 通讯设备等 报修人到行政部详细描述并登记故障现象 行政专员 统筹安排 维修人员于每周二下午排查并解决问题 故障解决后填写 设 备报修记录单 并由报修申请人签字确认后行政部归档保存 作为日后保 养维修费用结算的凭据 此费用纳入办公物品耗损维修保养费预算内 2 各部门耐用办公用品的保养 主要由各部门专人进行维修保养 登记并跟踪维护情况 行政部将不定期检查 公共设施或设备 由行政部 统一管理 3 其他办公设备 办公桌 沙发 等出现故障 各部门应及时与 行政部联系 由行政部负责协调厂家维修解决 在保修期内不能维修解决 的 凭购买发票 保修单退 换给厂家 7 3 办公用品领用必须认真履行手续 应填写 办公用品领用单 后 领用和发放 严禁先借后领的行为 7 4 各类办公用品应爱惜使用 节约能源 打印或复印资料时 如非 正式或非对外文件可使用背面打印 回形针 大头针不得随意丢弃 7 5 礼品的购买 管理与赠送 或发放 类同易耗品 由行政部统一 办理 第八章 办公用品费用成本控制 8 1 各部门需做出年度预算 并且分解个人指标 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 8 2 行政部需严格控制办公用品的申请 领用 使用过程等 8 3 办公文具实行限额管理办法 各部门每人每年办公文具限额 240 元 特殊情况超过限额的 需写书面报告说明情况 并报分管领导审批 除办公文具以外的办公用品采购按规定时间和流程提交采购申请 经分管 领导审批后 行政部安排采购 8 4 各部门电脑 打印机 复印机 传真机 碎纸机等办公设备的耗 材及维修费用 由行政部统一管理 年终计入各部门办公用品总费用当中 属多个部门共用的 费用按照公司使用人数进行分摊 8 5 办公用品采购费用实行分部门核算 并计入各部门月计划费用内 由行政部统一核算控制 8 6 核定的费用实行增人增费 减人减费 各部门增人或减人 其费 用由行政部根据人员变动情况进行调整 8 7 凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时 应将所领用的办公 用品 一次性消耗品除外 如数归还 有缺失的应照价赔偿 否则不予办理 有关手续 8 8 公司办公用品应做公用 私用或带出公司者应按办公用品两倍的 价格从当月工资中扣除 员工应自觉爱护各类办公用品 如因不正当或不 合理使用而损坏物品应照价赔付 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 第九章 办公用品管理流程与工作标准 一 办公用品管理工作流程图 部门 名称 行政部 流程名称 一 办公用品管理 层次 2 任务概要 办公用品管理 单位 总经理 上级主管 行政部经理 行政专员 申请部门经理 申请人 节点 A B C D E F 清洁保养 开 始 填采购 申请单 统筹调度 审核或 审批 审 批 采购安排 采 购 入 库 领 用 结 束 审 核 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 企业名称 共 页 第 页 编制单位 签发日期 二 办公用品管理流程与工作标准 任务名称 责 任 标 准 时 限 相关资料 备注 采 购 1 除易耗品外 部门所需物品每月 25 日 提交采购申请单 2 易耗品由行政部统一提交采购申请单 3 急需物品或专业性物品 由主办人提采 购申请单 行政部协助采购 每月 1 次 办公用品管理制度 入 库 1 每次采购物品后 所有物品必须登记入 库 2 所有入库费用 物品须经行政部经理签 字审核 每月一次 办公用品管理制度 领 用 1 部门月末申请物品 于次月初领用 2 易耗品由部门专人于每周三下午领用 每周三下午 办公用品管理制度 借 用 1 借用物品由主办人到行政部填写借用登 记表 并在规定时间内归还 2 如需延期借用 主办人应到行政部办理 延期手续 办公用品管理制度 报修 维 护 1 公司设备 网络等的报修时间为每周二 下午之前 2 特殊设备或特殊情况需维护时 主办人 及时到行政部联系 每周二下午 办公用品管理制度 费用管理 1 各部门需做出年度预算 并且分解 个人指标 2 行政部将严格控制申请 领用控制 使用控制等 3 各部门每人每年限额 240 元 4 核定的费用实行增人增费 减人减 费 各部门增人或减人 其费用由行政部 根据人员变动情况进行调整 办公用品管理制度 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 盘 点 公司办公用品每季度盘点一次 每季度一次 办公用品管理制度 第十章 附则 1 本制度由行政部负责修订并解释 2 本制度自颁布之日起执行 附件一 办公用品借用 归还登记表 附件二 办公用品采购计划单 附件三 办公用品入库登记表 附件四 办公用品领用登记表 易耗品 耐用品 附件五 办公用品交接清单 附件六 办公设备报修登记表 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 附件一 办公用品借用 归还登记表 序 号 物品名称 规格 型号 数 量 借用 部门 借用人 签名 借用 时间 借用部门 经理签字 归还人 签字 归还 时间 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 1 办公用品借用时 请把低值易耗品和耐用设备分开登记 便于清还查账和管理 2 物品借用一律要登记 物品名称和规格型号一定要写清楚 行政部负责存档保管 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 附件二 办公用品采购计划单 部门 时间 年 月 日 序 号 名 称 规 格 需求 数量 单 位 预估单价 元 预估总价 元 说明 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 申请人签字 部门负责人审核意见 行政部审核 分管副总审批 总经理审批 备注 1 清单以下空白处划截止竖道 2 预估价格调查后填写 3 固定资产类由部门经理审核 分管副总 总经理审批 低值易耗品由部门经理审批 采购员采购 4 行政部专人负责存档保存 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 附件三 办公用品入库登记表 序号 物品名称 规格 单位 数量 单价 金额 入库日期 入库人员 部 门 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 行政部经理签字 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 附件四 办公用品领用登记表 易耗品 序 号 物品名称 规格 型号 数量 领用部门 领用人签名 领用时间 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 1 办公用品领用时 请把低值易耗品和耐用设备分开登记 便于清还查账和管理 2 物品领用一律要登记 物品名称和规格型号一定要写清楚 行政部负责存档保管 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 办公用品领用登记表 耐用品 序 号 物品名称 规格 型号 数 量 领用 部门 领用人签名 领用时间 部门经理 签字 备 注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 1 耐用品领用 部门负责人必须签字确认 便于清还查账和管理 2 物品领用一律要登记 物品名称和规格型号一定要写清楚 行政部负责存档保管 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 附件五 办公用品交接清单 办理 日期 移交 部门 物品名称 规格及 说明 数 量 单 位 交接人 签字 接管人 签字 部门经理 签字 备 注 注 员工离职时填写 办公用品交接清单 并复印一份附在 员工辞退 辞职结算汇 总表 后 一并交人力资源负责人存档保存 横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司 附件六 办公设备报修登记表 序 号 名称及型号 故障说明 报修部门 报修人 报修时间 维修时间 报修人确认 公司 人员 维修人 签字 维修结果 经办人 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10