北京某办公楼物业管理顾问提案

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第44页 共44页西外办公楼物业管理顾问提案物业管理公司PROPERTY MANAGEMENT目 录目 录1前 言2第一章 北京物业管理公司介绍3第二章 项目分析6第三章 物业管理要点8第四章 物业管理服务内容13第五章 物业管理顾问的工作范围及职责22第六章 主要经营指标及重要承诺28第七章 顾问服务、合作方式、效益和监控30第八章 项目管理经营预测33前 言首先感谢外交人员房屋服务公司对我公司的信任，使我们有机会参与西外办公楼物业经营管理竞标，展示我公司实力。我们非常珍视这个机会，为贵公司在西外办公楼的经营管理上作出贡献。由于我们接触项目时间较短，对项目的实际情况了解较少，故本提案主要是基于我公司多年的管理经验编制而成的，所以不可避免的有关内容与实际情况不甚符合，我们希望能有机会与贵司领导共同讨论协商，共同致力于形成一个切合西外写字楼实际情况的高水平的物业管理方案。贵公司投资建设了西外办公楼，而我公司具有对写字楼管理的丰富经验和专业的管理理念，所以我们有信心，同时也有实力将西外办公楼经营好，管理好，使之成为北京的优秀的物业写字楼之一。第一章 物业管理公司介绍l 背 景物业管理有限公司是一家专门为高档物业及住宅小区提供经营管理的物业公司，有一批富有酒店、商务楼、公寓、住宅经营管理经验的专业人士，公司依据自身实力，成功地管理了御东商物楼、民进中央大厦、北京友金大厦等多家物业。由于多年经营及公司大部分员工来自酒店及物业行业，因此与同行各界，及上级单位建设部及小区办等部门建立了良好的关系。l 物业项目 物业管理公司目前所管理的物业项目如下： 民进中央大厦 位于三元东桥东北侧，机场辅路北侧，占地7000平米，总建筑面积12000平米，99年5月竣工，现正招租 北京御东商务楼 位于东三环京信大厦东侧，面积6000平米，98年初新建成甲级写字楼，由于有一支精良的物业管理队伍，尤其是具有一批经验丰富优秀的营销人员，99年底完成出租率100%，目前出租率保持95%以上。 北京友金大厦位于北京劲松地段，香港合资建成。面积5000多平米，是北京早期建成写字楼之一，地理位置虽然略偏，但一年之内出租率已达100%。佳日大厦位于东三环双井主要商业区，总建筑面积10000平米，99年11月竣 工，现正招租。黄金花园 位于亚运村北5公里，8万平米公寓、住宅小区。于97年进行了小区的策划改建及管理销售，目前已正常运营，出租居住房已达90%以上。 康家园小区 位于大北窑东4公里，12万平米住宅小区。朝阳区综合投资公司物业管理公司进行物业管理，目前已达到朝阳区规范小区之一。龙福宫大厦位于东三环十里河桥，5000平方米，目前入住率已达95%。l 经营管理 北京物业公司极为注重管理，在经营管理上奉行至诚服务专业化管理，具有完整的工程、保安、消防、物业管理运作程序，这些规范化管理是物业充分满足客户需求、工作高效、成功的保证。我们深信本公司的管理会使业主得到最佳的资金回报及最好的经济效益。让我们齐心协力，为我们共同的事业添砖加瓦。第二章项目分析一、 项目简介 西外办公楼是由北京外交人员服务局出资修建的一栋现代化办公楼。该楼位于东直门外大街北侧，毗邻北京中央商务区，紧靠塔园外交人员公寓，东临澳大利亚大使馆及加拿大大使馆，西临东湖别墅。1、 该楼占地面积4700平方米，总建筑面积17126平方米，地下两层，地上七层，拥有18套办公用房。 地下二层为车库，可停放52部车辆； 地下一层可做商业用房（约1900平方米）； 首层部分为办公楼大堂，部分可做商业用房（约900平方米）； 二至五层为标准层，每层有四套办公用房，其中东南角一套建筑面积为416平方米，其余三套建筑面积为384平方米。套房内有办公室、文件室以及卫生间、浴室和水房等； 六层有复式结构办公用房两套，一套建筑面积为800平方米，另一套建筑面积为780平方米。 二层平台面积约500平方米，可供休闲娱乐用。2、 楼层面积分布表写字间可出租面积表1楼层可出租间数可出租房间面积（m2）各层可租面积（m2）1层19009002层4416，3X38415683层4416，3X38415684层4416，3X38415685层4416，3X38415686层2800，7801580地下1层119001900地下2层1150052个停车位（1500 m2）可出租面积共计：12152 m2二、项目分析1、位置及交通 西外办公楼地理位置优越，位于西外使馆区，毗邻北京中央商务区，环境十分优越，交通方便。附近有地铁及120、110、24、416、106、107、117、815路公交汽车。2、项目规模及结构 该项目为中等规模，大开间带卫生间及厨房，档次较高，较适合国内外驻京办事处、跨国公司、政府机关、银行等。3、优劣势分析 优 势： 楼层格局装修适合较高档次客户。 周边环境闹中取静。 驾车出入及停车较为方便。 硬件设施精良完善。 劣 势： 由于大开间格局且带卫生间，限定了一部分中小客户群，对出租有所不利； 交通方面：车辆朝西、朝南行驶进入办公楼较为方便，车辆朝东、朝北行驶进入办公楼不便； 走廊不带空调，室内外温差给人不舒服的感觉； 走廊及房间高度偏低给人以压抑的感觉； 没有单独的雇员餐厅，就餐成本较高。第三章物业管理要点一、物业管理的功能：物业管理是一门专业性很强的学问，我公司本着小心计算成本及为客户创造最理想的环境为原则，并通过长期的改进和提升，使每一座物业的收益和投资潜质得以发挥。而此种“投资管理”的哲学，使业主能充分保障其不动产投资的权益，不但使其保值，而且更能使不动产增值。作为专业物业顾问，我们深信物业管理必须体现以下的主要作用： 维护业主的权益 物业在交付使用之后，业主常面临租户和其他使用者的各项要求，包括设备和设施、管理、维修、通水、通电、通讯及通渠等等问题。通过优良的物业管理，使发展商、业主和租户的利益更加获得保障。 维护安全和舒适的生活或商业经营环境 通过优良的物业管理，业主、租户和其他使用者不会受滋扰，可以享受清洁、安全和舒适的环境，安心居住、或者从事商业经营，完成管理者和业主的法律责任。 确保物业的价值和升值能力通过优良的物业管理，物业可以获得维修保养和翻新，从而维持他的价值和升值能力，并且在物业市场上占据有利位置。二、物业管理的计划 就西外写字楼而言，可以预见，西外写字楼将会需要面对很多的问题，例如： 如何实现对业主和租户作出的承诺，以免损害公司的声誉和投资利益。 如何为公司和全体业主及租户提供良好的物业管理服务，而又要在收费标准与管理水平之间取得平衡，并且不能与市场完全脱节。 如何在施工期间，设法避免日后产生维修保养上的问题或者不必要的开支。 如何避免在大厦移交付使用时因工程遗漏或少量施工不合规格而产生业主的不满和对发展商不利的宣传。 如何安排管理公司在合乎经济原则下而又有效地去管理这物业，同时又能维护发展商的声誉和投资利益。 如何一方面满足写字楼/商住的业主/租户对管理服务的需要，而又同时满足其他使用者的需要，如何在停车场作出适当的安排。 如何维持建筑物的外表美，如何保持公共地方整天清洁，所有通道保持畅通。 在业主装修期间，如何维持物业的安全和整洁，避免破坏大厦结构和避免对其他使用者造成滋扰。 如何长期满足业主对管理服务不断提升的要求，如何实现发展商的理想和承诺。 整个物业分成写字楼、商住、餐饮娱乐和停车场几个部分，管理公司如何应付和配合各种不同操作方式和需要。 类似以上这种种的问题可以说是不胜枚举，但又必须在物业移交使用之前经过慎密的考虑去制定一套周密的物业管理计划，运用高水平的物业管理手段，将这计划推行和实施。作为专业的物业管理公司，我们很乐意与贵公司携手合作，共同制订和实践这一套物业管理计划，以便将来去应付和解决一切的管理问题。三、物业管理要点凭着我公司在国内多年经验及参考了发展商提供的基本资料后，本公司建议“西外办公楼”的物业管理方案，根据物业的不同部份应注意以下事项。在进行实质管理时，必须结合所有部分，以维持统一管理，节省能源。 智能办公大厦管理 停车场管理 资源的投入管理 财务收支及安排的管理1、 智能办公大厦管理智能写字间在市场上有一定吸引力，除其有高科技设置外，后勤保养维修亦相当重要，因为周密的管理服务需要有专门知识和技术。设备管理上不只包括电梯，还有灵敏的装备如电脑控制的大厦自动化系统、中央空气调节设备和通风装备、保安监视和控制系统、自动洒水器、火警和其他消防装置以及后备电力供应设备等。客户对这类大厦，特别是出入口大堂、洗手间和公共通道等地方的清洁水准期望相当高。尤其是出入口大堂的设计，更为重要。高品质的大堂设计是大厦档次的重要体现，力争做到豪华、安静，并含有会客区。大厦的外墙也需得到完善管理，它对物业的租价有很大影响。由于楼宇的开放时间，一般是有规定的，所以物业管理服务必须确保在开放时间内，大厦各设施正常运作，提供客户方便快捷的服务。为减少对使用者造成不便影响，部分保养工作必须通过适当安排，于办公时间以外进行。为提供更佳的服务及令使用者增加对物业管理的信心，物业部须安排若干有偿服务项目，如商务中心服务，室内清洁、小量维修工作等。与此同时考虑提供无偿服务，如派发报纸、代订机票等。对写字楼的非工作时间管理，诸如保安、设备及能源控制亦相当重要，需细致安排保安、工程排班及管理，并仔细核算非工作时间能源费用及管理。楼宇于非办公时间的保安至为重要，管理公司必须制定大厦管理守则及保安规章，以使保安工作能合理地进行，确保大厦整体安全。写字楼的管理不仅是使其大厦硬件保值、增值，更重要的是创造大厦的知名品牌，提高所管物业的无形资产，努力提高服务质量创造良好服务氛围，这也是物业管理公司的重要责任。2、 停车场管理 现今停车场的设备多采用先进的管理系统配合日益繁重的日常运作，采用自动化管理，可以减少人为舞弊，节省人力资源，加快车辆流量，从而使物业管理运作更畅顺，对客户及访客利用停车场设备有极大的益处和帮助。此外，停车场必须设有闭路电视作监控，保障访客安全。停车场内必须装有足够通风系统，供应新鲜空气，以符合卫生安全。停车场经营管理策略在可能情况下应按照自给自足核定收费标准，对整个物业出租及出售营运，都有着正面积极作用。3、 管理资源的投入在预计大厦交付使用前，发展商就必须考虑委任物业管理公司，以筹备一切有关物业管理的工作，如制定大厦管理维修公约，制定管理费用金额及其它费用金额，如电话线费用、电费、水费、煤气等，制定客户守则，装修指南，招聘员工及培训，与承建商联系跟进遗漏工程等等，从而确保大厦正常运营。在交付使用之日起，物业管理公司必须按照与发展商确定的程序，把有关楼宇交付客户使用，并协助使用者解决所遇到的问题，提供完善的售后服务，以确保发展商的信誉。为做好物业管理的工作，投入管理资源必须妥善安排。4、 财务管理在开展实质管理工作前，管理公司必须提交管理财务预算案给发展商审批，以便确定大厦营运的管理费用以及在大厦交付使用者时，确定应收取的管理费用。在发展商未交付楼宇给客户前，发展商也须为物业管理的前期工作提供财务支援，这些费用是用以支付入伙前物业管理公司所聘员工薪金，器材购置等。本公司一般建议的运作方式，为先做前期预算案，由发展商审批并拨款作为前期开办费，基金以实报实销形式定期向发展商汇报，以确保合理的财务运作。第四章 物业管理服务内容服务内容依据北京“西外办公楼”的规模及现状，本公司建议提供的服务： 前期物业管理服务 物业管理运作服务一、 前期物业管理服务在此期间，本公司将会根据国内的管理经验为发展商提供各方面管理意见，从而达到以下效果： 针对及提出大厦现存有关影响未来的管理问题，使发展商可考虑增减设施； 提出在前期阶段应注意事项如与政府部门的联系、必备的文件、预留物料及用房确定等，从而令日后管理工作得以顺利进行； 制定各项管理费及其他相关费用标准及分摊原则，使日后管理运作能畅顺； 前期物业管理服务范畴包括：- 提供大厦图则专业意见- 提供大厦设施专业意见- 制定管理守则及公约条款- 员工培训计划- 起动预算- 运营财务预算- 停车场管理建议- 装修工程及物料运送控制的程序- 安全控制- 公用事业处理安排1. 提供大厦图则专业意见就北京“西外办公楼”的设计平面图、立面图、剖面图及基地现况作出对日后管理的专业意见及分析。该工作主要针对大厦设计在落成后对管理操作实则进行产生积极作用及可行性。建议业主对部分设备的增添，预留中央监控及相关设施的预定位置、垃圾处理室等,于适当地方、车辆日常进出运作安排、自动化系统及其他各类设施之空间预留等。2. 提供大厦设施专业意见就发展商已决定或需要提供意见的各项设施作出对将来管理运作的意见，主要针对从使用者角度去选择各类设施，配备及安排等，并提供是否适合日后使用者要求的意见。大厦设施包括：- 电梯- 中央空调设备- 消防设备- 电气设备- 照明设备- 给/排水系统- 供暖设备- 垃圾处理设备- 保安系统设备- 中央广播系统- 卫星及公共天线设备- 大厦自动化系统- 洗窗机设备- 停车场管理系统等根据以往经验，本公司可从管理角度在合同内容，物料适用性及补充性等方面提出意见，从而令日后管理工作得以顺利进行。3. 制定公约条款及管理守则条款 就公约条款部分，本公司将根据发展商提供的公约样本，并通过发展商指定法律代表与本公司协调，制定符合“西外办公楼”的特定公约内容及细则； 物业管理守则将作为公约条款的一部分，本公司依据专业管理规范配合特定环境，制定一套符合“西外办公楼”所设定的管理规章； 除附设于公约条款的管理守则外，本公司将会制定“西外办公楼”用户手册等，使客户搬进大厦前对管理运作有充分了解，以配合管理公司的服务。4. 员工培训计划本公司确认物业管理为一项由人力作主导的服务行业，所以深信在物业管理担当第一线的管理人员必须接受专业的特定训练，而该项训练除灌输现代化物业管理知识外，也应包括其他项目如领导才能或公共关系等课程。培训计划将为理论与实务并行，并配合适当的演习，使其能熟悉及实际体会突发事故的应变措施及程序。本公司将按实际情况，分期安排员工投入适合岗位，以配合工作及有效运用资源。物业管理员工培训，本公司设有健全的训练项目，建议北京“西外办公楼”管理员工的课程包括下列各项：- 物业管理的服务标准- 写字楼验收程序中应注意事项- 机电设备的认识及验收- 二次装修审图重点及日常维修保养概述- 保险事宜- 客信与对客公函的妥善处理- 礼貌礼仪- 电话的有效应用- 消防知识- 写字楼紧急事件处理程序- 处理客户投诉技巧- 写字楼非营业时间的服务与安全上述培训计划，本公司建议是西外办公楼营运前为进驻物业的管理员工提供训练课程，以使各职务人员能于正式投入管理工作前，对专业管理模式及工作程序有系统及深入的认识及训练机会。5. 起动预算根据大厦交付使用的情况，提交大厦管理起动预算于贵公司批准。起动预算将以实际需要而订立费用的安排，并以经济及有效使用为大前题，避免浪费资源，我公司对大厦的起动资金，进行了初步预算，具体内容详见第八章。6. 财务预算现今专业化物业管理，除需要专业管理人员及先进的管理系统设备外，对于整栋建筑物的财务管理尤为重要。精确的事前财务预算及分析能保障物业投资者权益，相对而言，亦能确保及增加，制定出一套完整而合理的预算案，并预留基金作长期性保养及更新计划，以确保该项物业投资能达到最佳回报。本公司将为北京“西外办公楼”提供一套依照现今先进的预算模式作为基准订立大厦的管理费。预算案内每一内容及项目均针对物业所制定的设施专业管理服务为目的。北京“西外办公楼”的运营财务预算祥见第八章。7. 停车场管理建议停车场的管理应注意以下几个问题：1）划定停车位2）专人管理3）建立停车场收费制度4）重视停车场的安全管理8. 装修工程及物料运送控制的程序为确保用户的装修工程及材料运送能配合大厦整体营运情况，要求各用户指定的装修承包商于施工前提供有关资料及费用，以免妨碍物业的正常操作，确保业主及用户权益。本司将要求用户提供以下资料及相关费用：- 装修楼层/单位证明/资质证明- 二十四小时的联络人、电话、传呼机、手机号码- 估计装修工程日数- 装修物料运送时间表- 每日工作人数- 驻场主管联络电话、传呼机、手机电话- 装修期的临时水电供应与保证金及费用等9. 安全控制本公司特别强调安全第一，无论管理人员、装修承包商及用户，必须遵守管理公司制定的安全守则，以防发生意外。如单位内楼板禁止切割或挖掘，用户单位设施的更改，易燃物体的管理及处置等，物业管理中心将有特定的规定监管，以确保安全。10. 公用事业处理安排本公司将为大厦电话线的分配及装置的费用提出建议，从而使发展商的投资得以确保，在电力供应上，本公司按丰富经验向发展商提出高价电与低价电的处理方法，使公用事业的安排得以妥善处理。 从上可见，前期的管理筹备工作上实不容忽视，因在物业设计上的建议、管理维修公约上的意见及员工培训或政府联系等均深深影响日后的管理工作。二、 物业管理运作服务 本公司于物业落成及发给楼宇使用执照日起，即时提供实质管理运作服务，各项服务如下：- 大厦管理人力资源- 大厦保险事宜- 保安服务- 清洁服务- 维护保养服务- 财务管理- 处理投诉- 用户联系及管理报告1、 大厦管理人力资源1） 配合物业所需，我公司将直接聘请及培训合适员工负责日常管理，保安及维修等工作，确保高品质服务质量；2） 我公司制定员工编制表，工作时间表，员工手册及各项运作报告等；3） 于物业正式营运前调派机电及管理人员进驻以熟悉各项设施运作，配合日后管理服务；2、 大厦保险事宜本公司将按“西外办公楼”的建筑成本，建议发展商足额投保，并建议投保的方式。该项服务将于大厦正式营运前提供资料与业主参考。3、 保安服务1） 依本公司以往经验，国内的物业管理工作保安实为重要一环，因此我公司将被委任后制定一套完善的保安制度。2） 聘请保安公司保安员，外包产生的管理问题。3） 本司将配合发展商代表意见，拟定保安人员岗位，设立特定并适合大厦保安制度及编制各相关巡逻路线图表等。4） 为确保大厦的保安服务能达至预定的效果，本公司将定期与大厦发展商代表举行会议，检讨物业保安问题。5） 于物业正式营运前，本公司将依据发展商的特定要求制定一套能符合物业需要的保安计划草本供发展商批核及确认。4、 清洁服务1） 本公司将拟定物业清洁服务标准，如建材的类别、位置、清洁次数及所需员工。2） 本公司将拟定清洁服务条款。3） 本司将拟定客户室内的清洁服务细则及收费标准，以满足客户的特殊服务。5、 维护保养服务1） 负责物业内部所有机电设备的运作保养服务，各驻物业技工将由工程师督导下处理各项操作、维护及定期保养。2） 编制短期及长期修缮计划，建立机电维护的基准及品质定位，并备有各承包商处理定期及大型的维修保养计划。3） 选定适合的保养招标程序，由发展商核准后选定合适厂商。6、 财务管理1） 物业管理预算- 管理预算案主要针对物业日常运作支出做出评估并制定。经发展商核准后，本公司将依预算作为物业财务管理标准由管理公司全权处理；- 依据预算案，本公司将建议管理费及保证金的制定金额。2） 处理支出帐目所有物业内管理运作的帐目将由总经理审核后交由服务公司作最后核准，一切支出项目将依据先前通过物业管理预算案内所制定的预估费用做依据。3） 收支损益报告 每月提交物业收支损益报告与发展商批核，报告内容包括物业所有支出细项及预估支出，并提供管理费收支帐目与应收帐款的对照，以供发展商了解物业财务状况；4） 管理帐户- 本公司将在发展商指定的银行开设物业管理帐户，以备发展商审核各项开支；- 除有支出需要外，所有物业管理费将存放于专有帐户，管理费所获得的利息将归入物业管理帐户，并仅用于物业的管理营运；- 本公司每月将提供管理帐户的银行收支记录及结存与发展商审核。7、 处理投诉- 驻物业管理处将记录所有客户的建议或投诉，并以最短时间内处理；- 本公司物业管理部主管级人员将定期友善拜访各用户，做适当沟通；- 所有用户的建议及投诉记录将提供与发展商查核及检讨。8、 用户联系及管理报告- 物业管理处将定期发出通告，报导有关物业内资讯及其他事项，并通知客户最新或经修改的管理规章；- 本公司物业管理部主管将定期拜访主要用户，以收集有关改善管理运作的意见及建议；- 本公司将每月与发展商举行例会检讨及报告管理进度。另于有必要时举行特别会议，商讨其他有关管理问题；- 本公司将每月提交详尽的管理报告与发展商审核，内容将包括物业人力资源状况、用户投诉、物业维修事项及管理费收支表等。第五章物业管理顾问的工作范围及职责 物业管理顾问服务是以提高物业管理水平为宗旨，使业主获取最高的回报率及业户提供最为方便舒适的工作环境。为配合西外写字楼的交付使用及以后能使物业管理服务保持在较高的水平，我们建议由物业管理有限公司为西外写字楼提供物业管理顾问服务，以使物业能够顺利交用，同时建立完善的管理制度。我们的物业顾问工作将做如下安排：一、前期物业顾问服务物业管理虽然常常被视为房地产发展的延续和伸展，但在开业前已需要考虑到物业移交后的一切大厦服务，同时物业管理对物业的租赁具有重大影响。我们建议物业管理的前期工作应该尽快开始在这期间，物业管理顾问的主要工作是： 协助组建物业管理公司，成立具有独立法人地位的经济实体。实行总经理责任制度，下设物业、财务、工程、保安、清洁环卫等部门。按照企业化、专业化、社会化和制度化的要求，以统一管理、综合服务、自我运转、自我发展、自我完善的目标及日后接管物业作出一切筹备工作，设立临时办公室及购买办公设备等。 审查设计图纸，全面细致地反映物业管理赖以顺利实施的各种需要，包括设定工作间、储物间、职工食堂间等，以及从以往管理实践经验所知，在规划设计上的各种问题和缺陷（例如配套设施、机电系统、安全保卫、垃圾处、消防设施及建筑材料等），提交设计单位参考和纠正，并且协助发展商对施工的监理。 设定物业管理的法律规范，与发展商和律师共同草拟租赁合同、入户守则、装修规定及其他物业管理有关的法律文件，务求做好所移交的一切安排。 选聘物料供应商及承包商，协商服务条款及签订合同。二、物业管理计划 一但我们被聘用后，配合物业本身的特点、当地法规、市场情况、社会因素和发展商的目标和承诺，我公司将： 制定一套详细的物业管理计划，内容包括物业管理公司的服务范围、营业方针、思想导向、劳动工资计划、财务管理、行政制度、大厦管理、工程维修管理、卫生管理、绿化管理、治安管理、车辆管理、财产管理、考核制度、物业档案、电脑系统与及其他特约服务等。 编制开办费预算及首年的管理预算、评定管理费及其他收费标准、押金及储备金金额等，该项工作我们已提出草案，具体需和发展商进一步落实。 编定岗位责任奖惩制度及规章制度。三、人事管理 协助制订分期及整体物业管理员工编制，各级员工薪津，福利标准。 协助制订各级管理员工岗位责任及工作程序。 协助招聘及聘用员工。 根据相关法律法规制订人事制度，员工守则及劳动合同。 协助与劳动部门联络，安排有关员工聘用登记事宜。四、员工培训 在物业交付使用前，协助物业管理公司聘用高级行政人员，物业经理及维修保养经理，配合市房地产管理部门进行培训，取得相应的上岗证书，并尽快参与制订物业管理规章制度。同时安排上述人员到相关物业作实习，了解及熟悉专业管理模式及运作。 于交付使用前一个月，为各级员工安排短期上岗培训，使他们能充分认识本身的工作职责及工作程序，同时灌输其良好的服务意识及正确的物业管理概念和知识。 安排各级员工进入物业内部实地训练，配合物业交付使用期间，令物业管理工作能够全面开展，为客户及时提供高水平的服务。 于物业交付使用后，安排重温培训班，务求员工服务素质，能达到既定之标准。五、常规管理工作西外写字楼全部落成后将会是一个设备完善的新典范，物业管理公司遵照物业管理公约和租约为业主和租户客户提供管理服务、维护物业的价值和保障业主的整体利益。这些工作包括： 协助成立与业主和租户联络并建立公关机制，接受业主和租户对物业管理要求，不断改善服务和扩展服务的项目与范围。 维持及不断完善物业的管理服务机构、人力资源管理和行政管理。 执行物业管理公约、租约、业主守则及其他规定，防止违建和违约行为。 维修及保养管理：- 维持物业配套设施的维修和保养，长期设立大修、中修、小修、及翻修工程施工组织，保证所有设备的正常运作和延长物业的寿命。- 协助制定竣工验收安排及保养期内之补修程序。- 协助制订楼宇保养维修计划，包括大修、中修、小修及翻修工程，编制修缮工程预算。- 根据大厦的设备装置，协助选聘专业公司及承包商，进行定期保养维修。- 协助计划24小时紧急维修系统，设立施工组织。- 协助制定公众投标、验收及付款程序。 保安、消防系统及车辆管理：- 协助制订或修订值班守卫制度，设定工作岗位及编制，防止大厦发生罪案。- 协助聘用及训练保安人员，熟悉大厦保安监察系统。- 协助制定交通管理措施，防止车辆乱停乱放。- 防止霸占公共地方，维持通道畅通及公众安全。 环境卫生、绿化管理：- 建立清洁工作标准及选购清洁用品及器材。- 确保大厦内外环境整洁、优美和舒适，制止乱丢、乱放、乱堆、乱倒，保持卫生和环境美化。- 安排专业清洁公司或招聘清洁队伍，巡逻保洁，清理垃圾杂物。- 安排专业灭虫公司定期为公共地方进行灭虫工作。- 维持绿化及园艺服务，美化环境。- 审查大厦内外的招牌和指示牌的质量、形状及位置，并且定期检查，作必要的更新或改善。- 检查公共照明系统的安全和运作，做必要的修理和更新。 保险：办理物业和附属设备的财产保险，防避因自然或人为灾害带来的巨大的财产损失：- 协助检定投保手续。- 协助为大厦公共地方及公共设施选定保险公司，安排购买财产保险和意外保险、劳工保险及公众责任保险等。 建立物业档案，维护物业的完整和统一管理。六、财务管理 协助设立会计财务制度，包括各级员工的财务权限及支出批准程序，务求有效控制管理收支。 按现行法规，制订处理欠缴管理费及其他费用的程序，以确保稳定的管理收入。 协助选用财务管理系统及收费形式，以便收取客户管理费用、公共费用及追讨费用等。 协助设定帐户管理结算方式及报表格式，编制财务使用管理文件。 安排会计师作季度审核。 建立财务及住户资料库，以提供标准资料及财政状况预测，作为未来发展及投资的根据。 为物业开设必须的银行帐户，制订有关收取费用安排。 协助为管理资金并开设独立银行帐户，负责管理资金。 搞好财务管理，安排管理费的核收和使用，适当处理维修及储备基金，为业主的长远利益制定妥善的安排。 由于社会物质和精神文明的进步，物业管理公司将要面对租户对管理服务需要高效率和不断改进的要求。因此物业管理公司将会长期需要通过培训、监察、管理审计和市场调研等方法和手段不停地自我完善，不时将物业管理计划作出合理的调度和修改。为应付这些多元化和长远的任务，贵公司可以籍着物业提供的物业管理服务，不断维持高效率和高水平的物业管理服务，同时亦为贵公司带来超卓的声誉和长远的经济效益。第六章主要经营指标及重要承诺一、主要经营指标（一） 功效率（包括出勤率和工作效率）：98%；（二） 设备完好率（或完全运行率）：98%；（三） 用户满意率：85%；（四） 报修及时率：98%；（五） 回访率：98%；（六） 维修质量合格率：98%；（七） 安全事故率：1；（八） 工伤设备事故率：1；（九） 节约能源（2000年2002年）：每年5%；（十） 水质、环保达标率：100%；（十一） 作业记录归档率：100%；（十二） 技术培训合格率：98S%；（十三） 管理费收缴率：90%；（十四） 绿化完好率：99%；（十五） 清洁保洁率：99%；（十六） 道路完好率及使用率：100%；（十七） 停车场完好率：100%；（十八） 投诉处理率：100%；（十九） 管理人员培训合格率：98%；（二十） 住户回访率：100%；（二十一） 业主对物业服务满意率：90%以上。二、重要承诺：（一） 在实际入驻达到85%以上后的一年内达到市以上优秀物业管理办公楼标准；（二） 在2002年底前通过ISO9002国际质量标准认证。第七章顾问服务、合作方式、效益和监控一、 像其他服务企业一样，物业管理已进入多元化、系统化、专业化和层次化的时代。我们清楚地知道每家房地产开发公司都有它本身的目标和抱负，而且对自己公司的策略、发展需要和营运上的资源分配比任何外面的人都最了解。因此，我们非常重视每一位客户的独特需要，并且明白客户完全有权和有理由去选择他所需要的顾问服务。我们完全可以遵照客户要求，协商各种服务合约，包括但不限于以下几种方式：1、 接受委托为单一或数个物业发展项目的物业管理公司，负责一切管理事务。2、 提供专业顾问服务，帮助房地产开发公司或业主成立附属的物业管理中心，制定及执行物业管理计划。3、 接受委托为物业的销售代理，负责国内及国外的市场推广计划。4、 接受委托为物业租务代理，负责出租及代管出租物业。5、 共同制定物业管理员工招募及培训计划，提供教材、师资及资质评估服务。6、 为物业管理公司进行全面或个别部门的管理审计，改善行政效率及发挥公司营运上的最大经济效益。7、 与房地产开发公司合作成立联营机构，提供物业管理及投资管理服务。二、 根据我们的理解，贵公司倾向于选择本公司对“西外写字楼”进行顾问式物业管理，顾问工作包括负责协助制订及执行全盘物业管理计划，包括策划及施工期的物业管理、工程验收、移交、装修监察、常规及长期的物业管理服务。为完全配合贵公司的构想及物业的发展状况，本公司建议双方合作方式如下：1、 双方签署物业管理顾问及服务合同，由2000年10月1日起，为期三年，由贵公司委托本公司为“西外写字楼”的物业管理顾问，期满自动续约，直至其中一方提前六个月向对方发出书面通知到期终止合同。2、 顾问服务：由2000年10月1日起直至该物业首期楼宇进入使用期的前三个月（物业使用期设定为发展商向首期楼宇买家发出通知书之日起计），本公司每周派出至少一名的物业管理顾问与贵公司实地工作，专职负责西外写字楼的顾问工作。3、 交付使用及物业使用期实际管理顾问服务：由首期楼宇进入交付使用期的前三个月开始，直至合同期满，本公司协助贵公司进行物业的全面管理工作。物业管理的人员派出可由以下几种形式： 公司不派出专职顾问人员，仅负责提供物业管理软件，解答物业管理中存在的问题。 公司派出一名管理人员出任大厦总经理，负责大厦的总体管理工作，其他人员由房屋服务公司人员出任。 公司委派总经理，外交人员房屋服务公司委派副总经理。部门经理由公司委派，各部门主管由外交人员房屋服务公司委派，由部门经理帮带各主管或根据考核直接聘用服务公司员工为部门经理。其他人员双方协商确定，可基本由外交人员房屋服务公司内部人员出任，但宜对其进行培训后，采用聘任制上岗，如试用不合格，可退回服务公司，如确有必要，再从外部招聘少量有关人员。我们倾向于此种管理方式。此种管理模式的优势在于能发挥双方各自的长处，相互学习，全面贯彻规范化管理，同时又克服了国有企业的“大锅饭”一次分配定终身的弊端，兼顾企业职工就业，照顾老职工利益。但增加考核和激励措施，有了竞争机制。三、 我公司的顾问服务收费视贵公司选择服务方式而定，在交付使用以前，由于前期及过渡期的物业管理工作需要高度压缩，但同时又要考虑发展商的初期实际收益，因此本公司初步建议如下：1、 前期顾问服务收费建议为每月人民币贰万元（RMB20，000），每月上期支付。另外，指定派驻物业全职实地工作的物业管理人员的工资补贴、因公务支出的餐费、交通费、电讯及其他合理开销将以实报实销方式或根据双方协议限额，由贵公司自管理费中支出。2、 物业使用期的管理公司服务收费建议为每月人民币二万五仟元（RBM25，000），每月上期支付。此项费用不包括用于物业管理费实报实销的我公司派往项目担任实职的顾问人员的薪金及一切管理开支。四、 为保障贵公司的利益及方便顾问工作的进度起见，经双方协商同意，顾问合同的条款包括合理约束本公司的工作指标及服务内容。除日常的来往文件外，本公司亦会以书面向贵公司提交工作汇报。五、 根据物业法规，订立合同应当遵守平等互利、协商一致、等价有偿的原则。我们希望有机会与贵公司共同协商一个平等互利的合约方式，发挥双方各自优势，为贵公司提供称心满意优质的物业顾问服务，令贵公司在房地产开发及物业管理行业里再创高峰。第八章项目管理经营预测一、西外办公楼管理费收支概算 表1项目元/年元/天平米备注管理收入1. 1层营业厅2. 2-5层写字间3. 6层写字间4. 地下一层商业用房5. 地下二层车库900m2 x 1.2元/ m2 / 天x 365天=(416m2+3 x 384 m2) x 4 x 365天=(800+780) x 1.2元/ m2 / 天 x 365天=1900m2 x 1.2元/ m2 / 天x 365天=52个 x 600元/月x 12月=394,2002,747,136692,040832,200374,400见第二章 表1总管理费收入：5,039,976管理支出1工资及相关费用工资（人员编制含保安、保洁人员共41人）相关费用加班费用费用小计：690040.00376071.80103506.001169617.80见表22员工餐费用按实际工作日、每日8元计算：41人X8元/天X300天 费用小计：98400.003行政费用办工用品员工服装清洗费 41X800X1.1绿化费交际及应酬费汽车使用费(汽油,维修等)交通费电话及通讯费杂项费用小计：40,00036,080100,00020,159.9030,00017,76050,00049,680343,679.904能源费费用小计：1,427,950见本章三5设备维修保养费设备、设施年检费工程外委项目费用维修费设备维休保养费小计：13,500103,000160,000276,500见本章三6清洁卫生费清洁工具、清洁用品、卫生防疫、垃圾清运等清洁卫生费小计：120,0007保安费用消防器材、警用器材、对讲机的维修更换等保安费用小计：100,0008保险费用财产一切险 80,000,000元X 0.2%=公共责任险 5,000,000元X 0.6%=雇主责任险 5,000,000元X 1.6%=汽车保险 140,000元X 3%=保险费用小计：160,00030,00080,0004,200274,2009政府有关部门征费门前三包、设设检测、公益活动费用小计：10,00010客户活动经费用于租织客户联谊活动费用小计：20,00011开办费摊销开办费按5年摊销161232.24见本章四12不可预见费111项开支的1%40015.8013维修基金112项开支的4%，用于维修改造所须的非经常性开支161663.8214顾问费2.5万元12300000.0015营业税管理费收入的5.5%277198.68总管理开支：4780458.24总管理收入总管理支出=盈利/（亏损）：259517.26所得税（盈利的33%）：85640.86纯利=盈利所得税：173876.90备注：二、组织结构及人员设置、工资福利预测组织结构及人员设置 行政办公室主任（1人）行政主管（1人）人事主管（1人）共3人物业部经理（1人）物业主管（1人）保洁主管（1人）保洁员（4人）共7人强电主管（1人）强电电工（3人） 工程部经理（1人）弱电主管（1人）弱电电工（2人）总经理空调主管（1人）空 调 工（2人）综合维修主管（1人）综合维修工（1人） 共13人保安员（7人）安保部经理（1人）警卫理员（2）中控室值班员（4人）共14人财务部经理（1人）会计（1人）出纳（1人）共3人工资福利预测表2项目职务人数月工资（元）时间（月）金额（元）执 总14,5001358,500部门经理52,70013175,500主 管91,55013181,350文 员31,0001339,000员 工1987013214,890相关费用54.5%690,040 376,071.80保 洁 工44001320,800合 计411,066,111.80加班费用 690,04015% 103,506总计 1,169,617.80注：加班费用是指运行人员的节、假日国家法定加薪工资，及因工作需要员工产生的工作之外的加班，按（合计费用相关费用）10%提取，即（1066111.80376071.80）15%=103506一、 工程管理费用预测(一) 设备、设施维修费1 各种年检费用1）电气绝缘用具检测费1000.00元2）电梯年检费2000.00元3）防雷检测费3000.00元4）计量仪表检测费500.00元5）水质化验费5000.00元6）其他2000.00元7）合计13500.00元2 工程外委项目费用1）清掏化粪池3000.00元2）外墙清洗100000.00元合计103000.00元3 维修费1）土建维修费（结构、内外墙面、屋顶、门窗、地面等）30000.00元2）电气维修费50000.00元3）空调维修费30000.00元4）给排水维修费20000.00元5）弱电系统维修费（消防报警、电话、综合布线等）20000.00元6）其他10000.00元合计160000.00元总计276,500.00元(二) 能源费用共计：142.795万元1 电费：（共计96.76万元）1）公共区域照明大楼公共区域约5000m2，照明按0.005KW/m2设置，公共区域每天供电平均12小时，全年365天。Q照明=0.005500012365=10.95（万度）Q照明=0.72元10.95（万度）=7.8840万元2） 大厦立体照明功率为15KW，每天平均开启4小时，每年365天。Q立体=0.72154365=1.576（万元）3）其他电费见表3电费共计：87.3+7.8840+1.576=96.76万元2水费：大楼办公时间按80T/日计，共270天，其他时间按20T/日计，共95天，水费按1.80元/m3计J水=（80270+2085）1.60=3.76万元J排污=（80270+2085）0.50=1.175万元合计水费：J总水=3.76万元+1.175万元=4.935万元3供暖费：大楼供暖费按24元/平方米，大楼总建筑面积为17126平方米。供暖费共计：24元/平方米17126平方米=41.1万元。 能源费=电费+水费+供暖费=96.76+4.9+41.1=142.795万元设备用电量统计表表3设备名称设备功率（KW）安装地址设备功率日运行小时年工作日=耗电量备注(单台功率数量)设备功率(KW)负荷率%日运行小时年工作日开机率%耗电量(KW)供 冷：冷水机组2802B2360801012490321408冷冻泵452B29080121249096422.4冷却泵452B29080121249096422.4冷塔风机252顶层1580101249013392补水泵32B26800.51249026784空调机组1521层3080123109080352空调机组152B13080123109080352小 计：688616.64供冷时间：每年5月15日9月15日供 暖：采暖泵452B2458024185100159840空调机组1511层30801218510053250空调机组151B130801218510053280小 计：266400供暖时间：全年10月15日第二年4月10日全天开机供热水：热水泵5.52B21180123006019008管道泵1.52B2380243006010368排污泵5.52B211803300606336小 计：35712送排风：送风机152B2308063009038880排烟风机152B2308063009038880新风机0.55182-6层9.980123006086724排风机1.51B11.580123009017107.2小 计98755.2生活给水：消火栓泵301B130801300906480此供水系统为生活用水和消火栓供水共用一套设备。电梯：154顶层60901230060116640小 计：116640合 计：1212603.84四、物业管理开办费预算 （一）设备工具购置：1工程工具购置费：36762元（见表4）2 保安设备购置费：1