公文排版技巧

一、红头文件的制作及标准1 1 进行页面设置选择“文件”一一“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.73.7 厘米下：3.53.5 厘米左：2.2.8 8厘米右：2.62.6 厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”，在该选项前打。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“2828”个字符；“每页”设置成“2222”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页 2222 行、每行 2828 个汉字的国家标准。2 2 插入页号选择“插入”一一“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3 3 发文机关标识制作选择“插入”一一“文本框”一一“横排”菜单项， 鼠标将会变成“+”， 在 WordWord20002000 版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机选标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键一一”设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。A A、选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cM2cM; ;宽度设置成“15.5cm15.5cm。 注： 用户可根据实际情况调节尺寸。 选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm2.5cm”一一平行文标准， “8.0cm8.0cm”一一上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”B B、选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cM0cM, ,单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”， 字号根据文本框的大小设置成相应字号， 但要尽量充满该文本框，这样，宽为 155mm155mm 高为 20mm20mm 距上 25mmi25mmi 勺红头制作完成。4 4 红线制作首先将“视图”一一“工具栏”一一“绘图”选中， 单击“绘图”工具条的直线工具， 鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的 ShiftShift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.252.25 磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm15.5cm”o o 选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm7cm 一一平行文标准，”13.5cm13.5cm”一一上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5 5 文号制作首行文文号：文号一一三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号一一三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人一一三号仿宋字体；签发人姓名一一三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”一一“符号”一一“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。6 6 主题词制作选择“表格”一一“插入”一一“表格”， 选中表格， 单击鼠标右键一一表格上性一一“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7 7 保存成模板文件单击“文件”一一“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）o o 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”一一“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版1 1 依据模板建立新公文选择“文件”一一“新建”一一“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2 2制作公文正文内容正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标题：二号小标宋字体，居中显示；主送机关：三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正文：三号仿宋字体；成文日期：三号仿宋字体，右空四个字的距离，和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母 OO或“数字 0 0”代替。文号、签发人、主题词：按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。三、用Word制作电子公章1 1 图章轮廓选择“插入-图片自选图形”， 在“绘图”工具栏中选择椭圆， 按下 SfiftSfift 键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为 2 2 磅，颜色为红色,“叠放次序”为“最底层”。2 2编辑文字在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8 8 个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用 CtrlCtrl 键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。3 3插入五角星在“自选图形-星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色， 移动到圆中合适的位置， 然后选中圆、 艺术字、 五角星， 单击鼠标右键， 选择“组合”，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊！但是，用 WordWord 制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正式的行文，则要求公章有防伪功能，别人不能仿制，这时候，我们可以用办公之星来制作可以防伪的电子公章。制作可以防伪的电子公章在办公中， 制作公章就简单得多， 直接在“插入-印章-圆形印章”中即可加入印章。在对话框中设置好印章的参数时，在文本中就可以看到印章的情况。特别的是，软件对生成的印章有对应的数字防伪标识，你还可以给印章设置密码来进行保护，防止非授权的编辑。当要查看印章的真伪或对印章进行修改、 复制时， 可以右击印章， 出现“印章密码”对话框，要求输入正确的密码，同时显示印章的数字防伪标识（在此可以验证印章的真伪）。其实，如果要进行网上发文件，可以先在办公之星中制作出一个标准的电子印章后，复制到WordWord 中，保存后，就可以经常调用了。如何设置文档、文字、图片“不打印”1 1 打开选项2 2 视图-格式标记-（勾选）隐藏文字 3 3 史上最会使用工具的动物4 4 在文档打印任何文字， 或是插入文本框， 在文本框内输入文字。 选择你不想打印的文字，CTRL+DCTRL+D 字体），在效果栏-隐藏文字（勾选-确定）此时你文档的文本是你看得到，但不打印的。