企业档案管理工作培训教材

Page,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,企业档案管理工作,Monica 2011-02-20,*公司,2024/11/28,企业档案管理的必要性,02,认知企业档案管理,01,公司档案管理制度简介,03,目 录,Page,2,档案及企业档案,电子文件及电子档案,企业档案构成类型,企业档案业务流程及方式,认识企业档案管理,Page,3,档案,是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史纪录。,档案工作基本术语,档案&企业档案,企业档案,是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。,企业档案工作规范,Page,4,电子文件&电子档案,电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。,电子文件管理暂行办法,Page,5,电子文件&电子档案,电子,档案,是,具有保存价值的归档电子文件和相应元数据、背景信息和支持软件,。,企业档案工作规范,Page,6,企业档案构成类型,Page,7,企业档案业务流程及方式,Page,8,企业档案管理的必要性,02,认知企业档案管理,01,公司档案管理制度简介,03,目 录,Page,9,良好的,档,档案管,理,理的作,用,用,档案管,理,理的意,义,义,档案管,理,理对企,业,业的价,值,值贡献,点,点,企业忽,视,视档案,工,工作可,能,能引发,的,的主要,风,风险,企业档,案,案管理,的,的必要,性,性,Page10,良好的,档,档案管,理,理的作,用,用,良好的,档,档案管,理,理,有助于,企,企业增,加,加技术,和,和知识,储,储备，,促,促进企,业,业保护,好,好知识,产,产权和,商,商业秘,密,密，为,企,企业的,可,可持续,发,发展提,供,供强有,力,力的保,障,障；,有助于,企,企业在,市,市场竞,争,争中增,强,强抵御,风,风险的,能,能力，,并,并在关,键,键时刻,发,发挥档,案,案的依,据,据和凭,证,证作用,，,，维护,企,企业的,经,经济利,益,益和合,法,法权益,；,；,Page11,良好的,档,档案管,理,理的作,用,用,良好的,档,档案管,理,理,（续）,有助于,企,企业构,筑,筑企业,信,信用体,系,系，提,高,高企业,诚,诚信度,，,，树立,企,企业形,象,象；,有助于,企,企业加,强,强自身,文,文化建,设,设，利,用,用丰富,生,生动的,档,档案素,材,材，展,示,示企业,创,创业发,展,展的历,程,程，培,养,养员工,的,的认同,感,感和归,属,属感，,创,创新企,业,业经营,理,理念，,提,提升企,业,业的文,化,化品位,。,。,Page12,档案管,理,理的意,义,义,企业档,案,案,是企业,在,在生产,经,经营和,管,管理等,各,各项活,动,动中直,接,接形成,的,的，对,企,企业发,展,展和国,家,家、社,会,会具有,查,查考和,保,保存价,值,值的各,种,种文字,、,、图表,、,、声像,、,、电子,、,、实物,等,等不同,形,形式的,历,历史记,录,录。是,记,记录和,反,反映企,业,业各项,活,活动和,历,历史面,貌,貌的第,一,一手材,料,料，反,映,映了企,业,业成长,与,与发展,的,的历程,，,，是企,业,业的重,要,要资产,和,和信息,资,资源，,也,也是企,业,业文化,的,的积淀,。,。,Page13,档案管,理,理对企,业,业的价,值,值贡献,点,点,Page14,企业忽,视,视档案,工,工作可,能,能引发,的,的主要,风,风险,企业核,心,心成果,流,流失,企业权,益,益失去,保,保障,企业历,史,史失去,记,记忆,知识资,产,产无法,积,积累,Page15,企业档,案,案管理,的,的必要,性,性,02,认知企,业,业档案,管,管理,01,公司档,案,案管理,制,制度简,介,介,03,目 录,Page16,公司档,案,案管理,类目体,系,系,档案,的移交,归,归档,档案,的利用,企业档,案,案管理,制,制度简,介,介,Page17,公司档,案,案管理,制,制度（,简,简介）,第一章,总,总则,第二章,归,归档,范,范围及,保,保管期,限,限,第三章,归,归档,时,时间及,质,质量要,求,求,第四章,档,档案,的,的整理,第五章,档,档案,室,室的管,理,理,第六章,档,档案,利,利用制,度,度,第七章,档,档案,保,保密制,度,度,第八章,档,档案,人,人员的,岗,岗位职,责,责,Page18,公司档,案,案管理,类目体,系,系,我公司,档,档案类,目,目体系,采,采用两,级,级类目,的,的形式,将,将公司,档,档案分,成,成了6,个,个一级,类,类目，,各,各一级,类,类目下,设,设了总,计,计29,个,个二级,类,类目，,该,该类目,体,体系体,现,现在,归,归档文,件,件类目,、,、归档,范,范围及,保,保管期,限,限表,中,中，档,案的归,档,档、分,类,类整理,工,工作以,此,此表为,依,依据开,展,展。,Page19,公司档,案,案管理,类目体,系,系,（续）,行政人,事,事类,（,XZ,）,经营管,理,理类,（,JY,）,产品科,研,研类,（,CP,）,工程项,目,目类,（,GC,）,图书资,料,料类,（,TS,）,实物档,案,案类,（,SW,）,一级类,目,目,规章制,度,度（01）,公务文,件,件（02）,质量管,理,理（07）,其它文,件,件（08）,空调项,目,目（01）,消防项,目,目（02）,水处理,项,项目（03）,除尘项,目,目（04）,二级类,目,目,法规标,准,准（01）,行政人,事,事（02）,样本资,料,料（05）,其它,二氧化,氯,氯发生,器,器（01）风,电,电润滑,系,系统（02）,矿井救,生,生（03）,荣誉类,（,（01,）,）,纪念品,（,（02,）,）,印信类,（,（03,）,）,归档件,文,类目,（,归档范,围,围,）,Page20,档案,的移交,归,归档,归档程,序,序,（一）,日常,积累,填写,文件,移,移交清,单,单,档案交,接,接,签字确,认,认,分类,整,理,Page21,（二）,档,档案,的移交,归,归档,日常积,累,累,在日常,工,工作中,应,应根据,公,公司档,案,案归档,范,范围，,将,将能反,映,映公司,科,科研、,生,生产、,经,经营、,管,管理等,活,活动及,岗,岗位工,作,作真实,情,情况的,、,、对将,来,来工作,具,具有查,考,考利用,价,价值或,指,指导意,义,义的文,件,件资料,按,按照能,体,体现事,务,务发展,规,规律的,顺,顺序集,中,中留存,下,下来。,归档程,序,序,（续1,）,）,（一）,Page22,（二）,档,档案,的移交,归,归档,分类整,理,理,所有归,档,档文件,以,以反映,一,一个完,整,整问题,、,、事件,、,、项目,为,为一件,（,（卷）,进,进行整,理,理，并,根,根据文,件,件的内,容,容参照,档文,件,件材料,范,范围、,保,保管期,限,限表及,分,分类编,号,号方案,进行,一,一级类,目,目和二,级,级类目,（,（年度/产品,型,型号/,项,项目）,的,的归类,。,。,归档程序,（续2）,（一）,Page23,（二）档,案,案,的移交归,档,档,填写文,件,件移交清,单,单,填写文,件,件移交清,单,单的目,的,的是便于,档,档案交接,双,双方确认,交,交接文件,的,的内容、,数,数量以明,确,确档案管,理,理责任，,因,因此移交,人,人应根据,文,文件内容,详,详细填写,文,文件移交,清,清单。,归档程序,（续3）,（一）,Page24,（二）档,案,案,的移交归,档,档,填写文,件,件移交清,单,单,（续1）,归档程序,（续3）,（一）,（建,设,设单位,：,：项,目,目名称,）,）,电 子,文,文 件,移,移 交,清,清 单,移交部门,：,：,（,建,建,设,设单位,：,：项,目,目名称,）,）,纸 质,文,文,件,件 移,交,交 清,单,单,移交部门,：,：,Page25,（二）档,案,案,的移交归,档,档,填写文,件,件移交清,单,单,（续2）,归档程序,（续3）,（一）,合 同,文 件,移,移 交,清,清 单,移交部门,：,：,Page26,（二）档,案,案,的移交归,档,档,档案的交,接,接与签收,移交人将,需,需移交的,档,档案文件,（,（纸质、,电,电子版）,连,连同相应,的,的移交清,单,单交档案,管,管理员核,对,对确认无,误,误后再交,交,交接双方,部,部门负责,人,人签字即,完,完成档案,移,移交工作,。,。,归档程序,（续4）,（,1,）,Page27,（二）档,案,案,的移交归,档,档,产品科研,类,类：,在产品鉴,定,定验收后1个月内,归,归档，后,期,期销售推,广,广阶段的,文,文件参照,行,行政人事,类,类文件进,行,行进行收,集,集归档；,工程项目,类,类：,在项目验,收,收后1个,月,月内归档,，,，项目时,间,间较长的,可,可以分项,目,目阶段进,行,行归档，,项,项目交付,使,使用后的,售,售后服务,资,资料参照,行,行政人事,类,类文件进,行,行进行收,集,集归档；,归档时间,（,2,）,Page28,（二）档,案,案,的移交归,档,档,归档时间,（续1）,（,2,）,行政人事,类,类、经营,管,管理类：,在文件材,料,料办结后,的,的次年3,月,月底以前,移,移交到档,案,案室归档,；,；,实物及声,像,像档案：,贵重礼品,和,和奖杯、,奖,奖牌等应,及,及时向档,案,案室登记,造,造册，实,物,物可由部,门,门暂时保,管,管；另外,录,录音、录,像,像、照片,等,等随相关,文,文件材料,一,一同移交,档,档案室,统,统一编号,。,。,Page29,（二）档,案,案,的移交归,档,档,归档时间,（续2）,（,2,）,其它文件,参加会议,文,文件、国,内,内外考察,、,、学习与,培,培训、谈,判,判、技术,交,交流、研,讨,讨会、鉴,定,定会等带,回,回来的各,种,种技术文,件,件材料，,出,出差人员,在,在报销差,旅,旅费之前,将,将文件移,交,交档案室,归,归档；特,殊,殊情况下,，,，对于有,保,保存价值,的,的信函、,电,电传、电,报,报、谈话,备,备忘录等,应,应加盖公,章,章或由经,办,办人签名,后,后归档。,Page30,（二）档,案,案,的移交归,档,档,归档范围,（续3）,（,3,）,以归档,文,文件类目,、,、归档范,围,围及保管,期,期限表,为,为依据，,因,因实际工,作,作内容复,杂,杂多变，,各,各部门需,移,移交的文,件,件范围不,限,限于此表,，,，各部门,应,应本着负,责,责任的态,度,度，将所,有,有有必要,长,长期、永,久,久留存的,对,对公司有,利,利用价值,的,的文件材,料,料主动移,交,交到档案,室,室。,工程项目,类,类档案的,详,详细归档,范,范围参见,建设工,程,程文件归,档,档整理规,范,范（GBT50328-2001）中的,“,“建设工,程,程文件归,档,档范围和,保,保管期限,表,表”,。,Page31,（二）档,案,案,的移交归,档,档,归档质量,要,要求,（,4,）,归档的文,件,件材料必,须,须完整、,准,准确、系,统,统。具有,长,长期保存,价,价值的文,件,件材料的,归,归档率、,完,完整率、,准,准确率应,达,达到100。,归档的文,件,件材料必,须,须准确反,映,映公司各,项,项活动的,真,真实内容,和,和历史过,程,程。,归档的文,件,件材料必,须,须层次分,明,明，符合,形,形成规律,。,。,文字材料,幅,幅面尺寸,规,规格宜为A4，图,纸,纸宜采用,国,国家标准,图,图幅。,P