企业的科学化管理课件

企 业 的 科 学 化 管 理 1 企 业 文 档 的 科 学 化 管 理E-mail: 企 业 的 科 学 化 管 理 2 目 录 如 何 建 立 正 确 的 企 业 档 案 意 识 企 业 公 文 的 写 作 与 处 理 企 业 文 档 科 学 化 管 理 要 点 企 业 文 档 管 理 现 代 化 企 业 的 科 学 化 管 理 3 如 何 建 立 正 确 的 企 业 档 案 意 识意 识 是 人 脑 对 于 客 观 物 质 世 界 的 反 映 ， 是 感 觉 、 思维 等 各 种 心 理 过 程 的 总 和 。档 案 意 识 一 般 泛 指 人 们 对 档 案 现 象 的 感 觉 和 认 识一 、 企 业 档 案 ,是 在 企 业 的 生 命 周 期 中 直 接 形 成 并 保 存 备查 的 企 业 文 件 。1、 企 业 档 案 的 历 史 记 录 性 。2、 企 业 档 案 的 信 息 资 源 性 。3、 企 业 档 案 的 法 律 凭 证 性 。 企 业 的 科 学 化 管 理 4 二 、 现 代 企 业 档 案 意 识 的 创 新 趋 势（ 一 ） 企 业 档 案 意 识 的 个 性 化 趋 势历 史 记 录 国 家 财 富 信 息 工 具 信 息 资 源1、 国 家 档 案 意 识2、 领 导 档 案 意 识3、 民 众 档 案 意 识利 益 第 一 ， 工 具 第 二 ， 发 展 第 三郭沫若题赠档案馆前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。 企 业 的 科 学 化 管 理 5 （ 二 ） 企 业 档 案 意 识 的 法 治 化 趋 势 1、 现 代 企 业 制 度 中 的 产 权 制 度 ， 是 企 业 档 案 意 识 法治 化 的 元 动 力 。 2、 国 家 法 治 化 治 国 方 略 的 确 立 ， 是 企 业 档 案 意 识 法治 化 的 重 要 保 障 。 3、 确 保 企 业 档 案 资 源 的 安 全 与 合 理 利 用 ， 维 护 企 业自 身 利 益 ， 是 企 业 档 案 意 识 法 治 化 的 主 要 目 的 。 4、 确 保 档 案 工 作 人 员 的 工 作 权 力 ， 明 确 其 工 作 职 责 ，是 企 业 档 案 意 识 法 治 化 的 重 要 条 件 企 业 的 科 学 化 管 理 6 （ 三 ） 企 业 档 案 意 识 的 资 源 配 置 化 趋 势1、 把 企 业 档 案 作 为 企 业 重 要 的 信 息 资 源 来 看 待 ， 是 现 代 企业 管 理 进 步 的 必 然 趋 势 。2、 企 业 管 理 的 系 统 化 、 高 速 化 和 准 确 化 要 求 ， 是 开 展 企 业档 案 资 源 配 置 的 主 要 原 因 。3、 计 算 机 技 术 ， 特 别 是 网 络 技 术 的 普 及 和 提 高 ， 为 企 业 档案 资 源 合 理 配 置 的 实 现 供 了 必 要 的 技 术 平 台 。 现实工作中，我们常常会因机构职责不清和信息传递不流畅而导致互相扯皮推诿。 A B C1 2 档 案 部 门 企 业 的 科 学 化 管 理 7 企 业 公 文 的 写 作 与 处 理 一 、 基 本 概 念1、 文 件 的 概 念 文 件 是 人 类 以 文 字 符 号 的 形 式 记 录 和传 达 某 种 意 图 或 活 动 情 况 的 具 有 特 定 体 式的 信 息 材 料 。 公 文 即 公 务 文 件 ， 是 指 机 关 或 以 公 职身 份 的 个 人 在 公 务 活 动 中 形 成 和 处 理 的 文件 。 （ 在 这 里 ， 我 们 所 指 的 文 件 即 公 文 ） 企 业 的 科 学 化 管 理 8 2、 文 件 的 特 点 第 一 ， 文 件 有 法 定 的 作 者 。 第 二 ， 文 件 有 法 定 的 权 威 。 第 三 ， 文 件 有 特 定 的 体 式 。 第 四 ， 文 件 有 特 定 的 处 理 程 序 。3、 文 件 的 作 用 第 一 ， 信 息 的 记 录 ； 第 二 ， 信 息 的 传 播 ； 第 三 ， 信 息 的 存 贮 。 企 业 的 科 学 化 管 理 9 二 .公 文 的 种 类文 件 来 源 和 去 向行 文 关 系性 质 、 作 用保 密 要 求 时 限 要 求 发 文收 文内 部 文 件上 行 文下 行 文平 行 文 法 规 性 文 件指 导 性 文 件通 报 性 文 件记 录 性 文 件保 密 文 件非 密 级 文 件 时 限 文 件非 时 限 文 件 企 业 的 科 学 化 管 理 10 基 本 文 种（ 1） 指 导 性 文 件 ： 决 定 、 决 议 、 计 划 、 规 划 等 。（ 2） 规 章 性 文 件 ： 条 例 、 规 定 、 规 则 、 办 法 、 章程 等 。（ 3） 公 布 性 文 件 ： 公 告 、 通 告 、 布 告 、 启 事 、 通报 、 通 知 、 简 报 等 。（ 4） 请 示 批 复 性 文 件 ： 请 示 、 批 复 、 指 示 等 。（ 5） 函 类 文 件 ： 公 函 等 。（ 6） 报 告 类 文 件 ： 专 题 性 报 告 、 综 合 性 报 告 等 。（ 7） 会 议 类 文 件 ： 开 幕 词 、 讲 话 稿 、 会 议 总 结 、闭 幕 词 、 会 议 记 录 、 会 议 纪 要 、 会 议 议 程 等 。（ 8） 合 同 类 文 件 ： 合 同 书 、 协 议 书 等 。（ 9） 财 务 类 文 件 ： 台 帐 、 报 表 、 凭 证 等 。 企 业 的 科 学 化 管 理 11 三 .公 文 写 作 的 基 本 要 求（ 一 ） 文 件 写 作 的 基 本 要 求 1、 观 点 正 确2、 切 合 实 际 （ 1） 明 确 发 文 目 的 。 （ 2） 掌 握 本 单位 的 具 体 情 况 。 （ 3） 严 格 核 实 材 料 。 3、 正 确 使 用 语 言 文 字 （ 1） 用 词 要 准 确 。 （ 2） 语言 要 简 练 。 （ 3） 语 气 要 适 当 。 （ 4） 避 免 完 全 口 语化 。4、 讲 求 时 效5、 符 合 体 式 要 求6、 注 意 正 确 选 择 文 字 的 字 迹 材 料 和 书 写 材 料 企 业 的 科 学 化 管 理 12 在 实 际 工 作 中 ， 由 于 没 有 准 确 理 解 词 语 的含 义 或 使 用 时 缺 乏 认 真 的 推 敲 ， 而 出 现 词 语 使 用 失当 的 现 象 主 要 有 以 下 几 种 ：A、 词 义 界 限 不 清“ 前 方 道 路 施 工 ， 为 防 止 发 生 人 身 伤 害 ， 天 黑以 后 禁 止 车 辆 、 行 人 通 过 。 ”应 改 为 ： “ 前 方 道 路 施 工 ， 为 防 止 发 生 人 身 伤害 ， 19点 至 次 日 7点 之 间 禁 止 车 辆 、 行 人 通 过 。 ”实 例 : 企 业 的 科 学 化 管 理 13 B、 褒 贬 失 当“ 该 报 告 具 体 介 绍 了 一 个 养 鸡 专 业 户 处 心积 虑 地 学 习 科 学 知 识 发 展 生 产 的 过 程 。 ”应 改 为 ： “ 该 报 告 具 体 介 绍 了 一 个 养 鸡 专业 户 潜 心 学 习 科 学 知 识 发 展 生 产 的 过 程 。 ”C、 文 字 马 虎“ 在 进 行 困 难 补 助 时 ， 各 单 位 要 严 格 按 照四 号 文 件 的 标 准 办 理 。 ”“ 对 六 月 会 议 的 精 神 要 抓 紧 传 达 贯彻 。 ”（ 随 意 省 略 单 位 的 名 称 或 法 定 签 字 人 的 全名 、 职 务 ）D、 语 言 陈 旧（ 贵 局 、 贵 处 、 鄙 人 、 鄙 厂 、 鄙 社 等 ） 企 业 的 科 学 化 管 理 14 某 单 位 给 下 级 单 位 关 于 评 定 职 称 问 题 的 复 函 是 ：“ 最 近 很 多 单 位 来 函 反 映 职 称 评 定 工 作 中 出 现 很 多 问 题 ，这 样 搞 下 去 有 不 少 困 难 ， 希 望 我 们 订 一 个 具 体 点 的 标 准 。 其 实我 们 机 关 内 的 职 称 评 定 工 作 也 有 与 下 面 反 映 的 问 题 类 似 的 情 况 ，现 在 只 好 先 试 着 来 ， 过 一 段 时 间 再 看 看 ， 不 行 就 开 个 会 ， 大 家集 中 起 来 把 各 自 遇 到 的 情 况 都 摆 一 摆 ， 一 块 儿 订 个 具 体 办 法 。所 以 现 在 你 们 也 不 必 太 着 急 ， 着 急 反 而 不 好 办 。 什 么 时 候 开 会 ，定 下 来 告 诉 你 们 就 是 了 。 ”应 改 写 为 ： “ 最 近 收 到 一 些 单 位 的 来 函 ， 反 映 在 职 称 评 定工 作 中 出 现 了 标 准 不 易 掌 握 的 问 题 。 对 此 我 们 正 在 综 合 各 方 面的 情 况 ， 准 备 召 开 专 门 会 议 研 究 解 决 。 希 望 各 单 位 总 结 前 一 阶段 的 职 称 评 定 工 作 ， 广 泛 征 求 意 见 ， 为 会 议 的 召 开 和 解 决 这 一问 题 准 备 材 料 。 会 议 召 开 的 具 体 时 间 、 地 点 另 行 通 知 。 ” 企 业 的 科 学 化 管 理 15 四 .公 文 写 作 的 基 本 步 骤1、 了 解 发 文 背 景 ， 明 确 发 文 目 的具 体 内 容 包 括 ：（ 1） 发 文 对 象（ 2） 发 文 范 围（ 3） 文 种 选 用（ 4） 提 炼 主 题（ 5） 对 收 文 机 关 的 具 体 要 求 企 业 的 科 学 化 管 理 16 2、 调 查 研 究 ， 收 集 材 料3、 拟 写 提 纲 4、 撰 写 正 文（ 1） 突 出 文 件 的 主 题 ： 拟 好 标 题 、 写 好 导 语 、在 内 容 的 布 局 安 排 和 文 字 的 表 述 上 突 出 文 件 的主 题（ 2） 处 理 好 观 点 与 材 料 的 关 系（ 3） 有 关 事 项 要 交 代 清 楚 ： 人 物 、 时 间 、 事件 、 会 议 的 名 称 、 地 点 、 所 引 用 的 文 件 的 名 称等 。 5、 检 查 与 修 改 企 业 的 科 学 化 管 理 17 五 .主 要 文 种 的 写 作 要 点1、 决 定 与 决 议 决 定 与 决 议 是 领 导 机 关 在 工 作 中 对 某 些 问 题 、 行为 、 事 项 所 作 出 的 重 要 决 策 ， 一 般 都 是 带 有 领 导性 、 法 规 性 的 文 件 。要 点 ：标 题 要 求 醒 目 ， 一 般 格 式 为 ： 机 关 （ 会 议 ） 关 于 事 项 （ 问 题 、 行 为 ） 的 决 定 （ 决议 ）文 中 应 标 明 制 发 机 关 或 会 议 的 名 称 、 批 准 或 通 过 的 日 期 。决 定 的 开 头 要 说 明 制 发 决 定 的 根 据 、 目 的 、 意 义 ， 然 后 再 顺序 列 出 决 定 的 具 体 内 容 。 企 业 的 科 学 化 管 理 18 如 果 决 议 是 会 议 讨 论 通 过 的 结 果 ， 则 开 头 应交 代 会 议 的 全 称 ， 如 ： 单 位 （ 地 方 ） 第 届 大 会 第 次 会议 要 阐 明 决 议 产 生 的 背 景 ， 通 过 决 议 的 目 的 和意 义 。 然 后 按 照 会 议 讨 论 形 成 的 意 见 写 明 决 议 的 内 容 。内 容 较 多 是 要 划 分 段 落 并 拟 制 小 标 题 。 语 言 要 简 明 准 确 ， 语 气 肯 定 ， 结 构 层 次 清 楚 。工 作 计 划 属 于 一 种 特 殊 的 具 有 指 导 性 的 文 种 。 一 般可 以 分 为 三 个 部 分 ： 简 短 的 前 言 ， 以 说 明 制 定 计 划 的目 的 和 根 据 ； 提 出 目 标 和 任 务 ； 具 体 列 出 完 成 任 务 的步 骤 、 措 施 和 对 相 关 的 时 间 、 人 力 、 资 源 等 安 排 。 企 业 的 科 学 化 管 理 19 2、 规 章 类 文 件条 例 、 规 则 、 规 定 、 办 法 、 规 章 等 都 是 为 了 在 工 作 或 社 会 活动 中 建 立 正 常 的 秩 序 而 颁 发 的 规 章 类 文 件 。此 类 文 件 一 般 具 有 四 个 基 本 部 分 ： 标 题 、 导 语 、 具 体 条 款 、附 则 。标 题 由 三 个 部 分 组 成 ： 1、 机 关 名 称 2、 文 件 的 主 题 3、 文 种 的 名 称1、 2、 3联 用 ： “ 国 务 院 关 于 进 一 步 扩 大 企 业 自 主 权 的 暂行 规 定 ”2、 3联 用 ： “ 图 书 阅 览 规 则 ”1、 3联 用 ： “ 中 国 档 案 学 会 章 程 ”标 题 之 下 一 般 要 注 明 文 件 被 批 准 、 通 过 、 公 布 的 日 期 ， 必 要时 还 要 注 明 批 准 该 文 件 的 机 关 。 企 业 的 科 学 化 管 理 20 导 语 正 文 的 开 头 部 分 。 一 般 要 求 写 明 制 定 该 文 件的 目 的 、 根 据 或 组 织 的 性 质 、 地 位 、 工 作 任 务 。 这部 分 文 字 有 时 也 可 以 作 为 条 款 的 形 式 列 在 第 一 、 二条 的 位 置 。具 体 条 款 是 正 文 的 主 要 内 容 。 要 求 各 项 条 款 之 间的 界 限 分 明 ， 并 各 自 具 有 相 对 独 立 的 内 容 ， 不 允 许相 互 交 叉 ， 更 不 能 前 后 矛 盾 。附 则 。 其 内 容 包 括 ： 对 违 反 本 规 定 的 行 为 的 处 理 、本 规 定 的 生 效 日 期 、 解 释 权 、 修 改 权 等 附 注 事 项 。有 时 也 可 以 列 成 几 个 条 目 ， 排 在 主 要 条 款 之 后 。 企 业 的 科 学 化 管 理 21 3、 公 布 性 文 件公 布 性 文 件 是 宣 布 某 个 事 项 、 规 定 ， 告 知 收 文 者 某 些 需 要 了解 的 事 宜 或 应 当 周 知 的 要 求 时 所 使 用 的 一 类 文 件 。 包 括 ： 公 告 、 通 告 、 布 告 、 启 示 、通 报 、 通 知 、 简 报 等 具 体 文 种 。公 布 性 文 件 的 结 构 一 般 比 较 灵 活 。 有 时 是 由 标 题 、 正 文 、 时间 等 组 成 ， 此 时 标 题 中 须 含 有 制 发 机 关 的 名 称 、 事 由 、 文 种 的 名 称 。 标 题 下 要 注 明 发文 时 间 或 文 号 。 如 ： 内 蒙 古 自 治 区 政 府 关 于 牧 区 经 济 政 策 问 题 的 公 告 （ 蒙 政 字 1987年 09号 ） 制 发 文 件 的 机 关 事 由 文 种 名 称 有 时 文 件 是 由 文 种 标 题 、 正 文 、 制 发 机 关 、 时 间 等 部 分 组 成 。如 ： 招 聘 启 事- -。 中 国 人 民 大 学 成 人 高 等 教 育 学 院 2003年 8月 10日 企 业 的 科 学 化 管 理 22 公 布 性 文 件 写 作 的 具 体 要 求 ：（ 1） 公 告 。 公 告 一 般 是 较 高 级 别 的 政 府 或 机 关 所 使用 的 文 种 。 要 求 语 言 庄 重 ， 行 文 简 练 。 不 做 细 节性 的 叙 述 和 解 释 。（ 2） 通 告 。 一 般 对 两 个 方 面 有 明 确 的 限 定 ： 一 是 对公 布 的 范 围 有 所 限 定 ； 二 是 其 内 容 必 须 限 定 在 某项 具 体 的 事 件 范 围 内 。 写 作 是 要 求 针 对 问 题 ， 结合 实 际 。（ 3） 布 告 。 布 告 是 一 种 极 为 普 通 的 公 布 性 文 种 ， 使用 的 范 围 较 广 ， 所 公 布 的 内 告 事 项 可 大 可 小 ， 对发 文 机 关 的 级 别 也 没 有 具 体 的 限 定 。 为 了 增 加 宣传 效 果 ， 其 行 文 可 以 活 泼 一 些 。 （ 4） 启 事 。 启 事 是 对 受 文 者 提 出 某 种 具 体 的 要 求 ，并 希 望 得 到 回 音 的 一 种 公 布 性 文 种 。 要 求 对 问 题的 描 述 要 简 洁 、 明 了 ， 相 关 细 节 一 定 要 交 代 清 楚 。版 面 可 以 活 泼 一 些 。 企 业 的 科 学 化 管 理 23 （ 5） 通 报 。 一 般 用 于 或 表 彰 或 批 评 的 文 件 种 类 。 要 求 语 言严 肃 、 实 事 求 是 ， 不 夸 大 其 词 ， 所 通 报 的 内 容 要 交 代 清 楚 。（ 6） 通 知 。 通 知 是 一 种 成 份 比 较 复 杂 的 文 种 ， 既 可 以 用 于公 布 性 文 件 ， 也 可 以 在 机 关 内 部 传 递 ； 既 可 以 是 下 行 文 ，也 可 以 是 平 行 文 。 （ 但 不 能 用 于 上 行 文 ） 对 通 知 的 要 求 类似 对 布 告 的 要 求 ， 一 般 没 有 什 么 限 定 。 各 机 关 凡 属 要 周 知 、传 递 的 意 向 或 事 宜 ， 均 可 以 使 用 这 一 文 种 。 （ 7） 简 报 。 简 报 是 机 关 之 间 专 门 用 来 交 流 情 况 ， 反 映 问题 所 使 用 的 文 种 。 简 报 可 以 作 为 上 行 文 、 下 行 文 、 平 行 文等 各 类 文 件 的 具 体 形 式 。 根 据 其 内 容 可 以 分 为 综 合 简 报 、专 题 简 报 、 会 议 简 报 等 。 简 报 一 般 具 有 期 数 ， 应 连 续 编 号 。简 报 不 具 有 法 律 法 规 的 作 用 ， 仅 提 供 参 考 作 用 。 由 于 公 布 性 文 件 常 常 以 报 刊 、 张 贴 等 形 式 与 公 众 直 接 见 面 ， 因 此 这 类 文 件 的 语 言 要 通 俗 ， 句 子 宜 短 不 宜 长 ， 使 其 易 读 、 易 懂 、 易 记 。 企 业 的 科 学 化 管 理 24 4、 请 示 、 批 复 类 文 件 请 示 就 是 请 求 上 级 给 予 指 示 、 批 示 的 意思 。 一 般 下 级 机 关 在 工 作 中 产 生 了 问 题 ，或 遇 到 不 便 自 行 决 断 而 必 须 请 求 上 级 机 关予 以 明 示 的 情 况 ， 都 采 用 请 示 文 种 。 请 示的 写 作 须 注 意 ： 主 题 明 确 ； 理 由 详 尽 ； 要求 具 体 ； 一 文 一 事 。 批 复 就 是 对 请 示 的 答 复 。 批 复 的 写 作 一般 分 为 分 析 和 决 断 两 个 步 骤 。 在 拟 写 批 复时 ， 要 注 意 说 明 所 针 对 的 请 示 文 号 ， 如 遇请 示 中 带 有 普 遍 性 的 问 题 ， 可 以 将 其 批 复抄 发 所 属 单 位 ， 以 避 免 下 级 重 复 请 示 。 企 业 的 科 学 化 管 理 25 6、 报 告报 告 一 般 可 以 分 为 两 类 ： 一 类 是 针 对 某 一 问 题 或 某 项 工 作所 撰 写 的 专 题 报 告 ， 另 一 类 是 针 对 某 一 阶 段 内 全 面 工 作 情况 的 综 合 报 告 。 报 告 的 结 构 可 以 分 为 四 个 部 分 ： 对 情 况 的概 括 性 介 绍 ； 总 结 经 验 和 体 会 ； 检 查 工 作 中 的 不 足 及 其 对原 因 的 分 析 ； 对 今 后 工 作 的 设 想 （ 结 尾 ） 。撰 写 报 告 的 要 求 是 ： 实 事 求 是 、 突 出 重 点 、 归 纳 本 质 （ 规律 ） 。 7、 合 同 类 文 件合 同 类 文 件 的 标 题 结 构 是 ： 双 方 单 位 的 名 称 事 由 合 同 书 （ 协 议 书 ） 合 同 类 文 件 一 般 包 括 两 个 部 分 ： 一 是 正 文 ， 二 是 签 署 手续 。 （ 必 要 时 要 履 行 公 证 手 续 ） 撰 写 时 应 注 意 ： 合 法 ； 详 尽 ； 严 谨 。 企 业 的 科 学 化 管 理 26 六 .公 文 处 理 的 程 序 与 工 作 要 点 企 业 的 科 学 化 管 理 27 企 业 的 科 学 化 管 理 28 企 业 的 科 学 化 管 理 29 文 件 处 理 的 工 作 要 点 1、 1、 收 发 文 登 记 2、 阅 办 ： 分 办 、 拟 办 、 批 办 、 传 阅 、 承 办 。 3、 发 文 ： （ 1） 制 文 ： 拟 稿 、 核 稿 、 签 发 。 （ 2） 制 发 ： 缮 印 、 校 对 、 钤 印 、 封 发 、 注 办 、 传 递 。 4、 催 办 和 查 办 5、 保 管 与 利 用 ： 文 件 的 积 累 、 文 件 的 清 退 、 文 件 的 利 用 。 企 业 的 科 学 化 管 理 30 企 业 文 档 科 学 化 管 理 要 点 企 业 的 科 学 化 管 理 31 制 度 与 规 范 文 件 形 成 管 理管 理 体 制 设 计 价 值 鉴 定 归 档 管 理利 用 与 安 全 管 理 实 体 分 类信 息 分 类企 业 文 档管 理 体 系自 动 化 管 理 系 统一 、 企 业 文 件 档 案 管 理 体 系 建 设 企 业 的 科 学 化 管 理 32 企 业 文 件 档 案 工 作 体 制 结 构文 件 档 案 管 理 委 员 会主 管 部 门 或 企 业 档 案 中 心 档 案 部 门 或 岗 位信 息 管 理 部 门 职能部门及下属机构 企 业 的 科 学 化 管 理 33 管 理 体 制1、 集 中 式 综 合 档 案 部 门 内 部 机 构内 部 机 构 内 部 机 构领 导这 种 方 式 起 源 于 80年 代 后 期 ，在 企 业 升 级 工 作 中 被 认 定 为 最理 想 的 企 业 文 档 管 理 模 式 。 其优 点 是 全 部 档 案 资 源 由 一 个 档案 部 门 掌 控 ， 便 于 安 全 管 理 和集 中 开 发 利 用 。 不 足 之 处 是 实体 的 过 于 集 中 ， 极 大 地 削 弱 了文 件 现 实 作 用 的 有 效 发 挥 ， 不能 很 好 地 为 企 业 高 速 运 转 服 务 。 企 业 的 科 学 化 管 理 34 2、 分 散 式 综 合 办 公 部 门文 书 档 案 室 （ 员 ） 财 务 部 门财 会 档 案 室 （ 员 ） 人 事 部 门人 事 档 案 室 （ 员 ） 技 术 档 案 室 （ 员 ）科 研 生 产 部 门基 本 建 设 部 门设 备 部 门 基 建 档 案 室 （ 员 ）设 备 档 案 室 （ 员 ） 领 导 企 业 的 科 学 化 管 理 35 3、 集 中 与 分 散 结 合 式管 理 、 指 导 关 系信 息 交 流 关 系 档 案 管 理 部 门中 间 性 文 件 中 心 领 导各 机 构 员 工 企 业 的 科 学 化 管 理 36初始级Initial事务型经验型价值型 特征 C 成熟度 M一致型持续型 可重复级Repeatable 优化级Optimizing已管理级Managed已定义级Defined 价值 V1 2 3 4 51、 一 般 事 务性 工 作 。2、 兼 职 管 理状 态 。3、 文 档 留 存比 较 随 意 ，有 存 无 取 状态 明 显 。4、 无 制 度 ，无 工 作 流 程 1、 专 门 性 工作 。2、 专 人 专 岗 ，经 验 式 管 理 。3、 有 基 本 归档 要 求 。4、 文 档 留 存界 限 不 清 晰 1、 专 业 性 工作 。2、 专 家 式 管理 ， 已 建 立管 理 标 准 。3、 归 档 范 围及 归 档 要 求精 细 化 、 流程 化 。4、 基 本 利 用 1、 职 能 性 资源 管 理 工 作 。2、 全 员 式 、全 过 程 管 理 。3、 管 理 要 求纳 入 企 业 标准 。 人 依 附于 事4、 能 动 服 务 1、 全 过 程 资源 自 动 配 置 。2、 管 理 体 系可 自 动 创 新 。3、 全 方 位 服务 ， 深 度 开 发 。4、 历 史 留 存与 资 源 管 理 职业 化 。企 业 文 件 档 案 管 理 体 系 成 熟 度 评 价 企 业 的 科 学 化 管 理 37 二、企业数据清理计 划 调 研 关 联 整 合 责 任文 档 数 据 的 实 际 状 况 ,是 相 关 管 理 工 作 顺 利 开 展 的基 础 .任 何 一 种 管 理 体 制 或 管 理 手 段 的 运 行 ,都 必须 建 立 在 数 据 清 理 的 基 础 之 上 .数 据 清 理 工 作 必 须由 文 档 管 理 者 通 过 详 细 认 真 地 调 研 和 科 学 系 统 地分 析 予 以 实 现 . 企 业 的 科 学 化 管 理 38 企 业 基 础 数 据 清 理 的 工 作 程 序开 始 （ 针 对 具 体 岗 位 ）文 件 类 型 及 属 性 认 定 符 合 5 汇 总上 报符 合 1、 2、 3、4并 完 成 6部 门 确 认 分 类 汇 总 ，列 入 归 档 预 备 范 围 档 案 部 门 整 体 协 调 确认 ， 明 确 归 档 责 任正 式 列 入归 档 范 围 不 予 确 认确 认 1、 是 否 岗 位 发 文2、 是 否 岗 位 办 理3、 是 否 岗 位 接 收4、 是 否 不 可 或 缺5、 是 否 完 全 不 需 要6、 是 否 部 门 核 心 数 据 企 业 的 科 学 化 管 理 39 1、 清 理 基 础 数 据 是 一 项 细 致 而 繁 杂 的 工 作 ， 但 任 何企 业 谁 也 不 可 能 绕 开 这 个 环 节 而 达 成 对 信 息 资 源 的有 效 控 制 。2、 清 理 基 础 数 据 ， 就 是 将 企 业 各 项 工 作 、 各 个 部 门 、各 个 岗 位 产 生 、 处 理 、 发 出 的 所 有 信 息 （ 包 括 文 件 、图 纸 、 程 序 、 报 表 、 单 据 ， 以 及 其 他 载 体 或 数 字 格式 的 文 档 等 ， 进 行 系 统 化 ， 从 而 使 企 业 各 类 信 息 类有 所 依 ， 运 行 线 路 清 晰 ， 相 关 责 任 明 确 。3、 清 理 基 础 数 据 必 须 要 对 企 业 的 机 构 设 置 、 岗 位 设置 、 主 要 工 作 流 程 进 行 了 解 ， 并 在 此 基 础 上 对 数 据状 况 进 行 分 类 和 分 析 ， 目 的 是 寻 找 出 主 体 数 据 和 主要 信 息 流 动 线 路 ， 为 信 息 资 源 配 置 提 供 依 据 。 企 业 的 科 学 化 管 理 40 管 理 行 政 管 理 文 件 总 经 理 工作 部 董 事 会 会议 纪 要 董 事 会 秘书 部 门 经 理 纸 质 是管 理 经 营 管 理 文 件 总 经 理 工作 部 企 业 年 度计 划 总 经 理 部 门 经 理 纸 质 ， 电子 版 是管 理 经 营 管 理 单 据 商 务 部 出 货 单 部 门 经 理 项 目 经 理 纸 质 ， 电子 版 否业 务 产 品 类 手 册 生 产 部 毛 绒 电 着处 理 工 艺手 册 部 门 经 理 项 目 工 程师 纸 质 是管 理 人 力 资 源管 理 表 格 生 产 部 个 人 绩 效评 核 表 部 门 经 理 班 组 长 纸 质 否辅 助 设 备 类 单 据 生 产 部 设 备 保 养维 护 申 请 单 部 门 经 理 工 程 师 纸 质 ， 电子 版 否辅 助 生 活 服 务 声 像 材 料 工 会 元 旦 晚 会录 像 主 席 文 艺 部 负责 人 磁 带 ， 光盘 是财 务 台 帐 帐 簿 财 务 部 年 度 结 算记 帐 单 部 门 经 理 会 计 纸 质 是 部 门 数 据 名 称 负 责 人 责 任 人 载 体 类 型 是 否 档 案大 类 二 级 类 数 据 形 式企 业 基 础 数 据 清 理 总 汇 表 （ 举 例 ） 企 业 的 科 学 化 管 理 41 数 据 清 理 的 方 法 基 础 数 据 清 理 一 般 采 用 调 研 统 计 的 方 法 进 行 。 首 先 ， 对 一 个 具 体 的 部 门 及 其 其 中 每 个 岗 位 进 行 问 卷 调 查 ，主 要 提 问 五 个 问 题 ： 1、 在 你 的 工 作 中 ， 收 到 什 么 信 息 ？ 2、在 你 的 工 作 中 ， 处 理 什 么 信 息 ？ 3、 在 你 的 工 作 中 ， 发 出什 么 信 息 ？ 发 给 什 么 部 门 或 岗 位 ？ 4、 在 你 的 工 作 中 ， 你最 离 不 开 （ 或 常 用 ） 的 信 息 是 什 么 ？ 5、 在 你 的 工 作 中 ，你 认 为 最 不 需 要 的 信 息 是 什 么 ？ 在 每 个 岗 位 的 答 案 收 集 齐 全 后 ， 通 过 对 岗 位 与 岗 位 之 间 信息 互 动 状 况 的 了 解 ， 可 以 发 现 本 部 门 的 重 要 信 息 内 容 ， 特别 要 寻 找 出 本 部 门 需 要 负 责 的 信 息 。 对 于 无 意 义 信 息 应 向 有 关 领 导 汇 报 ， 并 建 议 其 进 一 步 查 清这 种 信 息 是 否 可 以 清 除 。 企 业 的 科 学 化 管 理 42 数 据 互 动 规 律 数 据 互 动 反 映 了 某 种 工 作 的 开 展 状 况 。 在 清 理 基 础 数 据 时 ，发 现 数 据 互 动 的 规 律 性 ， 对 于 分 析 数 据 价 值 ， 理 顺 数 据 运行 关 系 ， 高 效 率 地 开 展 信 息 资 源 的 配 置 ， 具 有 重 要 意 义 。 当 一 种 必 要 的 数 据 产 生 并 发 出 后 ,它 必 然 会 对 接 收 者 产 生作 用 或 意 义 。 所 有 接 收 该 数 据 信 息 的 部 门 或 岗 位 ,会 由 于其 既 定 的 职 责 对 该 数 据 信 息 进 行 处 理 ,并 在 处 理 过 程 中 产生 其 他 相 关 的 数 据 。 由 此 可 见 ， 企 业 的 各 项 工 作 ， 其 实 就是 围 绕 着 各 种 类 型 的 数 据 所 开 展 的 一 系 列 活 动 。 我 们 跟 踪某 一 具 体 数 据 的 形 成 、 传 递 、 处 理 、 归 档 等 运 动 过 程 ， 就可 以 发 现 该 数 据 的 运 动 特 征 ， 以 及 由 这 种 运 动 所 产 生 的 影响 的 规 律 性 。 这 就 是 所 谓 的 数 据 互 动 规 律 。 一 般 来 说 ,分 析 一 个 企 业 的 各 种 数 据 的 互 动 规 律 是 一 个 复杂 的 系 统 工 程 ， 我 们 可 以 采 用 图 视 的 方 式 进 行 直 观 示 意 。 企 业 的 科 学 化 管 理 43工 作 联 络 单 商 务 部 文 控 中 心 财 务研 发 部人力资源 实 验 室仓 务 部 业 务 员 业 绩考 核 客 户产 品 报 价 （ 经 理 ） 、 生 产 订 单 （ 客 户 订 单 、 绒 布 订 单 、绒 布 样 品 订 单 、 E-mail、 投 诉 报 告 、 客 户 出 货 明 细 表 ）打 样 单 、 提 货 通 知 单 、 行政总务商 务 部 程 序 文 件 、 公 司 通 知 文 件 、 生 产 会 议 及厂 部 例 会 纪 录 文 件外厂 外 发 加 工 单 生产部 试 验 产品 通 知 单、 打 样 单 客 户 订 购 合 同 及 查 询 价 、 客 户 每 月 开 票 资 料 、 传 真 、 客 户 确 认 样 、 客 户信 息 反 馈 及 投 诉 、 传 真 客 户 调 价 单 、 调 查 表 、保 卫 处 总 经 理 Q:行 政 总 务 部 门 和 文 控 中 心 部 门 通 商 务 部 之 间 的业 务 、 行 政 管 理 往 来 的 具 体 情 况 是 怎 么 样 的 ？ （待 对 这 两 个 部 门 进 行 了 调 研 之 后 确 定 ） 来 料 加 工 物 料 送 货 单 出 门 证 客 户 汇 款 单 、 客 户 每 月 开 票 资 料 、 客 户 资 料对 账 单 （ 每 月 应 收 货 款 对 账 单 ）归 档公 司 程 序 文 件 绒 布 各 类 花 型 图 纸工 作 任 务 通 知 单 、 打 样 单试 验 通 知 单 绒 毛 生 产 交 期 回 复 单 、 生 产 计 划 报 表 、 生 产 留 样入 仓 单 (绒 布 每 日 入 仓 单 、 绒 布 每 日 入 仓 记 录 )生 产 订 单 、 纠 正 及预 防 措 施 单 企 业 的 科 学 化 管 理 44 数 据 清 理 工 具 的 设 计 与 使 用 目 前 手 工 进 行 数 据 清 理 的 工 具 主 要 有 以 下 四 种 :1、 数 据 状况 问 卷 ； 2、 数 据 运 动 状 况 示 意 图 ； 3、 数 据 汇 总 表 ;4、 数字 化 转 移 工 作 流 程 示 意 图 。XX有 限 公 司 文 件 清 理 工 作 问 卷时 间 ： 部 门 ： 答 卷 人 ： 项 目 组 成 员 ：（ 说 明 ： 非 常 感 谢 您 在 百 忙 之 余 接 受 我 们 的 问 卷 调 查 ！ 该 问 卷 是 针 对 企 业 各 岗 位 形成 和 处 理 各 类 文 件 、 数 据 、 报 表 、 图 纸 等 信 息 材 料 的 实 际 状 况 进 行 填 写 的 。 请 您根 据 实 际 工 作 的 真 实 情 况 认 真 填 写 ， 填 写 时 应 写 出 具 体 文 件 名 称 。 ）您 的 岗 位 是 ：您 在 日 常 工 作 中 ， 主 要 收 到 的 文 件 （ 单 据 ） 是 ： （ 请 注 明 文 件 来 源 部 门 或 岗 位 ） 您 在 日 常 工 作 中 ， 主 要 办 理 的 文 件 （ 单 据 ） 是 ：您 在 日 常 工 作 中 ， 主 要 发 出 的 文 件 （ 单 据 ） 是 ： （ 请 注 明 文 件 接 收 部 门 或 岗 位 ）您 在 日 常 工 作 中 ， 内 部 产 生 使 用 的 文 件 （ 资 料 ） 有 哪 些 ？6、 您 在 日 常 工 作 中 ， 接 触 最 密 切 的 部 门 （ 岗 位 ） 是 哪 些 ？7、 在 您 的 岗 位 职 责 中 ， 最 不 能 缺 少 的 文 件 是 ：8、 在 您 的 岗 位 职 责 中 ， 最 不 需 要 的 文 件 是 ：9、 您 对 目 前 企 业 文 件 管 理 有 什 么 意 见 ？ 企 业 的 科 学 化 管 理 45公 司 外 部 各 部 门总经办 部 门 报 告 、 各 部 门 的 统 计 报 表 、书 刊 资 料 、 奖 状 /证 书 、 总 经 理 审 阅 的 相 关 文 件涉 及 公 司 的 相 关 信 息 文 件 及 宣 传 单 章涉 及 公 司 的 相 关 通 知 类 文 件 工 作 计 划 、 通 知 、 授 权 书 、 会 议 通 知 、 反 馈 各 部 门 文 件总 经 办 办 理 的 文 件 ：通 知 、 会 议 记 录 、 人 事 任 命 、 工 作 计 划 、 外 部 管 理 文 件 、 会 议 通 知 、 企 业 建 设 文 件 、 授 权 书 、 例 会 的 会 议 记 录 、 部 门 文 件 数 据 运 动 状 况 示 意 图 企 业 的 科 学 化 管 理 46 总经办文件清理表岗 位 /答 卷 人 收 到 的 文 件 办 理 的 文 件 发 出 的 文 件 来 源 去 向总 经 理 /陈 总 部 门 报 告 各 部 门 书 刊 资 料 公 司 外 部 奖 状 、 证 书 工 艺 配 方 、 图 纸 等 重 要 工 作 通 知 董 事 会 、 总 经 理 办 公会 、 生 产 会 议纪 录 人 事 任 命 工 作 计 划 外 来 文 件 重 要 会 议 通 知 厂 区 建 设 规 划 文 件 企 业 的 科 学 化 管 理 47 档 案 数 字 化 加 工 的 技 术 流 程 企 业 的 科 学 化 管 理 48 三 、 企 业 文 档 工 作 的 具 体 实 务 1、 文 件 的 形 成 、 积 累 与 归 档 文 件 的 形 成 、 积 累 与 归 档 属 于 各 单 位 、 各 部 门 、 各 岗 位 的 基 本 职 责 ,也是 档 案 科 学 管 理 与 有 效 利 用 的 前 提 条 件 .档 案 部 门 有 权 对 这 项 工 作 进行 监 督 、 指 导 和 检 查 .主 要 建 立 和 落 实 三 项 制 度 : 收 发 文 登 记 制 度 Aa b1 2 3下 行 文上 行 文 平 行 文间 接 上 下 行 文 企 业 的 科 学 化 管 理 49 序 号 文 件 名 称 来 源 时 间 签 收 人 办 理 注 释收 文 登 记 表序 号 文 件 名 称 去 向 时 间 发 送 者 备 注发 文 登 记 表 企 业 的 科 学 化 管 理 50员 工 文 件 积 累 袋 档 案文 件 积 累 :人 人 有 责 ,时 时 有 活 儿 ,件 件 登 记 ,年 年 整 理 . 文 件 积 累 制 度 (针 对 自 身 所 产 生 的 文 件 ) 企 业 的 科 学 化 管 理 51 文 件 归 档 制 度归 档 范 围 :确定 文 件 的 价值 ,决 定 文 件是 否 向 档 案转 化 .(需 要制 作 ) 制 度 核 心 归 档 时 间 :根据 企 业 活 动的 特 点 ,确 定文 件 何 时 归档 .技 术 保 障 归 档 要 求 :明确 便 于 长 远和 安 全 地 保存 档 案 所 必要 的 措 施 .技 术 条 件 归 档 份 数 :根据 归 档 文 件的 重 要 性 ,确定 原 件 与 复制 件 的 数 量关 系 .利 用 保 障 归 档 手 续 :明确 归 档 文 件的 移 交 事 宜 .责 任 保 障 企 业 的 科 学 化 管 理 52 立 卷 案 卷 :是 指 一 组 具 有 有 机 联 系 的 ,价 值 、 密 级 基本 相 同 的 ,便 于 存 取 的 企 业 文 件 的 最 小 组 合 .封 面卷 内 目 录归 档 文 件备 考 表 组 织 案 卷 的 要 领 :1.分 析 文 件 之 间 的 最 小有 机 联 系 ,确 定 卷 内 文 件的 数 量 .2.将 相 关 文 件 集 中 到 卷盒 内 ,重 新 编 页 号 .(装 订或 不 装 订 ) 3.根 据 要 求 填 写 卷 内 目录 、 封 面 和 备 考 表 . 企 业 的 科 学 化 管 理 53 归 档 的 文 件 可 以 立 卷 .保 存 。 立 卷 工 作 的 主 要 内 容是 分 析 归 档 文 件 之 间 的 有 机 联 系 ,并 按 照 便 于 存 取的 原 则 和 其 他 立 卷 要 求 将 文 件 顺 序 装 入 装 具 内 .立 卷 页 号卷 内 目 录 备 考 表封 面 存址号内容特征形式特征 企 业 的 科 学 化 管 理 54 四 、 档 案 的 分 类 档 案 分 类 是 指 根 据 档 案 的 内 容 性 质 、 形 成 规 律 及 相 互联 系 ， 遵 循 统 一 的 原 则 和 要 求 ， 采 用 科 学 、 适 用 的 方 法 ，对 档 案 进 行 分 门 别 类 ， 从 而 使 库 藏 全 部 档 案 成 为 一 个 条 理化 的 具 有 一 定 从 属 关 系 和 平 行 关 系 的 库 藏 系 统 。 (来 源 原则 、 三 个 要 求 、 常 用 分 类 法 、 档 号 ) 分 类 的 程 序 :设 计分 类 方 案 划 分全 宗 划 分大 类 划 分属 类 给 定编 号 企 业 的 科 学 化 管 理 55 企 业 档 案 分 类 方 案 (示 意 图 ) 一 类 二 类 三 类 四 类 其 他 类A B C D 1 2 3 4 类 列 类系 企 业 的 科 学 化 管 理 56 常 用 的 分 类 方 法 : 职 能 分 类 时 间 分 类 作 者 分 类 专 题 分 类 项 目 分 类 型 号 分 类 区 域 分 类 外 形 分 类 职 能 分 类 方 法 适 用 于 一级 类 目 的 区 分 ; 其 他 分 类 方 法 则 适 用 于二 级 以 下 类 目 的 划 分 . 企 业 的 科 学 化 管 理 57 企 业 档 案 管 理 规 范 DA/T 42 2009 关 于 企 业 档 案 一 级 类 目 和 二 级 类 目 的 划 分 ：1 经 营 管 理 类 1 经 营 决 策2 生 产 经 营 计 划 3 统 计 工 作 4 财 务 管 理 5 资 产 管 理 6 物 资 管 理 7 产 品 销 售 8 合 同 管 理 9 信 用 管 理 10 知 识 产 权 管 理 企 业 的 科 学 化 管 理 58 2 生 产 管 理 类 1 生 产 调 度 2 质 量 管 理 3 能 源 管 理 4 安 全 生 产 5 科 技 管 理 6 环 境 保 护 7 计 量 工 作 8 标 准 化 工 作 9 档 案 和 信 息 工 作 企 业 的 科 学 化 管 理 59 3 行 政 管 理 类 1 行 政 事 务 2 安 全 保 卫 工 作 3 法 律 事 务 4 审 计 稽 查 工 作 5 劳 动 人 事 与 人 力 资 源 管 理 6 教 育 培 训 工 作 7 外 事 工 作 89 企 业 的 科 学 化 管 理 60 4 党 群 管 理 类 1 党 务 工 作 2 组 织 工 作 3 宣 传 统 战 工 作 4 纪 检 与 监 察 工 作 5 工 会 工 作 6 共 青 团 工 作 78910 企 业 的 科 学 化 管 理 61 5 产 品 生 产 类 1 计 划 决 策 阶 段 2 设 计 阶 段 3 试 制 阶 段 4 生 产 阶 段 5 评 优 阶 段 6 认 证 阶 段 78910 企 业 的 科 学 化 管 理 62 6 科 研 开 发 类 1 研 究 准 备 阶 段 2 研 究 试 验 与 开 发 阶 段 3 总 结 鉴 定 验 收 阶 段 4 成 果 申 报 阶 段 5 推 广 应 用 阶 段 678910 企 业 的 科 学 化 管 理 63 7 项 目 建 设 类 1 综 合 2 项 目 准 备 阶 段 3 项 目 建 设 阶 段 4 项 目 竣 工 验 收 5 项 目 运 行 维 护 与 更 新 改 造 678910 企 业 的 科 学 化 管 理 64 8 设 备 仪 器 类 1 综 合 2 单 台 （ 套 ） 设 备 仪 器 3 45678910 企 业 的 科 学 化 管 理 65 9 会 计 业 务 类 1 会 计 凭 证 类 2 会 计 账 簿 类 3 财 务 报 告 类 4 其 他 类 5678910 企 业 的 科 学 化 管 理 66 10 职 工 管 理 类 1 在 岗 职 工 2 退 休 职 工 3 离 岗 职 工 4 死 亡 职 工 5678910 企 业 的 科 学 化 管 理 67 五 、 企 业 文 档 的 价 值 认 定 企 业 所 保 存 的 文 档 资 料 ,由 于 其 作 用 的 范 围 和 作 用 的 程 度不 同 ,所 以 对 其 价 值 确 定 也 不 能 相 同 .针 对 公 司 的 具 体 情况 ,建 议 从 以 下 几 个 方 面 入 手 开 展 这 项 工 作 : 1.不 赞 同 采 用 三 级 保 管 期 限 制 ,改 为 :是 档 案 的 ,一 律 长 期保 存 ;是 一 般 资 料 的 ,一 律 在 保 存 两 年 后 销 毁 .(有 长 期 参考 价 值 的 图 书 期 刊 标 准 等 文 献 例 外 ) 2.是 否 成 为 公 司 的 档 案 ,应 坚 持 以 下 几 个 标 准 :A.是 否 具有 法 律 依 据 性 ;B.是 否 属 于 公 司 大 事 ;C.是 否 具 有 通 用 性或 示 范 性 ;D.是 否 属 于 专 利 . 3.应 当 将 上 述 标 准 落 实 在 归 档 范 围 上 ,凡 是 列 入 归 档 范 围的 文 件 ,均 作 为 公 司 档 案 处 理 . 4.公 司 档 案 应 坚 持 少 而 精 的 原 则 . 5.不 属 于 归 档 范 围 的 文 件 或 资 料 ,可 以 仅 保 存 电 子 文 本 , 不 必 保 存 纸 本 . 企 业 的 科 学 化 管 理 68 国 家 关 于 企 业 档 案 鉴 定 工 作 的 规 定 ： 企 业 应 成 立 由 主 管 领 导 、 职 能 部 门 、 专 业 技 术 人 员 和 档案 人 员 组 成 的 档 案 鉴 定 委 员 会 （ 或 小 组 ） ， 负 责 确 定 文件 保 管 期 限 和 保 管 期 限 到 期 档 案 提 出 鉴 定 意 见 。 档 案 保 管 期 限 应 根 据 文 件 对 企 业 、 国 家 和 社 会 现 实 和 今后 工 作 的 查 考 、 凭 证 以 及 历 史 研 究 的 价 值 确 定 。 档 案 保 管 期 限 一 般 分 为 永 久 和 定 期 两 种 。 会 计 档 案 的 保管 期 限 执 行 会 计 档 案 管 理 办 法 。 永 久 保 管 档 案 。 凡 是 反 映 本 企 业 主 要 职 能 活 动 和 历 史 面貌 ， 对 本 企 业 、 国 家 和 社 会 有 长 远 利 用 价 值 的 文 件 ， 列为 永 久 保 管 。 定 期 保 管 档 案 。 凡 是 反 映 本 企 业 一 般 工 作 活 动 ， 在 一 定时 间 对 本 企 业 各 项 工 作 有 参 考 利 用 价 值 的 文 件 ， 列 为 定期 保 管 。 定 期 保 管 档 案 的 年 限 可 根 据 其 参 考 利 用 价 值 分为 30年 和 10年 两 档 。 企 业 应 定 期 对 已 到 保 管 期 限 的 档 案 进 行 鉴 定 。 经 档 案 鉴定 委 员 会 鉴 定 ， 仍 需 继 续 保 存 的 档 案 应 重 新 划 定 保 管 期限 ； 对 保 管 期 满 确 无 保 存 价 值 的 档 案 应 登 记 造 册 ， 填 写 销 毁 清 册 ， 经 企 业 法 定 代 表 人 批 准 后 进 行 监 督 销 毁 。 销毁 清 册 永 久 保 存 。 企 业 的 科 学 化 管 理 69 六 、 文 档 的 排 放 与 库 房 管 理 收 集 入 库 的 文 档 资 料 ,应 该 按 照 一 定 的 排 列 规 律 统 一进 行 排 放 .具 体 方 法 有 以 下 几 种 : 1.大 流 水 排 放 .即 按 照