学校程序文件.doc

文件版本：A/0受控状态：分 发 号： 邯 郸 职 业 技 术 学 院程 序 文 件 汇 编依据GB/T19001-2000及本院质量手册编制编号：HDZJ/CX-2006编制：审批： 6年 8月 2 5日 发 布 6年 9 月 1 日 实 施程序文件汇编目录序号名 称编 号对应条款文件载体页码01目录102程序文件更改记录203文件控制程序HDZJ/CX-4.2.3-20064.2.3电子/纸质304记录控制程序HDZJ /CX-4.2.4-20064.2.4电子/纸质805管理评审控制程序HDZJ /CX-5.6-20065.6电子/纸质1006教师招聘控制程序HDZJ /CX-6.2.2-20066.2.2电子/纸质1307采购控制程序HDZJ /CX-7.4-20066.2.2电子/纸质1608内部审核控制程序HDZJ /CX-8.2.2-20068.2.2电子/纸质1909不合格服务控制程序HDZJ /CX-8.3-20068.3电子/纸质2310改进控制程序（包含纠正和预防措施控制程序）HDZJ /CX-8.5-20068.5电子/纸质25程序文件更改记录序号章节号申请表序号更改日期更 改 人更改方式批 准 人备 注123456789101112131415161718192021222324程 序 文 件 汇 编发布日期：06-12-25 00:00:00 点击次数：859 文件控制程序文件编号：HDZJ/CX-4.2.3-2006版本状态：A/01 目的对与学院质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本，并防止作废文件的非预期使用。2 范围适用于学院与质量管理体系有关的文件控制。3 职责3.1院长负责批准并发布质量手册。3.2管理者代表负责组织学院质量管理体系文件的编写并负责质量手册的审核及程序文件的批准。3.3主管院长负责分管部门工作手册的批准。3.4部门负责人负责本部门工作手册的审核及外来文件的识别。3.4办公室作为全院文件主管理部门，负责全院所有文件的编号，并负责学院行政性公文和外来文件管理及质量管理体系文件的标识、发放、回收、销毁、评审和更改。3.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档。4 工作程序4.1体系文件控制工作流程起草文件更改文件授权部门文件审核授权人/部门文件批准授权人发放办公室执行者使用回收、处理办公室评审、修改申请相关部门文件控制程序文件编号：HDZJ/CX-4.2.3-2006版本状态：A/04.2文件分类及保管4.2.1质量手册和程序文件由办公室备案保存并编制受控文件清单。4.2.2管理性作业文件和技术性作业文件及相关记录由各相关部门自行保管，并编制受控文件清单报办公室备案。4.3文件的编写、审核、批准及发放文件发布前必须得到批准，以确保文件是充分与适宜的。4.3.1质量手册由管理者代表负责组织编写，管理者代表审核，院长批准发布，由办公室负责登记、发放。4.3.2管理性作业文件及技术性作业文件和相关记录由各职能部门组织编写，部门负责人审核，分管院长批准发布，由办公室负责登记、发放。4.3.3为确保在使用处获得适用文件的有效版本、文件的发放、回收由办公室填写文件的发放、回收记录。4.4质量管理体系文件编号4.4.1质量手册编号年代号质量手册代码学院代码HDZJ/ SC - 20064.4.2程序文件编号年代号对应的标准条款号程序文件代码学院代码HDZJ / CX-4.2.3-2006文件控制程序文件编号：HDZJ/CX-4.2.3-2006版本状态：A/04.4.3部门工作手册编号年代号部门代号（办公室）工作手册代码学院代码HDZJ/GZSCBG20064.4.4记录编号顺序号标准条款对应号记录代码JL7.5.1- 01附: 部门代码部门名称办公室学生处人事处招生办设备处团委科研处图书馆保卫处后勤处后勤公司教育处审计监察室代码BGXSRSZSSBTWKYTSBWHQHGJYJJW部门名称教务处经济系机电系建工系管理系文法系计算机系体育系艺术系外语系基础部社科部现代教育技术中心成教处代码JWJJJDJGGLWFJXTYYSWYJCSKJZCJ程 序 文 件 汇 编发布日期：06-12-25 00:00:00 点击次数：860 4.5 文件的受控状态文件分为“受控”和“非受控”两大类。“受控”文件，由文件发放部门列入受控文件清单标明版本和修改状态，并在文件封面受控状态处加盖表明其受控状态的印章。文件控制程序文件编号：HDZJ/CX-4.2.3-2006版本状态：A/0并注明分发号。4.6文件的更改4.6.1文件更改时，应由提出更改部门填写文件申请单，经原审批人批准后，对相应文件作出更改。更改后的文件原则上由原授权人审批。如入变更审批人时，该审批人应获得所需依据的相应背景资料。4.6.2所有被更改的原文件必须从使用处全部收回，同时按规定发放更改后并经批准的文件，以确保文件的唯一性。4.6.3文件修订状态的控制文件的修订状态以版本号和修订次数来标识。a）版本号：A，B，Cb）修订次数：0，1，24.7文件的发放4.7.1办公室按照文件的发放范围发放和回收文件，并填写文件发放、回收记录。4.7.2因文件破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件。因丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。4.8文件的保存、作废与销毁4.8.1文件的保存a）文件分类存放在干燥、通风、安全的地方；b）各部门文件由资料员负责保管，办公室要定期检查，发现问题及时处理；c）对受控文件由资料员填写部门受控文件清单，并定期进行清理检查，发现问题及时通知办公室；d）文件持有者应爱护文件，不得在受控文件上乱涂画改，未经批准不许外借，确保文件清晰、易于识别和检索；e）以电了媒体形式存在的文件应及时备份，建立一分中文的电子媒体文件及资料清单，以便查阅。4.8.2文件的作废与销毁a）所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放和使用场所撤出、收回加文件控制程序文件编号：HDZJ/CX-4.2.3-2006版本状态：A/0盖“作废”印章，防止非预期使用；b）因某种原因需保留的作废文件，要加盖“作废保留”印章作为标识；c）对需销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请单，经管理者代表批准后销毁。4.9文件的借阅、复制受控文件的借阅、复制要填写借阅、复制记录单，由相关部门负责人按规定权限审批。复制的受控文件必须用资料进行登记编写。4.10外来文件的控制院办公室负责外来文件的识别并进行文件编写和登记。确定为体系文件后，由办公室建立文件发放清单并组织发放。4.11文件再评审必要时办公室应对文件的适宜性和充分性再次评审与更新内容。文件更新时，同样要经过相应授权人批准。5 相关文件记录控制程序6 相关记录文件发放、回收记录受控文件清单文件更改申请单文件销毁申请单文件借阅、复制记录单记录控制程序文件编号：HDZJ/CX-4.2.4-2006版本状态：A/01 目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以证实产品符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据。2 范围适用于作为质量管理体系是否有效运行证据的所有相关记录。3 职责3.1办公室负责记录的控制和管理。3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、整理、移交和保管。3.3记录填写部门和人员对记录的真实性负责。4 工作程序4.1各部门负责收集、整理、移交和保管本部门的记录。4.2记录的标识编号按文件控制程序4.4.4的执行。程 序 文 件 汇 编发布日期：06-12-25 00:00:00 点击次数：861 4.3记录的填写4.3.1记录填写要及时、真实，内容完整、字迹清晰、不得随意涂改，应使用钢笔或圆珠笔认真填写，对需长期保存的记录禁止用油笔填写。4.3.2记录若因笔误或计算错误需要更改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的数据，并由修改者签字或盖章。4.4记录的保存、保护4.4.1各部门资料员按记录的类别进行分类管理。4.4.2记录要妥善保管和维护，要存放在指定通风、干燥的场所，防止潮湿变质、损坏和丢失，需易于查询。4.4.3办公室编制记录清单，以汇总学院所有与质量管理体系运行有关的记录，内容包括：序号、名称、编号、保存期、使用部门等。各部门填写本部门使用的记录清单。4.5记录的借阅、查阅4.5.1当需方要求借阅或查阅记录时，需经主管部门负责人同意填写文件借阅登记表后进行借阅或查阅。4.5.2在合同要求时，记录可按4.5.1条款要求，提供给服务对象或其代表查阅。记录控制程序文件编号：HDZJ/CX-4.2.4-2006版本状态：A/04.6记录的处理4.6.1已超过保管期或无参考价值的记录，剔除处理。4.6.2需销毁的记录，由保管部门填写文件销毁申请报管理者代表批准，由授权人执行销毁。4.7记录移交人员调动时应做好记录移交，由接收人员签收。5 相关文件文件控制程序6 相关记录记录清单文件借阅登记表文件销毁申请管理评审控制程序文件编号：HDZJ/CX-5.6-2006版本状态：A/01 目的按策划的时间间隔评审学院的质量管理体系，确保其持续的适宜性、充分性和有效性。2 范围适用于院长对本院质量管理体系的评审。3 职责3.1院长负责主持管理评审活动.3.2管理者代表向院长报告质量管理体系运行情况、提出改进建议、编写管理评审报告。3.3教务处负责管理评审计划的编制和组织协调工作，收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审后纠正/预防和改进措施进行跟踪和验证，保管与管理评审有关的记录。3.4各相关部门负责准备并提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责落实评审中提出的纠正/预防措施的实施工作。4 工作程序4.1工作流程制定评审计划教务处准备资料各相关部门评审会议院长主持编制评审报告管理者代表制定纠正/预防、改进措施管理者代表纠正/预防、改进结果验证教务处4.2编制管理评审计划4.2.1一般情况下，管理评审每年进行一次（时间间隔不超过12个月）且在内审纠正措施完成后进行。当学院的教育教学服务、组织机构、资源等发生重大变化或出现重大事故、大量服务对象投诉以及外部要求发生变化时，由院长决定，可适时进行相应的管理评审。4.2.2教务处负责编制管理评审计划，报管理者代表审核，院长批准。4.2.3管理评审计划内容：a）评审目的；b）评审内容；管理评审控制程序文件编号：HDZJ/CX-5.6-2006版本状态：A/0c）参加部门/人员；d）评审依据；e）评审时间安排及地点；f）需准备的资料。4.3管理评审输入（1）审核的结果（包括内审和外审）；（2）服务对象反馈报告（包括服务对象满意度的测量结果和与服务对象的沟通结果等）；（3）过程的业绩报告和教育教学的符合性报告；（4）预防和纠正措施状况报告；（5）以往管理评审的跟踪措施及其有效性报告；（6）可能影响质量管理体系的各种变更；程 序 文 件 汇 编发布日期：06-12-25 00:00:00 点击次数：862 （7）改进的建议。4.4评审准备教务处提前5个工作日将经院长批准的管理评审计划发至各部门；由各部门负责人准备与本部门有关的评审输入资料并提供给教务处；教务处负责收集、整理评审输入资料，并报管理者代表确认。4.5实施评审管理评审会议由院长主持，院领导及各部门主要负责人参加必要时可增加其他相关人员；参加人员对评审输入做出评价；院长对所涉及评审内容做出结论（包括进一步调查、验证等），并对评审后改进活动提出明确要求；教务处负责管理评审会议的签到。4.6管理评审输出管理评审的输出文件包括：管理评审报告、会议记录和纠正/预防措施记录。4.7管理评审报告管理者代表负责编写管理评审报告，经院长批准后发放至各相关部门。管理评审报告除包含评审目的、评审日期、参加评审人员以外，主要应包括以下内容：a）质量管理体系的适宜性、充分性和有效性的总体评价及结论；b）质量管理体系及其过程有效性的改进方面的决定和措施；管理评审控制程序文件编号：HDZJ/CX-5.6-2006版本状态：A/0c）与服务对象要求有关的教育教学方面的改进的决定和措施；d）针对内、外部环境变化或潜在变化，考虑当前和未来的资源需求的决定和措施。4.8纠正/预防和改进措施的实施和验证对管理评审提出的问题，按管理评审报告中的要求，由各相关部门按纠正/预防措施控制程序要求进行纠正与改进；教务处负责对纠正/预防措施的实施有效性进行跟踪验证。4.9评审记录保管理管理评审的记录由教务处按记录控制程序要求进行保管。5 相关文件记录控制程序纠正/预防措施控制程序6 相关记录管理评审计划签到表管理评审报告纠正/预防措施处理单教师招聘控制程序文件编号：HDZJ/CX-6.2.2-2006版本状态：A/01 目的对教师招聘过程进行控制，确保招聘到的教师能够胜任教育教学工作。2 范围适用于本院专职教师和任课的其他人员的招聘。3 职责3.1院长负责批准年度教师招聘计划和录用人员名单。3.2分管院长负责审核年度教师招聘计划和录用人员名单。3.3人事处负责制定年度教师招聘计划并组织面试，拟定录用人员名单以及与招聘过程有关的各种事务性工作，并负责保管所有记录。3.4教务处负责组织试讲，并提出评价意见。3.5各教学单位负责提交教师需求申请，参加面试和试讲，并负责对试用期的教师进行考核与管理。4 工作程序4.1教师招聘工作流程教师需求申请各教学单位制定年度教师招聘计划人事处面试人事处试讲教务处组织现场招聘委派人员确定录用人员人事处办理录用手续人事处试用各教学单位4.2各教学单位于上一年度12月底以前，根据教学需要向人事处提交教师需求申请。4.3人事处根据师资队伍建设规划和各教学单位的教师需求申请于年初制定年度教师招聘计划，经分管院长审核，院长批准后执行。教师招聘控制程序文件编号：HDZJ/CX-6.2.2-2006版本状态：A/04.4招聘实施阶段4.4.1人事处负责来院应聘人员的接待和登记工作，并负责对应聘人员的学历，工作经历等进行初步审查，合格者进入面试。4.4.2面试由人事处负责组织，人事处和各有关教学单位负责人参加，如有必要可邀请主管院长参加。面试人员要以应聘人员的学历、职称、工作经历、综合素质、口才、仪表等进一步考察，给出评价意见，经人事处负责人确认签字，合格者进行试讲。程 序 文 件 汇 编发布日期：06-12-25 00:00:00 点击次数：863 4.4.3试讲由教务处负责组织，有关教学单位的教研室主任参加。试讲主要考察应聘人员作为教师的基本素质和技能，以及所从事学科的专业理论水平，必要时可考察实践技能。试讲结果经教务处负责人签字后交人事处。4.4.4人事处根据面试和试讲情况，对应聘人员进行综合评定，经党委会研究确定录用人员名单，已录用人员须经管理者代表审核，报院长批准其所任岗位。4.4.5人事处代表学院与录用人员签订用人协议。4.4.6对于需到外地实施招聘的，由人事处负责组成立招聘小组，经院长授权后，可进行现场招聘。4.5试用新录用人员试用期为3个月。试用期内各有关教学单位应加强对新录用教师的教育、培养和管理，试用期满将评价意见及考核结果报人事处，合格者正式录用。4.6人事处负责保管与教师招聘过程有关的所有记录。5 相关文件学院各级各类人员岗位任职要求师资队伍建设规划6相关记录教师需求申请表年度教师招聘计划应聘人员登记表应聘人员面试评价表应聘教师综合评价表录用人员名单用人协议现场招聘记录试用人员考核表&nbs, p;采购控制程序文件编号：HDZJ/CX-7.4-2006版本状态：A/01目的对采购过程和供应进行控制，确保采购的产品符合规定要求。2 范围适用于学院教育教学所需物资和相关服务的采购。3 职责3.1教务处负责采购教材、租用校外实验室和建立校外实践教学基地；3.2设备处负责教育、教学设备的采购；、3.3后勤处负责办公设备及教学用品的采购，及外包服务的采购等；3.4体育系负责体育器材及学生课外活动用品采购；3.5图书馆负责馆藏图书的采购。4 工作程序4.1对采购产品和提供该产品的供方的控制和程度，完全取决于该产品对教育教学实现过程及其质量的影响。依据采购产品的重要程度，本院将采购产品及供方分为A、B两面类。A类：构成最终产品的重要部分或关键部分，直接影响教育教学质量。如：教材、租用校外室验室、建立校外实践教学基地、外聘教师、教学设备、体育器材等。B类：构成最终产品非关键部位的物资和非直接用于教育教学的起辅助作用的物资，一般对教育教学质量影响软小。如：办公桌椅、考试用品、粉笔、学生课外活动用品、后勤服务等。4.2采购为了实现对采购过程进行控制，本院除制定采购控制程序外，针对不同产品，应制定相应的采购管理办法。a）教材采购执行教材供应与管理办法；b）租用校处实验室和建立校外实践教学基地执行租用校外实验室及建立校外实践教学基地的有关规定；c）外聘教师执行外聘教师管理办法；d）教学设备、办公设备及教学用品采购执行设备物资采购管理办法；e）后勤服务采购执行关于对后勤服务中心的管理办法；f）体育器材及学生活动用品采购执行体育器材及用品采购管理办法。采购控制程序文件编号：HDZJ/CX-7.4-2006版本状态：A/04.3供方的选择、评价和重新评价教务处、设备处、后勤处、图书馆及体育系根据各自所采购的产品的性质和重要程度分别制定选择、评价和重新评价供方的准则，详见本程序4.2中a）f）中提及的七个文件。被选择和评价的供方至少应具备以下条件：（1）有营业执照；（2）有生产许可证和产品合格证；（3）具备经济风险承担能力。有关部门要对学院现已合作的供方和尚未合作的供方进行评价，选择其中优者作为合格供方并列入合格供方名单，并且对其每次供货情况进行记录，作为重新评价的重要依据。程 序 文 件 汇 编发布日期：06-12-25 00:00:00 点击次数：864 若供方产品质量出现不合格，按不合格品控制程序和相应产品采购管理办法中的有关规定执行，并将该情况记录在供方业绩评定表中。每年年底，各有关部门要对供方进行重新评价，并填写供方业绩评定表，对质优价廉和供货及时的供方要继续保持其合格供方资格，对供货业绩欠佳者，可以对其提出整改要求，甚至取消其供方资格。各有关部门应保留对供方评价结果以及由评价所引起任何必要措施的记录。4.4采购信息为保证采购产品的质量，必须明确规定采购要求。学院在采购信息（如采购订单或采购合同）中根据要采购产品的具体情况对采购要求做出如下适当的规定：a）关于采购产品的验收依据、准则或标准；b）涉及采购双方应遵守的程序或协议；c）所采购产品的过程方面的要求；d）与制造该类产品或提供服务所需的特定设备；e）与采购产品有关的人员资格方面的要求；f）对供方与采购产品有关的质量管理体系方面的要求（必要时）。学院在将上述要求向供方进行沟通或说明前，应确保有关的采购要求是适宜的（即适采购控制程序文件编号：HDZJ/CX-7.4-2006版本状态：A/0合学院教育教学服务的需要）和充分的（即所提出的采购要求是全面的）。4.5采购产品的验证对采购的产品实施检验、验证或其他必要的活动是确保采购产品满足规定的采购要求的重要环节。对采购产品的验证可以采用多种方式，如在学院内部进行的来料检验、试验、测量、查验供方提供的合格文件等，也可以要供方货源处进行验证，各有关部门应根据供方的质量保证能力和产品的重要性、验证成本等具体情况，规定对其实施验证等活动的方式和内容。当学院或学院的服务对象提出要在供方的现场实施验证时，学院应在采购信息中规定验证的方式和采购产品的放行方法。关于采购产品验证的具体要求见本程序文件4.2中a）f）中提及的7个文件。5 相关文件教材供应与管理办法体育器材及用品采购管理办法设备物资采购管理办法外聘教师管理办法租用校外实验室及建立实践教学基地的有关规定关于对后勤服务中心的管理办法记录控制程序文件控制程序文件控制程序6 相关记录合格供方名单供方业绩评定表采购计划采购合同内部审核控制程序文件编号：HDZJ/CX-8.2.2-2006版本状态：A/01 目的证实质量管理体系是否符合对教育教学实现的策划的安排；是否符合ISO9001：2000标准的要求；是否符合按本院所设定的目标而建立的质量管理体系的要求；是否得到有效实施和保持。2 范围适用于本院质量管理体系内部审核。3 职责3.1 管理者代表全面负责内部质量管理体系审核工作、审批内审实施计划、任命审核组长及成员。3.2管理者代表负责组织协调内审活动的开展。3.3审核组长负责制定内审实施计划，编写审核报告。3.4各相关部门应积极参与内审工作，并对审核中发现的不合格项制定纠正措施并组织实施。4 工作程序4.1工作流程组建内审组管理者代表制定内审计划审核组组长审核准备审核组成员审核实施审核组纠正措施相关部门跟踪验证审核组成员编写内申报告审核组长长审核内申报告管理者代表4.2年度内审计划4.2.1本院每年至少组织一次内审（内审时间间隔不能超过12个月），并要求覆盖学院质量管理体系的全部产品、过程和区域，一般情况下应在每次外审之前进行。每次内审前，由管理者代表组建内审组，任命内审组长。内审组长根据拟审核的过程和区域的状况以及以往审核的结果，制定内审实施计划，交管理者代表审定、批准。程 序 文 件 汇 编发布日期：06-12-25 00:00:00 点击次数：865 当存在下列情况时管理者代表决定可适当增加内审次数。如：a）组织机构发生重大变化；内部审核控制程序文件编号：HDZJ/CX-8.2.2-2006版本状态：A/0b）重大质量事故或服务对象重大投诉；c）法律法规及其他外部要求的变更；d）外部审核前。4.2.2内审实施计划内容：a）审核目的、范围、准则和方法；b）受审部门和审核时间。4.2.3年度内审计划根据需要可采取滚动或集中审核相结合进行。也就是可审核质量管理体系覆盖的全部要求和部门，也可专门针对某几项要求或部门进行重点审核，但全年内审必须覆盖质量管理体系全部要求。4.3组建审核组4.3.1管理者代表根据年度内审计划任命内审组长和内审组员。审核组成员的选定应考虑能独立所审对象（与所审核活动无直接责任）且经过培训、具有审核资格人员中挑选。4.3.2计划编制由内审组长策划并编制本次内部审核实施计划经管理者代表审批。内容包括：a）审核目的、范围、准则、方法；b）审核组成员；c）审核时间；d）审核日程安排。4.4审核准备4.4.1审核组提前五个工作日将内部审核实施计划发给受审部门、受审部门做好受审准备工作，受审部门对内审时间如有异议应提前三天与审核组长协商、调整审核日期。4.4.2审核组长组织审核组员按内审计划分工要求编写内审检查表。4.5现场审核的实施4.5.1首次会议由审核组长主持，学院领导、审核组成员、受审核部门负责人参加并签到。确认审核目的、范围、方法、准则、审核中注意事项、日程安排等。4.5.2审核按内审检查表进行，由审核组长控制全过程。审核员通过受审核部门人员面谈、查阅文件、检查记录、现场观察、进行抽样检查等方法对实际的活动结果寻找符合内部审核控制程序文件编号：HDZJ/CX-8.2.2-2006版本状态：A/0或不符合标准、程序的客观证据。内审员在内审检查表上如实记录审核的活动、区域和过程，发现的合格事实和观察项。4.5.3审核中发现不合格时，应当场取得受审部门负责人对不合格事实的确认，若出现意见分歧，审核员要耐心说明，仍有异议由审核组长提请管理者代表仲裁。不合格项经审核小组讨论确定，并如实填写不符合项报告。4.5.4审核组在末次会议前召开一次小组会议，对审核结果汇总分析，编制不符合项分布表，对受审部门的质量工作做一次综合评价。4.5.5现场审核后，审核组长主持末次会议，参加会议的人员与末次会议人员相同，与会者签到。在会议上审核组应全面总结各部门质量工作的优缺点，并说明不符合项的数量与分布、宣读不合格报告，提出完成纠正措施的要求及日期，会上还可澄清或回答受审部门提出的问题。4.6审核报告编制审核报告由审核组长亲自编写，审核报告应如实地反映审核的气氛和内容，审核报告应标有日期和审核组长签名，报告内容包括：a）审核目的和范围；b）审核组成员、受审部门及其职责；c）审核的日期；d）审核准则；e）审核概况；f）不符合项分布情况；g）质量管理体系运行有效性的结论性意见。审核报告采用内部审核报告报管理者代表审批后分发至相关领导和部门，并将本次内审结果提交学院管理评审。4.7跟踪和验证被审核区域的负责人应针对收到的不符合项报告中纠正措施要求，制定纠正措施并实施。办公室指定审核员负责对实施结果进行跟踪验证，并把验证结果填写在不符合项报告相关栏目内并签名确认。4.8内部审核中使用的全部记录由审核组长交办公室按记录控制程序进行存档。内部审核控制程序文件编号：HDZJ/CX-8.2.2-2006版本状态：A/0程 序 文 件 汇 编发布日期：06-12-25 00:00:00 点击次数：866 内部审核实施计划内审检查表签到表不符合项报告不符合项分布表内部审核报告不合格品控制程序文件编号：HDZJ/CX-8.3-2006版本状态：A/01 目的对不合格品进行识别和控制，以防止不合格品的非预防使用或交付。2 范围适用于学院对采购的教材、仪器设备、教学用品中的不合格品、外包过程的不合格服务以及不符合要求的外聘教师的控制和在教育教学实施过程中发生的教学事故的处理及未达到培养要求的学生的控制。3 职责3.1教务处、继续教育处、成教处负责教材和教育教学结果不合格或事故的识别和控制；人事处识别不符合要求的外聘教师，及对教学事故进行认定与处理，3.2设备处负责教学仪器设备及教学用品的不合格品的识别与控制。3.3体育系负责体育器材不合格的识别与控制。3.4人事处负责不符合要求的外聘教师的控制。3.5学生处负责违纪学生处理及不符合升级、毕业条件的学生的控制。4 工作程序4.1教材不合格的控制按教材供应与管理办法中有关规定执行。4.2教学仪器设备及教学用品中的不合格的控制按设备物资采购管理办法中有关规定执行。4.3体育器材及学生活动用品中的不合格的控制按体育器材及用品采购管理办法执行。4.4外聘教师的控制按外聘教师管理办法中的有关规定执行。4.5教学事故按教学事故认定及处理办法进行控制。4.6不符合培养要求的学生按学生学业考核管理办法、学生违纪处分规定、学生学籍管理办法和学生入学、缴费、报到/注册、升级、毕业、退学的规定的相关要求进行控制。5 相关文件教材供应与管理办法设备物资采购管理办法外聘教师管理办法不合格控制程序文件编号：HDZJ/CX-8.3-2006版本状态：A/0教学事故认定及处理办法学生学业考核管理办法学生违纪处分规定学生入学、缴费、报到/注册、升级、毕业、退学的规定文件控制程序记录控制程序纠正/预防措施控制程序6 相关记录不合格品报告单外聘教师解聘记录表教学事故处理单学生成绩单补考通知书重修申请表学生违纪处理单推迟毕业通知书纠正/预防措施控制程序文件编号：HDZJ/CX-8.5-2006版本状态：A/01 目的采取有效的纠正和预防措施，实现质量管理体系的持续改进。2 范围适宜于学院的纠正和预防措施的制定、实施与验证。3 职责3.1各过程的相关监管部门负责纠正和预防措施实施的控制。3.2责任部门负责纠正和预防措施的制定及实施。4 工作程序4.1纠正措施4.1.1对于存在的不合格应采取纠正措施，以消除不合格的原因，防止不合格再发生，纠正措施应与不合格的影响程度相适应。4.1.2纠正措施工作流程不合格识别授权部门纠正措施要求提出授权部门调查分析不合格原因责任部门确定、实施纠正措施责任部门跟踪验证实施效果授权部门4.1.3不合格品识别对以下质量管理体系各过程输出的信息进行识别：（1）重大教学事故；（2）内、外部审核发现的不合格；（3）管理评审发现的不合格；（4）服务对象投诉；（5）采购物品或供方服务出现严重不合格。程 序 文 件 汇 编发布日期：06-12-25 00:00:00 点击次数：867 4.1.4纠正措施要求的提出（1）当出现重大教学事故、服务对象投诉和采购物品或供方出现严重不合格时，由监管或发现部门将不合格报告单报责任部门，由责任部门填写纠正/预防措施处理单纠正/预防措施控制程序文件编号：HDZJ/CX-8.5-2006版本状态：A/0（2）在内、外部质量审核和管理评审中发现的不合格项，由内审员填写不合格报告报办公室，由办公室填写纠正/预防措施处理单中“不合格事实”一栏，分别执行内部审核控制程序和管理评审控制程序。4.1.5调查分析不合格原因不合格责任部门接到纠正/预防措施处理单后，应组织相关人员分析产生不合格的原因，不合格原因分析要具体到可采取相应的纠正措施程度，并填写纠正/预防措施处理单中“不合格原因”一栏。4.1.6确定并实施纠正措施根据原因分析，由责任部门制定相应的纠正措施，并填写纠正/预防措施处理单中“纠正措施”一栏。纠正措施实施后，由责任部门填写纠正/预防措施处理单中“完成情况”一栏。由责任部门负责人签字后将此单交回相关监管部门。4.1.7跟踪验证实施效果相关监管部门要对纠正措施的实施效果进行跟踪验证，把验证结果填入纠正/预防措施处理单中“验证清单”一栏。4.2预防措施4.2.1应识别潜在不合格，并采取预防措施，以清除潜在不合格的原因，防止不合格发生，所采取的预防措施应与潜在问题的影响程度相适应。4.2.2潜在不合格信息的识别（1）供方供货、服务质量统计，本院的各种质量统计（如教师教学质量评估记录、学生成绩分析图表、教学检查记录、座谈会记录等）、市场分析、服务对象满意度调查等；（2）以往的内审报告、管理评审报告；（3）纠正/预防措施执行记录等。4.2.3发现有潜在的不合格事实时，根据潜在问题影响程度确定轻重缓急，由相关监管部门召集有关部门进行评审，分析原因，制定预防措施和责任部门。责任部门实施预防措施后由相关监管部门负责跟踪验证。4.3纠正和预防措施实施控制及记录4.3.1在纠正和预防措施的实施过程中，管理者代表负责配置必要的资源，协助分析原因和确定责任部门，并对实施过程进行监督。纠正/预防措施控制程序文件编号：HDZJ/CX-8.5-2006版本状态：A/04.3.2相关监管部门编制纠正/预防措施实施情况一览表，记录纠正措施的发出时间、责任部门、完成时间及验证经过。逾期不能完成者，要报告管理者代表，组织责任部门进行原因分析，再次限期完成。4.3.3由纠正和预防措施引起的对体系文件的任何更改，按文件控制程序执行。4.3.4相关监管部门将汇总纠正和预防措施情况提交管理评审。5 相关文件及记录不合格品控制程序内部审核控制程序管理评审控制程序文件控制程序记录控制程序6 相关记录纠正/预防措施处理单纠正/预防措施实施情况一览表