电子邮件系统用户使用手册-题目

集美大学电子邮件系统2006.03.31 目录I.登录4II.便捷的导航栏5III.通过Web界面管理信件和目录5III.1 系统文件夹5III.1.1 未读邮件6III.1.2 收件箱6III.1.3 送件箱7III.1.4 草稿箱8III.1.5 垃圾箱8III.2 用户自建文件夹9III.2.1 创建文件夹9III.2.2 删除文件夹9III.2.3 查看信件9III.3 备份箱9IV.查看邮件与写邮件10IV.1 查看邮件10IV.1.1 看信件原文11IV.1.2 打印信件12IV.1.3 存入地址簿12IV.1.4 加入过滤器12IV.1.5 阻止发信人12IV.1.6 阅读信件12IV.1.7 内码转换12IV.1.8 回复信件13IV.1.9 全部回复13IV.1.10 转寄13IV.1.11 删除信件14IV.1.12 查看其它信件14IV.1.13 返回14IV.2 写邮件14IV.2.1 收件人14IV.2.2 主题15IV.2.3 抄送暗送15IV.2.4 保存草稿功能15IV.2.5 使用信纸15IV.2.6 使用地址簿16IV.2.7 信件优先级16IV.2.8 预览/打印功能17IV.2.9 要求对方回复17IV.2.10 个性化签名档设置18IV.2.11 附件18IV.2.12 存入送件箱19IV.2.13 支持带附件信件转发19IV.2.14 支持信件的原文转发19IV.2.15 HTML 信件支持20V.信件的查找22VI.地址簿的设置和管理23VI.1 地址簿介绍23VI.2 个人地址簿23VI.2.1 使用个人地址簿23VI.2.2 创建个人地址簿24VI.2.3 导入个人地址簿25VI.2.4 导出个人地址簿25VI.2.5 编辑个人地址簿25VI.2.6 删除个人地址簿26VI.3 组地址簿26VI.3.1 创建小组地址簿26VI.3.2 使用组地址簿27VI.3.3 编辑组地址簿27VI.3.4 删除组地址簿28VII.发送通知（可选）28VIII.个人设置28VIII.1.参数设置28VIII.2.签名档30VIII.2.1.签名档的创建31VIII.2.2.签名档的编辑31VIII.2.3.签名档的删除31VIII.3.过滤器32VIII.3.1.过滤器使用方法32VIII.3.2.过滤器创建32VIII.3.3.过滤器的修改33VIII.3.4.过滤器的删除33VIII.4.白名单34VIII.5.黑名单34VIII.6.自动转寄功能35VIII.7.自动回复功能36VIII.8.设置POP36VIII.8.1 POP3 收信37IX.POP3和SMTP39X.邮件系统特色服务（可选）40X.1.日历40X.1.1.日期选择40X.1.2.事件41X.1.3.任务43X.1.4.选项44X.2.移动书签45X.2.1.书签列表45X.2.2.建立一个书签45X.2.3.书签组47X.2.4.书签导入48X.3.网络存储49X.3.1.新文件夹50X.3.2.上载50X.3.3.下载51X.3.4.移动文件51X.3.5.文件重命名52X.3.6.查看文件52X.3.7.删除文件52X.3.8.文件共享52X.4.语音邮件53X.4.1.插件的安装53X.4.2.语音邮件的发送53X.4.3.语音邮件的读取54X.4.4.注意事项54X.5.视频邮件54X.5.1.录制视频信息55X.5.2.将视频信息作为附件发送56X.5.3.选择压缩质量56X.5.4.视频邮件的发送56X.5.5.视频邮件的阅读57X.6.安全邮件57X.6.1.什么是安全邮件57X.6.2.如何取得公钥和私钥58X.6.3.如何发送安全邮件59X.6.4.如何阅读安全邮件60X.7.手机短信61X.7.1.短信的开通61X.7.2.发送短信62X.7.3.邮件到达通知63X.7.4.资费标准64文档约定本文档中的特定信息通过特定格式表现，约定如下： 以下划线加粗表示浏览器页面中出现的超级链接。如：文件夹。 以【】封装列表框、单选按钮、输入框和按钮的提示信息。如：【立即发送】。 以“” 封装的表示操作过程中出现在页面或终端屏幕上的提示信息，如：“邮件数目统计”。I. 登录用户只要拥有用户名和密码就可以在任何时间、任何地点、任何设备或平台，通过连接互联网的方式，登录访问自己的邮箱。图I-1就是用户登录界面。此用户登录界面为基本登录界面。图 I-1 我校邮件系统的域名为：邮件系统分为两个域：（教职工使用）和（学生使用）。（登录时请注意选择对应的域）II. 便捷的导航栏系统页面设计以浏览器的Frame 为结构，用户可以通过页面左侧的导航栏轻松进入各个功能选项。图II-1就是导航栏，其中包括了用户的文件夹、地址簿、签名档、个人设置等所有选项的入口。用户可以通过点击左边导航栏的功能，从而实现对邮件系统的各种基本操作。系统全部文件夹列表查看被过滤邮件写邮件功能特色服务用户信箱功能系统全部文件夹列表查看别过滤邮件写邮件功能增值服务，有权限限制用户信箱功能图 II-1 III. 通过Web界面管理信件和目录III.1 系统文件夹邮件系统所提供的文件夹中包括未读邮件、收件箱、送件箱、草稿箱、垃圾箱。用户点击左边导航栏内的文件夹即可进入“邮件数目统计”页面，如图III-1所示。在这里可以看到邮箱的使用情况。包括信箱总体和单个文件夹下的邮件数量，可以利于用户直观统计合理运用剩余空间。从图中我们可以看出用户的信箱中信件的总量，未读信件的数目和空间占用率，简洁的空间占用一目了然。图III-1 用户从图可以看到文件夹的当前状态：该文件夹里目前共9 封信件，未读信件数为：1 封。并用图形来表示目前邮箱的空间占用情况。同时在这里用户还可以建自己个性化的目录（本邮件系统规定最深目录层为2 层，用户最多可以拥有20 个文件夹。），即可以在根文件夹、收件箱、送件箱、草稿箱下建立用户自己的文件目录，垃圾箱下不允许建新的文件夹。用户可以将已经读过的邮件存放在自己相应的文件目录中。用户对自己建立的文件目录有删除的权限，而收件箱、草稿箱、送件箱、垃圾箱则是系统缺省设置，是不可删除的。III.1.1 未读邮件未读邮件箱中存放您所有的未读邮件。点击左侧导航栏内的未读邮件即可进入“未读邮件”的列表页面。此页面中系统会显示用户有几封邮件没有阅读。并显示出该邮件的各种属性，如发信人地址、日期、主题和邮件的大小。在页面的顶端有对信件数目的统计，页面顶端的右侧有分页浏览控制符，即上一页和下一页便于分页浏览。详细操作请参阅收件箱说明。III.1.2 收件箱收件箱中存放您收到的邮件。点击左侧导航栏内的收件箱或“邮件数目统计”页面的收件箱，即可进入如图III-2所示页面。收件箱中存放用户收到的信件，系统会显示用户有几封邮件没有阅读。并显示出该邮件的各种属性，如发信人地址、日期、主题和邮件的大小。在页面的顶端有对信件数目的统计，页面顶端的右侧有分页浏览控制符，即上一页和下一页便于分页浏览。如下图所示，目前收到一封来自hyq 发来的信件，发件日期是2003 年12 月09 日，信件主题为：生日快乐，信件的大小为：26.5K。图 III-2 1、 信件的查看点击信件的“发信人”，如上例中的hyq ，即可查看信件。2、 信件的移动在如上图所示的页面中，在前面的复选框中选中所要移动的信件，在下拉菜单中选择目的信箱，然后点击【移动】就可以了。一次可移动一封或多封信件。也可选择选中所有的邮件，点击【移动】就会把所有邮件转移到所选的信箱中。3、 信件的删除在如上图所示的页面中，在前面的复选框中选中所要删除的信件，然后点击【删除】就可以了。一次可删除一封或多封信件。也可选择选中所有的邮件，点击【删除】就会把所有邮件删除。4、 信件的备份在如上图所示的页面中，在前面的复选框中选中所要备份的信件，然后点击【备份】就可以了。一次可备份一封或多封信件。也可选择选中所有的邮件，点击【备份】就会把所有邮件备份。详细操作请参阅备份箱说明。5、 邮件排序：用户可随意根据邮件的发（收）信人、主题、日期、大小而排序，合理安排信件。如下面两张图示就是使用了排序功能对用户的信件进行了重新的排列，图III-3是对信件的日期进行的降序排列，图III-4是对信件的大小进行的升序排列。6、 分页显示邮件：对于有限的页面更具条理性。7、 快速清空垃圾箱功能：在文件夹的任何页面上都设有【清空垃圾箱】链接。独特的快速清空垃圾箱功能，便于用户直接清理信箱，不需登录垃圾箱。图 III-3图 III-4 编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第68页 共68页III.1.3 送件箱送件箱用来备份您送出去的信件。点击左侧的导航栏内的送件箱或“邮件数目统计”页面的送件箱，即可进入如图III-5所示页面。在个人设置的参数设置里，默认值为不保存发送的邮件。图 III-5 查看、移动、删除、排序、分页显示及快速清空垃圾箱的操作同收件箱一样，请查看本说明的“收件箱”主题。III.1.4 草稿箱草稿箱存放写过的或未写完的信件，在“写邮件”页面中用户可以点【保存草稿】，将其放到草稿箱，在以后有时间的时候可以直接使用已经完成的邮件或接着完成没写完的邮件。点击左侧导航栏内的草稿箱或“邮件数目统计”页面的草稿箱，即可进入如图III-6所示页面。图III-6 查看、移动、删除、排序、分页显示快速清空垃圾箱的操作同收件箱一样，请查看本说明的“收件箱”主题。III.1.5 垃圾箱垃圾箱存放用户没用的已删除的信件。点击左侧导航栏内的垃圾箱或“邮件数目统计”页面的垃圾箱，即可进入如图III-7所示页面。当用户删除一个邮件的时候，这个邮件会自动转移到用户的垃圾箱中，等待用户的进一步处理。如果是误删除，用户还可以从这儿来恢复和直接查看其内容。如果用户想彻底删除，选择信件，请点击【删除】。同时您可以把信件【移动】到其它的文件夹。另外垃圾箱下不允许建一个新的文件夹。图 III-7 查看、移动、排序、分页显示及快速清空垃圾箱的操作同收件箱一样，请查看本说明的“收件箱”主题。III.2 用户自建文件夹邮件系统所提供的文件夹中包括收件箱、草稿箱、送件箱、垃圾箱，用户还可以在根文件夹、收件箱、草稿箱、送件箱下建立用户自己的文件目录（最深目录层为2 层），垃圾箱下不允许建一个新的文件夹。用户可以将已经读过的邮件存放在自己相应的文件目录中。您对自己建立的文件目录有删除的权限，而收件箱、草稿箱、送件箱、垃圾箱则是系统缺省设置，是不可删除的。III.2.1 创建文件夹在如图III-8 所示的对话框内输入希望建立的文件夹的名字，然后在下拉菜单中选择上级目录，再点击【新建文件夹】就可以了。例如：在对话框内输入system, 在下拉菜单中选择【收件箱】，然后点击【新建文件夹】，这样就在收件箱中建了一个system 文件夹。图 III-8 III.2.2 删除文件夹只要在“邮件数目统计”页面，点击文件夹所在行的删除就可以了。例如：在上图中，点击标注的删除，即可将friend 这个文件夹删除。III.2.3 查看信件与其它文件夹一样，可以在左边导航栏内点击文件夹的名字或在“邮件数目统计”页面点击文件夹的名字。例如：在上图中点击friend 就可查看到该文件夹中的信件了。进入自建文件夹后的操作同其它文件夹完全一样，请参阅本说明的“收件箱”主题。III.3 备份箱备份箱中存放用户需要备份的信件。当您将需要备份的邮件放到备份箱中后（注：并不实际创建邮件副本），可以选择将备份箱中的内容备份到网络存储（用户需开通网络存储功能）或者是备份到本地计算机中。需要注意的是：备份箱中的内容在每次退出邮件系统时会自动清除。也就是说当您重新登录邮件系统后，上次放到备份箱中的内容并不被保留，会自动清除。图 III-9 备份信件的详细操作如下：在图III-9 界面中选中备份箱中的邮件，然后点击【开始备份】按钮，将出现“保存备份邮件”提示页面，如图III-10 所示。如果您希望将备份的信件保存到本地计算机中，需要点击【本地下载】按钮，在出现的提示页面中（如图III-11 所示），系统用tar 命令生成备份文件，默认备份文件名为：eyou_mail_backup.tar ，用户可以对文件名进行更改。然后点击【确定】即可。如果您希望将备份的信件保存到网络存储中，则需要点击【网络存储】按钮。然后输入保存文件的文件名，点击【确定】，信件就被保存在网络存储中。选中备份箱中的邮件，点击【取消】按钮，可以将该邮件从备份箱中删除。若要清空备份箱中的所有信件，点击【取消所有】按钮即可。图III-10 图III-11 IV. 查看邮件与写邮件IV.1 查看邮件当您想读一封新邮件或翻阅以前曾经读过的邮件时，您可以打开相应的文件夹，新邮件和老邮件都被保存在这里，点相应的文件夹即可看到相应的信件。当进入文件夹后，点击信件的“收信人”或“发信人”，即可看见该信。如图IV-1所示，（以收件箱为例）点击发信人aaaaa 即可看见该信。图 IV-1 图IV-2为进入信件后所看见的页面。图 IV-2 IV.1.1 看信件原文本电子邮件系统提供阅读信件原文功能供高级用户使用，一般用户并不使用此功能。在阅读邮件页面点击看信件原文，用户可以在一个独立的窗口看到信件的原文，信中注明了该信件的发信时间、发信人和发信人地址。图IV-3是包含了点击看信件原文子窗口的阅读信件窗口。图 IV-3 IV.1.2 打印信件系统支持用户将信件内容打印出来供用户阅读，打印信件的格式与信件内容保持一致。在阅读信件页面点击【打印信件】，即可将当前信件作为一个文件内容打印出来，这样用户就可以保存信件离线浏览，也可为信件做个备份，以便于以后调阅。IV.1.3 存入地址簿在阅读信件页面点击【存入地址簿】，可以将该邮件的发信人地址存入用户的地址簿中。关于存入地址簿的操作请参见用户使用说明的“使用地址簿”部分。IV.1.4 加入过滤器在阅读信件页面点击加入过滤器选项，可以将该邮件加入过滤器，执行各项过滤操作。关于加入过滤器的操作请参见本说明的“过滤器”主题。IV.1.5 阻止发信人在阅读信件页面点击阻止发信人选项，可以将该邮件的地址加入黑名单，执行黑名单操作。关于加入黑名单的操作请参见本说明的“黑名单”主题。IV.1.6 阅读信件在“来信内容”的下面是用户所要阅读信件的具体内容。IV.1.7 内码转换如果用户收到的信件为其它格式的编码无法正常阅读时，可以在阅读信件页面中进行转换内码操作。选中信件的原字符编码，再选择转换后的编码格式，这样信件将自动被转换成用户可识别的语言。IV.1.8 回复信件点击回复将切换到“发送邮件”页面进入写邮件状态，如图IV-4所示，“收件人”和“主题”已自动填好，收件人为原信的发件人，主题为“Re：”+原主题，来信内容也自动填写在信件中，但是回复时并不包含附件。关于写邮件的操作请参阅本说明的“写邮件”部分。图 IV-4 IV.1.9 全部回复【全回】与【回复】的功能差不多，只是收件人为原信的发信人和原信件的所有收信人。IV.1.10 转寄转寄方式包括两种模式：一种为修改后转发模式（不显示原发信人邮件地址）；另一种为原文转发模式（显示原发信人邮件地址）。在个人设置的参数设置里面可以对转寄模式进行设置。下面介绍修改后转发信件的具体操作：点击转寄将切换到“发送邮件”页面进入写邮件状态，如图IV-5所示，主题和信件内容已自动填好，主题为“Fwd:”+原主题，关于其余写邮件的操作请参阅帮助的“写邮件”部分。图 IV-5 IV.1.11 删除信件点击【删除】，该信被删除。如果您删除完之后，发现删除错了，别担心，您可以到垃圾箱中找回来。IV.1.12 查看其它信件点击【上一封】，【下一封】可查看该邮件所在邮箱的其余信件。IV.1.13 返回点击【返回】，可回到该邮件所在的邮箱页面。IV.2 写邮件IV.2.1 收件人如图IV-6所示为“发送邮件”页面，在“收件人”处写入收件人的电子邮件地址，如：yourname，如要给多个人写邮件，中间以空格、分号或者逗号隔开如：tom， jack 。在web 页面发信时，收件人地址长度最长限制为1000 个字符。在使用outlook 、foxmail 等客户端软件发信时，收件人地址的填写长度不限。用户也可以通过【使用地址簿】来选择您建立在个人地址簿和组地址簿中的地址。关于地址簿的使用，请参阅本说明的“使用地址簿”部分。图IV-6 IV.2.2 主题主题是为了让收信人在没有打开你的邮件前先大致了解你信件的内容。在主题处用户可以写入代表信中内容的一个词或一句话，如：生日快乐。也可以不写主题。主题的长度最长限制为100 个字符。IV.2.3 抄送暗送系统提供抄送、暗送的功能。当需要发出一封多人收取的信件，就可以在该栏中填写其他用户的E-mail 地址。用户所写的邮件抄送一份给别人，对方可以看见该用户的E-mail 。暗送功能同抄送栏的功能相同，也是给多人发信的。只是在其他的收信方不会显示暗送收信用户的E-mail 地址。抄送和暗送的地址填写最长限制分别为500 个字符。IV.2.4 保存草稿功能设有信件草稿存储功能，临时保管已写完/未写完的邮件，方便用户再次编辑邮件。如图IV-7 所示是一封书写一半的信件，如果用户需要保存草稿，只需点击一下【保存草稿】就可以留待日后继续编辑，如图IV-8所示是用户草稿箱的邮件列表，可以看到用户刚刚保存的草稿。用户只要点击信件的收件人就可以打开该信继续编辑。图 IV-7 图 IV-8 IV.2.5 使用信纸系统提供独特的信纸功能，如图IV-9所示，选择“使用信纸”，然后在旁边的下拉菜单中选择信纸，信纸会自动作为背景加到信件中。图 IV-9 IV.2.6 使用地址簿如图IV-10 所示，为了便于用户发信，系统中提供使用地址簿功能。点击使用地址簿，进入如图IV-11 所示页面。用户可以通过个人地址列表或者组地址列表，选择收件人地址、抄送地址或者暗送地址，点击【确定】后，选择的信息会自动添加到收件人、抄送、暗送的文本框中。图 IV-10图IV-11 IV.2.7 信件优先级在用户写邮件时系统提供信件优先级的功能，如图IV-12 所示。用户写完邮件后，可以选择普通或紧急的方式标注信件级别状态。需要注意的是：用户设置的邮件级别只有在客户端软件（如outlook）中才会自动显示出来。图IV-12 IV.2.8 预览/打印功能系统提供信件预览与打印功能，如图IV-13 所示。用户写完邮件后，点击【预览/打印】按钮，系统会自动弹出一个窗口显示信件的效果。如图IV-14，点击【打印此预览页面】，即可将此信打印出来。图 IV-13图IV-14 IV.2.9 要求对方回复系统提供了要求对方回复功能，当用户在发送邮件时选择“要求对方回复”的选项，如图IV-15 所示，则收件人在打开该信件时会弹出一个对话框，如图IV-16 所示。如果收件人选择【是】则发件人会收到一封系统信件，如图IV-17 所示，这样用户就可以通过此信知道收件人已经读过信件了。图IV-15 图 IV-16 图 IV-17 IV.2.10 个性化签名档设置如选择了“签名档”这项，如图IV-18 所示，则在发送邮件时在其后面将粘贴上发邮件用户所写的签名信息。用户可设定不同的签名存储到签名档中（最多可以创建十个个性化签名档）， 在邮件文件末尾会自动加入用户的签名，使其更具个人风格。图 IV-18 IV.2.11 附件传送文件不需另复制或拷贝，直接用附件粘贴，即可发送。如图IV-19 所示在“发送邮件”页面点击粘贴附件，之后会弹出一个窗口，如图IV-20 所示。用户可以按其中的提示完成用户的粘贴附件操作。“发送邮件”页面的最下方会显示用户是否已经粘贴了附件，如果粘贴了附件，会显示出该附件的大小和文件名。如果在粘贴附件的时候显示文件过大，超过允许的文件长度时，请与管理员联系。图 IV-19 图 IV-20 IV.2.12 存入送件箱用户可在发信的同时保存信件到送件箱。这样的设计方便用户与朋友再次联系，可保持信件收发的连贯性。IV.2.13 支持带附件信件转发系统支持带附件的邮件转发。IV.2.14 支持信件的原文转发系统支持原文转发，用户可在个人设置的参数设置中设置原文转发，系统缺省的是“修改后转发”。IV.2.15 HTML 信件支持IV.2.15.1 HTML 信件的编辑针对互联网上用户交流多媒体文件的需要，开发出遵循MIME (Multipurpose Internet Mail Extension) 协议的解码器，支持邮件内嵌多媒体格式信息的处理，包括图象、音频等格式文件；同时开发出用户在线编写 HTML 格式信件的功能，用户可以编写含有段落，字体，颜色，超链接等丰富格式的文档，而且完全所见即所得。如图IV-21 所示，点击超文本编辑方式则信件的编辑进入超文本编辑方式。图 IV-21 图IV-22 为进入超文本编辑方式后所见到的页面，在这里可以进行如下编辑操作：图 IV-22 1、 选择字体：通过下拉菜单，可以选择所需要的字体。如：黑体，仿宋。2、 选择字的大小：通过下拉菜单，选择字的大小。3、 将字体加粗。4、 将字体变成斜体字。5、 给字加下划线。6、 选择字的颜色。7、 选择字的背景颜色。8、 左对齐。9、 居中。10、 右对齐。11、 使用编号：可以使用html 的自动编号，使您的编辑工作更加简单方便。12、 左缩进。13、 右缩进。14、 链接：选中所要进行链接的文字，再点击此按钮，会出现如图IV-23 所示的对话框，填写要链接的域名或IP 地址，填好后点击【确定】即可。图 IV-2315、 加入图片：您可以在您的信件中，加入图片。点击此按钮会出现如图IV-24 所示的对话框，填入所要加入图片的链接信息，点击【确定】即可。图 IV-24 16、 编辑html 源文件：点击“编辑HTML 源文件”前面的选框，即可进入HTML 源文件的编辑状态。编辑完成后，再次点击该选框，就退出了HTML 编辑状态。信件用超文本文件编辑方式编辑完成后，点击【立即发送】，就可以将该信发送出去，对方收到信后看到的就是编辑后的文件。IV.2.15.2 HTML 信件阅读系统具备自动识别HTML 格式信件的功能同时可以分析HTML 信件语句，防止恶意攻击。图IV-25 是上一节中的HTML 信件收到以后的页面，可以看出HTML 信件编辑器真正做到了所见即所得。图 IV-25 V. 信件的查找系统内置搜索引擎，具有完善的查找功能。点击左边导航栏内的查找即可进入“邮件搜索”页面，如图V-1所示。1、 首先输入想要搜索的关键字词，如：天津、父母、歌曲等等。2、 搜索类型分为快速查找和详细查找两项：“只搜索主题和发信人”这是一种比较快的搜索方法，搜索的内容仅限于除去信件内容的部分；“查找信件的全部”这是包括信件的内容在内的一种全面的搜索方式。3、 系统支持用户对不同文件夹和子文件夹的查找，您可以指定文件夹，使搜索在该文件夹下进行，如选择“收件箱”。用户在查找信件时也可以选择“包含子文件夹”，这样在查找信件时会搜索子文件夹中的信件。4、 系统支持进行区分大小写的查找。用户可以通过选择“区分大小写”设定查找时区分字符串的大小写。5、 设置完成之后，单击【查找】，就会自动在相应的文件夹中找出符合用户条件的邮件来。如下图所示就是在收件箱中查找主题和发信人包括china 字样的信件，图V-2为查找到的结果。图 V-1 图 V-2 VI. 地址簿的设置和管理VI.1 地址簿介绍用户可以设置个人地址簿和组地址簿。个人地址簿允许您记录多个电子邮件地址资料，您可以新增，删除或修改任何资料。组地址簿允许您创建一个组的邮件地址。如果您想寄信给此地址簿的人，则直接点选相应的代号，系统将自动进入写信的状态，并设定好地址资料，您只要输入信件内容即可。整体界面如图VI-1所示。图 VI-1 VI.2 个人地址簿个人地址簿功能是一个像日常我们随身带着的电话簿一样，在这儿用户可以记入您朋友或公司的E-mail 地址及详细情况（如家庭地址、商务地址、家庭电话、工作电话等）并使用一个代号来标记。其中代号是必须填写的。用户还可以通过删除和编辑来修改用户加入的地址属性。VI.2.1 使用个人地址簿当用户处在“地址簿”页面时，用户只要点相应的代号，如图VI-2所示，即可切换到写邮件状态，E-mail 自动填入相应位置。当用户处在“发送邮件”页面时，可以点击使用地址簿， 会出现一个如图VI-3所示的“地址列表”窗口，用户可以在“收件人”、“抄送”或者“暗送”中选择想要加入的地址，可以选择一个或多个地址，然后点击【确定】，这样用户选定的地址就会加到相应的地址栏中。如果用户能有效的使用地址簿，会节省您许多宝贵的时间。在创建小组地址簿中也可以使用个人地址簿将个人地址加入一个组中。图 VI-2 图 VI-3 VI.2.2 创建个人地址簿在“地址簿”页面中点击创建个人地址簿会出现如图VI-4所示的“创建地址簿”界面。您可以在其中写入详细的个人地址信息，然后点击【确定】即可。最多可以创建500 个个人地址簿。图 VI-4 VI.2.3 导入个人地址簿在“地址簿”页面中点击导入个人地址簿会出现“导入地址簿”界面。您可以将存在本地计算机中的地址簿导入到系统中，然后点击【确定】即可。需要注意的是：导入文件格式需是邮件系统到处的格式。并且必须包括关键字段。VI.2.4 导出个人地址簿用户可以将已经创建的个人地址簿以标准CSV 格式导出，该文件支持在Microsoft Outlook 、Microsoft Outlook Express 、Netscape Mail 等等流行电子邮件客户端软件中进行导入。图VI-5就是在“地址簿”页面点击导出个人地址簿后系统给出的下载myname.csv 文件的提示窗口，用户保存文件即可。图 VI-5 VI.2.5 编辑个人地址簿在“地址簿”页面中点击相应地址的编辑即可进入“编辑个人地址簿”页面，如图VI-6所示。用户可在对话框内对已有的地址进行编辑，编辑完成后点击【确定】即可。图 VI-6 VI.2.6 删除个人地址簿在“地址簿”页面中点击【删除】即可删除相应的地址。VI.3 组地址簿组地址簿允许您创建一个组的邮件地址。如果您想寄信给此地址簿的人，则直接点选相应的代号，系统将自动进入写信的状态，并设定好地址资料，您只要输入信件内容即可。最多可以添加1000 个字符的地址。VI.3.1 创建小组地址簿在如图VI-7所示的“地址簿”页面中点击创建小组地址簿将进入“创建组地址簿”页面，如图VI-8所示，请在对话框中填入“组名称”和“组地址”，“组地址”中，地址之间可用空格、分号和逗号分开。全部内容填好后点击【确定】即可。最多可以创建十个小组。图 VI-7 图 VI-8 填写组地址时可以使用个人地址簿，将个人地址簿的地址贴入组地址簿。点击【使用个人地址簿】将进入如下图所示的“地址列表”窗口，在“选择”中选择所要的个人地址，再点击【确定】即可。图 VI-9 VI.3.2 使用组地址簿在“地址簿”页面中点击组地址的代号将切换到“发送邮件”页面，组地址中的E-mail 地址将全部自动填入收信人位置。当用户处在“发送邮件”页面时，可以点击使用地址簿，会出现一个如图VI-10 所示的“地址列表”窗口，用户可以选择想要的一个或多个组地址，然后按【确定】键，这样用户选定的地址就会加到相应的地址栏中。图 VI-10 VI.3.3 编辑组地址簿在“地址簿”页面中点击相应组地址的编辑即可进入“编辑组地址簿”页面，如图VI-11 所示。用户可在对话框内对已有的组地址进行编辑，编辑完成后点击【确定】即可。图 VI-11 VI.3.4 删除组地址簿在“地址簿”页面中点击【删除】即可删除相应的组地址。VII. 发送通知（可选）发送通知功能可由管理员进行设置。如果用户有发送通知的权限，则该用户左边导航栏内会出现发送通知的链接。点击发送通知可以看到如图VII-1所示。用户填写通知主题和内容后，点击【立即发送】即可。用户还可以根据情况选择通知主题的颜色。图VII-1 VIII. 个人设置VIII.1. 参数设置系统提供了更改页面显示、回复提示、显示姓名等多种个性化信息。使用这些信息，用户可在短时间内完成对信件的管理。如图VIII -1所示，点击左边导航栏内个人设置中的参数设置将进入“参数设置”页面。用户可以在这里更改收件箱显示的信件数目,自动回复的信息，邮件列表顺序等与用户使用和显示相关的设置。如图VIII -2所示： 登录后显示的第一页：设置登录后显示在主页面上的页面内容。 每页显示邮件数：设置信箱列表中每页显示的邮件行数。 回复时是否包含原文：设置回复信件时包含原文的长短。 删除邮件后的操作：设置删除邮件后的操作。 发邮件后保存在送件箱：设置是否在送件箱中备份信件。 邮件转发方式：设置转发邮件是否经过修改。详细操作请参阅转发功能说明。 回复提示：设置回信时的提示信息。 发邮件时显示姓名：设置发信时显示的名字。 是否使用其它回复地址：设置其它回复地址。图 VIII-1图 VIII -2VIII.2. 签名档系统提供签名档功能，个性化的签名档的设计可以根据用户的需要随意建立、修改和删除。点击左边导航栏内个人设置中的签名档将进入“签名档”页面，如图VIII -4 所示。用户可以建立多个签名档来针对接收信件用户的不同来随意使用。在写邮件时，签名档处用户可以选择已经设定好的个性化签名，用户设置的签名档就会自动的附加在用户发出的邮件结尾。图 VIII -4VIII.2.1. 签名档的创建点击“签名档”页面中的创建新的签名档将进入“创建签名档”页面，如图VIII -5 所示。在“签名档主题”处，填入的是签名的代号，在底下的空白处所填入的才是在信件中显示的内容，全部填好后点击【提交】即可。图 VIII -5VIII.2.2. 签名档的编辑点击“签名档”页面中所要修改的签名档将进入“编辑签名档”页面如图VIII -6 所示。在此可对签名档的主题和内容进行修改，全部修改好后点击【提交】即可。图 VIII -6 VIII.2.3. 签名档的删除在“签名档”页面，点击所要删除的签名档的【删除】即可将该签名档删除。如图VIII -7 所示可将签名档“商业”删除。图 VIII -7VIII.3. 过滤器您是不是常收到垃圾邮件的干扰?本系统提供过滤器功能，设置过滤器可以减少您受到不必要的邮件骚扰的机会，也可以利用过滤器自动分拣信件，使您的邮箱信件更有序、更清洁。点击左边导航栏内个人设置中的过滤器将进入“过滤器”页面如图VIII -8 所示。图 VIII -8VIII.3.1. 过滤器使用方法当新信件来到的时候，依次检查各项过滤器设置。当发信人地址(或信件主题、正文)中包含过滤字串时则执行此项过滤器操作；如果发信人地址(或信件主题、正文)能够匹配多项过滤器，则进行多项过滤（最多可以设置50 条过滤规则）。VIII.3.2. 过滤器创建点击“过滤器”页面中的创建新的过滤器项目将进入“创建过滤器项目”页面，如图VIII -9 所示。图 VIII -91、 选择“过滤方式”，过滤方式分为按主题过滤、正文过滤和按地址过滤。2、 在“过滤字串”处填入需要的信息。3、 选择“过滤规则”，用户可以拒收信件也可以与文件夹结合使用，将信件自动保存在指定信箱。就是说用户可以使用系统提供的过滤方式，将被过滤的信件自动存储到由用户指定的文件夹中，实现信件的自动分拣。4、 设置完成之后，点击【确认】。例如：当用户希望拒收user 的信件，并将所有来自user 的信自动保存到收件箱中的“friend”文件夹中（用户自建文件夹）。可以将过滤器第一项设置成“过滤方式”为“地址过滤”, “过滤字串”选择为user，“过滤规则”为“拒收”（如上图所示）； 过滤器第二项设置成“过滤方式”为“地址过滤”, “过滤字串”为user，“过滤规则”为“自动保存”，并在“自动保存”后面的下拉菜单中选择“收件箱/friend”，然后点【确认】即可，如图VIII -10 所示。图 VIII -10VIII.3.3. 过滤器的修改如图VIII -11 所示，点击“过滤器”页面中的所要修改的过滤器将进入“编辑过滤器项目”页面。您可以在“编辑过滤器项目”页面对该过滤器进行修改，修改完毕后点击【确认】。图 VIII -11VIII.3.4. 过滤器的删除点击“过滤器”页面中的所要删除的过滤器的【删除】即可将该过滤器删除。如图VIII -12 所示可将第一项过滤器删除。图 VIII -12VIII.4. 白名单点击左边导航栏内个人设置中的白名单将进入“白名单”页面，如图VIII -13 所示。凡是用户设置在白名单内的邮件地址向用户发信时，不会受到用户设置的任何过滤器中过滤规则的制约。也就是用户的黑名单和过滤器功能对于白名单中的地址均不生效。具体操作点击创建新的白名单项目，进入如图VIII -14 创建白名单页面，输入发件人地址，多个email 地址之间用分号分割，输入完毕后，点击【确定】按钮即可。注意：只有开启了白名单功能后此功能才生效。图 VIII -13 图 VIII -14 用户如果想取消设置的白名单地址，可以点击每项地址所对应的【删除】按钮。，如果想删除所有的地址，则点击【删除所有白名单】即可。如图VIII -15 所示。图VIII -15 VIII.5. 黑名单点击左边导航栏内个人设置中的黑名单将进入“黑名单”页面，如图VIII -16 所示。用户可以通过此功能拒收某些地址发来的邮件。具体操作为点击创建新的黑名单项目，进入如图VIII -17 创建黑名单页面，输入需要阻止的email 地址，多个email 地址之间用分号分割，输入完毕后，点击【确定】按钮即可。注意：只有开启了黑名单功能后拒收功能才生效。图VIII -16图 VIII -17用户如果想取消设置的拒收地址，可以点击每项地址所对应的【删除】按钮。如果想删除所有的地址，则点击【删除所有黑名单】按钮即可。如图VIII -18 所示。图VIII -18VIII.6. 自动转寄功能自动转寄的功能允许用户把收到的信件全部转寄到由用户指定的其它电子邮件地址。如用户改变私人信箱地址时，可通过此功能转寄到新的地址，可保持通讯的顺畅；另外，当用户有多个信箱时，可方便信箱间的信件转寄，如有公务信箱和私人信箱之分，当不想所有信件都发到私人信箱的时候，这项功能还可起到一种过滤作用。点击左边导航栏内个人设置中的自动转寄将进入“自动转寄页面”，如图VIII -20 所示。图 VIII -20首先选择是否开启自动转寄，如果开启自动转寄，则在“自动转寄到：”后面的对话框内填写要转到的信箱，然后点击【确定】即可。如果转寄功能设置成功，将会出现如图VIII -21 所示的提示框，点击返回即可回到“个人设置”页面。图 VIII -21VIII.7. 自动回复功能自动回复功能是指系统可以在有新的信件进入用户账号的时候自动将用户预设的信息作为一封信件的内容回复给发信人，也可以设置某些地址收不到回复。比如在用户出差无法回复信件的时候就可以设置自动回复功能告诉发信人自己会在回来后回复信件。如果不想对某些邮件地址进行回复，还可以设置无需回复的地址。点击左边导航栏内个人设置中的自动回复将进入“自动回复”页面，如图VIII -22 所示。图 VIII -22首先选择是否开启自动回复，如果开启自动回复，则选择“是”，然后在“自动回复的内容”的对话框内填写要回复的内容，然后点击【确定】即可。如果自动回复设置成功，将会出现如图VIII -23 所示的提示框，点击【返回】即可回到“个人设置”页面。图 VIII -23VIII.8. 设置POP POP3 收信可为您同时收取多个邮箱里的信件（最多可以设定5 个POP 帐号），免去您逐个网站去收取信件的时间。点击左边导航栏内个人设置中的设置POP 将进入“POP3 收信设置”页面，如图VIII -24 所示，共有5 个帐号供您填写。每个帐号中包含以下项目： POP3 地址、用户名、密码、更新密码、端口、超时。图 VIII 24 POP3 地址：这里请填入您要收取信件邮箱的POP3 地址。用户名：填入在您要收取信件邮箱中注册的用户名。密码：第一次设置时默认为空，您可以在下面的更新密码中写入，等设置完成后，此处即为您上次所设的密码。更新密码：初次设置时，请您在此处写入要收取信件邮箱中的密码；如果写入错误或者您修改了密码，您可以通过修改这里来修改上一项密码。端口：默认为110 。超时：默认为30 秒，您最大可以设置为60 秒。假若您设的是50 秒，那么如果您的电脑与服务器在50 秒内没有连接上服务器则被认为是超时了。（附：当您的电脑与服务器连接成功后，我们设置的是一分钟的收信时间，如果您的信件较大或者较多，我们只能为您收取一部分。） 以上设置完成之后，您必须选择“使生效”您的设置才会生效。选择“只收取新信件”则您只收取新发来的信件。另一个选项“把信件留在服务器端”是指当您收完信后是否要将对方服务器上的信件删除，如果选择则为不删除。所有设置完成之后，请点击【确定】。当点击【确定】完成之后，在左边的导航栏中会多出一项：POP3 收信，您就可以通过此项来收取您的信件了。VIII.8.1 POP3 收信在个人设置中的设置pop 收件设置完之后，在左边导航栏内会出现POP3 收信功能，如图VIII -25 所示。图 VIII -25 当您点击POP3 收信时，系统就会按您的设置来收取信件，并弹出一个界面，如图VIII -26 所示，提示您系统正在收取信件，此过程可能最多持续5 分钟。图 VIII -26 当收完信件后，系统会自动转入一个页面，如图VIII -27 所示，报告您的POP3 收件设置的收件情况。收取到的信件全部保存在收件箱中。项目包括：pop3 地址、用户ID、收件结果、信件数量。图 VIII -27 IX. POP3和SMTP本邮件系统支持POP3协议，实现本系统用户下载邮件，离线阅读。支持所有POP3 client 端程序，用户可以使用电子邮件客户端软件（比如Microsoft Outlook Express, FoxMail, Netscape Messenger 等等）通过POP3 服务器接受信件。如图IX-1是教职工用户在Outlook Express 中的设置如图IX-2是学生用户在Outlook Express 中的设置图 IX-1注意：学生用户一定要加上“”图 IX-2（其中电子邮件地址和密码与认证计费系统用户名密码一致）X. 邮件系统特色服务（可选）X.1. 日历X.1.1. 日期选择当点击日历时，会进入“日历”的首界面，在首界面中会显示当天的事件安排，如图X-1 所示。可以通过多方式选择日期来查看、添加、修改事件和任务。图 X-1 可以通过日、周、月、年的链接以及右边的月历来选择确切的日期和时间。X.1.2. 事件事件是用户在日历中添加的自己的一些日程安排。X.1.2.1. 添加新的事件添加新事件有两种方法：第一，在“日历”中找到某年,某月,某日,可以选择不同的时间段分别设定该时间段的事件，只要点击时间即可，如点击2：00 PM 就可以进入“添加新的事件”页面设定2：00 的事件；第二，点击右栏上部的添加新的事件链接，将进入“添加新的事件”页面。“添加新的事件”页面如图X-2 所示，在此页面内可以设置这个新事件的各项参数。图 X-2 描述：相当于“事件”的名称，它将显示在日历事件列表中。地点：选择事件的发生地点。种类：选择事件的类型。时间：注明事件发生的时间，如果没有确定的时间，请选择“全天事件”。关于“不共享”“显示忙”“共享”三个选项的设定：这三个选项决定了其他人在浏览用户的这个事件时的显示方式。如果选择“共享”，那么其他人将可以通过网络来看到日历安排。如果希望别人只知道很忙，但却不知道在做什么时，就可以选择“显示忙”。如果不希望其他人看到自己这段时间内的事件安排，可以选择“不共享”，使其他人根本看不到日历安排。如图X-3 所示，为其他人通过访问链接地址所看到的页面，从页面上所看到的事件全部是设定为“共享”或是“忙”的。在该页面上可以通过日、周、月、年的链接以及右边的月历来查看特定日期的日程安排。图 X-3 选择事件重复的频率：循环事件允许您一次设定就可以建立起若干时间不同,内容相同的事件. X.1.2.2. 查看事件在“日历”的日、周、月或年链接页面上直接点击事件就可以进入“查看事件”页面查看事件的详细信息。该页面显示了事件的详细信息，这样就可以方便用户查看事件的具体安排了。在这儿用户可以进行删除和修改的操作。点击【修改】，进入“修改事件”页面，可对事件进行修改。点击【删除】，该事件将被删除。点击【返回】，将返回前一页面。X.1.2.3. 修改事件在日历的日、周链接页面可直接点击事件的修改，进入“修改事件”页面；或在“查看事件”页面点击【修改】按钮，进入“修改事件”页面。在“修改事件”页面，可以修改事件的各项参数。X.1.2.4. 删除事件在【日历】的“日”或“周”链接页面可以通过选择事件再点击【删除】的方法删除事件。也可以在“查看事件”页面，直接点击【删除】，删除事件。X.1.3. 任务相当于一件待办事件，它和事件的不同之处在于“事件”是存在于某一天的，它的作用是提醒在某一天，某一时刻要干什么，而不要忘记什么。而任务则是将添加的任务集中显示出来，说明任务的完成情况，并在后面注明了执行任务的日期。如果要进行一个软件开发任务，用“增加新事件”的方法显然不合适，这时就需要“建立新任务”。X.1.3.1. 创建任务找到某年，某月，某日，点击“日历”页面右栏下部的添加新的任务链接将进入“添加新的任务”页面。也可以通过“任务”页面的添加新的任务链接将进入“添加新的任务”页面。“添加新的任务”页面，如图X-4 所示，可以在这个窗口中设置这个新任务的各项参数。图 X-4 标题：所增加的新任务的名字，它将显示在任务列表中。描述：描述本任务的细节内容。“开始日期”,“结束日期”规定您的任务的起止时间。在任务属性区域：通过选择“普通”、“重要”、“紧急”确定任务的重要程度，它也将显示在任务列表中。类型：选择任务的类型。状态：当新创建一个任务时，此项不用选。当以前设定的任务按期完成之后，就可以通过修改它，将它标记为“完成”，标记“完成”的任务，仍然在任务列表中显示出来，只不过是加上删除线加以区别，如图X-5 所示。图 X-5 在任务列表中，可以选择任何一个任务，在打开的页面中重新编辑或直接删除它。X.1.3.2. 查看任务创建的任务显示的右边框的下半部分，也可以通过“任务”标签来查看所增加的任务。标志完成的任务以灰色显示，并画有一横线。点击任务的主题可进入“查看任务”页面，查看任务的详细信息。“查看任务”页面显示了任务的详细信息，在这儿可以进行删除和修改的操作。点击【修改】，进入“修改任务”页面，可对任务进行修改。点击【删除】，该任务将被删除。点击【返回】，将返回前一页面。X.1.3.3. 修改任务在“查看任务”页面，点击修改，进入“修改任务”页面，可对任务的各项信息进行修改。X.1.3.4. 删除任务在“查看任务”页面，点击【删除】，该任务将被删除。X.1.4. 选项点击选项链接，可进入如图X-6 所示页面，在此页面可以设定日历的一些选项，包括：图 X-6 1、 工作周起始日：系统缺省值是周一，用户可根据自己的情况进行设置。在周链接页面中第一行的日期以设置的工作周起始日为准。2、 工作时间：系统缺省的工作时间为9AM-5PM ，用户可根据情况自己设置。在日链接页面中，将显示设置的时间。3、 缺省显示类型：系统缺省值是日，该设置决定了进入日历系统首先看到的链接页面。4、 新添事件缺省状态：用户可更具需要自由选择。该参数决定了新添事件缺省的共享方式。X.2. 移动书签X.2.1. 书签列表通过书签列表可以像使用个人计算机上的书签一样使用移动书签。进入移动书签首先会看到“My Favorites ”组中的书签列表，可以通过下拉菜单选择其它组。当选好组，直接点击书签列表中书签的描述就可以了，如图X-7 所示。在书签列表页面中，还可以添加书签，以及对书签进行编辑、删除、移动的操作。