会议中心规划设计的基本原则与注意问题

会议中心规划设计的基本原则 与注意问题会议中心规划设计的基本原则与注意问题作者：会议中国顾问机构总裁、会议杂志社总编、中国会展经济研究会会议 产业研究工作委员会主任王青道；日期： 2011年07月26日。随着我国社会经济的快速发展与国际交往活动的日益频繁，作为信息交流 与传播重要手段的会议数量不断增多，规模也不断增大，会议产业的社会经济 影响力也进一步提升，会议中心也因此迅速发展起来。会议中心产业的快速发 展及时满足了会议市场增长的需求，有效地带动了城市会议产业乃至整个社会 经济的发展。然而由于会议产业在我国发展的时间还比较短，专业会展中心、 会议中心的建设也才有10年左右的历史，人们对于会议市场以及会议中心规划 设计基本规律的认识还需要一个过程，我国会议中心目前在规划设计方面还存 在不少问题。笔者根据近几年对国内外会议中心市场的研究以及为多家会议中 心设施提供规划设计咨询的经验，拟就会议中心规划设计的基本原则与常见问 题进行分析，以供业界讨论。1. 关于会议中心的分类会议中心依据其目的与相关功能的特点，可分为以下几个类型：1.1 专业会议中心(conference center )与酒店、餐饮等相组合构成“专业会议中心”至少需要以下几个条件：一是具有满足中型(比如 300-500人)以上会议基本需求的类型齐全的会 议室，而且这些会议室在空间上相对比较集中；二是会议室的专业性较强，如具备专业视听设备等；三是具备餐饮及住宿功能。另外，从发展趋势分析，未来会议中心需具备一定的展览功能以及丰富的 休闲、娱乐、美食、购物、健身、文化等配套，从而成为真正意义上的“会议 综合体”(综合体，all-in-one )设施。“专业会议中心”的综合配套水平是决定其竞争力高低的重要因素之一， 换句话说，缺乏酒店等配套设施的“专业会议中心”的竞争力将会大打折扣。1.2 会展中心(convention center )与展览组合由于会议与展览活动很多时候是交织在一起的一一会议附带展览以及展览 附带会议将是我国会展业发展的基本趋势。因此，会议与展览功能相结合是会 议中心设施的基本组合模式之一。发达国家尤其是美国的会展中心，具有很强 的会议功能。据美国Tradeshow Week统计，美国会展中心设施中会议空间与展 览空间之比平均为25:100。我国前些年建成的“会展中心”实际上是“展览中 心”，会议功能很弱。不过根据会议杂志的调查，我国刚刚建成以及正在规 划建设的“会展中心”，其会议功能大多都比较强。与发达国家不同的是，我国 “会展中心”、“博览中心”设施中的会议设施部分通常会被称为“会议中心”以会议、展览功能为主，再辅之以其他相关功能，这类设施就成了“会展综合 体”。1.3 专用会议中心(purpose-built conference center )以满足特定需求为主的会议设施“专用会议中心”是政府、企业、学校、科研结构等为满足特定需要而建 设的会议中心设施，这类设施可以是办公设施的一个组成部分，也可以是一栋 独立的建筑。这类设施的规模一般不是很大，它们也会在满足自身需求的情况 下对外承接业务。如果是建设在机构院落或办公设施内部，这类会议中心通常 也没有其他配套功能。2. 会议中心规划设计的基本原则2.1 综合性由于会议持续的时间比较长，一般都在 2-3天，甚至3-5天或更长，会议 团队这段时间的工作、生活都需要在会议中心设施中完成，因此，会议中心需 要为会议团队提供以下几个方面的服务：一是提供举办会议所需的各种条件，如会议室等；二是满足会议代表生理方面的需要，如吃、住等； 三是满足会议代表会议之余的休闲、娱乐、购物、美食、健身、文化、艺 术等方面的需求。另外，随着我国会议产业的发展以及会议与展览融合步伐的进一步加快， 会议中心具备良好的展览展示条件就显得日趋重要。长期以来，国内一些人对于会议中心应有功能的认识比较片面，他们觉得 只要有一个开会的地方就行了，至于会议代表其它方面的需求就很少会去考虑。 随着我国社会经济的快速发展以及人们生活水平的不断提高，会议代表对于会 议中心设施的要求必将越来越高。从发展趋势看，会议中心在核心功能(如会 议室等)过硬的条件下，综合性越强，竞争力水平就越高。2.2 一体化“一体化”主要是指对会议中心设施进行集约化规划和设计，使会议中心 的各项核心功能与辅助功能在空间上尽可能相互靠近，以最大程度方便会议代 表在各个功能区间走动，提高设施的综合利用率等。“一体化”规划设计可以有效减少由于天气等因素等对会议代表在各功能区间活动产生的干扰。初步测算， 采用“一体化”规划设计的会议中心，不仅效率提升、能耗降低，其聚集人气 方面的效果也是数倍于分散功能的会议中心设施。从会议展览设施发展趋势分 析，“一体化”是必然发展方向。与发达国家相比，我国会议中心设施在“一体 化”规划设计方面有很大的差距。2.3高科技与环保在发达国家，会议中心设施是最能体现高科技与环保技术水平的建筑类型 之一。虽然我国新建会议中心设施的科技含量与环保技术水平都在快速提升， 但整体状况与发达国家仍有很大差距。从发展趋势看，国际会议中心的高科技 因素主要与互联网、通讯、视听以及现场技术等有关，而环保技术则通常与节 能、绿色、生态等联系在一起。代表着国际绿色建筑物最高标准的美国LEED认证，是国际国内会议中心设施在绿色方面追求的最高目标。新加坡滨海湾金沙(Mari na Bay Sa nds )是目前国际上获得LEED认证的规模最大的会议娱乐综合 体设施。我们国家一些会议中心设施在这方面需提高的地方还很多，有的会议 中心非但谈不上高科技与环保，就连基本的节能都很难做到。比如，不能有效 把握空间层高与当地气候条件之间的关系，从而造成大量能源浪费；空间布局 设计不合理从而导致能源消耗过高、人力资源浪费等。会议中心设施规划设计相关的原则很多，无法一一讨论，比如国际性与本 地特色、辅助功能的亮点策划等也很重要。随着社会进步节奏的加快，会议中 心只是作为“开会的地方”的时代已经开始结束，未来的会议中心将成为“工 作+娱乐”(work+ play )的地方，这就为会议中心规划设计相关方如投资方、 运营方以及规划师、设计师等，提出了严峻的挑战。3. 我国会议中心规划设计需注意的几个主要问题3.1 关于最大会议厅面积与会议室数量问题最大会议厅面积是整个会议中心设施规划设计的核心指标之一，会议室数 量、宴会厅面积与数量、展览面积，甚至厨房面积、酒店客房数量等都与之有 关。最大会议厅面积设定的参考因素有：所在城市会议市场的特点与发展趋势、 会议中心的地理位置与交通条件、总投资额与占地面积、周边环境与已有设施 的功能优势等。会议室的总量与最大会议厅的面积、客房量、设施特点等有关。假如一个 会议中心希望接待规模达2000人的会议，那么，最大会议厅的面积可设定为2000 平米(除去固定舞台面积，每人所占面积0.8-1平米)，会议室数量至少在25-30 个之间，因为2000人左右规模的会议通常在全体会议之后会有 20-30个左右的 分组讨论会。我国很多会议中心设施在规划设计时对其它相关因素考虑得会很少，设定 最大会议厅面积与会议室数量也都有很大的随意性。比如我国知名城市的一个 会议中心，最大会议厅面积达到了 2500平米以上，可配套的小会议室只有一个。 北京郊区一家会议酒店，最大会议厅面积近2000平米，配套的会议室数量也不少，可这些会议室的面积都很小，无法举办分组论坛。还有的会议中心会议室 数量很多，可缺乏大型会议空间，无法接待大型会议，使得这些中小会议室的 利用率很低，进而在很大程度上影响了整个酒店的入住率水平。3.2 会议厅与宴会厅的关系我国会议中心在规划设计时，对于会议空间与宴会空间匹配关系的处理存 在不少问题，很多会议中心要么是只有会议厅没有宴会厅，要么是只有宴会厅 而缺少会议厅，总之，要想在大型会议结束后举行大型宴会就很困难。这个让会议组织者感到头疼的问题虽然已经引起了会议中心管理方的重视，但要想解 决好这个问题就不那么容易了。我国会议市场的特点是，会议期间一定要举办 一次或多次大型宴会活动，这一点与西方国家有一些差异。3.3 宴会厅与厨房的关系对于很多投资者来说，设计一个面积很大很漂亮的宴会厅远比建设同样面 积的厨房设施更为重要。这样造成的后果是，要么厨房面积与宴会厅面积不匹 配，要么是厨房与宴会厅的空间关系布置不合理，实际运营很不方便。一般来 说，厨房相关面积要与其所服务的宴会厅的面积略小或基本相当，因为很多与 餐饮服务相关的功能都要在其中实现，比如食品运输与装卸、仓储、粗加工、 精加工、清洗等；服务流、垃圾流等；餐饮办公与服务人员更衣、用餐、开会、 洗澡等。而且，由于餐饮需要大量的现场服务人员，各种流线的设计一定要十 分合理，否则既会增加劳动力成本，影响餐饮服务质量。我国一个城市新建的大型会议中心，厨房面积只是宴会厅面积的八分之一 左右，且流线设计很不合理。我国北方一个城市的会议中心，中小宴会厅周边 或上下都没有相应的厨房设施，餐饮供应需通过百米之外的厨房来完成。这样 做不仅劳动力成本过高，餐饮服务质量也无从保证。至于流线设计不合理的会 议中心、酒店就更多了，我们在用餐区经常看见服务人员及餐饮推车在眼前晃 来晃去，就是这个原因造成的。3.4 会议中心与酒店之间的关系与展览活动有所不同的是，会议往往与住宿、餐饮等紧密结合在一起。我 国早些年建成的会议中心很多缺乏配套酒店，可目前的情况正在向好处转变。 根据会议杂志所作的统计，2009年-2014年期间投入运营的会展中心、会 议中心90%以上拥有自己的配套酒店设施，而且客房量平均达到了 1000间以上 由于消费水平的差异，发达国家会议中心的配套酒店以五星级为主，我国会议 中心配套酒店一般是四星级加五星级。3.5 会议室规划设计常见问题3.5.1 序厅(pre-function place )很多会议中心设施的投资者不太愿意建设很大的序厅空间，觉得会议厅或 宴会厅比序厅更重要。从会议市场发展情况看，序厅与其相连的会议厅、宴会 厅同等重要一一序厅是会议代表在会前、会中与会后交流的重要场所，而相互 交流又是会议的主要目的之一。序厅还可以开展一些必要的展览展示、茶歇等 序厅空间的一侧最好有理想的景观效果，使会议代表能够从紧张的会议气氛中 放松下来。3.5.2回字形布局的弊端国内很多会议中心设施喜欢采用回字形来布局会议中心设施，这种布局方 式的好处是能够聚人气等，但其弊端很多，因而国外很少采用。其弊端主要有：一，乱。多个会议共同举行时中庭空间就会显得很乱，如果中庭空间较小， 混乱的感觉就会更明显。这种布局模式不利于代表会议期间的交流，举办茶歇、 展示等活动也很难有很好的效果。另外，如果会议休息期间允许抽烟，中庭内 的空气质量就可想而知。二，景观资源浪费。回字形设计的一个重要特点就是大多会议室都有大面 积自然采光窗户，可会议进行期间并不需要自然光线，也不允许有来自窗外其 他因素的干扰。因此，回字形设计实际上是将外界的自然景观、城市景观等与 会议代表割裂开来，是一种资源的浪费。3.5.3 关于固定座椅会议室问题固定座椅会议室（阶梯状）与平面会议室各有自己的优势，比如前者的视 觉与声学效果更好等；后者的主要优势就是可调整性强，可以根据不同规模会 议来分割会议空间、布置不同台型、转换不同功能（如会议、餐饮、演出等功 能的转换）等。根据会议杂志所作的调查，总的来说，固定座椅会议室的 实际使用率只及平面会议室的 1/10-1/5。因此，从发展趋势分析，这类会议室 所占比例将呈下降趋势。可如果投资方有专门的用途就另当别论了，比如举办 政府的两会、演出活动等。不过，国外一些会议中心设计的座位较少的阶梯式 会议室使用效果还不错，比如 80-100人等。我国一个主要城市新建的一个会议 中心，其主要会议厅是固定座椅式的，这就会影响整个会议中心的运营效果。 如果投资方认为需要设计这类会议室，那么数量不宜多，会议室内前后的高低 差也不宜太大。关于会议中心规划设计方面可以探讨的问题还有很多，比如会议室层高的 设定、会议空间与餐饮空间、展览与会议、核心功能与辅助功能（休闲、娱乐、 模式、购物、健身等）、不同功能区域装修色调选择以及各种流线设计等，本文 无法一一探讨。会议中心规划设计是面向未来的，会议中心建筑要用上二十年、 三十年甚至更多，因此希望我国的会议中心设施，能够规划设计得更合理，使 用起来更方便，科技与环保水平更高，管理运行成本更低，进而为我国会议产 业的发展做出更大的贡献。