办公设备及用品管理规定（KYGLG16A）

武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司Wuhan Kaidi green energy development & operation CO.LTD 办公设备及用品管理规定（试行版）（试行版）KY-GL-G-16-A版 次A/O分发号持有人状 态受控 非受控 作废密 级秘密 机密 绝密编制/日期审核/日期批准/日期2008 年 8 月 日发布 2008 年 8 月 日试行目目 录录1 1 目的目的.12 2 范围范围.13 3 定义定义.14 4 职责职责.15 5 程序程序.25.1 办公设备及用品的采购.25.2 办公设备及用品的验收及入库.25.3 办公设备及用品的领用.35.4 办公设备及用品的盘点与保管.45.5 办公设备及用品的调配.55.6 电脑的使用期限、折旧、保管维护及更换.55.7 办公设备（电脑除外）故障的判定、送修及报废.55.8 办公设备及用品费用的管理.65.9 对责任故障的处罚.65.10 办公设备及用品管理流程图.76 6相关文件相关文件.87 7记录记录.8办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：1/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印1 1 目的目的为规范公司对办公设备及用品的管理，有效控制办公费用，合理利用办公资源，特制定本规定。2 2 范围范围本规定适用于公司办公设备及办公用品的管理，对办公设备及用品的采购、验收入库、领用、盘点保管、调配、故障处置及费用控制等进行了规定。3 3 定义定义3.1 办公设备主要包括车辆、办公家具、电话、电脑、打印机、复印机、传真机、数码相机、投影仪等。3.2 办公用品主要是指下表所示的四类办公用品。办公用品类别及对应品种一览表办公用品类别及对应品种一览表类别类别办公用品的品种办公用品的品种A 类低值易耗品类铅笔、橡皮、圆珠笔、签字笔芯、刀片、固体胶、大头针、回行针、订书针、橡皮筋、透明胶带、复写纸、告示贴、印油、纸杯等B 类限额使用消耗品类签字笔、白板笔、记号笔、软面抄、皮面记事本、修正液、票夹、电池、信封、信纸、标签纸、帐页、帐本、打印纸、墨盒、色带、硒鼓等C 类非消耗品类剪刀、裁纸刀、直尺、长尾夹、拉杆夹、文件袋、文件夹、档案袋、档案盒、三格文件框、凭证篮、订书机、启订器、计算器、打孔器、印台、U盘等D 类印刷表单名片、费用报销单、票据粘贴单、出差差旅报销单、借支单、领款单、缴款单、出库单、入库单、请示报告单、任务通知单、工作联系单等4 4 职责职责4.1 公司总经理工作部负责公司办公设备及用品的管理。办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：2/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印4.1.1 负责办公用品的采购、保管、发放及费用控制。4.1.2 负责审核部门提交的办公设备采购申请单，办理出入库手续，安排维修保养，并实行费用控制。4.2 公司采购部负责办公设备的采购和办理入库手续。4.3 公司财务部对公司办公设备进行价值管理，负责建立办公设备账册、计提折旧、维修、报废处置等会计业务。4.4 各部门负责所领用的办公设备及用品的保管和维护。5 5 程序程序5.15.1 办公设备及用品的采购办公设备及用品的采购5.1.15.1.1 采购原则采购原则a） 档次适度原则，既符合公司形象同时又能满足相应部门需求标准。b） 性价比合理原则，采购人员对所采购物品应事先做好比价分析和费用估算，选择质优价廉的物品。c）所采购的办公设备及用品必须有产品合格证书或质检合格报告等相关证明，为质量合格产品，采购人员对所购置的物品质量负全部责任。5.1.25.1.2 办公设备的采购办公设备的采购a） 办公设备购买由各部门在年初部门计划中统一列入预算，经公司领导审批之后由采购部统一以招标形式购买。b） 对于临时增购的办公设备，由需求部门填写“办公设备购置申请单”报部门负责人、总经部负责人审核，公司总经理批准后方可由采购部进行购买。5.1.35.1.3 办公用品的采购办公用品的采购a） 每年由总经理工作部组织、经营计划部和采购部参加，以议价或密封报价的形式确定本年度办公用品的指定供应商。b）每月 26 日各部门做下月办公用品申请计划，填写“办公用品申领单” ，部门领导审核后交总经理工作部，由总经理工作部根据实际库存量及部门额度合理制订采购数量。逾期不报视为无需求。c）对于印刷表单类的印刷统一由总经理工作部负责。办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：3/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印5.25.2 办公设备及用品的验收及入库办公设备及用品的验收及入库5.2.15.2.1 办公设备及用品的验收办公设备及用品的验收a）物品验收，采购人员与总经理工作部专责人员应同时在场，必要时请专业人员参加验收。采购人员因故不能到场的，应由采购人员指定其他人到场组织验收。b）到货验收时，总经理工作部专责人员应根据验货清单逐项认真核对，数量、型号、外观核实无误后方可签字接收。c）验收合格后由采购人员和总经理工作部专责人员在货品清单上签字确认。d）验收不当的责任由采购人员和总经理工作部专责人员共同承担。5.2.25.2.2 办公设备及用品的入库建档登记办公设备及用品的入库建档登记a）物品到货，且验收合格后，总经理工作部专责人员登记建档。物品登记统一使用办公设备及用品入库单 （一式三联，第一联总经理工作部留存，第二联交财务，第三联交采购部门） ，办公用品与办公设备应分类登记，并建立相应台帐。b）部门申购的办公设备及用品应在办公设备及用品入库单相应项目的备注栏中注明，以免误发。由于登记不当造成分发、使用、维修、报废等工作程序无法正常执行的责任，由专责人员承担。5.35.3 办公设备及用品的领用办公设备及用品的领用5.3.15.3.1 领用条件领用条件属于申购计划内，且已建档，方可领用。5.3.25.3.2 领用时间及方式领用时间及方式a）新入职员工凭人力资源开据的“员工报到程序表”可领取个人办公用品。b）各部门日常办公用品领用时间为周三下午，每月限领一次，由各部门文员或指定专人根据“办公用品申领单”领用。特殊情况下，领用人员不在或无法在规定时间领用办公用品的，在不违反领用条件情况下，可适当灵活变动，但须登记清楚，及时补办手续。c) 因工作需要需配置电脑的（配置标准参照办公设备及用品配置标准 ） ，领用人持人事任命文件或部门负责人签批的申请书到总经理工作部领取。d) 办公设备则是申购部门接到总经理工作部通知后，指定该领用设备的责任人到办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：4/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印总经理工作部签定责任书、填写资产卡后可领回部门使用。5.3.35.3.3 领用内容及周期领用内容及周期办公用品根据各部门填写的“办公用品申领单”领用，领用周期见办公设备及用品配置标准 。重复领用使用寿命较长的物品时，例如：计算器、订书机等，须以旧换新；丢失或损坏时，使用人按原价赔偿。办公设备类的领用标准见办公设备及用品配置标准 。5.3.4 出库及验收：领用人员和专责人员应仔细核查领用物品清单并验货，确认无误后填写办公设备及用品出库单 （一式三联，第一联总经理工作部留存，第二联交财务，第三联交领用人）并签字交接。一旦完成办公设备及用品的领用程序，物品的使用权及维护责任转移到领用部门。5.3.5 员工离职时，必须把已领用的办公物品交回总经理工作部，对丢失或损坏的，按剩余净值赔偿损失。5.45.4 办公设备及用品的盘点与保管办公设备及用品的盘点与保管5.4.1 入库的办公设备及用品，专责人员必须按类分放。建立“办公设备及用品入库及出库台帐” ，按办公用品与办公设备分类登记，并定期进行盘点、核查，要做到帐帐相符、帐物相符，使物品的种类、数量、流向及库存一目了然，易于清点、便于管理。5.4.2 专责人员每季度与各部门指定人员核对办公设备及用品数量及使用情况，并对办公设备及用品入库及出库台帐进行汇总，制定办公设备/用品使用报表报总经理工作部负责人，内容应包括：本季度内发生的设备的申购、到货、分发、调配、报废、维修等情况以及相关费用情况。5.4.3 财务部控制全公司办公设备及用品的总值并设立总账。总经理工作部设立办公设备及用品分户明细账，财务部每季度与总经理工作部核对一次办公设备及用品明细账。5.4.4 领用的办公设备必须设立资产卡和资产标签。a) 资产卡资产卡上记录设备相应的型号、配置、编号、采购日期、使用部门、维护记录等信息，领用责任人签字，保管于总经理工作部。办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：5/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印b) 资产标签上标识相应的编号，贴于办公设备后。具体的编号办法为：KY 序号（001） 办公设备号（001） 凯迪运营档案柜 001；文件柜 002；电脑桌 003；电脑椅 004；大班桌 005；大班椅 006；会议桌 007；随着公司办公设备的不断增置，编号将按此往下排（电脑、U 盘除外） 。5.4.5 办公设备及用品分发后，使用人或相关部门负责人应承担物品的保管和维护责任。使用设备的人员应爱护设备，注意清洁与保养，遵照设备的使用要求和说明书使用。由于保管、使用不当造成的一切损坏，或者发生物品丢失，由使用人或相关部门按实际价值赔偿损失。5.55.5 办公设备及用品的调配办公设备及用品的调配5.5.1 调配适用的条件：工作要求提高或工作岗位变动。5.5.2 调配依据：根据实际工作需要参照办公设备及用品配置标准进行调配。5.5.3 部门如需调配设备时须向总经理工作部提出申请，由总经理工作部专责人员协同调出，调入部门使用人办理“办公设备调配通知单” 。部门不得随意自行调配设备及附件，由此引起的一切责任由相关部门负责人承担。5.5.4 由于交接清单有误或交接设备有误的责任，由设备调出部门承担。一旦调配程序完成，设备的使用权及维护责任将由调入部门承担。5.65.6 电脑的使用期限、折旧、保管维护及更换电脑的使用期限、折旧、保管维护及更换5.6.1 使用期限：5 年。5 年后产权归使用人所有。5.6.2 折旧计算：每年设备折旧率分别按照 20计算。5.6.3 保管与维护：电脑领用后，使用人应爱护设备,注意清洁与保养，遵照设备的使用要求和说明书使用。在保修期内设备因非人为因素造成的损坏与故障，公司负办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：6/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印责协助使用人进行维护维修；在保修期外设备损坏与故障费均由个人负责维护维修，维修费用均由个人承担。如由于保管不当造成遗失，原使用者补齐其设备公司承担部分的净值后，由公司重新配置。5.6.4 更换：当电脑累计使用年限已满 5 年，原使用人可提出重新配置申请，部门负责人同意、总经理工作部审核、总经理签批后，由采购部统一购置。5.6.5 电脑的所有权移交给个人后，公司在固定资产帐务上将做相应处理。5.75.7 办公设备（电脑除外）故障的判定、送修及报废办公设备（电脑除外）故障的判定、送修及报废5.7.1 由设备负责人填写“办公设备故障报修单”报部门负责人签字后报总经理工作部。5.7.2 总经理工作部接到“办公设备故障报修单”后，专责人员与相关部门设备负责人共同确认故障设备。5.7.3 确认设备故障程度及责任人后，专责人员在报修单上注明并签字。5.7.4 总经理工作部专责人员负责联系维修单位并初步确定维修费用预算，报总经理工作部负责人审核签字。5.7.5 设备修复后，使用部门及总经理工作部专责人员接收设备并确认最终维修费用。5.7.6 相关部门在“办公设备故障报修单”上签字后，领回修复设备。5.7.7 资产管理人员做好相关的维修记录。5.7.8 办公设备及用品经确认无法修复，只能报废时，总经理工作部专责人员在“办公设备故障报修单”中注明“无法修复，报废”并注明设备处理结果，收回设备，办理相关手续。总经理工作部保存“办公设备故障报修单” 。5.85.8 办公设备及用品费用的管理办公设备及用品费用的管理5.8.1 办公设备及用品的采购及发放标准实行计划性控制。总经理工作部根据各部门实际工作需要，制定办公设备及用品配置标准明确各部门及个人可领用的办公设备及用品的型号、数量、领用周期及物品单价。5.8.2 办公设备及用品的购买计划均由总经理工作部核准,并对费用进行控制。a）个人使用类办公用品（如笔、文件夹、圆形针等）费用标准为 16 元/人/月，办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：7/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印办公用品的额度每年由经营计划部核定，报主管领导批准。b）公用限额使用消耗品类（如硒鼓、墨盒、打印纸等）由总经理工作部统一管理、核算。5.95.9 对责任故障的处罚对责任故障的处罚5.9.1 如发生正常使用损坏之外的设备及其附件的损坏、丢失等情况，除追究直接责任人的责任外，相关部门设备负责人也应承担一定责任。5.9.2 总经理工作部根据设备损坏程度及责任情节轻重，向总经理提交对相关责任人进行处罚的建议，总经理批准后，由总经理工作部具体执行。处罚方式为：a) 通报批评或各级处分b）赔偿c) 罚金以上三项可分别处罚或并处，处罚的决定权和解释权归总经理工作部。5.105.10 办公设备及用品管理流程图办公设备及用品管理流程图5.10.15.10.1 办公用品领用流程图办公用品领用流程图5.10.25.10.2 办公设备采购领用流程图办公设备采购领用流程图部门做下月申请计划开 始部门负责人审核总经部复核,批准总经部采购验收,入库申领,出库结 束部门做购置申请开 始部门负责人审核总经部负责人复核办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：8/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印6 6 相关文件相关文件a)采购物资程序b)财务相关规定7 7 记录记录7.1 办公设备及用品配置标准(KY-GL-G-16-A-01)7.2 办公用品申领单(KY-GL-G-16-A-02)7.3 办公用品使用报表(KY-GL-G-16-A-03)7.4 办公设备购置申请单(KY-GL-G-16-A-04)7.5 办公设备调配通知单(KY-GL-G-16-A-05)7.6 办公设备故障报修单(KY-GL-G-16-A-06)采购部采购验收,入库总经部通知部门领用无法修复,申请报废结 束总经理批准指定责任人签定责任书填写资产卡申领,出库如故障,申请维修总经部批准,进行维修修复,责任人领回总经理批准报废办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：9/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司办公设备及用品配置标准武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司办公设备及用品配置标准制订单位：总经理工作部办公用品办公用品品名圆珠笔黑色水性笔红色水性笔签字笔芯铅笔橡皮小信封软面抄透明文件袋拉杆夹回形针钉书针固体胶N次贴裁纸刀剪刀档案盒文件夹废纸篓启钉器计算器三格文件框皮记事本订书机电电话话机机U U盘盘单价0.8 元/支1.5 元/支1.5 元/支0.8 元/支0.5 元/支0.5 元/本0.2 元/个2 元/本1 元/个1 元/个1 元/盒1 元/盒1 元/支2 元/本2 元/把2 元/把1.5 元/个7 元/个4 元/个1.5 元/个20 元/台20 元/个13 元/本10 元/个80 元元/台台70 元元/个个数量1 个/次1 个/次1 个/次1 个/次1 个/次1 个/次2 个/次1 个/次2 个/次3 个/次1 个/次1 个/次1 个/次1 个/次1 个1 个2 个/次2 个1 个1 个1 个1 个1 个1 个1 个个1 个个领用周期3 个月/次3 个月/次3 个月/次1 个月/次3 个月/次3 个月/次2 个月/次2 个月/次3 个月/次3 个月/次3 个月/次3 个月/次1 个月/次3 个月/次一次性领用领用人公司在岗职工注：1、上表所列物品单价、型号暂供参考，若有变动另行通知，申领物品不在上列者可在专责人员处查询； 2、同类不同型号的物品只可配置一种； 3、可定期领用的物品数量视需要可少领或不领；使用期较长的物品重复领用时，以旧换新。 4、部门公用类的低值易耗品不在上表所列。办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：10/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 办公设备类办公设备类配备物品费用标准配备范围便携式电脑10000 元/台公司高管便携式电脑8000 元/台负责人、部门负责人便携式电脑6000 元/台经常外出开展工作的技术人员台式电脑 174000 元/台除以上两类人员以外的员工打印机兼复印功能一体机2200 元/台原则上在同一办公室内的部门合用一套传真机、数码相机2000 元/台各部门根据实际工作需要配备，不超过 1台投影仪10000 元/台总经理工作部配备 2 台文件柜600 元/套各部门配备，配备数量根据实际工作需要普通办公桌椅2000 元/套公司高管级以下员工使用经理桌椅7000 元/套公司高管办公家具（接待用）5000 元/套原则上在同一办公室内的部门合用一套备注：1、上表所列物品单价、型号暂供参考，按采购部实际招标价格为依据。办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：11/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印2、 以上所列物品为办公常用物品，申购物品不在上列者，可在专责人员处查询。办公用品申领单办公用品申领单申领部门： 经手人： 总经部审核： 申领时间： 年 月 日注：1、此表根据工作需要，按办公用品配置标准规定及工作需要申领，每月 26 日由部门文员报总经理工作部，经审核后每周三下午领用，限每月一次。 品 名圆珠笔黑色水性笔红色水性笔签字笔芯铅笔橡皮小信封软面抄透明文件袋拉杆夹回形针钉书针固体胶N次贴档案袋档案盒文件夹费用报销单粘贴单借支单差旅报销单用印申请单工作联系单请示报告单A4复印纸5号电池纸 杯单价单位领用数姓名 部门公用数量总计费用总计办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：12/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印2、办公用品按人核定，按部门统一领用，专人负责，定期公布领用情况。 季度办公用品使用报表季度办公用品使用报表序号序号类型类型名称名称规格规格数量数量单位单位申购时间申购时间采购人采购人到货时间到货时间发放时间发放时间领用部门领用部门领用人领用人备注备注办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：13/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印 季度办公设备使用报表季度办公设备使用报表序序号号类型类型名称名称规格规格型号型号序列号序列号资产资产编号编号数数量量申购申购时间时间采购人采购人到货到货时间时间发放发放时间时间领用领用部门部门领用领用人人责任责任人人调配调配时间时间调入责调入责任人任人故障故障时间时间故障故障情况情况维修维修时间时间维修维修花费花费报废报废时间时间备备注注办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：14/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印办公设备购置申请单办公设备购置申请单表格编号： 记录编号：申请部门申请时间办公设备名称型 号规 格购置数量单价预算申请原因1、产品需求说明： 2、到货要求： 3 推荐厂家及推荐理由： 编制日期部门负责人日期复核日期批准日期办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：15/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印办公设备调配通知单办公设备调配通知单 表格编号： 记录编号：设备名称规格型号设备数量序列号调出部门调出期限调出部门负责人签批调入部门调入部门设备使用人调入部门负责人签批备注：办公设备及用品管理规定 版次：A/O 页次：16/16本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印办公设备故障报修单办公设备故障报修单 表格编号： 记录编号：设备所属部门设备责任人设备名称设备型号设备数量购买价格序列号资产编号设备故障描述总经部专责人员核查情况维修单位报修预算维修结果设备报废批准部门签收人备注