项目管理者关键技巧概述

,项目管理者关键技巧,讲师：沈澄勇 先生,第,一,一,单,单,元,元,：,：,项,项,目,目,管,管,理,理,者,者,关,关,键,键,素,素,质,质,研,研,讨,讨,、,项,项,目,目,管,管,理,理,者,者,关,关,键,键,素,素,质,质,研,研,讨,讨,1,）,精,精,确,确,（,（,Precision,）,如,何,何,将,将,有,有,限,限,资,资,源,源,投,投,注,注,在,在,关,关,键,键,点,点,？,？,检,验,验,及,及,培,培,养,养,自,自,身,身,精,精,确,确,素,素,质,质,2,）,整,整,合,合,力,力,如何整,合,合资源,（,（价值,观,观）？,培养整,合,合力的,要,要素,对资源,特,特质敏,锐,锐的观,察,察,对完成,项,项目所,需,需资源,要,要素的,掌,掌握,引导项,目,目成员,价,价值观,的,的能力,建立团,队,队共识,的,的能力,3,）圆熟,的,的协调,能,能力,外圆内,方,方,在没有,太,太多职,位,位权力,的,的情况,下,下，如,何,何赢得,别人的,合,合作？,检验自,己,己的协,调,调特质,？,？,属于哪,一,一类型,的,的特质,？,？,如何培,养,养更成,熟,熟的处,世,世之道,？,？,4,）高情,商,商素质,EQ,如何展,现,现工作,热,热情，,带,带动团,队,队氛围,？,？,面对压,力,力及冲,突,突，如,何,何展现,沉,沉稳不,慌,慌乱？,项目管,理,理者的,EQ,素质培,养,养,5,）个人,担,担当（,PersonalAccountability,）,从“为,什,什么会,这,这样？,”,”到“,我,我该做,什,什么来,解,解决？,”,”,主动出,击,击，而,非,非坐以,待,待毙,make thingsHappen,，,make thingschange,减少抱,怨,怨，寻,求,求方法,个人担,当,当的心,态,态及行,为,为转换,第二单,元,元：项,目,目管理,概,概念,项目管,理,理流程,差异,跟进,执行,项目管理,项目启动,规划,/,修正,项目计划,动,态,平衡,窗口,目标,资源,2.,何谓管,理,理,预测,计划,跟进,行动,行动,3.,项目的,要,要素,明确质,与,与量的,目,目标,/,指标,一定的,资,资源（,资,资源的,质,质与量,条,条件）,项目成,员,员小组,时间性,项目主,持,持人,第三单,元,元：项,目,目管理,关,关键方,法,法总结,1,SMARTGOAL,及,5W2H,目标特,质,质,应该做,什,什么？,具体明,确,确（,S,）,可衡量,（,（,M,）,可达成,（,（,A,）,实际的,（,（,R,）,时间、,可,可追踪,（,（,T,）,风险,原因,对策,%,代价,成本,内部,外部,2,系统,化,化风险,评,评估,3,任务,的,的分解,WBS,4,任务,时,时程,结构化,分,分解练,习,习,便于任,务,务分派,与,与追踪,利于精,确,确的资,源,源评估,任务所,需,需时数,可投入,时,时数,时间长,度,度,=,任务资,源,源及时,数,数为,相互研,讨,讨与认,同,同的过,程,程,5,建立,Ownership,了解情,况,况（工,作,作及价,值,值观）,包装任,务,务的价,值,值与意,义,义,连接个,人,人与任,务,务价值,引导反,馈,馈、挖,掘,掘顾虑,获得认,同,同及承,诺,诺,项目,任务编号：,任务描述：,行动,时程,成果,指标,（检查点）,任务期间,资源,接受者,PM,DM,任务单,参,参考,6,善用,甘,甘特图,与,与网状,图,图进行,追,追踪,7,检查,点,点与里,程,程碑设,定,定,甘特图,明,明定各,项,项任务,的,的时程,网状图,明,明定其,先,先后及,平,平行关,系,系,掌握管,理,理焦点,适时做,资,资源合,理,理调配,任务期,间,间设定,检,检查点,确,确保任,务,务的如,期,期完成,对具体,成,成果设,定,定里程,碑,碑,8,项目,监,监控,设定定,期,期的监,控,控机制,（,（可以,是,是周例,会,会），,全,全体成,员,员参加,监控指,标,标，差,异,异及行,动,动，并,做,做好记,录,录,即时反,馈,馈，以,标,标准的,表,表格反,应,应问题,，,，以便,追,追踪,周报表,，,，变更,报,报告及,评,评估报,告,告,尽量以,可,可视化,的,的图表,进,进行反,馈,馈,9,过程,即,即时激,励,励、辅,导,导及教,练,练,利用里,程,程碑的,成,成果进,行,行表扬,及,及庆祝,适时的,激,激励个,人,人的功,劳,劳及成,就,就,即时的,辅,辅导及,教,教练，,并,并重视,其,其技能,的,的提升,及,及学习,第四单,元,元：项,目,目管理,关,关键问,题,题案例,研,研讨,A,）案例研讨,：,：,案例一：,项目经理往往,处,处于资源非常,有,有限，又无法,完,完全掌握的情,况,况下，要在限,期,期内完成项目,。,。一方面要规,划,划和控制项目,（,（往往自己又,需,需负责一部分,技,技术或开发）,，,，另一方面要,激,激励项目成员,的,的能动性，进,行,行跨部门协调,，,，又常需要支,持,持（或救火）,项,项目以外的紧,急,急事件。有哪,些,些方法可以,降低这样的困,扰,扰？,案例二：,不管项目的前,期,期、过程或后,期,期，面对最多,的,的问题是“变,化,化”，客户需,求,求的变化、领,导,导批示的变化,、,、市场要求的,变,变化,等等,身为一个项目,经,经 理,应该如何来调,适,适或应付这,些,些变化？,案例三,:,项目经理每次,面,面对的通常是,一,一群经常变动,又,又不属于自己,直,直接管辖的项,目,目成员,每个人有不同,的,的理念价值观,不同的工作优,先,先顺序,甚至是不同的,动,动机和意图,.,项目经理在项,目,目的启动前期,应该做哪些事,情,情 ，才能使,项,项目成员更像,团,团队而发挥效,益,益。,案例四：,项目经理通常,需,需要在没有职,位,位权力的情况,下,下调动相关资,源,源完成任务,常需启动跨部,门,门项目成员的,配,配合,带领比自身资,历,历或经验较高,的,的成员，项目,经,经理应如何定,位,位自处，应发,挥,挥什么样的个,人,人魅力才能带,得,得动？,案例五：,项目经理自身,最,最大的挑战是,自,自己的“时间,管,管理”和“精,力,力的分配”，,身,身处于忙乱的,项,项目过程中，,应,应如何来管理,自,自己的时间和,精,精力，才能管,好,好项目？,案例六：,项目经理不管,在,在什么情况下,，,，通常都需交,出,出具体成果，,因,因此塑造“执,行,行文化”，强,化,化执行力成为,关,关键的管理技,能,能，身为团队,领,领导，如何才,能,能提高团队的,执,执行力？,B),关键思维与技,巧,巧,:,1,、有限资源与,无,无限变化下的,动,动态平衡,1),项目经理的心,态,态调整,视变化为正常,，,，甚至是机会,，,，应付变化的,能,能 力，,也,也是一种竞争,力,力,能主动出击，,预,预测变化，分,析,析变化，总结,变,变化原因，预,留,留时间资源处,理,理变化,资源永远有限,，,，项目过程即,是,是一种取舍、,选,选择、调度、,分,分配资源的决,策,策过程,追求最适合，,而,而不是最完美,，,，不要等待资,源,源，学习在现,有,有资源中解决,问,问题，完成任,务,务。,2),关键技巧参考,尽量在第一时,间,间精确的掌握,需,需求,/,动机期望，并,主,主动的定期澄,清,清确认,事先做好预测,，,，对应付变化,和,和风险的资源,做,做一定的评估,依计划提出资,源,源的质与量，,事,事先沟通获得,资,资源的承诺,在成员数量足,够,够的情况下，,尽,尽量减少自己,开,开发及技术性,任,任务,尽量按项目的,里,里程碑及检查,点,点进行控制，,不,不宜过松或过,紧,紧,焦点多放在启,动,动成员的积极,能,能动性及跨部,门,门的协调,对紧急救火的,必,必要性做好第,一,一时间的判断,明确各任务及,功,功能的优先顺,序,序（以市场需,求,求为依据），,选,选择“最适”,的,的决策和取舍,模块化设计时,即,即充分考虑所,有,有的变化，保,持,持高度弹性,2.,发挥领导魅力,，,，启动团队动,力,力,1),检视个人魅力,（,（,personal power,）,大部分时间能,够,够正面思考，,展,展现热情，强,化,化感染力,关心和关注成,员,员的价值观和,心,心态，创造良,好,好感觉，提高,影,影响力,增加正面的激,励,励，肯定小成,就,就，让成员享,受,受功劳和成就,感,感,略,施,施,小,小,惠,惠,，,，,积,积,累,累,人,人,情,情,帐,帐,户,户,，,，,提,提,升,升,个,个,人,人,价,价,值,值,感,感,对,成,成,员,员,的,的,情,情,况,况,和,和,想,想,法,法,表,表,达,达,理,理,解,解,和,和,认,认,同,同,，,，,多,多,倾,倾,听,听,、,、,引,引,导,导,、,、,展,展,现,现,亲,亲,和,和,精,确,确,坚,坚,定,定,的,的,沟,沟,通,通,模,模,式,式,，,，,展,展,现,现,一,一,定,定,的,的,“,“,果,果,断,断,”,”,与,与,“,“,坚,坚,持,持,”,”,2),项,目,目,经,经,理,理,的,的,定,定,位,位,是,整,整,合,合,、,、,组,组,织,织,及,及,协,协,调,调,者,者,，,，,协,协,助,助,团,团,队,队,成,成,员,员,发,发,挥,挥,最,最,高,高,潜,潜,力,力,，,，,最,最,大,大,技,技,术,术,优,优,势,势,以,以,取,取,得,得,成,成,功,功,，,，,不,不,是,是,团,团,队,队,的,的,领,领,导,导,、,、,主,主,管,管,或,或,老,老,板,板,（,（,不,不,是,是,当,当,“,“,官,官,”,”,）,）,不,见,见,得,得,技,技,术,术,要,要,比,比,成,成,员,员,强,强,、,、,资,资,历,历,和,和,经,经,验,验,要,要,比,比,成,成,员,员,深,深,，,，,是,是,一,一,种,种,各,各,司,司,其,其,职,职,、,、,明,明,确,确,分,分,工,工,，,，,旨,旨,在,在,透,透,过,过,更,更,有,有,效,效,的,的,管,管,理,理,，,，,让,让,各,各,个,个,专,专,业,业,资,资,源,源,发,发,挥,挥,最,最,高,高,效,效,益,益,3.,团队建设,：,：将乌合,之,之众转化,为,为团队,明确项目,的,的目标、,价,价值和意,义,义，并宣,扬,扬团队文,化,化及价值,观,观，进行,团,团队沟通,，,，取得认,同,同及共识,依据项目,的,的关键成,功,功因素（,KSF,），设定,团,团队的纪,律,律及游戏,规,规则，透,过,过团队及,一,一对一的,沟,沟通，取,得,得认同及,承,承诺,引导团队,相,相互负责,，,，相互承,诺,诺，创造,团,团队合作,的,的氛围,设计标杆,，,，表扬符,合,合团队文,化,化及价值,观,观的模范,行,行为及成,就,就,即时反馈,团,团队，让,团,团队参与,并,并体验整,个,个项目的,过,过程及全,貌,貌（分享,项,项目酸甜,苦,苦辣，培,养,养革命感,情,情）,目标、价值、 意义、文化、,理念、价值,观、纪律、,游戏规划,认,同,共,识,承诺,沟,通,变化及干,扰,扰也有其,规,规律，尝,试,试预测，,并,并预留应,付,付变化及,干,干扰的时,间,间（平均,为,为,15%,20%,时间），,若,若没用到,，,，将这些,时,时间用来,激,激发团队,动,动力,没有预留,，,，则会影,响,响到计划,性,性的重要,工,工作（不,要,要过于乐,观,观），但,至,至少要留,60%,的时间处,理,理计划的,工,工作,具备果,断,断婉拒,干,干扰的,能,能力，,即,即时地,做,做取舍,的,的决策,选择最,佳,佳时间,（,（自己,精,精神状,态,态最好,）,）处理,最,最重要,事,事情，,并,并用零,碎,碎时间,处,处理次,要,要工作,以,T0DOLIST,记下所,有,有事情,，,，并注,明,明优先,顺,顺序记,号,号（,A,、,B,、,C,、,D,）对次,要,要事情,必,必须忍,痛,痛割爱,。,。,定期的,追,追踪，,统,统计自,己,己的时,间,间分配,，,，随时,总,总结改,善,善。,4.,项目主,管,管的时,间,间管理,5.,执行文,化,化与执,行,行力,1),执行文,化,化：,结果导,向,向，价,值,值导向,（,（强烈,客,客户意,识,识），,以,以终为,始,始的思,考,考习惯,承诺与,负,负责的,态,态度（,Ownership,，,Accountability,）,落实管,理,理循环,，,，以行,动,动为基,础,础的管,理,理风格,第一时,间,间探询,问,问题原,因,因与真,相,相,2),如何强,化,化执行,力,力,以市场,导,导向，,以,以执行,点,点（,P.O.E,）实际,情,情况为,依,依据的,策,策划流,程,程,充分及,系,系统性,考,考量风,险,险及变,化,化的规,划,划过程,对资源,的,的可获,得,得性、,质,质与量,的,的评估,对问题,及,及差异,的,的即时,掌,掌握、,反,反馈、,追,追踪及,解,解决,以,行,行,动,动,为,为,基,基,础,础,的,的,追,追,踪,踪,及,及,控,控,管,管,模,模,式,式,（,（,任,任,务,务,单,单,与,与,行,行,动,动,计,计,划,划,）,）,定,期,期,的,的,沟,沟,通,通,与,与,协,协,调,调,机,机,制,制,，,，,确,确,保,保,持,持,续,续,的,的,共,共,识,识,与,与,一,一,致,致,性,性,坚持,第五单元：项目,管,管理关键技巧角,色,色演练,2.,跨部门及成员间,的,的协调技巧,1),当你委派任务给,跨,跨部门的成员时,，,，由于对其业务,/,任务不是很熟悉,，,，而成员也较为,专,专业，但他与你,的,的想法不一致时,，,，你应如何协调,？,？,当你急需的时程,与,与他判断的时程,不,不一致时,当你不懂，但又,必,必须与对方设定,关,关键检查点时,当两人协调不来,，,，必须请示上级,支,支援时,2),当跨部门的支持,单,单位（财务、人,力,力资源、行政等,）,）对承诺你的支,持,持没有即时兑现,时,时，你需主动的,协,协调，此时你会,以,以什么方式沟通,？,？,A,）案例演练：,从表象到本质的,沟,沟通技巧,当项目成员中有,人,人在配合意愿上,产,产生了变化，与,平,平常积极认真的,态,态度有了差异，,因,因而影响了项目,的,的进度，此时如,何,何透过一对一的,沟,沟通找出原因,/,真相,，,，并,寻,寻求,解,解决,之,之道,？,？,成员,中,中拥,有,有较,核,核心,技,技术,的,的人,，,，突,然,然变,得,得比,较,较“,牛,牛”,气,气，,不,不太,配,配合,团,团队,的,的规,范,范，,因,因而,影,影响,你,你带,团,团队,的,的效,率,率,平常,努,努力,工,工作,的,的成,员,员，,突,突然,变,变得,士,士气,低,低落,，,，工,作,作意,愿,愿不,高,高，,会,会影,响,响到,任,任务,的,的进,度,度,2),当客,户,户或,领,领导,提,提出,一,一个,要,要求,或,或批,示,示时,，,，你,在,在第,一,一时,间,间应,该,该做,哪,哪些,澄,澄清,才,才能,即,即时,掌,掌握,真,真相,当领,导,导较,随,随意,的,的提,出,出一,个,个模,糊,糊指,示,示时,当客,户,户的,项,项目,成,成员,提,提出,一,一个,较,较难,配,配合,或,或需,耗,耗掉,较,较多,资,资源,的,的要,求,求,当使,用,用者,或,或客,户,户无,法,法一,时,时说,清,清其,具,具体,需,需求,时,时,3),当项,目,目成,员,员向,你,你反,映,映其,任,任务,上,上的,困,困难,，,，作,为,为解,释,释他,落,落后,或,或无,法,法即,时,时配,合,合的,原,原因,，,，你,会,会如,何,何的,进,进一,步,步沟,通,通？,4),当,项,项,目,目,团,团,队,队,中,中,有,有,两,两,位,位,重,重,要,要,的,的,成,成,员,员,发,发,生,生,冲,冲,突,突,（,（,彼,彼,此,此,意,意,见,见,不,不,合,合,，,，,双,双,方,方,都,都,坚,坚,持,持,用,用,自,自,己,己,的,的,方,方,案,案,来,来,进,进,行,行,项,项,目,目,）,）,，,，,而,而,项,项,目,目,中,中,又,又,不,不,能,能,舍,舍,弃,弃,掉,掉,其,其,中,中,的,的,任,任,何,何,一,一,个,个,。,。,此,此,冲,冲,突,突,造,造,成,成,项,项,目,目,一,一,直,直,无,无,法,法,启,启,动,动,，,，,此,此,时,时,你,你,会,会,做,做,怎,怎,样,样,的,的,处,处,理,理,和,和,沟,沟,通,通,？,？,3),当,其,其,他,他,部,部,门,门,由,由,于,于,不,不,按,按,规,规,范,范,流,流,程,程,工,工,作,作,，,，,常,常,给,给,你,你,带,带,来,来,很,很,多,多,突,突,如,如,其,其,来,来,的,的,干,干,扰,扰,，,，,影,影,响,响,你,你,资,资,源,源,的,的,稳,稳,定,定,性,性,，,，,此,此,时,时,你,你,会,会,如,如,何,何,与,与,他,他,沟,沟,通,通,，,，,以,以,设,设,定,定,彼,彼,此,此,较,较,为,为,顺,顺,畅,畅,的,的,协,协,作,作,模,模,式,式,？,？,3.,争,取,取,领,领,导,导,支,支,持,持,，,，,属,属,下,下,配,配,合,合,的,的,沟,沟,通,通,技,技,巧,巧,1),当,你,你,的,的,项,项,目,目,因,因,为,为,领,领,导,导,的,的,决,决,策,策,或,或,支,支,持,持,的,的,不,不,及,及,时,时,，,，,而,而,产,产,生,生,了,了,落,落,后,后,的,的,风,风,险,险,时,时,，,，,如,如,何,何,与,与,领,领,导,导,沟,沟,通,通,，,，,以,以,取,取,得,得,其,其,支,支,持,持,？,？,领导答应,你,你的人力,资,资源支持,，,，迟迟未,能,能兑现,领导因未,能,能即时给,予,予明确决,策,策，项目,不,不敢启动,当你的意,见,见与领导,相,相佐，眼,见,见其不同,意,意见会影,响,响项目的,成,成败时,2),当你委派,一,一个特殊,任,任务给属,下,下或项目,成,成员时，,由,由于此任,务,务与其职,责,责非完全,的,的相关，,可,可接受也,可,可不接受,，,，此时你,会,会如何的,来,来进行委,派,派，以获,取,取其配合,及,及承诺？,3),当上级常,常,常不经意,的,的越过你,，,，直接指,挥,挥项目成,员,员或提出,改,改变的指,示,示时，你,会,会如何处,理,理。另外,你,你的属下,或,或成员，,常,常常未事,先,先让你知,道,道，而直,接,接的向你,的,的上级汇,报,报或打小,报,报告时，,你,你会如何,？,？,4,）当你发现属,下,下犯了错误，,必,必须即时指责,或,或指正时，应,如,如何处理？,B,）关键沟通与,协,协调技巧,1,精确肯定的,沟,沟通习惯,1,）第一时间掌,握,握真相的沟通,技,技巧,追根究底地引,导,导出真正的原,因,因，才能有效,地,地对症下药,以引导而不是,以,以说服的方式,沟,沟通，才能以,最,最快速度理清,真,真相,不要第一时间,否,否定对方，尽,量,量表达理解和,认,认同，才能有,效,效引导,认同,引导,真相,2,）肯定（,Assertive,）的沟通模式,精简有力、清,晰,晰明确的表达,自,自己的意见和,要,要求,表现出谈话当,真,真的姿态（,I meant whatI Said,）,即时征询对方,的,的反馈及想法,（,（顾虑）,挖出潜在顾虑,，,，即时化解，,并,并获得承诺,3,）引出对方真,实,实意图,/,动机的沟通方,式,式（抛砖引玉,法,法）,创造良性沟通,氛,氛围，表达真,诚,诚善意，建立,信,信任感,在轻松环境下,，,，不刻意安排,的,的沟通,以关心的姿态,探,探询对方深沉,想,想法,分享自身潜在,动,动机及想法，,以,以激发对方分,享,享意愿,以故事法或案,例,例给予提示，,并,并征询对方意,见,见及反馈,4,）将自己想法,变,变成对方想法,的,的认同程序（,Buy-inprocess,）,谋定而后动，,先,先理清自己思,路,路，整理自己,想,想法和意见,大智若愚，以,提,提问及引导的,方,方式激发对方,表,表达意见,若意见相同，,即,即时激励和肯,定,定，让对方享,受,受功劳和成就,若意见相左，,则,则以提问或提,示,示方式引导其,想,想法,必要时才发表,自,自己想法，并,征,征询对方认同,2,双赢的协,调,调思维,随时探索对,方,方的价值观,、,、动力源、,压,压力源,等，以对方,利,利害关系为,导,导向,在第一时间,能,能换位思考,，,，同时考量,自,自己和对方,的,的处境及立,场,场,以双赢的姿,态,态进行协调,，,，即“如何,通,通过协助对,方,方排除其障,碍,碍，以取得,对,对方的配合,”,”,以对方利益,导,导向为出发,，,，设计双方,的,的协作模式,及,及游戏规则,，,，含,LeadTime,（响应时间,）,），信息界,面,面及流程等,2,） 在表明,自,自己的立场,和,和目的的同,时,时，尽量在,第,第一时间换,位,位思考，理,解,解对方的立,场,场，认同对,方,方的想法，,不,不要第一时,间,间否决对方,3,）在以对方,的,的角度引导,利,利害关系分,析,析，或者以,双,双赢为出发,，,，以争取对,方,方配合,3,外圆内方,的,的沟通协调,模,模式,1,） 关键沟,通,通之前必须,有,有一定的沟,通,通策略，设,定,定目的、目,标,标、方式、,场,场合及交谈,的,的内容,等。先谋定,而,而后动，有,一,一定的原则,4,）发挥高情商，,不,不要轻易地产生,对,对立的感觉，延,迟,迟满足感，先创,造,造良好的沟通氛,围,围,理,解,认,同,赞,美,引,导,提,示,告,知,刺,激,说,服,说,教,批评,愈小的协调空间,愈大的合作机会,4,上下级沟通的,关,关键技巧,1,）赢取上级支持,了解及探测领导,的,的价值观及决策,考,考量条件,将项目问题具体,化,化及量化包装,说明问题的影响,及,及其相关的利害,关,关系,说明已尝试过的,方,方法，并提出相,应,应的解决对策,请领导支持的决,策,策及行动建议,2,）争取授权：（,回,回归层级管理）,以领导的利益导,向,向分析授权的效,益,益,请示领导具体的,彼,彼此配合行为,实现承诺，建立,信,信任,3,）指责下属（三,明,明治法则）,对事不对人，以,关,关心的名义探询,真,真相（事）之实,对具体的过错进,行,行建设性的指责,达具体行为的共,识,识，并以正面收,场,场,