XQ-概念培训-采购管理

,客户简称,汉得公司版权所有,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,客户logo,上海汉得信息技术有限公司版权所有,上海汉得信息技术有限公司,HANDEnterpriseSolutionsCompanyLtd.,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,1,汉得信息技术有限公司,HAND Enterprise Solutions Company Ltd.,汉得信息技术有限公司版权所有,采购模块标准功能培训,目录,2,3,4,5,采购模块概述,Oracle,采购的业务单据,Oracle,采购接收,/,退货,Oracle,审批与安全控制,1,2,供应商管理,采购模块概述,3,采购模块是,Oracle,分销系统的基础模块之一；是企业物流链起始端的功能模块。,它主要处理和控制企业的采购业务,，实现企业对采购流程、采购物品和供应商的有效管理.,它与库存模块、应付模块、总帐模块等相联系,Oracle,资产,Oracle,制造,Oracle,总帐,Oracle,人事,Oracle,库存,Oracle,应付,Oracle,采购,Oracle,销售,采购模块概述,4,发票处理,库存估价,收货,拒绝,退货,允收,检验,入库,各种采购单,PO,标准,式,合同,式,一揽子协议,计划,式,审批,核准,请购单处理,询价,维护报价单,来源补充规则,存货情况,MRP,计划,在制品任务,手动请购,发放,供应商交货,应付账款成立,总账科目更新,标准业务流程,导入系统,内部发运,目录,5,2,3,4,5,Oracle,供应商管理,Oracle,采购的业务单据,Oracle,采购接收,/,退货,Oracle,审批与安全控制,1,采购模块概述,供应商管理,6,供应商概念,供应商头,层信息，包括：名称，编号，税号等,允许一个供应商对应多个地点,供应商地点,层信息，包括地址、联系方法、付款控制及其它信息。为每个地点指定用途,地点用途,:,采购地点、支付地点,信息,供应商,分类,供应商分类：,物品,供应商（如土料、包装材料等）,服务,供应商（软件服务、劳务等）,员工,供应商（支付员工的费用报告.如,“,差旅费,”,）,供应商管理,7,巴黎,芝加哥,华盛顿,供应商,供应商地点,支付方式,付款条款,在线查询,供应商表现,联系人,供应商管理,8,Washington, D.C. site,Chicago site,Paris site,供应商,XYZ,Paris,Washington, D.C.,Chicago,供应商,ABC,旧供应商,XYZ,合并到供应商,ABC,合并,供应商,ABC,合并供应商,合并与此供应商有关的采购信息和发票信息,供应商合并后,合并的相关信息将被自动无效,供应商管理,9,合格供应商及,ASL,合格供应商：那些通过企业的供应商评价体系认定表现为满意的且可与之继续保持业务关系的供应商以及那些刚刚与本企业建立业务关系的供应商,合格供应商清单：可以由合格供应商提供的采购物品清单,可以控制某些物品的采购供应商，提高采购的质量,供应商管理,10,来源补充规则,在来源补充规则中，指明了物品及物品对应的供应来源（如供应商、其他库存组织）,供应商查询,11,数据输入,快速查找一个供应商记录,供应商信息报表,读取供应商详细报表,供应商报表,供应商审计报表,新供应商/地点列表,供应商关系结构列表,供应商暂挂报表,目录,12,4,5,Oracle,采购接收,/,退货,Oracle,审批与安全控制,1,2,供应商管理,采购模块概述,3,Oracle,采购的业务单据,Oracle,采购业务单据,13,采购模块共有四种单据,:,请购单,：记录请购或者采购需求的单据,询价单,：记录向供应商询价信息的单据,报价单,：记录供应商提供报价信息的单据,采购订单,：记录采购信息的单据,请购单,询价单,报价单,采购订单,自动创建,目录引用,自动创建,复制,Oracle,请购单,14,请购业务一般是公司的某个业务部门在领用物品时，,仓库中没有，,或不能满足需求时，业务部门的业务员或者是仓库保管员,就会填写一份物品请购单,.,经过部门领导审批签字后,转给采购部门进行采购,;,或者是仓库管理员根据实际库存周转情况,填写物品请购单,交部门领导审批,再转给采购部门进行采购,用以补充库存,请购单实现步骤,手工录入采购请购单,请购单提交审批,请购单审批通过,请购单来源,15,请购单的录入方法：,手工创建,请购单引入,通过模板录入,Oracle,车间,其他系统,需求,手工创建,请购单引入,Oracle,库存,Oracle MRP,定义模板,请购单模板,请购单,Approve,Oracle,询价单,16,询价业务的发生一般是,:,公司采购部门的采购员,根据公司内部的请购需求,在市场中寻找合适的供应商,.,以电话或传真的方式向供应商问询物品的价格,.,对于大宗物品的采购则往往通过招标的方式进行询价,询价单实现步骤,录入询价单信息,录入询价供应商信息,将询价状态置为有效,自动创建询价单,查找出符合条件的请购单,选择需要创建询价单的头和行,选择自动创建还是人工创建,将询价状态置为有效,输入 询价单（,RFQ）,供应商列表,供应商 1,供应商 2,供应商 3,询价单,头信息,询价单 类型,发货地,发票地,报价有效日期范围,行信息,物品,数量,单位,目标价,条款（付款条件，,FOB,点等）,分段价格,供应商,Oracle,询价单,17,Oracle,报价单,18,报价业务的发生一般是,:,公司的采购部门在向供应商寻价后,供应商根据实际的情况,以电话或传真的方式,将物品的报价清单信息转给公司的采购部门,.,对于大宗物品的报价,供应商会以招标书的形式转给公司的采购部门,公司采购部门根据供应商的报价,决定向那个供应商进行采购或者是进行第二轮询价和报价,报价单实现步骤,录入报价信息,录入报价供应商信息,将报价状态置为有效,审批报价单,自动创建报价单,查找出有效的寻价单,复制成为报价单,将报价单状态置为有效,审批报价单,19,报价单,供应商,物料,价格,单位,数量,云南医药,苯磺酸氨录地平,100,KG,2000,浙江新赛科,200,KG,2000,正大天晴,300,KG,2000,报价分析,手工录入步骤：,STEP1：,输入报价单的信息,SETP2：,将报价单的状态改为有效,存盘,SETP3：,审批报价单（即同意供应商的此报价）；输入审批原因（如： 金额，服务等）,自动生成步骤：,STEP1：,查找出有效的询价单,SETP2：,复制单据,STEP3：,选择复制内容、类型和供应商等信息,SETP4：,将报价单的状态改为有效,存盘,SETP5：,审批报价单,输入审批原因(即同意此报价),Oracle,报价单,苯磺酸氨录地平,苯磺酸氨录地平,Oracle,采购订单,采购订单：指企业采购部门在选定供应商之后，向供应商发出的订货单据,采购订单包含系统中与采购流程有关的信息，提供采购的物品清单，接收控制，付,款方式等，为系统中与物流有关的模块中的相关业务提供依据，如库存模块的采购接,收、应付模块中采购业务发票的匹配。,Oracle,采购订单分四种订单类型，订单类型如下：,标准采购订单（,Standard purchase order,）,计划采购订单（,Planned purchase order,）,一揽子采购协议（,Blanket purchase agreement,）,采购合同（,Contract purchase agreement,）,21,标准,采购业务的发生一般是,:,公司采购部门与供应商签订一次性采购合约。,手工录入：根据已审批的,请购单,及已接受的供应商报价，填写采购订单,自动创建：,查找出已经审批的请购单，选择请购单行及供应商，生产采购订单,审批采购订单,标准采购订单,一揽子 采购协议,合同采购订单,计划采购订单,计划采购业务的发生一般是,:,公司采购部门事先与供应商谈妥购买对象,购买金额,购买数量和一个长远的到期日,.,在需要供货时,建立订单发放来通知供应商供货,计划采购订单必须,通过下达,加以实现采购业务,计划采购订单也可以通过请购单自动创建,一揽子采购业务的发生一般是,:,公司采购部门与供应商签订一个采购协议,在协议有效期内,，可根据约定的价格进行采购。支持分段价格，以实现根据采购量的变化,供应商给与公司相应的价格折扣。通过协议发放来通知供应商供货,一揽子采购协议必须,通过下达（一揽子协议发放）,加以实现采购业务,一揽子协议发放也可以通过请购订单自动创建,合同采购业务的发生一般是,:,公司采购部门与供应商签订一个,采购总价合同,其中不对采购物品作限制,即供应商提供的任何物品均包含在此采购合同中,合同采购订单可以,通过和采购订单匹配递减其金额,合同采购订单无法通过请购单自动创建,Oracle,采购订单,Oracle,四种采购订单的比较,22,类型,物品,数量,单价,需求日期,实现方式,标准采购订单,明确,明确,明确,明确,审批,计划采购订单,明确,明确,明确,明确,下达,一揽子采购协议,明确,不明确,不明确,有截止期,下达,合同采购订单,没有,没有,没有，只有总价,有截止期,标准采购订单,Oracle,采购订单的补充,23,按照一定条件查询采购订单,订单编号,来源订单编号,项目物料信息,状态,采购员信息,日期范围信息,采购订单控制,订单取消（不可逆）,订单冻结,/,撤销冻结,订单暂挂,/,释放暂挂,订单关闭,/,打开,采购订单接收控制,接收日期允差,接收数量允差,接收方式调整,/,是否允许替代接收,对采购订单关键信息的更改，需重新审批（每改一次需重审一次）,目录,24,3,5,Oracle,采购的业务单据,Oracle,审批与安全控制,1,2,供应商管理,采购模块概述,4,Oracle,采购接收,/,退货,Oracle,采购接收,/,退货,25,Inventory,Order Entry,内部发运,检验,转移,车间,仓库,供应商,发运,费用,接收,交货,Oracle,采购接收三种类型,26,采购接收路径有三种类型,:,标准接收：接收和入库分两次做。,直接接收：接收入库一次完成。,需要检查：接收后经检验合格才能入库。,接收,入库,接收地点,接收,入库,接收,检验,入库,合格,不合格,Oracle,采购接收,-,要求检验,27,Oracle,两种特殊接收,28,接收物品,B,替代物品,A,库存,替代品接收,B,是否合法,的替代品,Y,N,未订购接收,库存,未订购接收,与订单,匹配,Y,N,需要匹配或退货,Oracle,接收对物品的控制,29,在进行直接接收或最终入库时, 用户可以为接收的物品分配相应的批号和系列号以及库位.,通过批号, 系列号和库位的设定, 用户可跟踪接收的物品的采购订单, 在线数量以及物理位置等信息.,批号控制,系列号控制,库位控制,Oracle,采购退货和接收更正,30,退货,对于已经接收的物品，可以进行退回的动作。,1.,检验时,发现质量问题，在入库前直接,退回至供应商,；,2.,入库之后,发现问题直接,退回供应商,或者先,退回至接收,。,接收更正,如果在做采购接收，采购检验或入库时, 输错数量, 仓库, 批号等等信息,可通过采购接收调整程序进行改正.,目录,31,3,Oracle,采购的业务单据,1,2,供应商管理,采购模块概述,5,Oracle,审批与安全控制,4,Oracle,采购接收,/,退货,32,Oracle,审批的相关概念,采购审批涉及的概念,每一笔请购和采购都需要经过流程业务审批后才能下达实现,审批的人员可以是自己,也可以是不同的部门经理,审批的层次可以超过一层,采购员：组织中参与采购业务的人员,职务：组织中员工所担任的工作,业务员,经理,总经理,职位,：,组织中员工任职的岗位,采购部,.,采购员,；采购部,.,经理,；,财务部,.,经理,职位层次结构：将,员工,、,职务、职位联结成一个树状,结构,审批组：支持从多个维度（金额、物料、类别、科目、地点）定义审批的权限,总经理,(,王,X),财务经理,(,黄,X),采购经理,(,陈,X),采购员,(,张,X),采购员,(,李,X),Oracle,审批的相关概念,33,审批通知：,审批页面：,单据访问和安全级别控制,34,安全性控制级别,公有,:,任何用户都可以访问所有单据,私有,:,只有单据所有者可以访问这些单据,采购,:,只有单据所有者以及定义为采购员的用户可以访问这些单据,层次结构,:,只有单据所有者以及采购审批层次结构在该单据拥有者之上的用户可以访问这些单据,访问控制,只可查询,：访问者只能查看此单据,可修改,：访问者可查看、修改、冻结此单据,全部,：访问者可查看、修改、冻结、取消、关闭此单据,单据的安全级别用来表明谁能存取单据,单据访问和安全级别控制,35,采购期间,36,只有打开采购期间才能进行采购业务操作,采购,业务发生的期间,它,与财务期间应当保持一致,采购期间的建立是为了,保证采购业务数据和相应的财务数据与实际的业务信息在时间上取得一致,同时通过采购期间的控制,确保采购业务信息录入的及时性,37,Questions & AnswerS,&,A,Q,