质量体系文件编写

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING,ISO9001:2000 体系文件编写,0,冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING,一体系文件编写的重要性,体系文件在ISO9000、ISO14000及QS9000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：,（1）符合标准要求,在ISO9001和QS90004.2及ISO14001的条文中，均要求组织,“建立并保持局面的体系，以全面满足此标准的要求”。,（2）工作的依据,建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持,一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作,时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工,作的方式和方法欠明确和清楚。,1,冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING,一体系文件编写的重要性,（3）,提升管理技术水平的基础,当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日,常工作，不断地完善管理和技术的要求。,（4）,防止经验的流失,书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的,流失，从而造成动作上的因难。,2,冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING,一体系文件编写的重要性,（5）改善人际关系,由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大,大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨,擦的机会。,（6）员工的责任心和荣誉感,执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确,了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。,3,冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING,二体系文件的架构,（一）目前建立的体系文件，一般企业均将文件架构分为四个层次，即：,一阶文件：手册,二阶文件：程序,三阶文件；工作指导书,四阶文件：表单或表格,但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多,规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即：,一阶文件：手册,二阶文件：程序/工作指导书,三阶文件：表单,文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时,亦需考虑公司未来的扩充和发展等。,4,冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING,二体系文件的架构,（二）文件架构的说明,1手册,对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必,须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公,司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的,大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。,2程序书,程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要,求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活,动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由,谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控,制和记录等。,5,冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING,二体系文件的架构,3工作指导书,工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工,作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准,书。,4表单,格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就,应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设,计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应,力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。,6,冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING,二体系文件的架构,一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序，例如：采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例如：设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。,一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。,7,冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING,三、文件的结构,一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整,结构有：,1目的,2范围,3权责,4定义,5作业内容/文件内容,6附件,现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：,1目的,应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？,8,冠 智 达 顾 问 GREEM CONSULTING,三、文件的结构,2范围,规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能,范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动,的绕线机，如果文件的内容只针对手动的绕线机，却将文件的范,围写成“适用于公司所有绕线机的使用”，即是明显的错误。,3权责,即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般时常会就相,关人员担负的权责做简单叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有,关的主导部门和相关部门的权责。,4定义,亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写做明确说,明，会令文件内容更清楚明白。,9,冠 智,达,达,顾,顾 问GREEMCONSULTING,三、文,件,件的结,构,构,5作,业,业内容,即工作,执,执行的,方,方法、,过,过程和,要,要求，,一,一般将,作,作业内,容,容的编,写,写分为,两,两,个部份,。,。,（1）,流,流程图,：,：以流,程,程图的,形,形式描,述,述工作,进,进行和,程,程序，,会,会更容,易,易了解,文,文件内,容,容，但,是,是并非,每,每份文,件,件都需,流,流程图,，,，完全,视,视乎文,件,件类型,。,。,（2）,文,文件内,容,容：在,编,编写文,件,件内容,时,时，一,定,定需注,意,意5W1H（WHO,，,，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW,）,）结合,，,，即由,谁,谁（WHO）,，,，在何,时,时（WHEN,）,），在,何,何地（WHERE）,，,，做何,事,事（WHAT,）,），为,什,什么做,（,（WHY），,怎,怎样做,（,（HOW），,缺,缺少任,何,何一个W或H，都,有,有可能,使,使文件,的,的内容,不,不易理,解,解。,10,冠 智,达,达,顾,顾 问GREEMCONSULTING,三、文,件,件的结,构,构,6参,考,考文件,资,资料,用以索,引,引文件,中,中所提,到,到或引,用,用的文,件,件资料,，,，在索,引,引文件,时,时，最,好将文,件,件的编,号,号同时,附,附在文,件,件名之,后,后，以,及,及便查,找,找，但,是,是不可,将文件,版,版本附,上,上。,7附,件,件,一般用,以,以对应,文,文件内,容,容中所,提,提及的,记,记录所,使,使用的,表,表单，,公,公司所,有的表,单,单都应,从,从此而,来,来，最,好,好将表,单,单的编,号,号附在,名,名称后,，,，但是,也不可,以,以附版,本,本。,8以,上,上是一,份,份文件,的,的完整,结,结构，,为,为了整,齐,齐可统,一,一文件,结,结构。,但,但,是并非,所,所有的,文,文件都,应,应依循,此,此固定,的,的结构,，,，鉴于,文,文件的,内,内容的,需要，,可,可适当,的,的去除,一,一些不,适,适用的,项,项目。,11,冠 智,达,达,顾,顾 问GREEMCONSULTING,四流,程,程图绘,制,制,在编制,文,文件的,过,过程中,，,，适当,地,地制作,一,一些流,程,程图，,会,会更容,易,易理解,文,文件内,容,容和加,深,深印象,，,，流程,的,的制作,不,不拘形,式,式，最,主,主要的,是,是能做,到,到清楚,明,明了即,可,可。,1流程图,常,常用的,符,符号,12,冠 智 达,顾,顾 问GREEMCONSULTING,四流程图,绘,绘制,例一：收货,流,流程,供应商,送货,本公司仓库,核对送货,单与实物,收货,13,冠 智 达,顾,顾 问GREEMCONSULTING,四流程图,绘,绘制,此范例将工,作,作单位以,表,表示而将执,行,行的工作以,来,来区分，这,是,是一个最简,单,单的流程图,，,，您可以任,意,意发挥。,例二：生产,流,流程,执行项目,负,负责人,记,记录,备 料,备,备料员,材,材,料,料日用表,加温烘干,烤,烤箱操,作,作员,材,材料温度,控,控制表,投 料,备,备,料,料员,无,无,设定技术参,数,数,技,技术员,成,成型参,数,数记录表,正常生产,技,技术员,产,产,品,品生产日报,14,冠 智 达,顾,顾 问GREEMCONSULTING,四流程图,绘,绘制,例二：流程,图,图将执行项,目,目、负责人,及,及使用的记,录,录分开注明,，,，易看易懂,，,，也是制作,流,流程图的常,用,用方法之一,。,。,总之，使用,流,流程图的目,的,的就是清晰,、,、一目了然,，,，如果有些,工,工作太过繁,杂,杂和繁琐，,当,当制成流程,图,图时或许不,容,容易看明白,，,，所以应注,意,意流程图使,用,用的时机。,15,冠 智 达,顾,顾 问GREEMCONSULTING,五、编写文,件,件的五忌,（一）、忌,简,简单草率，,未,未将所有的,工,工作要求都,纳,纳入体系。,（二）、忌,过,过于弹性化,，,，失去可操,作,作性。,（三）、忌,理,理想主义化,，,，导致无法,实,实施。,（四）、忌,部,部门主义化,，,，导致其它,部,部门无法配,合,合。,（五）、忌,咬,咬文嚼字，,理,理解困难。,16,冠 智 达,顾,顾 问GREEMCONSULTING,六、文件的,审,审查、批准,一般规模较,小,小的公司，,文,文件制作完,成,成后交回其,部,部门主管或,总,总经理审核,后,后即可颁布,使,使用，但是,对,对于规模较,大,大的公司，,这,这种做法欠,妥,妥当，因为,部,部门专业化,的,的一些文件,由,由本部门自,行,行审批可能,没,没有问题，,但,但是非部门,专,专业化涉及,诸,诸多部门工,作,作内容的由,制,制作部门核,准,准使用，掩,盖,盖了其它部,门,门的要求的,意,意见，在使,用,用中难免会,对,对其它部门,造,造成困挠，,甚,甚至引起磨,擦,擦，所以对,于,于文件的审,查,查和核准，,许,许多公司规,定,定了不同审,查,查和核准方,式,式，例：,17,冠 智 达,顾,顾 问GREEMCONSULTING,六、文件的,审,审查、批准,阳光企业有,限,限公司公司,文,文件审查、,核,核准,文件类别,审,审,查,查,核,核,准,准,手册,各,各部门,主,主管,董,董事长,程序,各,各部门,主,主管,总,总经理,工作指导书,部,部,门,门主管,总,总,经,经理,图纸,工,工,程,程部主管,一般来说结,合,合相关部门,主,主管审查文,件,件最主要的,作,作用是提出,适,适合于其部,门,门的意见，,并,并加以修订,补,补充，以使,文,文件的内容,更,更完善和具,操,操作性。,18,冠 智 达,顾,顾 问GREEMCONSULTING,七质量手,册,册范例,现以ISO9001&ISO14001标准,要,要求为例，,例,例举质量手,册,册的结构和,部,部份内容要,求,求。,质量手册目,录,录,0,质量手册实,施,施令,1,前言,2,组织机构,3,管理层职责,（,（包括最高,管,管理层）,4,质量管理体,系,系,41,总要求（包,括,括质量管理,体,体系的范围,，,，任何剪裁,的,的细节与合,理,理性，,以及识别过,程,程、确定过,程,程顺序和相,互,互作用）,42,文件的总要,求,求（本组织,对,对质量管理,体,体系文件的,具,具体规定）,19,冠 智 达,顾,顾 问GREEMCONSULTING,七质量手,册,册范例,5 管理,职,职责,51 管,理,理承诺,52 以,顾,顾客为中心,53 质,量,量方针（此,处,处可说明对,质,质量方针的,控,控制要求）,54 策,划,划（此处是,对,对质量管理,体,体系的策划,，,，策划输出,的,的文件可,以是质量手,册,册）,55 职,责,责、权限和,沟,沟通,56 管,理,理评,6 资源,管,管理,61 资,源,源的提供,62 人,力,力资源,63 基,础,础设施,