时间管理-忙要忙的有意义

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,忙要忙的有意义,主讲 夏世洪,11/28/2024,1,请闭,目,目,60,秒,思考,这,这个,问,问题,如果,您,您的,余,生只,剩,剩下,3,天,您,会,做,哪,3,件事,情,情,?,XIASH,3/10/2023,2,下面,用,用最,简,简单,的,的办,法,法测,试,试你,是,是否,能,能掌,握,握时,间,间，,你,你只,需,需回,答,答“Yes”Or,“,“No”,。,。,1.,你通,常,常工,作,作很,长,长时,间,间吗,？,？,2.,你,你通,常,常把,工,工作,带,带回,家,家吗,？,？,3.,你,你感,到,到很,少,少花,时,时间,去,去做,你,你想,做,做的,事,事吗,？,？,4.,如,如果,你,你没,有,有完,成,成你,所,所希,望,望做,的,的工,作,作，,你,你是,否,否有,负,负罪,感,感？,5.,即,即使,没,没有,出,出现,严,严重,问,问题,或,或危,机,机，,你,你也,经,经常,感,感到,工,工作,有,有很,多,多压,力,力？,6.你的,案,案头有许,多,多并不重,要,要但长时,间,间未处理,的,的文件？,7.你时,常,常在做重,要,要工作时,被,被打断吗,？,？,3/10/2023,3,8.你在办公,室,室用餐吗？,9.在上个月,里,里，你是否忘,记,记一些重要的,约,约会？,10.你时常,把,把工作拖到最,后,后一刻，然后,很,很努力地去做,完,完它？,11.你觉得,找,找借口推延你,不,不喜欢做的事,容,容易吗？,12.你总是,感,感到需要做一,些,些事情而保持,繁,繁忙吗？,13.当你长,休,休了一段时间,，,，你是否有负,罪,罪感？,14.你常无,暇,暇阅读与工作,有,有关的书籍？,15.你是否,太,太忙于解决一,些,些琐碎的事而,没,没有去做与公,司,司目标一致的,大,大事？,16.你是否,有,有沉醉于过去,的,的成功或失败,之,之中而没有着,眼,眼于未来？,3/10/2023,4,总结你的时间,掌,掌控,12-16,“yes”,救命！你在时间管理上需改进,8-12,“yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,4-8,“yes”,可以！方向正确，但需要提高冲劲,0-4,“yes”,恭喜！坚持并保留你的方法,3/10/2023,5,因,为,为,我,我,究竟什么对我最重要，,所以每件事好像都很重要。,因,为,为,每,每,件,件,事,事,好,好,像,像,都,都,很,很,重,重,要,要,所,以,以,我,我,不,不,得,得,不,不,每,每,有,些,些,人,人,看,看,到,到,我,我,每,每,件,件,事,事,都,都,做,做,，,，,所,以,以,，,，,他,他,们,们,期,期,望,望,我,我,什,什,么,么,都,都,做,每,件,件,事,事,都,都,做,做,让,让,我,我,非,非,常,常,忙,忙,碌,碌,，,，,所,以,以,我,我,没,没,有,有,时,时,间,间,去,去,考,考,虑,虑,，,，,究,竟,竟,什,什,么,么,对,对,我,我,最,最,重,重,要,要,。,。,忙,人,人,的,的,告,告,白,白,3/10/2023,6,XIASH,时,间,间,管,理,理,不,不,是,是,什,什,么,么,?,时,间,间,本,身,身,不,不,是,是,问,问,题,题,.,因,为,为,每,每,个,个,人,人,每,每,天,天,所,所,拥,拥,有,有,的,的,时,时,间,间,都,都,是,是,一,一,般,般,地,地,多,多,；,；,所,以,以,时,时,间,间,管,管,理,理,的,的,问,问,题,题,本,本,身,身,不,不,在,在,于,于,时,间,间,而,是,是,在,在,于,于,自,自,己,己,如,如,何,何,善,用,用,及,及,分,分,配,配,你自己的时间。,3/10/2023,7,XIASH,时间,管理是什么,?,时间,管理就是自我管,理,理；,自我管理即是,改变习惯,以使自己更富绩,效,效,更富效能；,把事情很快地做,完,完,叫做,效率,把事情很快又很,对,对地做完,叫做,效能,时间,管理就是,事前的规划或长,期,期的计划,。,3/10/2023,8,XIASH,时间,管理的误区,工作缺乏计划；,组织工作不当,；,时间控制不够；,整理整顿不足；,进取意识不强；,忙了就好,；,时间管理能有多,大,大用；,身不由己,；,江山易改、习惯,难,难移。,3/10/2023,9,XIASH,人, 为,何安于现状,?,为,何你我都不满意,现,现状,但又想安于现状,？,？,1.无奈；,2.,不确定改变之后,会,会更好；,3.,因为现状是你我,最,最熟悉的。,当,你开始不满于现,状,状时,表示会有新的事,物,物发生在你的身,上,上,但,是要用对 “新,的,的思考方式”,3/10/2023,10,XIASH,12点连线（笔,不,不能离纸，折笔,为,为一笔，只能划,五,五笔将12个点,连,连接起来。起笔,和,和落笔汇合一处,）,）,思维游戏,3/10/2023,11,条件：准备,一,一把60格,长,长的软尺，,表,表明你20,80岁的,时,时间，每一,格,格是一年。,1,.6080岁 20年是老年,时,时间，剪去20格，剩,下,下40年黄,金,金时间；,2,.睡眠每天8小时，40年睡眠13年，剩下27年；,3,.早、中、,晚,晚三餐包括,周,周六、日闲,聊,聊活动，每,天,天平均2.5小时，40年用掉4,年,年，剩下23年；,剪时间,XIASH,3/10/2023,12,4,.用于交,通,通时间平,均,均每天2,小,小时，40年用掉3年，剩,下,下20年,；,；,5,.用于打,电,电话、找,东,东西每天1小时，40年用,掉,掉1年，,剩,剩下19,年,年；,6,.每天看,电,电视的时,间,间3小时,，,，40年,用,用掉5年,，,，剩下14年；,剪时间游,戏,戏,XIASH,3/10/2023,13,7,.每天用,于,于娱乐、,锻,锻炼、听,音,音乐，如,果,果周六、,日,日花在娱,乐,乐、购物,上,上，平均,每,每天3小,时,时，40,年,年用掉5,年,年，剩下9年；,8,.每天刷,牙,牙、洗脸,、,、个人清,洁,洁、化妆,、,、看报用1小时，40年用,掉,掉1年，,剩,剩下8年,；,；,9,.如果一,年,年有10,天,天休假，40年用,掉,掉1年；,如,如果无法,集,集中在工,作,作上1小,时,时，40,年,年用掉1,年,年，两项,合,合计大约2年，剩,下,下6年。,XIASH,3/10/2023,14,结论：,人的一生可能只,有,有6年,用于工作，合计52560小时,。,。,XIASH,3/10/2023,15,XIASH,时间价值分析,年薪（元）,每天价值,小时价值,分钟价值,45000,186.00,26.60,0.44,55000,227.30,32.50,0.54,65000,268.60,38.40,0.64,85000,351.20,50.20,0.84,100000,413.20,59.00,0.98,3/10/2023,16,XIASH,时间价值分析,出租车司机（北京）,销售经理,副总经理,时间,价值,每月份钱4500元,假如每月绩效目标是销售额100万元,每月绩效目标1000万元,每天的价值,司机不休周末，每天150元，加变动费用总计250元,扣除每月8天的休息日，每天的绩效目标是4.545万元,每天45.45万元,每小时的价值,一天一般工作12小时，每小时21元,以国家规定每天8小时上班时间计，每小时5682元,每小时5.682万元,每10分钟的价值,3.5元,950元,9500元,3/10/2023,17,XIASH,时间清单分析,9:30-10:00,9:00-9:30,8:30-9:00,原因,浪费超时,实际用时,计划用时,活动事项,时间,3/10/2023,18,XIASH,工作清单分析,原因,无计划时间,延误浪费,实际时间,计划时间,工作事项,3/10/2023,19,XIASH,工作紧急性分析,不紧急,不很紧急,紧急,非常紧急,工作事项,3/10/2023,20,XIASH,工,作,作,重,重,要,要,性,性,分,分,析,析,不重要,不很重要,重要,非常重要,工作事项,3/10/2023,21,XIASH,高,效,效,益,益,活,活,动,动,分,分,析,析,高效益活动,排序,所需时间,排序,必要程度排序,目标（职务）贡献排序,活动,3/10/2023,22,XIASH,授权分,析,析,必须授权,没有授权的原因,应该授权,可以授权,不应授权,工作事项,3/10/2023,23,XIASH,会见分,析,析,经常要见但并不是每日必见的人,不定时间但是必须经常会见的人,会见不经常往来的人,不速之客,延误时间,每日必须会见的人,原因分析,实际会见时间,计划会见时间,会见人,会见分类,3/10/2023,24,XIASH,会议分,析,析,原因分析,会议必要性评估,实际用时,计划用时,会议名目,日期,3/10/2023,25,XIASH,公出分,析,析,实际用时,原因分析,计划用时,公出必要性评估,事由,日期,3/10/2023,26,时间大,盗,盗,14.,缺,缺乏个,人,人管理,。,。,7.工,作,作搁置,；,；,13.,不,不会说,“,“不”,；,；,6.职,责,责不明,确,确；,12.,拖,拖延；,5.无,效,效沟通,；,；,11.,想,想干得,事,事太多,；,；,4.无,效,效授权,或,或不授,权,权；,10.,经,经常救,火,火；,3.条,理,理不清,；,；,9.没,有,有计划,；,；,2.无,效,效会议,；,；,8.不,速,速之客,；,；,1.电,话,话干扰,；,；,3/10/2023,27,时间管,理,理的演,进,进,个人管,理,理以,生,生活重,心,心为导,向,向！,第四代,时,时间管,理,理,行事强,调,调优先,次,次序，,依,依据轻,重,重缓急,将,将有限,的,的时间,与,与精力,加,加以合,理,理分配,，,，最终,实,实现高,效,效。,第三代,时,时间管,理,理,强调行,事,事日程,表,表，反,映,映时间,管,管理已,开,开始注,重,重规划,第二代,时,时间管,理,理,着重利,用,用便条,和,和备忘,录,录，在,忙,忙碌中,调,调配时,间,间与精,力,力,第一代,时,时间管,理,理,XIASH,3/10/2023,28,时间,平,平衡,模,模型,图,图,时间,平衡,家人,朋友,别人,的,的承,认,认和,赞,赞许,事业,福利,财富,身体,健,健康,，,，合,理,理饮,食,食,适当,休,休息,，,，休,闲,闲娱,乐,乐,信仰,，,，爱,情,情,哲学,思,思考,实现,自,自我,价,价值,追问,未,未来,工作,人际,关系,健康,慎思,3/10/2023,29,一 目标,法,法则,什么叫目标,设,设定？,目标即为个,体,体所追求的,东西,。设定目标意味,着,着自觉地遵循某,一,一,方针,、朝着某一方向,行,行动。,不愿为自己设定,目,目标的原因,1.,恐惧,。怕万一达不到,怎,怎么办？会有失,败,败感觉；,2.,无此意愿,。为何要设定目,标,标，每天过得好,好,好的就可以了；,3.,误将行动当成就,。每天忙来忙去,，,，好像很有成就,感,感；其实行动不,等,等于成就，有结,果,果才算有成就。,3/10/2023,30,3/10/2023,31,目标法则,目标刺激我们奋,勇,勇向上,制定目标的SMART原则,具体的,（Specific）,可衡量的,（Measurable）,可达到的,（Attainable）,相关的,（Relevant）,基于时间的,（Time-based）,3/10/2023,32,目标法则,哈佛大学的研究,终未状态(25年后),初始状态(25年前),数量比例,生活在社会的最底层，生活过得极不如意。,没有目标,27%,生活在社会的中下层,虽衣食无忧,但亦无突出成就。,目标模糊,60%,生活在社会的中上层，生活稳步上升，成为各行各业不可或缺的专业人才。,有清晰但比较短期的目标,10%,几乎都成为社会各界顶尖成功人士。,有清晰且长远的目标,3%,3/10/2023,33,目标法则,分解目标的方法,（,（剥洋葱法）,终极目标,（人生的真谛）,总体目标,（人生核心轴）,长期目标,（5-10年）,中期目标,（2-3年）,短期目标,（0.5-1年,）,）,近期目标,（月、周、日等,）,）,3/10/2023,34,目标法则,个人目标的组成,部,部分,个人目标,1.个人悼词,2.生活状况,3.未来5年,的梦想,4.愿望：旅行,、,、,丰富的阅历和,回,回忆,4a.个人愿,望,望,一览表,4b.个人收,获,获,展望,5.榜样,6.理想设计,7.生命计划,3/10/2023,35,目标,倒,倒,金字,塔,塔,人生,目标,年,目标,季,目标,月,目标,周,目标,日,目标,3/10/2023,36,P,A,D,C,不,好,好,耗用,时,时间,花时,间,间在,计,计划,上,上才,是,是,最,最节,省,省时,间,间的,作,作法,耗用,时,时间,3/10/2023,37,日计,划,划的,步,步骤,5.,事,事后,的,的检,查,查,4.,决定,优,优先,顺,顺序,3.,预,预留,机,机动,时,时间,给,给意,外,外的,工,工作,2.,估计,工,工作,需,需要,的,的时,间,间,1.,列,列出,工,工作,任,任务,日计,划,划的,五,五个,步,步骤,3/10/2023,38,日计,划,划避,免,免的,倾,倾向,第二,种,种倾,向,向：,备,备忘,录,录法,第一,种,种倾,向,向：,流,流水,帐,帐法,3/10/2023,39,二 帕累,托,托,法则,花最少的,力,力气, 获,得最多的,效,效益,你所完成,的,的工作里,80%,的成果,来,自于,20%,的时间,也就是说,80%,的努力是,与,与成果关,系,系不大。,3/10/2023,40,帕累托,法则示,意,意图,80%,时间,20%,时间,80%,成效,20%,成效,重要的,少数事,物,物,琐碎,的,多数事,物,物,3/10/2023,41,三 ABC法,则,则,不太重,要,要、不,重,重要,数量占,65%,价值占,15%,授权、,删,删除,重要性,一,一般,数量占,20%,价值占,20%,策略性,规,规划，,规,规定期,限,限,极其重,要,要,数量占,15%,价值占,65%,自己干,，,，不授,权,权,C级任务,B级任务,A级任务,3/10/2023,42,XIASH,紧,迫的事,不紧迫的事,重要的事,1 st,急,2 nd,重,不重要的事,3 rd,輕,4 th,緩,四 “,要,要事第,一,一”法,则,则,?,?,?,?,A,B,C,D,3/10/2023,43,XIASH,时间管,理,理矩阵,图,图,紧,急,急,不,不,紧,紧,急,急,重,要,不,重,要,I,I,I,I,I,I,I,V,*,危,危机,*,急,急迫的,问,问题,*,有,有期限,压,压力的,计,计划,*,防,防患未,然,然,*,改,改进产,能,能,*,建,建立人,际,际关系,*,发,发掘新,机,机会,*,规,规划、,目,目标管,理,理,*,不,不速之,客,客,* 某些电,话,话,* 某些信,件,件与报告,* 某些会,议,议,* 必要而,不,不重要的问题,* 繁琐的,工,工作,* 某些信,件,件,* 某些电,话,话,* 浪费时,间,间之事,* 有趣的,活,活动,3/10/2023,44,XIASH,紧,迫的事,不紧迫的事,重要的事,1 st,急,2 nd,重,不重要的事,3 rd,轻,4 th,缓,正确的行,事,事顺序,3/10/2023,45,不合理的,时,时间配置,I.,45%,处理危机,II,5%,IV,15%,II.,35%,3/10/2023,46,明智的时间配置,I,II,1.,重要的事情着重,在,在,Plan,Plan着,重在,Do,Do着,重在,Check,Check着,重在,Action,2.,重要的事情要逐,渐,渐地交給,信任的部属 这,叫,叫,“授权”,3/10/2023,47,明智,的,的时,间,间配,置,置,重,要,不,重,要,紧,急,急,不紧,急,急,I,II,III,IV,一般,：,：25-30%,理想,：,：20-25%,一般,：,：15%,理想,：,：65-80%,一般,：,：50-60%,理想,：,：15%,一般,：,：2-3%,理想,：,：1%,3/10/2023,48,时,间,间,管,管,理,理,效,率,率,篇,篇,3/10/2023,49,制,定,定,规,规,则,则,、,、,遵,遵,守,守,纪,纪,律,律,1.,在,在,进,进,行,行,工,工,作,作,的,的,时,时,候,候,，,，,一,一,定,定,要,要,念,念,念,念,不,不,忘,忘,这,这,个,个,工,工,作,作,应,应,于,于,何时,截止。,2.即使外部,没,没有规定截止,的,的日期，自己,也,也要树立一个,何时,完成的目标。,3.由于不得,已,已原因而不能,按,按期完成时，,一,一定要,提前,和相关部门取,得,得联系，将影,响,响缩小在最小,范,范围内。,3/10/2023,50,养成良好的工,作,作习惯,这,件事令人感到,为,为难,但是它非做不,可,可,因此我将立即,做,做完它,以便尽早忘掉,它,它；,养,成,速战速决,的习惯；,将事情切成好,几,几块小块任务,快速地完成每,一,一块的任务；,完成最关键的,部,部份, 让,事情看起来像,做,做完,80%,一般。,3/10/2023,51,缩短会议时,间,间的规则,10.,限定,发言时间，,不,不得超时,9.不打断,他,他人的发言,8.讨论而,不,不争论,7.与会者,对,对会议的成,功,功都有不可,推,推卸的责任,6.准时开,会,会和结束会,议,议,5.超过,1小时,会议要有书,面,面通知、日,程,程安排表和,相,相关资料,4.与会者,将,将每日或者,每,每的工作表,单,单提交安排,人,人，找出合,适,适开会时间,3.会议期,间,间不得大声,喧,喧哗、私下,聊,聊天、当众,接听手机,，外出办事,2.守时。,无,无论何时必,须,须准时参加,会,会议,1.事先将,会,会议的通知,（,（,目的、内容,、,、时间,）发给与会,者,者,3/10/2023,52,缩短会见时,间,间办法,一、约定,时间,；,二、约定,时限,；,三、事先界,定,定目标；,四、设定“,窗,窗口”时间,。,。,3/10/2023,53,提高,Email,的处理效率,一进信箱第,一,一个动作就,是,是把所有信,件,件的主题浏,览,览一遍,然后做,分类,的动作；,养成习惯,一天只有三,个,个时段看,Email,；,；,除了急件以,外,外,集中时段回,信,信。,3/10/2023,54,电话沟通省,时,时法,事先的约定,与,与,准备,；,保持简短而,明,明确的开场,白,白；,控,制,制,通,通,话,话,时,时,间,间,、,、,保,保,持,持,通,通,话,话,主,主,题,题,；,；,过,滤,滤,电,话,话,。,。,3/10/2023,55,分身术授权,通过别人来完成,工,工作目标,只是授予权力,适当的权限,授予决策权,3/10/2023,56,余暇时间管理,4.使用节省时,间,间的工具,3.娱乐,2.学习,1.睡眠,3/10/2023,57,XIASH,昨天是一张已被,注,注销的支票；,明天是一张尚未,到,到期的本票；,今天则是随时可,运,运用的现金。,请善用它！,3/10/2023,58,谢谢！,XIASH,3/10/2023,59,