企业档案管理工作课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,企业档案管理工作PPT课件,*,企业档案管理工作PPT课件,2024/11/24,企业档案管理工作PPT课件,企业档案管理工作PPT课件2023/9/12企业档案管理工作,1,企业档案管理的必要性,02,认知企业档案管理,01,公司档案管理制度简介,03,目 录,Page 2,企业档案管理工作PPT课件,企业档案管理的必要性02认知企业档案管理01公司档案管理制度,2,档案及企业档案,电子文件及电子档案,企业档案构成类型,企业档案业务流程及方式,认识企业档案管理,Page 3,企业档案管理工作PPT课件,档案及企业档案认识企业档案管理Page 3企业档案管理工作P,3,档案,是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史纪录。,档案工作基本术语,档案&企业档案,企业档案,是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。,企业档案工作规范,Page 4,企业档案管理工作PPT课件,档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的,4,电子文件&电子档案,电子文件,是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。,电子文件管理暂行办法,Page 5,企业档案管理工作PPT课件,电子文件&电子档案 电子文件是指机关、团体、企事业单位和其,5,电子文件&电子档案,电子,档案,是具有保存价值的归档电子文件和相应元数据、背景信息和支持软件。,企业档案工作规范,Page 6,企业档案管理工作PPT课件,电子文件&电子档案 电子档案是具有保存价值的归档电子文件,6,企业档案构成类型,Page 7,企业档案管理工作PPT课件,企业档案构成类型Page 7企业档案管理工作PPT课件,7,企业档案业务流程及方式,Page 8,企业档案管理工作PPT课件,企业档案业务流程及方式Page 8企业档案管理工作PPT课件,8,企业档案管理的必要性,02,认知企业档案管理,01,公司档案管理制度简介,03,目 录,Page 9,企业档案管理工作PPT课件,企业档案管理的必要性02认知企业档案管理01 公司档,9,良好的档案管理的作用,档案管理的意义,档案管理对企业的价值贡献点,企业忽视档案工作可能引发的主要风险,企业档案管理的必要性,Page 10,企业档案管理工作PPT课件,企业档案管理的必要性Page 10企业档案管理工作PPT课件,10,良好的档案管理的作用,良好的档案管理,有助于企业增加技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障；,有助于企业在市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；,Page 11,企业档案管理工作PPT课件,良好的档案管理的作用良好的档案管理Page 11企业档案管理,11,良好的档案管理的作用,良好的档案管理（续）,有助于企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象；,有助于企业加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。,Page 12,企业档案管理工作PPT课件,良好的档案管理的作用良好的档案管理（续）Page 12企业档,12,档案管理的意义,企业档案是企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的，对企业发展和国家、社会具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料，反映了企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源，也是企业文化的积淀。,Page 13,企业档案管理工作PPT课件,档案管理的意义 企业档案是企业在生产经营和管理等各项活动中,13,档案管理对企业的价值贡献点,Page 14,企业档案管理工作PPT课件,档案管理对企业的价值贡献点Page 14企业档案管理工作PP,14,企业忽视档案工作可能引发的主要风险,企业核心成果流失,企业权益失去保障,企业历史失去记忆,知识资产无法积累,Page 15,企业档案管理工作PPT课件,企业忽视档案工作可能引发的主要风险企业核心成果流失Page,15,企业档案管理的必要性,02,认知企业档案管理,01,公司档案管理制度简介,03,目 录,Page 16,企业档案管理工作PPT课件,企业档案管理的必要性02认知企业档案管理01 公司档,16,公司档案管理,类目体系,档案,的移交归档,档案,的利用,企业档案管理制度简介,Page 17,企业档案管理工作PPT课件,公司档案管理类目体系企业档案管理制度简介Page 17企业档,17,公司档案管理制度（简介）,第一章 总则,第二章 归档范围及保管期限,第三章 归档时间及质量要求,第四章 档案的整理,第五章 档案室的管理,第六章 档案利用制度,第七章 档案保密制度,第八章 档案人员的岗位职责,Page 18,企业档案管理工作PPT课件,公司档案管理制度（简介）第一章 总则Page 18企业档案管,18,公司档案管理,类目体系,我公司档案类目体系采用两级类目的形式将公司档案分成了6个一级类目，各一级类目下设了总计29个二级类目，该类目体系体现在归档文件类目、归档范围及保管期限表中，档,案的归档、分类整理工作以此表为依据开展。,Page 19,企业档案管理工作PPT课件,公司档案管理类目体系 我公司档案类目体系采用两级类目的形,19,公司档案管理,类目体系,（续）,行政人事类,（,XZ,）,经营管理类,（,JY,）,产品科研类,（,CP,）,工程项目类,（,GC,）,图书资料类,（,TS,）,实物档案类,（,SW,）,一级类目,规章制度（01）,公务文件（02）,质量管理（07）,其它文件（08）,空调项目（01）,消防项目（02）,水处理项目（03）,除尘项目（04）,二级类目,法规标准（01）,行政人事（02）,样本资料（05）,其它,二氧化氯发生器（01）风电润滑系统（02）,矿井救生（03）,荣誉类（01）,纪念品（02）,印信类（03）,归档件,文,类目,（,归档范围,）,Page 20,企业档案管理工作PPT课件,公司档案管理类目体系（续）行政人事类（XZ）经营管理类（JY,20,档案,的移交归档,归档程序,（一）,日常积累,填写文件移交清单,档案交接,签字确认,分类整,理,Page 21,企业档案管理工作PPT课件,档案的移交归档归档程序（一）日常积累填写文件移交清单档案,21,（二）档案,的移交归档,日常积累,在日常工作中应根据公司档案归档范围，将能反映公司科研、生产、经营、管理等活动及岗位工作真实情况的、对将来工作具有查考利用价值或指导意义的文件资料按照能体现事务发展规律的顺序集中留存下来。,归档程序,（续1）,（一）,Page 22,企业档案管理工作PPT课件,（二）档案的移交归档日常积累归档程序（续1）（一）Page,22,（二）档案,的移交归档,分类整理,所有归档文件以反映一个完整问题、事件、项目为一件（卷）进行整理，并根据文件的内容参照档文件材料范围、保管期限表及分类编号方案进行一级类目和二级类目（年度/产品型号/项目）的归类。,归档程序,（续2）,（一）,Page 23,企业档案管理工作PPT课件,（二）档案的移交归档分类整理归档程序（续2）（一）Page,23,（二）档案,的移交归档,填写文件移交清单,填写文件移交清单的目的是便于档案交接双方确认交接文件的内容、数量以明确档案管理责任，因此移交人应根据文件内容详细填写文件移交清单。,归档程序,（续3）,（一）,Page 24,企业档案管理工作PPT课件,（二）档案的移交归档填写文件移交清单 归档程序（续3,24,（二）档案,的移交归档,填写文件移交清单,（续1）,归档程序,（续3）,（一）,（建设单位 ：项目名称 ）,电 子 文 件 移 交 清 单,移交部门：,（建设单位 ：项目名称 ）,纸 质 文 件 移 交 清 单,移交部门：,Page 25,企业档案管理工作PPT课件,（二）档案的移交归档填写文件移交清单（续1）归档程,25,（二）档案,的移交归档,填写文件移交清单,（续2）,归档程序,（续3）,（一）,合 同 文 件 移 交 清 单,移交部门：,Page 26,企业档案管理工作PPT课件,（二）档案的移交归档填写文件移交清单（续2）归档程,26,（二）档案,的移交归档,档案的交接与签收,移交人将需移交的档案文件（纸质、电子版）连同相应的移交清单交档案管理员核对确认无误后再交交接双方部门负责人签字即完成档案移交工作。,归档程序,（续4）,（,1,）,Page 27,企业档案管理工作PPT课件,（二）档案的移交归档档案的交接与签收 归档程序（续4）（1,27,（二）档案,的移交归档,产品科研类：,在产品鉴定验收后1个月内归档，后期销售推广阶段的文件参照行政人事类文件进行进行收集归档；,工程项目类：,在项目验收后1个月内归档，项目时间较长的可以分项目阶段进行归档，项目交付使用后的售后服务资料参照行政人事类文件进行进行收集归档；,归档时间,（,2,）,Page 28,企业档案管理工作PPT课件,（二）档案的移交归档归档时间（2）Page 28企业档案管理,28,（二）档案,的移交归档,归档时间,（续1）,（,2,）,行政人事类、经营管理类：,在文件材料办结后的次年3月底以前移交到档案室归档；,实物及声像档案：,贵重礼品和奖杯、奖牌等应及时向档案室登记造册，实物可由部门暂时保管；另外录音、录像、照片等随相关文件材料一同移交档案室,统一编号。,Page 29,企业档案管理工作PPT课件,（二）档案的移交归档归档时间（续1）（2）行政人事类、经营管,29,（二）档案,的移交归档,归档时间,（续2）,（,2,）,其它文件,参加会议文件、国内外考察、学习与培训、谈判、技术交流、研讨会、鉴定会等带回来的各种技术文件材料，出差人员在报销差旅费之前将文件移交档案室归档；特殊情况下，对于有保存价值的信函、电传、电报、谈话备忘录等应加盖公章或由经办人签名后归档。,Page 30,企业档案管理工作PPT课件,（二）档案的移交归档归档时间（续2）（2）其它文件Page,30,（二）档案,的移交归档,归档范围,（续3）,（,3,）,以归档文件类目、归档范围及保管期限表为依据，因实际工作内容复杂多变，各部门需移交的文件范围不限于此表，各部门应本着负责任的态度，将所有有必要长期、永久留存的对公司有利用价值的文件材料主动移交到档案室。,工程项目类档案的详细归档范围参见建设工程文件归档整理规范（GBT50328-2001）中的“建设工程文件归档范围和保管期限表”,。,Page 31,企业档案管理工作PPT课件,（二）档案的移交归档归档范围（续3）（3）以归档文件类目、,31,（二）档案,的移交归档,归档质量要求,（,4,）,归档的文件材料必须完整、准确、系统。具有长期保存价值的文件材料的归档率、完整率、准确率应达到100。,归档的文件材料必须准确反映公司各项活动的真实内容和历史过程。,归档的文件材料必须层次分明，符合形成规律。,文字材料幅面尺寸规格宜为A4，图纸宜采用国家标准图幅。,Page 32,企业档案管理工作PPT课件,（二）档案的移交归档归档质量要求（4）归档的文件材料必须完整,32,（二）档案,的移交归档,归档质量要求,（续1）,（,4,）,纸质文件应采用耐久性强的书写材料，和耐久性强的纸张、光盘等载体。,电子文件归档时，要使用耐久的载体，可根据实际情况采用光盘、硬盘等载体，禁止用软盘等易坏载体，归档前要进行病毒的检测，并且要保证电子文件可读。,归档前由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。,Page 33,企业档案