《实用技术基础》PPT课件

Excel的 功 能 Excel 的 界 面 特 征 基 本 概 念工 作 簿 ： （ workbook） 是 Excel 专 门 用 于 计 算 及 存 放数 据 的 文 件 ， 其 文 件 类 型 为 .xls。 在 每 一 本 工 作 簿 中包 含 了 多 张 工 作 表 ， 最 多 为 255张 ， 故 Excel 可 在 单 个文 件 中 管 理 多 种 类 型 的 相 关 信 息 。工 作 表 ： (worksheet)： 通 常 称 为 电 子 表 格 (spreadsheet)， 是 用 来 存 放 和 组 织 、 处 理 、 分 析 数 据的 文 档 。 每 个 工 作 表 由 行 和 列 构 成 ， 行 与 列 相 交 处 称为 单 元 格 。 工 作 簿 的 创 建 创 建 新 的 空 白 工 作 簿 基 于 默 认 的 工 作 簿 模 板 ， 新 建 工 作 簿 基 于 其 他 模 板 创 建 工 作 簿 工 作 簿 的 保 存 工 作 表 间 的 切 换 与 数 据 传 递 工 作 表 间 的 切 换 工 作 表 间 的 数 据 传 递 工 作 表 的 管 理 插 入 工 作 表 删 除 工 作 表 移 动 工 作 表 复 制 工 作 表 重 命 名 工 作 表 隐 藏 显 示 工 作 表 隐 藏 显 示 工 作 表 中 的 行 或 列 选 定 工 作 簿 中 的 工 作 表 工 作 表 中 数 据 的 输 入 单 元 格 区 域 ： 每 一 行 与 一 列 交 叉 处 构 成 一 个单 元 格 ， 单 元 格 是 Excel工 作 表 的 基 本 编 辑 单位 。 用 户 可 对 多 个 单 元 格 区 域 进 行 操 作 。 由 多 个单 元 格 组 成 的 区 域 可 用 两 个 单 元 格 名 称 来 描述 。 单 元 格 地 址单 元 格 的 列 标 和 行 号 又 称 为 地 址 。 地 址 分 为相 对 地 址 、 绝 对 地 址 和 混 合 地 址 三 种 。 仅 写 出 列标 和 行 号 即 为 相 对 地 址 ， 如 A5、 B16。 在 列 标 和行 号 前 均 加 入 “ $”符 ， 便 构 成 了 绝 对 地 址 ， 如 $A$1、 $C$20。 仅 在 行 号 或 列 标 前 加 “ $”符 ， 则构 成 混 合 地 址 。 如 $A5为 绝 对 列 相 对 行 ， 而 A$5为 绝 对 行 相 对 列 。 单 元 格 的 数 据 输 入 通 常 Excel工 作 表由 单 元 格 组 成 ， 每一 单 元 格 可 定 义 一种 数 据 类 型 ， 如 文本 、 数 值 、 公 式 等 。Excel中 单 元 格 的 常用 数 据 类 型 如 表 17-2所 示 。 类 型 示 例文 本 姓 名 、 诊 断 日 期 2004年 9月 1日时 间 5时 30分数 值 1500.88公 式 =A1+B1-C2货 币 ￥ 8888.00、 $77,856表 17-2 Excel单 元 格 的 常 用 数 据 类 型 Excel 的 单 元 格 中 可 以 输 入 两 种 数 据 ， 即 常量 和 公 式 。常 量 ： 不 以 等 号 （ =） 开 头 的 单 元 格 数 据 ， 可 以是 日 期 、 数 字 和 文 本 。 公 式 或 由 公 式 得 出 的 数值 都 不 是 常 量 。公 式 ： 公 式 总 是 以 等 号 （ =） 开 头 ， 其 后 为 算 式 。（ 单 元 格 内 的 一 系 列 数 值 、 单 元 格 引 用 、 名 称 、函 数 和 操 作 符 的 集 合 ， 可 以 通 过 现 有 的 数 据 计算 出 新 的 数 值 。 ） 数 据 输 入 格 式 的 修 改 序 列 的 自 动 填 充 输 入 填 充 相 同 的 数 据 : 填 充 序 列 数 据 ： 等 差 序 列 等 比 序 列 工 作 表 中 区 域 的 选 定 选 定 连 续 区 域 选 定 不 连 续 区 域 选 定 行 或 列 选 定 全 部 单 元 格 取 消 选 定 的 区 域 修 改 单 元 格 中 的 内 容 完 全 修 改 单 元 格 中 的 内 容 ： 修 改 单 元 格 中 的 部 分 内 容 ： 清 除 单 元 格 中 的 内 容 ： 清 除 单 元 格 中 的 格 式 或 内 容 ： 删 除 单 元 格 或 区 域 插 入 单 元 格 、 行 或 列 工 作 表 区 域 的 复 制 、 移 动 工 作 表 的 自 动 格 式 化 ： （ 自 动 套 用 格 式 ） 单 元 格 的 格 式 化 调 整 行 高 与 列 宽 页 面 设 置 页 面 ： 页 边 距 ： 页 眉 /页 脚 工 作 表 调 整 分 页 打 印 预 览 打 印 工 作 表 打 印 图 表 使 用 引 用 引 用 的 作 用 在 于 标 识 工 作 表 上 的 单 元 格 或 单 元格 区 域 ， 并 指 明 公 式 中 所 使 用 的 数 据 的 位 置 。 通 过引 用 ， 可 以 在 公 式 中 使 用 工 作 表 不 同 部 分 的 数 据 ，或 者 在 多 个 公 式 中 使 用 同 一 单 元 格 的 数 值 。 还 可 以引 用 同 一 工 作 簿 不 同 工 作 表 的 单 元 格 、 不 同 工 作 簿的 单 元 格 、 甚 至 可 应 用 程 序 中 的 数 据 。 在 默 认 状 态 下 ， Excel 工 作 表 单 元 格 的 位 置 都以 列 标 和 行 号 来 表 示 ， 这 种 引 用 类 型 称 为 A1引 用 类型 。 除 A1引 用 类 型 外 ， Excel还 可 采 用 R1C1引 用 类 型 。其 中 R表 示 行 号 ， C表 示 列 号 。 A1引 用 类 型 用 字 母 标 志 “ 列 ” （ 从 A 到 IV ， 共 256 列 ） 、 数 字 标 志 “ 行 ” （ 从 1 到 65536） 。 A1类 引 用 分 为 相 对 引 用 、 绝 对引 用 和 混 合 引 用 三 种 。 如 A1、 B2、 C5 是 相对 引 用 位 置 ； 而 $A$1、 $B$2、 $C$5 为 绝 对引 用 位 置 ； $A1、 A$1、 $B2、 B$2、 $C5、C$5 是 混 合 引 用 位 置 。 如 果 要 引 用 请 使 用在 列 A 和 行 10 中 的 单 元 格 A10属 于 列 A 和 行 10到 行 20 中 的 单 元 格 区 域 A10:A20属 于 行 15 和 列 B到 列 E 中 的 单 元 格 区 域 B15:E15行 5 中 的 所 有 单 元 格 5:5从 行 5 到 行 10 中 的 所 有 单 元 格 5:10列 H 中 的 所 有 单 元 格 H: H从 列 H 到 列 J 中 的 所 有 单 元 格 H: J从 A 列 第 10 行 到 E 列 第 20 行 的 单 元 格 区 域 A10:E20 相 对 引 用 相 对 引 用 是 指 引 用 相 对 于 公 式 所 在 单 元 格 位 置的 单 元 格 ， 当 复 制 “ 使 用 相 对 引 用 的 公 式 ” 时 ，被 粘 贴 公 式 中 的 “ 引 用 ” 将 被 更 新 ， 并 指 向 与当 前 公 式 位 置 相 对 应 的 其 他 单 元 格 。 绝 对 引 用 ： 绝 对 引 用 是 指 引 用 工 作 表 中 固 定 不 变 的 单 元 格 。如 果 在 复 制 公 式 时 ， 不 希 望 引 用 发 生 改 变 ， 即从 一 个 单 元 格 复 制 到 另 一 个 单 元 格 时 ， 公 式 不会 因 位 置 变 化 而 发 生 变 化 ， 则 要 使 用 绝 对 引 用 。在 不 希 望 改 变 的 引 用 前 加 一 个 美 元 符 号 “ $”，就 可 以 对 单 元 格 进 行 绝 对 引 用 。 混 合 引 用 ： 包 含 一 个 绝 对 引 用 和 一 个 相 对 引 用 的 公 式 引 用时 ， 对 被 引 用 的 某 个 单 元 格 而 言 ， 它 也 许 是 行固 定 ， 也 许 是 列 固 定 。 运 算 符 说 明 ： (冒 号 ) 引 用 运 算 符， (逗 号 ) (空 格 )- (负 号 ) （ 如 1-lO) % 百 分 比 乘 幂*和 乘 和 除+和 - 加 和 减& 连 接 两 串 文 本 (连 接 符 )= = 比 较 运 算 符 算 术 运 算 符 含 义 示 例+ (加 号 ) 加 4+3- (减 号 ) 减 6-5 (星 号 ) 乘 3*8 (斜 杠 ) 除 12 3 (脱 字 符 ) 乘 幂 62(与 6*6相 同 )% (百 分 号 ) 百 分 比 92% - (减 号 ) 负 号 -13 比 较 运 算 符 含 义 示 例 =(等 号 ) 等 于 E2=D1(大 于 号 ) 大 于 E2D1 (小 于 号 ) 小 于 E2=(大 于 等 于 号 ) 大 于 等 于 E2=D1=(小 于 等 于 号 ) 小 于 等 于 E2=D1 (不 等 于 号 ) 不 等 于 E2D1 直 接 输 入 公 式 使 用 编 辑 栏 的 公 式 区 输 入 公 式 的 修 改 ： 公 式 的 移 动 或 复 制 公 式 的 删 除 引 用 与 公 式 举 例 ： 函 数 是 对 一 个 或 多 个 执 行 运 算 的 数 据 进 行指 定 的 计 算 ,并 且 返 回 计 算 值 的 公 式 .执 行运 算 的 数 据 称 为 函 数 的 参 数 。 参 数 可 以 是文 本 、 数 字 或 逻 辑 值 。 函 数 运 行 后 传 回 来的 数 据 称 为 函 数 的 结 果 。 函 数 的 分 类 Excel 中 的 函 数 通 常 分 为 常 用 函 数 、 工 程 函 数 、财 务 函 数 、 数 学 与 三 角 函 数 、 统 计 函 数 、 查 询与 引 用 函 数 、 数 据 库 函 数 、 文 本 函 数 、 逻 辑 函数 、 信 息 函 数 等 。 函 数 的 书 写 格 式函 数 的 一 般 格 式 为 ：函 数 名 (参 数 1， 参 数 2， 参 数 3)如 ： SUM(Numberl,Number2,Number3) 函 数 的 调 用 方 法 数 学 函 数 统 计 函 数 文 本 函 数 财 务 函 数 逻 辑 函 数 日 期 和 时 间 函 数 查 找 与 引 用 函 数 如 果 公 式 不 能 正 确 计 算 出 结 果 ， Excel 将 显 示 一 错误 值 。 出 现 错 误 值 “ #！ ” 的 原 因 输 入 到 单 元 格 中 的 数 值 太 长 ， 单 元 格 容 纳 不 下 。 可 以 通 过 增加 列 宽 ， 来 纠 错 。 单 元 格 公 式 产 生 的 结 果 太 长 ， 单 元 格 容 纳 不 下 。 可 以 通 过 增加 列 宽 ， 来 纠 错 。 产 生 错 误 值 “ #VALUE！ ”使 用 错 误 的 参 数 或 运 算 对 象 类 型 。 产 生 错 误 值 “ #DIV/0！ ”公 式 被 0（ 零 ） 除 。 产 生 错 误 值 “ #NAME?”在 公 式 中 使 用 了 Excel不 能 识 别 的 文 字 。产 生 错 误 值 “ #N A”在 函 数 或 公 式 中 没 有 可 用 数 值 。 如 果 工 作 表 中 某 些 单元 格 暂 时 没 有 数 值 ， 请 在 这 些 单 元 格 里 输 入 “ #NA” 。 公 式 在 引 用 这 些 单 元 格 时 ， 将 不 进 行 数 值 计 算 ，而 是 返 回 “ #N A” 。产 生 错 误 值 “ #REF!”单 元 格 引 用 无 效 。产 生 错 误 值 “ #NUM”公 式 或 函 数 中 某 个 数 字 有 问 题 。产 生 错 误 值 “ #NULL!”试 图 为 两 个 并 不 相 交 的 区 域 指 定 交 叉 点 。 公 式 错 误 的 排 除 步 骤 如 下 ：1. 确 认 所 有 的 圆 括 号 都 成 对 出 现 。 当 创 建 公 式 时 ，输 入 的 圆 括 号 将 以 彩 色 显 示 。2. 确 认 在 引 用 单 元 格 区 域 时 ， 使 用 了 正 确 的 区 域 运算 符 。 引 用 单 元 格 区 域 时 ， 使 用 冒 号 来 分 隔 区 域中 的 第 一 个 单 元 格 和 最 后 一 个 单 元 格 。 1. 确 认 已 经 输 入 了 所 有 必 选 的 参 数 。 有 些 函 数 的 参数 是 必 选 的 ， 还 要 确 认 没 有 输 入 过 多 的 参 数 。2. 可 以 在 函 数 中 输 入 (或 称 嵌 套 )不 超 过 七 级 的 函 数 。3. 如 果 引 用 的 工 作 簿 或 工 作 表 名 称 中 包 含 非 字 母 字符 ， 必 须 用 单 引 号 把 名 称 引 起 来 。4. 确 认 每 个 外 部 引 用 都 包 含 工 作 簿 名 称 和 相 应 的 路径 。5. 在 公 式 中 输 人 数 字 时 不 要 设 置 格 式 。 例 如 ， 即 使需 要 输 入 的 数 值 是 “ $1,000”， 也 应 在 公 式 中 输 入“ 1000”。 创 建 图 表 的 方 法 ：使 用 图 表 向 导快 速 创 建 默 认 图 表 （ 二 种 方 法 ） 1. 添 加 及 改 变 图 表 中 的 文 字 说 明 编 辑 图 表 中 的 文 字 说 明 编 辑 图 例 更 改 图 表 区 的 颜 色 、 字 体 与 图 表 的 属 性 。 修 改 生 成 图 表 的 单 元 格 区 域 更 改 图 表 区 中 的 数 值 2. 改 变 图 表 的 位 置 作 为 新 工 作 表 插 入 作 为 其 中 的 对 象 插 入3. 改 变 图 表 的 显 示 方 式4. 设 置 与 修 改 图 表 的 各 种 选 项5. 图 表 类 型 的 修 改 关 于 图 表 中 的 误 差 线 误 差 线 以 图 形 形 式 显 示 了 与 数 据 系 列 中 每 个 数 据标 志 相 关 的 可 能 误 差 量 。 例 如 ， 您 可 以 在 科 学 实验 结 果 中 显 示 正 负 5% 的 可 能 误 差 量 ： 支 持 误 差 线 的 图 表 可 向 二 维 的 面 积 图 、 条 形 图 、柱 形 图 、 折 线 图 、 XY（ 散 点 ） 图 和 气 泡 图 的 数 据系 列 中 添 加 误 差 线 。 对 于 XY（ 散 点 ） 图 和 气 泡 图 ，可 单 独 显 示 X 值 或 Y 值 的 误 差 线 ， 也 可 同 时 显 示两 者 的 误 差 线 。 什 么 是 趋 势 线 趋 势 线 用 图 形 的 方 式 显 示 数 据 的 预 测 趋势 并 可 用 于 预 测 分 析 ， 也 称 回 归 分 析 。 利 用回 归 分 析 ， 可 以 在 图 表 中 扩 展 趋 势 线 ， 根 据实 际 数 据 预 测 未 来 数 据 。 例 如 ， 下 面 的 图 表运 用 前 四 个 季 度 的 简 单 线 性 趋 势 预 测 第 二 年的 趋 势 。 移 动 平 均 移 动 平 均 可 以 平 滑 处 理 数 据 的 波 动 ， 使图 像 及 预 测 趋 势 的 显 示 更 加 清 晰 。 支 持 趋 势 线 的 图 表 类 型 可 以 向 非 堆 积 型 二 维 面积 图 、 条 形 图 、 柱 形 图 、 折 线 图 、 股 价 图 、 气 泡图 和 XY 散 点 图 的 数 据 系 列 中 添 加 趋 势 线 ； 但 不 能向 三 维 图 表 、 堆 积 型 图 表 、 雷 达 图 、 饼 图 或 圆 环图 的 数 据 系 列 中 添 加 趋 势 线 。 如 果 更 改 了 图 表 或数 据 系 列 而 使 之 不 再 支 持 相 关 的 趋 势 线 ， 例 如 将图 表 类 型 更 改 为 三 维 图 表 或 者 更 改 了 数 据 透 视 图报 表 或 相 关 联 的 数 据 透 视 表 ， 则 原 有 的 趋 势 线 将丢 失 。 条 形 图 是 用 宽 度 相 同 的 条 形 的 高 度 或 长短 来 表 示 数 据 变 动 的 图 形 。条 形 图 有 单 式 、 复 式 等 形 式 。在 表 示 定 类 数 据 的 分 布 时 ， 是 用 条 形 图的 高 度 来 表 示 各 类 别 数 据 的 频 数 或 频 率 饼 图 ， 是 用 圆 形 及 园 内 扇 形 的 面 积 来 表 示数 值 大 小 的 图 形 。 主 要 用 于 表 示 总 体 中 各 组成 部 分 所 占 的 比 例 ， 对 于 研 究 结 构 性 问 题 十分 有 用 。在 绘 制 圆 形 图 时 ， 总 体 中 各 部 分 所 占 的 百分 比 用 园 内 的 各 个 扇 形 面 积 表 示 ， 这 些 扇 形的 中 心 角 度 ， 是 按 各 部 分 百 分 比 占 3600的 相 应比 例 确 定 的 。 中 间 有 一 个 “ 空 洞 ” ， 总 体 中 的 每 一 部 分 数据 用 环 中 的 一 段 表 示 。环 形 图 与 圆 形 图 类 似 ， 但 又 有 区 别1. 饼 图 只 能 显 示 一 个 总 体 各 部 分 所 占 的 比 例2. 环 形 图 则 可 以 同 时 绘 制 多 个 总 体 的 数 据 系 列 ，每 一 个 总 体 的 数 据 系 列 为 一 个 环环 形 图 可 用 于 进 行 比 较 研 究 。 环 形 图 可 用 于 展 示 定 类 和 定 序 的 数 据 。 1. 用 矩 形 的 宽 度 和 高 度 来 表 示 频 数 分 布 的 图形 ， 实 际 上 是 用 矩 形 的 面 积 来 表 示 各 组 的频 数 分 布2. 在 直 角 坐 标 中 ， 用 横 轴 表 示 数 据 分 组 ， 纵轴 表 示 频 数 或 频 率 ， 各 组 与 相 应 的 频 数 就形 成 了 一 个 矩 形 ， 即 直 方 图 (Histogram)3. 直 方 图 下 的 总 面 积 等 于 1 直 方 图 下 的 面积 之 和 等 于 1 1. 条 形 图 是 用 条 形 的 长 度 (横 置 时 )表 示 各 类别 频 数 的 多 少 ， 其 宽 度 (表 示 类 别 )则 是 固定 的2. 直 方 图 是 用 面 积 表 示 各 组 频 数 的 多 少 ， 矩形 的 高 度 表 示 每 一 组 的 频 数 或 百 分 比 ， 宽度 则 表 示 各 组 的 组 距 ， 其 高 度 与 宽 度 均 有意 义 。3. 直 方 图 的 各 矩 形 通 常 是 连 续 排 列 ， 条 形 图则 是 分 开 排 列 。 1.折 线 图 也 称 频 数 多 边 形 图 (Frequency polygon)2.是 在 直 方 图 的 基 础 上 ， 把 直 方 图 顶 部 的 中 点 (组 中值 )用 直 线 连 接 起 来 ， 再 把 原 来 的 直 方 图 抹 掉3.折 线 图 的 两 个 终 点 要 与 横 轴 相 交 ， 具 体 的 做 法 是 第 一 个 矩 形 的 顶 部 中 点 通 过 竖 边 中 点 （ 即 该 组 频 数 一半 的 位 置 ） 连 接 到 横 轴 ， 最 后 一 个 矩 形 顶 部 中 点 与 其竖 边 中 点 连 接 到 横 轴 折 线 图 下 所 围 成 的 面 积 与 直 方 图 的 面 积 相 等 ， 二 者 所表 示 的 频 数 分 布 是 一 致 的 。 折 线 图 下 的 面 积与 直 方 图 的 面 积相 等 ！ 1. 雷 达 图 （ Radar Chart） 是 显 示 多 个 变 量 的常 用 图 示 方 法3. 在 显 示 或 对 比 各 变 量 的 数 值 总 和 时 十 分 有用4. 假 定 各 变 量 的 取 值 具 有 相 同 的 正 负 号 ， 总的 绝 对 值 与 图 形 所 围 成 的 区 域 成 正 比5. 可 用 于 研 究 多 个 样 本 之 间 的 相 似 程 度 表 3-12 1997年 城 乡 居 民 家 庭 平 均 每 人 生 活 消 费 支 出项 目 城 镇 居 民 农 村 居 民 食 品 衣 着 家 庭 设 备 用 品 及 服 务 医 疗 保 健 交 通 通 讯 娱 乐 教 育 文 化 服 务 居 住 杂 项 商 品 与 服 务 1942.59520.91316.89179.68232.90448.38358.64185.65 890.28 109.41 85.41 62.45 53.92 148.18 233.23 34.27合 计 4185.64 1617.15 0500100015002000 食 品 衣 着 家 庭 设 备 用 品 及 服 务 医 疗 保 健 交 通 通 讯 娱 乐 教 育 文 化 服 务 居 住 杂 项 商 品 与 服 务 城 镇 居 民农 村 居 民 图 3-15 1997年 城 镇 居 民 家 庭 消 费 支 出 （ 元 ） 表 3-13 不 同 样 本 点 的 化 验 指 标指 标 1 指 标 2 指 标 3 指 标 4 指 标 5上 游中 游下 游 4.520.342.17 5.01.46.8 483 36208 196 41112 14 635 0.11101001000指 标 1 指 标 2指 标 3指 标 4指 标 5 上 游中 游下 游图 3-16 河 流 污 染 指 标 雷 达 图 数 据 库 的 管 理 功 能 外 部 数 据 的 获 取 记 录 单 的 使 用 数 据 的 排 序 数 据 的 筛 选 数 据 分 类 汇 总 数 据 统 计 与 分 析 t检 验 方 差 分 析 相 关 分 析 直 方 图 分 析 回 归 分 析 外 部 数 据 的 获 取如 果 用 户 要 所 使 用 数 据 已 存 在 文 本 文 件 中 ,要 用 Excel对 该 数 据 进 行 分 析 处 理 ， 则 不 必 重新 输 入 数 据 ， 只 需 将 其 导 入 至 Excel工 作 簿 。对 于 文 本 文 件 ， 需 按 一 定 的 格 式 输 入 ， 数据 之 间 均 由 特 殊 的 分 隔 符 (如 空 格 、 逗 号 、 Tab键 )分 隔 开 。 导 入 文 本 文 件 的 操 作 步 骤 如 下 ：单 击 “ 数 据 ” “ 导 入 外 部 数 据 ” “ 导 入 数据 ” 命 令 ， 弹 出 “ 选 取 数 据 源 ” 对 话 框 。 选 择所 需 的 文 件 后 ， 单 击 “ 打 开 ” 按 钮 ， 将 打 开“ 文 本 导 入 向 导 ” 对 话 框“ 文 本 导 入 向 导 ” 共 分 三 步 ， 可 按 每 一 步 要 求做 出 选 择 ， 每 完 成 一 步 可 单 击 “ 下 一 步 ” 按 钮或 直 接 单 击 “ 完 成 ” 按 钮 以 默 认 格 式 快 速 导 入文 本 文 件 。 Excel具 备 了 数 据 库 的 一 些 特 点 ， 可 以 把 工作 表 中 的 数 据 做 成 一 个 类 似 数 据 库 的 数 据 清单 (二 维 表 )。 数 据 清 单 是 指 ： 包 含 相 关 数 据 的 一 系 列 工 作表 行 ， 清 单 的 第 一 行 具 有 列 标 志 。 例 如 ， 可以 将 学 生 成 绩 单 中 的 姓 名 、 学 号 、 科 目 成 绩等 建 立 数 据 清 单 ， 其 列 标 志 就 是 姓 名 、 学 号 、科 目 成 绩 等 。 数 据 清 单 中 可 使 用 “ 记 录 ” 命 令 实 现 行 的 增加 、 修 改 、 删 除 与 查 找 等 操 作 。 在 数 据 清 单中 ， 可 将 字 段 名 所 在 的 一 行 定 为 表 头 ， 在 字段 名 下 的 每 一 行 数 据 可 看 作 为 一 个 记 录 。 数 据 库 的 建 立 记 录 的 增 加 记 录 修 改 记 录 删 除 记 录 的 条 件 查 寻 排 序 是 数 据 库 的 基 本 功 能 之 一 ， 为 了 数 据 查找 方 便 ， 往 往 需 要 对 数 据 进 行 排 序 。 排 序 是根 据 某 一 指 定 列 的 数 据 的 顺 序 重 新 对 行 的 位置 进 行 调 整 。 Excel 2002为 用 户 提 供 了 三 级 排 序 ， 分 别 为主 要 关 键 字 、 次 要 关 键 字 、 第 三 关 键 字 。 每个 关 键 字 均 可 按 ： “ 升 序 ” (即 递 增 方 式 )或“ 降 序 ” (即 递 减 方 式 )进 行 排 序 。 排 序 可 使用 工 具 按 钮 ， 也 可 使 用 命 令 菜 单 。 图 19-6 排 序 对 话 框 使 用 菜 单 命 令 则 需 借 助排 序 对 话 框 若 要 按 行 进 行 排 序 则 需打 开 “ 排 序 选 项 ” 对 话框 。 选 择 排 序 方 向 “ 按行 排 序 ” ， 确 定 后 再 回到 “ 排 序 ” 对 话 框 中 进行 排 序 关 键 字 的 设 置 。 筛 选 数 据 只 是 将 数 据 清 单 中 满 足 条 件 的 记录 显 示 出 来 ， 而 将 不 满 足 条 件 的 记 录 暂 时 隐藏 。 使 用 筛 选 功 能 可 从 一 个 很 大 的 数 据 库 中检 索 到 所 需 的 信 息 ， 实 现 的 方 法 是 使 用 筛 选命 令 的 “ 自 动 筛 选 ” 或 “ 高 级 筛 选 ” 。其 中 “ 自 动 筛 选 ” 是 进 行 简 单 条 件 的 筛 选 ；而 “ 高 级 筛 选 ” 是 针 对 复 杂 的 条 件 进 行 筛 选 ；“ 全 部 显 示 ” 是 将 筛 选 后 剩 余 的 部 分 数 据 全部 恢 复 为 原 来 的 数 据 。 自 动 筛 选 高 级 筛 选 分 类 汇 总 是 指 在 数 据 清 单 中 快 速 汇 总 各 项 数据 的 方 法 。 在 Excel 中 提 供 了 分 类 汇 总 的 命令 ， 通 过 这 些 命 令 ， 可 直 接 对 数 据 清 单 进 行汇 总 。 在 数 据 清 单 中 执 行 分 类 汇 总 功 能 之 前 ， 首 先对 数 据 清 单 中 用 以 分 类 汇 总 的 项 （ 字 段 ） 进行 排 序 ， 如 下 例 中 要 按 医 生 的 职 称 汇 总 ， 则应 先 按 职 称 排 序 ， 排 序 完 成 后 进 行 如 下 操 作 。 汇 总 前 先 对 汇总 变 量 “ 职 称 ”进 行 排 序 图 19-12 分 类 汇 总 对 话 框 单 击 “ 数 据 ” “ 分 类 汇 总 ”命 令 ， 弹 出 “ 分类 汇 总 ” 对 话 框 。在 对 话 框 中 进 行 “ 分 类 字 段 ” 、“ 汇 总 方 式 ” 、并 选 定 “ 汇 总 项 ”等 。 经 过 工 作 表 中 数 据 分 类 汇 总 ， 表 中 的 数 据被 分 类 汇 总 成 组 ， 组 下 面 包 含 各 级 成 员 。 如上 页 图 中 “ 主 任 医 师 ” 即 为 一 组 。 在 图 中 ，分 类 汇 总 表 的 最 左 边 可 看 到 “ 分 级 显 示 ” 按钮 ， 其 中 按 钮 为 第 一 级 ， 代 表 总 的 汇 总 结 果的 范 围 ； 按 钮 为 第 二 级 ， 代 表 参 加 汇 总 的 各个 记 录 项 。 上 页 图 显 示 的 是 三 级 全 部 呈 现 的结 果 。 Excel用 户 提 供 了 一 组 数 据 分 析 工 具 ， 如 ： 方 差分 析 、 协 方 差 分 析 、 相 关 系 数 、 指 数 平 滑 、 直 方 图 、随 机 数 发 生 器 工 具 ； 回 归 、 抽 样 、 排 位 与 百 分 比 排位 等 ， 称 为 “ 分 析 工 具 库 ” 。 用 户 可 以 使 用 这 些“ 分 析 工 具 ” 在 工 作 表 中 寻 找 出 一 些 数 据 的 变 化 规律 ， 帮 助 决 策 。 使 用 “ 分 析 工 具 ” 只 需 为 每 一 个 分析 工 具 提 供 必 要 的 数 据 和 参 数 ， 该 工 具 便 会 使 用 相应 的 统 计 或 工 程 函 数 ， 在 输 出 表 格 中 显 示 相 应 的 结果 。 其 中 的 一 些 工 具 在 生 成 输 出 表 格 时 还 能 同 时 产生 图 表 。 使 用 “ 分 析 工 具 ” 的 操作 如 下 ： 单 击 “ 工 具 ” “ 数据 分 析 ” 命 令 ， 弹 出 “ 数 据 分 析 ” 对 话 框 。 图 19-17 数 据 分 析 对 话 框 如 果 “ 数 据 分 析 ” 不 存 在 ， 请 运 行 安 装 程 序来 加 载 “ 分 析 工 具 库 ” 。 安 装 完 毕 之 后 ， 必须 通 过 “ 工 具 ” “ 加 载 宏 ” 命 令 ， 在“ 加 载 宏 ” 对 话 框 中 选 择 “ 分 析 工 具 库 ” 前的 复 选 框 ， 启 动 它 。 t 检 验 方 差 分 析 相 关 分 析 直 方 图 分 析 回 归 分 析