干部人事档案管理工作实务

干部人事档案管理工作实务 人事组织部系统2021年业务培训11 1、什么是干部人事档案：、什么是干部人事档案：干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用等工作中形成的记载干部政策，在培养、选拔和任用等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料，并按有关规定进行现、工作实绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组合起来的个人档案，是历史地、全面考察了整理后组合起来的个人档案，是历史地、全面考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。解和正确选拔使用干部的重要依据。2 2、什么是干部人事档案工作：、什么是干部人事档案工作：胡锦涛同志指出：胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业开展的一个不可缺少的方面。借助档是党和国家事业开展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。干部人事档案是党和国家干部工作的重要组成局部，干部人事档案是党和国家干部工作的重要组成局部，也是国家档案工作的组成局部。它是为贯彻执行党的也是国家档案工作的组成局部。它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能、知人善任，进行干部路线、方针和政策，选贤举能、知人善任，进行社会主义现代化建设效劳的。这项工作的好坏，直接社会主义现代化建设效劳的。这项工作的好坏，直接关系到干部人事工作的质量和效率，关系到党管干部关系到干部人事工作的质量和效率，关系到党管干部原那么的具体落实和社会主义现代化建设。原那么的具体落实和社会主义现代化建设。23 3、干部人事档案的特点、干部人事档案的特点:(:(四个特点四个特点)真实性、完整性、动态性、机密性真实性、完整性、动态性、机密性4 4、干部人事档案有哪些作用：、干部人事档案有哪些作用：(1)(1)、重要的依据作用。、重要的依据作用。(2)(2)、可靠的凭证作用。、可靠的凭证作用。(3)(3)、准确的信息作用。、准确的信息作用。(4)(4)、珍贵的资料作用。、珍贵的资料作用。(5)(5)、维护个人权益作用。、维护个人权益作用。5 5、干部人事档案与文书档案区别：、干部人事档案与文书档案区别：(1)(1)、立卷单位不同。、立卷单位不同。(2)(2)、整理和管理方法不同。、整理和管理方法不同。(3)(3)、真实性含义不同。、真实性含义不同。(4)(4)、作用和效劳对象不同。、作用和效劳对象不同。(5)(5)、归宿不同。、归宿不同。31、为什么对干部人事档案材料要进行收集与补充？、为什么对干部人事档案材料要进行收集与补充？从一定意义上说，没有材料的收集工作，也就没有档案。从一定意义上说，没有材料的收集工作，也就没有档案。因此，积极地收集补充档案材料是搞好整个档案工作的前提和根本任务，同时也是保证档案完整、准确、及时地反映其本人全貌的必要途径。2、哪些干部人事档案材料属于收集归档范围？、哪些干部人事档案材料属于收集归档范围？收集范围共收集范围共20条：条：3、干部人事档案材料的收集途径：、干部人事档案材料的收集途径：收集途径有收集途径有10条：条：44、干部人事档案材料收集的方法：1建章立制，保证收集制度化。2及时掌握信息，做好集中收集。3疏通收集渠道，建立联系网格。4 加强科学研究，提出补充收集措施。5、干部人事档案材料收集的要求：1保证收集质量。2严格掌握范围。3及时、细致地开展收集工作。必须做到主动、及时、准确、保质、按量的要求。56、怎样做好干部人事档案材料的收集工作？、怎样做好干部人事档案材料的收集工作？5个方面：个方面：7、归入人事档案的材料原件只有一份，而文书档案或案、归入人事档案的材料原件只有一份，而文书档案或案件档案要归原件怎么办？件档案要归原件怎么办？8、审计材料是否归入干部人事档案？、审计材料是否归入干部人事档案？9、因公出国境人员的哪些材料应收集归档？、因公出国境人员的哪些材料应收集归档？10、体格检查表是否都要收集归档？、体格检查表是否都要收集归档？11、人事档案由上级或其它单位代管后，本单位负有哪些、人事档案由上级或其它单位代管后，本单位负有哪些职责？职责？61、整理工作的概念、整理工作的概念:人事档案的整理工作就是将干人事档案的整理工作就是将干部职工以个人为单位，把部职工以个人为单位，把平时收集而来的干部人事档案平时收集而来的干部人事档案材料，进行鉴别、分类、排列、材料，进行鉴别、分类、排列、编目、技术加工并装订成卷，编目、技术加工并装订成卷，在此根底上，不断对档案内容在此根底上，不断对档案内容进行补充的工作，是干部人事进行补充的工作，是干部人事档案立卷的全部过程。档案立卷的全部过程。2、整理工作的类型：、整理工作的类型：(1)、新建档案的整理。、新建档案的整理。(2)、已建档案的整理。、已建档案的整理。73 3、整理工作的方式：、整理工作的方式：(1)、集中时间、人力整理。(2)、日常工作中的整理。*4 4、整理工作的要求、整理工作的要求(20(20字字)认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐5 5、整理人事档案时要做好哪些准备工作？、整理人事档案时要做好哪些准备工作？(1)、档案材料的收集：要全面、完整、及时、正确。(2)、整理人员的挑选：要求政治和业务素质好的党员,并且具备一定的人事档案工作专业知识。(3)、有充分的物资准备：一是场地;二是工具。81、人事档案材料鉴别工作的原那么：、人事档案材料鉴别工作的原那么：人事档案的鉴别工作。是人事档案部门对收集来的归档材人事档案的鉴别工作。是人事档案部门对收集来的归档材料，按照一定的原那么和规定，进行审核、甄别材料的真假，料，按照一定的原那么和规定，进行审核、甄别材料的真假，判断材料的保存价值，确定材料是否归档。判断材料的保存价值，确定材料是否归档。(1)、必须严格按照中央有关文件精神和具体政策来把握鉴、必须严格按照中央有关文件精神和具体政策来把握鉴别工作；别工作；(2)、必须严格执行人事档案材料收集范围及要求来做好鉴、必须严格执行人事档案材料收集范围及要求来做好鉴别工作。别工作。2、如何对归档材料进行判别？、如何对归档材料进行判别？(1)、看材料是否属于应归档内容的材料。、看材料是否属于应归档内容的材料。(2)、看材料是否齐全、完整，是否张冠李戴或一人多份。、看材料是否齐全、完整，是否张冠李戴或一人多份。(3)、看材料是否处理完毕，手续完备。、看材料是否处理完毕，手续完备。(4)、看材料是否真实、准确。、看材料是否真实、准确。93、对档案材料进行归类的一般方法是什么、对档案材料进行归类的一般方法是什么?(1)、根据材料的名称来归，即材料名称属于哪一类就归哪、根据材料的名称来归，即材料名称属于哪一类就归哪一类；一类；(2)、根据材料的内容和性质来归，即性质、内容偏重哪一、根据材料的内容和性质来归，即性质、内容偏重哪一类就归在哪一类类就归在哪一类 4、档案材料的分类：正本和副本、档案材料的分类：正本和副本根据新根据新和和的要的要求，材料统一按十类组成正本：求，材料统一按十类组成正本：第一类：履历材料。第一类：履历材料。第二类：自传及属于自传性质的材料。第二类：自传及属于自传性质的材料。第三类：鉴定、考察、考核材料。第三类：鉴定、考察、考核材料。第四类：学历、学位、学绩、培训和评聘专业技术职务的材第四类：学历、学位、学绩、培训和评聘专业技术职务的材料。料。第五类：政审材料。第五类：政审材料。第六类：参加党、团组织的材料。第六类：参加党、团组织的材料。第七类：奖励材料。第七类：奖励材料。第八类：处分材料。第八类：处分材料。第九类：工资、任免、待遇，各种代表会议和出国审查材料。第九类：工资、任免、待遇，各种代表会议和出国审查材料。第十类：其他可供组织参考有保存价值的材料。第十类：其他可供组织参考有保存价值的材料。10人事档案副本应有哪些内容组成？人事档案副本应有哪些内容组成？一、一、第一类的近期履历材料。二、第三类的主要鉴定，干部考核材料。三、第四类的学历、学位，评聘专业技术职务的材料。四、第五类的政治历史情况的审查结论。五、第七类的奖励材料。六、第八类的处分决定。七、第九类的任免和工资、待遇的审批材料。115、归案材料的排序一般采用哪些方法、归案材料的排序一般采用哪些方法?(1)、按时间排序(2)、按主次排序(3)、价值和时间相结合的方法排序 6、什么样的人事档案需要分卷，有哪些分卷方法、什么样的人事档案需要分卷，有哪些分卷方法?为了便于装订、保管和利用，凡每卷厚度超过二百页的档案，都必须分成两卷或数卷。分卷的方法：一般可采用第1至5类为(一)，第6至10类为(二)。127、人事档案装订有哪些主要步骤：、人事档案装订有哪些主要步骤：装订是整理档案的最后一道程序，装订的主要步骤是：(一)、全面地逐分逐项对所有材料进行复核；(二)、按顺序理齐材料；(三)、在每份材料第一页的右上角右上角加盖类类 号章号章,并用铅笔书写类号与顺序号；(四)、打三眼装订孔，用鞋带装订(或装入人事档案专用夹)；(五)、起钉器钉子一定要起掉。138、对归档材料进行编目有哪些方法、对归档材料进行编目有哪些方法?每份材料第一页的右上角加盖每份材料第一页的右上角加盖“类号章并类号章并用铅笔书写类号和顺序号，页码计算为有页码用铅笔书写类号和顺序号，页码计算为有页码的按照页码登记、无页码的按照单面有内容的的按照页码登记、无页码的按照单面有内容的计计1页，正反面有内容的计页，正反面有内容的计2页，封面封底不计页，封面封底不计页页(除非封面有照片除非封面有照片)；复制件不计页。；复制件不计页。9、哪些档案材料需要复制，一般采取哪些、哪些档案材料需要复制，一般采取哪些复制方法复制方法?凡建立副本或因纸张变质、字迹不清的，用凡建立副本或因纸张变质、字迹不清的，用圆珠笔、复写纸和铅笔书写形成的材料均需要圆珠笔、复写纸和铅笔书写形成的材料均需要复制。复制。目前一般采取复制方法有：目前一般采取复制方法有：1、复印；、复印；2、打印；、打印；3、抄写；、抄写；4、扫描；、扫描；5、照相摄影；、照相摄影；6、手描。、手描。1410、复制档案材料应注意哪些事项、复制档案材料应注意哪些事项:(1)、复制件要忠于原件。、复制件要忠于原件。(2)、复制件字迹一定要清楚。、复制件字迹一定要清楚。(3)、复制件手续要完备。、复制件手续要完备。(4)、复制件应按要求归入档案。、复制件应按要求归入档案。11、为什么要管理干部人事档案进行编号？人事档案编、为什么要管理干部人事档案进行编号？人事档案编号有几种方法？号有几种方法？有以下几种方法编号：有以下几种方法编号：1、按姓名取角定号的、按姓名取角定号的“四角号码法。四角号码法。2、按姓名的汉语拼音字母顺序编号的、按姓名的汉语拼音字母顺序编号的“汉语拼音汉语拼音编号法。编号法。3、按姓氏笔画编号的、按姓氏笔画编号的“姓氏编号法。姓氏编号法。4、按所在单位编号的、按所在单位编号的“单位编号法。单位编号法。151、那些事由才能查阅干部人事档案？、那些事由才能查阅干部人事档案？(1)、因考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅本人档案的；(2)、因与他人案件有密切关系，而本人已经死亡或重病不能口述提供情况，以及其他特殊原因，必须从其档案中取得旁证材料，可查阅档案中的有关材料；(3)、因编写党史、军史、革命斗争史、地方志等各种史志或撰写人物传记等，一般不得查阅干部人事档案，可直接向干部本人采访，如该干部已经死亡或因年迈丧记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历或自传材料；(4)、政法部门等单位因侦查、审理和公证，必须通过干部人事档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。162、查阅干部人事档案应办什么手续？、查阅干部人事档案应办什么手续？应填写统一印制的应填写统一印制的并按管理权限办理手续：查阅人事档案，应并按管理权限办理手续：查阅人事档案，应由查阅单位党委由查阅单位党委(含独立总支含独立总支)负责人签名和人事负责人签名和人事组织部门盖章，经保管干部人事档案部门审核同组织部门盖章，经保管干部人事档案部门审核同意前方可查阅。意前方可查阅。3、查阅干部人事档案应注意哪些具体事项？、查阅干部人事档案应注意哪些具体事项？(1)、查阅单位派出的查阅人员必须是中共党、查阅单位派出的查阅人员必须是中共党员，并持有手续完备的员，并持有手续完备的，随带本人证件。凡持，随带本人证件。凡持“调查证明材料调查证明材料介绍信或介绍信或“行政介绍信要求查阅档案的，不行政介绍信要求查阅档案的，不予提供查阅。予提供查阅。17(2)(2)、查阅者不得查阅本单位主要负责人的档案。、查阅者不得查阅本单位主要负责人的档案。(3)(3)、干部人事档案原那么上不得外借。、干部人事档案原那么上不得外借。(4)(4)、查阅或借用档案，严禁随意圈划、抽取、折叠、查阅或借用档案，严禁随意圈划、抽取、折叠、涂改。查阅者还应对档案妥善保管，不得转借他人，涂改。查阅者还应对档案妥善保管，不得转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。(5)(5)、查阅后如需作旁证，摘录材料应由档案管理人、查阅后如需作旁证，摘录材料应由档案管理人员与原文校对无误后，写明材料出处和日期，并加盖员与原文校对无误后，写明材料出处和日期，并加盖有关红印公章。为杜绝材料造假，凡复制印有关红印公章。为杜绝材料造假，凡复制印后的旁证材料，亦应一律加盖提供单位红印公章。后的旁证材料，亦应一律加盖提供单位红印公章。18(一一)、转递、转递1 1、什么是人事档案转递工作？、什么是人事档案转递工作？人事档案转递工作是由人事档案的流动性决定的，是人人事档案转递工作是由人事档案的流动性决定的，是人事档案管理部门之间，与形成人事档案材料部门及利用事档案管理部门之间，与形成人事档案材料部门及利用部门之间转出和接收人事档案或档案材料的活动。部门之间转出和接收人事档案或档案材料的活动。2 2、人事档案转递的原因有哪些？、人事档案转递的原因有哪些？根据中央组织部根据中央组织部有关规定，职工因工作调动，有关规定，职工因工作调动，改变了工作单位，以及辞职、退职、自动离职后，自行改变了工作单位，以及辞职、退职、自动离职后，自行找到工作单位的，其档案也要按规定办理转递手续。找到工作单位的，其档案也要按规定办理转递手续。3 3、转递人事档案应办理什么手续？、转递人事档案应办理什么手续？无论是市内的或向外省市转递人事档案，都要填写无论是市内的或向外省市转递人事档案，都要填写按转递通知单的有关按转递通知单的有关工程认真登记，正确填写收档单位、转递原因工程认真登记，正确填写收档单位、转递原因 。(式样式样)19(一一)、转递、转递4 4、人事档案是否都要通过机要交通转递？、人事档案是否都要通过机要交通转递？人事档案属机密件人事档案属机密件,为确保平安为确保平安,都要通过机要交通转递都要通过机要交通转递,不准公开邮寄或交本人自带不准公开邮寄或交本人自带.对流动人员本人自带的人事档案对流动人员本人自带的人事档案,各人才流动效劳机构和劳动效劳机构不得接收各人才流动效劳机构和劳动效劳机构不得接收.在本市范围内在本市范围内,因急需使用因急需使用,也可由单位派专人负责前往取送也可由单位派专人负责前往取送.转递档案必须统转递档案必须统一填写由中共上海市委组织部印制的一填写由中共上海市委组织部印制的,办妥转递的有关手续。办妥转递的有关手续。5 5、转递人事档案应建立哪些制度？、转递人事档案应建立哪些制度？(1)(1)、收发制度。、收发制度。(2)(2)、内部登记制度。、内部登记制度。6 6、在转递人事档案时应注意的问题：、在转递人事档案时应注意的问题：转递人事档案必须完整齐全，并按的规定，经清理、整理后转递人事档案必须完整齐全，并按的规定，经清理、整理后才能转出，否那么可退回原单位。才能转出，否那么可退回原单位。7 7、对人事档案转递要求归纳起来：、对人事档案转递要求归纳起来：六个字：及时、准确、平安六个字：及时、准确、平安20(二二)统计统计1、人事档案统计工作的要求：、人事档案统计工作的要求：人事档案统计工作是一项业务性很强的工作。它要求管理档案的工作人员对人事档案统计工作是一项业务性很强的工作。它要求管理档案的工作人员对人事档案的现状和管理水平等进行经常性的统计人事档案的现状和管理水平等进行经常性的统计。2、人事档案统计工作内容：、人事档案统计工作内容：对本单位管理的人事档案进行统计，一般半年或一年统计汇总一次。其内容对本单位管理的人事档案进行统计，一般半年或一年统计汇总一次。其内容包括：包括：a、人事档案的总数。包括正本数、副本数、主管档案数、协管档案数，现职人、人事档案的总数。包括正本数、副本数、主管档案数、协管档案数，现职人员档案数，退员档案数，退(离离)休人员档案数、死亡人员档案数，无头档案数等。休人员档案数、死亡人员档案数，无头档案数等。b、人事档案材料补充收集情况的统计。、人事档案材料补充收集情况的统计。c、人事档案提供利用工作情况的统计。、人事档案提供利用工作情况的统计。d、人事档案转递的统计。、人事档案转递的统计。e、人事档案整理的统计。、人事档案整理的统计。21*(一一)、八项制度、八项制度(上墙上墙)1、干部人事档案的查、干部人事档案的查(借借)阅制度阅制度2、干部人事档案的材料的收集制度、干部人事档案的材料的收集制度3、干部人事档案的鉴别归档制度、干部人事档案的鉴别归档制度4、干部人事档案的转递制度、干部人事档案的转递制度5、干部人事档案的检查核对制度、干部人事档案的检查核对制度6、干部人事档案的保管保密制度、干部人事档案的保管保密制度7、干部人事档案工作管理人员制度、干部人事档案工作管理人员制度8、送交干部人事档案材料归档工作制度、送交干部人事档案材料归档工作制度22*(二二)、七本登记簿、七本登记簿(台帐台帐)1、干部人事档案名册、干部人事档案名册2、查、查(借借)阅档案材料登记簿阅档案材料登记簿3、接收档案材料登记簿、接收档案材料登记簿4、转递档案材料登记簿、转递档案材料登记簿5、销毁材料登记簿、销毁材料登记簿6、死亡人员档案登记簿、死亡人员档案登记簿7、无头档案登记簿、无头档案登记簿231、对人事档案保管与保护要求是什么？、对人事档案保管与保护要求是什么？(1)、人事档案管理部门，要建立巩固的、防、人事档案管理部门，要建立巩固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜.库房面积每千卷库房面积每千卷20至至25平方米。库房内应设置平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。空调、去湿、灭火等设备。*(2)、库房的、库房的“六防是指：防火、防潮、六防是指：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和平安措施防蛀、防盗、防光、防高温等设施和平安措施应经常检查；要保持库房的清洁应经常检查；要保持库房的清洁(禁止堆放杂物禁止堆放杂物)和库房内适宜的温度、湿度要求：温度和库房内适宜的温度、湿度要求：温度14-24 ，相对湿度，相对湿度45%-65%)；(3)、保管人事档案，应建立登记和统计制度。、保管人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次，发现问题及时解决；每年全面检查核对一次，发现问题及时解决；(4)、人事档案管理部门，应根据要求逐步做、人事档案管理部门，应根据要求逐步做到三室分开即档案库房、档案查阅室、档案到三室分开即档案库房、档案查阅室、档案管理人员办公室分开；管理人员办公室分开；242、库房如何进行防火与防盗：、库房如何进行防火与防盗：1、档案库区必须配备适合档案用的消防、档案库区必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。器材，并按设备要求定期检查、更换。2、平安使用电器设备，定期检查电器线、平安使用电器设备，定期检查电器线路。库房内严禁明火装置和使用电炉及存放路。库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃物品易燃物品3、档案库房宜安装火警及防盗报警装置，、档案库房宜安装火警及防盗报警装置，并有切实可行的防盗措施。并有切实可行的防盗措施。251、这次干部人事档案审核的范围是哪些？、这次干部人事档案审核的范围是哪些？是各级组织人事部门管理的全部在职人员干部人事档案。*2、干部人事档案审核的主要内容是什么？、干部人事档案审核的主要内容是什么？(1)、档案材料是否齐全、完整，内容是否客观、真实；、档案材料是否齐全、完整，内容是否客观、真实；(2)、档案材料手续是否完备；、档案材料手续是否完备；(3)、档案中有无错装、混装的材料；、档案中有无错装、混装的材料；(4)、档案整理是否符合要求。、档案整理是否符合要求。3、干部人事档案审核工作要求是什么？、干部人事档案审核工作要求是什么？审核档案要逐页逐项地核对材料内容和有关信息，保证档案材料的完整、齐全、真实，保证信息正确无误。26(1)、打印目录一定要、打印目录一定要正反正反打印。打印。用用16K打印纸打印纸(2)、大类之间行距可设定为、大类之间行距可设定为23行行(3)、设置打印边距、设置打印边距(选项选项)左左 右右 上上 下下空白纸正面：空白纸正面：35 10 20 45空白纸反面：空白纸反面：25 35 20 4527*购置档案夹、切纸打洞购置档案夹、切纸打洞(两用两用)机。地址：金坛路机。地址：金坛路35弄弄13号号 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