公司行销部管理培训手册

公司行销部管理培训手册1442020年4月19日文档仅供参考 事件行销部培训管理手册 北京灵思企业管理顾问有限责任公司(初行版) -6前言欢迎加入灵思传播机构事件行销部! 公司因你的发展而发展公司因你的杰出而杰出公司当前包含公关、广告、事件行销、媒介监测,市场研究等纵向服务平台。灵思是中国具竞争力的整合传播机构。灵思传播机构秉承品牌生态管理理念,为企业提供全面的品牌管理与传播推广服务。 本手册概括了事件行销部的初步管理流程、工作要求及文档规范等,目的是为了引导大家有序并高效率开展工作,努力协助推动公司各部门工作与更好的为客户服务,使灵思成为中国一流的传播机构。目 录一、行业了解51基础用语52行业概况83行业概念9二、行政划分11三、职位描述121岗位设置122岗位描述12四、工作流程17五、标准报价27六、执行文案33A执行文档目录34B示范35C36D示范38E示范39F47G示范50H示范56I示范59J示范62K 示范64L示范69M 示范74N 86O示范90P示范92Q94R活动设置申请:97S98T99U102V105W 106X107Y108Z109A+.112B+113七、共享资源115一、行业了解1基础用语Client or Account客户媒体或广告公司对有业务往来之广告主的称谓,也是实施广告活动之主体。Pubic Relations Agency 公关公司以公关活动为职业的服务公司,服务的对象包括政治、行政机关、产业、劳动、艺术、演艺界等各种团体。Full-service Advertising Agency综合广告公司广告代理商提供给其客户的服务,包括企画、市场研究、产品命名测试、营销建议、促销、展示会、公司识别、宣传、公关、定期报告、公司内部刊物等等。Integrated Marketing 整合营销在企业的全部活动领域中,以营销活动为营运主轴之企业方针,且连非营销领域之生产、财务、人事等方面也均与之配合,称为整合营销。在此经营方式之下,生产、营销、财务及人事功能成为一贯作业。在运用上,整合营销包括了营销经营、营销战略及营销业务的执行。Integrated Communication 整合传播采用统合性的传播概念及信息,运用广告、促销、PR及一切的传播手法,使消费者接触到的是统合性的信息(Hear One Voice)。也称为整合性传播。AE Account Executive 客户代表客户代表或客户执行。代表广告公司接受广告主各种业务,并负责整体执行的人。Account Group 业务小组广告公司内负责某特定客户之工作小组。以AE为中心,成员包括行销企划、创意、媒体等工作人员,替客户执行广告企划设定、广告表现制作、媒体安排等业务。Appeal Point 诉求点广告讯息中,最能打动消费者心理,并引起行动的重点。 Brain Storming 动脑会议可自由发想,不受限制的讨论会议。Presentation 提案对客户做正式的广告战略及创意企划案的提出。提案可分为广告活动个案(Campaign Plan)及年度案(Annual Plan)两种。Competitive Presentation 比稿指竞争比赛之意。偯广告主之不同,有的广告主不会将广告计划之原案立即委托一家广告公司,而是让多家广告公司彼此竞争,再从中选择最优秀、最满意的广告公司。这种竞争作业的发包型态,称为比稿,俗称Pitch。Slogan 标语具有持续力的文句。Target Market 目标市场最主要的消费群。厂商一般将广告或其它营销手段集中投入于此市场,也称为目标对象(Target,或是Target Consumers)。Corporate Image 企业形象指往来顾客、消费者对企业的评价而言,在企业间强烈竞争的今日,企业形象对企业的生存具有极重要的意义。为了提升自身企业形象,各企业无不举办各种文化活动、运动大会,或是打出企业形象广告,其中,又以企业形象统一战略(简称CI,Corporate Identity)最受注目,在企业形象战上,它是一项极具效果性的战略。Corporate Identity or CI 企业识别以统一性的标志表示企业的理念、文化以及经营的任务。Branding 品牌化为一商品创造一个独特的名字,并赋予此名营销上支持的实际过程。产品的命名可能与公司名称有关,也可能与之无关。Brand Management 品牌管理为了增加企业的品牌资产,所采取的战略性品牌运作。品牌管理当前已成为高阶层经营者必须关心的营销策略。Brand Loyalty 品牌忠诚度购买者偏好特定品牌、拒绝采购其它替代产品的程度。品牌忠诚度一般见衡量重复性销售的多寡,同时也反映了购买者购买同一公司其它产品项的可能性。Brand Image 品牌形象消费者对商品品牌之印象。Brand Manager 品牌经理在特定品牌的营销活动方面,具有全部责任与权限的经理者。有时与产品经理(Product Manager)同义使用。将商品细分化后,就是品牌,其所担当的商品领域较小。Brand Extension 品牌延伸在不会降低原有商品的品牌形象之情况下,将现有品牌延伸至其它产品项的一种竞争策略。传统上,这种做法的目的在于进入原品牌的某些特定区隔。Brand Personality 品牌个性此词有二种解释:1.从厂商角度所看到的产品形象。2.厂商希望其产品带给目标消费者的形象。Consumer Analysis 消费者分析由于消费者同时是营销的对象及传播的对象,因此消费者分析提供了商品概念、市场定位及区隔战略的基础。主要分析要因包括消费者的人口统计因素、生活型态、心理因素、价值观以及购买消费型态。人口统计系指年龄、性别、职业、收入所得、教育、家庭构成等。生活型态指活动(A)、兴趣(I)、意见(O),所谓AIO;或是生活时间(T)、场所(P)、场合(O),所谓TPO的构成。心理因素指内向、外向;主动、被动;感性、理性等因素。价值观指对金钱的价值观、工作的价值观、文化观、宗教观、社会观等。购买消费型态指消费者购买与消费的量与质两方面。2行业概况MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions)MICE行业,即会议、促进、集会、展览行业。这一行业一般以重视商业和贸易为特征,以非常多样化的形式,为使讯息传递与共享,而使公众聚集。部分国际知名活动组织IFEA 国际活动和节日协会NSWFEA 新南威尔士节日和活动协会MIAA 澳大利亚会议行业协会ISES 国际特殊活动协会4A 美国广告公司协会4A的本意是美国广告公司协会(American Associato of Advertising Agencies)的缩写,4A协会对成员公司有很严格的标准,她成立于1971年的美国圣路易斯,是全世界最早的广告代理协会商协会。协会成员由广告商组成,有500个会员,加上这些成员的分公司,共约1200个会员。AC Nielsen AC尼尔森AC Nielsen即AC尼尔森,是全球领先的市场研究、资讯和分析服务的提供者,是全球最大的市场调查公司也是当前历史最为悠久的从事视听率调查的商业公司。AC Nielsen1923年成立于美国芝加哥,有80多年历史,于 被荷兰的一家出版VNU收购。当前该公司在全美境内总共有5000样本家庭户,每个样本户的调查期限最多为两年。因此,每个月有300个旧样本户被淘汰,300个新样本户加入。服务对象包括消费产品和服务行业,以及政府和社会机构。在全球100多个国家里有超过9000客户的市场研究公司,来中国已经有20年。Omnicom 奥姆尼康 全球规模最大的广告与传播集团Omnicom 奥姆尼康,全球规模最大的广告与传播集团。全球广告业收入排名第1位。下属主要公司:天联广告、恒美广告、李岱艾、浩腾媒体。创立于1986年的奥姆尼康集团(Omnicom Group)是全球性营销传播业的战略性控股公司,业务涉及广告、营销服务、专业传播、互动数字媒体与媒体购买服务等,旗下拥有BBDO、恒美广告(DDB Worldwide)、李岱艾(TBWA)和浩腾媒体(OMD)等著名广告业服务品牌。 集团以75亿美元的总收入居全球业界首位。Interpublic 美国第二大广告与传播集团Interpublic,美国第二大广告与传播集团全球广告业收入排名第2位。下属主要公司:麦肯光明、灵狮、博达大桥、盟诺、万博宣伟公关、高诚公关。Interpublic Group of Companies(IPG)自1999年以来为与奥姆尼康和WPP竞争,对外频繁收购。 11月,Interpublic下属的全球最大专业从事媒体广告谈判的盟诺公司(Magna)成立中国公司,这家掌控着400亿美元年广告投放量的公司预计在中国市场投放约20亿元。盟诺把自己定位成一家4A级广告公司的服务商,集中麦肯光明、灵狮和博达大桥手中掌握的广告投放,利用三合一的规模优势和各类媒体谈判,以获得更好的价格、时间段、版面和优惠。和业界专事媒体购买的机构不同,盟诺在完成框架性谈判后,具体的下单购买仍由3家广告公司自己完成。WPP 英国最大的广告与传播集团WPP,英国最大的广告与传播集团。全球广告业收入排名第3位。下属主要公司:奥美(Ogilvy & Mather,O&M)、智威汤逊(J Walter Thompson,JWT)、电扬、传力媒体、尚扬媒介、博雅公关、伟达公关。年收入58亿美元的WPP集团迫于市场压力,积极开展对外并购。继 接连吞并扬雅(Young & Rubicam,世界排名14位, 收入4.42亿美元)和Tempus广告集团后, 又以极低的代价买下Cordiant。WPP旗下拥有60多家传播服务公司,业务囊括了市场研究、公共关系、互动行销、视觉管理和咨询等领域。继 6月集团旗下的奥美公关购并中国公关公司北京西岸,组成西岸奥美信息咨询服务公司(此举使奥美成为在中国最大的公关公司)后,WPP又于同年11月收购上海广告有限公司(曾是中国最大的广告公司)25%股权。 3月,WPP下属广告公司之一,即拥有”亚洲最佳创意公司”美誉的新加坡百帝广告(Batey Ads,1997年加入WPP)中国办事处在上海开业;WPP同期在华开业的子公司还有上海同盟广告公司。WPP集团正以”松散”的管理模式全力推进其中国业务。3行业概念Event Marketing事件行销市场学定义其为 在一切动态环境中所有便利、加速交易之行为。企业整合资源,透过具有策划力与创意性的活动或事件,使之成为大众关心的话题,因而吸引媒体的报道与消费者的参与,进而达到提升企业形象及销售商品的目的,就是”事件营销”。事件营销是将营销活动策划为公众生活的一部分,让事件成为媒体有兴趣,而且和消费者有切身关系的话题。事件营销比传统营销更复杂,变数更多,4P,4C的综合,也必须将企业整体资源做战略性、前瞻性策划。 简单地说,就是企业进入重大的活动,历史事件、体育赛事等,迅速提升品牌的知名度。企业经过策划、组织和制造具有新闻价值的事件,吸引社会消费者的注意。事件行销的分类事件行销大致分为如下几个大类:文化庆典(包括节日、狂欢节、宗教事件、大型展演、历史纪念活动);文艺娱乐事件(音乐会、演唱会、其它表演、文艺展览、授奖仪式);商贸及会展(展览会/展销会、博览会、会议、广告促销、募捐/筹资活动);体育赛事(职业比赛、业余竞赛);教育科学事件(研讨班、专题学术会议、学术讨论会,学术大会,教科发布会);休闲事件(游戏和趣味体育、娱乐事件);政治/政府事件(就职典礼、授职/授勋仪式、贵宾VIP观礼、群众集会);私人事件(个人庆典周年纪念、家庭假日、宗教礼拜) ;社交事件(舞会、节庆,同学/亲友联欢会)。二、行政划分部门架构三、职位描述1岗位设置与公司岗位管理相对应活动部核心岗位设定:部门经理对应客户主任(AD)策划总监对应部门副理(SAM)项目经理(AM)高级客户代表(SAE)客户代表(AE)客户助理(AAE)注:流程控管对应(AE)岗位级别2岗位描述岗位:部门经理(AD)根据公司及部门制定的业务与行政管理方针,全面负责具体执行管理工作,并配合制定具体的客户开发与服务方案,对部门的工作流程和环节实行指导与掌控;定期向主管活动的总经理报告。工作内容:A日常业务工作l 在公司平台支持与配合下完成年度营业目标;l 月度工作方案的审核、指导工作;l 每月定期在部门内进行业务总结沟通;l 对相应的工作流程和环节实行指导与督促;l 以公司业务规程为基础,根据工作实际,制定部门环节的业务管理规则;l 制定上月业务总结报告与下月工作目标;B日常管理工作l 审核各项目日常进程状况l 负责对部门及活动运营成本实施有效的督控与管理;l 负责根据市场(项目)变化对人员和服务资源进行动态优化分配;l 部门工作项目资源的建设与维护管理l 部门日常行政管理l 负责对部门运营成本实施有效的督控与管理;C专业工作管理l 归纳分析掌握市场动态和活动发展趋势,总控各种活动计划、目标责任;l 重点项目的市场调研与分析预测工作,提出报告供主管总经理参考;l 与部门各项目组进行工作互动;l 推动行政管理与活动策划进展;l 督导部门培训管理情况;岗位:策划总监(SAM)对客户活动策略、策划工作负责,向上级主管汇报月度策划总结与下月工作目标; 工作内容:A活动前期策划工作l 在公司平台支持与配合完成活动方案的创意策划、核心撰写并提案;l 对部门内活动策划前期创意统筹负责;l 对各公司的其它部门提供顾问式的活动策划意见和建议;l 配合公司其它部门为现有客户提供整合传播方案的活动策划工作;l 每月定期在部门内进行策划总结沟通;l 对前期的策划落实环节实行指导与督促;l 制定活动策划的前期流程规范;B项目日常策划推动l 参与客户沟通,推动项目日常策划进程状况;l 协助各项目组讨论,落实阶段性策划跟进工作;l 指导活动项目组的日常策划文件修正;l 日常策划表现资源的建设(如创意图片/形式);C策划专业管理l 配合公司推进活动部策划标准化和流程化的实施;l 拓展外协策划合作伙伴,与外部资源机构交流探讨,为客户服务提供决策依据和实施资源l 以公司业务规程为基础,根据工作实际,制定部门策划的具体管理规则;l 针对活动部人员,进行活动策划的技能培训,针对特定内容进行专题培训;l 对各项目组的策划环节跟进指导,提出合理化支持意见参考;岗位:项目经理(AM)负责服务并维护项目,保证服务质量工作内容:A对客户需求及时理解、反馈与执行:l 完成项目策划,对项目组提交给客户的所有文档负责;l 所负责项目的重点稿件撰写或把关;l 与客户保持密切沟通,掌控整个项目的动态;l 对客户要求的其它工作及时反馈;B工作结果的控制和反馈:l 负责项目的立项等相关文档工作;l 负责制定本项目的计划、预算,对执行结果负责;l 审核项目计划,控制项目执行进程和质量;l 负责提交活动项目工作总结;C项目组协调和管理:l 负责项目文档规范和工作规范的编制;l 分配并协调项目组所有成员工作;l 协助上级考核项目组人员;l 综合提升项目组成员的工作能力;D其它项目关注及互动支持:对本其它项目推动落实状况保持关注与支持;岗位:高级客户代表(SAE)协助项目经理进行项目的落实管理,并协助项目组进行流程控管工作内容:A协助推动项目策划内容具体落实:l 协助完成项目策划,对部门提交给公司的策划研究文档负责;l 所负责项目的重点策划文件的细化撰写;l 与项目组成员保持沟通,协助推动整个项目的动态;l 对客户要求的相关工作及时反馈;B协助项目主管进行项目管理:l 负责公司品牌管理项目的存挡、监督等相关协助工作;l 制定个人负责的项目的计划、对项目执行结果负责;l 协助部门主管进行品牌管理工作计划的推进,执行进程和质量控制;l 提交所负责品牌管理项目工作计划与总结;C组织落实活动执行的具体开展:l 负责公司培训管理的初步文档规范和培训制度的编制;l 协助沟通分配并协调培训主讲人的培训内容;l 协助部门主管考核培训管理的效果;l 培训管理项目计划制定与组织落实;D业界关注及项目策划支持,协助流程控管对本项目所在业界状况保持关注,给市场研究作必要的资源与思想支持;岗位:客户代表(AE)协助项目组完成日常的项目支持工作。工作内容:A对客户及项目需求及时理解、反馈与执行:l 与客户接口保持良好密切沟通,及时了解和提供其需求;B客户及项目组活动项目的协调和执行:l 协助项目组完成项目活动计划及准备;l 参与项目组的策划会或其它相关工作会议,提供基础材料和信息;l 协助项目经理落实活动项目的前期基础工作执行;C其它基础工作:l 协助项目组,编写本项目执行时文档和工作规范;l 撰写项目文件,负责外协的沟通及管理;l 协助制作活动对内对外总结报告;l 完成项目经理布置的其它相关工作;D个人能力提升:了解项目所在行业、客户、媒体等方面的知识,并定期在项目组内部沟通;岗位:客户助理(AAE)协助项目组完成基础的项目支持工作。工作内容:1、 对项目需求及时协助与执行:l 与项目组接口保持良好密切沟通,及时了解和提供其需求;2、 项目组日常活动工作的落实和支持:l 协助项目组成员完成项当前期执行;l 参加项目组的策划会或其它相关工作会议,协助提供基础材料和信息;l 配合项目项目组人员相关工作,推动客户活动工作进度;3、 其它基础工作:l 协助项目组,执行本项目落实规范和工作进展;l 协助项目组成员的外协沟通与基础资源开展;l 协助项目组成员提供活动总结报告的基础内容;l 协助完成项目组成员的其它相关工作;4、 个人能力提升:了解活动所在客户、媒体等方面的知识,经常与项目组成员沟通学流程控管(AE)补充描述协助部门完成日常的项目资源支持,流程监督与管理工作。工作内容:A对部门项目流程需求及时理解、提供资源支持及规范:l 与部门内各模块接口保持良好沟通,及时了解和提供其部门规范资源需求;B客户及项目组活动资源项目的协调和汇整:l 协助部门完成项目活动策划内容的基础文件内容;l 参与部门相关工作会议,提供基础规范数据库材料;l 协助活动项目的前期基础资源协调工作;C其它基础文件管理工作:l 编写部门执行资源文档和规范;l 汇总更新活动资源文件及管理存档;l 管理存档活动对内对外总结报告;l 协助部门内的其它相关工作;D个人能力提升:了解所在行业、市场、客户、媒体等方面的知识,参加部门内部管理沟通;四、工作流程流程示意图客户开发流程 项目管理流程市场部基础信息支持客户拜访客户签约客户服务公关加工文案整理创意设计活动策划质量管理客户确认履行合同项目立项执行文本予付/予支款客户确认活动控制设备系统控制系统物料系统人力系统活动报告跟进服务核算总结活动策划流程图活动策划流程明确客户意图确定活动功能确认活动任务(客户功能讯息)活动目标确立活动调研评估提出策略模型(多种)策略模型评估和选择确认策略模型提出活动亮点活动主体形成活动策略提案完成评估反馈财务流程1、填写项目立项书2、项目预算备案填写请款单填写借款单总经理签字财务核对项目结算帐目清理活动部工作职能、范围、流程规范手册 部门职能 协助事业部门完成公司现有客户活动方案策划撰写、执行。 拓展业务、开发新客户。 各类活动外协资源积累建立、评估。 活动操作流程 活动前期活动方案被确认前,活动前期准备: 立项 确定项目经理 (上级主管); 项目组成员、分工配合人员; 场地预定、排查。组织前期沟通会议 会议主持:客户经理 会议记录:项目经理(负责) 必须参会人员:主管总经理、策划总监、策划组成员、项目经理、客户经理、文案执行; 前端讯息介绍(客户经理)必须包括:客户名称、企业MI、企业VI、近年客户动向、客户端主要决策者介绍、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点。 必须形成决议:项目定位、项目策略、各职能块接口人、项目推进流程。 召开策划会议 会议主持:项目经理/客户经理 会议记录:文案执行 必须参会人员:策划总监、策划组部分成员、项目经理、客户经理、文案执行; 流程:参见”活动策划流程”; 必须形成决议:策划方案风格、策划方案内容模块、调研时间、策划方案撰写分工、策划方案完成时间。撰写执行方案及执行文档 撰写方案、修改方案、确定方案(包含预算审批); 安排平面、3D设计; 确定项目执行进度表、人员分工表 (项目经理); 撰写项目合同,(含场地、制作合同)提交前必须经过上级主管审核; 根据设计方案,安排物料制作、购买(价格谈判上报,制作质量监督); 外协人员邀请、设备租赁、需求沟通培训; 撰写活动执行文档; 报财务活动收款明细,支出预算; 整套方案报流程控管备案。 活动中期活动方案确认到现场执行:活动前期进场彩排 确认进场时间、活动所需全部设备、物料、人员到位; 现场搭建、人员分工督导; 确定舞台、签到背景板、产品展示区位置; 音乐挑选、灯光配合、AV切换; 指挥所有配合人员彩排(2-3次); 会前检查所有活动涉及的设备准备无误到位; 现场突发事件的处理、协调。活动中的注意事项 签到区、展示区安排管理、协调; VIP及来宾的引领; 会议开始前与主持人确定最终VIP名单; 现场指挥、控制、分工(礼仪、演员、礼品、奖杯、记者问答等); VIP退场的引领、电梯的安排。 活动后期活动执行完毕后:与客户一同开总结会,活动设备回库。活动费用整理 实际执行与预算对比表; 制作客户费用确认表。财务备案 活动总结会 总结活动优、缺点,添加历史经验表; 总结费用超支、节余原因。总结报告 形成书面文档及电子文档; 提交客户、流程控管备案; 照片、VCD制作、冲洗、提交。 活动结算 活动收款、回款、付款 客户填写 传真酒店感谢函 财务操作流程 费用申请、报销工作流程 统计最终费用,报客户确认,提交财务备忘; 相关主管签字(上级主管); 根据项目编号申请费用(上级主管); 借款、购买活动物品; 统计最终费用,报客户确认,提交财务备忘; 报销活动费用、还借款(上级主管签字); 所有费用项目转到客户代表或项目负责人,督促收款。 费用申请、报销注意事项 活动前,项目经理制作公司内部采购报销明细单及对客户端的费用预算表。 两表必须经过上级签字确认后,分别报到财务及客户。 采购规范 选择供应商时优先考虑公司长期合作的供应商 对供应商应进行多方对比,选取性价比高的商家 场地预定规范 预定酒店:活动项目经理负责,严格执行活动部场地勘查统计表,上级主管审 核报流程控管备案,采购成本(折扣)不得高于历史采购记录。 合同签署规范化:合同必须经过上级主管签字后执行,将免费提供项目清单列入合同中。 巡展活动流程 活动开始前 场地预定及签订合同 撰写活动方案及设计 联系外协资源(舞台、音响、布展、运输、演员、乐队、摄影、摄像、礼仪) 在客户确认设计方案后,执行展览物品制作 撰写主持人串讲词(对主持人进行相关培训) 人员分工(确认线路负责人) 联系运输公司、签订合同及确认提取货物方式 住宿、车票预定 活动前开沟通会(跟客户一起) 提前熟悉展架的搭建(非常必要) 办理出差信用卡(公司财务办理) 作财务备忘录、借款 活动进行中 到当地后提前去看场地及留意当地天气 与场地负责人确认布展时间 提前与客户沟通活动相关事宜 与外协提前沟通、培训 提前联系货运公司检查货物的损坏程度及送取货时间 布展结束后,需整体检查,进行串场,确保会议正常进行。 会中严格按照流程、及现场控制方案进行。 在当地的活动结束后清点所有活动用品,运往下一站 让客户填写意见反馈表 提前预订去下一站的车票 提前向公司汇报费用明细 出现问题及时与公司领导和相关人员沟通 活动结束后填写当地资源反馈表及活动总结报告(注意:统计代理商销售情况、活动现场的人流量及现场气氛控制和现场秩序控制,根据现场情况更改活动流程,即时与主持人沟通等) 活动结束后 活动物品入库 即时做出活动总结报告 总结活动经验,部门内开会讨论此次活动中出现的问题 将外协资源汇入公司名录 五个工作日内结清所有费用 活动现场注意事项编号项目具体事项备注会前1会场搭建确认进场时间、搭建主背景板和产品背景板必须在会前全部搭建完毕2演示/展示设备的调试客户方演示/展示设备的安装、调试必须在会前调试完毕3灯光/AV设备搭建调试布置会场所用灯光、音响必须在会前调试完毕4背景音乐及VCD播放 选曲、选播,检查有线/无线MIC及用电设备等必须与音响师协调沟通5酒店协调 确定VIP休息室、茶水、鲜花、桌椅、桌卡、指路牌、条幅的摆放必须在会前摆放到位,清理VIP室确认专访时间6媒体的安排、接待工作确定电视VIP专访/平面媒体专访的时间和地点按媒体邀请列表执行 ,确定到场人数7串场演示整个会议流程的演示,把握好每个细节灯光和AV的切换要把握准确8签到台 由专人负责礼仪小姐的培训、签到的细则方面:资料发放、礼品派送、签到笔、签到簿等礼仪小姐负责有请柬来宾的接待,无请柬来宾由客户方接待,如有需要,可设一个填写抽奖名片的台9产品演示台安排客户方工程师负责讲解、说明可由专人引导来宾。午休时间安排专人看管产品展示区,以防丢失10资料分装整理、分装各类客户方的资料、稿件等11主持人与主持人沟通,讲解细则及重点环节。会议开始前再次确认VIP名单重点VIP是否到场、代替本人出席。是否有新增加VIP12摄像、摄影安排、接待,与其沟通 13礼仪小姐、演出人员培训讲解会前培训,讲解细节会前必须就位,熟系她们要参与的环节14引导嘉宾到VIP室嘉宾来时若时间尚早,请其到VIP室休息客户方可有专人陪同、协助15引导嘉宾从VIP到会场会议开始前五分钟左右,请嘉宾到会场就座由专人通知礼仪小姐,请其引导会中1灯光/AV切换台根据现场情况指挥灯光师切换灯光及AV 由专人负责,随时关注现场状况2酒店灯光会议开始前全场灯光的调控(明暗度)会议开始前全场暗灯3追光灯根据需要,指挥追光灯师追相应的人员特别是领导、演讲者等4礼仪小姐现场安排记者提问时,指引礼仪小姐传递话筒、发放礼品一人可能顾不过来,由专人在旁协助、指引5来宾入场引导来宾靠前入座,与酒店协调,随时增减座席供来宾就座除指示牌外,尚有专人引导来宾入场6迟到来宾的引领准备手电筒引领来宾入座7摄像、摄影在主要领导、嘉宾讲话时拍摄事前要沟通,中间有专人提醒8重要嘉宾退场客户方有专人陪同,重要嘉宾的礼品发放等有时重要嘉宾可能会提前退场,要随时监控9会议开始门口出入问题按排专人负责会议开始后,会场大门关闭,会中有人员出入要随时关闭大门,确保会议不受干扰11会议中饮水的安排安排酒店服务生为嘉宾席添茶送水水台冰水、水杯的添加,确保其它来宾的饮水会后1礼品发放向每位来宾发放礼品、纪念品若有需要,可分两处发放,并可设一出处填写调查表的台2秩序维持来宾 领取礼品时维持秩序,使之有条不紊地进行场面必须保持轻松、愉快3嘉宾退场所有相关人员在签到台前恭送嘉宾退场在会议开始则需统计到会嘉宾人数,及时引导沟通4电梯的安排提前安排工作人员守候在电梯间,提前叫到电梯引领来宾退场5清理会场退场后,对会场进行清理,检查有无来宾遗留的物品及客户的资料,及时送还会议散场后,经常有客人遗留下许多资料,清理后须交还给客户6检查摄影、摄像检查摄影、摄像是否达到了我方在会前提出的要求。录像带需要逐盘检查,摄影在条件允许的情况下,在冲洗完照片后付款。确保万无一失在会议开始前将我公司的会议要求文档,发给外协,使她们充分了解我方的需求,更好的完成工作7撤展车辆安排撤展要在一定时间内完成,必须及时安排车辆运送事前估算好时间,以便车辆按时到达 相关物品准备文档类物品类物品准备清单 相关展览物品,如:展架、展台、展板、易拉宝、LOGO牌、签到牌、席牌、胸卡、展览设备等 相关展览工具,如:螺丝刀、铅字、美工刀、剪子、相关展品配件、接线板、尼龙搭扣、胶带等 常规物品,如:展览物品设计光盘、签到簿、签到笔、马克笔、地灯、摄灯、数据线、投影幕等主持人串讲词场地合同附件设计样稿游戏细则活动流程现场控制方案AV及投影幕控制方案设计稿客户意见反馈表客户方联系名录我方人员联系名录运输人员联系名录外协联系名录外协规范守则当地资源反馈表签到表财务备忘录五、标准报价项目标准单价型号功用制作背景板类型1金属行架120-150元/延米,宝丽布50-80元/平米金属行架绷宝丽布作为活动主背景画面背景板类型2300-500元/平米木制背景板,绷宝丽布作为活动主背景画面背景板类型3300-500元/平米木制背景板,常规形状,写真喷绘作为活动主背景画面背景板类型4根据用料、造型另行报价特殊造型作为活动主背景画面9单元拉网展架3000元/个展架租赁、写真喷绘2.175*3.385(0.71*2+0.655*3)作为活动签到区背景画面12单元拉网展架4000元/个展架租赁、写真喷绘2.175*4.26(0.71*6)作为活动签到区背景画面18单元拉网展架6000元/个展架租赁、写真喷绘2.175*5.68(0.71*8)作为小型活动主背景画面32单元拉网展架8000元/个展架租赁、写真喷绘2.9*7.1(0.71*10)作为小型活动主背景画面条幅类型130元/米红色舞美缎,白色印字能够悬挂在酒店门口、大堂内,或做会场内做主题画面条幅类型2100元/平米银雕布喷绘能够悬挂在酒店门口、大堂内,或做会场内做主题画面展板类型150元/平米KT板,常规造型,背胶相纸喷绘做各类型展示使用展板类型2300-500元/平米KT板,特殊造型,背胶相纸喷绘展板类型4150-200元/个易拉宝,高光相纸喷绘2*0.85,2*1,2*1.2,2*1.5展板类型5120-180元/个X展架,高光相纸喷绘1.6*0.6讲台1800-300元/个特殊造型根据实际设计而定产品展示台 -3000元/个特殊造型有机玻璃签到牌150元/个A4型号,彩色打印签到指引使用嘉宾席牌15元/个有机塑料,10*19公分,双面,横放嘉宾席座位引导使用活动专业相册 -2500元/个高光相纸喷绘企业存档留用水晶奖杯500-800元/个25-30公分高,仿水晶材质颁奖使用冰雕8000-10000元/个空飘气球1000-1500元/个户外气氛烘托道旗120-180元/套含旗帜、旗杆、注水旗墩飞艇根据使用材质、制作工艺而定帐篷遮阳伞(含伞墩)300元/套请柬根据使用材质、制作工艺而定海报签到画轴T恤衫、夹克衫视频DVD200先锋播放DVDVCD光盘IBM笔记本电脑600 讯弛 1.4G或以上/ 512M/ 30G /DVD/14TFT播放文件或展示软件使用IBM笔记本电脑400T系列 PIII 700以上/128M/DVD/NET/14 TFT播放文件或展示软件使用VGA/AV分配器300Kramer DA-410将一路输入信号分配为多路,供给显示设备,1进4出VGA视频分频器400Kramer DA-350VGA/AV切换器(选择器)4选1300Kramer JZ-6610多路输入信号任意选择其中一路输出到显示设备VGA矩阵切换器2500Light House将多路输入信号任意选择一路或多路分别输出给一路或多路显示设备 ,4进4出1024转换器1200SONY将视频信号转换为VGA信号,3进1出特技台1000画面淡进淡出多画面切割器3500松下AV-E55采用图像压缩和数字化处理的方法,把几个画面按同样的比例压缩在一个监视器的屏幕上。常见的有四、九画面和十六画面。监视器150SONY600寸投影幕(软幕)10000(3000)DELAY200寸投影幕(软幕)1500180寸投影幕(软幕)1000DELAY150寸投影幕(软幕)800DELAY120寸投影幕(软幕)600DELAY100寸投影幕(软幕)500DELAY120寸/100寸支架幕120寸/100寸滚筒幕300红叶60寸背投电视机2500松下投影机3000流明2500SANYO EIKI投影机5000流明3500SANYO EIKI投影机7500流明5000SANYO EIKI投影机10000流明8000SANYO EIKI投影机1 流明10000SANYO EIKI音响CD100TASCAM CD-450音乐播放使用MD300TASCAM MD-350音乐编辑使用全频音响800FLYING高音音响600FLYING低音音响600FLYING重低音音响600FLYING返送音响400FLYING音响控制器400RAMASA均衡器300Klark Teknik DN36001效果器300SONY DSP-V55信号放大器300RAMASA压缩限幅器300Dbs-266功放200高峰8001调音台1000YAMAHA手持有线麦克200SHURE BETA-58手持无线麦克300SHURE PG-58支架麦克300SHURE SM-58鹅颈麦克200Audio-TechnicaAT859灯光PAR灯60Jmn PAR-6400回光灯80STAR LightAC 灯80500Jmn PAR-4552红头灯120STAR Light八头灯300STAR Light聚光灯100STAR Light成像灯150ECT750W天空玫瑰1000SKY-适合演出追光4kw1200F.A.L追光1.2 kw600F.A.L电脑激光灯根据内容编排而定电脑灯 800Studio Color575以色彩为主电脑灯800Cyber Light CX电脑灯800Studio Spot575电脑灯片400常规灯调光台1000T.L 48电脑灯调光台1200电葫芦400CM 2T硅箱800Lite-Puter换色器500思乐400A 空开箱400STAR Light手摇灯架800STAR LightH灯架1500STAR LightTRUSS架(按延米)80STAR Light特效电控彩炮(1对)1000STAR Light空中纸弹500空中星弹10005”冷焰火800KOREA30” 冷焰火1500KOREA银尾冷焰火(30米)1500KOREA烟机400DELIYA狼烟1000KOREACO2气柱800STAR Light下雪机1000DELIYA泡泡机1000DELIYA水晶射灯500影视制作FLASH动画制作根据编排难度,按秒计算三维动画制作AV电视短片拍摄AV电视短片非线性编辑物品购买胸花10元/个手腕花20元/个桌花80元/个讲台插花150元/个花篮280元/个数码摄像带150元/盘数码摄像带转VCD150元/个手持扩音器120元/个对讲机租赁200元/个礼品另行报价车辆租赁7座金杯根据租赁时间、路程计价24座48座金龙55座金龙货物运输本市1000省级根据不同吨位货车每公里计价外协邀请主持人按该主持人官方报价摄影800摄像1500礼仪400元/半天演出团体按该团体官方报价差旅标准住宿标准300元/间三星级酒店住宿标准餐费标准100元/人/天交通标准(市内)100元/人/天交通标准(市外)按火车或飞机时下官方报价通讯标准60元/人/天固定收费设计费制作费用的5%服务费总费用的15%税金总费用的8.5%六、执行文案A执行文档目录序号名称功能注释1方便快速掌握活动信息2记录酒店预订情况3作为酒店预订的凭据4记录场地勘测详细信息5针对活动构思出各种方案的设想说明6对活动流程等执行细节做出描述说明7出具活动所需全部费用金额8与甲方建立法律认可的合作关系9明确双方负责内容、责任人及完成时间表10明确我方准备的物资内容及责任人11明确说明我方准备的具体详细物资12明确活动现场各阶段工作内容及人员分工表13明确活动现场灯光、视频、音响、摄像工作流程14明确双方在活动当中的各项工作内容及所对应的负责人15指导活动彩排的书面说明16提供主持人现场台词17向城管、空管等部门申请升空气球、放飞气球的书面文件18明确甲、乙双方项目组成员及职务、联系方式的名单19明确外协人员在活动中需要负责并完成的工作内容20活动结束后,提交给甲方关于本次活动的总结21活动结束后,提交给甲方通知其按期付款的书面文件22活动结束后,表扬在本次活动中工作出众的外协单位23试驾活动相关文件范例规范试驾操作流程B示范时间: 8月9日-12日地点:昆明佳华广场酒店.昆明市北京路157号 电话:日期时间地点内容8月9日08:3022:30机场接机08:3024:00二层酒店大堂签到入住17:3019:30三层西餐厅自助晚餐8月10日07:00-08:00三层西餐厅早餐08:00-08:30一层国际会议厅会议签到08:30-08:35童声合唱08:35-08:40主持人致欢迎辞并介绍与会嘉宾08:40-08:50华为3Com公司领导致辞08:50-09:00教育部科技司领导致辞09:00-09:30校园网发展展望09:30-10:20NGeN华为3Com构建下一代校园网 10:20-10:40茶歇/产品展示区参观10:40-11:00华为3Com教育培训计划 11:00-11:30用户代表发言 11:30-12:00高峰对话12:00-12:30合影12:30-14:00三层西餐厅午餐14:00-16:30一层国际会议厅分论坛一新一代组网架构 用户代表发言语音视讯解决方案合作伙伴发言分论坛二校园网管理及维护 用户代表发言校园网安全解决方案18:30-20:30一层大宴会厅欢迎晚宴8月11日07:00-08:00三层西餐厅早餐8:00二层酒店大堂集合出发08:00-10:00在途乘车至石林景区 10:00-12:30石林景区游览12:30-13:30石林宾馆午餐13:30-14:30石林品尝云南名茶14:30-17:00在途乘车至翠湖17:00-18:00翠湖游览翠湖公园、陆军讲武堂18:00-18:30在途乘车至世博吉鑫园18:30-20:30世博吉鑫园世博吉鑫宴舞晚宴8月12日08:00-09:00三层西餐厅早餐08:00-21:00二层酒店大堂离店/送机C范例:LG巡展电脑城预定城市时间场地地址电话联系人费用场地面积舞台面积舞台高度音响备注路线1北京7月10-11日海龙广场北侧中关村大街1号 廖小姐24000/两天200多平米14*660包括在场租里舞台、背板行架另外租赁3000/天,负责搭建安装西安7月17-18日赛博电脑城(雁塔路中段26号)雁