04沟通、参与、协商和交流控制程序.docx

文件编号KH/CX04版本号A/0受控状态|受控|持有部门沟通、参与、协商和交流控制程序编制部门：办公室审核人：一批准人：.2r播2013年2月28日发布2013年2月28日发布2013年3月1日实施唐山市丰南区凯恒钢铁发布修改履历版 号修改 状态修改 条款修改内容批准人实施时间A0孙志新2013. 3. 11目的为明确管理体系信息协商交流的渠道，使内、外部信息能准确、及时、畅通地传 递，确保体系的有效运行。2适用范围适用于管理体系覆盖范围内各部门/单位的内、外部信息的协商与交流。3主要职责1办公室负责组织质量、职业健康平安、环境、能源信息的协调、交流与管理，负 责接收与管理体系有关的内、外部信息，做好登记工作。3.2平安事务代表代表员工参与体系方针、目标管理方案、事件调查的协商与交流。3.3各部门/单位负责本部门/单位及相关方信息的协商与交流，并负责相应业务范围 内与外部相关方的信息协商与交流，同时将信息的处理结果及时反应到有关部门采取 纠正措施或预防相关措施；负责收集员工在管理方面的意见和建议，并将信息及时、 准确地传递给相关部门。4管理程序1信息交流内容4. 1. 1内部信息内部信息是指各部门/单位关于管理体系的信息，如各级文件、制度、方法、规定、 通知、方针、目标指标及管理方案、监测结果、职业健康平安事务、重要环境因素、 能源绩效、内外审结果、管理评审结果等的记录。4. 1. 2外部信息外部信息是指外部相关方信息的接收、处置、交流，如顾客、相关方的抱怨、投 诉和意见，适用的法律法规、政府部门文件、集团公司的文件等。4. 2信息交流方式2.1信息交流方式包括文件、记录、报表、相关宣传媒体、相关会议、 、音像和 电子媒体等。4. 2. 2有特定要求的沟通事项，其形式和要求由各部门/单位自行组织。4. 3信息交流管理. 1公司方针、管理手册、程序文件、作业文件由各归口管理部门负责发到各部门/ 分厂，再由各部门/分厂负责传到达相应岗位，执行文件控制程序。4.3 .2办公室负责将公司及有关部门/分厂传递的管理体系的方针、目标、指标、管理 方案、监测结果、职业健康平安事务、重要环境因素、能源绩效等信息进行收集、交 流和处理；负责传达国家、省、市三级政府部门有关管理体系的信息；负责与相关的 政府主管部门、协会的信息交流进行处置并形成相应的记录。4. 3. 3办公室对涉及质量、重要职业健康平安、环境、能源、测量等的相关方的意见和 投诉，组织各有关部门/单位进行处置并形成相应的记录，必要时上报管理者代表，处 置结果反应给各有关单位和外部相关方；负责收集、整理有关相关方的信息，并评价 出重要的或未处理影响体系的信息作为管理评审的输入。4. 3. 4各部门/分厂负责本部门/分厂管理体系信息的协商、交流、处理。各部门/分厂 平安事务代表参与、监督职业平安健康、环境、能源状况，将收集到的员工意见、合 理化建议等传递到各有关部门，有关部门处置后将结果反应给平安事务代表，再由其 将结果逐级反应员工。4. 3. 5各部门/分厂负责将公司方针及有关体系要求传达给外部相关方，并负责处理业 务范围内外部相关方的意见和投诉等，处理结果及时反应外部相关方，做好相应记录。4. 3. 6职业健康平安事务、重要环境因素、能源绩效和能源管理体系运行情况的相关信 息，由办公室报管理者代表决定是否对外交流。如需交流的，明确交流方式，由办公 室按要求组织实施，必要时形成文件。4. 3. 7当发生紧急情况时，有关部门执行应急准备和响应控制程序，做好相应记录。 当发生事故时，有关部门执行事件、事故报告和调查处理控制程序，做好相 应记录。4. 3. 9在内外部审核时有关不符合纠正措施的信息交流，有关部门执行不符合、纠正、 纠正措施和预防措施控制程序。3. 3.10体系运行中重要信息要形成相应记录。5相关文件文件控制程序记录控制程序应急准备和响应控制程序事件、事故报告和调查处理控制程序内部审核控制程序不符合、纠正、纠正措施和预防措施控制程序