办公室主任经验之谈

朋友们 我要走了 要离开这个办公室主任岗位了 在这离别之际 回顾多年来的办公室工作历程 感慨良多 我的工作单位共有下属部门 20 多个 200 来号人 在我 们这小地方是个大部门 有着举足轻重的政治地位 作为 这样一个单位 办公室主任岗位的重要性显而易见 办公室主任在人们心中一贯与 成熟 稳重 资格老 会办事 等等词语划等号 三年前 当我以不到三十的年 龄提为办公室主任岗位时 让大部分人大跌眼镜 说我关 系硬的有之 说我会拍马的有之 回想此事 让我感叹不 已 现在如果有人问我 机关单位内到哪个部门工作对个人 前途有利 那我会说 去办公室吧 这是锻炼人的地方 什么 乱七八糟的事情都会碰到 与领导接触的机会也多 机会也 必然比其它地方多 如果有人问我 再给你一次选择机会 你会选择到什么岗位 那我会说 以我本性而言 我肯定 不会选择到办公室 尤其是办公室主任角色 因为那一角 色有时真的不是人能干的 也许有人说 你小子有多大能耐 干出了多大的成绩 开口尽说些大话 那我告诉你 我已把办公室主任的职责 与权力发挥到了极至 在我们单位 除了局长 其它人员 的用车 招待等事务一切由办公室决定安排 局长在决定 重大事情前 必定征求我的意见 副局长在决定某些工作 前 也要征询我的意见 下属单位大部分的科长在开展某 项工作前 必定先与我沟通协商 才到局长那儿汇报 从三年前大家心中的毛头小孩到现在的核心人物 转 变过程中经历的甘苦 非一言能道尽 能形成当前工作如此良好的工作局面 对我来说也颇 感意外 但深入分析自己潜意识下采取的工作方式和措施 我认为这一结果也在情理之中 我想用我的秃笔 粗略的 描述一下某些本人已经在实践的并取得成效的工作理念 希望与同行探讨 也供后进参考 二 关于角色的定位 俗话说 不在其政 不谋其位 没有当上办公室主任 前 我从来没有想到当好这一角色是如此之难 当我担任 办公室主任角色时 在本单位内中层干部中我的年龄最小 资历最嫩 我能担任这一职务的原因下回说 周围尽是持 怀疑的眼光 如何服众 是我的当务之急 我深入地剖析自己的优势与弱势 疏理单位内部的人 脉关系 分门别类 定位自己的角色 针对领导层 确定 为 服务型和参谋型 角色 力求做到 领导还没有想到 的 我已想到 领导已想到的 我已在做 领导给任务时 我已做好或正在做 针对中层干部 确定为 服务型和监 督型 角色 力求成为其它部门开展工作的后勤部 指挥 部和决策部 现在回想起来 参谋角色真不容易当 作为参谋者 其思维层次必须等同于或高于服务对象 不然 这一角色 不可能发挥出什么作用 当时也没有象现在这样系统地思 考这些问题 许多时候都是凭着直觉行事 但内心深处还 是放着一根标尺 那就是把自己当成局长来思考一切问题 谋划一切工作 当把自己知识储备 能力水平与局长岗位 要求一比较 我才发现自己的薄弱之处 总的来说 存在 着管理知识极为缺乏 行业发展趋势掌握得不深 单位内 部情况了解得不够全面等问题 问题找着了 努力方向也 就明确了 之后 在工作之余 我刻苦钻研管理学 经济 学及相关专业理论知识 广泛地与干部职工进行接触沟通 使自己对领导的处事 用人等管理方式有了更为清晰地认 识 对行业的发展趋势有了更为准确地把握住 并全面地 掌握了单位内部的基本情况 每次与领导探讨问题 我都 能准确而迅速地把握住他的本意 并及时提出自己的观点 得到了领导的高度评价 如何取得广大中层的认同 对我来说是个考验 我认 为 在政府机关单位 中层干部的作用远远大于副职领导 的作用 没有这些副职领导 机关的工作效率肯定还要高 我把这些中层划分为三类 一是朋友型 平时关系本来就 较好 这类占小部分 二是普通型 平时关系一般的 这 类占大部分 三是反对型 内心对我有排拆的 这类人较 少 对这三类处理原则是依靠朋友类 争取普通型 缓解 反对型 相处的载体就是有关业务工作 有人会说我在拉 帮结派 其实也没有那么回事 工作中 我围绕全局大的 活动或重点工作 向领导借势 借权 造势 充分发挥办 公室的龙头作用 整合有关部门的力量 来共同推进工作 就个人来说 我牢固树立全局观念和服务观念 大事讲原 则 小事讲风格 不计较个人得失 以做好工作为最终目 标 认真的工作作风和无私的工作原则 逐步得到了广大 中层的认可 三 关于与领导相处问题 古人云 物以类聚 或志同道合 对此我的理解是 产 生 聚 或 合 的原因在于他们具有相同的价值观 与 领导相处的道理也相同 这是能否与领导得以友好持续相 处的基本条件 有人也许会说 这样做不就是要对领导阿 谀奉承嘛 那我告诉你 如想有所发展 你别无选择 与领导相处久了 关系好了 这时大多数人与领导说 话就随便起来了 我认为这是很危险的事 一不小心 你 就会在领导心中造成不良印象 我始终认为 领导就领导 不可能彻底成为朋友 与领导之间的关系 要始终保持一 小段距离 维持适合的度为好 领导不可能喜欢身边的人都是应声虫 有时当他的观 点或工作措施不是很合理或适当时 我们也不应完全抛弃 原则来迎合领导 不然 又会显得你毫无主见 这时自己 的观点必须亮明 但领导执意那样 你只能照办 我认为 在现有体制下 要做一个优秀的办公室人员 除了上续的 奴性 特质外 还应具备 无我 品质 作 为辅助性质的办公室人 既是前锋人员 又是幕后人员 怎么理解 就是事事要了解在前 思考在前 当工作做好 了 功劳当然是领导的 这是领导英明决策的结果 与领 导争功 这是办公室人的大忌 能否耐得清贫和寂寞 对 办公室人员来说是一个考验 我担任办公室副主任多年 由于个性的保守及办公室部门的性质 我的工作能力等情 况并不被大多数人所了解 这也是我当上办公室主任职位 而让大部分人跌破眼镜的根本原因 四 关于与同事相处问题 与领导相处比较 我觉得与同事相处更难 在领导面 前 你只要做到言听计从 一般不会有什么大问题 而由 于办公室的特殊性 全局大的活动大都由办公室牵头 办 公室往往成了领导角色 如何使相关同事言听计从 如臂 使指 确实让我颇费心思 我显然不可能把工作中出现的 所有矛盾都向局长反应 不然 作为综合协调者连这一点 作用都不能发挥 在领导心中必定造成不称职的印象 因 此 我重点抓住了事前策划这一环节 来确保与同事的有 效合作 共同推进工作 在每次大的活动或重点工作部署 前 我都进行详细地研究 细致合理地分配任务 尽力把 每一项工作都落实到每个人身上 会议中借领导的口 把 各项任务给予分派布置 在实施过程中 我则以监督者的 角色 针对每个人分配到的任务 随时进行询问督促 控 制工作进程 在机关单位 资历真的很重要 许多时候论资排辈也 是这种游戏环境中体现公平的方式之一 虽然我的资历在 单位里面较嫩 但并不表示我对前辈都需要点头哈腰 要 想别人尊重自己 首先要做到自信 自尊 自爱 自重 因此在与同事相处过程中 我始终秉持相互尊重 不卑不 亢原则 大部分的同事还是理解我这一角色处事的难处 对于我的工作也给予了大力支持 但个别人不老不嫩的同 志由于其自身个性 部门利益等因素参杂 有时也表里不 一 当前接受了任务 一转身就忘得一干二净 抱着对事 不对人的原则 在自己沟通协调无效的情况下 我先向分 管领导反映 通过分管领导施加压力 再次无效那只好向 局长汇报了 五 走出迷茫 与 招笑民 等朋友共勉 工作与生活虽然是两个不同的概念 但在这两个不 同的环境中处事方式仍有相同之处 生活中许多人都曾有 这样的经历 当出现大雾天气 车辆在公路上行驶如蜗牛 行走 当走到陌生的环境中做客时 我们总是自觉地做到 慬言慬行 为何会如此 因为大雾迷住了我们的视线 使 我们对前进的方向难以作出明确判断 因为朋友陌生 我 们对其的性格 爱好 处事方式无法准确把握 情况不明 必然找不到问题的关键所在 势必难以采取有针对性地措 施 工作中也是如此 作为办公室工作者 如果不具备深 厚地行业理论知识 不能全面了解本部门的基本情况 很 难相信他能有效地服务全局 如果不能对本部门大部分工 作人员的秉性有深入地了解 很难相信他能有效调和与其 它干部之间的人际关系 融入工作大环境 当我走进办公 室之后 我总是不断在内心扪问自己 按目前的工作状态 三年后我的学识会提高吗 我的工作能力会提升吗 认准目 标 紧抓不舍 我始终坚信 只要付出了 总会有回报 如何安内与攘外的问题 说回来就是如何处理领导 办公室内部 普通同事等三个层面的人际关系问题 对此 我在上面也谈了不少自己的原则性见解 但是许多朋友看 来还是难以做到学以致用 呵呵 为了使大家能更明确地 理解我的观点 我准备先回答几位朋友的问题 再从中稍 加分析 这样效果可能会好点 锦上那个添花 朋友 冲动之下给市上一把手领 导打了电话 表达了愿望 不但没调出去 反而让局长知 道了 不知该如何是好 如何应付未来 首先 不得不佩服你的勇气 呵呵 再者 建议你今 后做事要沉着冷静 谋定而动 第三 不必要对外界或领 导的看法过于看重 在他们眼中 你只不过是不成熟的孩 子 也只是增加了大家饭后的谈资而已 最后 我想 如 果你没有特殊的背景关系 如何应付未来 解决方案也 就三个 一是进一步处理好与本单位主要领导的关系 努 力成为领导的贴心人 通过身边的领导带动自己走出一条 路子 二是在做好本职工作的同时 加强学习 积聚力量 等待机会 如公开选拔领导干部等途径 跳出本部门 三 是认真做好本职工作 力求成这一行的专家 扩大在内外 部的影响力 其它单位必会向你抛出橄榄枝 方案二我想没有再解释的必要了 方案三由于我自身 有先例在 所以觉得是有可行性的 关键还是要耐得得枯 燥与寂寞 有恒心 对方案一的认识我想重点说一下 我认为 领导选择办公室主任必有其原则条件 选择 资历老的 必是看重他在内外部门的协调能力 选择资历 嫩的 必是看重他在工作上的执行力和培养上的可塑性 作为年轻人 如何被领导赏识 除了自身应具备一定的基 本素质外 还需要一点技巧的 社会上都说 朝中无人难当官 此话很有道理 但也 并非绝对正确 为官者 他们心中都有给自己备条后路的 潜意识 都想培养出自己的门生弟子 以备后用 当没有 嫡亲或庶亲可培养时 就会寻求其他的可造之才 社会上 有嫡亲或庶亲当官的人毕竟只占少数 这也是为何还有如 此多的人没有什么特殊关系也能上去的原因 作为办公室 工作者 就成了近水楼台 要想领导赏识你 认定你 也并不容易的事 因为影 响一个人的观念是一个长期的过程 不可能一蹴而就 但 不管如何 在领导有着正常思维的情况下 特殊的不按常 理出牌的除外 我想做到以下几点 领导对你的看法应该 会有所改观 一是要有稳重地处事风格 领导最忌下属做事不稳当 我的性格是保守与开朗兼具 行事保守 与人相处开朗 我这人最喜欢与女孩一起玩 呵呵 在单位中与几位女孩 关系很好 在办公室搂搂抱抱也是常事 后来 但为了适 应环境 为了适应领导的风格 我收敛了 在工作时间内 我绝不与女孩子说过分的话 做过分的事 与一般同事交 往 也平和 沉稳以待 要理性对待 不能随性而为 这 是基本要求 二是要有反应敏捷的脑子 要留心领导的处理风格 要留意他的话外涵义 这很重要 但这也是最难做到 最 难用言语表达出来 领导可能有时会突然问你个问题 如 果你应答得当 必会令他对你刮目相看 反之则不然 我 记得有次领导突然问题我 张五倒底是谁 我内心忖道 张五不是某科室副科长嘛 你怎么会不认识 我就随口照 此回答 结果领导默然不语 与领导分别后 走在路上想 了一想 不对呀 领导绝不会明知故问 他应该问的是张 五倒底有什么背景关系 后来 我通过其它场合随意地自 然地说出了这个最终答案 呵呵 三是看问题要有自己的见解 这是一种个人能力 要 培养这种能力 我看只有通过学习这一途径来增强自己的 知识储备了 第二点很重要 这其实就是政治敏感性问题 这个东 西的培养看个人的悟性了