excel从入门到精通(基础篇).ppt

MicrosoftExcel2000从入门到精通 实际应用和数据分析 基础篇 第1到第5章应用篇 第6到第10章分析篇 第11到第16章 第一章Excel的基本知识 Excel是什么 电子表格软件Excel的发展历程 Excel97 Excel2000Excel的主要竞争对手 Lotus1 2 3 QuattroProExcel2000的新特性 优化安装 快速方便地运行和维护 快速打开或保存 功能强大的Office剪贴板 透明查看 全新的 剪辑库 多种语言支持 个性化的菜单和工具栏 快速访问 全新Internet特性 基础篇 第二章熟悉Excel的基本操作 基础篇 第一节Excel的基本图形界面菜单和菜单栏 工具栏 标题栏 公式编辑栏 名称框 状态栏 最小 大化 还原按钮 关闭窗口按钮 行头 列头 工作表标签 标签分隔栏 标签滚动按钮 水平 垂直滚动条第二节Excel的基本操作熟悉Excel窗口切换工作簿窗口按着ALT Tab键 出现窗口显示框 然后选择单击 窗口 菜单 出现窗口列表后选择窗口若可视 直接点击切换关闭工作簿窗口 关闭按钮 文件 关闭 第三节工作簿工作簿的定义 处理和存储数据的Excel文件Excel使用的数据文件 XLS工作簿文件在工作簿中的单元格内移动 单击鼠标 方向键新建工作簿 单击常用工具栏上 新建 按钮使用菜单 文件 新建 产生带模板工作簿打开工作簿 单击常用工具栏上 打开 按钮使用菜单 文件 打开 在列表中选择文件打开一次打开多个工作簿 选定同一文件夹下多个文件后 单击 打开 保存工作簿 保存已有工作簿 单击常用工具栏上 保存 按钮新工作簿或更名存盘 单击菜单 文件 另存为 选择存盘的位置和名称自动保存工作簿 单击菜单 工具 加载宏 选中 自动保存 单击菜单 工具 自动保存 选择时间关闭工作簿 单击菜单 文件 关闭 单击关闭按钮ALT F4 第四节工作表工作表是由65536行 256列组成的一个表格通常在一个工作簿中有3个工作表一个工作簿中的工作表数量可以改变选定工作簿中的工作表选定单个工作表 单击相应工作表标签选定多个工作表 按着CTRL再单击工作表标签选定所有工作表 鼠标指向工作表标签 单击右键 选定全部工作表 插入新工作表选定一个或多个工作表 单击菜单 插入 工作表 新工作表插入在前面 数量为选定数量 选定工作表 单击鼠标右键 快捷菜单中选择 插入 工作表 移动或复制工作表选定一个或多个工作表 单击菜单 编辑 移动或复制工作表 选择 建立副本 即为复制 再选择复制的工作表或移动的工作表的位置选定工作表 单击鼠标右键 快捷菜单中选择 移动或复制工作表 选定工作表 按着鼠标左键拖拽 即可实现工作表的移动 若按着Shift再拖拽 则可实现工作表的复制 只在一个工作簿中 从工作簿中删除工作表选定工作表 编辑 删除工作表 选定工作表 单击鼠标右键 删除 工作表的隐藏和恢复选定工作表 菜单 格式 工作表 隐藏 菜单 格式 工作表 取消隐藏 可将隐藏的工作表显示工作表的更名选定工作表 格式 工作表 重命名 双击欲更名工作表的标签 重新输入名字鼠标指针指向欲更名工作表标签 单击鼠标右键 快捷菜单中 重命名 更改工作表显示比例菜单 视图 显示比例 选择合适比例单击常用工具栏上显示比例框的下拉箭头 默认比例100 再选择合适比例 第三章输入和编辑工作表数据 在Excel中 单元格式最基本的存储单元 单元格中可以存放多种形式的数据 如文字 日期 数字等 还可以存放声音 图形等数据 在Excel中可输入以下两类数据 一类是常量 即可以直接输入到单元格中的数据 可以是数值 日期 文字 时间 货币 百分比等等 另一类是公式 是一个常量 函数 运算符的序列 第一节输入数值输入时间日期Excel中的时间和日期当作数值来处理 输入可识别日期时间数值后 通过修改单元格格式可转化为日期时间格式 基础篇 输入日期用 或 分隔日期的年月日 用 分隔时间的时分秒 如果一个单元格内同时输入时间和日期 在时间和日期之间增加一个空格例如 2001 1 16 31 Jan 2001 1 4 2001 1 31等输入数字Excel作为数字使用的有0 9 Ee 输入数字时 将忽略数字前的正号 输入分数为了避免系统把分数误认为日期 可在输入分数前先输入一个0和一个空格 例如 01 2输入负数输入时必须有负号 或者把数字放于 内 例如 1234 1234 第二节关于数值输入的基本操作撤销错误操作撤消一步操作 直接单击常用工具栏上 撤销 按钮撤消多步操作 单击 撤销 按钮后的下拉箭头若要恢复已撤消操作 单击 恢复 按钮或其后的下拉箭头对齐数字默认状态下 Excel中的数字是右对齐改变对齐方式 菜单 格式 单元格 对齐 选择水平垂直对齐方式 方向等改变数字显示方式菜单 格式 单元格 数字 选择不同方式 第三节输入文本Excel中的文字通常是字符或数字字符组合 默认对齐方式是左对齐如果象电话号码 邮政编码这样的数字要作为文本处理 为避免系统认为它们是数字 可在输入时先输入一个 如果要改变文本对齐方式 则菜单 格式 单元格 对齐 还可以选择是否自动换行以使一个单元格显示多行文本 如果要在单元格中输入硬回车 按ALT Enter第四节批量数据输入目的 减少劳动量 提高劳动效率 在多个单元格或单元格区域输入相同数据选定要输入数据的单元格或单元格区域 拖拽鼠标选定一个单元格区域 若按着CTRL再拖拽鼠标可选择又一不相邻单元格区域 输入数据CTRL Enter同时在多张工作表中输入或编辑相同数据选定要输入数据的工作表选定输入数据的单元格输入数据第五节输入特殊符号利用WORD中菜单 插入 符号 再把符号复制到剪贴板最后粘贴到Excel中 如果屏幕上有输入法指示器 如或者 可用鼠标右键单击小键盘 再选择相应符号键盘 并显示软键盘 即可输入特殊符号第六节填充数据在Excel中输入类似于1 2 3 4 或者2 4 8 16 这样的数据 可使用填充功能填充一个序列在输入序列的第一个单元格输入序列起始数据选定填充序列区域 也可不选 菜单 编辑 填充 序列 选择序列填充位置 类型 步长 终止值等 确定填充柄是活动单元格区域右下角的小黑块 鼠标位于此处时为十字形 拖动鼠标可以复制或填充 在同一行或列中复制数据第一个单元格中填入数据选定要填充区域 编辑 填充 向上下左右填充 或者拖动第一个单元格的填充柄 向某方向拖拽填充一系列数字 日期等第一 二个单元格填入数据拖动填入数据的单元格区域的填充柄 向某方向拖拽 系统会自动填充一个序列第七节编辑单元格内容编辑单元格内容双击要编辑的单元格 格中出现插入点即可实现编辑 或者单击要编辑的单元格 在编辑栏中进行编辑操作 清除单元格选定要清除单元格区域菜单 编辑 清除 然后可以选择全部 格式 内容 批注 确定清除的对象如果选中单元格区域 按下Del 只清除单元格区域的内容 而不会清除格式 批注第八节查找和替换数据查找和替换是编辑处理过程中常要执行的操作 通过查找和替换可以搜索要查看和编辑的特定文字或数字 必要的话并自动替换找到的内容 Excel中可以查找和替换的数值包括文本 数字 日期 或者一个公式 批注 查找文字或数字选定要搜索的单元格区域 若在整个工作表范围内则单击其中任意一个单元格菜单 编辑 查找 打开对话框在 查找内容 中输入要查找的内容 然后指定 搜索方式 和 搜索范围 单击 查找下一个 按钮进行查找找到一个匹配的单元格后 此单元格变成活动单元格 可以决定下一步的操作 如果要进行下一步查找 单击 查找下一个 也可单击 关闭 退出查找替换文字或数字选定区域菜单 编辑 替换 打开对话框 输入 查找内容 和 替换值 单击 查找下一个 按钮 找到指定的单元格后 单击 替换 可进行 替换 若不想替换可单击 查找下一个 如果要将所有找到的字符串都替换成新字符串 直接点击 全部替换 即可查找和替换中可以使用通配符如果要查找包含部分公共字符的内容 可以使用通配符 第九节为单元格增加提示信息与数据有效检验该功能是用户可以指定单元格中允许输入的数据类型入文本 数字 日期等 以及有效数据的范围如小于指定数值的数字等例如 一个人的年龄超过了150岁 一个人的月工资高达17000000等 系统都可以根据用户设定给出相应的提示信息或出错信息为单元格增加提示信息与数据有效检验选定需要提示信息的单元格或单元格区域菜单 数据 有效输据 出现对话框单击 设置 卡片 在 有效性条件 下拉列表中选择需要的类型 如整数 单击 输入信息 卡片 给出输入数据时的提示单击 出错警告 卡片 选择输入错误数据时的警告提示 有三种 警告 终止 提示一个工作簿有多个工作表组成 一个工作表有多个单元格组成单元格地址 每一个单元格都用地址来表示它在工作表中的位置 即由此单元格所在的行号和列号表示 如 A1 B6等 一组单元格称为单元格区域 它由指定区域左上角单元格地址和右下角单元格地址 中间用 分开 来指定 如 A2 B7 B B等 第四章单元格与区域 基础篇 第一节活动单元格活动单元格也称为当前单元格 其外有一个黑色方框 输入的数据被保存在活动单元格内 第二节选择单元格和单元格区域选择单元格选定单个单元格直接单击选定整个工作表中单元格单击 全选 按钮选择一个区域单击左上角单元格后拖拽鼠标到右下角单元格如果要选择不相邻的单元格区域 选定第一个区域后按着CTRL键再选择其他区域选择整行整列 单击相应的行列号如果要选定多行多列 选定一行 列 后拖拽鼠标 如果不相邻 按着CTRL再选择其他行列第三节为单元格添加批注添加批注选中要添加批注单元格菜单 插入 批注 在批注框内输入文本输入完毕后单击批注框外任意部分当鼠标移动到带有红色小三角的单元格时 批注会自动显示出来更改批注显示方式选定有批注的单元格 单击鼠标右键 快捷菜单中选择 显示批注 则批注一直显示在屏幕上如果要更改批注文字格式 菜单 格式 批注 选择批注的字体字形字号颜色下划线和特殊效果如果要只显示红色三角标记 单击鼠标右键 快捷菜单中选择 隐藏批注 编辑批注选中单元格菜单 插入 编辑批注 或者单击鼠标右键快捷菜单中选择 编辑批注 查看批注菜单 视图 批注 出现 审阅 工具栏单击工具栏上按钮 可以显示 前一批注 下一批注 显示所有批注 等 第四节删除单元格和单元格内容删除单元格时从工作表中移去单元格 清除单元格内容是单元格的内容被清除而单元格保留删除单元格选中单元格 区域 菜单 编辑 删除 出现对话框后选择删除后用哪个单元格补空或是删除整行整列清除单元格选中单元格 区域 菜单 编辑 清除 再选择 全部 内容 格式 批注 第五节编辑单元格内容双击单元格或单击后再单击编辑栏 进行修改 第六节插入单元格 行或列插入空单元格在需要插入单元格处选定相应的单元格区域菜单 插入 单元格 出现对话框 选择原单元格向哪个方向移动或插入整行 整列插入行 列 选定要插入新行 列 的下方 右方 的一或多行 列 菜单 插入 行 列 选定几行 列 就插入几行 列 第七节复制和移动单元格及其中内容移动或复制单元格选定要复制单元格或区域 单击工具栏上 剪切 或 复制 单击目的单元格 单击工具栏上 粘贴 剪切 复制 粘贴可使用 编辑 菜单 选择性粘贴已复制内容在实际操作过程中 复制的内容可以包括文字 数值 公式 批注等 而在粘贴的时候可根据不同的需要只粘贴文字或公式或只粘贴内容而不粘贴格式等 这就需要用到选择性粘贴 其实 选择性粘贴是粘贴的 加强版本 选定单元格或单元格区域单击工具栏上 复制 按钮或菜单 编辑 复制 单击目的单元格菜单 编辑 选择性粘贴 利用选择性粘贴进行运算 例 把某区域数值增加为原来的120 在任意单元格内输入1 2常用工具栏 复制 按钮选中欲进行运算的单元格区域菜单 编辑 选择性粘贴 再选择 乘 运算 第八节为单元格和区域命名使用名称的好处 容易记忆 不易出错 快速定位 公式更易理解命名规则名称不能包含空格 可使用下划线和英文句点可以混合使用字母数字 但必须由字母开头名称在255个字符内可使用大小写英文字母 但Excel中不区分可使用汉字创建名称使用 定义名称 对话框 选定要命名区域菜单 插入 名称 定义 出现对话框后 输入名称 然后 确定 单击名称框 即可看到定义的名称使用名称框命名选定要命名区域单击名称框 直接输入要定义的名称 再回车文本和字符格式添加边框 颜色 图案使用最佳数字格式快速设置单元格格式 第五章设置工作表格式 基础篇 第一节格式刷的概念和使用格式刷 是常用工具栏中的一个组件 主要应用于复制选定对象的格式复制一次格式单击要复制格式的对象或文本单击常用工具栏上的格式刷拖动鼠标经过要应用格式的对象复制多次格式单击要复制格式的对象或文本双击格式刷拖动鼠标依次经过要应用格式的对象按Esc键退出格式刷应用状态或再次单击格式刷按钮关闭格式刷应用状态 第二节改变行高列宽使用行高列宽命令设置选定行或列区域菜单 格式 行 行高 或 格式 列 列宽 出现对话框 输入行高列宽的值使用鼠标改变行高列宽将鼠标停留在行间或列间的隔线上当鼠标变成双向箭头时拖动鼠标改变行高列宽最合适的行高列宽选定行或列区域菜单 格式 行 最合适的行高 或 格式 列 最合适的列宽 隐藏显示行列选定行或列区域菜单 格式 行 隐藏 或 格式 列 隐藏 隐藏行或列菜单 格式 行 取消隐藏 或 格式 列 取消隐藏 显示隐藏的行或列第三节改变单元格图案使用工具栏上的调色板改变单元格区域图案选定单元格区域单击工具栏上 填充色 按钮从调色板中选择合适图案颜色使用菜单改变单元格区域图案选定单元格区域 菜单 格式 单元格 弹出对话框选择 图案 卡片 再选择颜色和图案第四节为单元格增加边框使用菜单增加边框选定单元格区域菜单 格式 单元格 弹出对话框选择 边框 卡片 再选择边框颜色 线形等使用工具栏上边框按钮增加边框选定单元格区域单击工具栏上边框按钮选择合适的边框第五节改变字体字形字号颜色 使用菜单设定字体字形字号颜色选定单元格区域菜单 格式 单元格 打开对话框选择 字体 卡片 再选择字体字形字号颜色等使用工具栏设定字体字形字号颜色选定单元格区域单击工具栏上相应按钮改变字体 字号 字形 颜色等第六节单元格的对齐和旋转使用工具栏设定单元格的对齐方式选定单元格区域单击工具栏上左中右对齐按钮 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