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公文写作 4 公文写作四要素与写作技法 2 四 关于 结构 一 结构与思路结构是文章内部的组织构造及其所反映出的外部形态 它是思路物化的体现 思路是作者思考问题的路线 是文章的脉络 二者关系 思路清晰 结构便严谨清楚 思路混乱 结构便杂乱浮泛所以说 安排结构就是谋篇布局 是解决以怎样的思路来组织材料 用怎样的外部形态来反映内容的问题 思路是怎样产生的 客观事物反映在作者头脑里 经过观察 理解 认识的过程 形成了他对这件事的印象 看法 态度或感情 把这些印象 看法 态度或感情理出一个头绪来 就是所谓思路 二 结构的基本形态 1 篇章结构 内部组织结构7大要素 标题 开头 结尾 层次 段落 过渡 照应 2 文面结构 在文面上表现出来的外部形态 篇段合一式 分段式 条文式 分部式 贯通式 表格式 不成文式 1 篇章结构 标题 开头和结尾 层次和段落 过渡和照应 1 标题是表明文章内容的简短句子 它是给文章起的名子 即题目 它是文章的眼睛公文标题 结构 分为完全式和不完全式 完全式标题 发文机关 关于 事由 文种例 国务院关于加强机构改革的决定例 东莞理工学院关于印发 学生进行职业技能培训的暂行规定 的通知2 拟写公文标题要求 1 标题结构正确 一般省略发文机关 用 关于 事由 文种 2 搞清行文关系 正确选用文种3 标题的事由的表达要求 准确 鲜明 概括 简洁 4 标题中除法规 规章名称加书引号外 一般不用标点符号3 书写标题的规范 标题要居中排列 左右两侧的空格尽量相等 而且上下要有空行 注意 一个字标题写在正中 两个字标题中间空一格 标题字数过多 转行既要保持词与词组的完整 又要保持上下行字数搭配匀称美观 注意 如有副标题 用破折号领起 正副标题之间不必空行 行文中的第一层次标题 或序号 标题 书写时一般居中 上下各空一行 其他层次书写 一 XXXXXXXX 第一层次标题 居中 上下空行 二 XXXXXXX 第二层次标题 空两格写 上下不空行 1 XXXXXXXX 第三层次标题 空两格写 上下不空行 1 XXXX0000 四层次标题 可不另起一行 空两格写序码 标题 标题后空两格写正文 除法规 规章外 公文标题一般不加书引号 2 开头 公文开头一般是交代的根据 目的和原因 大都是开门见山式 具有直述不曲 要言不繁的特点 一般分为 直入式 开宗明义 落笔人题 无开头的文字 引入式 不直接入题 往往以寥寥数语为引 导入式 交代目的 依据 原因 引导入题 开头部分的常用模式 直入式 省略开头 2 概述式 扼要叙事 3 根据式 行文依据 4 目的式 行文意图 5 原因式 行文缘由 6 引叙式 引叙来文 P50P51P55P75P77P86P99 3 结尾 简练 直接 自然收束 事尽言止 卒章显志 1 总结式2 号召式3 强调式4 祈请式5 说明式6 自然式 P61P71P78P86P89P93 常见习惯性结尾命令 此令 特令 通知 特此通知 请示 当否 请批示 报告 特此报告 批复 此复 特此批复 公函 特此函达 盼复 4 层次与段落层次是文章思想内容的表现顺序段落是以换行低格的形式体现层次的文字单位 即自然段一般说 段落表现层次 层次大于段落 一个层次即可是一个段落 也可以由几个段落构成 1 段落的划分原则 单一 完整 有序 合理所谓 单一 指一个段落只表达一个中心意思 不要把其他意思混杂在一起表述 所谓 完整 指一个意思要在一个段落里集中讲完 不要游离到其他段落中 所谓 有序 指段内句子之间 段与段之间要有逻辑性和连贯性 所谓 合理 指段落的划分要长短适度 匀称得体 层次侧重于思想内容的划分 段落侧重于文字形式的表现 2 层次的安排 分纵向推进式和横向展开式 纵向推进式 思路是纵向展开的 按时间推移或步步深入来安排层次 具体分为三种 1 直叙式 以时间先后为序 或按事物发生 发展变化的过程为序安排层次 各部分采取由浅入深 由表入里 层层递进 先后次序一般不能打乱 如 以时间先后为序写会议纪要会议传达 会议讨论 会议决定如 按事情发展过程的先后次序写 经验材料 总结 我们是怎样实行岗位责任制的 1 制定岗位考核制度2 严格按标准考核3 根据考核结果实行奖惩2 因果式 由因导果 或先言果后析因 例 表彰通报 事实依据 因 决定事项 果 要求希望 3 递进式 按事理的逻辑顺序或对事物认识的过程安排层次 可程式化为 叙事 说理 结论 或 提出问题 分析问题 解决问题 层层推进 步步深入 得出结论 如 按事理发展的先后次序写 关于制止乱砍乱伐森林的紧急指示 主旨 要坚决有效地制止乱砍滥伐森林的歪风事项分为 1 说明各级干部对制止乱砍滥伐森林的职责与任务 2 说明完成任务原则 3 说明完成任务的基本措施 4 说明完成任务的具体要求如 对事物认识的过程安排层次 关于 的意见 叙事 先摆情况说理 分析问题结论 提出对策 好处 一环紧扣一环 逻辑上有明显的严密性 人们容易理解和把握 便于公务的办理 横向展开式 思路朝横向铺开 按空间分布或问题性质为序安排层次 常使用于表达公务的横向的 静态的情况 每部分常用分号 句号或序码分开表达 分为2种 1 并列式 按空间分布或问题的主次 重轻作横向铺排 在形式上彼此相对独立 但各部分之间又有必然的联系 共同为表现主旨服务 注意 各部分之间不能互相矛盾 重复 包含 分类标准 角度要一致 如 通告事项的几个要点请示里的几条理由总结中几方面成绩 若干体会 关于城楼地段实施交通管制的通告为了扩建文化广场 保护古城楼文化遗产 城楼附近地段正在施工 将于1999年5月6日10时进行华商大夏爆破作业 时间10分钟 我局交通大队将于当天对相关地段实行交通管制 现将有关事项通告如下 一 交通管制区域 市区城楼附近地段各路口 包括西正路口 运河西路口 解放路口 向阳路口二 交通管制时间 5月6日上午9 30至11 30期间封路 实行交通管制 三 交通管制要求 为确保市民的生命财产不受损失 交通管制期间 欲进此地段的车辆及行人暂停行驶 行进 公章 1999年5月3日 好处 概括面广 可以井然有序地从多方面说明主旨 2 总分式 即围绕一个中心作辐射展开 先总说 后分说 或先分说 后总说或采取总 分 总式 此种写法行文析理入微 眉目清楚 公文中工作总结 情况通报 综合性报告等文种常用此法 关于清理院内车辆乱停乱放的情况通报院内各单位 各位车主 今年11月5日 根据城区公安分局关于加强车辆管理的有关通知 我科对本院红楼区域乱停乱放的车辆实行清理 共查获乱停乱放摩托车71部 单车25部 现将清理的具体情况通报如下 一 在综合病区至洗衣房区域共查获乱停乱放摩托车39辆 单车15辆 其中摩托车9辆是外来的 31辆是医院部分职工的 而单车基本是洗衣房工作人员停放的 二 在外科大楼至内儿科楼区域共查获乱停乱放摩托车20辆 单车6辆 其中摩托车有12辆是外来的 14辆是本院部份职工停放的 三 在疗养区区域 现检验科门前大厅 共查获乱停乱放摩托车12辆 单车4辆 其中摩托车基本是此区域职工停放的 单车是外来人员停放的 从这次突击清理情况看 院里摩托车 单车乱停乱放的现象是比较严重的 这不但影响医院环境形象和医院正常交通秩序 而且是造成了车辆被盗主要原因之一 今年我院已发生车辆被盗的多起 据初步调查了解 造成乱停乱放的现象严重主要原因是 严格执行车辆管理制度力度不够 管理上还存在漏洞 部分人员对车辆管理要求不清楚 缺乏防盗意识 为了全面整治乱停乱放车辆现象 严格车辆管理 维护医院正常交通秩序和职工财产的安全十分必要 据此 再次重申以下车辆管理规定 希望各单位和各位车主给予积极的配合和按规定办事 1 2 先概说总的情况 分说具体情况 5 过渡与照应照应作用 使文章中心突出 结构圆合 紧凑过渡作用 使文章文气贯通 脉络分明 一 文章需要过渡的地方 1 内容的转折 从一层意思转换到另一层意思 2 由总到分或由分到总的开合处3 各种表达方式相互转换时 二 过渡的方式 分明渡和暗渡 无明显标志 明渡常用方式 1 过渡的关联词 以上 以下 为此 因此 鉴于 总之 所以 由于 但 但是 不过 一方面 另一方面 另外 同时 还有 此外 有的 一律 所有 2 过渡句常用句式 现将有关事项 如下 有关 具体做法是 主要表现在如下几个方面 综上所述 等 3 过渡段 用于各种转换较大时 照应指文章前后要有关照和呼应 包括 文题照应 首尾照应 前后照应 4 公文普遍使用序码过渡 序码运用规定 办法 第28条第4项规定了序数的层次顺序 第一层 用汉字的一二三四 每个序数后用顿号第二层 用半圆括号的汉字 一 二 三 四 第三层 用阿拉伯字1234 第四层 用半圆括号阿拉伯字 1 2 3 4 这样四层序码的顺序是一 一 1 1 注意 不能颠倒 也不能混用 另外 在层次不多的公文中 可直接用的序号形式 1 甲 乙 丙 丁2 第一 第二 第三 3 首先 其次 第三4 其一 其二 其三 另外 有一种国际上通行的层次序码标示方法 总题 注 一般用于科技报告 理工科学术论文 注意 不论采取哪种序码标写 全文的序码要统一 一贯到底 例文 工商行政管理总局向国务院的汇报提纲 一九八一年三月 一 一年回顾 略 二 形势和任务 略 三 工作安排 为实现上述任务 在北京召开的全国工商行政管理局长会议上 按照国务院领导同志的指示精神 安排了今后工作 一 进一步管好市场 市场如何管好 是一个重大问题 也是一个复杂的问题 近两年来 我国市场日趋活跃 但还有一些该活的没有活起来 有些该管的还没有管好 1 开放城市集市贸易 是国家一项长期的经济政策 工商行政管理部门 把城乡集市贸易继续搞活管好 略 2 目前有的大中城市恢复了一些传统的日用工业品 小商品市场和旧货市场 从前一段情况看 这些市场对活跃交流 方便群众起到了好的作用 受到群众的欢迎 应当加强辅导和管理 继续办好 略 3 近两年来 农村社队和社员饲养大牲畜的增多 贩运大牲畜的活动也增多了 略 4 对市场物价的经常性检查工作 工商行政管理部门要配合物价管理部门和各业务部门共同进行 略 二 坚决打击投机倒把活动 略 答 可使公文层次 段落的过渡显得简明而有条理 有利于受文者理解 把握公文内容 有利于公务的办理落实 公文为什么普遍使用序号过渡 2 文面结构 指文面上所表现出来的外部形态 1 篇段合一式 一篇公文只有一段 这一段就是一篇 俗称 单枪匹马式 主要用于命令 公告或内容简单的决定 公函批复 任免通知等文种 例 最高人民法院 最高人民检察院关于不再追诉去台人员建国前罪行的公告台湾同胞来祖国大陆探亲旅游的日益增多 这对于促进海峡两岸的 三通 和实现祖国统一大业将起到积极的作用 为此 对去台人员中在中华人民共和国成立前在大陆犯有罪行的 根据 中华人民共和国刑法 第76条关于对犯罪追诉时效的精神 决定对其当时所犯罪行不再追诉 来祖国大陆的台湾同胞应遵守国家的法律 其探亲 旅游 贸易 投资等正当活动 均受法律保护 一九八八年三月十四日 应用文文面结构具有平直的特点 内容简单篇段合一 内容复杂的分条列项写 这种高度严密的结构形式 既便于主题的表达 又方便阅读理解和执行 2 分段式 一般为三段式结构模式 1 开头 说明制作原由或行文目的文种承启语 承上启下的过渡句2 主体 分述具体事项 围绕或根据主旨而展开的内容 情况 问题 做法 方案等3 结尾 文末针对或围绕事项而提出的希望或强调目的等注 有显性结构模式和隐性结构模式之分 写作的程式化是文艺创造所应力避的一种倾向 但却是应用写作所不能背离的规律 结构固定 格式规范 是各类实用型文章非常重要的一个特征 写作的程式化使公文写作变得相对容易起来 许多时候我们只需移葫芦画瓢就行 公文的法定性使公文的结构更规范 即在相当程度上左右了某类公文的结构安排 材料选用和语言表达 例 办法 规定 请示 使用于向上级机关请求指示 批准 这样就规定了请示结构的三部分 请示的缘由 请示的事项 请求语 3 分部分式 将全文分成几个部分 每个部分用序号 小标题列出 故通常也称为小标题式 总结 意见 信息稿 4 贯通式 不用条文 不用小标题 前后贯通 按自然段安排层次 组成全篇 个人实习总结 会议纪要 5 条文式 每段用序码引导组织内容 显得眉目清楚 排列有序 简洁明了 如 三 工作安排 为实现上述任务 在北京召开的全国工商行政管理局长会议上 按照国务院领导同志的指示精神 安排了今后工作 一 进一步管好市场 市场如何管好 是一个重大问题 也是一个复杂的问题 近两年来 我国市场日趋活跃 但还有一些该活的没有活起来 有些该管的还没有管好 1 开放城市集市贸易 是国家一项长期的经济政策 工商行政管理部门 把城乡集市贸易继续搞活管好 略 2 目前有的大中城市恢复了 略 6 表格式 数据多时 常使用此方式 7 不成文式 无传统文章的形式 指那些以图文相间或图表相识表现内容的情况 如广告 海报等 三 结构要求 严谨 合理 完整 统一 严谨 结构严密 无懈可击 合理 原原本本反映公务活动的客观进程与人们认识事物的逻辑顺序 有次序的组织材料 形成合理的结构完整 结构紧凑圆合统一 形式和谐 通篇一体 四 怎样提高结构布局的能力 1 加强思维能力的培养 提高逻辑思维的能力 2 理清思路 养成写提纲的良好习惯3 研究 借鉴规范的结构模式 进而模仿 套用 五 公文语言 语言运用的好坏直接关系到公文的质量和效用 公文语言具有明晰 准确 简朴 庄重 的语言风格 实训P24 1 明晰 含义明确 清晰 完整 以便于准确理解 没有歧义 2 准确 语言要真实确切 无虚报无错漏 褒贬得当 语意明确 界限清楚 符合实际 准确 周密的表达关键要锤炼词语 选用最恰当 最能说明特定事物的词语入文 3 简约 行文要简明扼要 一看就明白 不产生疑虑 开门见山 实话实说 反对华而不实 空话空文 避免重复啰嗦 用尽可能少的语言材料 把尽可能多的信息明明白白地传递给读者 少用长句 多用短句 4 得体 所谓语言 得体 是指行文要根据不同对象和场合 有分寸的使用语言 措施 语气 1 要用规范书面语 一般不要使用口语 方言 土语 书面语端庄 郑重 2 恰当使用专用语 公文往往是力求用最简练的文字 表达最大容量的内容 为此 使用了许多专用词语和保留了古汉语成份的习惯用语 见P212表 专用词 称谓词 领首词 经办语 期请词 谦敬词等文言词 拟请 承蒙 为荷 为此 业经 台启等 应用文常用词语分类 一 按词条在行文中位置不同分类为 1 开端语 为 为了 为着 查 接 顷接 根据 据 遵照 依照 按 鉴于 关于 兹 兹定于 今 随着 由于 2 承启语 为此 对此 特此 专此 谨此 借此 据此 综上所述 观 总之 有鉴于此 致使 则 但 3 结尾语 当否 请批示 可否 请指示 如无为荷 特此函达 特此证明 尚望函复为要 为宜 为妥 此复 为 而努力 祝 现予公布 业 早 久 已 查 收 复 询 业于二 按词条在行文中所起作用不同分为 1 引述语 前 近 现 顷 接 前 近 顷 奉 收 惊 欣 阅 谨 悉 鉴于 2 目的语 为 为了 为使 由于 在于 至于 遵照 依照 遵循 依据 通过 基 3 对象语 关于 对 对于 从 将 除了 除 之外 在 在 下 凡 凡属 自 截至 4 谦敬语 承 承蒙惠允 蒙 如蒙 不胜感激 鼎力相助 不胜惠于 力 通力 大力 5 期请语 请 恳请 拟请 特请 请 拟请 物请 务请希望 望 尚望 希予 勿 6 祈使语 着 着令 特命 责成 令其 着即 毋违 务 必 请 求 切 切 勿 实 7 称谓语 我 我单位 本人 本公司 我们你 你局 贵公司 你单位他 该公司 8 追叙语 业经 前经 均经 即经 复经 径经 9 递送语 报 呈送发 颁发 发布 下达 印发三 按词条在文书处理过程不同阶段分为 1 拟办语 拟办 责成 交办 试办 办理 执行审批 同意 照办 批准 可行 原则同意 2 批办语 拟应 拟同意 拟原则同意 原则批准不可 不应 不予 准予 批准 遵照执行应 应该 同意 不同意 3 经办语 业 兹 已 曾 报 并 均 未 前 迭 经 径 向 由 与 报 送 注意 这些保留了古汉语成份的习惯用语是人们在长期的写作实践过程中约定俗成的 使用的语言环境相对稳定 在文中出现的位置也相对固定 学会使用他们 一来可有利于把公文写得言简义赅 鲜明生动 二来可以提高公文写作的时效 关于 模糊语言 从总体上讲公文语言可分为 精确语言和模糊语言两大类 公文中主要使用的是精确语言 但在特定的语言环境或特定条件下却又使用模糊语言 即有时公文要把话说得委婉灵活 表达意思留有余地时 就需要使用模糊语言 所谓 模糊语言 即指外延小而内涵大的语言 例如 通过这次政治学习 使全厂大多数职工受到了深刻教育 原则上今年不安排发放地方企业债劵 尽快将会议精神传达下去 分不同情况 予以妥善安排 其中的 大多数 原则上 尽快 妥善 即为 模糊语言 它具有不定性 其表量是模糊的 但表意是准确的 模糊语言不是含糊语言 常用的几种情况 1 表示时间 近期 不久前 过去 一直 曾经 近年来等等2 表示地点 附近 一带 周围 左右3 表示范围 相关人员 有关人员 4 表示方式 方法 逐步 严格认真 适当 斟酌 合理5 表示主观评价 主流是好的 情况一般 比较符合要求6 表示频率 多次 反复 往往 再三 三令五申 尽快7 表示分寸 程度 大部分 基本上 个别 较大 大体 十分 大多数8 表示条件 视情节轻重 经领导批准后 在可能的情况下 确因工作需要 符合下列条件者 等等注意 1 运用模糊语言要恰当 得体 此种语言表现力强 内涵丰富 2 要与精确语言配合使用 二者虚实结合 相得益彰 什么情况要是用模糊语言 答 对于难以量化或精确或表述的事项 意见要善于运用模糊语言 如不能确定完成日期的决议事项可以以 近期完成 或 尽快完成 来表达 又如对于参与某项工作的人员范围 人数等难以表述可以以 相关人员 或 有关人员 来表达