《会计入职培训》PPT课件.ppt

会议中心财务部会计组入职培训 一 会计组岗位职责二 会计组工作程序三 财务规章制度四 会计组操作规范五 会计组绩效考核六 会计组服务标准及服务规范七 提升服务标准八 会计组节能工作九 会计组应急预案 第一部分会计组岗位职责 一 会计组各岗位职责 进行会计核算 正确 及时 完整的记帐 算帐 报帐 组织编制和审核会计报表 全面反映宾馆的经营状况 及时提供真实的会计核算资料 会计组的工作职责 会计主管 核算会计 工资会计 出纳 一 会计主管岗位职责岗位名称 会计主管所属部门 财务部直属上级 财务部经理直属下级 各会计及出纳所处管理位置 会计主管工作职责 职责概述 在财务部经理的领导下 负责酒店财务的核算工作 确保各类凭证和账目的全面 准确 合法 有效 如实反映酒店的经营情况 1 参与制定 修改宾馆的各项财务管理制度 会计核算程序及费用开支的规定 2 参与宾馆财务预算及经营预算的编制工作 并协助组织实施 3 全面负责落实宾馆的各项财务管理和会计核算工作 确保提供的会计信息报告及时 准确 完整 4 审核下属会计人员编制的原始凭证和记帐凭证 确保日常经营收支业务有条不紊地进行 为会计核算提供准确 可靠的基础资料 5 负责监督会计档案的管理工作 督促本部门员工完整保管企业的帐册 报表 凭证和原始单据等 做到存档有记录 调档有手续 做好经济资料的保密工作 6 负责对会计人员的日常业务工作及技能进行培训 检查 考核和评估 7 编制会计科目汇总表 登记总帐 保证总帐与明细帐相符 8 编制各种会计报表 保证帐表一致 表表衔接 9 负责与税务部门联系 办理相关纳税事宜 10 参与宾馆内部财务控制制度执行情况的检查 各种改革方案的测算分析工作 发挥参谋职能 11 每月对宾馆经营情况进行财务分析 并提出书面报告 12 完成部门经理交办的其他工作 二 核算会计岗位职责岗位名称 核算会计所属部门 财务部直属上级 会计主管直属下级 无所处管理位置 会计主管 核算会计 工资会计 出纳 核算会计的岗位职责 职责概述 在会计主管的领导下 负责宾馆所有费用的核算及分摊 严格执行财务管理制度 做好有关帐务处理 提供有关资料和数据 1 负责对营业收入 费用进行明细核算 进行经营情况分析 2 根据宾馆的工作要求 建立健全费用核算程序及控制方法 3 编制宾馆成本费用预算 协助控制预算的执行情况 配合各部门编制经营预算 4 核对物管公司门面房 协议 收款及开具发票 负责各子公司的帐目 准时缴纳各类相关税费 月底编制各经营部门的经营报表 三 工资会计岗位职责岗位名称 工资会计所属部门 财务部直属上级 会计主管直属下级 无所处管理位置 会计主管 核算会计 工资会计 出纳 工资核算员岗位职责 职责概述 在会计主管的领导下开展酒店员工工资的核算工作 保证工资核算准确且发放及时 1 负责宾馆各类人员工资的发放 汇总 统计 整理及凭证的填制 2 负责宾馆各类人员福利的发放 汇总 统计 整理及凭证的填制 3 负责宾馆与个人公积金的核对 汇总 统计 整理 缴纳等并填制凭证 4 负责个人所得税的汇缴 整理及个人收入统计 5 负责办理有关宾馆员工及与工资相关的银行之间的所有事宜 6 负责核对所有外派人员工资 7 负责核对各类往来款项 8 完成部门经理及主管交办的其他工作 四 出纳职责岗位名称 出纳所属部门 财务部直属上级 会计主管直属下级 无所处管理位置 会计主管 核算会计 工资会计 出纳 出纳岗位工作职责 职责概述 承担酒店各项现金 银行的收付结算及票据的管理工作 确保各项业务操作规范 准确 1 负责宾馆及多种经营公司的现金收 付工作 2 根据财务部经理及总经理审签过的会计凭证或原始凭证 办理收付款项 3 控制库存现金 4 编制有关收入 支出的会计凭证 核对现金和银行日记帐 保证帐存相符 5 保管好库存现金 支票和各种有价证券及有关印章 按规定要求开启保险柜 并妥善保管钥匙 6 会计档案的管理 保证各类会计资料完整 安全 7 完成财务部经理及主管交办的其他工作 第二部分财务各项规章制度 财务管理制度的培训 预算管理制度收入管理制度成本管理制度费用管理制度外汇管理制度利润税收管理制度经济合同管理制度现金管理制度江苏省会议中心预算管理制度 doc 财务收支审批制度 为规范本单位的财务与会计行为 加强财务收支的管理 确保国有资产保值 增值 严格收支审批手续 保证会计资料的真实性 完整性 为提高单位整体经济效益 根据 中华人民共和国会计法 等有关法律 法规 特制定本制度 本集团公司 集团所属全资子公司 分公司 控股子公司以及全资孙公司 以下简称企业 应执行本制度 衽财务收支审批 双方出资各占50 有共同控制合营企业以及具有控制权的其它企业 参照本制度执行 财务收支审批制度 总则收入支出收支管理审批人员权限审批程序职责附则财务收支审批制度 doc 财务管理办法 财务管理目标与任务预算管理资产管理筹资管理收支管理利润及利润分配财务会计报告管理其他管理财务监督江苏钟山宾馆集团财务管理办法 试行 doc 会计电算化管理制度 会计电算化岗位责任制上机操作管理会计软件的使用和维护会计凭证的审核与管理会计数据的修正与恢复会计软件的管理系统硬件设备维护管理会计电算化档案管理江苏钟山宾馆集团会计电算化管理制度 doc 第三部分会计组工作程序 一 收款工作程序 结束 现金收入清点和整理 核对现金与原始单据金额 填写现金缴款单及支票进帐单送银行 整理单据并录入凭证 开始 1 每天早晨与夜间审计人员交接 清点前一日营业款 2 根据各项现金收入填制现金缴款单 收到的支票填写进帐单 并在支票反面加盖单位印鉴 每日及时将收到的现金 支票 银行汇款等交银行 3 将各收银员日报表与审计出具的每日营业日报表核对 根据 夜间工作稽核底表 中相关数据确认宾馆各部门收入 将现金缴款单 进帐单 POS机刷卡单等银行入帐证明 各收银员收款日报表及审计 提供的 现金收日报表 夜间工作稽核底表 等单据作为附件 根据相关数据并编制相应会计凭证 以确认收入 4 收到前台收款员所作的信用结帐单后 将其所交现金 已填现金缴款单并交银行 支票 已填进帐单并交银行 POS刷卡单核对无误后 录入西软系统中相应的信用帐户中 以确认信用收回 再将信用结帐单 现金缴款单 支票进帐单 POS刷卡单等汇总作为附件 编制相应会计凭证 5 根据信用组结算人员编制的会议或零客结算单及相应交款证明 将其信用在西软系统中结清 再将信用结帐单 信用消费明细单 现金缴款单 支票进帐单 POS刷卡单等汇总作为附件 编制相应会计凭证 6 每日将当日所作的会计凭证打印 并在凭证下方加盖本人名章 然后将整理好的原始附件粘贴于相应凭证后 及时交给总帐会计审核 二 付款工作程序 各经办人填写报销单 开始 部门领导签字确认 分管领导审核签字 财务部经理审核签字 总经理审核签字 出纳核对单据后根据规定付款 出纳整理单据制作相关凭证 结束 会议中心财务实行独立核算 自负盈亏 其一切经济活动的财务收支均按钟山宾馆集团有限公司 财务收支审批制度 实时管理 所有的支出审批必须坚持先审后报 严禁先报后批 严格审批制度 报销时贯彻 一把尺 原则 支出报销程序 宾馆现金支出是由各业务部门填写报销凭单 根据性质不同 经部门经理同意 分管总经理审批 由财务部经理审核 经总经理审批后 方可在支出出纳处领取现金 支出出纳接到报销凭单后 首先检查签字手续是否齐全 辨别附件票据真伪 票据金额与报销金额是否相符 大小写是否相符 数字是否涂改验收手续是否完备 经核实无误后 办理款项支付手续 收款人或经办人在付款单据或支票存根上签字确认收讫 付款后 加盖 银行付讫 现金付讫 戳记 1 日常支出报销 检查付款单据是否符合报销程序 A 部门经理 分管领导 财务经理及总经理是否已签字审批 B 辨别附件票据真伪 C 票据金额与报销金额是否相符 D 大小写金额是否一致 数字是否存在涂改 对符合手续的付款单据 办理款项支出手续 收款人或经办人在付款单据或支票存根上签字确认收讫 付款 后 加盖 银行付讫 或 现金付讫 戳记 E 一般不办理大面额现金的支付业务 支付用转账或汇兑手续 如遇特殊情况需审批 2 支票签发注明收款单位 用途 金额 日期后方可使用 如因特殊情况确需签发不填写金额的转账支票时 必须在支票上写明收款单位名称 款项用途 签发日期 规定限额 并由领用支票人在登记簿上签章 3 对于填写错误的支票 必须加盖 作废 戳记 与存根一并保存 严格控制签空白支票 支票遗失时要立即向银行办理挂失手续 4 日常周转金不得超过20000元 如有超出 需缴存银行 不允许私自坐支收到的现金及支票 要及时送交银行 不得以 白条 抵充现金 更不得任意挪用现金 5 每天下班前盘点库存现金 做到日清月结 发现差错查找不过夜 对不按现金管理规定进行盘点清查 而造成的资金损失 由个人负责赔偿 6 将每天付款报销的原始单据利用财务软件填制凭证 进行电脑记账 摘要栏尽量写完整 以备日后查询 7 每周提供各账户存款余额 以便部门经理了解宾馆资金运作情况 以调度资金 8 遇请假 临时交付其他财务人员工作时 应以书面的方式交接工作 做好备忘记录 当事人双方签字认可 接班后也以书面的方式交接工作 一 费用报销程序 1 每项支出均由各业务部门填写报销凭单 根据性质不同 经部门经理同意 分管总经理审批后 交由财务部经理审核 再经总经理审批后 方可到出纳处办理支付手续 2 出纳接到报销凭单后 首先检查签字手续是否齐全 辨别附件票据真伪 票据金额与报销金额是否相符 大小写是否相符 数字是否涂改 审核 手续是否完备等 经核对无误后 方可办理款项支付手续 3 收款人或经办人在收到款项后 在付款单据或支票存根上签字确认收讫 4 付款手续办完后 出纳需在报销单据上加盖 银行付讫 或 现金付讫 戳记 根据宾馆培训规定 参加学习后 取得毕业证书 将复印件送交行政部留存 由行政部根据相关规定进行奖励并填写相关交易所报行政部经理签字确认 分管行政部领导签字后由行政部送交财务部 财务部经理审核签字后将单据报总经理审批 二 培训费报销程序 员工于每周五将医疗发票 病历交职工之家医务室审核 医务室将审核的各项单据报行政部经理 签字后送员工所在部门 员工所在部门经理签字后报财务部 财务部经理审核签字后将单据报总经理审批 三 医药费报销程序 员工子女医药费报销按男方单年 女方双年原则报销 员工于每周五将药费发票 病历交医务室审核 医务室将审核的各项单据报行政部经理 签字后送员工所在部门 员工所在部门签字后报财务部 财务部经理审核签字后将单据报总经理审批 四 子女医药费报销程序 员工子女托儿费 学费报销按男方单年 女方双年原则核报 员工于每周二将相关票据交所在部门经理审核签字 员工所在部门将相关票据报行政部经理 签字后送财务部 财务部经理审核签字后将单据报总经理审批 五 子女其他费用报销程序 因公到外地出差人员申请 报销程序1 会议中心员工因工作需要 出差到外地时须提前申请 写明出差时间 日程 目的地及事由等项目 呈部门经理审核报总经理室同意后方可出差 2 填写 借款凭证 按照报批程序经相关领导批准后 方可到财务部预支差旅费用 3 出差期间符合报销的费用 均凭正规发票 回馆三日内填写 差旅费报销单 按审批程序送交部门经理等相关领导审批后 财务部方可予以报销 4 报有员工出差所发生的差旅费 均列入部门成本 5 会议中心借款原则为前款不清 后款不借 六 出差申请 报销程序 费用报销标准 交通费用 住宿用餐费用 出差申请 报销说明事项 1 省内以乘坐大巴 火车为主 省外根据工作的轻重缓急进行搭乘交通工具 特殊情况 如基建考察 外拓市场 可根据工作需要 向行政部申请报总经理同意后内部派车 2 出差人员原则上入住钟山宾馆集团下属酒店 中心兄弟酒店或华龙集团酒店 住宿及用餐标准按照集团内部及华龙价执行 如出差地无以上酒店 出差人员须采取网络订房方式 如携程网 预定酒店 标准按照上文第三条第二店 住宿 用餐标准 执行 3 部门经理 含部门经理 以下人员住宿以标间或三人间为主 若出差人数不能组合满一间 可按一间标准核报住宿费用 4 短程 一日内 出差人员 可报午晚餐费下午二时以后回馆者准报午餐 晚上七时以后回馆者准报午晚两餐 每餐标准按上文每三条第二点 住宿 用餐标准 执行并凭发票报销 凡有接待单位宴请或招待的 不得再报销餐费或用餐补助 5 与董事长 总经理出差的随行人员或经总经理室研究批准的外出考察酒店费用可根据实际情况实报实销 6 超出以上标准 须报会议中心董事长 总经理审批同意 七 供货商付款流程 采购部根据成本组与供货商对帐的结果 填写付款申请单 连同采购申购单 收货单供货商联及发票 由采购员 采购部负责人及分管采购总经理签字确认后 交财务部 财务经理审核后再经总经理审批后付款 注 食品结帐应有验货凭证 固定资产购置需附固定资产申购单及固定资产入帐单 注 供货商付款日为每星期二 八 工程款付款流程 1 所有外包工程必须与承包方签订施工合同 附合同管理办法 并按照合同约定付款 有监理的工程项目经监理签字确认后 2 工程部根据合同及工程进度 填写付款申请单 连同发票经部门经理 分管工程副总签字后报财务部审批 3 财务部根据付款计划审核后 报总经理审批 4 经总经理批准后方可付款 注 支付尾款必须有竣工决算报告 验收报告 九 总账程序 1 根据审核无误的原始凭证 在用友NC账中编制记账凭证 并将原始凭证的张数在附单据中录入 2 将各自的记账凭证打印出来 并随之将原始凭证整理粘贴好 交由总帐进行审核 3 核对好记帐凭证后 计提各项税金 基金 结转损益类科目 并对凭证进行审核 4 根据审核后的记帐凭证进行记帐 5 记帐完编制总账相关报表 包括资产负债表 现金流量表 利润表及酒店相关经营报表等 三 工资发放工作程序 接受工资发放数据和信息 计算核对工资 打印工资明细及汇总表 审核 储存应发工资信息并提交银行 整理 发放工资条 人力资源核对后的明细汇总表 录入凭证 计算个税 进行资料归档 结束 开始 1 每月8日之前 13日之前 20日之前依据人事部门核准的实习生 内退人员 轮换工 正式工考勤统计表及通知单 在工资系统中正确录入每个员工应发放工资 2 录入结束 将明细打印出来 送至人力资源部审核 审核完成后由其签字确认 3 根据人力资源部核对后的工资明细表及汇总表进行修改后 重新打印汇总表 交给出纳办理支票支付手续 4 将工资明细提供给银行 由银行按明细将工资打入每人银行卡中 5 根据工资发放清单 计算统计个人所得税 6 根据工资发放汇总表 录入相关会计凭证 四 银行对帐工作程序 每月及时将各银行提供的对帐单录入用友财务软件 并在下月初结账后 与单位录入账面数据进行勾对 每月编制一份各银行余额调节表 并将其中未达帐项弄清原因 以便作及时调整 五 会计档案管理程序 每年初及时将上一年会计凭证及会计帐簿整理送至档案室 并登记入档 根据有关会计政策法规 及时对超过年限的会计档案销毁 做好档案室的防鼠 防盗及相关安全保护工作 第四部分用友软件财务操作规范 用友日常业务帐务的操作 打开浏览器 ERP 财务会计总账 凭证管理制单 审核凭证 制单人和审核人不能是同一人 月末处理 结帐 会议中心账套 记账 自定义转帐执行 用友软件的操作 登录用友软件制单审核记账查询及凭证打印月末结转月末结账账簿查询 3 1 登录软件1 打开IE浏览器 在地址栏输入服务器地址 用友服务器服务器地址 http 218 94 116 66如以后开通广域网地址 同样方法输入广域网地址进入NC管理软件 3 2 进入NC财务平台 点击 ERP NC 第一次登陆 在系统自动安装完成 NC Client 后 或者以后点击 ERP NC 进入NC管理软件后 系统弹出登陆界面 先要选择正确的 日期 初始化时 选择建帐日期 如2009 11 01 再输入自己的 用户 和 密码 点 登录 用户名 由集团对统一下发密码 默认888888 进入系统后 必须自行修改 点击登陆后系统弹出 选择帐套和公司 窗口 选择 钟山宾馆财务测试 选择 公司 栏目的放大镜 弹出 公司目录 集团 窗口 选择单位后 点 确定 再点 选择帐套和公司 窗口的 确定 5 2 2 凭证管理5 2 2 1 制单双击 财务会计 总账 凭证管理 制单 点 增加 弹出凭证录入框 依次录入各项内容 录入完毕点 保存 此时可以直接录入下一张凭证 凭证录入界面项目说明 主体帐簿 默认为当前登录单位 仅在跨单位制单时才需选择 制单日期 凭证的日期 默认为当前登录日期 可修改 凭证类别 点下拉框选择一种凭证类别 凭证号 系统自动生成 可以手工修改 在多人同时操作时 凭证号按保存时间先后排列 所以进入时显示的凭证号不一定是最终保存的凭证号 是以最后点保存时生成的凭证号为准 附单据数 附件的张数 手工录入 默认为0 凭证录入界面项目说明 摘要 凭证的摘要 手工录入或参照录入常用摘要 修改凭证时请不要点常用摘要参照框 否则会把原来的摘要清除掉 科目 手工录入或参照录入 辅助核算 仅当该科目设置了辅助核算时才需录入 手工录入或参照录入 币种 默认为人民币RMB 原币 录入借方或贷方金额后自动生成 不用录入 借方 贷方 录入金额 按 空格 键可以在借贷方之间切换 按 等于号 可以自动找平 为了便于企业进行多角度财务管理 已经设置部分科目进行辅助核算 包括客商辅助核算 部门辅助核算 人员辅助核算 收支项目辅助核算 工程项目辅助核算等 如涉及现金 银行存款类的科目 在选择该类科目后 系统自动弹出 收支项目 辅助核算窗口 必须选择末级收支项目 现金流量项目 设置辅助核算的科目就必须选择具体的辅助核算 否则无法保存凭证 辅助核算专题说明 举例如下 选择1001库存现金后 回车 系统弹出 1001库存现金 辅助核算 窗口 点 现金流量项目 的放大镜 选择具体的末级收支项目 点 确定 凭证录入操作指南 双击打开 制单 程序 点 F5 增加 光标首先停在 制单日期 处 按 回车 键 跳到 凭证类别 处 按 箭头选择凭证类别 选中后按 回车 键 跳到 凭证号 然后按 回车 键切换到 附单据数 凭证头录入完毕后 按 回车 键切换到凭证体 光标跳到 摘要 处 直接录入或按 F2 键弹出常用摘要参照界面 用 箭头进行选择 录入或选中后按 回车 键 再按 回车 键光标跳到 科目 处 直接输入科目编码或按 F2 键弹出会计科目界面 然后用 箭头和 箭头选择科目 选择科目后按 回车 键弹出 辅助核算 界面 按 F2 键弹出辅助核算具体内容的界面 如果辅助核算是树形结构 选择方法跟选择会计科目相同 如果辅助核算是表形结构 分左右两栏 首先按 箭头进行选择 有下级的再用 箭头选择 然后按 回车 键光标从左栏跳到右栏 按 箭头进行选择 选中后按 回车 键离开辅助核算录入界面 凭证录入操作指南 按 回车 键三次或四次跳到借方或贷方 录入金额 当光标停留在贷方金额栏时按 回车 跳到下一条分录 系统自动带入上一条分录的摘要 所有分录录入完毕后 按 F6 保存凭证 另 在录入凭证时 键可以在最后一行对所有金额进行平衡计算 举例如付主楼工程改造用的灯具款金额为7200元整 但付款金额中有宾馆消费的龙虾款1880元 实际付款为5320元 7200 1880 分录为借 在建工程 更新改造工程 主楼改造7200贷 其他应付款 龙虾1880贷 银行存款 购建固定资产 无形资产所支付的现金5320 因为实际应该支付的工程款为7200元 其中涉及宾馆消费的1880元要从现金帐进行调整 借 现金 支付有其他与经营活动有关的现金 1880贷 现金 购建固 无 和其他资产支付的现金1880 凭证操作提示 当录入科目和辅助项后 可以点 分录 联查余额 查询出本科目和本辅助项的期初余额 本期借方 本期贷方 累计借方 累计贷方 期末余额 点 转换 可以科目代码和科目名称间切换显示 如果凭证被审核人标错 修改错误的分录后点 凭证处理 纠错 后再保存 此时红色的错误凭证将会变为蓝色的正常凭证 凭证操作提示 如果当前录入的凭证经常使用 可以在保存后点 常用 设为常用 将之保存为常用凭证 以后只需点 常用凭证 调用常用 选择就可生成一张一样的凭证 修改金额后就可保存 可以将当前显示或录入的凭证复制为新凭证 点 凭证处理 复制凭证 即可 注意点击后的凭证号是当月的最后一张凭证号也就是新的凭证号 此时修改完后就可保存 可以在 凭证处理 中作废或删除已经保存但尚未签字 审核 记账的凭证 作废凭证与删除凭证的区别 作废凭证后 该凭证仍然存在 在查询凭证时仍能看到 只是不再参与汇总记账 在任何查询总账数据的功能中不可见 该凭证的凭证号仍然被占用 删除凭证后 该凭证已不存在 不能在查询凭证中看到 也不可能参与汇总记账 该凭证的凭证号被空出 其他模块生成的凭证不能直接作废或删除 作废的凭证还可以取消作废 如果分录中的科目是核销科目 可以点 分录 即时核销 进行核销 还可以查询到核销的信息 在凭证列表界面点 空号查询 可以查询凭证空号 也可以用Ctrl或Shift键加鼠标选择多张凭证连续打印 按Ctrl键可跳选 按Shift键可以连续多选 还可以直接修改 作废 删除本人所填制的凭证 凭证暂存 在制单过程中如因某种原因 一张凭证无法录完 又想用系统保存时 可以用 凭证暂存 功能 点 凭证处理 暂存 可以将没有录入完的凭证暂时保存 下次再进入时可以进行修改 修改完毕保存后再点 凭证处理 纠错 将之保存为正常的凭证 凭证暂存后 在系统中会有提示 要求在同一个会计月内 将此凭证录入完毕 5 2 2 2 审核双击 财务会计 总账 凭证管理 审核 打开程序 点 查询 录入查询条件 点 确定 出现凭证列表 凭证审核 双击某张凭证后出现凭证分录界面 如确认无误点 审核 如果认为该张凭证有错 可点 凭证标错 或 分录标错 录入错误原因后点 确定 再点 保存标错 这张凭证就被标示为错误凭证 标错的凭证或分录显示为红色 提醒制单人修改 在上图中还可以点 菜单前后翻页审核凭证 如果凭证审核后发现审核有错 在记账之前还可以取消审核 操作方法和审核一样 当在凭证列表中点中 已审核 的凭证时 菜单中的 审核 自动改变为 取消审核 点 取消审核 即可取消对该张凭证的审核 批量审核 在凭证列表中可以用Ctrl或Shift键加鼠标选择多张凭证成批审核或成批取消审核 按Ctrl键可跳选 按Shift键可以连续多选 注意 制单人与审核人不能为同一人 必须换人审核 取消审核也必须由本人取消 即谁审核谁取消 5 2 2 3 记账双击 财务会计 总账 凭证管理 记账 点 查询 录入查询条件 点 确定 出现凭证列表 双击其中一张凭证既可查看明细分录 点 记账 即可 也可以用Ctrl或Shift键加鼠标选择多张凭证成批记账或成批取消记账 按Ctrl键可跳选 按Shift键可以连续多选 记账和审核的操作方法基本类似 5 2 2 4 查询双击 财务会计 总账 凭证管理 查询 点 查询 录入查询条件 点 确定 将符合条件的凭证显示为查询结果凭证列表 在列表中双击可打开凭证查看 查询条件的设置技巧 制单系统 默认为 全部系统 也可以仅选择 总账 转账 固定资产 中的一种以缩小查询范围 总账 是指在 制单 处直接填制的凭证 转账 是指由自定义转账生成的凭证 固定资产 是指由固定资产模块转会计平台生成的凭证 凭证状态 默认为 全部凭证 分为 已记账 待记账 未记账 已审核 待审核 未审核 已签字 待签字 未签字 九种状态 可选择一种 凭证类别 默认为 全部凭证 可选择一种凭证类别 凭证号 默认为全部 可输入起止号 查询条件的设置技巧 制单 出纳 审核 记账 选择某人制单或签字 审核 记账的凭证 会计期间或日期 选择凭证所在的会计期间或指定起止日期 附单据数 附单据数的张数 输入起止张数 正常凭证 错误凭证 作废凭证 默认为全部凭证 可勾选 自定义条件 可以按摘要 科目编码 币种 数量 原币金额 辅币金额 本币金额 结算方式 结算号 票据日期 辅助核算过滤 先在左边打勾选中 然后点 下一步 选择某种自定义条件后 出现不同的页签 下面有提示 按提示输入不同的条件后点 确定 即可查询出所需的凭证 如果点中 将查询结果添加在已有结果后面 则本次查询出的凭证将放在上次查询出的凭证后面 否则只有本次查询的凭证 这个条件可以在一次不能查询出全部符合条件的凭证时多次用不同的条件查询 将结果组合在一起 查询出的结果可以多选后连续打印凭证或打印凭证列表 在制单 签字 审核 记账 冲销时的查询条件与此一致 凭证打印 凭证打印可在多处菜单中进行 在制单 签字 审核 记账 查询等处均可打印凭证 一般有两种打印方法 一种是制单保存后立刻打印 这种方法的优点是当场打印出来的凭证可以直接粘贴在原始单据上 但一旦整理断号后就与电脑中的凭证号对应不上 必须重新打印重新粘贴 另一种是月末集中打印 这种方法的优点是一旦出现凭证断号经过整理后凭证还是连号的 比较美观 但打印出来后要找到对应的原始单据再粘贴 凭证统一用用友套打凭证纸打印 由总部统一设置好打印模板 本币凭证 凭证纸的设置 单击 控制面板 中的 打印机 单击文件菜单的 服务器属性 创建新格式打勾 格式描述输入纸张名称 宽度 24 20cm 高度 11 50cm 点击 保存格式 各个节点中打印的方式完全一致 下面以在凭证查询中的打印为例 财务会计 总账 凭证管理 查询 在凭证列表或显示状态下点打印 首先查询出本月的凭证 在查询结果列表中单击某张凭证拖动鼠标选中所需打印的凭证 再点击菜单中的 打印 打印凭证 系统将所有选中的凭证按凭证号连续打印出来 点 打印 打印凭证 后出现如下窗口 出现是否汇总科目的窗口 一般选 不汇总 点 确定 如果打印月底结转凭证 可选择按照那一级汇总打印 直接点 确定 系统根据分配好的默认打印模板直接打印 如果有多个打印模板 则会弹出打印模板选择框供选择 注意 打印时不支持选择打印机 只能打印到默认的打印机上 要将某台打印机设为默认的打印机 在 开始 设置 打印机 中选中该打印机 点右键 设为默认打印机 即可 冲销凭证 双击 财务会计 总账 凭证管理 冲销 点 查询 录入查询条件 点 确定 出现要冲销的凭证列表 双击打开后点 冲销 则生成一张与该凭证的凭证类型 附单据数 摘要 科目 辅助核算 方向一致 仅金额为负数的凭证 以冲销该张凭证 此时也可以修改后再保存 注意 冲销凭证只能冲销已经记账的凭证 对于没有记账的凭证可以在取消审核后直接修改而无需进行冲销 月末结转 自定义转账 要进行结转 必须先进行自定义转账定义 双击 财务会计 总账 期末处理 月末结转 自定义转账分类定义 自定义转账定义 选中结转分类 点 增加 在 凭证定义 页签中录入 编号 转账说明 凭证类别 附单据数 转帐时间 再点 分录定义 页签 点 增行 录入摘要 科目 辅助项 方向 币种 金额公式 所有分录录入完毕后点 保存 即可 如需要修改已经定义好的转帐定义 操作如下 先选中 凭证定义 中需要进行修改的条目 点击 修改 按钮 再点击 分录定义 点击 增行 在表格中直接填写信息 自定义转账 收入定义 首先点 增行 录入 摘要 为 结转收入 科目 选择为 销售费用 辅助项 为空 方向 选择为 借 币种 选择为 所有币种 在 金额公式 框内参照录入 QM 依次类推 再点 增行 选择 管理费用 录入完借方分录后 再点 增行 录入 摘要 为 结转本年利润 科目 选择为 4001本年利润 辅助项 为空 方向 选择为 贷 币种 选择为 所有币种 在 金额公式 参照录入平衡公式 CE 金额公式 参照选择时 双击 期末余额 FS 函数 然后在弹出的对话框中只选择本条分录科目的发生方向即可 返回后公式为QM 点确定返回 再点 保存 即可 选择 结转分类 勾选 要结转的编号 选择 会计期间 勾选 包含未记帐凭证 点 生成凭证 自定义转账执行 月末进行结转时 双击 财务会计 总账 期末处理 月末结转 自定义转账执行 系统将弹出询问窗口 点 是 系统自动取数生成凭证 再点 修改 系统根据每个科目判断是否有辅助核算 如果有辅助核算自动按照辅助核算展开 核对自定义生成的分录 核对无误点 保存 核对有误点 返回 注意核对 制单日期 凭证类别 注意 自定义转账执行 一个会计期间只应该执行一次 请慎重使用 月末结账 结账 双击 财务会计 总账 期末处理 结账 选中需要结帐的月份 点 下一步 再点 下一步 再点 下一步 再点 下一步 如果系统提示 工作检查未通过 不能结帐 点 上一步 在 月度工作报告 中查找原因如果系统提示 工作检查通过 可以结帐 点 结帐 即可完成 注意 重建余额表功能用于重建年初余额 平常切勿使用 账簿查询 余额表 双击 财务会计 总账 账簿查询 科目余额表 账簿查询 余额表 点 查询 选择期间范围 科目 是否包含未记账凭证按确定 注意 1 如果不选科目则默认为所有科目 科目可按级次来选择 如1级至4级科目 如在 所有末级 前打勾 表示查询所有的末级科目 2 在 未记账凭证 前打勾时查询出来的余额表包含已制单但尚未记账的凭证 如果不打勾只能查询出已经记账的凭证 选中有辅助核算的科目 如 1122应收帐款 选中有辅助核算的科目 如 1122应收帐款 点 辅助 将联查出所选科目的 辅助余额表 点 明细 将联查出所选科目的 明细帐查询 点 总帐 将联查出所选科目的 总帐查询 再点 明细 将联查出所选科目的 辅助明细表 再点 返回 将返回前一次查询 总账查询 在上图中点中某个科目后 点 总账 菜单可以联查出该科目的总账 点 明细 菜单可以联查出该科目的明细账 也可以双击 财务会计 总账 账簿查询 三栏式总账 点 查询 菜单 选择期间范围 科目 是否包含未记账凭证 按确定 查询结果如图所示 按菜单中的 可前后翻动科目 左边的 可翻到下一个科目 右边的 可翻到最后一个科目 明细账查询 双击 财务会计 总账 账簿查询 三栏式明细账 点 查询 菜单 选择期间范围 科目 是否包含未记账凭证 按 确定 查询结果如图所示 按菜单中的 可前后翻动科目 左边的 可翻到下一个科目 右边的 可翻到最后一个科目 辅助余额表查询 双击 财务会计 总账 账簿查询 辅助余额表 点 查询 菜单 选择查询对象 点 确定 请注意查询对象在表头和表体的查询结果显示的区别 例如 查询条件如下图所示 如果会计科目在 表头 位置 客商辅助核算在 表体 位置 查询结果如下 如果客商辅助核算在 表头 位置 会计科目在 表体 位置 查询结果如下 如果客商辅助核算 会计科目都在 表体 位置 查询结果如下 日报表查询 双击 财务会计 总账 账簿查询 日报表 点 查询 菜单 选择查询对象 是否包含未记账凭证等 点 确定 请注意 无发生额无余额显示 的选项 如果选中 则没有发生额也没有余额的科目也显示 第五部分绩效考核标准 第六部分会计组服务标准与服务规范 一 支票管理规范 一 支票使用审核流程1 付款要求人按要求填写 付款申请单 如支票内容应包括 收款单位 大小写金额 付款方式及付款原因等 2 付款申请单 经部门经理核实加签后 报分管总经理 财务部经理 总经理审批后 联同有关凭据到付款出纳处开具支票 对不符合财务审核要求和 不获批准的 支票申请书 在注明理由后退回原提出付款要求部门 3 开出的支票必须写明收款人 收款单位的名称 金额 日期和用途 4 不得使用空白支票 或将空白支票带离酒店 二 支票使用要求1 支票必须使用墨水或碳素墨水填写金额 用途和收款人 不得涂改 2 因故取消或作废的支票支票必须注明原因 并在支票明显位置上用大号字标上 作废 字样 作废支票除按上述规定标注外 应每月按号整理后装订在当月最后一本凭证里 3 支票在使用前应按银行原钉装保存 不得拆本使用 支票页在使用前必须与存根联保持原状 不得撕离 4 支票必须按从银行领出的先后次序顺号使用 不得跳页 跨页使用 5 支票本存根上的各项数据应与开出的支票一致 各栏数据必须如实填写 不得留空 三 支票使用特殊情况的处理如遇因业务确有所需不能确定实际金额的情况 允许在填写收款人及用途后开出限额支票 按本规定开出的支票 领出支票人必须在一个工作日内办理财务相关手续 四 酒店对支票的使用除须符合本管理办法的各项规定外 还应遵守开户银行对支票使用的各项要求和有关守则 填写支票的注意事项 出纳在收到客人使用的支票时 应用大写在支票填上使用的年 月 日 如果当日不解缴银行的可填为次日的日期 填上会议中心开户行的名称 其他项目均按规定填入 避免遗失被盗用 填写支票一律用黑色钢笔墨水填写 不得用其他颜色水笔或圆珠笔 小写金额前一位必须写上币号 以防涂改 填写支票的注意事项 汉字大写金额数字 一律用正楷字或行书字书写 不得任意自造简化字 大写金额数字到元或角为止 在 元 或 角 字之后应写 整 或 正 字 大写金额数字有分的 分字后面不写 整 字 大小写金额不得涂改 印鉴不可重复 一经涂改 该支票即刻作废 如因收银员填错支票的 一律由收银员负责催换支票 直至收到款为止 收取支票时 应检查是否有开户行帐号和名称 印鉴完整清晰 一般印鉴是一个公章二个私章以上 如有欠缺 应先问交票人是否印鉴相符 并留下联系人姓名和联系电话 本宾馆不接受私人支票 如由宾馆经理以上人员担保接受的支票 该支票出现问题时 由担保人承担一切责任 二 会计核算工作规范 1 酒店采用的是借贷复式记账法记帐和核算 2 会计核算年度为公历每年1月1日起至12月31日止 3 记账用的货币单位为人民币 凭证 账簿 报表均用中文记录 4 所有收入与费用的计算须相互配合 并在同一时期登记入账 不应脱节 提前或推后 5 根据权责发生制的原则记账 即不论款项是否收付 只要是本期已经实现的收益和付出的费用都应作为本期的收益与费用入账 6 一切会计凭证 账簿 报表等各种会计记录都必须根据实际发生的经济业务进行登记 做到手续齐备 内容完整及准确及时 7 保持会计处理方法前后各期的一致性 不得随意改变 如特殊情况需改变的 须经领导批准 8 建立内部稽核制度 9 会计核算的具体要求 1 会计核算的原始凭证 记帐凭证要规范 2 会计账簿的记录要完整 清晰 账账相符 3 票据 单据的印刷要规范 管理要严格 4 会计核算内容须全面 数据要真实可靠 5 会计报表及统计报表的数据出处一致 且及时准确 6 各类税金及费用的计提须正确 手续齐备 且上缴及时 三 会计档案管理规范 一 目的为了加强会计档案的科学管理 确保会计档案的妥善保管 有序存放与方便查阅且严防毁损 散失和泄密 并能更好地为酒店经营管理服务 特根据财政部 国家档案局颁发的 会计档案管理办法 结合酒店的实际情况制定本管理规范 二 会计档案构成1 会计档案的定义会计档案是指会计凭证 会计账簿 财务报告和其他会计工作资料 它是记录和反映经济业务的重要史料和依据 2 会计档案的内容 1 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计凭证 2 会计账簿类 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿 3 财务报告类 月度 季度 年度财务报告 包括会计报表 附表 附注及文字说明及其他财务报告 4 其他类 银行存款余额调节表 银行对账单 其他应当保存的会计核算专业资料 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 3 会计档案的管理要求 1 建档及时 存放有序 查找方便 保管妥善 2 落实安全 保密规定 不随意堆放会计档案 严防毁损 散失和泄密 三 会计档案的立卷和归档1 会计凭证的立卷和归档会计档案应当由会计机构按照归档要求整理立卷且装订成册 并编制会计档案保管清册 1 月末结账后 会计档案管理人员应当将当月的会计凭证连同所附的原始凭证进行顺序整理且分册装订 并将每册科目汇总表放在本册第1号记账凭证 之前 加具封面 并填写凭证所属时间 本月总册数及本册序号 本册凭证连续编号起止号码 会计主管 会计 打印人 装订人等 2 当月凭证装订整理完毕 应将其放入会计档案专用文件柜进行保存 同时在会计档案保管清册中登记 2 会计账簿的立卷和归档 1 会计帐簿包括 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿等 2 年度终了结账后 会计档案管理人员应将本年度有关账簿编号归档并登记造册 3 会计报表的立卷和归档 1 会计报表包括 主要财务指标快报 月度季度财务报告和年度财务决算报告等 2 会计报表装订 年末 个喜爱能够会计专用报表应该统一装订 加具封面 封面要注明单位名称 报表所属时间 单位负责人及财务负责人签字 向外报送的报表应注明报送日期 3 会计报表登记建档 1 会计报表应放入会计报表专用档案中 并在会计档案清册中登记 2 酒店年度决算报表要与月报 季报分别建档 3 年度决算报表应同酒店的财务状况说明书 报表编制说明 审计事务所出具的年度审计报告或上级单位的决算批复一起归档 每年一卷 4 其他会计档案的立卷和归档 1 其他会计档案包括 会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 银行余额调节表 银行对帐单 等 2 归档要求 会计档案清册是分别记录会计凭证 会计帐簿 会计报表立卷 归档情况的详细资料 清册应定期登记与核对 以免会计档案资料丢失 银行余额调节表及银行对帐单应分别按月归档 四 会计档案查阅1 会计档案调阅 1 酒店内部可根据业务开展的需要查阅会计档案 会计档案的查阅须填写会计档案查阅审批单 经本部门经理同意签字后 报财务部经理室批准 并由会计档案保管人员进行登记查阅会计档案 查阅后的会计档案要及时归档 2 外单位查阅会计凭证需凭查阅单位介绍信 在明确查阅范围且总经理批准后 凭有效证件进行登记方可办理查阅手续 3 查阅会计档案必须由保管人员陪同 查阅后的会计档案需保持原样 不得拆抽涂改 如需复印的 须经财务部经理同意 2 会计档案借出会计档案原则上部允许借出 如特殊需要 须提出书面申请经酒店总经理批准方可借出 并要按时归还 五 会计档案保管1 会计档案暂时保管 1 会计档案应由财务部指定专门人员进行日常保管 2 当年的会计档案在会计年度终了后可暂由本酒店财务部保管一年 3 会计档案的保管期限应从会计年度终了后的第一天算起 期满后应由财务部门编造清册 并移交本单位的档案管理部门 移交清册应将移交内容填列完整 并由移交人 接受人及监交人签字确认 4 财务部必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案部门 不得自行封包保存 2 会计档案移交 1 档案部门接受保管的会计档案应保持原卷册的封装 如个别需要拆封重新整理的 应会同原财务部门经办人共同进行 2 档案部门对于违反会计档案管理规定的有权进行检查纠正 对于情节眼中的应当报告本酒店领导或财政 审计机关进行处理 3 撤销 合并和建设单位完工后的会计档案 应随同单位的全部会计档案一并移交给指定单位 并按规定办理交接手续 六 会计档案销毁1 销毁程序保管期满的会计档案可以进行销毁 销毁流程如下 1 由档案机构会同会计机构提出销毁意见 2 酒店总经理须在会计档案销毁清册上签署意见 3 销毁会计档案时 应当由档案机构和会计机构共同派员监销 4 监销人在销毁会计档案前 应当按照 会计档案销毁清册 所列内容清点核对所要销毁的会计档案 销毁后 应当在会计档案销毁清册上签名盖章 并将监销情况报告总经理 5 保管期满但未结清的债权 债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁 应将其单独抽出立卷 保管到未了事项完结为止 单独抽出立卷的会计档案 应当在 会计档案销毁清册 和 会计档案保管清册 中列明 2 销毁文件处理 1 对于会计档案的销毁应编制 会计档案销毁清册 对会计档案的销毁情况进行记录 2 会计档案销毁清册 的内容包括销毁的会计档案的名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间等 第八部分部门节能工作 办公区域节能操作 第一节第一条根据天气情况控制灯的开关数量 尽量利用自然光采光 第二条办公室内尽量不开空调 如开启 夏天空调温度不得低于28 冬天空调温度不得高于18 下班前30分钟一律关闭空调 开空调时不得开门开窗 第三条离开办公室关闭灯 空调等电器 办公区域 第四条办公室人员使用玻璃杯 磁杯 一次性纸杯主要供访客使用 尽量避免购买使用一次性物品 如纸杯 纸巾等物品 回型针和大头针重复使用 不得乱扔 办公签字方可使用签字笔 签字笔油墨用完更换笔芯继续使用 其余书写禁止领用签字笔和园珠笔 提倡使用钢笔 第五条节假日在不影响对客服务质量的前提下 合理安排加班人数 减少加班费用支出 办公区域 第六条加强外线电话的控制 非工作需要不得使用外线电话 内部通话用内部电话或小灵通拨四位号码 管理岗位手机 小灵通实行定额话费 超出自理 员工小灵通为工作所需 用作内部通话 产生外线话费个人自理 由行政部每月核算 第七条加强电脑 传真机 打印机等设备的使用计划性 集中使用时间段 需使用时开 随开随用 不用即关 墨盒 硒鼓可以灌注再使用 实在不能使用可用品牌耗材替代 办公区域 第八条工作指令 会议安排等用内部电话或内部网小灵通进行通知 上报下传材料以电子文档为主 会议通知单用内网发送到各岗点 逐步取消书面材料 充分利用内部的局域网 能够用电脑网络传递的文件尽量在网络传递 比如电子邮件 内部网络等 这样可以节约纸张 同时也可提高工作效率 保密文件除外 第九条有效控制内部使用会议室 部门的会议 培训等尽量在部门办公室进行 尽量缩短会议时间和次数 能合并的会就合并 办公区域 第十条倡导爱护工作服 在不影响对客形象 标准 卫生的前提下减少工作服的洗涤次数 节约工作服洗涤成本 减少洗涤产生的排污 第十一条除重要文件 报告外 一律用单面已打印过的纸打印 节约用纸 在打印材料时 缩小页边距和行间距 缩小字号 非正式文件 可适当缩小页边距和行间距 缩小字号 可 上顶天 下连地 两边够齐 对于字号 以看清为宜 能用五号的不用小四号 能用四号的不用小三号 尽可能正 反两面使用 尽量用薄些的打印纸 打印时 能不加粗 不用黑体的就尽量不用 节省油墨或铅粉 第十二条外出办事时 距离近则步行或骑车 距离远则尽量与其他部门搭车前往 财务部用车提前一天预约 每周提倡少用一天车 第九部分部门应急预案 防震应急预案 会议中心安全工作领导小组是防震工作的领导机构 财务部负责具体实施本应急预案 财务部平时要加强对员工防震常识的普及 熟知会议中心防震应急预案 财务部经理在接到领导小组的地震指令后 迅速告知财会人员紧急保管好重要财务账本 现金等财务后撤离至篮球场等待 防汛应急预案 财务部值班人员如发现有积水 受淹等情况 应立即通知工程部 防台风应急预案 关闭部门管辖区内的门窗 室外的设备设施尽量移到室内 提醒员工注意防范台风 台风过后要及时做好院内环境清理 谢谢