资源描述
公文写作与处理,一、公文种类二、公文格式三、行文规则四、公文制发五、公文办理六、公文管理,主要内容,第一部分 公文种类,2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号） 公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,第一部分 公文种类,第一部分 公文种类,第一部分 公文种类,决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 公报：适用于公布重要决定或者重大事项。,第一部分 公文种类,公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。,第一部分 公文种类,报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级机关请示事项。 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。,第一部分 公文种类,函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。,第一部分 公文种类,主要表现在报告和请示的错用 报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。 1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。 2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。,第一部分 公文种类,公文的结构，总的来看包括以下两个部分：,公文的外部形式： 格式，即国家标准规定的固定格式。公文的内部组织： 内容，即公文的主体部分。,第二部分 公文格式,第二部分 公文格式,第二部分 公文格式,第二部分 公文格式,第二部分 公文格式,第二部分 公文格式,版头,主体,版记,版头,主体,版记,第二部分 公文格式,第二部分 公文格式,第二部分 公文格式,第二部分 公文格式,第二部分 公文格式,第二部分 公文格式,文件纸,红头纸,便签纸,一、公文格式要素划分,1、 版头：公文首页红色分隔线以上的部分。 包括： 份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、 版头中的分隔线,一、公文格式要素划分,2、主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页 首条分隔线（不含）以上的部分。 包括： 标题、主送机关、正文、 附件说明、发文机关署名、 成文日期、印章、附注、附件,一、公文格式要素划分,3、版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。 包括：版记中的分隔线、 抄送机关、 印发机关和印发日期、页码,1.发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。,（一）版头部分,1.发文机关标志大版头 机关全称或规范性简称文件中版头（废止） 机关（文种）小版头 机关全称或规范性简称首页必须显示正文。,（一）版头部分,2.份号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字。如“000015” 。 3.密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。 绝密30年，机密 20年，秘密 10年。,（一）版头部分,4.紧急程度 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。 5.发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方居中或左下方（上行文时居左空一字编排）。文字采用3号仿宋_GB2312，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“”括起。,（一）版头部分,6.签发人 上报公文应在发文字号右侧标注签发人（居右空一字编排），“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后面标注姓名，文字采用3号楷体字。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。,（一）版头部分,份号：顶格标注在版心左上角第一行。密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。紧急程度：用3号黑体，标注于公文首页左上角，密级下方。发文字号：用3号仿宋_GB2312。 签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋 。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。,No 000001 秘密10年特急,x委2012x号,签发人：xxx,（一）版头部分,签发人： 张三 李四 王五 赵六,签发人： 张三 李四 王五,公文的主体，是公文最主要的部分。 包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。,（二）主体部分,7.标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。 标题字体为2号方正小标宋，排列分行合理、美观、醒目。 多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。 多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。,（二）主体部分,梯形标题,中共 委员会,关于 请示, ： ,委2012x号,签发人：xxx,（空二行）,（空一行）,委2012x号,签发人：xxx,委2012x号,（空二行）,（空一行）,8.主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。 主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。 有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。,（二）主体部分,9.正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号仿宋_GB2312。,（二）主体部分,正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”。 层次序数：第一层 “一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）； 第二层 “（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ； 第三层 “ 1.” （仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 “（1）” （仿宋）（必须有标点）。,（二）主体部分,10.附件说明 附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。 “附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”。 有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。,（二）主体部分,11.发文机关署名 应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。,（二）主体部分,12.成文日期 一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期； 联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。 领导同志签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定。 成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。,（二）主体部分,X X X X X X X X X 2012年X月X日,13.印章 除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。,（二）主体部分,加盖印章： 成文日期一般右空四字编排。 单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,（二）主体部分,加盖印章： 联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。 最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。 印章之间排列整齐，互不相交或相切。 首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,（二）主体部分,14.附注一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。字体字号用3号仿宋_GB2312，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。,（二）主体部分,（二）主体部分,附注,15.附件附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。附件应排在版记之前。附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。,（二）主体部分,抄送：， 。,办公室 2012年X月X日印发,附件1XX市文件清退制度,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,（第一行）（第二行）,包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。,（三）版记部分,（三）版记部分,16.抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。抄送机关名称标注于印制版记上方，字体字号用4号仿宋_GB2312。,（三）版记部分,17.印发机关和印发日期由公文印发机关名称、印发日期组成。一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋_GB2312。,（三）版记部分,18.页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。 单页码居右空一字，双页码居左空一字。（在外侧）,（三）版记部分,附件：1 2,2012年X月X日,（联系人： 联系电话： ）,抄送：， 。,办公室 2012年X月X日印发,。 。,范 例 分 析,范 例 分 析,范 例 分 析,范 例 分 析,范 例 分 析,范 例 分 析,范 例 分 析,范 例 分 析,第三部分 行文规则,行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。 一般可分为相互隶属关系，平行关系， 不相隶属关系。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。,一、行文总规则,1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。,二、向上级部门行文的规则,1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。 2.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 3.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 4.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。,第四部分 公文制发,公文拟制包括公文起草、公文审核、公文签发、核对、印制等程序。,公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。,第五部分 公文办理,一、收文办理,收文可分为阅知性公文(以下简称阅件)和批办性公文(以下简称办件)两大类。收文办理主要程序包括签收登记、初审、承办、传阅、催办、答复。,1.签收,一、收文办理,2.登记公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。 登记不是一次完成。边办边登。多环节登记。,3.初审是否应当由本单位办理。 是否符合行文规则。 常见问题有：请示中一文多事，报告中夹带请示事项。,一、收文办理,文种、格式是否符合要求 常见问题有：该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注不规范；上行文未标注“签发人”；主附件分离，附件不全；缺页、错页、中间有空白页等等。,一、收文办理,涉及其他部门或企业的事项是否已经协商、会签。 常见问题有：未经协商就报文；已协商未达成一致意见且没有说明情况就报文；多个单位行文未会签完毕就报文等。,一、收文办理,初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由，可以在退文时附退文单注明退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位。初审合格的公文，进入承办程序。,一、收文办理,4.拟办 拟办是文秘人员（办公室负责人）在对办件认真分析研究后，提出书面办理意见报单位负责人审核决策。,一、收文办理,写拟办意见要注重以下几个方面： 掌握文件内容，搞清请示事项。 把握政策规定，领会有关意图。 查找档案资料，对照先例比较。 尊重部门意见，注意协商协调。 立论有根有据，建议完整准确。 用语规范简洁，答复简明得体。,5.传阅（运转、送批、送阅） 一要随时掌握公文传阅去向和进度。 二要控制公文传阅周期（时间）。 三要严格公文传阅范围。 四要减轻机关负责人阅文负担（先摘编）。 五要确保传阅安全保密。 六要适时将已传阅完毕的文件收回归档。,一、收文办理,传阅工作中的注意事项： 一要随时掌握公文传阅去向和进度。 二要控制公文传阅周期（时间）。 三要严格公文传阅范围。 四要减轻机关负责人阅文负担（先摘编）。 五要确保传阅安全保密。 六要适时将已传阅完毕的文件收回归档。,6.催办 区分情况适时催办，跟踪催办，重点催办，定期催办。7.答复 办件办理完毕后，应将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。,一、收文办理,条例规定：“需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档”。,二、公文整理归档,收集范围 材料归档范围是：(1)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。(4)其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。,二、公文整理归档,企业档案整理,系统整理 整理方法：(1)装订。(2)分类。(3)排列。(4)编号。(5)编目。(6)装盒。 移交归档 在移交之前，拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收。完成了移交工作，公文就正式转化为档案。,二、公文整理归档,公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。公文管理贯穿于公文处理工作全过程，是公文处理工作的重要保障。,第六部分 公文管理,1.统一管理 统一管理要求公文由文秘部门或者专人管理。主要表现在收文发文归口管理、统一公文处理制度规范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面。,一、公文管理基本要求,2.安全保密 条例规定，设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。 3.有效利用 4.完善制度,1.绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理； 2.未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，不得复制和摘抄； 3.收发、传递和外出携带，应当指定人员负责，并采取必要的安全措施； 4.对接触、知悉人员要作出文字记载，禁止携带参加涉外活动或出境。,二、公文密级管理,复制汇编公文视同原件管理，复制件、汇编本要有相关戳记和密级标志。汇编后形成的涉密汇编本，按其中最高密级和最长保密期限在封面做出标志并管理。,三、翻印复制汇编管理,1.清退 清退是指文秘部门按照有关规定和要求，定期和不定期地对办理完毕的公文特别是涉密公文，进行清点、核对、收缴，退归原发文机关或由其指定的单位。 有重大错情的公文一经发现即由主管部门立即全部收回，下级单位不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。,四、公文清退销毁管理,2.销毁 条例规定：“不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文”。,四、公文清退销毁管理,销毁范围：凡无留存价值的公文材料均属销毁范围。 销毁要求：销毁公文时，应履行清点、登记手续，经本机关、单位主管负责人批准后，送交专门的涉密载体销毁机构销毁。销毁公文时应由2人或多人监销，直至公文被完全毁灭。 机关、单位自行销毁的，应严格执行国家有关保密规定和标准，确保涉密信息无法还原。禁止将待销公文当作废品出售。,四、公文清退销毁管理,谢谢大家！,
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