酒店 公文处理办法

公文处理办法为了维护物业管理中心公文的准确性和规范性，确保公文质量，提高工作效率，特制定本办法。一、公文种类1、 请示、报告（上行文）：向上级请求指示、批准，用请示；向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的询问，用报告。2、条例：对某一方面管理工作作出比较全面系统的规定用条例。3、规定：对某一方面管理工作作出部分的规定用规定。4、办法：对某一项管理工作作出比较具体的规定用办法。5、通知：批转、转发有关的公文，传达要求各职能部门要周知或者共同执行的事项，进行任免和聘用时?quot;通知。6、通报：传达重要情况、表彰先进、批评错误用通报。7、函：平级单位之间互相洽商工作，询问和答复问题等用函。8、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神或要求与会各部门共同遵守、执行的用会议纪要。9、工作计划：对未来一定时期内的全面或某项工作任务、指标的完成情况进行预测、安排或制定的实现措施。10、工作总结：对某一阶段工作任务、工作计划的完成情况进行较为全面系统的检查、回顾、反思、分析、研究并作出总体评价。二、公文格式 1、 内部请示、报告行文使用统一制作的备忘录（附件1）格式， 并按其具体要求（附件2），写明收文人和发文人的有关情况、日期、事由和文件编号等事项。向赛特物业管理公司行文，使用赛特集团统一制作的赛特集团内部请示报告行文用纸。2、 各职能部室向上级单位请示或报告的公文，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个上级单位，可以用抄报，需要同级单位了解的，可以用抄送，要下属单位了解情况的，可以用发。3、 公文编号：各职能部室所使用公文的编号，由总经理办公室统一制定，各部门中、英文名称、简称或缩写参见各部门名称。 编号方案如下：（1）内部公文：A 请示、报告等公文： B 决定、条例、规定、办法、通知、通报等公文：（2）对外公文：以物业管理中心的名义或各职能部室的名义向外单位发文，由总经理办公室统一编号。例：物业赛字（98）第1号（3）两个或两个以上职能部室联合发文，只标明主办单位的公文编号。4、文字排版规范：（1）行文中文字体一般采用字体：宋体；字号：四号字；行距：1.5倍，字型：常规；字符间距：标准。（2）行文纸张大小：A4纸；纸张方向：纵向；上、下页边距：72磅；左右页边距：90磅。5、机要公文要根据内容分别注明绝密、机密、秘密等级。6、紧急公文要根据紧急情况，分别注明特急、急件等。7、公文如有附件，要在正文之后、单位署名的上面注明附件的名称和份数。8、几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。9、例会纪要：列明会议类型，如：经理例会。同时写明开会时间、地点、日期、参加人、记录人等情况。三、行文规则1、 对上级单位或政府机关行文，一律以物倒芾聿康拿灞汀?br 2、 各职能部室向管理中心总经理请示或报告的公文，需送至总经理办公室备案后，由总经理办公室转呈。3、 向各职能部室行文，重大问题以物业管理部的名义，传达布置某些工作，以总经理办公室的名义，具体业务问题以主管部室的名义。 4、 各类行文正文应采用打印件，如有特殊情况须笔书时，须使用钢笔或签字笔，报送时应装订好。5、请示类的行文，应一事一文，不可数事一文。四、公文办理程序1、 凡属下列文件，均由总经理办公室签收、登记、分送，其它部门一律不得拆封：（1）政府文件；（2）物业管理公司的文件；（3）开发或业主发送的文件；（4）机密文件或资料。2、 凡各职能部室呈报管理部总经理的行文，由各职能部室拟稿并核稿后，必须经总经理办公室复核后，再由总经理审批，审批后，由总经理办公室登记并复制一份（或多份），原件由总经理办公室存档，复印件移交经办部门。（各经办部门如需留存原件，总经理办公室需酌情处理）3、 以物业管理中心的名义下发的公文由总经理办公室负责印发，以各职能部室名义下发的公文由经办部门负责印发，联合发文时，由主办部门负责印发。4、 各职能部室如需向上级或平级发布公文，必须先报总经理办公室，经转呈总经理审批后，方可发布。5、 各职能部室如需对外行文，必须先报总经理办公室，经转呈总经理审批后，方可发布。五、公文的收、发1、各职能部室须建立完备的公文收、发文记录。1、 各职能部室发出任何公文，均应请收件人亲笔签收，并标明日期； 各职能部室收到任何公文，均应详细记录。六、签发权限1、以各职能部室的名义发出的公文，由各职能部室负责人签发。2、以工商行大厦赛特物业管理中心的名义发出的公文由总经理签发。附：备忘录格式；备忘录填写说明；各部门名称附：1、备忘录封面格式物业管理中心备忘录致 (To) ：自 (From) ：日期 (Date) ：事由 (Re) ：编号（Ref No.)：附：2、备忘录填写说明物业管理中心- 宋体，小四，加粗。备忘录-宋体，二号，加粗。致 (To) ：填写收文人姓名，注自 (From) ：填写发文人姓名，注-日期 (Date) ：填写发文日期关于 (Re) ：填写事由 |-Times New Roman, 五号，加粗。|-宋体，小三，加粗。 编号（Ref No.)：填写文件编号|_ 宋体，五号，加粗-以下书写正文 _注以总经理 *的形式填写，要填写全名，不以*总的形式填写。-以*部（或*办公室）的形式填写，要填写部门全称，之后由部门经理亲笔签名。例如：致 (To) ：总经理 张一二自 (From) ：计划财务部 以上备忘录封面文字的行间距为1.3倍。附：3、各部门名称根据集团领导指示，物业管理部派出机构名称有关规定如下：一、派出机构的中、英文名称：中文：物业管理部。二、派出机构各部门的中、英文名称：中文： 简称： 英文： 缩写：总经理办公室 物业总办 Executive Office EO总办人事部 物业人事 Human Recourse Department HR计划财务部 物业计财 Financial Department FIN工程部 物业工程 Engineering Department ENG综合服务部 物业综合 General Service Department GS安全保卫部 物业安保 Security Department SEC