规制度建设管理规范

有限公司文件编号版 次A / 1规章制度建设管理规范（试行）级 别一级颁布日期2013 .04.19 制 定 部 门： 行政人事部 执 行 时 间： 2013.04.20文 件 受 控 章会 签 记 录修 订 记 录部 门签 名部 门签 名日 期条款日期条款编 制审 核批 准 管理制度规章制度建设管理规范（试行）第一章 总 则1.制定目的1.1 为了加强规章制度（以下简称制度）建设，建立健全公司管理体系，规范公司制度建设中的工作流程与操作标准，以保证各项制度的科学性、适用性与合法性。 1.2 为了使公司制度从需求到编制、修改、评审、会签、废止、宣导学习、颁布实施、优化升级等相关具体工作程序化、标准化，提高制度的严谨性与严肃性。2.名词释义2.1 制度：本规定所称制度是指由公司发布或由部门发布的各项制度、规定、规范、办法、实施细则及补充规定等（以下简称“制度”）。须纳入质量、环境等管理体系编制并运行的制度从其规定，不在本制度约束之内。2.2 制度建设：是指公司及各部门规章制度的新建、修订、改版升级及废止等管理活动。3.适用范围3.1本规范适用于全公司及各部门制定相关管理类文件。3.2本办法适用于制度建设过程中各项具体工作与相关人员。4.制定原则4.1合规性：规章制度要符合法律法规与公司最基本的管理原则下政策。4.2实用性：制定规章制度要从实际情况出发，经认真调研，使其具有一定的实操性。4.3人文性：坚持“以人为本，规范管理”原则，制度要体现对员工的人文关怀与权益保护。4.4系统性：从公司全局出发制订每一个制度，避免相关联的制度之间相互冲突或口径不统一。4.5公开性：采用相对的民主集中制原则，协调讨论制度中相关重要内容与标准，力求制度公平、公正、公开。第二章 制度建设管理机构与职责5.领导小组5.1 总经理任领导小组组长5.1.1向副组长及小组成员明确制度建设的指导思想、下达工作指令。5.1.2 对制度中关键性条款与标准作最终裁定。5.1.3 对制度的颁布、实施、修订、废止签字批准。5.1.4为制度建设和实施配置必要的资源。5.1.5审批适用于全公司的制度。5.2副总经理任领导小组副组长5.2.1副组长负责公司制度编制工作的组织领导、督促推进和指导审核；5.2.2负责制度建设工作的整体规划，制订具体的工作计划；5.2.3对制度建设工作的推进与完成结果负责；5.2.4组长授权下招集和主持制度建设相关会议，并向组长汇报工作进展情况；5.2.5对制度建设工作中的相关部门和个人根据规定进行奖惩；5.2.6对各部门制度建设工作予以必要的指导，提出相关要求；5.2.7参与各项管理制度的评审、会签、培训、宣导；5.2.8审核适用于全公司的各项制度，审批跨部门制度。5.3 各部门负责人（经理、副理、主管）任领导小组成员5.3.1组织本部门制度的起草、修订工作；5.3.2召集制度建设领导小组成员对本部门制度草案的评审；5.3.3 本部门制度建设过程中和运行实施后的意见收集；5.3.4要在规定的计划时间内完成制度建设的相关工作；5.3.5有参与制度评审和会签的权利和义务，对本部门制度中关键性条款有建议权；5.3.6有权安排本部门人员制度建设中的具体工作，并有监督检查和处罚权。第三章 制度的形式、分类与分级6.公司的制度分为六种形式6.1管理手册：是指具有一定高度、对公司的全面经营管理或某个核心部分具有纲领性意义的管理文件，如员工手册、战略发展规划、组织管理十大原则等；6.2管理制度：是指公司运营管理中涉及部门较多、人群范围较大、主体内容较丰富的系统性制度；6.3管理办法：是指日常运营中某一方面的办事规则、行动准则、解决方法等措施性制度；6.4管理规范/流程：在关注规则、准则和方法、措施的同时，更关注步骤与程序的制度。当文件内容以文字和表格为主的表达方式时文件名用“规范”，当文件内容以流程图为主配以文字说明的表达方式时文件名用“流程”；6.5管理细则：是指为实现某一规定、办法等综合性制度，结合实际情况对其所做的详细、具体的解释和补充性文件；6.6工作标准：又称作业标准，是对制度、规定、办法等制度的具体量化，多用于技术、工艺、品质、生产等方面。7.公司制度分类7.1行政人事 7.2生产制造 7.3品质管理 7.4计划管理 7.5物流仓储7.6采购管理 7.7技术研发 7.8财务管理 7.9市场营销8.公司制度分为三级8.1公司级制度：此为一级制度。指构成公司重大竞争力的主要方面，或实现重要竞争力的主要支撑要素，或影响公司战略发展与目标实现，或公司各个部门及全体员工需要共同遵守的重要制度；8.2跨部门制度：此为二级制度。指公司级重大制度以外，涉及多个部门相互联动的、影响公司业务相互配合发展的制度；8.3部门级制度：此为三级制度。指非重大制度中部门权限范围内专业性管理制度。第四章 制度标识及字体的标准化规定9.制度标识：包括封面、公司名称、制度名称、编号、版本、生效日期、受控印章、章节、条款及页眉等要素的控制性标识，其字体字号和格式标准如下：9.1封面：每个制度都必须有封面，其标准化格式见本制度封面。9.2公司名称：封面中公司名称用宋体，四号，加粗，居中；文本中的公司名称字体、字号等与正文内容相同；9.3制度名称：宋体，三号，加粗，居中；如是试行制度需在名称后标注“（试行）”字样；9.4文件编号、版次、页次、生效日期：宋体，小四号，加粗；9.4.1 编号格式CL/*/*/*-* 修订次数 制度顺序号 制度分类号 组织编码 公司9.4.1制度顺序号从001开始顺序排列。 9.4.2编码原则 系统性：统一分类、编码，并由专人负责，同时进行备案。 准确性：编码应与制度一一对应，如果某一制度停用，此制度编码同时作废，不得再次启用。 稳定性：制度编码系统一经确定，不得随意变动，防止制度管理的混乱。 相关一致性：制度进行修订时，使用原编码，并在制度编码中标明第几次修订。 9.5 版本：首次颁布版本号为1，经改版后版本号为2，依次类推。9.6生效日期：生效日期可与分布日期一致，亦可适当滞后，视具体需要而定。9.7文件受控章：标准为长5cm宽8cm的圆角长方形，“文件发行章”文字为宋体、三号字、加粗，中间一个空格符；根据制度等级加盖受控印章；受控印章的刻制与管理见公司印章管理制度；9.8会签记录与修订记录：以表格方式表示，表格总宽度为8.2cm，居页面中间，内格划分酌情确定；9.9编制、审核、批准：宋体，三号，加粗，居中；表格总宽度为8.2cm ，三格均分；9.10内容层次标识： 规章制度的章节按章、条、款、子条款分4个层次编排，第一个层次为章，从第一章开始顺序编排；第二个层次为条，从第一条顺序编排，文件通篇内容从第一条顺序编排，不受章、节划分的影响；第三个层次为款，用阿拉数字顺序编排，用“1.1、1.2、1.3”顺序编排，对个别层次较多的特殊文件，第四层次为子条款在子条款下可以再分分条款，用“1.1.1、1.1.2、1.1.3”顺序编排，如需第五层，则用（1）、（2）表示，第六层用、表示。9.11第X章及标题格式为黑色、宋体、四号加粗、居中，第X章与标题之间空三格；第X条及标题格式为黑色宋体小四加粗、左对齐，第X节与标题之间空一格且单独一行；第X条及内容格式同本条第一款正文格式，第X条与正文之间空一格。条之下的款及子条款，编号首行缩进2格且文字对齐；9.12除少数图表类文件外，规章制度文件应采用Microsoft Office简体中文版编排，正文页面加框，字体为正文用黑色宋体小四号，字间距为标准，行间距为1.5倍（因版式需要可作适当调整），表格及流程框内的文字用黑色宋体五号字，流程框内文字的字间距、行间距可根据排版要求调整。9.13流程性文件的正文用逻辑流程图加文字说明的组合方式，通常采用以下的方式绘制流程图，也可以使用Visio绘制流程图：管理流程管理要求/标准开始框无内容1）执行框2）对管理要求/标准的描述，应明确活动的职责/权限、工作内容、工作标准、输入和输出的主要内容。l 判断/决策框活动流向 l 9.14引用的标识：文件正文中引用的文件用 ，记录的引用用“”，便于识别。第五章 制度的基本内容（要素）10.常规制度主要包括以下内容和要素10.1第一章：总则，即该制度从制定到执行过程中应遵守的基本纲领。10.1.1制定目的：制定该制度有什么样的意义，为达到什么样的目的，起到什么样的作用。10.1.2关键词释义：对制度中关键词进行解释说明。10.1.3适用范围：该制度适用的人群范围和管理工作范围。10.1.4制定原则：制定该制度应遵守的基本原则。10.1.5管理职责：该制度从制定（含修订）到运行实施中相关部门与岗位应担当的基本职责有哪些，职责中同时也包括制度建设与执行过程中相关权限的说明。10.2第二章：制度主体，名称为“管理制度/规范/流程/实施办法/细则”等，其章、节标题可以根据制度性质灵活确定。常规内容与要素包括以下几方面：10.2.1分类：有必要时要对制度内容进行分类，按不同类别约定管理规定。10.2.2权限：在制度运行实施过程中相关人员的管理权限（如检查监督权、考核权、审核批准权等）的规定。10.2.3标准：各项内容或要素的标准要清晰明确。10.2.4操作流程与实施细则（要点）：如涉及管理工作需要一定的步骤与过程，需用流程图的方式表现。10.2.5管理规定：对执行和运用以上（8.2.18.2.4）规定提出强制性要求，明确违反制度规定将受到什么样处罚，遵守和执行制度规定将获得什么奖励。奖励不一定每个制度都有，可根据制度性质决定。10.2.6说明：以上5要素只是制度的常规要素，其内容、顺序可根据制度性质及实际需要进行调整，亦可增加相关内容与要素；如以上内容比较复杂，可把其中某个要素独立分章加以描述。10.3 版面要求 10.3.1 字体：制度标题为三号微软简中加粗字，附注为四号宋体字，正文标题为四号宋体加粗字，正文标题外其他内容为小四号宋体字，页眉、页脚为五号微软简宋体字。 10.3.2 每页30行，每行35个字符。字符间距为标准、首行缩进1.06厘米。 10.3.3 页边距为上边距、左边距均为2.5厘米，下边距、右边距均为2厘米。 10.2 文档格式：一所有制度一律采用A4复印纸，纵向左侧装订。10.4第三章，附件与说明10.4.1引用的制度文件，支持性制度文件，相关联制度文件等逐一列出。10.4.2该制度所用到的工具表单样式，按编号与顺序附在制度后面。10.4.3解释权：一般情况下解释权归制订部门即归口 部门。10.4.4如是试行制度，交待试行起始时间。第六章 制度编制工作流程及实施办法11.制度编制的工作流程及实施办法见下列图表所示：11.1工作流程11.2实施办法与要求责任部门/人工具表单与支持性文件备注指令下达或提出申请11.1.1由公司制度编制领导小组（组长、副组长）发出指令，要求相关部门制定某管理制度；亦可由部门因管理需要向制度建设领导小组提出申请，经批准后开始编制；指令方式可书面亦可口头，申请必须书面方式。总经理/副总经理相关部门负责人工作指令单会议决议制度编制申请单主要指新建制度11.1.2编制起草制度草案原则上由归口部门主要负责人起草，非跨部门制度可指定本部门相关人员起草；制度草案须在规定时间内完成，原则上不超过5个工作日；制度草案要按本制度格式起草编制。 部门负责人制度起草人规章制度建设管理规范11.1.3征求意见及修改制度草案拟定后用电子文档的方式转发给制度领导小组成员征求意见；制度领导小组成员在两个工作日内要提出意见或建议并及时反馈给起草人。起草人收集意见和建议（予以记录）对制度草案进行修改，两个工作日内完成。归口部门负责人制度起草人领导小组成员制度意见和建议记录11.1.4组织评审归口部门负责人请示领导小组副组长后召集领导小组成员对制度草案进行评审；小组成员采用民主集中制的方式对制度草案各条款逐一评审，归口部门负责人做好评审记录；对关键性条款的标准报领导小组组长裁决。归口部门负责人起草人领导小组成员制度评审纪要关键指标申请报批单11.1.5草案二次修改归口部门负责人或制度起草人根据评审记录对制度草案再次修改，两个工作日内完成；修改时不得擅自更改评审会决议，一经发现将予以必要的处分。归口部门负责人制度起草人制度评审纪要11.1.6送审修改后的制度文本按制度等级送审，公司级制度和跨部门制度由领导小组副组长审核，部门制度由部门负责人审核；审核未通过发回归口部门修改皮完善，审核人要与归口部门负责人及起草人做必要的沟通；涉及到法规方面的制度要提交法律顾问审核。归口部门负责人领导小组副组长制度文本纸质文档11.1.7报批审核后的制度文本按制度等级报批，公司级制度和跨部门制度由领导小组组长审批，部门制度由领导小组副组长审批；未获审批发回审核人和归口部门修改皮完善，审批人要与归口部门负责人及起草人做必要的沟通；获得审批进入会签流程。领导小组组长领导小组副组长归口部门负责人制度起草人制度文本纸质文档11.1.8会签与存档公司级制度及跨部门制度由领导小组全体成员在纸质文档上逐一签字，部门制度由本部门各单位负责人签字；会签后的制度文本作为原始版本存档，下发到相关部门和人员手中的制度文本用复印件。会签人员中要有员工代表或职代会代表。归口部门负责人领导小组成员制度起草人制度文本纸质文档与电子文档11.1.9颁布实施将制度纸质文本用复印件下发到相关部门和人员；下发时根据制度性质和级别加盖受控印章；接收人要在制度签收表上签字。颁布实施时间与执行运用时间要有间隔，以便宣贯培训。 归口部门负责人部门经办人接收人制度纸质文本制度签收表11.1.10宣导学习归口部门利用网络、宣传栏等方式对已颁布的制度进行公示，同时采用照片、摄像等方式留下记录资料；根据制度性质和适用范围，组织相关人员培训宣导，按培训方式予以记录；宣导学习由归口部门组织，可采用自主学习、专人讲解、投影仪播放视频等方式。行政人事部/培训专员归口部门/负责人或起草人制度文本培训记录表执行运用、信息收集11.1.11制度颁布后，归口部门要在运行实施过程中收集相关信息，以资对制度进行必要的修订。其他部门在执行和运用制度过程中发现有不合理或更好的思路、方法时及时向归口部门提出，归口部门在制度修订备忘录上记录。归口部门起草人各相关部门制度修订备忘录11.1.12修订、完善版本升级新建制度在试行（或暂行）结束后一个月内修订；正式颁布实施的制度每年进行一次修订，即升级改版；重要内容和条款应公司战略需要或管理需要作调整时，制度要进行修订；修订时按本制度“修订流程”执行。领导小组组长、副组长归口部门负责人制度修订备忘录 第七章 制度的修订与版本升级12.修订与版本升级12.1修订与改版的时机与条件12.1.1组织机构职能发生变化时。12.1.2制度编制系统进行调整改进时。12.1.3使用过程中发生重大问题时。12.1.4试行（暂行）制度在试行结束后，有部分内容需要调整时。12.1.5总经理从管理角度出发，认为有必要修订时。12.2修订的流程与方法12.2.1归口部门收集制度修订改版的相关信息。12.2.2修订人复制原制度的电子文档，在电子文档上进行修改，修改时要启用Microsoft Office 里的修订功能，内容要用特别标志显示，获得审批后再去除标志，按常规格式存档。12.2.3修订改版后的制度同样经过评审、审核、审批、会签、颁布、宣导学习的流程。12.3制度拟定或修订的基本要求12.3.1 依法制订不得违背国家、地方有关法律、法令、法规及行业政策等。 不得违背公司章程、经营目标、战略等。 实体和程序上符合本规定。 与其他关联制度相协调、统一，无重叠，无矛盾。 名词、术语、符号、代号统一。及时修订，持续改进，逐步优化，渐成体系。并与质量管理体系目标统一，相互融合，逐步涵盖企业经营全过程。 修订或改版后新制度颁布实施，同时宣布原有制度废止，归口部门将原有制度收回12.3.2简单实用 流程通畅、简单、相互制约。 内容具体（如质、量、期、程序等），责任明确，可操作，可检查。 12.3.3 准确规范 文字简炼准确，通俗易懂，逻辑严密，忌一词多解、模棱两可、含义不清、不规范。 13.制度废止13.1废止的类型13.1.1经修订后新版本颁布实施时。13.1.2当原制度与国家法规或公司章程、战略、经营目标相冲突时。13.1.3制度领导小组组长（总经理）认为有必要时。13.2废止的方式13.2.1归口部门提出申请，经领导小组审批后以通知方式宣布。13.2.2领导小组组长指令后由归口部门发布通知。13.2.3废止后的制度纸质文件由归口部门收回销毁，公司局域网上的电子文档一并撤出。第八章 附件与说明14.附件14.1相关文件14.1.1制度建设工作计划14.1.2规章制度目录（梳理）14.1.3成立制度建设领导小组的通知14.1.4公司印章管理制度14.2工具表单14.2.1工作指令单14.2.2制度编制申请单14.2.3制度意见和建议记录台账14.2.4制度评审纪要14.2.5制度关键指标申请单14.2.6制度签收表14.2.7培训记录表14.2.8制度修订备忘录14.2.9制度废止申请单15.说明15.1本制度于2013年4月18日颁布，4月20日起实施。15.2本制度为试行文件，试行3个月后视情况决定是否修订，如不修订则正式施行。15.3本制度相关解释权归公司制度建设领导小组及行政人事部。