对外援助成套项目技术资料归档整理与移交办法

对外援助成套项目技术资料归档整理与移交办法第一章 总 则第一条 为规范对外援助成套项目（以下简称成套项 目）技术资料的归档整理工作，明确移交验收标准，建立完 整、有效的成套项目档案系统，保存与成套项目有关的重要 历史资料，满足成套项目建成后的运营、维修、改（扩）建， 以及后评估和研究开发利用的需要，根据有关规定，结合成 套项目的特点，制定本办法。第二条 制定本办法的依据为建设工程文件归档整理 规范（ GB/T50328-2001 ）、建筑工程资料管理规程 （北 京市地方标准， DB11/T695-2009 ）、对外援助成套项目管 理办法（商务部 2008 年第 18 号令）、商务部关于印发 等八个规范性文件的通知（商援发 2008533 号）、商务部关于印发对外援助成 套项目技术资料管理规定的通知 （商援发 2010453 号， 以下简称技术资料管理规定）及电子文件归档与管理 规范（ GBT 18894-2002 ）。第三条 成套项目技术资料是对成套项目在准备和实施过 程中形成的具有保存价值的各类技术文件和反映项目准备和实 施情况的有关载体的总称。分为 纸质文件和电子文件，涵盖了 重要的经济技术资料和记录项目实施过程中重要环节、重要阶段、重大事项的图片和音像资料。第二章 职 责第四条 商务部国际经济合作事务局（以下简称经济合 作局）是商务部授权的成套项目归档资料管理部门，负责制 定有关实施管理方面的规章制度，收集、检查、保管、研究 及开发成套项目资料；对有关单位在成套项目资料收集、归 档、保管过程中的工作进行监督、检查，必要时对归档整理 人员进行培训和现场指导；督促有关成套项目实施单位按有 关规定和合同约定移交资料，对于未在规定期限内移交资料 的单位及时催交。第五条 承担成套项目招投标、考察、勘察设计、设计 监理、施工、施工监理、中期验收和竣工验收的各有关单位 是成套项目原始资料的形成单位，除须按照国家建设部门及 其他有关部门的要求收集并保管规定的资料外，还必须按商 务部的有关规定和合同的约定收集、整理并移交招投标、考 察、勘察设计资料、施工资料、监理资料、中期验收和竣工 验收资料、技术合作等资料，并妥善保管备份资料，备份资 料的所有权和使用权归商务部所有。凡有分包内容的成套项目，由总承包单位负责汇集、整 理各分包企业编制的全部资料，并对此负全责。第六条 设计监理单位和施工监理单位应分别对设计单位和施工单位成套项目的归档资料实施监督和检查。第七条成套项目实施单位负责人及项目技术组负责人应对资料管理工作高度重视，建立岗位责任制，并制定相 应的检查、考核措施；指派专门人员负责资料的收集、整理 和归档工作，并督促其认真领会、掌握技术资料管理规定 及本办法的要求。第三章资料的形成与收集第八条各有关单位在施工过程中，应以商务部核准的工程项目划分为依据，随进度、按专业进行系统收集，并形 成种类齐全、份数足够的所有原始资料。第九条纸质资料形成的要求（一）归档资料所载内容必须真实、准确、完整，与成 套项目实际相符合，具有可追溯性，其深度必须符合国家有 关工程勘察、设计、施工、监理和验收等方面规范、标准和 规程。（二）成套项目实施过程中所需填写的各种表格，米用本办法中规定的表格样本（见商务部经济合作局网站：最 新资讯/援外业务/援外成套项目档案管理，网页： n/static/colu mn/1dhd/y unnan .html/）商务部经济合作局对外援助成套项目技术资料的有关配 套表格（第一批），本办法未涵盖的其他表格，则参照采用 国家有关部门或本行业规定的标准表格。（三）归档资料应在签署意见、签名、盖章处，如实填写， 且字迹清楚，不得代签。（四）归档的文字资料应采用 A4 幅面（ 297mm 210mm ）耐久性强的纸张，并采用 耐久性强的书写材料， 如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色（如纯蓝墨水、圆 珠笔、铅笔和复写纸）的书写材料，字迹清楚、图样清晰、 图表整洁、签字盖章手续完备。（五）竣工图纸的编制要求 竣工图是成套项目中最重要的工程档案，是成套项目运 行、管理、维修、加固和改（扩）建等的重要依据，因此竣 工图的编制单位和有关人员必须高度重视，严格按国家有关 规范的要求编制竣工图，确保竣工图的真实性和有效性。1、竣工图随工程进度编制，不得滞后。2、凡按施工图施工，未发生设计变更的，在施工图图 签附近的空白处，逐张加盖并签署竣工图章（图章样本见附 件 1 ）。3、凡发生一般性设计变更的， 且图面变更量未超过 1/3 的，可在施工图上直接改绘，并注明修改的依据，逐张加盖 及签署竣工图章。4、凡发生重大设计变更的，及图面变更量超过1/3 的，应重新绘制竣工图，并逐张加盖及签署竣工图章。5、设计变更和工程洽商记录是编制竣工图的主要依据， 因此，设计变更和工程洽商记录应按专业分类，并在上面注 明修改图纸的图号。6、凡一条设计变更记录涉及到多张图纸的，每张图纸 均应做相应的变更修改。7、设计代表、施工技术组总工程师、施工监理工程师 必须严格依据设计变更和工程洽商记录，审核竣工图纸，以 确保竣工图符合国家规范要求，真实反映成套项目竣工验收 时的实际情况。第四章 资料的归档整理第十条 成套项目竣工后，各有关单位应及时按照本办 法规定的具体内容和分类方法（详见附2-12-5 ）,对收集的资料进行归档整理，并向商务部经济合作局移交。第十一条 归档资料（竣工图文件除外） 共编制两套 （正 本一套、副本一套） ，每套均由纸质资料和规定的电子版资 料组成。正本移交经济合作局，副本由移交单位代商务部实 行异地保管。竣工图文件编制一式三套， 正本移交经济合作局， 一套 副本由移交单位代商务部实行异地保管，另一套副本移交驻 受援国使馆经商机构保管。第十二条 正本归档资料必须为原件，确实不能提供原 件的，可以复印件代替，但必须注明原件存放处。产品质量证明文件的复印件须加盖原件存放单位的公章。制作归档资料副本时，如原件份数不足，可以使用正本资料的复印件。第五章 归档资料的组卷第十三条 组卷的原则（一）文字资料和图纸原则上不能混装，如有必要混装 组卷的资料，应该文字资料在前，图纸在后。（二）遵循资料形成的自然规律，保持卷内资料的有机 联系。（三）在按照上述原则的组卷条件下，卷内资料应按商 务部核准的项目划分及形成时间有机地进行编排，系统地组 卷。1、工程图纸按专业组卷，同专业的图纸按图号顺序排 列。2、工程质量验收资料应按检验批、分项、分部（子分 部）和单位工程（子单位）顺序逐级编排组卷。3、钢筋、水泥、砂石等公用材料的有关资料应单独组 卷。4、单位工程的归档资料总量超过 20 卷的，应编制总目 录且独立成卷。第十四条 案卷编制（一）案卷构成案卷应由封面、卷内目录、卷内资料、备考表和封底构 成并按此顺序装订（案卷封面、卷内目录和备考表的样本详 见附件 3 至 5）。（二）案卷页码编号1、每卷页码独立编号，卷内有书写内容的资料均按页 面编号，页号从阿拉伯数字 1 开始，编写在页面的右下角 （背 面如有内容，编写在背面的左下角） ，折叠后的图纸一律编 写在右下角。2、案卷封面、卷内目录、卷内备考表、封底不编写页 号。3、成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原 有目录可代替卷内目录，已有页码的不必重新编号。第十五条 案卷规格与装订（一）案卷规格：案卷封面、目录、备考表、封底均 应采用 70g 以上、 A4 幅（ 297mm*210mm ）尺寸的书写纸 张制作，图纸统一折叠成 A4 幅面，小于 A4 幅面的要用 A4 白纸衬托。（二）不同幅面的图纸应按技术制图复制图的折叠方 法（ GB/10609.3-89 ）统一折叠成 A4 幅面，图标栏露出外 面。（三）案卷厚度：文字资料以近 40mm 为宜，图纸资料 以 40 mm 60mm 为宜。考察、勘察报告、中期验收、竣工验收报告必须独立成卷。（四）包括文字和图纸在内的所有零散资料均必须整齐 牢固装订成卷 ,装订前应剔除金属物， 建议采用线绳左侧三孔 装订法，订结打在背面。装订线距左侧 20mm ，上下孔距中 孔 80mm ，避免装订线压占页面上有图、文内容的部分。必 要时，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。自然成册的资料不必另行装订，但不得带有金属装订 物，不得以塑料装订物打孔活页装订。第十六条 案卷的装盒 资料移交前不必装盒，正式移交后在经济合作局使用中 国对外援助成套项目档案专用装具统一装盒。第六章 电子文件收集与整理第十七条 电子文件的收集 电子文件包括以下两类：一是有关文字资料和图纸的电 子版本（见附件2-12-5中电子文件移交相关部分）；二是 反映项目实施各方面情况的音像和图片资料的电子文件（归 档移交内容和分类目录见附件 6）。第一类电子文件最终版确定并印制相应纸质文件后，应 立即将最终版的电子文件存入专用的暂存存储器中（其它无 关电子文件不得与此混存），或刻录成盘，妥善保管，供电 子文件归档整理时使用。必要时，向本单位档案部门进行临时归档备案。第二类电子文件形成后应立即在不同的存储介质中备 份。在纸质资料正式装订前，应按本办法的有关要求制作电 子文件，尤其是需扫描成电子文件的纸质资料，如图纸类 电子文件的存储格式要求如下：（一）文字型电子文件以 XML 、RTF 、TXT 为通用格式， 移交时要求转化为 PDF 格式。（二）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的 图像电子文件， 收集时应将其转换成通用格式， 如无法转换， 则应将相关软件一并收集。 扫描型电子文件以 JPEG 、TIFF 、 BMP 为通用格式。（三）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电 子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。（四）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体 链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法 和相关软件。 视频和多媒体电子文件以 MPEG 、AVI 、RMVB 为通用格式。（五）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属 性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以 WAV 、MP3 为通用格式。（六）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能 转换，收集时则应连同专用软件一并收集。第十八条 电子文件的整理（一）对拟刻入光盘的电子文件进行归档鉴定，对其真 实性、完整性、有效性进行检验和审核。（二）对照纸质文件逐一核对，确保电子文件与相应纸 质文件的内容及其表现形式一致，存储格式满足本办法的要 求。（三）对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测 各电子文件所依赖的硬件环境的有效性、软件环境的有效 性、有无病毒感染等。（四）按附件 6 的分类目录存储检验合格的音像、图片 电子文件，必要时增加子条目。第十九条 电子光盘的刻录及包装要求 （一）文字、图纸、音像图片等三类电子文件不能在同 一张光盘中混装，须分别刻录在不同的光盘上。（二）竣工图电子文件以有手签、盖章的纸质竣工图为 对象，扫描形成电子文件。（三）如果电子文件是由自行开发的软件形成的，应将 该软件与相关数据一同刻录进光盘。（四）选用高品质一次性可读写 CD 或 DVD 光盘，禁 止选用可擦写光盘。（五）电子文件要求一式三套，移交经济合作局两套、 第三套由档案移交单位代商务部保管，使用权归商务部所 有，竣工图扫描电子版文件制作四套，其中一套连同纸质资 料一起移交驻受援国使馆经商机构保管。（六）移交的光盘应使用硬盒包装，并在表面贴上标签 （样本见附件 7 ），标明项目名称、光盘编号、该盘所载文 件的类别名称。（七）刻录光盘时，应使用该项目的名称和序号对其命 名。光盘内应附有说明该项目基本情况的 WORD 文档。音 像、图片资料刻录时，应按照附件 6 的分类办法在盘内建立 相应的文件夹进行存放。每段音像、每幅照片应使用能反映 其内容的文字说明来命名。图纸类资料应按照单位工程、专 业类别分别建立相应的文件夹。第七章 资料的移交第二十条 各有关单位应在办理完项目对外移交手续后30 个工作日内向经济合作局移交归档资料。第二十一条 全部纸质资料和电子文件的归档整理结束 后，应制作对外援助成套项目资料移交书和编制移交 资料明细表 （移交书和明细表各一式三份，格式见附件 8 和附件 9 ）。（一）接收单位按有关规定验收移交资料，如果发现存 在问题，向移交单位提出书面整改意见，经移交单位最大限 度地弥补了存在的缺陷后，办理移交手续。（二）如果所移交的资料经整改后仍存在严重的缺陷问 题，若不能补充所缺资料，则应书面说明原因，并提出整改 措施，由单位负责人签字盖章。第二十二条 任何单位或个人不得私自保存应移交归 档的资料，也不得以任何理由拒绝移交归档资料。任何人不 得涂改、伪造移交资料，一经发现，将追究其责任。第八章 附 则第二十三条 本办法适用于 新建房屋建筑工程类成套项 目的技术资料管理 ，本办法中未涵盖的归档资料，及其他工 程类项目的技术资料，以本行业的规定和标准为依据，进行 归集和整理。第二十四条 对外援助技术合作项目的技术资料归档 整理与移交，参照本办法执行。第二十五条 本办法由经济合作局负责解释。第二十六条 本办法自颁布之日起施行。 关于印发商 务部经济合作局对外援助成套项目资料归档整理与移交办 法（试行）的通知 （商合促信发 200919 号）同时废止。附件：1、竣工图章式样2、援外成套项目资料移交目录3、案卷封面式样4、卷内目录式样5、卷内备考表6、音像、图片资料分类目录7、光盘盒标签8、对外援助成套项目资料移交书9、移交资料明细表0 一一年三月二十五日附件1竣工图章式样竣工图（此栏填写编制单位名称）设计代表施工组总工程师施工监理工程师编制时间年 月日70mm序号移交资料名称移交资料内容纸质资料移交数量电子文件移交备注数量格式1考察、勘察和设计任务12PDF招（议）标、投标资料施工任务招（议）标、1、招（议）标书12投标资料投标书施工监理任务招（议）2、1233、招标用工程量清单4援外物资任务招（议）12标、投标资料4、答疑文件5其他项目招（议）标、12投标资料5、评标报告序号移交资料名称纸质资料移交数量电子文件移交备注数量格式1可行性研究报告、考察报告及附件12PDF2工程勘察文件及附件12PDF包括实测原始地形图3初步设计图纸及其说明1经审定4施工图纸及其说明12DWG经审定5竣工图纸及其说明12TIFFJPEGBMP含设计变更洽商、审批记录；6设计计算书17概算书（调整概算）1经审定8音像、照片2通用格式内容详见：本办法附件69其他资料1jm丄J移交资料名称纸质资料电子文件移交备注丿丁号移交数量数量格式1施工准备文件1内容详见：商援发2010453 号文规定2施工现场准备文件1内容详见：商援发2010453 号文规定3开工、停工和复工报告14地基处理记录1内容详见：商援发20101453 号文规定5设计变更记录1内容详见：商援发,2010453号文规定6施工材料（设备）、预制构（配）件质量证明文1内容详见：商援发2010453号文规定7施工试验记录1内容详见：商援发2010453 号文规定.8施工记录1内容详见：商援发2010453 号文规定9设备、产品质量检查和安装记录1内容详见：商援发2010453号文规定10技术交底记录1含施工组织设计交底、专项施工方案技11隐蔽工程验收记录1内容详见：商援发2010453 号文规定12工程质量分级验收（自检）记录1内容详见：商援发2010453 号文规定13施工日志114受援国政府工地代表或监理工程师签认的施工115凭据、通知、会议纪要 工程质量事故和安全事故处理记录116贯标资料1内容详见：商援发20101453号文规定17音像、照片2通用格式内容详见：木办法附件618其他资料11 1f 凸 1 1J 1 1O援外成套项目资料移交目录施工监理单位移交资料序移交资料名称纸质资电子文件移交备注格式号1监理规划和监理实施细则料移交12开工、停工、复工报审（批）表13入场分包单位核验记录14入场人员、施工机械、设备材料核验记录15主要设备材料国内验货记录16监理旁站方案及记录17见证记录、圭寸样记录18监理日志19监理月报、项目非正常实施情况的监理专报110监理会议纪要111监理通知、指令及回复112一般设计变更审批单113重大设计变更审核情况记录114工程款拨付通知单（审核单）115施工合同管理事项审核记录116施工监理工作总结117音像、照片2通用格式内容详见：木办法附件618其他资料1(A rlu 厂厂 U援外成套项目资料移交目录验收单位和技术合作单位移交资料移交资料名称纸质资料电子文件移交备注序号移交数量数量格式一中期验收报告12PDF1工程概况表12工程中期验收总结13主体工程质量验收记录14中期验收证明书15其他资料1二竣工验收12PDF1工程概况表12工程竣工验收总结13单位（子单位）工程质量验收记录14竣工验收证明书15竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）1工程质量保修书17交付使用财产总表和财产明1音像、照片通用格式内容详见：、亠亠丄、丄17/ L TtA .8Q其他资料A2本办法附件69技术合作资料11验收报告12PDF2工作总结13音像、照片内容详见：4其他资料附件3案卷封面式样档 号 项目名称 资料种类 案卷题名 编制单位 编制时间 密 级 保管期限 共 卷第 卷注：1、项目名称：填写项目名称的全称。2、资料种类：选择填写考察设计资料、施工技术资料、施工监理资料、中期质检、竣 工验收资料。3、案卷题名：填写本卷卷名。包括专业名称和卷内主要文件内容，若项目分为多个单 位工程，应写上单位工程名称。4、编制单位：填写本卷编制单位的名称。5、编制时间：归档整理工作完成时间。6、保管期限：按要求填写永久、长期。7、档号、密级等由接收单位填写。附件4卷内目录式样序号文件题名日期页次备注注：1.序号：以一份文件为单位，从阿拉伯数字1依次标注。2. 文件题名：填写文件标题的全称。3. 日期：填写文件形成的日期。4. 页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。5. 备注：填写需要说明的问题。6. 目录编制不宜太粗或太细，以方便查找为原则。附件5卷内备考表本案卷共有文件材料页 其中：文字材料页，图样材料页，照片张。说明：（对卷内文件复印件情况、页码错误情况、内文件缺损、修改、 补充、移出、销毁等情况的说明。没有需要说明的，此项可不必填写说 明。）立卷人：附件11年 月曰标签核样本（技术总负责人）年 月曰附件 6音像、图片资料分类目录、施工单位须提供的音像、图片资料一）总体面貌1.开工前地形地貌2.竣工后的全貌（正面、侧面）二）重要活动1.开工奠基仪式2.竣工典礼仪式3.对外移交仪式4.来访参观5.重要谈判三）施工过程1.采用新技术新工艺新材料2.工程关键部位3.标志性阶段性进展、重点工程4.工程事故四）质检与验收1.中期质检2.竣工验收、考察设计单位须提供的音像、图片资料一）选址工作及场地环境二）施工过程中的设计工作三）竣工效果图三、施工监理单位须提供的音像、图片资料（一）重要现场 1.主要或大宗材料2.砂石等材料的取料场3.材料设备到场情况及安装（二）重要过程 1.重要环节旁站处2.设备安装3.重要工程施工过程（三）质量问题与事故注：可根据需要增加条目附件7光盘盒标签光盘编码： 8cm项目名称：文件类别：第 盘共 盘 8cm注：光盘编码由接收单位填写。附件 8对外援助成套项目资料移交书项目名称：资料种类：设计口 施工口 监理口 招标口验收口 技术合作口 物资口 其他口移交概况：共计 卷, 其中包括文字材料 卷，图样材料 卷 文字 /声像光盘张，图纸光盘 张。移交单位（盖章） ：单位名称：单位负责人（签字） ： 技术总负责人（签字） ： 移 交 人（签字）：单位电话：手机Emal ：时 间： 年 月 日 接收单位（盖章）： 商务部国际经济合作事务局 技术经济监督处（资料中心） 单位负责人：接 收 人：时 间： 年 月 日附件9移交资料明细表序号纸质资料名称所在卷号备注序号电子文件名称所在盘号备注备注：该表格中内容及顺序应严格按照附件3所规定的为准。