某公司信息化工程实施方案

英克科技有限公司INCA TECH Co. Ltd.实施方案武汉马应龙大药房连锁有限公司武汉马应龙大药房连锁有限公司信息化工程实施方案北京英克科技有限公司目 录前 言3第一部分 组织机构描述5第二部分 岗位职责描述6第三部分 硬件软件网络方案10第四部分 系统设置方案12第五部分 业务流程管理方案15首营品种管理15首营供应商管理15首营客户管理16基础数据的日常管理17采购计划管理17进货合同管理18采购入库管理18付款管理20预付款管理21退货出库管理22销售出库管理23销售回款管理25预收款管理25销退入库管理25特殊药品管理26价格类型管理27调价管理27移库管理28盘点管理28报损管理29报溢管理30商品状态调整31库存明细调整31效期报警管理32GSP管理32业务转财务32请货和配送34门店收货34门店退货35中心铺货36店间调货36门店销售收款37顾客退货37日结38门店顾客管理38门店药品的分类管理38拆零药品销售38饮片管理38门店促销管理39医保卡销售管理39饮片厂业务管理39第六部分 数据方案42编码方案42静态数据准备方案42动态数据准备方案46第七部分 数据复制方案48第八部分 系统维护方案49第九部分 统计分析53实施方案确认55前 言本实施方案是在调研的基础上，结合马应龙大药房连锁有限公司关于信息化建设的具体要求，为实现系统目标而制定的信息系统的框架描述及对各种流程的描述。实施方案力图向企业展现采用计算机管理后的业务运作蓝图，是整个项目过程中纲领性的指导文档。实施方案既是对企业业务运作流程的总体规划，也是对下一步具体实施工作的目标和范围界定。实施方案主要解决系统切换以及操作流程化等问题，具体上机操作则需要通过相关的岗位培训和操作规范来解决。本方案叙述的主线是业务流程，而不是部门，因为流程是跨部门的，如果以部门为主线必然造成流程的断裂。本实施方案希望达到的目标：1.业务流程的规范化、自动化，避免在操作过程中物流、资金流、信息流通道的冗长。2.高效性：做到票据在流通过程中的自然或必然链接。力求减少单据在流转过程中不必要的环节。3.可控制性：管理系统的重点是在于强调管理，此方案在编写流程中重点强调了流转过程中的控制，使得管理形成控制闭环，建立可导向的反馈机制。4.可操作性：这是管理思想和计算机应用技术融合统一的基础，任何脱离实际，与企业的管理现状及人员素质、资源配置等不相称的设想都是不可取的。5改善部门间的沟通，提高整体工作效率；6加强业务管理，提高业务的总体管理水平；7完善基础数据维护工作，提高基础数据的标准化水平；8细化财务核算管理，加强财务监督管理工作；9 .业务财务一体化,使得业务和财务不再割裂；10加强对批号管理，提供批号业务全程跟踪；11规范报表的数据来源，提高数据准确性，使得报表分析成为可能。系统把人员从繁重的统计和帐务登记中解放出来，使其更关注业务过程的跟踪和环节的控制。系统提供的细致的操作权限分配严密了企业管理的内部控制，详细的业务信息为管理层进行深入分析服务，高效的网络资源共享更加快了管理信息的处理、分析和反馈速度。为了保证项目实施的顺利进行，双方应在深入讨论的基础上，对方案进行确认并签字，作为双方进行实施的原则性文本，以指导具体的实施工作。第一部分 组织机构描述公司组织机构图董事会监事会 总经理副总经理质量总监总经理助理饮片加工厂办公室配送中心财务会计部采购部门店管理部信息中心质量管理部 组织结构说明:武汉马应龙大药房连锁有限公司和饮片加工厂是两个单独的核算单元，各自有单独的财务帐套；两者之间是买卖关系。第二部分 岗位职责描述以下的岗位职责描述是指系统切换后，与计算机操作有关联的岗位描述，没有关联的部分如行政管理，不在此描述。 说明:可以一人多岗。一、信息中心1.系统高级管理工程师 负责对系统核心部分的管理，同时负责系统的授权。2.系统维护工程师 负责系统软件硬件和网络的日常维护。3.系统开发工程师 负责系统的二次开发工作。4.基础数据管理员 负责基础数据的新增、停用、变更等工作。二、采购部1. 采购业务根据销售、库存情况、缺货率情况，结合目前国家对医药行业的政策和医药市场的变化趋势、季节因素等制定合理的单品上下限库存数量； 根据库存报警生成的采购计划，并在此基础制定比较合理的采购计划；根据与供货商的洽谈结果在系统中填写合同； 负责采购、退货业务洽谈和退货通知。2.付款申请 负责进货发票和进货单数量金额的核对，根据付款条款打印出付款审批表交相关领导审批，同时跟踪付款情况。3.首营审批企业、品种申请 负责收集首营资料信息，并交给相关部门审批。4.统计和分析 对进货情况、退货、换货、销售情况、库存情况、付款情况、缺货率等进行查询和分析。 三、配送中心 1.开票员 负责根据门店的要货计划和库存情况，生成配送单，打印配送单； 负责勾对门店的配送退货单生成配退入库单，并打印； 负责根据客户的要货计划，填制销售单，打印销售单； 2.登录员 负责进货验收后的进货单的填制和打印；负责进货退出单的填制； 付款前查询是否有不合格品； 商品入库、出库、盘点与财务对帐； 3.养护员 负责商品的日常养护和相应单据的填制。 4.保管员 负责商品的保管和记账； 负责依据相关出库单据进行拣货； 负责打印盘点表，并进行盘点；根据盘点结果调整库存明细信息；对代管商品作代管入库和代管出库。5.批号效期管理定时的进行报表查询，对在库商品的批号和效期进行管理。6.报表查询和管理对库存情况、出入库情况、批号效期情况和是否付款情况进行报表查询和统计分析。四、财务部1.存货和成本管理月底进行成本核算、对存货传票进行记账，生成存货明细帐和汇总帐。2.业务转财务在业务转财务系统中，依据转财务方案，由业务传票生成财务临时凭证，转到金算盘系统中。3.付款员根据审批过的付款申请和付款凭证，在系统中勾对进货结算单生成进货付款单，生成传票，负责应付帐的管理。4.收款员根据收款凭证，在系统中勾对销售结算单生成销售收款单，生成传票，负责应收帐的管理。5.报表查询和管理对销售情况、回款情况、进货情况、付款情况、往来帐情况、成本毛利等进行报表查询和统计分析，并核对配送中心和门店库存。五、质管部1.验收员对来货进行清点后验收，把结果交给登录员。2.质管员依据GSP要求对药品进行日常的质量管理工作；对新引进的品种进行编码。3.首营管理员对首营商品和单位的资质进行核查并初审。4.损溢管理对与质量问题有关的报损报溢的商品进行质检后，对损溢申请进行质量审批。5.报表查询和管理对质量管理相关报表进行查询。6.GSP事务管理负责GSP规定的相关事务。六、价格管理1.订价管理 对新品种进行定价，包括:批发价、零售价和例外价。2.调价管理 依据国家价格政策、厂家价格政策和公司价格政策对商品的牌价和业务价格进行调整。 3.对新引进的品种的进销差价进行分析，从预期利润的角度判断是否应该引进新品；4. 报表查询和管理 对订价和调价情况进行统计。七、门店管理1.请货员根据库存、销售以及市场情况，填写请货单，并上传配送中心2.验收员对配送商品进行清点和验收，在系统中勾对配送单生成入库单。3.营业员负责导购，对于柜组销售模式的门店还需要填写手工的销售小票。4.收银员依据销售小票，进行录入和收款，如果需要则打印收款小票。5.报表查询和管理对门店的销售情况和收款情况进行查询和统计分析。八、饮片加工厂1. 饮片厂仓库保管 负责原药材和饮片的出库、入库和库内管理。2.车间物料管理 负责车间领料的入库、车间物料消耗、以及产成品的出库。第三部分 硬件软件网络方案本章主要描述马应龙大药房连锁有限公司使用PM系统后的硬件软件和网络总体规划。网络:公司总部、饮片加工厂之间建立10/100M的局域网。公司总部和门店之间采用实时的宽带连接。公司总部和饮片厂共用数据服务器。计算机终端放置要求：质量管理各岗位、进货部门各岗位、配送中心各岗位、保管员岗位、财务部各岗位、基础数据管理岗位、系统管理员岗位、门店各岗位、各领导岗位均要设置终端，对于查询各点可根据实际情况进行相应设置。硬件:服务器: IBMx370以上，至少1g内存，硬盘raid，至少两个cpu；Pc: 关键用户CPU1.7g以上(包括:配送中心、门店)，内存最少128M,门店内存建议256M 其他用户CPU1g以上，内存最少128M打印机: 总部票据和报表打印:epsonlq1600k系列 门店票据打印:epson tm200系列热敏打印机,报表打印epson300k系列.Ups: 建议8小时。网络设备: 路由器、交换机；软件:服务器端:操作系统使用windows2000 server数据库使用oracle816 server客户端:操作系统使用windows2000 professional数据库使用oracle816 client门店:操作系统使用windows2000 professional数据库使用oracle816 server第四部分 系统设置方案系统设置主要涉及到所有与业务相关帐的设置，包括财务帐的设置及非财务帐的设置；财务帐的设置包括核算单元的设置、存货帐、应收帐、应付帐、采购帐、预收帐、预付帐等；非财务帐的设置包括业务帐和保管帐。设置的原则是充分考虑到将来马应龙大药房连锁有限公司可能的扩展内容。第一节 非财务帐设置 此部分帐是指导业务进行相关工作。1，业务帐设置设置如下：采购部业务帐：指导采购部作进货计划；饮片厂采购业务帐: 指导饮片厂作进货计划；配送业务帐: 用于对门店进行配送。说明：业务帐是实际业务发生的实时反映。 业务帐数量 当前保管帐数量 到货未记保管帐数量 开票未记保管帐数量。2，保管帐设置 设置如下： 大药房保管帐 配送中心中药饮片库保管帐配送中心特殊药品库保管帐 配送中心中西成药库保管帐 配送中心退货库保管帐 配送中心不合格品库保管帐 大药房代管库保管帐 各门店保管帐 饮片厂保管帐饮片厂原药材库保管帐 饮片厂成品库保管帐 饮片厂车间保管帐 饮片厂代管库保管帐 第二节 财务帐设置1，核算单元设定武汉马应龙大药房连锁有限公司为法人核算单元。设定饮片加工厂为独立核算单元。分别核算武汉马应龙大药房连锁有限公司和饮片加工厂的业务情况及财务情况。2，存货帐设置 设置如下： 大药房存货帐(核算级)配送中心存货帐各门店存货帐饮片厂存货帐(核算级)存货的成本核算方法是月底加权平均。同一个商品在一个核算单元内成本相同。3，应收帐设置 设置如下： 大药房应收帐 饮片厂应收帐 每个应收帐均核算到单位、销售人员。4，应付帐设置 设置如下： 大药房应付帐 饮片厂应付帐 应付帐核算到单位； 5，预收帐设置 设置如下： 大药房预收帐 饮片厂预收帐 对于设定的每个预收帐均核算到单位6，预付帐设置 设置如下： 大药房预付帐 饮片厂预付帐 预付帐设置为按单位进行核算；7，采购帐设置 设置如下： 大药房采购帐 饮片厂采购帐 采购帐核算到单位和商品；余额方向为贷方。第五部分 业务流程管理方案首营品种管理采购员在新品引进之前，要尽可能详细地了解该品种的情况，之后提出首营申请，交相关部门审批。领导批准后就可以正式经营该品种了。流程图相关部门对某个新品种提出首营申请领导审批基础数据管理员维护商品的基础信息质管部从质管的角度对新品进行资质审查物价员从进销差价的角度对首营进行审批、定出零售价流程图说明首营商品的寻找、信息的收集、包括对首营的审批在系统中并不做记录，只是当某个商品的首营申请被批准之后，才由基础数据管理员将商品的基础信息通过“商品基础数据管理功能”录入到系统中来。岗位职责说明1采购员：收集资料，填写首营审批单。2质管人员：对经公司领导批准的首营品种进行相关的资质检查。3. 基础数据管理员：将质管审核通过后的首营品种的基础信息录入系统。4. 物价员:在系统中对首营品种进行订价。首营供应商管理采购员在供应商首营审批之前，要尽可能详细地了解供应商的情况，之后提出首营申请，交公司的相关领导进行审批。批准后，质管部门对首营申请进行资质检查，然后就可以跟该供应商进行正常的业务。流程图 质管部进行资格审查相关领导审批基础数据管理员维护供应商信息采购部提出首营申请流程图说明录入供应商数据之前的审批工作在系统中并不做记录。当审批通过之后，基础数据管理员用系统提供的“供应商管理”功能录入新供应商的基础数据。岗位职责描述1采购员：收集供应商信息，填写首营审批单。2质管人员：对经公司领导批准的首营供应商进行相关的资质检查。3. 基础数据管理员：将质管审查和领导审核通过的首营供应商的基础信息录入系统。首营客户管理 销售业务员发现新客户后填写审批单交有关部门审核后录入系统。流程图确定价格类型销售部经理审核意见销售业务员提出增加新客户申请质管部作资格审查领导审批基础数据管理员把客户信息录入系统流程图说明录入客户数据之前的审批工作在系统中并不做记录。当审批通过之后，基础数据管理员用系统提供的“客户管理”功能录入新客户的基础数据。岗位职责销售业务员：收集客户资料，填写首营审批单交领导，质管部审批后交基础数据管理员基础数据的日常管理 基础数据导入到INCA系统后，需要专门设立基础数据管理员岗位对基础数据进行管理，管理流程如下:基础数据变更申请基础数据管理员维护变更信息部门领导确认岗位职责描述:1. 基础数据管理员:响应各部门对基础数据的维护要求。采购计划管理采购员根据系统提供的单品销量情况、配送率情况，同时结合市场情况、季节因素等，维护一个合理的上下限库存数量，系统根据库存上下限报警自动生成采购计划，采购计划主要包括:品名、规格、产地、采购数量，另外由系统提供最后进价、最低进价、最后一次的供货商等参考信息以指导采购员与供应商进行业务洽谈。采购员根据实际情况调整采购计划打印采购计划采购员维护商品的上下限信息查询库存报警岗位职责1、 采购员：维护上下限信息、打印采购计划 单据说明 采购计划单:用于指导采购员进行采购，打印后可以调整采购信息，主要包括: 品名、规格、产地、采购数量等信息；可以没有价格信息，在填制合同时再确定价格。进货合同管理进货合同的管理包括:合同的填制、审批、生效几个环节。流程图合同管理流程如下：采购员根据洽谈结果，在系统中填制临时的采购合同合同变成正式合同相关领导对合同进行审批转到采购入库流程流程图说明 采购员根据与供货商洽谈的情况，在系统中维护临时的合同，经过相关领导审批后变成正式合同，作为后续的入库流程的前提。采购入库管理采购入库业务包括以下环节：收货、验收、勾对合同生成进货单、记保管帐。流程图入库流程如下：合格，登录员勾对合同生成进货单。打印单据质检员验收，并在随货同行上签字如果有合同，收货员根据随货同行进行收货保管员入库记保管帐如果不合格则作拒收单据传给财务部，财务部根据单据记商品帐和采购帐单据传到采购部登录员填写代管入库单转到付款流程流程图说明收货员在收货之前要在系统中查询是否有合同，如果没有则通知采购部补合同否则作拒收处理；根据随货同行进行清点商品，同时质管人员作验收，然后在随货同行上签字并填写实收数量，签收的随货同行的两联交给供应商。对于合格商品，则交给登录员填写进货单，不合格的作拒收，入代管库。登录员需要核对进货单的价格与对方随货同行的价格是否一致，如果不一致则通知采购部作处理。登录员在勾对合同时，如果发现此次收货的数量大于合同数量，则通知采购员补合同，否则对多出的部分拒收；由于合同可以分多次勾对，所以收货的数量小于合同数量的情况是正常情况。登录员填写进货单时，如果此次进价高于上一次进价，系统会出现提示，同时打印的单据上会出现审批信息，待审批的单据由采购员报送领导审批后，才能传到相关部门。保管员根据进货单记保管帐。登录员填写进货单时会自动生成缺省货位，保管员在入库时可以根据实际情况对货位进行调整。单据说明1.进货单，一式四联: 制单联、仓库联、采购联、财务联；进货单上打印对方单据号。制单联由登录员留存；仓库联随货传给保管员，仓库保管员进行入库记账；另外两联分别传给采购部和财务部，对方的随货同行联传给财务部；财务部根据财务联及对方的随货同行联记商品帐和采购帐。2.随货同行联 三联，验收员签字后，两联交给供应商，一联交给采购部。说明:由于本流程的单据比较多，建议由配送中心的登录员将进货单与随货同行进行核对无误并整理好后，传给各个部门。付款管理付款流程包括以下环节:发票与进货单的核对、付款申请和审批、付款。流程图财务部专人审核生成临时的结算单，打印进货结算单采购员核对税票和进货单财务部对临时结算单进行确定，即付款。领导审批财务部对传票记账流程图说明收到供应商的税票后，付款申请员将税票和进货单相对应，核对价格数量等信息，如果有异议则通知供货商，如果没有，则在系统中生成临时的结算单并打印临时的进货结算单和进货补差单，交相关领导审批后，把四张单据(进货单、税票、进货补差单、进货结算单)捏在一起传给财务，财务部对临时的结算单进行确认后系统执行付款。如果审批未通过，则不影响系统的帐务。说明:1.如果发票价格与进货单价格不同，则系统自动进货补差单 2.如果一张单据要分多次付款(可以到单品的数量)，则对进货单进行复印。 单据说明进货单，是在商品入库后由仓库传到采购部的；(参见进货入库流程)税票，来自于供货商；进货补差单，是由采购部打印的，是一张只有金额没有数量的单据，用来对库存金额进行修正。付款申请单，是由采购部付款申请员打印的，上面记录发票号；随货同行联,由供应商提供，且需要质检员签字。岗位职责1、 采购付款申请员：整理进货发票和相对应的进货单，作付款申请。 2、 财务付款员：根据审批过的付款申请作付款。3、 往来会计：付款后对传票记帐。特殊问题1.进货补差单可能会导致成本异常,从而对考核造成影响。在月底，如果进货补差单的数量大于当前存货库存的数量，可能导致成本异常，对于这种情况，可以在月底对多出的数量金额作销售出库调整，财务作处理以调整损溢。 预付款管理企业要以预付款的形式将合同中规定的款项支付给供应商。结算付款的时候可以选择用预付款来支付应付款中的一部分或者全部。流程图财务部确定预付款单，即付款进货结算时可以用预付抵应付。付款申请员填写预付申请单，并打印相关领导审批流程图说明付款申请员使用系统的“进货付款单管理”功能在系统中填写一张预付款单（付款性质选择“预付款”），并打印出“预付款申请单”，交领导审批。如果审批不通过，付款申请员可以在系统中作废该预付款单，也可以在进行修改之后再打印并报批。如果审批通过，往来会计在“进货付款单管理”功能中查询到该预付款单，并使用该功能的“确定”操作来确认该预付款单，系统自动记预付款帐。同时，出纳直接支付预付款。单据说明1、 预付款单：即预付款性质的付款单，并且不对应到具体的商品信息。2、 预付款申请单：在“进货付款单管理”功能中根据临时的预付款单由系统自动生成并被打印出来的单据，用来报业务领导和财务领导进行预付款审批。 岗位职责1付款申请员：填写预付款申请单报领导审批。特殊问题1.预付款的记录：只能指定到供应商，不能指定商品。退货出库管理由于市场、政策或者其他方面的原因，由相关部门提出退货的申请，采购员和供应商洽谈退货事宜，在供应商同意退货并且退货方案得到相关领导的批准之后，可以进行退货的具体业务操作。流程图销售部或者其他部门提出退货养护员把货移到退货库，并打印移库单转到配送退货流程采购部通知门店登录员填写进货退货单，打印单据供货商在退货单上签字或者开出红字送货单财务记商品帐保管员根据退货单作出库，并记保管帐流程图说明商品的退货价格由登录员在系统中查找原进货单来确定，如果由于特殊原因无法确定的由采购部或者财务部提供。单据说明1、 移库单：由养护员员打印，一式两联，双方仓库各一联。2、 进货退出单:由登录员打印，必须有对方签收，一式四联: 制单联、随货同行联、采购联、财务联制单联留存随货同行联给供应商另外两联由仓库分别传给采购部和财务部财务部根据单据记商品帐进货退出单上记录并打印原单ID。岗位职责1.采购员，负责通知门店管理部退货到配送中心，并确定退货价格2.养护员, 负责根据退货通知，把相应的商品移到退货库3. 登录员，负责填写退货单4.保管员，根据退货单退货出库，并记保管帐。特殊问题如果把当前库存数量退为零，可能出现库存数量为零而库存金额不为零的情况，对于这种情况财务可以根据此商品是否会继续经营做出相应的处理。销售出库管理销售出库包括:业务员填写要货计划、开票员开票、结算、仓库出库等环节。流程图财务作结算仓库保管员发货系统作信誉额度的检查开票员填制销售单业务员填写手工的要货计划打印销售发票仓库记保管帐财务在月底记存货帐财务记应收帐流程图说明销售开票:开票的主要工作是确定客户、商品、数量及价格，形成一个交易，除了这些必要的信息外，系统可根据预先定义好的客户属性，在销售单上自动填上这些对后续流程有用的信息，如发票类型、客户对应的业务员、业务部门等；开票时可以由开票员确定批号也可以由系统自动按照效期近先出的原则进行配货；开票时系统作信誉额度的审查，如果超过则不让开票。在保存销售单时打印出销售单。销售结算：财务人员依据收到的销售单生成销售结算单，并确定销售结算单。确定销售结算单的目的在于从财务角度确认销售业务，即记应收帐或收现款，记销售商品帐；仓库发货和出库:保管员根据销售单的提货联进行拣货，复核出库后在系统中做记保管帐操作。单据销售单，一式四联:顾客联、财务联、提货联、随货同行联顾客联，交给顾客财务联，交财务部记账提货联，交给仓库发货随货同行联，随货走。销售回款管理销售回款是指对挂帐方式的销售进行收款，包括: 销售收款、记往来帐等环节。财务根据回款凭证填写销售收款单生成传票分录、记应收帐流程说明略。预收款管理预收款，包括:销售收款(预收)、记往来帐等环节。财务根据回款凭证填写销售收款单生成传票分录、记应收帐流程说明略。销退入库管理销退入库包括:业务确认、领导审批、验收、开票( 红字)、仓库入库等环节。流程图销售部、采购部审批验收员进行验收开票填制红字销售票领导审核客户或者销售业务员提出销退申请 财务作结算仓库入库记保管帐流程图说明 在销售退货时，一般要求必须找出一张原销售单与其对应，在勾对原销售单时，系统默认以原销售单的单价作为退货价格，但也可以修改。在仓库环节，与销售相反，执行入库流程。确定销售退货单时，自动生成销售退货的结算单，确定销退结算单，记应收帐红字。生成传票分录、记应收帐财务根据回款凭证填写销售收款单单据:1.销退单，由开票员打印，一式四联:仓库联、财务联、制单联、顾客联仓库联，仓库保管员用来作入库记账财务联，财务用来记应收帐和存货帐特殊药品管理特殊药品是指精神药品、毒麻药等需要单独存放、单独销售的品种。这些品种在经营过程中必须遵循专人专管的原则，非此类药品管理人员不能从事与该类药品相关的业务。说明此类药品在计算机系统中的进货、销售、库房管理的流程和一般药品没有区别。但为保证严格区分，单独为这类药品设置保管帐、存货帐，并且除这些专人外，不为其他人设置对这类保管帐、存货帐的管理权限。价格类型管理门店销价分成以下几种类型:零售价和例外价，其中零售价为具有例外价外的门店所共有，对于例外价，不同的门店需要单独定义一种价格类型，以便于单独调价。甚至可以为每一家门店定义一种价格类型。调价管理调价包括:确定调后价、填写调价单、批准、执行。调价根据策动点不同可以分两种情况:1. 业务管理部门主动调价2. 门店申请调价流程图：调价业务流程如下：物价员填写调价单领导批准调价单物价员执行订价单业务管理部门为商品调价门店修改价签相关领导批准物价员填写调价单门店提出调价申请门店执行门店修改价签流程图说明业务管理部门根据市场的变化、厂家的政策，同时参考最近进价，对商品销价进行调整。单据说明调价单：由物价部门根据调价原则对商品进行调价，交相关领导审批审批通过后录入计算机。移库管理移库不同于移位，前者指货物在不同的保管帐之间移动，后者指货物在帐内移动，前者需要走出库和入库的流程，而后者不需要。移库有两种情况:1.针对不合格品的移库，当养护员发现了不合格品(不合格品的管理流程见商品状态调整流程)，经过质管部门审批后，就可以通过移库功能把不合格品移到不合格品库。2.针对待退商品的移库，当仓库接到退货通知后，就需要通过移库功能把待退商品移到退货库。单据1.移库单，包含了源保管帐、目标保管帐、商品相关信息、数量、单位等信息，一式两联，源保管帐和目标保管帐各留一联。盘点管理系统提供两种盘点方法：静盘和动盘，前者对当前所有库存进行盘点，后者对某一段时间内（可以由用户自定义，一般指上一次盘点到本次盘点这一段时间）发生过动销的商品进行盘点。公司应该制定相应的盘点制度，建议每天作动盘，一个月作一次静盘。流程图仓库或者门店处理完所有业务管理部门根据下发盘点通知打印盘点表实盘对差异进行处理查找差异原因流程图说明盘点之前，库房或者门店要处理完相关的出入库业务，确保在库参与盘点的商品的准确性。岗位操作规范1保管员，打印盘点表，进行盘点，并把盘点结果报送配送中心，由配送中心报给相关领导。报损管理 报损的原因有很多：质量不合格、过了效期等等，但报损的时机和数量要由采购部、财务部、质管部以及相关领导共同决定。流程图报损流程如下：财务记存货帐仓库出库记保管帐相关部门进行审批养护员填写报损单流程图说明报损的商品一般来自于不合格品库，但也可以来自于正常的库房。养护员根据采购部的要求在系统中录入报损单并打印报损报告单，报损报告单经相关部门批准后，走出库流程后由专人销毁。对应系统中的功能：报损单管理，报损单有两种状态：临时和确定，确定就相当于审批的过程。审批的权力在系统中通过岗位授权来设定。对于门店需要报损的商品，需要退到配送中心，由配送中心统一处理，损失由门店承担。单据说明1 报损单，一式三联，一联传给质管部，一联给财务部记商品帐、一联给仓库记保管帐。岗位操作规范1养护员，用到报损单管理，填写报损单，并打印报损审批单。2质量管理员，在报损审批单上签字3. 财务人员，在报损审批单上签字，经领导审批后在系统中确认报损单。3. 保管员，出库记账。报溢管理 报溢的原因主要是由于盘点多出.流程图流程如下：财务记存货帐仓库入库记保管帐相关部门进行审批养护员填写报溢单流程图说明配送中心养护员或者门店人员根据盘点的结果在系统中录入报溢单并打印报溢报告单，报溢报告单经相关部门批准后，走入库流程。对应系统中的功能：报溢单管理，报溢单有两种状态：临时和确定，确定就相当于审批的过程。审批的权力在系统中通过岗位授权来设定。对于门店商品报溢的情况，必须得到质管部、财务部和相关领导的审批。需要说明的是，尽管不在系统中管理赠品，但是可以在配送中心对赠品进行报溢处理以变成正常的商品，但是会影响成本单价，这与不在系统中管理赠品是不矛盾的。单据说明2 报溢单，一式三联，一联传给质管部，一联给财务部记商品帐、一联给仓库记保管帐。岗位操作规范1养护员，用到报溢单管理，填写报溢单，并打印报溢审批单。2质量管理员，在报溢审批单上签字3. 财务人员，在报溢审批单上签字，经领导审批后在系统中确认报溢单。4. 保管员，入库记账。商品状态调整商品的状态包括：质量状态和销售状态。前者指是否合格，后者指是否可销。两者都直接影响到商品是否可以销售。状态的调整来源于质量问题、政策原因、效期等。流程图商品状态调整的流程如下所示：采购部给出处理意见后作相应处理质管进行质量检查，并填写商品状态调整单养护员填写质量报告单流程图说明1.库房养护员日常养护时发现质量问题或者外包装破损，填写质量报告单，质管员对这些商品进行检验，如不合格，则在系统中填写商品质量调整单，调整在库商品质量状态，采购部在商品质量调整单上给出处理意见，养护员在系统中填写移库单，把这些商品移到相应仓库。2.业务部门也可以要求仓库把某些商品的销售状态进行调整，以使之可销或者不可销单据说明商品状态调整单：记录商品在库状态变化的单据。其保存后直接对当前可销库存产生影响，不产生出入库单。岗位职责1 养护员：依据日常库房商品养护情况手工填写质量报告单，并将其传递给质管部门。库存明细调整库存明细信息包括：货位、批号、包装等。库存明细调整来源于：1.盘点后发现的库存明细的错误 2.日常的养护。 GSP要求批号全程跟踪，所以最好不要调整批号；在库商品批号的调整用到功能:库存明细调整，但是对于已经出库的商品不能调整批号。单据说明库存明细调整单：记录商品在库明细信息变化的单据。其保存后直接对当前库存（批号库存、货位库存）产生影响，不产生出入库单。岗位操作规范 库存明细调整，由养护员完成，用于调整在库商品的明细信息。效期报警管理配送中心根据药品效期管理制度，定期对药品效期情况进行查询，对近效期的药品做出相应处理。报表说明1效期报警报表，包含了品名、品规、厂牌、批号、货位、生产日期、失效日期、供应商等信息。说明:如果对应多于一个供应商，则取最近的一个。岗位操作规范1查询效期报警报表，由仓库人员操作。GSP管理系统有专门的GSP管理模块，建议只对与业务有关联的内容通过系统来管理，主要包括:证照管理、入库验收台帐、出库复核记录等。GSP模块主要由质管部的相关人员来操作。业务转财务业务转财务的功能从总体上划分为两类：1、初始设置部分 包括这样几个功能：业务转财务方案设置、业务转帐科目合并设置、临时凭证字段数据来源定制和为其它财务软件提供的业务数据转财务凭证的接口设置功能。初始设置主要完成这样的功能：业务中的什么样的数据怎样转到财务中的哪个帐套、哪个科目中去。2、日常使用部分 业务转财务日常使用包括三个功能：业务传票转临时凭证、业务转财务临时凭证编辑和业务转财务一致性检查。前两个功能主要是把业务系统中传票中的数据按照设置转到相应帐套的相应科目中去，同时填写凭证的其它信息。业务转财务一致性检查用于对业务的余额与财务相关科目的余额的对帐功能提供简单sql辅助生成以及对帐功能实现。BMS3传票 临时凭证编辑业务传票转临时凭证财务软件初始设置 （其中实线表示必须执行此步，虚线表示任选）流程图如下:存货类传票进货业务流程业务转财务，生成临时凭证输出到金算盘财务系统进货结算类传票进货结算付款流程传票记账销售结算类传票和存货类传票销售结算收款流程存货类传票报损、报溢流程业务系统中生成的财务传票，记账后通过业务转财务系统生成临时的财务凭证，然后通过专门开发的接口程序把临时凭证转到金算盘软件中。说明:1. 建议业务转财务工作在月底进行，因为月底前业务单据可能会发生变化；2. 结账的日期，可以每个月单独设置，但要求与财务系统一致。请货和配送请货流程一般由门店自己驱动,门店请货员根据门店的实际库存情况、销售情况，直接填写请货计划。对于还未切换的门店的请货，由开票员在系统中代填请货单。配送中心开票根据门店的请货情况，在系统中作配送，配送的过程是由系统自动进行的。流程图手工填写请货计划启动dbcopy复制数据确认请货保管员出库，记账确定临时配送，打印配送单配送决策流程图说明配送单：分四联：制单联、财务联、送货联、门店收货联。确认请货的过程可以由系统自动完成。只有确认状态的请货单，配送中心才能在系统中看到。岗位职责及操作门店请货，由门店的请货人员操作，用于生成请货计划配送决策, 由配送中心开票员操作，生成配送单。门店收货门店收到配送中心的来货后，要在系统中作收货，同时增加门店的库存流程图 商品上架增加门店的库存门店按照配送单对来货进行清点，并对配送单进行勾对收货流程图说明默认配送中心的送货没有问题，按照配送单上的商品数量作收货入库处理，24小时内如果有数量或者质量上的问题，门店与配送中心协商后作如下处理:1. 如果是数量少了，可以由配送中心补配，不用在系统处理；2. 如果批号错了，可以由双方在系统中分别进行批号的调换；3. 如果有破损或者其他质量问题，由门店提出配退申请，经配送中心同意后走配退流程；4.如果门店收货时作当面清点，门店可以直接填写实际收货数量，有问题的商品由配送员带回配送中心，同时系统自动产生配送退回单，增加配送中心库存。岗位职责及操作门店收货员: 勾对配送单生成门店的入库单，增加门店库存门店退货采购部通知门店退货或者门店提出退货申请，门店填写配送退货单，由采购部审批后生效货退到配送中心仓库，然后作验收和入库。验收员作验收，填写手工的验收单采购部审批开票员生成退货入库单门店退货申请保管员入退货库，记账单据说明配送退货单，在配送中心产生，包括商品信息、门店信息。分四联：制单联、财务联、仓库联、门店联。岗位职责及操作门店退货员员，填写配送退货单；开票员，根据验收的实际情况，勾对配送退货单生成退货入库单。保管员,根据退货入库单作入库记账操作。 中心铺货中心铺货，主要指新品的铺货。执行铺货，打印配送单开票填写主动铺货单与门店请货流程类似，不同点在于配送的策动点在配送中心。单据说明配送单，格式同前面谈到的配送单岗位职责及操作开票员，填写库存调整单。店间调货为了规范门店间的调货行为，避免批号的混乱，应该禁止门店之间的借货行为。出向门店填写单向移出单，减少库存，打印单据入向门店，填写单向移入单，增加库存说明为了规范调货行为，调入店必须在移出单上签字，同时系统会每月提供调货的报表供核对之用。考虑到门店的设备情况，移库单不打印而用手工单据代替。门店销售收款顾客取货收款员收款并打印收款小票顾客根据销售单交款营业员开出销售单顾客选购商品流程图说明营业员开出小票中应该包含以下信息:商品id、批号、数量等。上述流程也可以改成超市模式的，即省略掉营业员开销售单的过程，顾客直接拿着商品去交款，这就要求门店柜台上的每个商品上都必须贴上商品id，流程图如下:顾客取货收款员收款并打印收款小票顾客拿着商品去交款顾客选购商品收银员输入的信息包括:商品id、数量、价格和会员卡号，输入会员卡号后自动带出此顾客对应的折扣。单据收款小票顾客退货顾客退货必须拿原单，而且必须勾原单退货，切换前的商品建议不让退。退货的审核包括：是否是本门店的销售，商品的质量是否合格，批号是否正确营业员收货打印小票，退钱收款员勾原单退货店长审核顾客退货要求日结每天门店的营业结束之后，门店要作日结，日结之前要保证所有收货都已经作了入库记账日结时，系统要作物流日结、帐务日结和销售汇总同时自动产生下一个逻辑日同时自动产生相应的报表。门店顾客管理门店顾客的管理包括: 顾客基本信息、顾客的分类、顾客的销售和积分统计分析、顾客的折扣定义等。系统提供了门店顾客基本信息管理的功能；对于顾客的分类管理，可以通过对顾客进行分类编码即可顾客的销售统计和积分累计，可以通过报表解决，但要求门店销售时需要输入顾客的卡信息。门店药品的分类管理即陈列管理，系统中可以定义货位，通过对货位的细分达到药品分类管理的目的。拆零药品销售对于需要拆零销售的药品，门店销售采取小数的形式，如果除不尽可以灵活处理。 饮片管理饮片所有的业务环节都应该管理到单品；饮片不管到产地，即同一品名和规格的饮片只有一个产地；饮片的基本单位定义成克，门店销售时以10克为单位进行销售，而采购和批发以公斤为单位；建议不要在系统中管理中药处方，因为这样会导致速度很慢；门店促销管理主要有以下几种形式1. 买赠形式，因为赠品不属于正常的存货，系统不管理；2. 会员形式，系统维护会员信息，门店销售时系统能够带出折扣信息，通过报表可以统计积分；3. 前台折扣形式，后台定义最高折扣限制和低于成本检查；4. 后台调价的形式，这种促销形式必须由总部执行。医保卡销售管理流程如下:然后在医保系统中作刷卡先在INCA系统中进行销售说明:在INCA系统中作销售时，收款形式选择医保卡，通过报表统计每天的医保刷卡金额，财务部通过报表作应收帐。饮片厂业务管理饮片厂的业务环节主要包括:原药材的采购和入库、车间的领料和加工、产成品的移库、产成品的销售几个环节。帐设置:原药材保管帐、车间保管帐、产成品保管帐；饮片厂采购帐、饮片厂应付帐、饮片厂应收帐。原药材的采购和入库采购流程与普通药品的流程相同车间领料和加工车间领料和加工，要经过以下几个环节:原药材出原药材保管帐、原药材入车间保管帐。加工的过程和工序的管理不在系统中体现。产成品的移库产成品的出库包括:车间保管帐原药材的消耗出库、产成品入库到产成品保管帐。产成品的销售产成品的销售和出库同普通药品，不再赘述。另外，对于原药材的直接销售也是支持的，其流程与产成品相同。岗位设置:饮片厂的很多职能，如:采购、财务、配送、销售等由大药房的相关职能取代， 可能需要增加的岗位包括:饮片厂仓库保管员、验收员等。 成本的管理原药材的库存成本来自于采购成本，可以由系统根据加权平均的原则进行计算;产成品的成本需要财务对相关费用进行归积和分摊之后得到，不在系统中进行计算。流程图原药材的采购和入库流程记原药材保管帐登录员填写进货单进货结算流程原药材验收 车间领料流程车间保管帐入库原药材保管帐出库车间填写领料单 产成品的移库产成品移入产成品保管帐原药材出车间保管帐产成品的销售销售单销售结算和出库流程存货帐和往来帐的管理由于饮片厂是一个独立核算的实体，其存货帐和往来帐应该独立管理。所以其进货和销售环节需要单独开票，不能和公司混在一起。否则会导致存货帐和往来帐与公司相混。第六部分 数据方案编码方案参见马应龙大药房连锁有限公司的基础数据编码方案文档，此处略。静态数据准备方案静态数据是指：那些不会随着业务的开展而频繁变化的数据，如：商品、客户、供应商等。静态数据应该提前准备，为后面的培训、模拟和切换打好基础。单位信息以下的各单位基础数据均包含本部分内容，对于相关性质的单位只是将本部分内容加上相关单位性质信息即是该单位的详细信息。本部分内容包括：单位名称：即工商注册的全称；单位类型：包括集团、公司、部门、银行、药检或医疗机构等；单位操作码：单位的操作码，根据相关操作码编码规则的内容进行定义；拼音码：单位简称的拼音缩写；简称：单位的名称简称；法人代表：单位的法人代表姓名；地区：单位所处的地区；上级部门：该单位的上级单位名称，上级单位也是用单位管理的方式进行的，对于没有上级单位的单位，可以不填；税号：即单位的税务登记号。供应商整理范围：当发生业务的供应商，还包括财务部门的应付帐还存在的供应商；要求业务部整理出来后由财务部门进行确认；供应商名称：即供应商单位名称；拼音：供应商简称的拼音缩写；操作码：供应商的单位操作码；等级：供应商等级；发票精度：供应商的进货发票无税单价的小数点位数；客户整理范围：当前发生业务的客户及在财务应收帐中有的客户；销售部门整理出来后要求有财务部门确认；单位名称：即工商注册的全称，同单位名称；操作码：客户操作码同单位的操作码；分类编码：客户的分类编码，依据客户分类编码原则进行设定；客户拼音：客户名称简称的拼音缩写；是否控制信誉额度：是或否；信誉天数：暂可不管理；价格类型：即给该客户开票时默认的价格类型；发票类型：给开具发票的默认类型，一般有增值税发票和普通发票；发票精度：即给客户开发票时发票上打印的无税单价的小数点位数；客户级别：根据公司相关制度，确定客户的等级；送货待遇：此处分送货和自提两种；客户业务员整理范围：现在各销售部门中各客户所对应的业务部，无业务员对应的要求用相关销售部门负责人作为业务员；客户名称：销售业务员：银行整理范围：包括现在使用的银行单位，若一个银行有多个帐号，按照多个银行单位进行整理；银行名称：银行单位的全称，包括某某储蓄所等；银行操作码：银行分类码：商品基础数据管理商品名称商品操作码商品拼音商品分类码特殊分类编码行业标准码英文名称发票名称简称学名学名拼音商品基本单位缺省包装首营审批档案号批准文号有效期期间单位：有效期时间单位（年、月、日）商标厂家名称产地进货税率销售税率大类名称品种名称折合品种单位数量品规名称折合品规单位数量储存条件：1密封、2冷藏、3通风、4危险品运输条件：1防寒、2防暑、3加固商品明细：定义商品的包装、颜色、号型等业务动态属性。对于每个商品，至少要有一个商品明细。商品的计量单位从内部实际分二级：“包装”