科技档案管理学

科技档案第一章 科技档案概念1.科技档案的定义科技档案是科技生产活动中直接形成的，已归档保存的科技文件。1. 定义明确了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案与文书档案及其它档案在性质上的区别2. 定义明确了科技档案是科技生产活动的原始记录，规定了科技档案与科技资料在性质上的区别3. 定义明确了科技档案是归档保存的科技文件，规定了科技档案与狭义科技文件的区别2. 科技档案的特点1、 专业性特点：是指科技档案形成于特定的专业技术领域，是相应的专业技术活动的产物。它集中表现在形成领域、形成过程、记录方式和内容性质四个方面。2、成套性特点：围绕着一个独立科技项目的进行形成的科技文件，既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体，这就是科技档案的成套性特点。3、现实性特点：科技档案的现实性特点，是指它具有较强的现实使用性。3.与信息、相关的科技档案的概念科技档案信息：科技档案内容，具有本源性、回溯性、滞后性科技档案信息资源： 科技档案信息是可被人类开发并造福于人类、泽被子孙的重要资源科技档案信息化：指科技档案管理从以面向科技档案实体保管为重点，转变成以科技档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的过程。第二章 科技档案种类1.工业生产技术档案和农业科技档案工业生产技术档案是指在工业产品的设计、研制和生产制造等活动中形成的科技档案，以型号成套，它的主要类型是工业产品档案。首先，不同专业形成的生产技术档案，其内容构成不同。其次，同一专业系统的不同单位，由于分工不同，其生产技术档案的内容构成也不同。再次，设计的内容和类型不同，其生产技术档案的内容构成不同。最后，生产类型不同，其生产技术档案的内容构成不同。农业生产技术档案是在农、林、牧、副、渔各业的生产技术活动中形成的科技档案，具有种类繁多、综合性强，外业形成量大、周期长，地域性强特点。主要有：种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案、农业生态环境和农业区划档案。2. 基本建设档案和设备档案1、 基本建设档案简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。2、 设备档案是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。 设备档案的基本特点同产品档案的特点是一样的，即以型号成套。 设备档案按设备的构造和使用形式分为两种：一种是同土建工程连在一起的，另一种是独立的设备，可以同土建工程分开独立存在。 设备从来源看有两种，一种是本单位自制的专用设备，另一种是从国内外市场上购买来的外购设备。外购设备的内容基本上包括3个部分：设备购置文件；随机文件；设备安装、使用过程中形成的文件。3.自然科学研究档案和自然现象观察档案自然科学研究档案：是在自然科学技术研究活动中形成的科技档案，简称科研档案。科研档案的基本特点之一是以课题或项目为单元成套。一个科技研究课题的档案材料，是有机的联系体。其基本构成因研究任务的类型和专业而异，一般包括以下内容：（1） 研究准备工作文件 （2） 研究试验文件（3） 成果和总结鉴定文件（4） 成果推广应用文件（5） 其他有关文件自然现象观测档案：是指在气象、天文、水文、地震等自然现象观测活动中形成的档案。1.气象档案：气象档案是在气象观（探）测、气象预报和气象业务技术管理活动中形成的科技档案。包括气象记录档案，气象业务技术和服务档案，气象业务技术管理档案。其中，气象记录档案数量最多，价值最大，使用最频繁。2.天文档案：是在天文观测、研究活动中形成的科技档案，主要包括3种成分，各种原始记录、图表和照片；根据原始记录，经过综合、分析整理的各种定期报表和图件；观测规范和仪器设备的常数记载文件。3.水文档案是在水文观测（测验）和水情预报等水文工作活动中形成的科技档案4.地震档案是在地震监测、地震分析研究和地震预报活动中形成的科技档案4.地质档案和测绘档案地质档案：是地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究，矿产勘探等活动中形成的科技档案。分区域地质调查档案，固体矿产地质档案，石油地质档案，海洋地质档案，物探和化探档案，水文地质和工程地质档案。测绘档案：是大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。一般分为基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。5. 环境保护档案和医药卫生档案环境保护档案：是环境管理和环境监测活动的直接记录。包括环境管理档案和环境监测档案。医药卫生档案：医药卫生档案是在各种疫病的预防、治疗、护理及药品、生物制品的监督、检定和生产技术活动中形成的科技档案。包括：1.医疗技术档案2.卫生防疫和卫生监督档案3.妇幼卫生档案4.药品和生物制品监督、检定、生产技术档案。第3章 科技档案作用1. 科技档案作用的现象描述1) 工作查考2) 科学研究3) 总结经验，考核业绩4) 查究事故，调节纠纷5) 科技交流6) 现代管理2. 科技档案作用的概念抽象1) 参考作用2) 凭证作用3) 情报作用3. 科技档案作用的哲学解释4. 影响科技档案作用发挥的因素1、形成因素：影响科技档案发挥作用的根本因素。科技档案的完整与准确，主要取决于科技文件的形成过程以及科技文件向科技档案转化的过程。与之密切相关的问题有三个：a科技生产活动是否按规定的程序进行，并形成相应的科技文件；b科技文件是否按计划有序地进行积累；c科技文件是否按归档制度的要求进行归档。2、管理因素：影响科技档案作用发挥的重要因素。3、开发因素：影响科技档案作用发挥的关键因素。第4章 科技档案与邻近事物的比较1. 科技档案与文书档案意义：1) 有利于保持科技档案与文书档案各自的完整2) 有利于按科技档案和文书档案各自的特点分别进行科学的管理3) 有利于科技档案和文书档案有效地提供利用4) 有利于科技档案的移交工作方法：1、领域原则2、整体原则3、职能原则2. 科技档案与科技资料1.联系：1) 科技档案与科技资料都记载着科学技术的内容，是科技信息的一种载体2) 科技档案和科技资料，都是科技生产活动不可缺少的科技资源条件3) 科技档案与科技资料在管理原则与方法上可以相互借鉴4) 科技档案与科技资料在一定的条件下可以相互转化2. 区别1) 与本单位科技生产活动的关系不同2) 在本单位科技生产活动中所发挥的作用不同。3、 方法：第一，对某一单位来说，科技档案主要是由本单位在科技生产活动中形成的；第二，科技档案并非全部是由本单位形成的；第三，判断和区分科技档案与科技资料，主要分析它们同本单位科技生产活动的关系，以及它们所发挥的作用。3. 科技档案与科技文件联系：1) 科技档案是由科技文件转化而来的2) 科技档案可以再生科技文件区别：1.作用性质不同2.数量不同3.存在形式不同4.存放地点不同5.管理方式不同运动规律：广义科技文件的生命周期由两个过程、四个阶段构成。两个过程是科技文件过程和科技档案过程，其中科技文件过程包括科技文件的制作形成阶段和科技文件的现行使用阶段；科技档案过程则包括科技档案的暂时保存阶段和科技档案的永久保存阶段。第5章 科技档案工作的性质和原则第一节 科技档案工作的内容与性质科技档案工作是国家档案工作的重要组成部分。它是以完整地保存和科学的管理科技档案，充分发挥科技档案的作用为目的的诸项管理活动的总称。1、 科技档案工作的基本任务是：在科技档案工作基本原则指导下，建立、健全科技档案工作的法规制度，科学地管理科技档案，积极开发科技档案信息资源，及时、有效地提供科技档案，为经济建设和科技发展服务，为党和国家的各项事业服务。2、 科技档案的内容包括：（1） 科技档案业务管理。又称科技档案微观管理。其基本内容包括科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等各项业务工作。（2） 科技档案事业管理。又称科技档案的宏观管理。其基本内容是：建立和完善科技档案管理体制，规定各级、各类科技档案机构的设置与职权范围，建设科技档案工作者队伍，对科技档案工作实行法制管理、规划管理、标准化管理。3、 科技档案工作的性质：（1） 专业性。 科技档案工作有自己独立的物质对象。 科技档案业务管理有特定的工作内容和专门的工作方法。 科技档案工作有比较完整的专业理论知识体系。（2） 管理性。 科技档案工作是科技管理工作的组成部分。 科技档案管理是基础性科技管理工作。 科技档案管理是对科技信息和科技成果的管理。（3） 服务性。 就科技档案工作目的而言，它是为科技、生产活动创造条件的工作。 就职能特点而言，它是科技保障性的管理工作。 就宏观管理而言，其基本任务之一就是为科技档案部门服务。（4） 机要性。第二节 科技档案工作的原则科技档案基本原则：按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。科技档案工作的基本原则包括三个方面的内容：一、科技档案要实行集中统一管理。集中统一管理科技档案是基本原则的核心，它规定了科技档案工作的组织原则与基本管理方式。（一） 科技档案实行集中统一管理的内容：1、 科技档案是国家的财富。一方面它反映了国家对国有科技档案的所有权；另一方面反映了国家对非国有科技档案的控制权。2、 科技档案按专业实行分级管理。各级专业主管机关要加强对所属企事业单位和本专业系统科技档案工作的监督和指导。3、 科技档案的管理要遵循统一的管理制度。（二） 实施科技档案集中统一管理的优越性：1、 有益于保护科技档案，保守科技机密。2、 有利于形成科技资源储备中心和交流中心。3、 有助于加强科技档案工作，促进科技档案工作的现代化。二、科技档案完整、准确、系统、安全的基本要求。（一） 科技档案的质量和管理要求1、 科技档案的完整，要求：一方面，就一项科技、生产活动形成的科技档案而言，应该包括该活动过程中形成的所有具有保存价值的科技文件，符合成套性的要求；另一方面，就一定的库藏范围而言，科技档案的种类与其形成单位科技活动范围应该一致。2、 科技档案的准确，强调 科技档案首先应该是其科技、生产活动同期形成的真实的历史记录，保证如实地记录和反映科技对象的历史面貌； 其次，又要求科技档案能够动态地反映科技文件归档后其科技对象发展变化的基本情况。3、 科技档案的系统，要求： 保持科技档案之间的有机联系，不得任意肢解与组合 实现库藏科技档案分类排列的有序化。4、 科技档案的安全，要求： 保证实体的安全 保证信息的安全。三、实现科技档案的有效利用（1） 利用工作是实现科技档案价值的重要措施。（2） 有效利用提出了科技档案利用的标准。包括两个具体指标： 其一是满意程度指标 其二是快捷度和准确度指标四、科技档案工作的管理原则 专业管理原则 前端控制原则 全程管理原则 知识管理原则第6章 科技档案事业组织管理第一节 科技档案管理体制我国科技档案事业的管理体制是：在国家档案局的掌管下，按专业实行统一管理，各级档案行政管理部门与专业主管机关密切配合，实行分级管理和属地管理相结合的管理体制。一、 国家档案局统一掌管全国的科技档案工作。二、 按专业实行统一管理。三、 各级档案行政管理部门的监督与指导。档案法规定，各级档案行政管理部门“主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。（属地原则）2. 基层科技档案机构（一）基层科技档案管理机构的性质：1、 基层科技档案管理机构是企事业单位设置的管理本单位科技档案的职能部门2、 它是企事业单位的科技管理部门。3、 它是国家科技档案工作的基层业务机构。（二）基层科技档案管理机构的类型：综合性档案机构 单独的科技档案机构 信息一体化机构 知识管理机构（一） 基层科技档案管理机构的组织形式1、集中管理的形式2、集中领导分级管理的形式（二） 基层科技档案机构的任务1、制定本单位科技档案管理制度和参与制定关科技管理制度。2、科技档案管理的各项业务工作。3、业务指导、监督和检查工作。4、开发科技档案信息资源，做好利用工作。3.科技专业档案馆科技专业档案馆是保管对国家和社会具有长远保存价值的重要科技档案的机构，是科技档案信息资源的储备中心、咨询中心和交流中心（一） 建立科技专业档案馆的必要性1. 适应现代化建设的需要，在更大范围内发挥科技档案的作用2. 妥善保存科技档案精华，为发展国家的科学技术事业服务3. 形成专业科技档案信息中心和咨询中心，促进科技交流（二）性质： 科技专业档案馆具有科学文化事业单位的性质。这一性质具体体现在三方面：1) 科技档案是人类社会一定历史时期物质文明和精神文明建设的历史记录，科技专业档案馆长久地珍藏具有重要价值的科技档案，是国家和民族积累和存储科技档案财富的基地。2) 科技档案是进行现代化建设的一种重要科技资源。科技专业档案馆的职责之一，就是大力开发科技档案信息资源，不断提供优化的科技档案信息，为本系统和全社会服务。3) 科技专业档案馆在发展国家和专业系统的科技档案事业中处于重要地位，在科技信息交流、传递中起着枢纽的作用。（三） 科技专业档案馆的类型：1、 中央级科技专业档案馆。（我国目前5所中央级档案馆分别是：中央档案馆，中国人民解放军档案馆，第一历史档案馆，第二历史档案馆，中国照片档案馆）2、 区域性科技专业档案馆。（1） 省、市级科技专业档案馆。（2） 自然区域性科技专业档案馆。（如黄河档案馆）（3） 经济区域性科技专业档案馆。（如三峡档案馆）3、 城市建设档案馆。遵照国家的要求，我国二十万以上人口的大、中城市建立城市建设档案馆。4、 企事业档案馆（无） 企业建立档案馆的条件：大型企业；企业内部职能部门15个以上；企业历史25年，档案3万卷。 高校建立档案馆的条件：学校历史50年以上；全日制在校生规模5000人以上；档案数量3万卷以上；要有符合条件的档案库房和管理设备。（四） 科技专业档案馆的任务1、 科技专业档案馆的任务：（1） 接收、征集本专业馆藏范围或按照有关规定需要长久保存的重要的科技档案，并接受委托人的委托，代管其他有关科技档案。（2） 运用科学的管理理论和现代化管理手段，对科技档案进行科学妥善的管理。（3） 积极开展科技档案利用与咨询工作，为社会各项事业服务。（4） 根据实际需要和馆藏科技档案的状况，编辑出版有关科技档案编研成品，系统开发本专业科技档案资源。（5） 组织建设本专业或行业的科技档案目录中心。（6） 对档案移交单位准备进馆的科技档案进行业务指导与检查。（7） 搜集、储存和加工本专业其他有关文献资料，建设专业科技信息交流咨询中心。4. 科技档案工作者（一）科技档案工作者的素质要求1、 政治思想和职业道德素质：必须坚持“四项基本原则”，树立全心全意为人民服务和为社会主义事业服务的思想，事业心强，工作认真负责。这是做好科技档案工作的思想政治条件。2、 业务素质： 树立科技档案和科技档案工作意识。 熟知科技档案工作的法律、法规和章则制度。 具有系统的科技档案管理的理论修养，掌握各项科技档案业务工作的原则和方法。 3、 懂得与科技档案内容有关的科学技术知识； 掌握信息技术； 掌握识图、制图的知识； 熟悉科技管理知识；具备一定的法律知识和外语水平。（二）科技档案工作者的队伍建设：1、 注意科技档案人才的合理配备。2、 建立和完善档案专业技术聘任制度。3、 力求科技档案工作者队伍的相对稳定。4、 加强对科技档案工作者的教育和培训。第7章 科技档案事业管理第一节 科技档案的法制管理科技档案的法制管理即国家通过制定有关科技档案管理的法律、法规和严格执法，形成良好的科技档案工作秩序，保证科技档案事业健康发展。一、 科技档案的法制管理必要性：1) 科技档案的法制管理是科技档案事业顺利发展的保障2) 科技档案的法制管理为保护和开发科技档案信息资源提供法律依据3） 科技档案的法制管理是国家对科技档案事业实现有效管理的手段。二、 科技档案法规体系建设：（一） 档案法规体系1、 档案法律。中国人民共和国档案法在档案法规体系中具有最高法律效力。2、 档案行政法规。3、 中央档案行政规章4、 地方档案行政法规和行政规章（二） 科技档案法规建设的原则 科技档案法制管理的首要内容是法规建设。进行科技档案法规建设，要在党和国家的总方针、总政策和有关科技档案工作具体方针、政策的指导下，以现行的国家宪法、基本法律为依据，并结合科技档案工作的实际需要，使科技档案法规达到稳定性与可行性相结合，普遍性与专业性相结合，原则性与灵活性相结合的要求。（三） 科技档案法规体系的形成： 我国科技档案法规体系已基本形成。它是以档案法和中华人民共和国档案法实施办法为核心，以科技档案行政法规和行政规章为主体，包括其他有关科技档案的法律规范组成的一个有机整体。三、 科技档案执法：1) 加强科技档案法规的宣传教育，增强档案法制观念。2) 加强科技档案执法队伍的建设3) 建立、健全专业部门和基层单位的科技档案管理制度，使科技档案法规具体化。4) 加强科技档案执法检查。2. 目标管理目标管理就是围绕科技档案事业确定目标和实现目标而开展的一系列管理活动。一、 科技档案的目标管理必要性 1.落实党和国家发展科技档案事业的战略部署 2.科技档案目标管理可充分调动科技档案工作者的积极性、创造性 3.提供了科技档案宏观和微观管理的依据。2、 目标管理的原则1 协调原则2 可操作原则3 激励原则三、科技档案目标管理的步骤1) 目标的制定与分解2) 目标的实施与控制3) 目标的考评与奖惩4、 工作考评定级1 申报2 考评3 审批3. 标准化管理科技档案标准化就是通过科学地制定、贯彻和修订有关科技档案标准，逐步实现科技档案管理的统一化和规范化，以不断提高科技档案科学管理的水平。一、 科技档案的标准化管理必要性1) 是实现科技档案管理科学化与现代化的基础2) 是沟通和密切科技档案管理与经济建设、科学技术及其管理之间联系的纽带。3) 是保证科技档案质量，提高科技档案效益的有效措施。4) 是促进科技档案理论研究与技术发展的必要条件。二、 科技档案标准化管理的内容（一）制定科技档案标准化工作计划（二）科技档案标准的制定（三）科技档案标准的修订（四）科技档案标准的贯彻执行1、 准备： 认知准备， 技术准备， 物质准备。2、 实施。 3、检查。 4、总结。4. 行政管理1、 科技档案行政管理的必要性1 科技档案行政管理可确保科技档案事业发展的正确方向2 科技档案行政管理可协调科技档案事业与其它各项事业的关系3 科技档案行政管理是建立良好的科技档案工作秩序的基本保证2、 特征1 权威性2 强制性3 垂直性4 具体性5 无偿性3、 方式1 政策指导2 舆论引导3 典型示范4 现场指导5 经济调节6 行政协调7 行政监督第8章第9章 检查、监督科技文件形成与积累1. 科技文件与科技文件工作概述1、 科技文件 科技文件是在现行科技、生产、建设等活动中，以特定的信息表现形式，按照特定的科技工作程序和规范直接形成的、处于使用和运行过程中的文件。（1) 科技文件是在科技生产活动中形成的。明确科技文件的产生和形成领域，有助于区分科技文件与其它文件。（2) 科技文件是处于现行过程中的文件，它正在科技生产活动中形成着或使用着，处于运动变化状态和运转、承办过程之中，是记录和指导现行科技生产活动的工具。（3) 科技文件是一个综合性概念。它包括科技图样、科技文字、科技表册、科技照片、科技声像文件以及数字化的科技文件等。2、 科技文件工作科技文件工作是科学地管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、整理、归档工作，充分发挥科技文件在科技生产活动中的工具作用。形成工作积累工作流通工作整理工作归档工作3、 职责 科技文件工作是科技业务部门的本职工作检查、协助科技文件工作是科技档案部门的职责2. 检查、监督科技文件形成与积累的内容1、 对科技文件标准化的监督管理1) 科技文件标准的主要内容1 科技文件自身的标准2 科技文件业务管理的标准2) 对科技文件标准化的检查和监督1 科技文件的幅面、格式、名称、编号、更改等，是否符合有关标准的规定，责任签署是否符合有关要求；2 包括手工绘制和计算机绘制的图样材料，是否符合有关标准的规定，特别是图样标题栏的格式、内容和填写方法是否正确；3 文字材料书写是否规范，字迹是否清晰，用笔用纸是否耐久；4 形成的科技文件是否完整、准确、系统，特别是电子文件的完整性尤为重要。2、 对科技文件编号、更改的监督管理1、 对科技文件编号的管理 科技文件编号是按照一定的要求和方法以符号和数字组成代号，用来表示科技文件的内容和有关特征。（1) 参与制定本单位的科技文件编号制度。（2) 参与科技文件编号的发号管理（3) 做好科技文件编号的转化工作（4) 检查、监督科技文件编号制度的执行情况2、 对科技文件更改的管理1) 参与制定本单位科技文件的更改制度2) 对科技文件更改进行检查、监督。 3) 加强对科技文件更改通知单的监督管理。3、 对科技文件复制、传递的监督管理1、 科技文件的复制：科技文件的复制，是指文字材料原件复制成印刷件、底图晒印成蓝图、电子文件拷贝或打印成纸质文件、照片底片洗印成正片等的统称，它是科技文件形成、积累的手段之一，也是科技生产活动的组成部分 科技文件的配套复制电子文件的拷贝和打印对科技文件复制数量的监督管理对科技文件复制质量的监督管理建立健全复制手续2、 对科技文件传递的管理 内部发放 外部发出 科技成果上报3. 检查、监督科技文件形成与积累的方法1、 积累科技文件的一般方法1) 科技人员个人积累2) 兼职资料员积累3) 科技档案部门积累、保管2、 具体方法和措施1) 以科技生产活动程序及相关的标准或规范为依据，检查、监督科技文件的形成与积累2) 根据科技生产活动的类型和性质，检查、监督科技文件的形成与积累3) 抓住科技文件形成或者积累的薄弱环节，做好科技文件形成和积累的检查与监督4) 实行“三纳入”，使科技文件的形成和积累制度化5) 运用经济原则，加强对科技文件形成和积累的监督管理6) 建立监督管理网络，保证科技文件的形成和积累第10章 协助、指导科技文件整理和归档1. 整理1、 协助、指导科技文件整理 1、科技文件鉴别1 完整性鉴别2 准确性鉴别3 属性鉴别4 密级鉴别5 保管期限鉴别2、案卷组织a. 案卷与案卷组织的要求b. 组织案卷的方法c. 案卷内科技文件的排列3、案卷编目2.归档第十一章 收集1.科技档案收集含义与要求一、含义 科技档案收集，就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度，通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。它包括两个层次、三种方式。层次：1、基层科技档案部门的收集工作 是企业和事业单位的科技档案机构，按归档制度接收本单位各部门在科技、生产活动中形成的有保存价值的、经过整理的科技文件。2、科技专业档案馆的收集工作 是各级科技专业档案馆，根据其进馆范围，有计划地接收有关单位移交的科技档案。方式：1、接收基层科技档案部门和科技专业档案馆，按照制度无偿地接收移交归档的科技文件或移交报送的科技档案。2、征集是科技档案部门经过协商或接受委托，向不同所有制单位或个人收集科技档案的一种方式。收集单位对所要征集来的科技档案一般不拥有所有权。3、征购或购买征购，一般是指科技档案售让方履行义务向科技档案部门出售科技档案而形成的一种价购方式；购买，则是指科技档案售让方无出售义务，科技档案部门完全通过平等协商，从科技档案所有者手中购买所需科技档案的方式。2、 收集的意义1、收集工作标志着科技文件性质的变化与科技档案自身运动的一个新阶段。首先，基层科技档案部门的收集工作，标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化。其次，科技专业档案馆的收集工作，标志着科技档案运动的另一个阶段。基层科技档案部门的档案向科技专业档案馆移交，使科技档案与它的形成单位分离，由科技专业档案馆实行集中统一管理。2、收集工作是科技档案工作的基础，是丰富科技档案馆（室）藏的重要手段。3、收集工作是贯彻科技档案工作基本原则的重要措施。首先，科技档案工作基本原则规定，科技档案要实行集中统一管理。其次，科技档案工作的基本原则要求，必须维护科技档案的完整、准确、系统、安全。4、 收集工作是保证科技档案信息资源得以有效开发利用和广泛共享的基础三、科技档案收集工作的要求1、在法律法规的指导下进行收集。首先，集中统一管理科技档案是档案法的明确规定。其次，科技档案的具体收集工作，要符合档案法、知识产权法、企业法等有关法律的规定。2、收集工作要遵循科技档案的自然形成规律。3、收集工作要保证科技档案的质量。 收集是保证科技档案质量的重要关口，只有完整、准确、系统的科技档案才能充分发挥其应有的作用。4、 科技档案收集的环境1、 科技管理水平2、 科技管理人员和业务人员的档案意识3、 科技政策法规的影响2. 基层科技档案机构的收集 1、 收集渠道1、接收科技部门归档的成套科技档案2、向科技部门或科技人员收集零散科技档案3、向本单位人员征集非职务科研成果档案4、收集外单位转让或移交的科技档案二、收集方法疏导激励法：目标激励、反馈激励、强化激励监督控制法:滞后补充法：跟踪收集法、测绘补充法（一）科技档案收集工作的实施（1）收集工作与计划管理相结合。（2）接收归档与现场收集相结合。（3）随时收集与集中收集相结合。（4）实测补制与科技生产任务相结合。3. 科技专业档案馆的收集一、科技专业档案馆的进馆范围确定科技专业档案馆的进馆范围应考虑以下原则：1、价值原则 科技专业档案馆是永久保存科技档案的基地，应接收具有重要价值并需要长远保存的科技档案。 历史研究价值; 现实查考利用价值; 2、专业原则 以反映本专业重要科技、生产活动的科技档案为馆藏主体； 从科技档案的来源上保证科技专业档案馆的专业特点； 科技专业档案馆还应保存本专业重要的技术资料。3、分级管理原则 对科技档案移交单位应有层次之分； 对科技档案成套性的要求应有详略之别。4、综合性原则科技专业档案馆作为各专业系统以科技档案为主体的综合性档案馆，应该保存本专业需要长远保存的重要科技档案，和需要永久保存的其他档案。二、科技专业档案馆的收集渠道1、接收1) 无偿进馆制。2) 相关单位主送制。 科技专业档案馆接收科技档案实行相关单位主送制，即对不同种类乃至不同项目的科技档案，按照国家和专业主管部门的有关规定，分别确定其主送单位，对科技档案采取重点接收的进馆方式。由于一份档案常常不止一个单位拥有，所以，科技档案一般不采取普遍进馆的方式，而是实行相关单位主送制。3) 补送制。补送制指科技档案的原移交单位，负责补充报送反映其进馆项目发展、变化的科技档案材料，以保证馆藏科技档案的质量。2. 征集和购买的渠道1) 了解到某个单位或个人所有的科技档案，对丰富馆藏有很重要的意义。包括具有很重要的提供利用价值和与馆藏档案的配套价值。2) 按照有关档案法规的规定，指定由本馆收购、征购或代管的科技档案。三、科技档案进馆的手续和要求1、把住质量关，保证进馆科技档案完整、准确和有序。科技档案是由各移交单位接收来的，为了确保科技档案的质量，科技专业档案馆要协助和指导移交单位做好进馆档案的筛选和系统整理等工作，保证科技档案的完整、准确和有序2、摸清底数，制定稳妥可行的收集进馆方案。摸清每年有多少单位的科技档案要进馆； 摸清每个单位的进馆数量、种类、保管状况、分类整理方法以及科技档案的质量状况。3、严格检查，做好进馆档案的验收工作。认真检查档案的内容质量，根据移交清册逐项、逐卷、逐件进行核对； 仔细检查档案的保管质量，如载体质量，信息记录的质量等。4、科技档案进馆的交接手续。对进馆科技档案进行检查验收之后，科技专业档案馆与科技档案移交单位，要在移交清册和验收记录上签字，交接双方各留一份备查。第12章 整理1. 整理的意义与原则整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类或归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。一、科技档案整理的意义首先，整理是科技档案实行科学管理的基础。对于科技档案的管理，一是要实现对科技档案所含知识内容的控制，以便于查找利用；二是要实现对科技档案实体的控制，以利于科技档案安全保管其次，整理是科技档案查找利用的前提。二、科技档案的整理原则 科技档案的整理原则是遵循科技档案的形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，便于保管，保密和利用。体现整理原则的主要方法： 1，考虑科技文件形成的具体目的 2，考虑科技文件形成的历史阶段 3，考虑科技档案的形成部门 4，考虑科技档案的不同形式2. 分类1、 分类原则严整性原则效用性原则稳定性原则二、1、科技档案分类方案的构成科技档案分类方案由说明、类目表和类号构成。1 说明。说明是分类方案的前置部分，它的任务是通过介绍类目及其使用方法，指导人们正确地使用分类方案。2 类目表。类目表是分类方案的主体，它是由纵向类目和横向类目构成的，反映分类序列的科技档案类目体系。类目表的表现形式有三种： 图示法， 表格法， 缩行法。3 类号。类号是类目的代字或代号，是类目标识符号。在分类表中，每一个类目都配有一个类号，这个类号既是类目的代表，又是反映类目排列顺序的依据。类号的形式有两种：一是单纯号码制，即由单一形式的阿拉伯数字作为类号；另一种是混合号码制，即由两种或两种以上的符号组成类号。2、 科技档案分类方案的编制（1） 全面地了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成规律。（2） 确定明确的分类标准和分类方法（3） 设置科学、合理的类目体系，以文字叙述或图表的形式表达出来 第一，划分大类，确定类列。大类是科技档案分类方案的一级类目。一级类目的划分同库藏科技档案的种类构成直接相关，它反映了一个单位科技，生产活动的领域和内容范围。 第二，划分属类，形成体系。划分属类的实质是展开类目，形成科学，合理的类目层次，即以每一级类目为基础，以上位类和下位类的形式构成科技档案的类系。 第三，进行类目排序。类目排序是指同位类目的排序，给每一个类目确定一个合理的位置。因此，一级类目的排列，应突出反映企事业单位的基本职能活动，以便于利用。第四，明确代字或代号。类目体系形成后，即可根据已确定的类号形式，给每一个类目配上相应的符号。第五，制成文件或图表。将由类列和类系组成的类目体系，用文字叙述或图表的形式表达出来，最终形成一个完整的科技档案分类方案。第六，撰写“分类方案编制说明”。 指出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字和代码的使用方法等。3、科技档案分类方法一、科技档案分类的基本方法：对象分类法和特征分类法。对象分类法是以一个实物对象的开发、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法。其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法。其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。二、科技档案分类方法的综合运用：（一）基本建设档案的基建档案的基本分类方法是工程项目分类法，即以工程项目作为分类单位进行分类的方法。具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有以下几种分类方法：1性质工程项目分类法性质工程项目分类法是以工程项目为基础，结合工程项目的使用性质或专业性质进行分类。2流域（水系）工程项目分类法这种方法是以工程项目为基础，结合其所在流域（水系）进行分类的方法。（二）产品档案的分类产品档案的基本分类方法是型号分类法，即以一个型号产品的科技档案作为分类单元，对产品进行类别的划分。产品档案常用的分类方法有： （1）使用性质型号分类法首先将产品档案按使用性质进行类别划分，然后再按型号划分。 （2）系列型号分类法将产品档案按不同系列划分类别，然后再按型号进行分类。（3）年度纱号分类法 纱号是棉纺织产品型号的一种特殊形式，是表示棉纱粗细程度的代号，即以1000米长的棉纱重量为标准，重量为多少克就称为多少号纱。以纱号为分类基础，将棉纺产品档案按年度划分类别，然后再按纱号进行类别划分。在产品档案的分类中还有一种十进分类法，把产品、组件、部件和零件的科技档案作为分类单元，按其特征、结构或用途，以十进制的方法划分类别。（三）设备档案的分类 设备档案的基本分类方法是型号分类法。具体有两种：（1）性质型号分类法 这种方法是按照设备的使用性质结合设备型号，对设备进行分类。此方法适用于独立性较强的单体设备档案的分类。 （2）工序型号分类法 这种方法是以型号为基础，按生产或工艺过程对设备档案进行类别划分。这种方法比较适合于生产连续性强的设备档案的分类。（四）科研档案的分类科研档案适宜按课题进行分类。常用的分类方法有： （1）学科课题分类法 这种方法是以课题为基础，结合所属学科进行分类，一般适合于基础科学研究档案的分类。 （2）专业课题分类法 由于科研活动都是在一定学科范围内分专业进行的，以课题为基础，结合专业分工进行分类。这种方法一般适合应用性和开发性科研档案的分类。（五）自然观测档案的分类自然观测活动具有时间空间特点和专业特点，因而自然观测档案适合采取特征分类法，以反映其时空特征的测站、年度为标准，结合各项观测活动的专业特点进行类别划分。1，气象档案的分类n 气象观测活动的突出特点是时间性、地域性强，根据一定的专业分工严格地在规定时间和地域范围内进行。分类时，必须突出专业、时间和地域特征。2，水文档案的分类n 水文档案是在一定的地域和时间范围内形成的，分类时，必须突出时间特征和地域特征。“流域（水系）测站年度分类法” 3，地震档案的分类n 特点：专业特点，地域特点，手段特点，时间特点。3. 排架 科技档案排架，是指按照预先确定的方法和秩序，将进入库房的科技档案摆放在相应的档案柜架上实行定位管理。1、 排架的要求1 方便存取2 顺序统一、清晰3 保持适宜的饱和度2、 方法（1）分类排架法：分类排架法是在科技档案分类的基础上，严格按照科技档案的类别、项目及项目内案卷排列顺序即分类体系排列案卷的方法。优点：线索清晰，界限明确，档案工作者容易熟悉情况，全面掌握库藏，便于检索缺点：浪费空间，经常需要倒架（2） 流水排架法:A. 大流水排架法：登记号排架法，是完全按照科技档案接收归档的顺序排列案卷的方法。优点：不用预留位置，不存在“倒架”问题。缺点：不同种类和类别的科技档案混合在一起排架，而同一种类、同一类别的科技档案则可能分放在不同的地方，因而不利于按类查阅科技档案，往往需要借助于检索工具才能较方便地调卷。B. 小流水排架法：分类流水排架法，是指先将科技档案进行初步（一般是一级）的分类，然后在各类内流水排列科技档案案卷的方法。将科技档案按种类划分，在每类科技档案内，再按接收归档的先后顺序进行流水排架；也可先将库藏科技档案按年度划分类别，再在各年度内按接收归档的先后顺序进行流水排架。小流水排架法是介于分类排架法和大流水排架法两者之间的一种方法。4. 编号一、科技档案号的特征与种类1、科技档案号是科技档案案卷的编号或代号，是科技档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。特征：1、科技档案号是以科技档案案卷为单位编制的。案卷是由若干有保存价值的科技文件组成的，科技档案号作为案卷的编号，也是这组科技文件共有的编号或代号。 2、科技档案号是反映科技档案内容特征和管理特征的编号。2 科技档案号的种类有分类式科技档案号和累积式科技档案号。 分类式科技档案号反映科技档案分类层次及案卷排列顺序的科技档案号，分类式科技档案号反映了科技档案的内容特征； 累积式科技档案号反映科技档案总量与接收顺序的科技档案号，也称为总号或流水号。3.科技档案号的作用分类式科技档案号在日常管理中的作用：1、 指导科技档案的案卷排列，固定排架的位置；2、指示科技档案案卷在科技档案目录中的位置；3、反映科技档案的内容特征和分类层次，提供调卷的依据。累积式科技档案号在日常管理中的作业：1、 指示科技档案的案卷排列，固定排架的位置；2、 反映科技档案接收总数量与入库顺序；3、随时反映科技档案当前的数量，便于进行总量统计。二、科技档案号的编注1、科技档案号的结构模式 科技档案号主要有单纯号码制和混合号码制两种型制。单纯号码制是全部以数字进行科技档案编号。混合号码制是以数字和代字混合进行科技档案编号。 （1）分类式科技档案号基本结构模式：科技档案号=分类号+案卷顺序号。 （2）累积式科技档案号只采用单纯号码制，以阿拉伯数字按库藏顺序，以案卷为单位依次进行累积编注。2、科技档案号编注要求：1、科技档案号的结构要清楚；科技档案的编号有单纯号码制和混合号码制，分类式的科技档案号由科技档案的分类结构代字和案卷顺序号组成，累积式的科技档案号采用纯号码制，即阿拉伯数字表示。科技档案号的结构的基本部分要清楚，位置也应固定。2、科技档案号代字的含义要明确；3、科技档案号的位置要醒目。编注程序：第一，设计科技档案号；第二，编制科技档案代字表；第三，纳入辅助代号。辅助代号如库位号、特殊载体代号。第十三章 鉴定1.鉴定的内容与组织一、科技档案鉴定工作的内容科技档案鉴定就是根据一定的原则和标准，科学地判定科技档案的历史与现实的价值，确定其保管期限；通过价值核查和质量核查，对失去保存价值或者内容失真和不完整的科技档案，按照规定手续进行处理的科技档案业务管理活动。科技档案鉴定工作：价值鉴定、质量鉴别。价值鉴定是鉴定工作的主要内容。价值鉴定，实际上是对保存价值的鉴定，即根据科技档案的历史与现实价值，鉴别和预测，确定其保管期限，对于超过保管期限的，要进一步判定其保管价值，进而决定它们是继续保存还是剔除销毁。质量鉴别，即根据科技档案动态性的特点，是对科技档案的准确性和完整性的状况进行甄别与核查，以便采取相应的措施保证库藏科技档案的质量。科技档案鉴定工作通过以下两个过程实现： 1、保管期限的鉴定。在科技文件归档前，由有关的科技业务部门在科技档案部门的协助下，对科技文件进行的鉴定工作。这次鉴定工作主要解决四个问题：鉴别、核查归档材料的完整性和准确性；鉴定科技文件的保存价值，从而决定其取舍，并将筛选出的科技文件组成案卷；判定科技文件价值的大小，根据保管期限表，划定每个案卷的保管期限。 如果科技文件是电子形式的，需要检查其有效性 2、保管期限的复查。在科技文件归档后，有科技档案部门定期进行保管期限的复查。其任务是：对超过保管期限的科技档案重新进行价值审查，将失去保存价值的科技档案剔除销毁；对原保管期限划定不当的科技档案重新进行价值鉴定，调整其保管期限；审查科技档案的机密等级，根据实际情况解密或进行密级调整。核查科技档案内容，鉴别其准确性和完整性，做好相应的补充工作。 对处于保管期限内的电子科技档案进行有效性检查，如果发现无法读取的状况，则应进行及时的技术处理。二、科技档案鉴定工作的意义1、决定科技档案存亡2、提高科技档案工作效益3、提高科技档案质量三、鉴定工作的组织科技档案的鉴定小组是从事科技档案鉴定工作的临时机构。关于鉴定工作小组的组成，科学技术档案工作条例规定：鉴定工作要在总工程师或科研负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同组成。鉴定小组分为科技档案鉴定领导小组和承担全部具体任务的鉴定工作小组。承担具体任务的鉴定工作小组的任务是：1）研究、编制本单位科技档案保管期限表；2）定期进行库藏科技档案价值和质量的鉴定工作；3）负责处理剔除的失去保存价值的科技档案。2. 价值分析1、 科技档案价值含义客观具体与主体需要的关系中体现2、 价值因素史料价值文物收藏工作查考3、 价值源知识价值源实物价值源作者源时间源4、 价值定性分析第一层次分析：项目分析 史料价值 工作查考 文物价值第二层次分析：文件级层次分析综合与零星局部与全局 局部与局部本单位自制和外单位供给国内提供与国外引进实施与不实施5、 定量分析1、 定量分析与定性分析关系：补充、基础2、 定量分析过程： 计量 建模3. 保管期限表1、 科技档案保管期限表的类型有：1）专业系统科技档案保管期限表，即一个专业或行业的科技档案价值鉴定工作的指导性文件。2）基层单位科技档案保管期限表。它是企事业单位根据科学技术档案工作条例和本专业系统科技档案保管期限表，结合本单位具体情况编制的适用于本单位的科技档案保管期限表。2、 科技档案保管期限表的结构：由说明和条款两部分组成。说明部分用来介绍编制和使用科技档案保管期限表的有关问题。条款是保管期限表的主体，包括以下五个内容：顺序号；条款名称；区别依据；保管期限；备注；三、编制方法1、编制要求1 符合本系统2 保管期限档次清楚，跨度适当3 便于查用4 保管期限表应统一、衔接2、 编制步骤a. 调查研究b. 拟定初稿c. 征求意见，修改定稿3、修改4. 鉴定方法一、科技档案的鉴定程序（1）鉴定准备工作。 1、制定鉴定工作计划 2、做好鉴定的组织准备与物质准备 3、编制和研究科技档案保管期限表。（2）价值判定工作。 1、个人初步鉴定 2、集体审查（3）销毁与后处理工作。 1、销毁手续：（1）编制科技档案销毁清册；（2）剔除、销毁档案；（3）撰写科技档案鉴定报告；（4）善后处理工作：注销；变更；调整案卷；调整排架；组成鉴定工作卷。2、 鉴定方法1、内容 科技档案是科技生产活动的直接记录，客观地反映了科技生产活动的历史过程和科技对象的实际面貌，完整、准确是科技档案质量的集中反映，也是科技档案质量鉴别的基本内容。科技档案失去了完整性和准确性，也就失去了发挥作用的基本条件。 科技生产活动的不断发展和科技对象自身的变化，影响着科技档案的完整性和准确性。一方面，静态的科技档案内容难以反映科技活动的动态变化；另一方面，相关的科技档案总是在不断形成，致使原有的科技档案从相对的完整、准确变为不完整、不准确。因此，必须进行科技档案内容的核查和甄别，以保证科技档案的完整、准确。2、具体鉴别方法（1）通过科技档案同有关目录之间的核对进行鉴别 这种方法是以文件或科技档案目录为依据，鉴别科技档案的完整性和准确性。采用这种方法鉴别科技档案的质量，应注意以下问题： 第一，要保证科技文件目录和科技档案目录的质量。 第二，要以目录为依据，逐项地仔细鉴别科技档案材料的内容。 第三，对鉴别中发现的短缺材料，要了解其是否具有保存价值。（2）通过科技档案材料之间的核对进行鉴别这种方法主要用于鉴别科技档案的准确性。进行科技档案材料之间的核对，应特别注意有关文件的更改凭证，掌握其更改、变化的情况，有重点的进行核对。（3）通过科技档案内容与科技对象之间的核对进行鉴别 这种方法要走出去，通过对科技对象的实地考察，对科技档案的内容进行鉴别。3、 科技档案鉴定工作制度的基本内容1、制发科技档案鉴定的标准文件；2、科技档案鉴定工作的组织领导；3、销毁档案的批准手续和监销措施。5.科技档案资产属性的认定一、认定的意义（1) 企业产权变动、资产重组的客观需要（2) 强化企业档案工作的需要2、 方法（1) 根据知识经济时代企业的资产结构，可以确认科技档案是资产。（2) 科技档案符合资产的所有特征：企业直接或间接带来经济效益的经济资源；价值是可以用货币计量的；企业控制或所有。（3) 科技档案的资产地位已得到相关法律的确认和保护第14章 保管1. 保管的内容与要求1、 内容1 日常性的保管与保护工作。主要指温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和科技档案的入库上架等2 预防性的保管与保护工作。主要是围绕科技档案的防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染、防盗等而采取的维护措施。3 抢救性的保管与保护工作。主要是指对破损或载体变质的科技档案进行的修补、复制等4 条件性的保管与保护工作。主要指库房的规划建设与使用、科技档案装具的挑选及设备的购置与维护等二、保管工作的意义：1. 做好科技档案的保管工作，是落实集中统一管理原则的重要措施。2. 对科技档案实行科学保管，才能不断丰富我国的科技文化宝藏。3.