《印章管理办法》

精选优质文档-倾情为你奉上中国对外建设有限公司印章管理办法第一章 总则第一条 为更好地围绕企业发展和履行法人职责机构的管理职能，进一步提高工作效率和服务质量，杜绝公司印章管理和使用中的不规范行为，防范经济风险，特制定本办法。本管理办法适用于公司各部门、各子分公司印章的管理和使用。 第二条 本办法所指印章是指加盖在公司各类文件资料上，且以公司或部门名义出具的公司印章、合同专用章、董事或监事会印章、财务专用章等各类公章，以及因公司经营管理需要而刻制的法定代表人、财务主管及出纳名章等特定私章。第三条 印章的种类与适用范围（一）公司印章：适用于以公司名义报送和出具的公函、文件、签署的协议和合同、出具的证明及其它的各类文件等。（二）合同专用章：适用于以公司名义签订的各类协议、合同等文件。（三）董事会、监事会印章：适用于以董事会、监事会名义出具的公告、报告、文件、函件等。 （四）法定代表人名章：适用于公司法定代表人签章的文件、法人代表证明书、法人代表授权委托书、各类报表等。（五）财务印章：包括财务专用章、发票专用章、人名章，适用于公司财务部办理银行业务，对外开具收据、发票及其它会计业务等。（六）部门印章：适用于部门名义出具的通知、报告、证明等，原则上仅限公司内部使用。（七）项目部印章：适用于本项目部的专项业务办理。第二章 印章的刻制与启用第四条 公司印章的刻制由公司综合管理部统一办理，需刻制印章的部门应填写印章刻制申请表经过审批程序后，由综合管理部统一安排刻制。第五条 各子分公司所需印章，由各子分公司根据工商部门要求到当地公安机关授权的刻章单位刻制，并于正式启用后及时向总公司综合管理部办理印鉴留底备案。第六条 印章刻制的审批权限（一）公司印章、法定代表人名章、董事会和监事会印章的刻制，由公司综合管理部提出申请，公司领导批准。（二）合同专用章、财务印章、部门印章的刻制，由使用部门提出，公司综合管理部审核，公司领导批准。（三）项目部印章的刻制。由使用分公司以书面形式提出申请（含填写印章刻制申请表)附中标通知书,报总公司建设工程总承包管理中心审核后，由综合管理部履行审批流程审核后下发成立项目部文件并由综合管理部统一刻制项目部印章。第七条 印章刻制完毕，总公司综合管理部应留下印模，发布印章启用通知。通知中须明确发布印章全称、启用日期、启用印模，公司综合管理部印章保管责任人作好印章领取登记表，领取单位签字盖章确认。第八条 因项目完工或其他原因，原使用印章需作废时，公司综合管理部应及时将旧印章收回，并作好印章废止登记表，注明废止印章名称、时间等具体内容，经公司综合管理部负责人审核后，印章作废，发布公章作废公告。公司综合管理部将已废止印章长期妥善保管。 第三章 印章的保管第九条 公司印章、法定代表人名章、董事会印章、监事会印章、合同专用章由公司综合管理部保管。财务印章由财务部保管。部门印章由各部门保管。项目部印章由各子分公司或项目部保管，子分公司或项目部负责人签订合法使用该印章的法律责任承诺书。第十条 公司印章专管人员须签署印章管理工作人员承诺书，保证印章的安全，若印章不慎遗失、损毁、被盗，应迅速向公司综合管理部报告，同时登报声明。第十一条 各领用部门和印章专管人员将无条件承担该印章保管的一切责任。对因保管和使用不慎给公司造成损害的，将追究相关责任人的责任。第十二条 印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，部门负责人应指定专人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。印章的移交与归还须由双方在印章临时代管记录上签字确认，以明确责任。部门负责人签字认可后备存。第十三条 印章专管人员离职，所在部门负责人应重点监督其印章及管理情况的离职移交工作，印章的交接双方须签署印章交接确认书及印章使用记录，用印资料移交手续办结后方可办理离职手续。第十四条 印章专管人员要坚持原则，履行保密义务，严格照章用印。第十五条 印章专管人员不得擅自用印，一经发现，严肃处理，由此造成的一切法律责任由其自行承担。第十六条 各印章领取、移交、使用记录与审批凭据等由印章专管人员留存。第四章 印章使用及审批程序第十七条 印章使用实行事前审批制度。公司各部门如需用印，应填写用印审批单，并根据印章种类和用印性质按以下审批程序办理：（一） 公司公章及法定代表人名章1、 以公司名义发布的公文，由部门负责人审批、综合管理部负责人审核，公司领导批准后方可用印。2、 公章或法人章用于签署合同或协议时，特别是承担经济责任及相关法律约束性的合同、协议，需有公司相关职能管理部门的会签评审意见作为附件，一起报公司领导审批，批准后方可用印。3、公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用公司印章的文本等，由部门负责人审批、综合管理部负责人审核，报公司领导审批，批准后方可用印。4、公司开具的介绍信、便函等，或员工因私人事宜需出具的在职、收入、婚姻状况等常规证明，由各部门负责人审批，综合管理部负责人审核批准后方可用印。（二）合同专用章凡以公司名义签署的具有法律约束性的合同、协议，须有公司相关职能部门签署的评审意见作为附件，一起报公司领导审批，批准后方可用印。（三）董事会、监事会印章公司董事会印章由董事会秘书审核、董事长批准后用印；监事会印章由监事会主席批准后用印。（4） 财务印章 财务、税务类需经财务部负责人审批后方可用印。（五）部门印章用于公司内部事务时，由各部门负责人审批用印。以部门名义代表公司出具对外的通知、报告、证明，用印审批程序与公司印章相同。（六）项目部印章项目部印章由各子分公司管理，主要用于项目部业务管理事项。启用项目部印章时，项目部负责人必须签署“印章使用承诺书”，承诺严格遵守公司制订的印章使用规定，其对外用印产生的一切责任，由项目印章保管单位全权负责。 第十八条 上述未规定事项的印章使用，由申请用印部门负责人审批、综合管理部负责人审核、公司领导批准后方可用印。第五章 用印要求第十九条 印章专管人员须严格检查用印审批单，确认盖章明细与用印审批单填写一致且符合审批程序后方可盖章，同时留存一份原件或者复印件作为留档使用。第二十条 印章专管人员有权拒绝不符合规定程序的用印申请，如对用印事项有疑问，可向最终签准人提出。经办人拒绝印章专管人员审核用印内容的，印章专管人员有权拒绝用印并报告领导处理。第二十一条 印章保管责任部门应建立用印台账，安排专人，自印章申领开始，即全程记录印章的申请、使用和核销情况。印章使用完毕，印章专管人员应及时办理用印核销手续，并在用印台账如实反映。用印台账以周报、月报形式逐级汇报，周报采用电子档，月报采用纸质档。第二十二条 公司印章原则上不准带出公司办公地点，如确因工作需要，需经综合管理部负责人批准后方可携印章往指定地点办理现场用印。第二十三条 凡是以公司名义上报和下发的各种文件，须履行会稿、核稿、签发、编号等办文的手续方可用印。公司发文的附件凭发文并按该文中限定发给附件的单位、数量用印。第二十四条 公司印章应盖在文件正面或公司全称上，有日期的要骑年盖月，多页文件须加盖跨页骑缝章。印记要端正清晰，印章的名称与用印件的落款一致。 第二十五条 严禁在空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等文本上加盖印章。介绍信、便函、授权委托书要有存根，并在落款和骑缝处一并盖章。 第二十六条 已盖章的文件若未使用，必须立即交回公司综合管理部销毁。 第六章 分支机构用印范围及流程第二十七条 凡是以总公司名义接洽各类行政事务、各类项目事务的用印必须统一使用总公司印章，不得私刻印章。公司对任何使用假章产生的后果不承担责任。同时对私刻印章的单位负责人及办事人员给予严厉的行政处分和经济处罚。 用印范围如下： (一） 行政事务类各地工商、税务、建委等行政部门登记办理事项用印必须总公司盖章，用印报送总公司综合管理部审核后需公司领导批准方可用印。 （二） 财务事项类各地银行开户与财务相关的办理事项，用印报送总公司财务部审批，财务部主管审批后报送综合管理部审核，涉及到融资、贷款等用印事项应由公司领导审批后方可用印。 （三）项目工程类项目的报名、预审、投标、开标等与项目相关的用印事项须由总公司盖章。用印前，报送建筑工程总承包管理中心审批（报批时需附有项目运行可行性研究报告、各子分公司管理层对项目的评审报告、总公司职能部门风险评估的评审意见等材料），审批通过后，报公司领导批准用印。 （四）法律文书、诉讼类法律文书、诉讼类用印，需报总公司法律事务部审批后再履行盖章程序。 （五）其他合同类其他合同类和具有经济风险类、经营风险类的相关材料须由总公司盖章，应附有总公司各职能管理部门签署的评审意见，报公司领导审批后方可用印。第二十八条 用印步骤 一、由分公司经办人填写用印审批单，分公司负责人签字和加盖分公司印章。 二、将用印审批单和盖章材料派专人前往总部审批，非在京单位可以扫描、快递或者传真至总部审批。 三、将盖完章后的材料快递至分公司或者前往目的地盖章。第二十九条 注意事项1、 携章外出，需提前2天填写用印审批单至总公司审批，审批同意后方可携章前往指定地点办理。2、 所有用印材料总部需留原件或复印件一份，特殊文件需将同时将电子版用印材料传至印章管理员备案归档。三、 为不影响审批时间，各类合同类用印需提前两天将电子版文档合同报送至总公司审阅。四、 用印审批单填写注意事项1、 用印事由：需填写详细用印情况，如用印事由内容较长，可另附用印审批报告。2、 用印文件名称和内容概要：需详细列明用印文件名称。3、 盖章材料需与用印审批单填写内容一致。第七章 附则第三十条 本办法自发布之日起实施，此前所有发布的中国对外建设有限公司印章管理制度同时废止。第三十一条 本办法由公司综合管理部负责解释。附件：1、印章刻制申请表 2、印章领取登记表 3、印章废止登记表 4、印章管理承诺书 5、印章临时代管记录 6、印章交接确认书 7、用印审批单附件1：印章刻制申请表编号： 年 月 日申请部门经办人签字需刻制印章名称：刻制缘由：申请部门意见：综合管理部审核意见：总裁签批：备注附件2：印章领取登记表印章名称刻制申请表编号领取部门领 取 日 期批准人签字留印及备注领取人签字交付人签字 专心-专注-专业附件3：印章废止登记表印章名称废止申请表编号所属部门废 止 日 期批准人签字留印及备注经办人签字发布作废公告是 否附件4：中国对外建设有限公司印章管理承诺书因工作需要现由中国对外建设有限公司 分公司负责人保管 印章（各）壹枚。本人明确了解国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定，明确了解中国对外建设有限公司印章管理办法及其它有关印章管理和使用的规定。为保持印章使用的合法性、严肃性、安全性，本人郑重承诺如下：1、保证严格遵守公司印章管理办法，妥善安全地保管印章，决不将印章私自用于本人及其它任何人的经济与政治活动。2、无符合印章管理办法及有关规定的有效批准，拒绝其他任何情形下任何人任何形式的印章使用请求。3、如因个人疏忽导致不合规用印，愿按规定接受公司处罚，并同时承担相应法律责任及经济损失。 受诺人：中国对外建设有限公司承诺单位： 承诺人： 承诺日期： 本承诺书一式叁份，总公司综合管理部存档一份、分公司和承诺人各一份。附件5：印章临时代管记录代管印章名 称印 章保管人临 时代管人代管原因代 管起始时间 年 月 日时 分交付人签 字接收人签 字代 管终止时间 年 月 日时 分交付人签 字接收人签 字附件6：中国对外建设有限公司印章交接确认书 年 月 日 时，在北京市海淀区西三环北路89号中国外文大厦A座803室中国对外建设有限公司办公室办理“ ”印章交接手续如下：1、“ ”印章（印模如下）在 年 月 日之后由 保管，保管人应按照中国对外建设有限公司印章管理人员任职承诺书的规定保管印章并承担相关责任。附：印模2、保管人姓名： 身份证号码： 保管人签字确认： 3、上述印章原保管人姓名： 身份证号码： 上述印章原保管人确认签字： 4、印章交接见证人签字： 5、本印章交接确认书一式肆份，印章交接人双方各执一份，综合管理部、监察室各存档一份。 年 月 日附件7：编号： 用印审批单（正面）用印信息用印事由： （不得手写）（须写明用印文件的事件背景、用途、用印文件的报送单位等）用印文件名称或内容概要份数用印种类每份用印次数（不得手写）公司印章 法人名章 法人签字 合同专用章 其它印章 钱公司印章 法人名章 法人签字 合同专用章 其它印章 钱公司印章 法人名章 法人签字 合同专用章 其它印章 钱（此处不够自动加行）公司印章 法人名章 法人签字 合同专用章 其它印章 钱经办人签名：（手写签字，不得打印） 年 月 日经办人所在单位负责人签名： （手写签字，不得打印） 年 月 日审批意见和复核记录综合管理部负责人审批意见年 月 日执行总裁审批意见年 月 日总裁审批签署 年 月 日印章专管人员复核及记录用印方式：现场 携章外出 快递函件 其它 钱用印文件是否当场留存复印件：是 否，补齐时间： 钱 附件2： 编号： 用印审批单（背面）部门会签意见建筑工程总承包管理中心负责人意见年 月 日法律事务部负责人意见 年 月 日财务部负责人意见 年 月 日综合管理部负责人意见 年 月 日