如何做好机关办公楼物业管理工作

如何做好机关办公楼物业管理工作敬爱的周总理曾形象的比喻： “政务和事务 是机关工作的两个车轮，二者缺一不可”。物业管 理服务 在机关 事务工作中又占有相当重要的地位。从目前物业管理工 作情况看，主要有以下六个方面的任务。是房屋的维修与管理。办公楼交付使用后，由于受自然因素、使用因素、生物因素、地理因素、灾害 因素的相互交叉影响，房屋会逐渐陈旧、破损，使用价值也会逐步降低。为了延缓 这个过程，就需要经常对办公用房进行维护、保养和修缮，以保持办公房原有的使 用功能，防止、减少和控制其破损，使物业管理达到保值、增值的目的。 二是设施设备的管理。即以一定的科学管理程序和制度，按照一定的技术管理要求，对各种设备的 日常运行和维修进行有效的管理，主要包括高低压配电供应、给排水、空调、消防、电信通讯、卫视、图像监控、红外线报警，综合布线及电梯的管理等。三是清洁卫生管理。主要是公共部位卫生保洁，领导办公室、会议室、接待室、活动室的清洁等服 务，为机关办公提供清洁的环境。四是内部会议、来客接待的服务管理。主要是为会议及与会者在会前、会中提供服务，包括会场布置、会场服务、 花卉摆放、音响操作等。五是治安保卫及消防管理。主要是门卫、安全监控及停车场（库）的管理。这项工作在物业管理中占有重 要的地位，管理难度大，隐患多，服务性也强。六是办公楼节能降耗管理。主 要是全面贯彻 落 实省政 府关于 公共机构节能降耗工作 的部署和要求，切实抓好能 源资源节约，建设节约型机关，树立质监系统良好形象，加强办公楼节能管理。通 过以上六个方面的管理服务，为机关提供一个整洁、舒适、文明、安全、方便的 办公环境。办公区的物业管理，有着与其它物业管理不同的特点： 一是技术密集。随着现代科学技术的发展，办公自动化程度越来越高，办公楼内的信息设备、 设施日益先进，不但维修难度增大，而且对管理人员、专业人员的要求也特别高。 二是政务活动频繁。办公楼是政务活动场所，会议多、来访客人多、联系工作的人员多，安全管理 及卫生服务的任务非常重。三是涉密性强。服务的对象是省级机关，领导的活动、内外的交往、文件的制发与传阅、会 议的内容，带有一定的机密性，安全及保密管理非常重要。四是服务管理要求高。领导参加的会议服务、卫生保洁必须高标准、严要求供电通讯上一刻不能间断， 节假日、休息日要正常运转，这不仅加大了服务人员的工作量，而且要求服务人员 具有非常高的服务技能和敬业奉献精神。根据以上的任务与特点，做好机关物业管理工作一定要牢记服务宗旨，紧紧围 绕“精心、精细、精准、精益求精”的工作要求，强化服务意识、狠抓服务质量， 着眼机关特点，建立健全安全、高效、规范、有序的物业管理体制，发扬敬业奉献 精神，努力为大家提供优质、高效、满意的服务。一、抓好物业服务人员素质提升。机关物业服务人员比较分散，工作量大，在公共区域内部工作，接受机关全 体工作人员的监督和检验。物业服务人员的分散性、任务的特殊性、失误的公开性，要求我们必须高 度重视人员素质，必须把好 “三关”： 一 是 人 员 进 人 关 。他 们主要安 排在工程维修、卫 生保洁、会议引导内勤及安全保卫 岗位上。这些工作人员，直接为领导服务、为机关服务，内勤还直接触到领导的办 公处（室），涉密性强。在选拔这些人员时，要进行较为严格的面试、试用，同时在 文化程度、外在气质上有一定要求，在政治上严格要求以保证队伍的纯洁性。二是思想教育关。主要是以职业道德教育为重点，要抓好社会公德、家庭美德、职业道德的“三 德”教育。以增强服务意识、责任意识，树立“以单位为家”的思想，使其自觉做 好服务工作。三是跟踪监督关。对招聘的所有工作人员，对其工作、思想要跟踪考察，及时发现问题，该辞退 的退，该调整的调整，不姑息迁就，不能等出了问题再作处理。二、抓好服务 技能提升。有些人误认为物业管理就是“扫扫地”“倒倒水” “看看 门”“换换灯泡”，不需要技术，只要出 点力就行了。如不克服 这些错误的观念，就会忽视物业管理服务人才的引进使用，导致技术力量薄弱，服 务质量低下。五年的物业管理实践证明，物业管理运作过程中涉及的知识面很宽， 技术要求也高，不能光凭良好的愿望，还要有真本领。业务技术水平的高低，直接关系到服务的质量，关系到服务中心的工作效率。因此，必须通过不同形式培训 提高在职服务人员的业务技能。主要有（一）参加短期培训。根据专业特点和社会办班的实际情况，按照行业规定，组织技术人员参加专业对口的短期培训，并取得上岗 证书，掌握实际操作技能。（二）开展岗位练兵和技能比武。提倡在岗自学，同时有选择地进行专题讲解，请专业人员现场讲授专业知识及操作方法，根据讲课内 容，组织岗位练兵和技能比武活动。（三）借助企业的技术优势。为了提高设施设备的维护质量，一般情况下设备使用单位都会与专业企业签订重要设备的维护合 同，按规定企业会定期派人上门维修保养，我们应借此机会，组织本单位维修人员 跟班作业，向专业人才学习，同时还要有针对性地请他们现场教学，进一步提高 自己人员的技术水平。三、抓好物业维保质量水平提升。加强对设施、设备的维修与保养，充分发挥物业 设备的使用价值。一是主动安排预防性维修。对于大型、关键性的设备，如变压器、配电柜、空调、电梯、自动监控、消防报 警等，不能等出了故障再处理，一般都应及早制定计划，进行预防性维修。有些还 要与专业厂家协作，走物业管理专业化、社会化的路子，提高设施、设备运行的安 全系数，打好主动仗。二是及时完成日常性急修。对突发故障，组织人员尽快抢修，做到随叫随到，随报随修，分秒必争，不影响 使用，让大家满意。为此应加强工作人员通讯联系，要求维护人员准备好必备的工 具及配件材料，不能因待料贻误抢修时机。三是认真进行改善性维修。有些设施由于设计上的缺陷或由于人员办公情况的变化，给机关办公带来不便， 需要作某些改进性的处理。四、抓好内部服务管理品质提升。要想使物业管理达到高效益、高水平，就必须强调规范、注重个性，着力提 升服务水准。具体地说，就是要着重抓好“四化”：一是服务规范化实施规范 服务，减少随意性，降低失误率，增强主动性。为此， 在制订办公楼综合管理制度的基础上，加强保安员、维修工、保洁工礼貌服务规范，从礼节礼貌到各项服务都应作具体要求，既有量的规定，又有质的要求，使每个服 务人员对自己的服务工作不但在思想上有个“度”的概念，而且在实施中有了“量”的目标，使服务工作上轨道、上水平。二是操作目标化。在物业管理的实际 操作上，分别有相应的工作目标要求，主要有设备操作、卫生保洁、保安巡视等 工作目标。只有主要工作都制定了目标要求，才能有效地避免失误，减少事故，保 证服务质量。三是管理制度化。如制定办公楼综合管理制度、消防安全制度、安全 保卫制度、卫生保洁管理制度等，组织服务人员认真学习、贯彻落实，使物业管理 工作在制度化方面迈出较大的步子。四是考核日常化。制订详细的考核计划，加大检查、评比力度，建立完整的目标考核管理体系。机关服务中心物业部