佛山市物业管理维修基金收集使用操作程序

佛山市物业管理维修基金收集使用操作程序佛房发【2004】65号为了加强佛山市房屋售后共用部位、共用设施设备的维修基金管理，维护房屋产权人和使用人的合法权益，根据建设部、财政部住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法（建住房1998213号）和国务院新颁发物业管理条例精神，结合我市实际，特制订出本操作程序：一、专项物业管理维修基金缴纳基本情况 市房产管理局联合佛山市中国银行开发出一套适合整个佛山市物业管理维修基金缴纳使用管理的系统软件，这套系统预定在各区房产主管部门和中国银行（佛山分行和指定各营业网点）设立终端管理器，对基金的变动进行实时操作和监控。根据建设部、财政部住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法（建住房1998213号）第五条：“，维修基金收取比例由省、自治区、直辖市人民政府房地产行政主管部门确定”。我市已依照该条款，制定了关于我市执行国务院的实施意见（佛房发200382号），暂定在2003年9月1日后，领取商品房预售许可证的楼盘，由购房者按购房款2%的比例缴交维修基金（房屋征拆以产权调换形式回迁的房屋，房屋所有权人按该楼盘的平均售价的2%比例缴纳维修基金），存入市或区局开设的维修基金专户。在系统正常运作前有下面几种基金交纳情况： （一）在2003年9月1日前已核发商品房预售许可证的房屋，原则应在执行广东省物业管理条例的基础上，按各区原有做法缴纳。每笔基金由银行根据楼盘补录资料表分栋进行处理。 （二）在2003年9月1日之后已核发商品房预售许可证，又在银行基金管理系统正式运作前已销售的房屋，开发商已向业主按购房款的2%收取基金后开具凭证给业主。在基金管理系统正式投入工作时，开发企业要把已收集的维修基金、楼盘基本情况表等资料一起提交到银行，由银行人员进行分户处理，业主凭房地产企业开具的维修基金收据到附近指定银行营业网点领取基金存折。同时，房地产开发企业要按有关规定补交有效的测绘报告等所需资料到市或区主管业务科室备案后，才能办理商品房过户证明书。各区局房产交易部门要对房地产开发企业的维修基金缴纳情况做好最后的把关工作。 （三）在2003年9月1日后核发商品房预售许可证，又在银行基金管理系统正式运作后销售的房屋，房地产企业必须在售房时向业主清楚明示缴存维修资金的方式、系数、构成、总数及资金专户帐号，并在商品房购销合同中约定，由购房者按购房款的2%到指定银行营业点缴纳。二、业主基本资料的维护和帐号管理 现针对上述第三种情况重新制订维修基金的缴交方法，建议各区局按照下面方法来实行维修基金的缴纳工作，方便日后的管理和监督，具体缴纳情况按以下程序操作：各区局主管业务科室应制定有关规定，要求开发企业在房产交易部门申请商品房预售许可证前，提供楼盘的基本情况及其他资料到市或区主管业务科室。基本情况包括小区名称、栋号、地址、单元编号、开发单位名称、联系电话、套内建筑面积、公共分摊面积和房屋建筑面积，并按以下格式制成EXCEL电子文档存盘一起报送，下面是EXCEL表格格式：小区编号栋号单元编号套内建筑面积公摊面积房屋建筑面积100031203909117.421.5138.9 【注：A.小区编号和栋号留空，由市或区局主管业务科室开立后输入表格；B.每栋楼的资料存一个文档，文件以栋号命名。】市或区局主管业务科室在开立小区号和栋号后，将小区号和栋号输入相应的EXCEL表格，然后把数据导入基金管理系统，系统自动生成各户唯一的基金帐号，打印出楼盘基本情况表（附件二）加盖公章交给开发商，并把空白的佛山市物业维修基金缴款通知书（附件三、一式五联）交给开发企业，以便基金的缴交。同时主管业务科室开具有关“通知”送到交易部门，开发企业才能领取预售许可证进行售楼。其帐号编制规则为：辖区号（1位）+镇区号（2位）+小区号（5位）+栋号（4位）+序号（4位） 若开发楼盘在销售时资料有变动，如门牌号码有改动等，开发企业应立即到办理变更手续的部门领取佛山市物业管理维修基金业务申请表（附件四、一式三联），并按要求填写好递交到开户银行，银行根据开发企业填写的内容进行基金管理系统资料修改，其中佛山市物业管理维修基金业务申请表的第三联由开发企业留存，第二联由银行留存，而第一联由银行收集后每月递交到市或区局主管业务科室留存。同时组织好相关资料用EXCEL表格存盘，一起送到市或区局主管业务科室进行修改。注意：在未到市或区局主管科室办理资料变更之前，开发企业不能以新资料填写佛山市物业维修基金缴款通知书和支出明细清单。三、物业管理维修基金的缴交在办领商品房预售许可证前，房地产企业、银行与市或区局主管业务科室三方应签订维修基金监督协议，以保证专项维修基金收支的正确无误和安全、完整缴纳。房地产开发企业在出售房屋时，房地产企业应将缴存专项维修基金的方式、系数、构成、总数和相关条文在销售现场明示，告知购房者。当购房者（下面称业主）与房地产开发企业签定商品房购销合同时，房地产开发企业按照购房款的2%算出各业主应交纳的维修基金额，并根据楼盘基本情况表中已确定的维修基金分户帐号填写佛山市物业维修基金缴款通知书交给业主。业主持佛山市物业维修基金缴款通知书、购房合同及身份证到佛山辖区指定银行各营业网点缴纳款项，同时出具基金存折给业主，款项直接存入所属辖区在指定银行开立的物业管理维修基金专用帐户。发生交纳金额有错时，采取下面的应对措施：若开发商的疏忽写错业主基金帐号，出现帐号不存在或帐号与购房地址不一致时，由银行按购房合同上列明的地址，查找出相对应的基金帐号，经业主签名确认后作为正确资料录入基金管理系统；若业主当场发现存折上录入的金额有误，业主可以即时在柜台前要求修改；若业主在过后发现存折金额打印有误时，可凭购房合同及身份证原件和复印件到附近指定银行营业网点办理更改手续，银行调出原始资料校对，核实后进行冲正，将原存折交回业主。银行收款后，在通知书上加盖现金收款章（其中一、二联银行留存，作为传票和基金系统录入凭证，其余交业主）。业主自留第五联，其余三、四联通知书交回开发企业。开发企业必须凭第三联通知书在30天内到各区局房产交易部门办理合同备案手续，同时将第四联交回市或区房管局（可由交易所代收后转交房管局业务科室），业主可以在30日后凭通知书到开发企业取回已备案的购房合同，以便日后办理产权证，(若业主负责办理合同备案的，由业主持第三联到房产交易部门办理，取回备案合同后，把其余的交回开发企业)，这项工作希望各区房地产交易部门能严加监督，做好最后的把关工作。基金缴交程序结构图如下：1、提交数据、换领收据、合同备案（或由业主办理备案手续）开发企业7、盖章缴款通知书1.1各自职能提交资料3、打印基本情况表和通知书4、出具缴款通知书、备案合同9、监督管理8.8、对帐业主市房管局各区局2、数据导入、查询5、业主交费，、银行出具存折和查询基金管理系统8、对帐6、录入中行营业网点四、物业管理维修基金的支出 根据国务院物业管理条例（第379号）第五十四条：“专项维修资金属业主所有，专项用于物业保修期满后物业共用部位、共用设施设备的维修和更新、改造，不得挪作他用”，为了保证维修基金在支出后落到实处，在小区成立业主委员会前后要有着严密的监管程序。 （一）在业主委员会成立前，物业保修期满后，若需要使用维修基金对该物业进行维修（中修或大修）、更新等工作的，应由物业建设单位或售房单位委托的物业管理单位聘请具有合法资质的施工单位或维修单位到现场查看，计算出物业维修所需要的预算金额，物业管理单位撰写基金使用计划（若动用到基金本金时，计划中应包含补交维修基金的方案），并将有关情况向维修涉及的业主们公告，再按有关规定将每户的支出明细清单（附件五、一式五联）、物业管理维修基金使用审查表（附件六）及其他所需材料一起提交到市或区主管业务科室，同时支出明细清单要以EXCEL文档的形式（见下表）存入软盘一起提交。主管科室根据支出明细清单与磁盘数据进行核对，核实无误后，将磁盘支出数据批量导入基金管理系统。 基金支出批量EXCEL表格式：单元号帐号金额身份证号码2010-01-10003-1203-12031000123456789012345 经市或区局主管科室核实同意后，同时开具维修基金支出通知书（附件七、一式四联），并在物业管理维修基金使用审查表和维修基金支出通知书上加盖科室公章，再到财务部门加具意见并在物业管理维修基金使用审查表上加盖公章后一起呈主管局长签名审批，支出明细清单和维修基金支出通知书的第三联由财务科留存，作为科室备案附件，同时财务科根据审批情况出具支票给开发商。其中物业管理维修基金使用审查表、维修基金支出通知书和支出明细清单的第四联由市或区主管业务科室留存，支出明细清单第五联申报企业自留。建设单位或管理单位凭维修基金支出通知书第一、二联、支出明细清单第一、二联、明细清单数据软盘和财务科开具的支票到所属辖区物业维修基金专户的开户银行支取维修基金。 （二）在业主委员会成立后，当需要使用维修基金对小区物业进行维修（中修或大修）、更新等工作时，物业管理企业应将每户的支出明细清单和物业管理维修基金使用审查表提交业主委员会审核后，同时表决出补交维修基金的方案与落实措施。业主委员会通过业主大会与维修部分业主进行商讨，并取得2/3以上业主通过后，由业主委员会的全体委员签名通过（有业主委员会公章的要加盖公章）。连同存有支出明细清单的EXCEL文档软盘及其他所需资料一起报送市或区局主管业务科室核实，经核实同意后，接下来的办理程序与上述最终审核过程相同，而支出明细清单的第五联由业主委员会留存。 银行接到申请后，核对维修基金支出通知书和支出明细清单各项情况符合要求后，再把数据软盘导入基金管理系统，与市或区局主管业务科室已导入系统的数据和维修基金支出通知书的合计数核对相符后，银行根据维修基金支出通知书支付款项给申请企业，维修基金支出通知书第一联和支出明细清单第一联作为支出传票。银行在每天营业结束，将当天支出发生的维修基金支出通知书第二联、支出明细清单第二联和软盘数据再次核对一致后，将软盘的支出数据批量导入基金管理系统。基金支出程序图如下：4、凭支出通知单、支出明细清单、数据盘到银行支取现金市房管局3.3、导入数据、查询2、经核对后出具通知单，最后检查出具检查通知书1.1、各自职能提交资料7、资料录入8、监督管理基金管理系统中行营业部申请单位3、导入数据、查询1、将基金使用批准书、支出明细清单上交审核（有业主委员会的先经审核再上交）6、划拨现金各区局房屋在维修完毕后，物业管理单位要向所管辖区相关职能部门（或由业主、物业管理公司和施工方共同）进行验收，监督维修过程中施工单位实际维修的项目和金额是否与预结算一致，是否按规定合理使用，并出具检查通知书（一式两联），第一联主管部门留底，第二联给管理单位连同预结算材料公示业主。若有剩余金额的，要在检查通知书上说明，管理人员应凭检查通知书上表明的金额在一定时期内到开户银行存入余额，主管部门要及时监督（或在今后该物业申请使用维修基金时扣回）。若所申请使用的维修基金额已动用到原有维修基金的本金，则管理单位（有业主委员会的应联合业主委员会）按照审核时通过的补交方案，在限定期限内要求支出明细清单中的每户业主按照“谁维修，谁出资”原则，各自到附近指定银行各营业网点交纳所需交纳的金额数以填补动用部分的空缺，管理企业要把有关交纳金额数据的补交基金明细清单（并配备EXCEL文档存盘）的形式上交到各辖区局主管业务科室留存校对，并由物业管理企业按补交基金明细清单出具佛山市物业管理维修基金缴款通知书交各业主到指定银行缴款。补交基金明细清单的EXCEL文档格式：小区编号栋号房屋建筑面积原有本金已支出金额现补交金额缴交时间100031203138.9460023002300XX-XX-XX五、对以往基金的历史资料录入（一）对于2003年9月1日前已领取商品房预售许可证并已到市或区局缴交了物业维修基金的，由市或区局原主管部门收集旧业主的有效测绘报告和其他有关资料，核实后，连同符合系统录入规则的旧业主资料交银行处理，银行在5个工作日内，按照楼盘补录资料表格式，将资料以小区为单位录入生成EXCEL文档存盘后报送市或区局主管业务科室，经核对无误后，由科室终端管理（操作）人员进行数据资料的导入和生成。由于以往物业维修基金由开发企业以栋为单位缴交，因此历史资料的基本核算单位为栋。数据资料导入后，终端管理（操作）人员打印交易流水、楼盘补录资料表和历史资料一起装订保管。楼盘补录资料表EXCEL表格式小区编号栋号房屋建筑面积应缴本金已缴金额缴交时间已支出金额支出时间100031203138.91000020005000（二）在2003年9月1日后领取商品房预售许可证，开发企业已经代为收取维修基金的，开发企业应按照新的缴纳基金程序，先到市或区局主管业务科室递交楼盘基本情况（包括小区名称、栋号、地址、单元编号、开发单位名称、联系电话、建筑面积、公建面积和房屋建筑面积）资料，并领取楼盘基本情况表和空白的佛山市物业维修基金缴款通知书。对于已经交纳基金由开发企业代管的部分单元，开发企业要召集这部分业主进行商讨。若业主自愿到银行办理的，开发企业应把资金交还给业主，同时换回已开具的凭证，由业主凭佛山市物业维修基金缴款通知书按新缴纳方式到附近指定银行各营业网点办理基金交纳工作；若由开发企业代业主办理的，开发企业应凭业主的身份证复印件、已备案的商品房购销合同、佛山市物业维修基金缴款通知书和盖章的楼盘基本情况表到附近指定银行各营业网点进行批量办理分户存入手续，业主凭开发企业开出的维修基金收款收据向开发企业领回存折。六、业主资料的维护和处理业主资料包括姓名、身份证号码、拥有物业的地址或栋号，由银行在业主初次缴交基金时录入。（一）因房屋转让，交换补差价等原因，引起业主的变更，新旧业主双方凭物业维修基金专用存折、产权证或已在房地产主管部门办理合同登记备案的房屋买卖契约，以及双方身份证的原件和复印件到附近指定银行各营业网点办理变更手续。业主先是到办理变更手续的部门领取佛山市物业管理维修基金业务申请表（一式三联）填写好，递交到开户银行，银行根据业主填写的佛山市物业管理维修基金业务申请表在基金管理系统中修改业主资料，收回旧存折，签发新的存折给新业主。其中佛山市物业管理维修基金业务申请表的第三联由新业主留存，第二联由银行留存，而第二联由银行收集后每月递交到市或区局主管业务科室留存。业主存折里的维修基金转归新业主所有（即遵循基金随房走的原则），银行在旧存折上加盖作废章，与产权证及身份证的复印件一起按要求进行装订保管。（二）若房屋因旧城改造、自然灾害等原因要进行拆迁或灭失处理的，被拆房屋原本有维修基金的，拆迁公司在办理拆迁合同备案手续和到交易部门办理产权证注销手续后，到市或区局拆迁主管部门出示有关凭证资料，并领取房屋灭失通知书（附件八、一式五联）：1）若是金额补偿，市或区局拆迁主管部门开具房屋灭失通知书（盖业务科室公章），财务科根据银行结息后该房屋的基金金额开具支票房屋灭失通知书，第五联拆迁主管部门留存。拆迁单位应将第四联和每户拆迁明细清单（配有EXCEL文档存盘）送市或区局主管业务科室核实留存。房屋灭失通知书的第一、二联由拆迁公司交被拆迁人，拆迁公司自留第三联。被拆迁人可以凭房屋灭失通知书、支票、维修基金专用存折和身份证到开户银行取回剩下的维修基金金额，银行在维修基金专用存折上加盖注销公章，并把房屋灭失通知书第一联做会计支出凭证，第二联和维修基金专用存折、身份证复印件一起交复核员校对、装订保管。2）若是实物补偿，待房屋回迁时再办理上述1）的有关手续，房屋征拆是以产权调换形式回迁的，所有权人按回迁楼盘的市场平均售价2%比例换算出维修基金额后。若换算出来的维修基金额多出原有维修基金额的，所有权人应到附近指定银行营业网点交纳差额。业主凭房屋灭失通知书、佛山市物业维修基金缴款通知书、身份证及旧维修基金专用存折（有商品房增购合同的带上）到附近指定银行各营业网点缴纳维修基金差额，存入新存折内。银行在旧维修基金专用存折上加盖注销公章与房屋灭失通知书第一、二联一起留存，同时银行开具新的维修基金专用存折给业主。若原被拆迁房屋没有维修基金的，所有权人按回迁楼盘的市场平均售价2%比例换算出维修基金额后，按本程序缴纳方式到附近指定银行营业网点缴交物业管理维修基金专款。（注意：开发企业开发的楼盘，若有部分单元没有销售出去，而开发企业空留着该部分单元，并且没有改变其房屋用途的，当开发企业将这部分单元租赁出去或以企业名义领取产权证的，必须按本程序方案交纳该部分单元的专项物业维修基金。）市或区局房地产主管部门应建立维修基金帐目，核算到栋，定期（每月）与银行核对基金收支余额情况，并定期汇同各主管部门对委托银行进行审计监督。专项维修基金的收缴工作量大，特别是由广东省物业管理条例向国务院物业管理条例和建设部、财政部住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法（建住房1998213号）缴纳主体变化过程中更容易出错，因此，我们必须运用科学的管理手段，来用统一的基金管理系统来进行有效的监督和管理，尽量降低出错率，使我市的维修基金管理工作能安全、顺利地进行。若整个大市能使用同一套维修基金系统软件，这样既能让购房者切实掌握基金的流动情况，达到基金随房走的原则，同时又能让各局主管部门节省管理开支，方便整个大市的核算、监督和管理。希望各区局有关领导和主管业务部门、房产交易部门能够认真对待和履行这项工作，各负其责，将工作落实到各环节。维修基金收集、使用操作程序指引一、 开发企业办理预售许可证前要到市或区房产主管科室签订维修基金监督协议，提交楼盘原始资料（配有EXCEL文档存盘），原始资料包括小区名称、栋号名称、地址、单元编号、开发单位名称、联系电话、套内建筑面积、公共分摊面积和房屋建筑面积。二、开发企业售楼时要清楚明示缴存维修基金的方式、系数、构成、总数，并在商品房购销合同中约定。三、开发企业与购房者签订商品房购销合同时，开具佛山市物业维修基金缴款通知书（一式五联）。四、销售单位必须如实准确填写佛山市物业维修基金缴款通知书，购房者（下面称业主）持通知书到附近指定银行营业网点缴交维修基金，银行在佛山市物业维修基金缴款通知书上加盖现金章，并开具基金存折连同佛山市物业维修基金缴款通知书的三、四、五联给业主，业主自留第五联，其余三、四联交开发企业（业主自身办理合同备案手续的，不用把第三联交回开发企业）。五、开发企业或业主凭已盖章的佛山市物业维修基金缴款通知书第三联和签订的商品房购销合同30天内到各区房产交易部门办理合同备案手续，第四、五联由企业交回市或区房管局留存（也可以交给房地产交易部门的指定人员代收后转交房管局主管业务科室）。六、业主在30天后凭佛山市物业维修基金缴款通知书第五联到开发企业处领取已备案的商品房购销合同。七、开发企业提交有效的测绘报告到市或区局主管业务科室，才能办理商品房过户证明书，测绘报告内容包括第一点内所需材料。八、需要维修楼宇申请物业维修基金的使用1）成立业主委员会前，物业管理单位或售房单位根据实际撰写基金使用计划（若动用到基金本金时，计划中应包含补交维修基金的方案），按有关规定到市或区主管业务科室提交每户支出明细清单（一式五联）（配有EXCEL文档存盘）和物业管理维修基金使用审查表等所需资料进行核实，并领取审查通过的维修基金支出通知书（一式三联）。 其中维修基金支出通知书和支出明细清单的第三联由财务科留存，物业管理维修基金使用审查表、维修基金支出通知书和支出明细清单的第四联由市或区主管业务科室留存，支出明细清单第五联申报企业自留。物业管理单位凭维修基金支出通知书第一、二联和每户支出明细清单第一、二联及明细清单数据软盘、财务科开具的支票到开户银行办理取款手续。2）已成立业主委员会的，需先通过业主委员会审核（若动用到基金本金时要表决出补交维修基金的方案），业主委员会通过业主大会与维修部分业主进行商讨，并取得2/3以上业主通过后，由业主委员会的全体委员签名通过（有业主委员会公章的要加盖公章），再递交到市或区主管科室办理，程序和1）的相同，但支出明细清单第五联由业主委员会自留。九、房屋维修完毕后，物业管理单位要向所管辖区相关职能部门（或由业主、物业管理公司和施工方共同）进行验收，通过的，方可领取检查通知书第二联，管理单位要把检查通知书第二联和施工单位的预结算材料在维修楼宇处公示。若提取的基金额已经动用了原有维修基金的本金，则物业管理单位（有业主委员会的应联合业主委员会）按照审核时通过的补交方案，在限定期限内要求支出明细清单中的每户业主按照“谁维修，谁出资”原则，各自到附近指定银行各营业网点交纳所需交纳的金额数，物业管理企业要把有关交纳金额数据的补交基金明细清单（并配备EXCEL文档存盘）的形式上交到各辖区局主管业务科室留存校对，物业管理单位要按补交基金明细清单出具佛山市物业管理维修基金缴款通知书交各业主到指定银行缴款。十、 在2003年9月1日前领取商品房预售许可证的楼盘，已到市或区主管科室交纳维修基金的楼盘，物业管理单位要收集旧业主的详细资料和有效的测绘报告等所需资料，上交到市或区主管科室进行分户导入，详细资料内容包括小区名称、栋号名称、地址、单元编号、开发单位名称、套内建筑面积、公共分摊面积和房屋建筑面积。在2003年9月1日后领取商品房预售许可证的楼盘，开发商又代为收取了部分单元的维修基金的，开发企业应按新的交纳方法到市或区主管业务科室递交资料，领取佛山市物业维修基金缴款通知书（一式六联）和办理有关手续。到银行交纳金额问题，可以由开发商进行批量分户存入，也可以由业主换回资金到附近指定银行各营业网点各自存入，并领取维修基金专用存折。十一、房屋发生转移时，新业主在各区局交易部门办理转让合同备案手续，在取得新产权证后，新业主凭旧业主物业维修基金专用存折、旧房产证复印件、购房合同、新产权证、身份证及交易部门开具的佛山市物业管理维修基金业务申请表（一式三联）到附近指定银行各营业网点办理变更手续，其中佛山市物业管理维修基金业务申请表的第三联由新业主留存，第二联由银行留存，而第二联由银行收集后每月递交到市或区局主管业务科室留存。十二、房屋发生拆迁或灭失处理时，被拆房屋原本有维修基金的，拆迁公司在办理拆迁合同备案手续和到交易部门办理产权证注销手续后，到市或区局拆迁主管部门出示有关凭证资料，并领取房屋灭失通知书（附件八、一式五联）：1）若是金额补偿，拆迁单位将房屋灭失通知书第四联连同每户拆迁明细清单（配有EXCEL文档存盘）交市、区局主管科室校对。拆迁单位第一、二联交给被拆迁人，拆迁单位自留第三联。被拆迁人凭房屋灭失通知书、支票、维修基金专用存折和身份证到开户银行取回剩下的维修基金金额和注销存折手续。2）若是实物补偿，待房屋回迁时再办理上述1）的有关手续，房屋征拆是以产权调换形式回迁的，所有权人按回迁楼盘的市场平均售价2%比例换算出维修基金额后。若换算出来的维修基金额多出原有维修基金额的，所有权人应到附近指定银行营业网点交纳差额。业主凭房屋灭失通知书、佛山市物业维修基金缴款通知书、身份证及旧维修基金专用存折（有商品房增购合同的带上）到附近指定银行各营业网点缴纳维修基金差额，并存入新存折内，银行开具新的维修基金专用存折给业主。若原被拆迁的房屋没有维修基金的，所有权人按回迁楼盘的市场平均售价2%比例换算出维修基金额后，按本程序缴纳方式到附近指定银行营业网点缴交物业管理维修基金专款。（注意：开发企业开发的楼盘，若有部分单元没有销售出去，而开发企业空留着该部分单元，并且没有改变其房屋用途的，当开发企业将这部分单元租赁出去或以企业名义领取产权证的，必须按本程序方案交纳该部分单元的专项物业维修基金。）20