办公室6S管理规定

6S 管理规定办公室 1 总则为给员工创造一个干净、 整洁、舒适、 和谐的工作场所和空间环境， 特制订使公司的办公室管理提升到一个 新层次，针对公司目前现有情况， 本管理规定。 2 适用范围 本管 理规定适用于公司全体员工。 整理 3 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效） 3.1 和不要（过期无效）的，不要的全部及时销毁，必要文件及时整理 归档。每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单 3.2 记录统一整理归档。每月对各中心所辖区域的物品、设备、空间作 盘点，并区分其 3.3 “要”和“不要”。分类如下： ; A 设备：电脑、文具、书籍等 ; B 空间：文件柜、桌椅、储物箱等 C 物品：个人用品、 装饰品等。 处 理方法 使用频率 附：常用程度 低：过去一年都没有使用且不能再 使用的物品丢弃。 一个月使用一次的物品集中个月中只使用过一次的 物品；6 中：过去 存放（例如归档或存放在库房中） 。每小时都要使 用的物每天都使用的物品；一周使用一次的物品；高： 品，放置在 办公桌或随身携带。 整顿 4 办公桌：桌面除文件、电脑、键盘、鼠标、座机、手机、水杯、 4.1 文具用品、记事本、花卉外，不允许放置其他物品。一般的常用品如 笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置于 笔筒内或办公桌上某一处区域。电脑线、网线、电话线有序放置；人 员离开半小时 以上应将桌面收拾干净后方可离开。抽屉：抽屉里尽 量不放经常使用的办公用品。可充分利用最下 4.2 的文件、资料；个人的参考资料（文件夹、辞典、手 A4 层抽屉，放 置如册、商品目录等） ；文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等） ； 空白稿 纸、不常使用的文具等。坐椅：人员离开时椅子调正；离开 半小时以上，椅子应放回桌 4.3 洞内；桌洞下不得堆积杂物。文件：将文件按照待处理、处理中和 已处理分类放置，此外还 4.4 不常用常用和不常用三种， 有机密类文件。 根据应用情况分为每日必 用、 的文件要尽快处置。电子文件：硬盘里的电子文档、资料分类 必须条理清晰，电子 4.5 应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档文件需要永久、 长期保存 的， 保存。邮件：为了减轻服务器负担，提高响应速度，办公中已 看邮件 4.6 不要超过一定数量，及时删除垃圾邮件。 5 清扫 办公楼有专门的保洁人员，公共区域（如通道、楼梯、厕所） 5.1 不需清扫，清扫的对象主要是个人办公区域：电脑、电话、桌面、桌 洞。 清扫基准如下：分钟清扫，桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无 杂个人区域：每天花 2 物遗落；电脑、电话每周清扫一次。桌面、电 脑中不能有失效文件， 不可保管年限内的表轻易看到机密文件。 超过 保管年限的表单及时集中销毁，单装订归档。无破旧的卡片、册子、 档案、报刊等；无用的手稿与工作无 关的文件；每月清扫一次。墙 面等地方随意张贴通知、 走廊、5.2 员工不得在公共通道、 楼梯、 海 报、 广告等标识， 不准乱画、 乱刻破坏墙壁。 员工个人垃圾需及时处 理，放到指定垃圾桶内。禁止向窗外抛 5.3 扔杂物。雨具不得带入办公区域，统一放置在雨具架上。 6 清洁 6.1 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。 意识和自身形象，维 护公司荣誉。 6S6.2 时刻保持 素养 7 做到有礼有节，待人接物态度热情和蔼， 7.1 员工言行举止要文明， 有的放矢。 员工进出公司必须按公司着装规定穿著， 佩戴有效之员工 证，7.2 否则不予入内。员工接听电话时，一般情况下应保证在电话铃响三 次内接听电 7.3 “对接起电话后首先要说： 话。 若因为工作原因或其他原因不能及时 接听， 不起， 让您久等了！ ”。拿起话筒后，首先要问好，然后自报家 门。严禁 以“喂”字开头。与对方通话时要谦恭友好，尤其是在业务电话咨询 或有求于己的时候，更要表现得不卑不亢、热情亲切。通话终止的时 候，不要忘记向对方说声“再见” 。如通话因故暂时中断，要等候对 方再拨进来。对于重要的客人，要主动拨回去。接到误拨进来的电话， 需要耐心、 简短或者为其代转电还要给对方提供必要的帮助， 地向对 方说明。如有可能， 话，不可生气动怒，甚至出口伤人。在办公区 域不可喧哗，手机调成震动或静音模式，不得影响他 7.4 无特殊情况不得在办公区域尤其是在会议召开时或谈话会客时。 人工 作， 内大声叫人。工作时间无特殊情况，一般人员不得接、打私人 电话或会见非 7.5 会见非公干人分钟。如遇特殊情况，接打私人电话不得超过公干人员。 3 30 分钟，且必须在会客区会客。员不可超过员工在乘坐公司电梯 时，如遇电梯内有宾客、访客，应礼让宾 7.6 客、访客先行，搭乘下一班电梯。未经允许不得使用他人电脑，不 得擅自拷贝他人电脑资料和公 7.7 司资料。严禁将公司内部资料带出。工作时间内不得使用公司电脑 或个人手机上网聊天、购物或任 7.8 何形式的娱乐活动。禁止在办公区域和厕所内吸烟，如有需要，请 到指定地点。不 7.9 准在卫生间内乱抛扔杂物， 茶叶倒入个人垃圾桶内。 如厕后需及时冲 洗， 保持厕所内干净整洁。不准不浪费厕所内的卫生纸及其他清洁 用品。7.10 保持厕所卫生，在如厕间隔壁及隔断内任意涂写，破坏 公司财物。洗手后不得随意甩手， 手纸勿忘放入每次使用如厕间完毕务必放水冲洗， 保持镜面、 地面干 净，筐。节约用水，洗手完毕随手关闭水龙头。不可在洗手间内看报、 抽烟、聊天。不可将公用物品带出洗手间。坚守岗位，调动与分配、 7.11在职期间，需绝对服从主管领导指挥、打无工作需要不得串部 门闲聊，按时按质完成工作任务，不准上班聊天、 闹、开玩笑、发 呆、跷二郎腿、打瞌睡等。7.12 全体员工应自觉爱护办公区域一 草一木，不得采摘和毁坏。动手打架或造谣诽谤对他人如有员工当众 骂脏话、背后骂人、7.13 进行人身攻击者，一经发现立即予以辞退。 8 安全重视全员安全 教育，办公室不得存放易燃、易爆物品，员工必 8.1 须时刻具备意识观念，谨记安全第一，防范于未然。 必须保持逃生 通道顺畅。8.2 任何员工不得在逃生通道内堆放物品，办公室内消 防设施和灭火设备需每月及时检查，替换过期或损 8.3 坏的设施设备。最后一位离开办公室的员工应自觉检查所有电器设 备（电灯、8.4 电脑、空调、饮水机、打印机、复印机等）是否已关闭，锁好门窗（含 茶 水间、厕所、消防通道及楼梯的门窗），保证公司财产安全。 附 则9 本规定自公布之日起正式生效，最终解释权归行政部所有，经 9.1 公司管理委员会批准后实行。本规定实行后，凡既有类似的规章制 度自行终止，与本规定有抵触9.2 的规章制度以本规定为准。