北京某电子科技公司行政部组织职能说明手册

北京XXX电子科技有限责任公司北京XXX有限责任公司人力资源管理手册之行政部组织职能说明手册版本:1.0目 录 l 组织职能履行承诺书l 公司组织结构图l 岗位结构图l 编制及职务说明书管理制度l 部门宗旨l 部门职能描述l 部门工作流程l 部门关键业绩指标l 职位说明书组织职能履行承诺书XXX电子科技有限责任公司，作为一家以致力于帮助他人“完善自我形象，创造美好生活”为己任的公司，始终坚持以诚信为本，服务于客户，服务于员工的理念，在美容美体行业赢得了社会的认同与青睐。发展中的XXX把“成为国际化的美容美体行业知名品牌”做为企业追求的目标，并坚信这一目标在不久的将来会成为现实。我们对此充满信心，同时也清醒的认识到，这一切都要取决于企业能够创造并一贯保持良好的经营业绩，而良好经营业绩的取得将有赖于组织成员的合理分工与高效合作。为此，制定做为人力资源管理及维系企业正常运营的基础性文件组织职能说明手册，并应确保其在企业内得到贯彻与执行。本人作为XXX电子科技有限责任公司行政部负责人，代表部门全体员工，郑重承诺：1、承担行政部组织职能说明手册中所规定的各项责任，履行各项义务，出色完成各项工作任务。2、对公司承担本部门全部工作的最终责任。3、不断优化与创新各项工作流程。4、不断提高工作效率，降低运营成本5、营造良好的工作氛围，建设高素质团队。 行政部经理： 总经理： 人力资源部经理： .人力资源部编制 l 公司组织结构图XXX电子科技有限公司组织结构图总 经 理总 经 办行政人事中心营 销 中 心信 息 中 心深圳分公司部理 财 中 心财 务 部部物 流 部部行 政 部直 销 中 心部人力资源部销 售 部市 场 部直营区域销售部产品销售部l 岗位结构图人力资源总监行政部经理 行政主管司 机保 安行 政 文 员l 编制及职位说明书管理制度编 制职位说明书管理制度职 位计划现有l 职位说明书是企业人力资源管理的基础性文件，也是人力资源管理的重要信息来源，保证企业在合适时间有合适的人在合适的岗位，达到岗有其人，人尽其才，人职匹配的目的。作为招聘与选拔、绩效管理、薪酬管理、培训等人力资源管理活动的依据。l 公司内的所有职位均需有职位说明书，做为工作指导性文件。在岗位设立之前，由职位所属部门负责撰写职位说明书的初稿，交由人力资源部门审核修订，形成最终的职位说明书。l 公司内所有部门如需增加部门编制时，需事先以书面的形式提出申请，并撰写新增编制人员的职位说明书初稿，报经人力资源部审核批准后，方可增加，增加人员由人力资源部负责招募。l 任何部门与人员无权直接修改职位说明书，需以书面形式提出职位说明书的修改申请，写明修改理由及内容，报送人力资源部，职位说明书的修改权属人力资源部。l 工作内容完全相同职位，可以数职位同时适用同一份职位说明书。l 职位说明书每年由人力资源部组织各部门，根据企业的实际情况，进行统一修订。l 职位说明书一试三份；执行人、执行人上级、人力资源部三方共同签字以后，对具体执行人生效，三方各留一份。行政部经理 行政主管 行政文员 保安队长 保安 0人0人3人1人2人l 部门宗旨以高效率的行政工作为公司各部门工作提供快捷、完备的服务，确保各部门工作的快速、有序开展，保障和促进公司整体目标的完成。l 部门职能描述 公司财产规范管理：对公司固定资产及低值易耗品的采购、验收、领用、租借、报损及盘点进行监督管理，建立建全相应的管理制度； 办公用品的规范管理：对公司办公用品的采购、验收、领用、转让进行监督管理，建立建全相应的管理制度； 办公设备及办公耗材的规范管理：根据公司的实际需求请购相应的办公设备（包括办公家俱、现代化办公电器等），拟制申购计划提交总经理审批，对公司各种办公设备进行维修和保养，建立建全相应的管理制度； 办公环境的规范管理：监督公司各种有关办公环境的规章制度的执行情况，顺应公司发展对办公环境进行调整与改善； 图书、报刊、资料的规范管理：统计公司各部门人员对图书、报刊及其它资料的实际需求量，组织订购；对购回的图书、报刊、资料指导行政助理进行规范管理，最大限度地实现资源共享；建立建全相应的管理制度； 行政公文的拟制、下发与归档管理l 部门工作流程公司财产管理流程XZ-XZ001流程岗位统计需求确认需求拟定采购计划计划确定计划实施验收领用保管租借报损盘点行政部经理确认修改计划提交总经理审批确定供货商及价格指导确认确认指导处理发现的问题行政助理统计各部门需求考查需求必要性拟定采购计划联系供货商提交报价单具体实施购回物品验收安排领用委派保管员办相关手续做相关记录具体实施将结果提交给部门经理各部门填写采购申请单提交行政部协助配合总经理批准批准财务部协助支持文件采购申请单固定资产及低值易耗品验收单、固定资产及低值易耗品领用单公司财产管理规定办公用品管理流程XZ-XZ002流程岗位统计需求确认需求采购领用保管回收报损汇 总备 注行政部经理确认确定供货商及价格监督指导批准指导确认行政助理统计各部门需求考查需求必要性联系供货商提交报价单具体实施分发办公用品做好相应记录委派好管理员联系供货商提交报价单具体实施每月做办公用品汇总表各部门填写办公用品请购单提交行政部填写部门办公用品领用表协助了解本部门月份办公用品费用支持文件办公用品请购单部门办公用品领用表离职人员办公用品回收单办公用品汇总表公司办公用品管理规定图书报刊资料管理流程XZ-XZ003流程岗位统计需求确认需求订 购登 记借阅保管收 回备 注行政部经理确认监督指导监督指导监督监督行政助理统计各部门需求考查需求必要性具体实施分发办公用品做好相应记录填充XXX图书一览表做好相应记录具体实施具体实施各部门填写图书报刊请购单提交行政部填写XXX图书一览表中的购买时间、购买地点及购买人填写图书借阅单配合支持文件图书报刊请购单报刊简明目录XXX图书一览表图书借阅单公司图书报刊资料管理规定车辆管理流程XZ-XZ004流程岗位统计用车需求确认需求出车保管回车备 注行政部经理确认批准监督监督行政助理统计各部门需求考查需求必要性联系司机具体实施验收具体实施司机具体实施做好用油、行车记录保管车辆交回钥匙各部门填写用车申请单提交行政部用车填写行车记录表支持文件用车申请单行车记录表因公用车管理规定行政公文拟制、下发、归档管理流程XZ-XZ005流程岗位拟 制确 定下 发归 档后期管理备 注行政部经理指导确定批准指导监督行政助理具体实施协助打印原稿盖部门章交给保安收回原稿具体实施分类查找保安具体实施交回原稿各部门接收接收到公文归入部门档案留存、分类、查找支持文件公司行政管理规定l 部门关键业绩指标指 标定 义考核标准备 注工作秩序办公纪律、行政制度的执行情况参见考核表员工满意度全体员工对行政服务工作的整体感受。参见考核表办公成本费用率预计办公用品消耗与实际销耗之比预计办公用品消耗/实际销耗工作计划完成率阶段工作计划的完成程度工作计划量/工作计划实际完成量团队建设部门工作氛围，员工主动流失率，员工满意度，群体效率。定性评估内部运营工作流程的时效性与资源的最佳配置。定性评估职 位 说 明 书编号：XZ-XZ001 版本：1.0职位名称：行政部经理所属部门：行政部职位等级：直属上级：行政人事总监直属下级：行政助理、前台文秘、保安队长、保安职位目标建立建全公司各项行政管理制度，指导本部门全体人员完成各项具体工作，不断提高行政服务效率与员工满意度。职责描述1、 公司财产规范管理：对公司固定资产及低值易耗品的采购、验收、领用、租借、报损及盘点进行监督管理，建立建全相应的管理制度；2、 办公用品的规范管理：对公司办公用品的采购、验收、领用、转让进行监督管理，建立建全相应的管理制度；3、 办公设备及办公耗材的规范管理：根据公司的实际需求请购相应的办公设备（包括办公家俱、现代化办公电器等），指导行政助理拟制申购计划提交总经理审批，对公司各种办公设备进行维修和保养，建立建全相应的管理制度；4、 办公环境的规范管理：监督公司各种有关办公环境的规章制度的执行情况，顺应公司发展指导行政助理对办公环境进行调整与改善；5、 图书、报刊、资料的规范管理：督导行政助理统计公司各部门人员对图书、报刊及其它资料的实际需求量，组织订购；对购回的图书、报刊、资料进行规范管理，最大限度地实现资源共享；建立建全相应的管理制度；6、 行政公文的拟制、下发与归档管理；7、 物业公司及业主委员会的沟通与协调：督导保安人员统计公司的用电情况，定期派行政助理到物业买电买水，指导行政助理做好相应的记录，制定节约用电用水方案；对物业相关费用进行核查，定期派行政助理去物业交纳；对物业公司提供的服务进行监督，对其不足之处提出合理化意见；8、 对各种办公用品供货商资料进行分析，选择质优价廉的商家与其合作；灵活机动地处理合作过程中出现的一些问题，对供货商服务质量进行监督；9、 对公司的小型客车派发进行管理；10、 定期检查员工胸卡配戴及着装、吃零食情况及个人办公区卫生情况等，发现问题时做出相应处罚决定；审查交通费，发现违纪问题时做出相应处罚决定；考核内容1. 办公成本费用率。2. 员工满意度3. 工作计划完成率4. 团队建设5. 内部运营沟通关系内部：公司各部门外部：物业公司、物业管理委员会、供应商以及其它服务业单位及人员。任职资格知识：1、正规院校，本科以上， 2、管理学、行政管理学、法学、经济学等。技能：1、沟通协调能力2、组织宣传能力3、语言文字组织表达能力4、公关能力5、应变能力6、分析总结能力性格特征：严谨、细致、耐心、亲和力、感染力工作经验：5年以上本岗位工作经验权限知情建议决策财务1、企业发展策略，及管理变革的事先知情权。2、公司年度财务预算1、企业管理及组织结构调整的建议权。2、对中层人事异动的建议权4、对薪资及激励政策制定的建议权。5、对公司员工奖惩的建议权。1、选择办公用品供应商的决策权1、对下属人员的奖惩与任免权。2、对本部门人员招募的决策权。3。4、行政制度制定与调整的决策权1、预算内费用使用与核定权。执行人签字：上级签字：人力资源部签字： 职 位 说 明 书编号：XZ-XZ002 版本：1.0职位名称：行政助理所属部门：行政部职位等级：直属上级：行政部经理直属下级：职位目标提供高质量的行政实施工作，为本部门及公司各项工作的顺利开展提供具体服务。职责描述1、 公司财产方面：统计各部门需求，拟制申购计划；选择适当的供货商进行采购；做好验收、领用、租借及报损登记；定期与财务一同对公司财产进行盘点；2、 办公用品方面：统计公司月份办公用品需求量；考察各办公用品供应商情况,选择适宜供应商，采购回质优价廉的办公用品；购回的办公用品发放给各部门，做好相应的记录；离职人员办公用品回收再利用；相关数据的统计，文档管理，做好办公用品购买表、办公用品领用表、办公用品汇总表；3、 办公设备及办公耗材方面：及时了解公司各部门的需求，拟制申购计划书，交经理审批；选择适当的供货商进行采购；对公司各种办公设备进行维修和保养；4、 定期检查公司有关办公环境规章制度的执行情况；顺应公司发展对办公环境进行调整与改善；5、 图书、报刊、资料方面：统计各部门人员对图书、报刊及资料的实际需求量，按需购买；对购回的图书、报刊及资料做好登记，借出时做好相应的记录； 员工离职时收回其借阅的图书、报刊及资料；6、 协助行政部经理拟制、下发、归档行政公文；对公司的各种文档进行归档；7、 定期到物业公司买电买水，做好相应的记录，执行好节约方案；定期交纳物业管理费及相关费用；对物业公司的服务进行监督，发现问题及时向行政经理汇报；8、 对供货商提供的服务进行监督，发现问题及时向行政经理汇报；9、 定期购买公司油票，做好相关记录；10、 协助行政经理解决各种突发事件；11、 定期进行纪律检察，每周协助行政经理审核交通费，发现违纪情况及时向行政经理汇报；12、 参与公司集体活动及部门内培训的具体组织安排工作；13、 承担本部门的内勤工作，包括：会议的会前准备、会议记录整理、公司内部公文的整理，部门文件的上传和下达，部门表格的统一制作与发放，收发、撰写传真，办公用品的领用保管，来访客户的接待、EMS快递的收发。14、 完成领导交办的其它工作。考核内容1、 工作计划完成率2、 员工满意度3、 成本费用控制率沟通关系内部：各部门外部：物业公司、物业管理委员会、其它业主、供货商及其它服务业人员等。任职资格知识：1、大专以上 2、文秘、计算机、财会技能：1、沟通协调能力2、应变能力3、文字及口头表达能力4、计算机操作技能5、观察力性格特征：亲和力、耐心、细致工作经验：2年以上工作经验权限知情建议决策财务1、企业发展策略，及管理变革的知情权。2、公司年度财务预算。1、对行政管理制度的制定与修改有建议权。2、对办公用品供应商的选择有建议权。执行人签字：上级签字：人力资源部签字： 职 位 说 明 书编号：XZ-XZ003 版本：1.0职位名称：保安队长所属部门：行政部职位等级：直属上级：行政部经理直属下级：其它保安人员职位目标带领保安队伍完成公司内部与仓库的保安及其它行政工作，为公司其它部门提供相应的服务。职责描述1、 每月做好保安工作计划与实施方案；2、 每月做好仓库人员的考勤；3、 负责保管公司及仓库各房间钥匙，早上负责打开大门及各房间大门，晚上负责检查并锁上各房间大门及公司大门；4、 公司执勤期间每半个小时巡逻一次，了解各部门工作状态，并做好记录；5、 对公司各个房间水、电、暖气、空调、饮水机及主体建筑等硬件设备设施进行检查，做好记录，发现问题向上级汇报并及时与物业联系，尽快解决问题；晚上检查下班后水、电、窗关闭情况，早上对前一天人员的检查情况予以复查；6、 对进出公司及仓库的物品进行检查和记录，防止危险品的进入和物品的丢失；对公司发货及入库情况进行监督；7、 负责仓库大院卫生的保持监督工作；8、 负责前台人员上班之前和下班之后的接待客人、接听电话、销售产品和维修产品的收发工作；9、 负责公司报刊、杂志、信件及公文的收发，同时做好记录；10、 了解总公司人员流动情况，对新加入或已离职的员工进行登记，体现在保安工作记录上；11、 对进出公司外来人员做好登记，对仓库外来人员的出入进行监督，做好安全防范工作；12、 负责公司办公区域及仓库的防火防灾工作，并和大厦物业管理保安部做好联络工作，定期检查灭火器的使用情况并及时上报；13、 负责处理公司废旧物品的回收及处理；14、 做好公司及仓库的保安工作记录及保安交接班记录；15、 领导交办的其它工作。考核内容1、 安全责任事故发生率。2、 工作计划完成率。3、 员工满意度沟通关系内部：各部门外部：物业公司、服务业人员等任职资格知识：中专以上 技能：1、沟通协调能力2、解决问题能力3、观察力 4、军事或安全技能性格特征：敏感、严谨、细致 工作经验：2年以上工作经验，1年以上保安工作经验权限知 情建 议决 策财 务1、 公司政策及相关规章制度。2、 公司员工基本信息。1、加强公司安全防范措施有建议权。执行人签字：上级签字：人力资源部签字： 职 位 说 明 书编号：XZ-XZ004 版本：1.0职位名称：保安所属部门：行政部职位等级：直属上级：保安队长直属下级：职位目标协助保安队长完成公司内及仓库的保安及其它后勤工作，为公司各部门提供服务。职责描述1、 负责保管公司及仓库各房间钥匙，早上负责打开大门及各房间大门，晚上负责检查并锁上各房间大门及公司大门；2、 公司执勤期间每半个小时巡逻一次，了解各部门工作状态，并做好记录；3、 对公司各个房间水、电、暖气、空调、饮水机及主体建筑等硬件设备设施进行检查，做好记录，发现问题向上级汇报并及时与物业联系，尽快解决问题；晚上检查下班后水、电、窗关闭情况，早上对前一天人员的检查情况予以复查；4、 对进出公司及仓库的物品进行检查和记录，防止危险品的进入和物品的丢失；对公司发货及入库情况进行监督；5、 负责仓库大院卫生的保持监督工作；6、 负责前台人员上班之前和下班之后的接待客人、接听电话、销售产品和维修产品的收发工作；7、 负责公司报刊、杂志、信件及公文的收发，同时做好记录；8、 了解总公司人员流动情况，对新加入或已离职的员工进行登记，体现在保安工作记录上；9、 对进出公司外来人员做好登记，对仓库外来人员的出入进行监督，做好安全防范工作；10、 负责公司办公区域及仓库的防火防灾工作，并和大厦物业管理保安部做好联络工作，定期检查灭火器的使用情况并及时上报；11、 负责处理公司废旧物品的回收及处理；12、 做好公司及仓库的保安工作记录及保安交接班记录；13、 领导交办的其它工作。考核内容1、 全责任事故发生率。2、 工作计划完成率。3、 员工满意度沟通关系内部：各部门外部：物业公司、其它服务业人员任职资格知识：高中以上 技能：1、观察力2、解决问题能力3、沟通协调能力 4、军事或安全技能性格特征：敏感、细致、耐心工作经验：1年以上工作经验权限知情建议决策财务1、公司政策及相关规章制度。2、公司员工基本信息。1、加强公司安全防范措施有建议权。执行人签字：上级签字：人力资源部签字： 职 位 说 明 书编号：XZ-XZ005 版本：1.0职位名称：前台文秘所属部门：行政部职位等级：直属上级：行政部经理直属下级：职位目标热情、礼貌地进行各种接待工作及其它前台服务工作，为公司各部门提供周到细致服务。职责描述1、 公司前台接待工作；2、 接听及转接电话工作；3、 信件及特快专递的收发工作4、 按规定为业务人员提供借机服务。考核内容1、 工作计划完成率2、 接转电话的及时性与准确性3、 内务部客户满意度沟通关系内部：公司各部门外部：客人、服务业人员任职资格知识：1、大专以上2、文秘、财会技能：1、观察力2、解决问题能力3、沟通协调能力性格特征：敏感、细致、耐心工作经验：1年以上工作经验，半年以上文秘工作经验。 权限知情建议决策财务公司相关政策及规章制度。公司相关政策及规章制度。执行人签字：上级签字：人力资源部签字：