公司采购流程制度采购部工作流程

XX 采购部工作流程XX集 团采购部工作流程采购部二0一二年八月采购部工作流程目录1、主题内容与适用范围32供应商管理流程32.1供应商选择与分类2.2供应商维护2.3供应商考核与监督3、物资采购流程3.1 物资请购流程3.2 物资购买流程3.3 采购成本管理3.4 物资货款支付流程3.5 采购发票管理流程3.6 采购合同管理 3.7 特殊部品采购流程4、采购物资质量管理流程 5、采购人员岗位职责 6、采购绩效考核评估流程 一、主题内容与适用范围1.1本细则规定采购部所有工作流程中的具体实施过程和手续。1.2本细则结合我公司ISO9001质量体系及公司其他相关管理的要求。1.3本细则适用于无锡XX及所属合肥XX、唐山XX采购工作要求。二、供应商管理流程2.1供应商选择与分类供方选择流程权责部门 流程图 记录表单供应商预选采购部 供方调查表现场评审制造 技术 品质 供方质量保证能力评审表小量试制制造部 小批量试制申请表初物检查品质部 初录检查报告书合格小批量供货制造部 合格纳入合格供方采购部 合格供方名录采购员采购采购部重要供应商的选择应遵循质量环境管理手册中7.4章节相关内容。由采购部发放供应商调查表，之后联合公司相关部门对供应商进行评价并填写供方质量保证能力评审表，评审合格的纳入合格供方名录。并每年进行一次评审。按XX公司质量环境管理手册采购物资的不同将供应商分为三类：a. 重要：A类供应商，提供的产品构成我公司最终产品的主要部分及关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；b. 一般：B类供应商，提供的产品构成最终产品非关键部位的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资；c. 辅助：C类非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。原则上A类物资必须坚持A、B两家供货，按7：3的供货份额执行，如遇一方质量不稳定或交货不及时，可进行份额调整。采购部应按照供应商的不同类别分类管理。作为上游供应资源，应该与我公司供应链系统密切合作，并接受我公司对于供应商的管理。供应商应保证产品质量，遵守准时交货的要求，保证对XX及下游各级用户的及时服务，并根据自身具体的成本情况每年度降低一定比例的供货价格对我公司实施让利。2.2供应商维护首先，为保证供应商对我公司的优质供货，采购部要不定期进行供应商拜访，保持良好供应商合作关系。公司采购、品质、技术、生产等相关部门要将对供应商的管理由送货后发现问题的事后管理前移到供应商公司内部以及供应商上游供货渠道的事前管理。供应商日常维护可由采购部单独实施，也可由采购部组织公司相关部门担当一起实施，可依据日常供应商供货总体情况来决定。供应商在处理我公司反映的在生产现场和用户处的质量问题以及我公司的日常维护要积极配合，处理完后再按流程鉴定责任。对于供应商该承担的责任，要务必履行到位。其次，采购部有责任不定期进行市场行情调查，收集整理市场信息，实时对采购单价以及其他市场信息反馈到本公司以及供应商处，及时修正与供应商之间的合作关系，另外，采购部应根据公司内部的供货评价以及业绩及时指导供应商工作，使其改进产品或服务。2.3 供应商考核与评估考核目的 旨在规范对我公司重要供应商供货表现的记录、评估与考核工作，对供应商进行管理和控制，激励供应商在品质、交期、成本与服务等方面改善意愿。考核范围 适用于本公司A类重要供应商的评估与考核。采购部根据公司要求确定一份考核清单，作为考核的对象。参加考核的部门及人员职责：1、采购部负责人为供应商评审的总负责人，负责收集相关部门的资料并进行整理，同时负责汇总外购供应商的及时交货率和服务质量的考核；2、品质部负责汇总供应商合格率的绩效考核；3、生产外协员负责外协供应商交货及时率和服务质量的的考核；4、技术部负责供应商技术指导、工艺评定、技术支持及技术服务；5、市场营销部负责汇总与供应商相关的客户投诉及满意度；6、财务部负责对供应商价格的评审与评估；7、合肥分公司、唐山分公司分别负责汇总两个分公司的重要供应商考核资料；考核数据计算方法：1、产品合格率=交货合格（批）数/交货的所有订单总数*100%2、及时交货率=及时交货订单数/要求交货的所有订单总数*100%3、价格评定：按实际价格为准，同等条件货比三家；4、服务与客户满意度：服务质量包括信息沟通、质量处理与改进的配合度和有效性、文件回复的及时性与合理性和执行力、快速周转、供应商诚信度、对特殊要求的配合度等以当月实际反馈为准；供应商评估： 供应商评估：权责部门 评估项目 评判结果 记录表单质量业绩品证部交货能力评估评估结果：合格、整改、暂停采购部 供应商评审表价格评估财务部 供方质量保证能力评审表服务评估营销部技术能力评估技术部 评估结果：作为对合格供方资格和控制程度、订货量调整的依据；A级（合格）：能力、交期、合格率95100%； B级（观察）：能力、交期、合格率7095%； C级（取消）：能力、交期、合格率5070%以下。年度评估根据供应商性质填写供方质量保证能力评审表或供应商评审表报总经理批准后调整合格供方名录。 采购控制1、A、B类物资，采购员根据采购文件必须在确定的合格供方处采购。2、当合格供方无货，而急需向非合格供方采购时，由采购员办理急用物资采购手续，并通知品证部加强对其来料检验。3、C类物资，采购员可根据确定的品牌或质量要求，按物美价廉原则采购。采购策略：对全年考核合格的供应商，根据公司发展需要，可确定转为策略供应商，作为重点发展对象，将加大采购量，并作为采购部后续新产品的首选供应商；全年考核为良的供应商，实施正常采购；年度考核为不合格供应商，取消下年度新产品开发制作权，重要供应商将降为一般供应商，逐步削减供货份额，一般供应商为削减供货份额或停止供货。联合改进：当供应商考核不合格时，由公司相关部门负责辅导供应商改进，通过组织联合改进团队，开展多种形式的活动帮助供应商分析改进，提高质量保证能力及管理能力。三、物资采购流程采购业务总流程图（ERP系统采购管理操作流程）3.1 物资请购流程公司所有原辅材料采购均需按照以下请购流程执行，如流程中未涉及的另行规定：一、液压机权责部门 流程图 记录表单1、电器、液压、标准件、圆钢、型材采购流程技术部提供物料清单技术部 物料清单出具物料分类清单制造一部 分类清单部长批准制造一部采购部采购部 分类清单（附物料清单）根据交期编制采购计划采购部 采购计划采购部部长批准采购部 采购员采购采购部2、板材、加工件采购（外协）流程权责部门 流程图 记录表单技术部提供图纸技术部班组长计算物料需求量制造一部 物料需求量计算表 自制 外协编制请购单编制外协通知单制造一部 请购单、外协通知单部长批准制造一部 自制 外协外协员采购部采购部、制造中心权责部门 流程图 记录表单报价外协方报价采购部、外协 询价单部长批准采购部采购或外协采购部、外协3、螺丝、螺母等常规标准件采购流程由仓库按最低安全库存量报采购部采购4、包装材料采购流程由制造一部报需求量报采购部采购仓库填写请购单5、物料清单之外的材料采购流程由制造一部统计员填写请购单报采购部采购二、销轴类营销部生产任务通知单营销部 生产通知单生产管理科生产指令单生产管理科 生产指令单下料组下料组根据需求量、库存量编制钢材请购单下料组 钢材专用请购单采购部采购部总经理批准总经理采购部采购采购部权责部门 流程图 记录表单每月20日编制次月钢材需求计划（提前2个月）钢材需求计划制造中心 钢材需求计划采购部通知供应商备料采购部三、二部、四部材料采购统计员填写请购单二部、四部 请购单部长批准采购部采购采购部为了增强公司请购物资的规范性，明确责任人，减少不必要的物资请购，节约成本、减少浪费，对请购有以下具体要求：请购责任制根据公司要求采购实行请购人责任制。即请购人及部门审批人对请购的物资负责，如发现所采购物品并不需要使用，导致部分物品闲置、堆积，造成成本浪费的（因客户更改订单除外），请购人及部门审批人将各承担采购物资价格50%的罚款。明确请购窗口人员为防止重复请购，明确传递人，规定制造部门所有请购单由部门统计负责接受并传递至采购，其他部门由请购人负责传递。制造部门请购人要将具体采购要求与统计说清楚，确保统计在与采购担当传递信息的准确性。非特殊情况制造部门除统计以外的人员传递请购单，采购部有权拒绝接受。规范请购单的书写请购单要对采购物资型号描述清楚，书写规范、要货日期明确，请购人、审批人明确。如发现请购单书写不规范，采购部有权拒绝接受请购单，由此造成的采购延误或采购错误由请购人负责。3.2 物资购买流程未定价产品已定价产品权责部门 流程图 记录表单 询价采购部 询价单核价采购主管/财务成本科 采购采购部 订单/合同 物资入库物资检验发货财务部付款（现款）不付款（月结）供应商 送货单品质部 检验报告单仓库 入库单A、已定价产品指的是已经经过采购、财务等相关部门审核并且签订年度采购合同的产品（如：耳板、小件、康明斯电机壳部件等）。未定价产品指的是未签订长期采购合同，价格随市场波动而波动的产品（如：圆钢、中厚板、开平板等）。B、采购员应让供应商本着安全、价廉、准时为原则发货，发货需要有送货单并交收货人签字确认。物流及包装方式及费用原则上由供应商自行承担，特殊情况的由双方协商解决。C、采购员应让供应商应认识到环境安全的重要性，在物流方式的选择上尽量把对环境的影响降到最低，对于危化品的运输，供应商应选择有资质的单位进行运输，严禁跑、冒、滴、漏，因供应商物流方式错误或失误导致的一切责任由供应商自行承担。3.3 采购成本管理1、 公司已建立内部报价审批程序，采购员应严格执行： 对于价格以市场导向为主的物资（如钢材、板材等）、小金额（单价小于500元）物资以及零星采购物资：采购员编制报价申请 采购主管审核 财务部监督审核 采购；对于非市场主导定价的长期采购物资（如：热处理、耳板切割、五金件、油缸等）：采购员编制报价申请 采购主管审核 财务部审核 总经理批准 采购；2、 采购成本控制按公司要求主辅材料采购成本（包括外协）占销售额比例根据产品不同控制在55%-60%之间。具体统计数据由采购部成本科提供，采购部负责人对财务部提供的成本表进行分析，并与财务成本科一起有针对地对部分原辅材料采购成本进行整改。3、采购价格管理 1）长期采购的供应商应在履行订单前，原则上与XX公司在年度采购合同中协商约定好价格。如在合同履行期间遇到原材料暴涨或暴跌情况，在双方协商一致的情况下，可变更采购产品价格并重新签订价格变更合同书。对于价格随市场变动的产品（如：钢材、板材等）以及零星采购的物品，需要逐笔商定价格、签订合同。 2）对于采购价格上采购部与财务部应联合每年进行进行一次审核，原则上每年需给XX公司让利。3.4 物资货款支付现款物资采购协议付款物资采购权责部门 流程图 记录表单 采购完成合同签订采购部 合同/订单单独排款采购部 用款申请单 统一排款采购部 付款通知单 排款审核采购负责人/财务部/总经理等支付货款财务部 A、XX公司对供应商的货款支付方式原则上由XX公司直接客户对XX的支付方式决定。特殊情况不能遵守的，由供应商及XX双方协商一致后解决。具体有以下几种付款方式：1）现金交易：指货到付款或款到发货情况，此种交易方式不利于公司管理，需在合作成熟后逐步取消，特殊情况除外。2）月结付款：指供应商按订单交货，经XX公司验收合格，供应商开具发票，经核实无误，XX公司在发票开具后一个月内支付货款；3）三个月付款：指供应商按订单交货，经XX公司验收合格，供应商开具发票，经核实无误，XX公司在发票开具后三个月内支付货款；4）其他双方约定。B、供应商需要向XX公司提供完整的供应商信息（包括税务编码、交易账户、经营地址等）如果发生账户变更应及时通知XX公司，由变更导致的延误付款由供应商自行承担责任。C、若任何产品存在缺陷，该批产品未付款的，付款期限应自缺陷产品完全修复或替换之日起开始计算。3.5 采购发票管理 权责部门 流程图 记录表单物资采购完成采购部 送货单开具发票供应商 发票及回单联 发票审核确认采购部 发票确认单 无误发票再次审核 仓库 发票确认单发票录入ERP系统 无误采购部 发票审核、入账财务部A、 对于供应商开具的发票，需要严格按照合同或订单的金额、数量及品名进行开具，公司不接受各类发票代开形式，如果有特殊情况，需要征得我公司同意方可。B、 送货时供应商需要开具送货单并交收货人签字，送货单留在我公司，回单联带回，为方便我公司核对发票，当发票开具后需与货物回单联一并快递至我公司，为防止发票丢失，采购员应要求供应商发票严禁随货发送。物资采购活动完毕后，采购员要及时要求供应商开具发票。3.6 采购合同管理供应商与我公司发生产品交易，个别零星采购可采用个别合同实施，长期合作单位需要同XX公司签了年度采购合同，并遵守合同相关条款，平时采购根据我公司发送的订单要求中的规定供货。A、所有签订的超过五万的采购合同，或初次采购的重要物资合同、设备采购合同，务必保证以下几点：初次合作的对方合同章务必是红图章，传真件一律不接受；可用扫描件或者邮寄形式。常规合作的竟可能用红章。合同务必有对方代表签字，最好是法人代表。合同章务必清楚。合同中对争议起诉条款约定务必是我方人民法院所在地。B、常规已定价物资可以用采购订单直接实施采购，对于未定价物资以及部分要求用合同的供应商需要用采购合同实施采购，采购合同原件需交财务部保管，采购部用合同复印件，采购合同需要有供应商合同章，本公司采购员签字、采购部负责人审核签字，财务部加盖合同章后方可生效。3.7 特殊部品采购管理 特殊采购（补料，不合格品）申请特殊采购责任部门 特采申请单品证部审核品证部总经理批准总经理采购部采购采购部本处所指的特殊采购物品包括以下几方面：客户投诉部件质量不良需更换（含维修用）设计不良或内部工艺变更，需特采客户要求变更，需特采制造部装配损坏，需特采采购品检验不合格，需特采所需部件采购周期不足，需特采替代品 其他原因导致的不在原计划内的采购四、采购物资质量管理流程ERP中对采购不良品的退货流程 大型加工件检验流程权责部门 流程图 记录表单产品加工供应商 自检单中期检验品质部 检验单 合格装配送货供应商 送货单 自检单 送检 采购部 送检单终检 品质部 检验报告单 合格 不合格入库退换货 请购单、常规采购件检验流程权责部门 流程图 记录表单送货供应商 送货单/自检单(加工件)送检采购部 送检单 检验品质部 检验报告单 合格 不合格入库退换货仓库入库 采购退换货 我公司对于长期合作的重要供应商，原则上需要签订质量保证协议，对质量的相关要求也可体现在年度合同或单份合同中，供方应保证提供产品的质量符合我公司要求。XX供应商供货质量和质量体系的要求。1）供应商必须建立一套能稳定运作的质量管理体系，在产品实现过程中按照正式生产的控制配置包括：工作场地、设备、工装、量具、辅具等资源，工作人员必须接受必要相应培训，并保证产品的质量要求。相关的质量相关的问题必须在不超过5个的工作日可以得到解决和答复。2）供应商提供产品时必须按照预先规定的工位器具或包装方式交付。并保证包装和工位器具在正常储运的过程中，防锈、防污、防止磕碰伤。3）供应商为XX公司提供的产品必须是合格零件（包括：规定的包装方式）。A类B类物资经销商需根据品质要求提供相应的合格证，直接制造的厂家需每批货提供材料质保书、出厂检验记录，以及其他我公司需要的检验记录或报告。4）供应商产品质量出现较大问题，采购部质量工程师应召集供应商相关负责人到我公司说明情况，了解具体整改措施和落实执行情况。召集不到、迟延或没有作明确答复的将加倍作相应处理，直至开除供应商资格。品质不良的采购件处理1）外部投诉部件不良 市场营销部和品质部接到用户抱怨、索赔和投诉信息后，传达到采购部，由采购部质量工程师直接通知供应商的主要业务员，供应商的业务员接到信息后需在2个工作日及时处理，或通知相关部门和人员分析处理，结论后反馈我公司，如果对信息处理不及时，采购部将分析该信息作为考核供应商的依据。未及时处理的，由品质部出具不良通知单及处罚单交付供应商；2）进货验证中的质量不良 在产品未交付XX公司客户时发现有采购部件不良的，由品质出具不良品通知单交采购部质量工程师进行退货、换货或通知供应商维修处理。处理不及时、无效或出现多次批量不良的，将策划更换供应商。3）供应假冒伪劣情况处理供应商明知所提供产品质量不符合要求却交付我公司使用，或恶意提供假冒伪劣产品给我公司的，原则上按照价格以一罚十对供应商进行质量罚款。情节较轻的降低罚款比例，拒不接受罚款的，我公司将采取法律手段解决，并开除供应商资格。五、采购部涉及知识产权的管理XX公司向供应商提供的图纸及其他技术文件的，供应商应严格遵循保密XX技术材料的原则，供应商应严格遵守以下要求：1）没有XX公司书面同意，供应商不得复制图纸，不得将图纸或技术文件转借给其他公司或让其他公司阅览。如将XX公司图纸或技术文件外泄的，我公司有权提出索赔及采取包括解除采购合同，追究法律责任等必要的处理方式。2）在必要时XX公司有权回收图纸，供应商应对XX公司图纸及其他技术文件妥善保管。3）供应商在制造XX公司采购品过程中在XX公司相关人员指导下，产生了发明或设计时，其知识产权应归XX公司所有。4）XX采购员在对外发放图纸时，需对图纸信息进行过滤，如有我公司客户信息的，需要对客户信息进行屏蔽后方可对外发放。六、采购人员岗位职责及部门框架岗位职责一、主要工作职责1、负责按工作实际需要对采购程序、采购监控、信息收集、价格体系等制定有效的采购制度，并适时检查、监督、控制及执行工作制度；2、对部门采购物资的程序、质量、交货期、供应商管理等全权负责；3、负责日常采购订单的审核、向上审批及向下传达工作；4、对公司的物资采购成本负责，采购要严格按流程执行并做到货比三家，控制采购价格，降低采购成本；5、负责保证部门采购物资付款的计划性，负责月度付款计划的制定、审批及向上审批；二、次要工作职责： 1、负责按岗位描述书监督下属工作行为，负责部门内部人员工作安排，监视跟踪部门下属物资采购的执行进度，对异常情况随时做出调整，并及时上报；2、负责定期或不定期组织部门内部会议进行分析讨论、总结经验，改进工作方式，提高效率、降低成本；3、掌握市场行情，注重收集市场信息，及时向公司领导及相关部门反馈市场价格和有关信息。4、实施对新供应商的开发和扶植，对新、旧供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商。5、对不能按时完成的采购工作第一时间向相关部门解释。对于采购出现的问题点在规定时间内（按公司文件）给予答复并出处理对策；三、其他工作：1、负责与本部门相关的质量、环境体系文件的建立、维护；2、负责草拟本部门的年度、月度及当周工作计划，并组织实施、检查监督及控制，适时对工作进行总结汇报；3、负责部门内部工作一般异常的处理工作及重大异常的汇报工作；4、积极参与相关部门组织的会议及各项目工作安排。5、按时完成公司领导及相关部门交办的其他工作任务。采购部部长岗位职责采购科长及采购员工作职责一、主要工作职责1、采购科长负责协助采购部部长工作，协助对部门工作以及人员的管理，在部长不在时履行采购部长职责，2、对采购时间负责，严格按采购时间执行采购，对采购的物资交货期负责，采购员需合理安排采购顺序，3、对采购质量负责，要严把采购质量关，首次采购件、试制品物资采购要选择样品供使用部门、品质部门审核确认后，方可落实后续采购；4、负责自身采购业务的付款工作，要按照公司规定、合同要求及其他相关要求合理、及时排款；5、参与对库存的控制，了解库存及物资采购的执行情况。发现问题及时反映，有效防止库存大量积压、及常规件断货；二、次要工作职责： 1、参与所担当采购物资的供应商开发、评审、维护管理；2、协调处理其他部门要求，与相关部门保持良好的沟通、协作，要有很强的执行力及责任心3、利用走访、网络、行业会议等方式增强信息收集能力，熟悉掌握市场行情，注重收集市场信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息；4、积极配合需要特采及紧急采购的物资；三、其他工作：1、对于部门负责人及相关部门安排的或需参与协调的会议及其他事宜要以积极的态度配合开展。采购部绩效考核KPI指标：采购部负责人KPI考核指标指标名称指标定义计算公式目标值准时采购率按A物料需求计划制定的采购计划，采购物料及时到位（依物料采购周期）A类：主要原材料及压机的主要配件采购实际及时到位数/总采购计划准时次数100%采购合格率按请购单要求保证采购A类物料质量（本公司品证部能施加控制的物料）进料合格批数/总采购批数100%紧急采购完成率紧急采购件按时到位（符合公司管理规定流程）及时到位数/总采购次数95%排款计划准时率每月排款计划保证在一定误差范围内（临时采购除外）实际付款数与排款数差距50万分公司采购辅助管理分公司采购单价确认和整个采购链配合度进行确认监督依实际实施次数2次/月成本控制每季度针对供方的采购单价进行单价确认和调整（钢材板材圆钢例外）物料实际采购单价的调整统计数据表5个/季供应商开发和管理公司所需配套供应商的开发情况以备公司所有的业务稳定，收集市场相关信息实际收集信息数3家遵守厂纪厂规严格遵守员工手册依实际遵守情况100%采购部采购员KPI指标准时采购率按A物料需求计划制定的采购计划，采购物料及时到位（依物料采购周期）A类：主要原材料及压机的主要配件采购实际及时到位数/总采购计划准时次数100%采购合格率按请购单要求保证采购A类物料质量（本公司品证部能施加控制的物料）进料合格批数/总采购批数100%排款计划准时率每月排款计划按合同或订单要求执行到期实际付款与计划付款时间差距30天成本控制每季度针对供方的采购单价进行单价确认和调整（钢材板材圆钢例外）物料实际采购单价的调整统计数据表1个供应商开发和管理公司所需配套供应商的开发情况以备公司所有的业务稳定，收集市场相关信息实际开发件数1家遵守厂纪厂规严格遵守员工手册依实际遵守情况100%附件一：目前采购部部门组织框架图采购部部长刘巧珍XX重工科长时维英XX机床担当黄妙君采购员华 江合肥XX胡光唐山XX吴阿东设备科辛雷电器维修工陈宏机械维修工沈永祥第 25 页 共 25 页