固定资产、办公用品招标采购管理规定

* 公司固定资产、办公用品招标采购管理规定1 目的为规范公司办公用品招标采购流程，加强办公用品采购工作的管理，特制定本规定。2 适用范围本规定适用于公司各部门。3 职责3.1 行政部3.1.1 负责公司办公用品供应商的筛选。3.1.2 负责公司办公用品需求的汇总、整理。3.1.3 负责公司办公用品的集中采购、存储和发放。3.1.4 负责对公司各部门办公用品使用情况进行监察，对存在问题提出整改意见。3.2 各部门负责办公用品的申报、合理使用和保管（计划合理，防止浪费） 。3.3 财务部3.3.1 负责办公用品费用票据进行监督审核。3.3.2 负责对办公用品招标、采购过程进行监督。4 办公用品采购4.1 供应商招标4.1.1 公司办公用品采用年度定标、季度结算、月度审核的方案，每年 12 月底之前确定下一年公司办公用品供应商并签订合同。4.1.2 行政部负责筛选出至少5 家办公用品供应商，通过初次报价确定入围供应商。4.1.3 行政部负责组织公司办公用品招标会，组织有关人员对入围供应商进行评审，评审人员由行政部、财务部、监事会部门人员组成。4.1.4 通过二次报价、议价、定标流程确定公司年度办公用品供应商报总经理审批，同时至少储备1 家备选供应商。4.2 办公用品采购4.2.1 办公用品需求部门在每月 8 日前，将本部门物品采购需求和预算费用经本部门部门长审核、 分管副总审批后提交至行政部行政内勤处进行汇总；4.2.2 公司行政内勤结合公司物品库存量，对各部门采购需求计划进行审核并提出采购计划， 经行政部部长审核后上报行政总监审批， 单件或批量价值总额超过1 万元的，需报总经理审批。4.2.3 行政部内勤根据行政总监或总经理批示意见，对公司办公用品供应商提出需求， 由供应商将公司所需办公用品送货上门， 行政部内勤负责对办公用品进行清点验收，确认无误后办理入库手续，当月12 日前办理完毕。4.2.4 各部门按照办公用品领用流程进行领用。4.3 审核结算4.3.1 行政部后勤、财务部每月对办公用品价格进行市场调研，确保供应商提供的同品牌、同类型的办公用品质优价廉。4.3.2 每月财务部对办公用品价格进行市场调研出具调研报告，对于办公用品供应商提供的物品是否符合公司要求提出监察意见。4.3.3 每月度对办公用品采购进行一次结算，行政部后勤提供结算票据，经行政部部长审核，行政总监审核、财务总监审批。费用金额超过 1 万元需报总经理审批。4.3.4 办公用品供应商提供物品的价格高于同期同品牌、同规格市场均价的， 应要求其按照最近价格提供结算票据， 如果供应商拒不按最低价格执行的，行政部要寻找新供应商。5 其它采购5.1 固定资产及大宗物品5.1.1 公司固定资产及大宗物品采购应由需求部门拟定需求计划，经部门负责人审核后报行分管副总批准。5.1.2 行政部审核是否可在公司范围内进行调拨，可调拨解决的，经行政总监审核同意后调拨到位。5.1.3 如确实需要购买的，报总经理审批，由行政部组织，申请购买部门、财务部全程参与，以谈判、竞价、招标等方式进行购买。5.1.4 单件或批量价格在1 万元以上的物品 （低值易耗品除外） ， 应采取招标方式进行采购。 凡进行公开招标和邀标的， 应成立专项招标小组， 按照规定组织实施招投标。 经招标小组集体讨论后提出意见报总经理审批签订采购合同。5.1.5 单件或批量价格在1 万元以下的物品，采用竞价谈判或询价方式，由行政部、使用部门、财务部组成采购小组，在进行市场调研、多方比较的基础上， 经采购小组集体讨论后提出意见报行政总监审批执行。5.2 临时采购5.2.1 各部门需紧急采购的单笔金额在500 元以内，由使用部门填写采购申请单经部门长审核后，报分管副总审批，提交至行政部采购。5.2.2 超权限紧急采购单笔金额在500 元以上的采购，由使用人员填写采购申请单， 使用部门部门长审核， 报分管副总审核后提交行政部采购。5.2.5 其它临时接待物品限额采购，经使用部门分管副总同意后直接购买，购买时必须开具发票，经行政部部长、行政总监、财务总监签字同意后方可报销。6 物品验收及入出库6.2 办公用品6.1.1 公司办公用品供应商将物品送至公司后，行政部内勤根据月度采购计划清点物品数量、规格，确保办公用品的正常采购。6.1.2 行政内勤按照公司规定办理办公用品入库手续，并根据各部门月度采购计划，对需领用办公用品的，按照流程办理出库手续。6.1.3 行政内勤对于办公用品的领用要严格按照部门月度采购计划执行，控制办公物品成本。6.2 固定资产及大宗物品6.2.1 根据需求部门要求，将固定资产或大宗物品采购到位后，需求部门对物品进行验收，确保所采购的物品达到需求部门的使用要求，验收通过后方可办理入库手续。6.2.2 需求部门在物品采购到位接到领用通知后一个工作日内将物品办理完毕领用手续， 财务部与行政部要及时对固定资产进行登记并计入公司固定资产账目。7 过程监控7.1 为提高物品采购质量，降低采购费用，控制管理风险，维护公司的合法权益，财务部依据公司规章制度、有关的法律、法规、政策及相关标准， 按照一定的程序和方法， 对负责物品采购的各部门和环节的经营活动等行为进行独立监督和评价。7.2 财务部对公司物品采购过程进行监督和评价，主要内容包括物品采购计划、合同、招标、供应商选择、采购数量、价格、质量、结算付款及采购后相关事宜等。7.3 财务部对在物品采购过程中出现违反公司有关制度、国家法律、法规等的行为有权予以制止，并上报公司有关领导。8 物品采购报销8.1 公司采购办公用品、 维修材料等物品由行政部统一办理入库手续，报销单上需附有发票、采购计划单、入库单方可报账。8.2 固定资产要经行政部验收，并对其供销合同、报账凭证进行审核后方可报销。8.3 财务部与行政部要及时对固定资产进行登记并计入公司固定资产账目。9罚则9.1 任何参与物品采购的公司工作人员，禁止一切吃拿卡要等行为： 不准参加可能影响公平竞争的任何活动；不准收取任何名目”中介 费”、“好处费”；不准在供货方报销任何费用；不准损害公司利益， 徇私舞弊，为对方谋取不正当利益。9.2 物品采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项，应首先用于降 低采购价格；确属难以用于降低采购价格的，一律进入公司财务帐内， 不得由部门坐收坐支，不得提成给经办人员。9.3 对违反规定的行为，处以违法所得的20-50倍罚款，并予以开除 处理，情节严重的应追究有关责任人法律责任。10附则本规定由行政部负责解释，自总经理批示之日起执行。2013年5月29日 5