电子文件管理系统开发及通用功能要求课件

ppt课件,电子文件管理系统,（,ERM,S,）,开发及通用功能要求,国家档案局继续教育,电子档案管理专题研讨班,1,ppt课件,对,于档案工作部门来说，,当,前的,日,常性,业务活动就是接受各自,工,作范,畴,内的,电,子文 件归档移交及其,后,的长期或者永久管,理,，而 这项业务活动的主要支,撑,平台,必,然是,电,子文 件管理系统。,而对于企业数字档,案,馆,（室,）,建,设,、,或,者企业电子,文,件（档案）,管,理来说，,电,子文 件管理系统的研发尤其,重,要，,它,是体,现,对电 子文件实施超前控制（,如,文控,）,、全,程,管理 的技术平台，也是电子,文,件（档案）,实,现科 学管理的必由之,路,。,2,ppt课件,在档案信息化建设中，“存量档案,数,字化”主,要依靠档案数字化系统将数字副本,挂,接导,入,至,（数字,档,案馆）,的,资源系,统,或者档,案,管理系,统,中，,而“增量档案电子化”则主要依赖,电,子文,件,管理,系统（,ER,MS,）实现在线受,控,归档,，,从而,传,输至,（数字,档,案馆）,的,资源,系统,或者档,案,管理系,统,中。,电,子文件管理系统的开发,，,不单,是,一个,软件开发的问题，也是,对,档案,工,作者,关,于电 子,文,件（档案）,知,识全面检验的一个,过,程，电子文件管理系统研发,水,平的,高,低，,很,大程 度上取决于档案工作者,的,电子,文,件管,理,、数,字档案管理的能力和,水,平,及与,其,他职,能,部门,协调沟通能力。,3,ppt课件,一、电子文件管理系,统及其开发综述,4,ppt课件,1,、,电子文件管,理,系,统,（,ERM,S,）,的概,念,与特,点,电子文件管,理,系,统,（,E,l,e,c,t,r,o,n,ic,Re,c,ords Man,a,gem,e,nt,S,y,ste,m,）是包括所有,与电,子,文,件,管,理有关,的,技术、,管,理、法,律,、标准,、,人员,等,相,关因素,在,内，以,保,证电子,文,件的行,政,有效,性,和,法律证,据,性，保,证,电子文,件,的科学,管,理和,高,效,利用为,目,的信息,管,理系统,。,电,子,文,件管理,系,统的主,体,是电子,文,件管,理,软,件，由,一,组软件,程,序组成,的,，共同,对,机构,产,生,的电子,文,件和基,层,档案室,保,存的电,子,档案,进,行,管理，,是,机构内,电,子文件,的,“聚集,地,”，是,数,字档,案馆,（室）,的,核心应,用,系,统,。,5,ppt课件,电,子,文件管,理,系统通,用,功能要,求,（,G,B,/,T2,9,1,9,4,20,1,2,）,、,电,子,文件管,理,系统,建,设,指,南,（,GB/,T,3,1,9,1,4,-,2,0,1,5,）,这样定,义,电子,文,件,管理系,统,：,机,关,、,团体、,企,事业单,位,和其他,组,织用,来,对,电子文,件,的识别,、,捕获、,存,储、维,护,、利,用,和,处置等,进,行管理,和,控制的,信,息系统,。,电,子,文,件管理,系,统通用,功,能要,求,还定义,了,事务系,统,（,BS,）,、,电子文,件,管理系,统,（,E,R,M,S,）,、,电子文,件,长期保,存,系统（,档,案管,理,系,统,DAM,S,）,的关系,。,如下图,。,6,ppt课件,B,S,、,ERM,S,、,DAM,S,关系图,ERM,S,系统的核心纽带作用及,其,重,要性,7,ppt课件,2,、电子文件管理系统开发的原则,（,1）,业务,需,求驱,动,原,则,机,构,开发ERM,S,系,统来自,于,自身文,档,管理业,务,的,需要，,开,发团队,应,该具体,分,析业务,及,管理目,标,，,形,成业务,功,能需求,。,（,2,）,标,准,化,原则,电子文件归档与电子档案管,理规范,（,GB/T18,8,9,4,2016,）,电子文件管理系统通用功能,要求,（,GB/T29,1,9,4,2012,）,;,电子文件管理系统建设,指,南,（,GB/T,31914-2015,）,;,8,ppt课件,文书类电子文件元数据,方,案,（,D,A/T,46,-,2009,）；,电子文件管理暂行办,法,（,中,办,国,办厅,字,2009,39,号,）。,（,3,）合作协作原则,各职能部门、业务部门密切,合,作,、,协作。,（,4,）开放性原则,接口、数据、协议采用开放标,准,；技,术,中,立,；对,软硬件依赖性较弱；利于信息,资,源共,建,共,享,。,（,5,）可扩展性原则,采用松耦合、模块化设计原,则,。,9,ppt课件,（,6,）全程性,、,前控,性,原则,从业务系统的,研,发、功能设,计,到,电子,文件的利用与技术维,护实行,前,端,控制,、,全过程管,理,。,（,7,）,利,于,实,施、,操,作和,维,护原则,（,8,）,安全,性,原则,严密的安全管,理：,系,统与,数,据安,全,、,身份认证、,权限,分,配、,跟,踪审,计,等安全,技,术手段，保证系统无故障、数据安,全,。,10,ppt课件,3,、,电子文件管理,系,统开发过程,11,ppt课件,4,、,ERM,S,开发的方式及特点,12,ppt课件,二,、,电,子文,件,管理系,统,功,能,需,求分,析,电子,文件管理系统开发通,常,划分为系统分,析、,系统设计、系统实,施,和系统运行维护四,个阶,段，其核心就是系,统,功能需求分析。,系统,需求分,析,就是,要,明确,电,子文,件,管理系,统究,竟,要,“,干什,么,”和,“,怎样,干,”。,1、,确认,系统,功,能需,求,分析,的,承担,者,档案,管理,部门,13,ppt课件,2,、制定系统总体目标与功能,明,确,电,子文件,管,理系统,的,总体目,标,及其与,其,他,技术系,统,的关,系,系统需,求分析,首,先需要,明,确电子,文,件管理,系,统要达到 的总体,目标和具备的基本功能，从而让系统研发人员了解,系统研,发的,深度和难度,，以利于系统研发人员有针对性地,制定系,统总体规划，为实现总体目标和基本功能寻找最为,科学的,技术路线。,电子文件管理系统的总体目标体现了了系统对电子文 件的总体管理水平。档案管理人员必须明确所要开发的电 子文件管理系统期望达到的总体技术水准。是全程管理还 是部分代替手工管理；是对电子文件予以超前控制还是仅 仅要求实现归档管理；是采用文档一体化管理模式还是依,然套用传统的文件、档案两段式管理模式。,14,ppt课件,档案管,理,人,员在,进,行系,统,需求,分,析,时须在系统,目标,中,说明,电,子文,件,管理系,统与本单位,办公,、,管理,、,设计,及,其生产,管理系统的,依存,关,系，,即,确定,电,子文件,管理系统的,实现,方,式。,此外，系,统,需,求分,析,时还,要,明确,电,子,文件管理系,统与,本,单位,其,他的,信,息管,理,系,统的关系，,从而,确,保实,现,单位,内,部信,息,资,源实现优化,配置,与,高度,共,享，,为,信息,一,体,化管理创造,条件。,研究电,子文件管,理,系统要,实现的,基本功能,15,ppt课件,档案管理部门,作为,用,户要,研,究将,要,研发,的,电子文,件系统具备,哪些,功,能，,把,它作,为,系统,需,求分,析,的重要,内容明确传,达给,研,发人,员,。,一般而言，尽,管,每,个单,位,的电,子,文,件,管理,系,统,所,要,实现的,功,能会有,所,差异，,但,作为电,子,文件管,理,的,基,本,功能却,有,着共同,性,，比如,电,子文件,的,采集功,能,、,电,子,文件的,积,累与预,立,卷功能,、,电子文,件,的逻辑,与,物,理,归,档功能,、,电子文,件,的鉴定,功,能、电,子,文件的,备,份,功,能,、电子,文,件自动,编,目、电,子,文件自,动,统计、,电,子,文,件,检索利,用,与上网,发,布功能,、,电子文,件,元数据,捕,获,与,更,新功能,、,电子文,件,安全技,术,维护方,案,等,。,档案管理人,员必,须,认真,研,究本,单,位电,子,文件,的,形,成规律与特,点、研究本,单,位对电子文,件,管理所要达到 的目标，从,而在,系,统需,求,分析,中,落实,下,来。,16,ppt课件,电子文件管理系统通用功能,要求,将,系统,功,能,划,分为基本功能和可选功能，具,体,内容,如,下图,17,ppt课件,3,、,构建工作,流,程,依据总体目标,和基,本,功能,的,要,求,，接,下,来需,求,分,析的重,心,应该体,现,为电子,文,件管理,流,程的设,计,，,也,就是将,总,体目标,和,基本功,能,以工作,流,程模块,的,方,式,抽象出,来,。,电子文件,的管理流,程,的设计最终,要,以系统的操,作界面或操,作菜,单,模块,的,形式,表,现出,来,，并,通,过它,实现操作和,人机,交,互。,由,于每,个,单位,的,工作,性,质、,管理模式和,文件流转的,程,序不同，所,以,电子文件管 理流程也不,尽相,同,。流,程,的设,计,既要,考,虑本,单,位电,子文件的流,转规,律,、工,作,需要,、,利用,特,点，,也,要符,合电子文件,管理的基本,理,论和基本原,则,。,18,ppt课件,流程设计不,是简单的传,统,的文件管理,过,程 加上档案管,理过,程,，要,在,全程,管,理原,则,、超,前控制理论,的指,导,下，,把,归档,前,后的,电,子文,件作为一个,文件连续体,来,设计流程模,块,，要 突出体现逻,辑归,档,、提,前,鉴定,、,提前,著,录、,同步分类、,元数,据,验证,的,新理,念,，让,全,部流,程构成一个,自然,而,无缝,的,管理,系,统。,电子文件的,流转,不,是像,传,统文,件,那样表,现为简单线,性的,。,在电,子,文件,管,理系,统,上，,因为工作的,特殊需要、,文,件格式与类,型,的差 异、来源环,节的,不,同可,以,随时,在,不同,的,流程,之间跳转。,因此,，,电子,文,件管,理,流程,是,网状,的、非线性,链接的，任,何,一个环节均,可,以实 现文件的交,互，,且,均具,有,反馈,与,回溯,能,力。,19,ppt课件,4,、研制电子,文件,管,理标,准,与,规,范,如,果,说,系统需,求,分析中,明,确系统,总,体目标,和,功能、,设计工作流,程是解决“,干,什么”的话,，,那么制定电 子文件管理,标准,与,规范,就,是要,告,诉系,统,研发,人,员,“如何做才,正确,”,或者,“,怎样,做,才科,学,”。,标准与规范的制定可以依据设计,好,的工,作,流,程,，,遵照电子文件管理的理论与原,则,，参,照,电,子文,件,归档与管理规,范,等国家标准,及,其行,业,规,范,、参,考,本单位或者同行业兄弟单位编,制,的电,子,文,件,管理实,施细则,逐,个工作,模,块予以,完,成，主,要,包括名,词,术语,、,工作要求、业务标准、管理制,度,等，,具,体,包,括以下,内容：,20,ppt课件,（各类,）电子文件模板标准与存档格式；,电,子,文件登记的著录原则,与,方法；,电子文件流转流程及其数据采集规范；,电子文件预立卷或预归档规范；,电子文件归档制度（归档单元、形式、方,法、时间、范围、手续）的制定；,归档电子文件（电子档案）的分类分类方 案；,21,ppt课件,文件,级,、案,卷,级、,数,据库,级,元数,据,集的,研,制,、,元数据采集与保存标准；元,数,据的,语,法与 语义规范；,档案,信,息数,据,库的,选,型、,更,新及,备,份手,段；,电子,文件双套制归档及,其,管理规范；,电子,文,档备,份,的原,则,及其,方,式与,方,法,；,脱机,载体选择与保存等；,电子,文档价值鉴定的原,则,、方法；,电子,档案真实性、有效,性,、完整性、安全性,维护,方案；,电子,档案,编,研与,利,用规,范,。,22,ppt课件,5,、制定每个工作环节的工,作,内容、,方,式及技,术路线,明确了总体目标及功能、设计,了