工作分析方法与工作说明书

按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,工作分析与,工,工作说明书,工作分析的,定,定义,工作分析的,目,目的与用途,工作分析的,基,基本程序,工作分析的,操,操作手法,工作分析所,需,需搜集之资,料,料,工作分析资,料,料搜集方法,工作分析的,方,方法,1,工作分析的,定,定义,工作分析是,用,用来识别、搜集,、,、检视及记,录,录工作职责内,容,容的一套程,序,序管理工具,。,。,工作分析是,指,指利用各种调查方法搜集与工作,有,有关的信息,并,并界定执行,工,工作所需要,的,的资格条件,。,。,2,工作分析方,案,案执行之目,的,的(,一),一、建立一,套,套完整的职,务,务说明书，,作,作为公司经,营,营与人力资,源,源规划之基,础,础,。,二、建立各,职,职位明确之,任,任用条件，,达,达到人才选,用,用之适用性,，,，对招募制,度,度加以调整,、,、补充,三、依据工,作,作内容、及,考,考核标准建,立,立公平性与,激,激励性之薪,资,资制度。,3,工作分析方,案,案执行之目,的,的(,一),四、,配合训练发,展,展与职涯管,理,理制度，使,公,公司每一位,同,同仁，了解,其,其角色、定,位,位与未来发展路,径,径与条件。,五,、藉由各职,位,位工作分析,的,的过程与结,果,果使部属与,主,主管明确知,道,道彼此工,作,作内 容与,目,目标，作为绩效考核依据之标准,及,及修正之基,础,础。,4,工作分析方,案,案执行之目,的,的(,一),六,、藉由工作,分,分析对各部,门,门、职位之工作职责进行确认和,划,划分，以奠,定,定日后营运,之,之顺畅。,5,工作分析方,案,案执行之目,的,的(,一),七,、其它,工作经过详,细,细分析后，,还,还有许多其,它,它的效用，,如,如有助于工,作,作权责权范,围,围的划定；,改,改善劳资关,系,系，避免员,工,工双方无方,因,因工作内容,定,定义不清晰,而,而产生的抱怨及争议。此外，工,作,作分析亦有,助,助于人力资,源,源研究与管,理,理、工作环,境,境不适、人,事,事经费、转,调,调与升迁等,问,问题都有莫,大,大的助益。,6,工作分析的,意,意义,工作分析公,式,式(,job analysis formula),：,员工为什么,要,要做？(目,的,的；,why),员工要做什,么,么 ？(内,容,容；,what),员工如何做,？,？(方法；,how),所需技术如,何,何？(程度,；,；,skill),7,工作分析的,基,基本程序,搜集背景资,料,料,选择具有代,表,表性的岗位,来,来分析,搜集工作分,析,析资料,资料检视与,分,分析,撰写工作说,明,明书及职级,规,规范,8,工作分析的,基,基本程序,为了使工作,分,分析执行顺,畅,畅，及确保,分,分析结果之,有,有效性，在,执,执行工作分,析,析前应先有,计,计划，规划,好,好整个工作,分,分析流程，,方,方能有效获,取,取资料及进,行,行分析。,9,工作分析的,操,操作手法,决定工作分,析,析之目的与,用,用途,成立工作小,组,组,对工作小组,实,实施训练,选择样本职,位,位进行分析,10,工作分析的,操,操作手法,对部门单,位,位主管召开,说,说明会,指派样本职,位,位代表人员,确认所需搜,集,集之资料,选择搜集资,料,料之方法及,使,使用之相关,表,表格,11,工作分析的,操,操作手法,对部门单,位,位主管及样,本,本职位代表,人,人员实施训,练,练,进行资料搜,集,集,搜集背景资,料,料,确认所搜集,到,到的资料,12,工作分析的,操,操作手法,检视分析,所,所搜集到的,资,资料,进行工作分,析,析结果及建,议,议讨论,与部门单,位,位主管讨论,并,并确认工作,分,分析结果及,建,建议,公司高阶主,管,管签核,13,进行工作分,析,析,1.在工作,分,分析问卷进,行,行发放前，,由,由人力资源,主,主管于主管,会,会议中提出,整,整体规划之,流,流程与配合,事,事项，在获,得,得高阶主管,及,及各单位之,主,主管认同与支持,后,后，由各单位,主,主管代为发,布,布及协助员,工,工进行配合,事,事项，以便,于,于进行下一,阶,阶段之分析,工,工作。,14,进行工作分,析,析,2.在问卷,发,发放上采渐进方式进行工作分,析,析问卷的填,答,答。由于公,司,司部门单位,及,及职位数很,多,多，加上各,单,单位间工作,内,内容不同，,为,为使工作分,析,析之结果符,合,合公司现状,与,与未来需要,，,，故以单位,为,为基准，采,取,取渐进方式,进,进行。,15,进行工作分,析,析,3.在进行,工,工作分析填,写,写之前先向,填,填写者说明,此,此次活动之,目,目的，并说,明,明填写项目,之,之意义与原,则,则，并带领,填,填写者以范,例,例之内容流,览,览一次问卷,之,之全部内容,。,。,4.问卷填,写,写时间以二星期为限，填答,者,者须在此二,星,星期内填答,完,完毕并交由,主,主管审核，,确,确定无误后,再,再统一收集,交,交回人力资,源,源部。,16,进行工作分,析,析,资料整合与,分,分析,各单位交回,之,之工作分析,之,之问卷回收,后,后，由工作,分,分析人员进,行,行相关资料,与,与问卷的整,理,理，并检查,各,各项之填写,是,是否完整，,若,若有不清楚,之,之处，再发,回,回重新填写,。,。,17,进行工作分,析,析,检讨与修正,工作说明书初稿,完,完成后，由,分,分析人员分,别,别与各部门,主,主管进行面,谈,谈，以确定,整,整理之内容,维,维持原意，,并,并对于疑虑,之,之处加以厘,清,清及做进一,步,步之确认，,最,最后进行职,务,务说明书之,修,修正。,18,工作分析所,需,需搜集之资,料,料,岗位概述及,工,工作内容,工作行为及,工,工作特性,工作产出,业务接触,职责程度,任职者所需,特,特质及资格,条,条件,19,工作分析所,需,需搜集之资,料,料-1,岗位概述及,工,工作内容,组织及岗位,位,位阶,主要工作职,责,责,执行工作职,责,责处理时间,及,及频率,参与之会议,活动,保管之财物,文件,负责编制之,报,报告/文件,20,工作分析所,需,需搜集之资,料,料-2,工作行为及,工,工作特性,工作环境,工作时间,使用工具、,设,设备、,辅助设施器,材,材,所循例规,21,工作分析所,需,需搜集之资,料,料-2,基本动作,体力、注意,力,力、心智活,动,动的投入等,工作压力,工作限制,期望行为,22,工作分析所,需,需搜集之资,料,料-3,工作产出,产品,服务,研发,知识,其它产出,23,工作分析所,需,需搜集之资,料,料-3,工作标准,产量、产值,销售量、销,售,售额,毛利、净利,（,（率）,正确率、错,误,误率,进步率、满,意,意度,其它绩效衡,量,量指针,24,工作分析所,需,需搜集之资,料,料-4,业务接触,内部关系,单位内,部门内,公司内,企业集团内,25,工作分析所,需,需搜集之资,料,料-4,外部关系,顾客,政府机关,竞争厂商,广告公司/,宣,宣传媒体,供货商,社会/工会,学校/顾问,其它,26,工作分析所,需,需搜集之资,料,料-5,职责程度,年度费用,年销售额,客户数目,销售区域,产品线,年产量,27,工作分析所,需,需搜集之资,料,料-6,任职者所需,特,特质及资格,条,条件,专业技能,工作经验,沟通技能,管理技能,人格特质,体能体力,其它要求,28,工作分析资,料,料搜集方法,问卷调查法,询问访谈法,日记法,观察法,综合法,29,工作分析资,料,料搜集方法-1,问卷调查法,使用标准表,格,格收集资料,。,。（附录一,）,）,使用问卷法,须,须先确定问,卷,卷的结构性,程,程度及应该,包,包括那些问,题,题，尽可能,把,把执行每项,工,工作职责所,需,需的时间填,上,上。,30,工作分析资,料,料搜集方法-1,问卷的格式,最,最好有结构,性,性问题(如,：,：需多久时,间,间的经验才,足,足以担任本,职,职位)，也,有,有开放式的,问,问题(如：,请,请叙述工作,中,中的主要职,责,责）。,31,工作分析资,料,料搜集方法-2,询问访谈法,工作分析员,对,对任职者进,行,行访谈以取,得,得所需之资,料,料。,访谈有三种,型,型式:,32,工作分析资,料,料搜集方法-2,个别员工访,谈,谈在询问访谈,进,进行时，必,须,须注意的是,不,不要让受访,员,员工有被考,核,核工作表现,的,的感觉，应,在,在一开始时,即,即让受访者,了,了解访谈之,理,理由与目的,。,。,33,集体访谈是在一群员,工,工从事同样,的,的职位下使,用,用。通常也,邀,邀请其主管,参,参加，若其,主,主管无法出,席,席也应在访,谈,谈后与主管,讨,讨论所收集,到,到的资料。,工作分析资,料,料搜集方法-2,34,主管访谈是找一位或,多,多位主管访,谈,谈以了解某,个,个职位，这,些,些主管对该,职,职位必须有,相,相当的了解,。,。,工作分析资,料,料搜集方法-2,35,工作分析资,料,料搜集方法-3,日记法（附,录,录二）,任职者记录,在,在一定期间,内,内所有从事,的,的工作。,这种方法是,要,要求任职者,记,记下一天当,中,中所从事的,活,活动，包括,花,花费的时间,。,。这有助于,工,工作分析员,充,充份了解该,工,工作，然后,再,再与任职者,之,之直属上司,访,访谈，以确,认,认资料之真,确,确性。,36,工作分析资,料,料搜集方法-3,日记法相当,耗,耗时，且所,收,收集的资料,无,无法全面反,应,应出工作分,析,析中所需要,的,的资料，必,须,须再辅以访,谈,谈，才能确,认,认日记表上,所,所提供资料,之,之真实性，,并,并补充不足,的,的资料，因,此,此并不常被,使,使用。,37,工作分析资,料,料搜集方法-4,观察法,工作分析员,观,观察任职者,工,工作状况并,记,记录之。,观察法可以,与,与询问访谈,法,法并用，以,做,做补强之用,。,。一种方式,是,是先观察记,录,录，再进行,访,访谈，以弥,补,补在此观察,时,时间内未被,执,执行的工作,项,项目之状况,及,及其它有关,之,之资料。,38,工作分析资,料,料搜集方法-5,综合法,即将上述方,法,法综合运用,，,，以确保可,搜,搜集到最完,整,整最真确的,资,资料。,在上述各种,方,方法中，经,常,常被使用及,较,较容易执行,，,，且较为有,效,效的方法为,问,问卷调查法,及,及询问访谈,法,法，在必要,时,时再辅以观,察,察法以进一,步,步确认资料,之,之真确性及,涵,涵盖面。,39,工作分析的,方,方法,书面资料评,估,估法,样本职,位,位标准,评,评鉴法,组织模,拟,拟法,专家座,谈,谈法,验证法,比较法,综合法,40,工作分,析,析的方,法,法,-1,书面资,料,料评估,法,法,检视所,收,收集到,之,之书面,资,资料，,确,确定每,个,个职位,之,之职责,明,明确合,理,理、工,作,作负荷,适,适当、,任,任职者,的,的资格,条,条件明,确,确且适,当,当。,将所搜,集,集到的,资,资料转,化,化为岗,位,位说明,书,书的内,容,容。,41,工作分,析,析的方,法,法,-2,样本职,位,位标准,评,评鉴法,先在组,织,织内选,取,取若干,重,重要且,有,有多人,从,从事同,一,一工作,之,之岗位,。,。,确立这,些,些岗位,的,的职责,、,、与上,司,司、部,属,属权责,关,关系、,合,合理工,作,作负荷,及,及符合,职,职位所,需,需之任,职,职资历,。,。,42,工作分,析,析的方,法,法,-2,以这些,职,职位资,料,料为标,准,准去比,对,对组织,内,内其它,岗,岗位，,以,以修订,不,不合理,的,的工作,安,安排，,并,并维持,组,组织内,各,各岗位,工,工作内,容,容之合,理,理性。,43,工作分,析,析的方,法,法,-3,组织模,拟,拟法：,搜,搜集相,同,同产业,的,的其它,企,企业组,织,织之资,料,料，做,为,为规划,组,组织与,岗,岗位之,参,参考。,专家座,谈,谈法：,邀,邀请有,关,关专家,，,，以座,谈,谈方式,针,针对所,搜,搜集到,之,之资料,，,，进行,问,问题讨,论,论及可,行,行性建,议,议之拟,订,订。,44,工作分,析,析的方,法,法,-4,验证法,：,：将所,获,获得之,个,个别工,作,作分析,资,资料，,与,与不同,层,层次之,人,人员做,必,必要之,验,验证。,比较法,：,：在分,析,析时由,多,多人完,成,成之同,一,一件工,作,作，比,较,较每人,之,之负荷,或,或时间,，,，或一,人,人担任,多,多项工,作,作时对,每,每一工,作,作所需,时,时间之,比,比较。,45,工作分,析,析的方,法,法,-4,综合法,：,：综合,上,上述方,法,法，互,相,相搭配,运,运用，,以,以得到,最,最精确,之,之分析,结,结果及,最,最佳之,可,可行修,正,正方向,建,建议。,46,工作分,析,析的角,色,色与分,工,工,高阶领,导,导的责,任,任,人力资,源,源（人,事,事）部,门,门的责,任,任,工作小,组,组的责,任,任,部门,单,单位主,管,管的责,任,任,样本岗,位,位代表,人,人员,47,高阶领,导,导的责,任,任,确定工,作,作分析,之,之目的,与,与用途,。,。,会同管,理,理顾问,及,及人力,资,资源（,人,人事）,部,部门领,导,导商讨,并,并确认,工,工作小,组,组名单,。,。,明令公,司,司政策,配,配合实,施,施。,主动向,公,公司员,工,工宣导,沟,沟通以,强,强化承,诺,诺。,48,高阶领,导,导的责,任,任,公开对,工,工作分,析,析方案,实,实施者,之,之授权,。,。,定期检,视,视工作,进,进度。,审核工,作,作分析,结,结果建,议,议报告,并,并做成,决,决议。,对决议,做,做承诺,并,并明令,实,实施。,49,人力资,源,源（人,事,事）部,门,门的责,任,任,与高阶,领,领导及,管,管理顾,问,问共同,商,商讨及,确,确认工,作,作分析,目,目的与,用,用途。,与高阶,领,领导及,管,管理顾,问,问共同,商,商讨并,确,确认工,作,作小组,名,名单。,成立工,作,作小组,。,。,50,人力资,源,源（人,事,事）部,门,门的责,任,任,提供公,司,司内部,人,人力资,源,源政策,制度,之,之资料,。,。,协助举,办,办工作,小,小组及,参,参与工,作,作分析,作,作业人,员,员之训,练,练与说,明,明会。,协助选,定,定进行,工,工作分,析,析之样,本,本职位,。,。,接受工,作,作分析,实,实施之,训,训练，,担,担任工,作,作分析,员,员。,51,人力资,源,源（人,事,事）部,门,门的责,任,任-2,提供所,需,需行政,支,支持。,协助跨,部,部门的,沟,沟通。,协助搜,集,集资料,。,。,协助澄,清,清矛盾,的,的资料,。,。,52,人力资,源,源（人,事,事）部,门,门的责,任,任-2,提供意,见,见，协,助,助完成,工,工作分,析,析结果,建,建议报,告,告。,负责执,行,行报告,之,之决议,。,。,在必要,时,时或可,能,能的状,况,况下，,应,应培育,部,部属在,未,未来担,任,任工作,分,分析员,。,。,执行结,案,案后所,订,订定之,定,定期稽,核,核修订,办,办法。,53,工作小,组,组的责,任,任,担任工,作,作分析,员,员角色,，,，接受,工,工作分,析,析员训,练,练。,确认工,作,作分析,方,方法、,所,所需收,集,集之资,料,料及相,关,关使用,之,之文件,表,表格。,选定工,作,作分析,之,之样本,岗,岗位。,跨部门,沟,沟通与,确,确认工,作,作流程,。,。,54,工作小,组,组的责,任,任,搜集资,料,料并澄,清,清矛盾,的,的资料,。,。,审核工,作,作分析,调,调查所,搜,搜集到,之,之资料,并,并进行,分,分析。,讨论工,作,作分析,结,结果及,建,建议。,建立与,实,实施定,期,期稽核,办,办法。,55,部门,单,单位领,导,导的责,任,任,参与工,作,作分析,作,作业说,明,明，接,受,受工作,分,分析作,业,业之训,练,练。,确认样,本,本岗位,之,之主要,工,工作职,责,责。,指派样,本,本岗位,代,代表人,员,员。,提供组,织,织图与,工,工作流,程,程图。,向下沟,通,通、解,释,释配合,事,事项与,原,原因。,56,部门,单,单位领,导,导的责,任,任,督导样,本,本岗位,代,代表人,员,员完成,工,工作分,析,析调查,工,工作。,审核及,修,修订样,本,本岗位,人,人员所,填,填写的,工,工作资,料,料调查,文,文件。,提供相,关,关意见,给,给管理,顾,顾问及,工,工作小,组,组。,澄清工,作,作上的,专,专业技,术,术问题,。,。,配合执,行,行结案,报,报告的,各,各项相,关,关事项,。,。,57,样本岗,位,位代表,人,人员的,责,责任,接受工,作,作分析,作,作业之,训,训练。,按工作,分,分析调,查,查问卷,填,填写问,卷,卷，或,接,接受访,谈,谈回答,问,问题，,或,或逐日,记,记录工,作,作情况,。,。,填写及,或提,供,供工作,实,实况的,详,详细说,明,明。,58,样本岗,位,位代表,人,人员的,责,责任,确认所,提,提供资,料,料之正,确,确性。,提供往,后,后修正,工,工作内,容,容的资,料,料。,确认工,作,作分析,结,结果涵,盖,盖之周,延,延性。,配合执,行,行结案,后,后公司,所,所相应,订,订定,修,修定的,各,各项政,策,策及作,业,业。,59,工作分,析,析步骤,及,及分工,汇,汇总表,：是,对,对该项,工,工作的,督导,或,或审核,。,：是,对,对该项,工,工作的,计划,。,：是,对,对该项,工,工作的,实际,执,执行,。,。,60,工作分,析,析步骤,及,及分工,汇,汇总表,：是,协助,该项,工,工作之,完,完成。,：,是,是提,供,供意见,以完,成,成该项,工,工作，,或,或会,办,办。,：,是,是参,加,加与,该,该项工,作,作有关,之,之说明,会,会或训,练,练。,61,工作分,析,析步骤,及,及分工,汇,汇总表-1,工作内容,Executives,Head of HRM,JD Task force,Head of Functions,Bench-marks,Consultants,决定工作分析的用途,S,I,I,成立工作小组,S,I,I,对工作小组实施训练,A,T,P/E,选择样本岗位进行分析,I,P,对部门单位主管召开说明会,A,T,P/E,指派样本岗位代表人员,A,E,62,工作分,析,析步骤,及,及分工,汇,汇总表-2,工作内容,Executives,Head of HRM,JD Task force,Head of Functions,Bench-marks,Consultants,确认所需收集之资料,I,P,选择收集资料的方法及使用之相关表格,I,P,对部门领导及样本岗位代表人员实施训练,A,T,T,P/E,进行资料搜集,E,I,I,搜集背景资料,E,I,确认所搜集到的资料,E,I,I,63,工作分,析,析步骤,及,及分工,汇,汇总表-3,工作内容,Executives,Head of HRM,JD Task force,Head of Functions,Bench-marks,Consultants,检视分析所搜集到的资料,E,进行工作分析结果及建议讨论,E,E,与部门单位领导讨论并确认分析结果及建议,E,I,E,公司高阶主管签核,S,A,64,如何制,作,作工作,说,说明书-1,表头部,分,分：应,包,包含基,本,本资料,及,及该岗,位,位在组,织,织系统,图,图中之,位,位置。,（,（附录,三,三）,主要职,掌,掌：,应按重,要,要性或,所,所耗时,间,间排序,填,填写。,以动,词,词、,受词,及,成,成果补,语,语 ,三,三段式,建,建构主,要,要职掌,内,内容。,65,如何制,作,作工作,说,说明书-2,应标示,所,所占工,时,时比例,、,、对应,部,部门执,掌,掌项目,编,编号及,绩,绩效指,针,针。,公司内,、,、外部,业,业务接,触,触范围:,包含公,司,司内、,公,公司外,及,及国外,三,三大,范,范围。,区别接,触,触对象,、,、事项,及,及频率,。,。,66,如何制,作,作工作,说,说明书-2,责任范,围,围 ：,包含督,导,导责任,、,、培育,责,责任、,对,对他人,安,安全责,任,任、成,本,本责任,、,、财务,权,权责等,工作自,主,主程度,应列出,工,工作所,需,需依循,的,的规章,、,、对于,规,规章的,依,依循程,度,度及受,主,主管的,督,督导程,度,度,67,如何制,作,作工作,说,说明书-3,对成果,的,的影响,包含工,作,作结果,的,的产出,方,方式或,型,型态、,行,行为或,工,工作结,果,果对整,体,体营运,影,影响范,围,围与程,度,度、万,一,一失误,所,所造成,的,的影响,等,等。,担任本,职,职位所,需,需之基,本,本学经,历,历,学历、,经,经验、,语,语文能,力,力等,68,如何制,作,作工作,说,说明书-3,专业知,识,识、技,术,术与证,照,照,其它相,关,关条件,工作环,境,境、体,力,力负荷,、,、人,格,格特质,及,及其它,69,演讲完,毕,毕，谢,谢,谢观看,！,！,