制作及汇报技巧

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,PPT报告制作与汇报技巧,1,目的：,1、制造车间管理技术型系长人才战略,2、汇报工作，总结，规划，设计，说明性材料等必要工具,3、锻炼逻辑，思维，表达能力，应变能力等综合能力,4、养成良好的工作习惯及方式,5、个人职场上的必要工具,培训对象：指导员以上技能员&管理技术人员,PPT报告与汇报,前言：一个好的报告可以让你事半功倍，一个好的演讲可以让你力挽狂澜。,2,一、HD工厂常见PPT种类及概念,二、PPT制作方法,三、PPT汇报方法,四、PPT制作及汇报常见问题及注意事项,五、其他文案介绍及注意事项,PPT报告与汇报,课程内容：,3,1、日常工作总结PPT,2、例行性会议工作PPT,3、项目规划PPT,4、领导交办事项PPT,5、问题说明性PPT,6、发表用PPT,7、教材用PPT,一、HD工厂常见PPT种类及概念,PPT报告与汇报,1、系长一日工作总结,2、事务局月报（品质，生产力）,3、新工厂车间系长管理规划,4、关于近期系内离职过高解析,5、今日上班迟到问题说明,6、递减家庭用电成本,7、如何成为一名好系长,4,一、HD工厂常见PPT种类及概念,1、日常工作总结PPT,（多用于制造部、工务部、品保部）,概述：日报，周报，月报等汇报日常工作，工作中的进度，工作中有新想法，新内容汇报用,特点：报告简单明了，汇报言简意赅，突出重点，PPT制作不需花太多时间，说明想法和结果即可。,代表PPT：,科内周会讲解PPT，QRQC汇报PPT或EXCEL。,写法：语言描述 ，或图片直述,PPT报告与汇报,具体案例,5,一、HD工厂常见PPT种类及概念,2、例行性会议工作PPT,（多用于制造部、工务部、品保部）,概述：汇报月度工作，一般是某个专项或某个事务局的阶段性报告。突出指标达成及课题完成情况，以及对交办事项的问题追溯。,特点：报告格式统一，页与页之间有一定逻辑性及流程，但因负责事务局不同所以内容额外有些区别，写法不限，但必须要报告的东西不能漏。,代表PPT：,成本月会报告，生产力月会报告，TPM月会报告，安全月会报告,写法：上月工作重点完成情况，交办事项完成情况，上月指标说明，课题达成说明，下月工作重点，下月重点课题。,PPT报告与汇报,具体案例,6,一、HD工厂常见PPT种类及概念,概述：从无到有的规划，分两类：1、事务型规划。2、实体型规划,特点：从无到有，先交代背景及你要规划的内容介绍，思路，日程计划，分工担当一定要明确。,代表PPT：,事务性：大型活动组织策划，发表会组织策划，外出活动组织策划案,实体性：改善策划，发包项目策划，新工厂培训规划,写法：1、事务性：背景，名称内容及简单介绍，人物，时间，地点，计划，分工，资源，协调事项,2、实体性：背景，名称，前提说明及介绍，详细内容及思路，计划日程，交办事项。,3、项目规划PPT,（多用于工务部、综合部）,PPT报告与汇报,具体案例,7,一、HD工厂常见PPT种类及概念,概述：领导接到上级指示或有问题需要说明指派报告，目的性比较强,特点：在一定的时间点必须完成的报告，报告格式不限，目的性比较强，只说明问题点及对策以及后续工作安排,代表PPT：,解析报告，各种交办事项的总结报告,写法：背景说明，问题点说明，原因说明，拟定对策说明，后续改善计划及完成日程安排，再防对策,4、领导交办事项PPT,（多用于制造部、工务部、品保部）,PPT报告与汇报,具体案例,8,一、HD工厂常见PPT种类及概念,概述：需要对上级或其他部门需求协助某一事项，或领导想了解某一事项。,特点：有一定逻辑性，内容要求比较全面，以介绍问题及如何解决问题内容为主,代表PPT：,说明报告,写法：该问题背景，目前状况，有什么问题，我们如何对策，结果怎么样，后续还需要什么资源。,5、问题说明性PPT,（多用于制造部、品保部）,PPT报告与汇报,具体案例,9,一、HD工厂常见PPT种类及概念,概述：同总结性PPT类似，但有严格的方法或格式限制，或根据要求制作PPT,特点：严谨的逻辑性，严谨的步骤，版面要求细腻，内容要求比较全面，以介绍活动过程或某种方法为主，PPT表现出的内容是多人工作的过程及结果。,代表PPT：,QCC发表，V-UP课题发表，改善成果发表等,写法：选题理由，现状把握，目标设定，原因分析，要因验证，对策拟定，对策实施，效果确认，反省及后续课题。,6、发表用PPT,（多用于制造部、工务部、品保部、综合部）,PPT报告与汇报,具体案例,10,一、HD工厂常见PPT种类及概念,概述：同说明性PPT类似，但需要更详细，更多的案例或方法说明,特点：篇幅大，版面要求细腻，重点说明方法或内容。格式不限。,代表PPT：,本PPT，各类教材,写法：目的介绍，内容简介，目录划分，定义，特点，详细描述内容，提问设置，课后作业，总结。,7、教材用PPT,（多用于综合部、工务部）,PPT报告与汇报,具体案例,11,二、PPT制作方法,1、一定要弄清楚领导的意图及报告类型在开始写PPT。,2、标题明确，不冗余，不罗嗦，一目了然。,3、目录清晰，是你整个报告的导航和思路体现，一定要标注页码。,4、内容以图文结合为主，数据支撑。,5、重点说明内容用颜色或字体大小突出表示。,6、不要忘记四要素：人物，时间，地点，事件。,7、方案阐述时多几种方案备选，并有优劣对比。,8、PPT每页和每页之间要有逻辑，要连贯，不可以天马行空。,9、不要使用网络流行语或俚语，多使用行话或专业术语，体现专业性,10、计划日程不可缺失，体现做事的完整性，最后以END或Q&A结束,1、PPT制作10大原则：,PPT报告与汇报,12,二、PPT制作方法,2、版面设计原则,1、页面字体要求一致，统一,2、字体大小要求标题最大，中标其次，小标再其次，内容最小，相关额外说明内容更小，必要额外说明其次。,3、每页的内容位置统一，忌复杂的无规则版面,4、颜色搭配不易过多，如果图表有颜色，说明字体不添加背景颜色，如果图表无颜色，说明字体可以搭配添加颜色,5、排版简单，一目了然，以从上到下原则，标题-中标-小标-图表-内容,标题,中标,小标,图表,内容&*（&￥%￥%（&（&,6、同一页说明不同问题时，要么用小标分开，要么用颜色分开,7、忌讳全图表无文字，或全文字无图表,8、文字说明时善用分段，将不同内容区分,9、内容一致，忌讳文不对题或内容图表不一致。,PPT报告与汇报,13,关于*问题的说明与解析,部门,姓名,2011年7月5日,封面格式简单，字体统一为黑体。,标题大小占据版面2/3为宜，字体在32-44之间。,部门说明,姓名说明,日期说明,字体要求黑体,大小一般在16-22之间,例,14,目录,一、现状把握 P.1,二、要因分析 P.4,目录构架清晰，要全面，可介绍也可以掠过,例,15,一、现状把握,1、说明性内容（22-26号字体）,1）说明性内容（18-22号字体）,a、说明性内容（16-18号字体）,、说明性内容（14-16号字体）,关于正文内容，字体全部统一为黑体，大小为从上到下逐级变小,例,16,二、要因分析,预算合计,挑战1合计,挑战2合计,提案及合理化,600.0,570.0,540,QCC活动经费及发表,1佛挡杀佛4,144.8,137.2,管理技术人员个别改善发表,17.2,16.3,15.5,TPM活动个别改善发表,27.6,26.2,24.8,三零活动奖金,46.4,44.1,41.8,零故障活动奖金,52.2,49.6,47.0,多使用表格表达，内容必须可以更改，字体黑体，大小根据比例来调整。,图表字体也要统一为黑体，大小适宜，图表中有数据一定要标出，可以加黑。,例,17,三、标准页面,1、说明性内容（22-26号字体）,1）对图表的说明性内容（18-22号字体）,2）对图表的说明性内容（18-22号字体）,预算合计,挑战1合计,挑战2合计,1,提案及合理化,600.0,570.0,540,2,QCC活动经费及发表,152.4,144.8,137.2,3,管理技术人员个别改善发表,17.2,16.3,15.5,4,TPM活动个别改善发表,27.6,26.2,24.8,5,三零活动奖金,46.4,44.1,41.8,6,零故障活动奖金,52.2,49.6,47.0,例,18,三、标准页面,1、说明性内容（22-26号字体）,例,19,二、PPT制作方法,3、PPT制作过程,过程1、整体把握，先弄清楚要做成什么样子的报告，大体的样子弄明白,过程2、目录明确，先把目录明确，然后大概制作几页弄清楚，把每页的标题先写入,过程3、见缝插针，根据每页的标题，写大致写文字内容，需要图表的，用框框代替,过程4、内容修饰，图表制作放入，内容文字修饰精炼,过程5、统一字体，调整排版,过程6、套换母版，版面成型,过程7、精饰内容，征求意见，反馈领导,过程8、按照反馈意见修订，制作完成。,PPT报告与汇报,20,4、PPT制作注意事项,二、PPT制作方法,PPT报告与汇报,1、不要想到哪做到哪，这样一个PPT完成的时间起码需要一个月,2、不要过分追求效果，花样或色彩（个别类型除外）,3、PPT中的图表用源文件格式，方便领导指摘时实时修订。,4、每个PPT必须配合一个EXCEL，把需要的图表元素放入EXCEL，方便后续更改。,5、有些PPT需要反复更改，必须保留原版PPT，所以PPT命名可以后续加入日期或版本号为宜。,6、每页PPT一定要有标题。,21,文字过多，让人昏昏入睡,推荐使用上面这类针,对性强的幻灯片,这样的效果也许更能突出主题,4、PPT制作注意事项,二、PPT制作方法,PPT报告与汇报,7）想突出重点的表达方式,避免使用这类低劣的剪贴画,这幅经过编辑的库图片更为显著专业。,在这个字幕幻灯片中，图,片占主要地位，且不必要,多少(或根本不需要)文字说明。,8）图片的运用,22,4、PPT制作注意事项,二、PPT制作方法,PPT报告与汇报,9）图表运用,圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目限制在4-6块，用颜色或碎化的方式突出最重要的块。,柱状图：用来显示一段时间内数量的变化情况。将竖条的数目限制在4-8条最佳。,条形图：用来比较数量。例如，比较公司四个部门的销售额。,曲线图：用于说明趋势。例如，上面这幅简单的曲线图说明我们的销售在逐年增长。增长趋势良好。,通常来说，表格最适于比较并行数据资料。,但是，表格可能缺乏视觉效果。例如，如果您希望说明您们做出的贡献显著高于其它两个部门，最好以条线图(见下图)的形式进行说明。但如果您希望弱化您们的贡献低于其它部门这一事实，用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。,23,根据多媒体学习理论的细分原则，当信息以小块或小片段的形式呈现时，更易于人们理解。离开幻灯片视图进入幻灯片细分视图，您可以查看演示播放的逻辑流程。,在一个复杂视图中，您可以将一个幻灯片分割成二个或三个幻灯片，这样幻灯片就具有更加自然与逻辑化的流程或进程。您还可以从观众的角度了解幻灯片的总体效果。并且发现更多可以被删除的无关紧要的视觉数据，增加幻灯片的视觉清晰度，提高信息传达效果。,4、PPT制作注意事项,二、PPT制作方法,PPT报告与汇报,10）花时间对幻灯片进行细分,11）保持简单,PowerPoint幻灯片本身从来不是演示的主角，听众才是主角。幻灯片仅仅是人们用来帮助倾听、感受或接受您传达的信息，所以不要让幻灯片喧宾夺主，不要制作得过于繁杂或充满图表垃圾”，应该力求简洁。,幻灯片应该留有大量的空白空间，或实体周围的空间。不要被迫用妨碍理解的标识或其它不必要的图形或文本框来填充这些空白区域。幻灯片上的混乱越少，它提供的视觉信息就越直观。,24,三、PPT汇报方法,1、做事风格决定汇报风格,2、PPT制作风格决定汇报风格,3、说话风格决定汇报风格,4、被报告者风格决定汇报风格,汇报风格：,汇报注意事项技巧：,1、声音足够大,2、面向观众,3、要有指示灯或棒,4、语速不要太快,5、根据PPT的内容描述,6、从上到下描述,7、介绍不同内容时注意停顿,8、克服紧张,9、必要时要有肢体语言,10、不要跳跃式汇报或删减PPT主语谓语等重要内容方式缩短汇报,11、可以适当介绍PPT以外的内容，辅助大家对你要报道事情的理解。,PPT报告与汇报,25,四、PPT制作及汇报常见问题及注意事项,Q:PPT不知道如何下手，从哪里开头做起,A:解决方法：,发挥众人的力量，让别人帮你想办法,请教领导，帮忙整理思路,参考历史资料或他人资料,上网百度,灵感,Q:,不知道写哪一类,PPT,A:,解决方法：,参考本,PPT,第一章节介绍,PPT,的种类及特点和写法,Q:,领导提问,PPT,内容时，但自己不清楚，场面很尴尬,A:,解决方法：,回答说这块业务是其他工程师主担，我回去了解一下，下次报告。,寻求其他在场的领导或同事帮助解答,PPT报告与汇报,26,Q:素材少，文字多，不知道怎么用图表或者其他的形式来代替文字以便更直观的表达,A:解决方法：,多收集各类,PPT,，各种形式，各种风格，最好把老鸟的,PPT,都收集，看他们怎么做,PPT,分类，多看，多想，多举一反三。,把能量化的数据全部用图表表示，把文字也可以用表格形式套用说明,把字体放大，占版面,Q:,叙述时如何把握主次及顺序,A:,解决方法：,根据目录,从上到下,只说明标题，次标题,Q:,如何搭配色彩,A:,解决方法：,百度查找配色方案,每页就搞两种颜色,四、PPT制作及汇报常见问题及注意事项,PPT报告与汇报,27,五、其他文案介绍及注意事项,1、会议纪要,开会时，领导交办的任务或成员提出的协助事项均要记录在会议纪要中,包含四个要素（交办人，交办事项，完成时间，担当人物）,注意事项：,不要漏项,不要把领导的话完全复制，要加以修饰，以主谓宾形式简要描述,可能会议结束后，领导要求你复述交办事项，所以要注意标号和排序,2,、会议议程,任何会议都应该准备会议议程，便于开场以及让领导了解本次会议大概内容和时间,包含三个要素（报告项目，报告时间，报告人）,注意事项：,文字简单，只写标题，不要把内容和细节也写进去,三要素中可以省略报告时间和报告人，但必须有报告项目,最后一定要有领导讲话,PPT报告与汇报,具体案例,具体案例,28,3、会议报道（OA报道）,会议结束后写会议报道，要求以下内容：,时间，地点，参会人员介绍，会议主题,会议内容（会议过程，拍照）,会议思想,领导总结,注意事项：,千万别写错别字，出席领导要写全,一定要配合照片，图文并茂,领导总结就把领导最后的话完全复述都可以,4,、邮件,称呼，事件描述，附件夹带，格式不限，要求别人的事项要明确完成时间。重要事项抄送领导。,注意事项：,语气要客气，不要有质问式的语句，不要直呼其名或直接让别人做什么事情。,邮件跟网络发帖一样，我们无法猜出对方的语气或态度，所以不要乱猜测对方的意图并针对之，如果想了解对方意图最好电话或当面沟通。,五、其他文案介绍及注意事项,PPT报告与汇报,具体案例,具体案例,29,5、工联单或OA通知,格式与邮件一致，不要写错字，表述清楚，各种格式的通知有一定规则，请参照历史发送或别人发过的原件,注意事项：,不要乱发工联单，一般事宜用邮件发送,发工联单时一定要点邮件通知，必要时手机通知，别人未必看,OA,6,、其他,OA,报道,格式不限，内容不限，人物，时间，地点，事件顺序描述,注意事项：,不要有错别字,发挥文采，不要记流水账,五、其他文案介绍及注意事项,PPT报告与汇报,具体案例,具体案例,30,Q&A,31,