企业邮件使用规范课件

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,Made by HR Department,企业邮件使用技巧及规范,Effective Email Guidelines,Made by HR Department企业邮件使用技巧及,1,培 训 大 纲,OUTLOOK设置,邮件标题,邮件正文,邮件签名,回复技巧,邮件控制,收件人管理,常用,OUTLOOK,技巧,培 训 大 纲OUTLOOK设置回复技巧,2,OUTLOOK 设置,如何将公司邮箱配置到,OUTLOOK,中,第一步：点击“工具”,“账户设置”,OUTLOOK 设置如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中,3,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到,OUTLOOK,中,第二步：选中“电子邮件”选项卡，点击“新建”,第三步：选中 ，点击下一步,第四步：选中 ，点击下一步,OUTLOOK设置如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中,4,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到,OUTLOOK,中,第五步：选中,点击下一步,第六步：按下图进行配置,配置完成后点击“其他设置”,OUTLOOK设置如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中,5,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到,OUTLOOK,中,第七步：进入“,Internet,电子邮件设置”界面，选中“发送服务器”选项卡，,选中,第八步：选中“高级”选项卡，在“传递”框中设置 ，确定退出,否则通过网页登陆邮箱时将无法收到任何邮件,OUTLOOK设置如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中,6,OUTLOOK设置,如何将公司邮箱配置到,OUTLOOK,中,第九步：点击“测试账户设置”,若测试结果如下图所示，则表示设置已成功,OUTLOOK设置如何将公司邮箱配置到OUTLOOK中,7,邮件使用规范,一、写,二、收,三、管理,邮件使用规范一、写二、收三、管理,8,邮件标题,一定不要空白标题，这是最失礼的,邮件标题一定不要空白标题，这是最失礼的,9,邮件标题,标题要简短,（不要让,OUTLOOK,用,才能显示完你的标题）,如果只需要用主题栏就能讲讲清楚事情，请使用！请标记（,EOM:end of message),邮件标题标题要简短,10,邮件标题,其他注意要点,标题要真实反应文章的内容和重要性,一封信一个主题,注意字符和错别字,回复邮件不要“答复,RE,”一大串,邮件标题其他注意要点,11,邮件正文,称呼和问候,邮件的开头要称呼收件人,XX,先生,/XX,小姐,Dear Mr.XX,收件人不清楚的 先生,/,小姐,Dear Sir/Madam,开头简单得写个“您好”或“大家好”即可，使用“你”的时候注意语气,Hi John/Hi all,称呼要前后文统一，不要一会“您”一会“你”,邮件正文称呼和问候,12,邮件正文,结尾问候语,正文内容结束后，先谢谢别人,通用：,Best Regards!/,祝您顺利！,对外：祝一切顺利,/Have a nice day!,邮件正文结尾问候语,13,邮件正文,使用便于阅读的字号和字体,中文用,宋体,或,新宋体,英文,Eagle,统一用,Corbel,字号用五号或,11,号字,邮件正文使用便于阅读的字号和字体,14,邮件正文,其他注意事项,一次把内容表达清楚，条理清晰,合理使用符号及图片,合理提示重要信息（粗体斜体、颜色、大号字体等，尽量少用）,邮件正文其他注意事项,15,邮 件 签 名,如何在,OUTLOOK,中设置签名档,第一步：点击“工具”,-,“选项”；,邮 件 签 名如何在OUTLOOK中设置签名档,16,邮件签名,如何在,OUTLOOK,中设置签名档,第二步：选中“邮件格式”选项卡，点击“签名”按钮，进入“签名和信纸”界面；,邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档,17,邮件签名,如何在,OUTLOOK,中设置签名档,第三步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击“新建”按钮；,邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档,18,邮件签名,如何在,OUTLOOK,中设置签名档,第四步：选中“电子邮件签名”选项卡，点击“新建”按钮；,第五步：在弹出的“新签名”窗口中输入签名的名称，点击“确定”；,邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档,19,邮件签名,如何在,OUTLOOK,中设置签名档,第六步：在“编辑签名”框中设置签名的格式，完成后点击“保存”,邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档,20,邮件签名,如何在,OUTLOOK,中设置签名档,第七步：在“编辑签名”框中设置签名的格式，完成后点击“保存”,邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档,21,邮件签名,如何在,OUTLOOK,中设置签名档,第八步：在“选择默认签名”框中设置将“新邮件”和“答复,/,转发”都选用刚才创建的签名，点击“确定”设置完成。,邮件签名如何在OUTLOOK中设置签名档,22,回复技巧,及时回复,Email,，,Eagle,倡导,24,小时回复,针对性回复,回复不要少于,10,个字,不要就同一问题多次回复讨论,区分“答复”和“全部答复”,注意使用“！”,仅供参考，无需回复,收到请回复,请于,之前答复,请尽快处理,回复技巧及时回复Email，Eagle倡导24小时回复仅供参,23,收件人管理,收件人：受理邮件的人，理应对邮件回应,抄送：只需知道此事，无需回应，通常为收发件双方的直属上级或者事件参与人员，也可以回复提出意见,密件抄送：收件人和抄送人无法看到,收件人管理收件人：受理邮件的人，理应对邮件回应,24,思考,站在收件人的角度：,你喜欢收到怎么样的邮件？,思考站在收件人的角度：你喜欢收到怎么样的邮件？,25,常用,OUTLOOK,技巧,附录：,常用OUTLOOK技巧附录：,26,常用OUTLOOK技巧,创建规则，把邮件分类,邮件太多？,找邮件太麻烦？,都是垃圾邮件？,是不是想达到图片中的,效果，发送过来的邮件,自动进入分类文件夹？,常用OUTLOOK技巧创建规则，把邮件分类,27,常用OUTLOOK技巧,创建规则，把邮件分类,第一步：创建分类文件夹,第二步：右键邮件，点击“创建规则”,1,2,常用OUTLOOK技巧创建规则，把邮件分类12,28,常用OUTLOOK技巧,创建规则，把邮件分类,第三步：进入“创建规则”界面，按图所示，进行操作,第四步：点击确定后弹出对话框，勾选“对当 前文件夹”中的现,有邮件立即运行此规则”，确定完成,常用OUTLOOK技巧创建规则，把邮件分类,29,常用OUTLOOK技巧,让,OUTLOOK,成为你时间和任务管理的利器,后续标志和待办事项列表,日历功能,任务功能、提醒功能,会议功能,标记分类,定时删除,常用OUTLOOK技巧让OUTLOOK成为你时间和任务管理的,30,内容回顾,配置,OUTLOOK,邮箱,邮件标题的要点,称呼和问候,邮件正文简明扼要,注意语气,一次表达完整意思,注意格式,使用多个适当的签名档,回复技巧,发送，抄送和密送的区别,分类文件夹管理,邮件标记,日历功能的使用,任务功能的使用,内容回顾配置OUTLOOK邮箱分类文件夹管理,31,英文邮件常用缩短语,URG-Stop everything,read me first,HOT-Need immediate attention,RSP-Need you to respond,either way,MTG-New/modified meetings,FWD-Forward to your respective group(s),HLP-Need information,assistance with a problem,FYI-Just for your information,ACT-Needs action,Thank you!,英文邮件常用缩短语URG-Stop everything,32,