11办公室管理实训

,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,实训一,早晨为上司整理办公室,一实训目标,通过本实训，掌握早晨为上司整理办公室的要点。,二实训背景,为了准备市政府电子政务网站工程的投标文件，包括总经理在内，公司总经理办公室的大多数人员都加班到今天凌晨一点多。因此，当公司总经理秘书于雪在早晨八点到公司后，发现总经理的办公室又乱又脏，办公桌和茶几上摆满了文件资料，不仅烟灰缸里堆满了烟头，而且地板上还有不少啤酒瓶。总经理一般会在九点钟准时到办公室，所以，于雪要在九点之前清理好总经理的办公室，并且为总经理准备好今天的报纸和其他资料，确认今天的日程安排。,三实训内容,按照实际要求在上司上班之前整理好上司的办公室并做好各项准备工作。,课堂讨论,秘书每天早晨为上司整理办公室时要做好以下工作：,1.翻开空调，调节温度，并注意换气。,2.擦拭写字台、衣帽架等家具上面的灰尘。,3.给上司削好铅笔，补充好办公用品，如别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等在笔筒里摆放不规整，应该把它们码放好，并排向朝手这边，以方便上司取用。,4.注意定期给欣赏植物浇水。如果摆放的是鲜花，到一定时候要请花木公司的人来更换。,四实训提示,5.上司进办公室后，应根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡。,6.把当天早晨收到的报纸杂志送给上司。如果上面有与本公司或本行业有关的信息，应用红笔在标题下画上波浪线，以提醒上司注意。如果网上有同样的信息，应下载打印出来一并送给上司。,7.确认纸篓里并无堆放的垃圾。,8.确认钟表、日历是否指示正确。,实训二,办公室格局设置,.,训练目标：,能够懂得办公室格局设计原那么；,能够根据现有条件对办公室进行合理布局,知识要求：,熟悉掌握办公环境空间规划的理论知识,熟悉办公室设计原那么和依据,任务描述：,李华所在的是一家服装公司。最近，公司为了扩大品牌效应，正在酝酿一个具有里程碑意义的开展方案进军上海成立分销公司销售本公司设计的服装。分销公司租用了一间102平的办公室，准备设立销售科、财务科、办公室三个部门，配备办公人员8名：主管1人，综合办公室1人、财务1人、秘书1人、营销人员4人。经总经理办公室研究决定，由李华任主管，全权负责分销公司的办公室布局设计工作。,训练要求：,1、概括表达办公室主任完成此项任务的步骤；,2、能够运用所学知识设计办公场所的格局；,3、详细说明设计遵循的原那么，形成较标准的设计方案。,提示：办公室布局的原那么与类型, 布置要点, 营造一个安静的工作环境；, 保证良好的采光、照明条件；, 合理安排座位；, 力求整齐、清洁。,布置的原那么,采用一个大间办公室。,使用同一大小的桌子。,档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。,采用直线对称的布置。,主管的办公区域需保存适当的访客空间。,将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。,主管的工作区域位于部属座位之前方，以便于控制和监督。,全体职员的座位应面对同一方向布置。,常用的文件与档案，应置于使用者附近。,应保持公共空间和私人空间的独立。,桌与桌之间应留有一米左右的距离。,桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。,最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。,计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。,实训三,优化办公环境,训练目标：,能够根据实际情况装饰办公环境；,能够制作并填写隐患记录及处理表。,知识要求：,熟悉办公室装饰的有关知识；,熟悉识别并处理办公室隐患的知识。,任务描述：,东方红农场。,小林是刚到养殖场工作的行政助理。第一天报到时因雨天路滑，在办公楼道里差点摔倒，接下来的一段时间，他发现了很多问题：养殖场的气味很大，还时不时飘进办公室；电脑置于窗台下，因为没有窗帘及遮阳布，反光很厉害；阴雨天室内灯光暗淡，影响办公效率；在地上的电线拉得太长而且局部因为磨损裸露在外；办公室的档案柜放太多东西导致略有倾斜；员工办公桌上东西堆放凌乱；外来人员来访没有登记，直接就进入研发部；负责研发的人员外出开会忘记锁资料柜；办公室的卫生没有专人清扫，一般都是由负责喂养家禽的员工在休息时间轮流清扫。,除此之外，员工状态以及人与人之间关系方面还有很多问题：很多员工即使看到领导也都显出一副疲惫不堪的样子；相互碰到了不冷不热地打个招呼，遇到事情经常相互推诿；休息的时候不太说话，或者干脆就埋头看报纸。,小林仔细分析了这些情况后，着手制订了一套可行的方案，打算大干一番，做办公室美丽环境、美好气氛的开创者。,训练要求：,概括表达助理完成此任务的步骤；,应完整地表达办公环境优化实施的方法；,能发现办公室存在的平安隐患并提出解决的方法。,