企业办公自动化应用概述

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公自动化,重庆理工大学计算机学院,信息管理系 张兴兰,E_mail:,第3章 企业办公自动化,3.1 企业办公自动化概述,3.2 企业信息化与企业OA,3.3 企业流程与办公自动化,3.4 知识管理与办公自动化（KM与OA）,3.5 OA的新一轮革命协同管理,教学内容,教学重点,企业办公自动化的概念,企业OA的特点,企业信息化的概念及内涵,流程及流程的特点,知识管理的概念及主要功能,知识管理（KM）和OA的关系,协同、协同管理的理念、特点、目的等,协同办公的概念、构架及发展方向,教学难点,企业信息化应用办公自动化系统的必要性和可行性,塑造一个好的流程有两种手段,OA对知识管理的支撑,概念回顾OA,办公自动化：,是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。,第3章 企业办公自动化,通讯支持(COMMUNICATIONS SUPPORT),配销中心,供应商,供应商支付,WAL-MAT,总部,财务(FINANCING),卫星通讯,零售商店,POS,数据,(Point-of-sale data),组织学习 (Organizational Learning),POS,数据,(Point-of-sale data),WAL-MAT,供应链,Partner,3.1 企业办公自动化概述,3.1.1,什么是企业办公自动化,3.1.2 企业办公自动化的特点,3.1.3 企业办公自动化的类型,3.1.1 什么是企业办公自动化,3.1.1 什么是企业办公自动化,企业办公自动化:,就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据,。,一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。,企业办公自动化系统(企业OA)是企业应用软件体系的重要组成部分。,3.1.1 什么是企业办公自动化,企业OA系统本质是面向企业级的办公应用软件系统,。它不是象MS Office一样的桌面(个人)办公系统，而是主要着眼于企业的工作人员间的协同工作。,对于一个企业而言，不仅包括具体的生产、销售、采购过程，也不仅包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。,企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业的日常办公及管理业务的协作提供支撑平台。,3.1.2 企业办公自动化的特点,1.企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与政务OA的差异,从功能上讲,，政务OA应该说是以公文为核心的。流程是围绕着公文运转服务的。这是与政府部门的工作特点相一致的。,而企业OA则是以工作流为核心，以协同工作和知识管理为重点，公文只是其中一个平行的一项应用。,从特性上讲,，政务OA更注重处理过程严格遵照政府部门的标准规范。而,企业OA则随着每个企业的特点更注重从实际出发，更注重强调通过OA系统的实施改进企业流程。,从目标上讲,，政务OA同样以提高效率和对日常工作进行更加有效的管理为目标。而企业OA除此之外更加看重加强企业的快速反应能力，增强知识共享与管理，从而提升企业在激烈的市场中的竞争能力。从这个意义上讲，,企业OA不仅是作为一个工具来应用，而更重要的是作为企业增强盈利能力的一个重要手段。,这才是企业OA与政务OA的最本质的区别。,政务办公自动化（政务OA）,3.1.2 企业办公自动化的特点,2.企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与ERP等系统的差异,功能不同,。,企业办公自动化系统(企业OA)着眼于协同工作、公文处理、文档管理、行政办公等,。ERP着眼于企业的销售、采购、生产、库存、财务等过程及资源控制与计划，SCM着眼于与上下游的衔接，CRM着眼于客户关系的管理，等等。,目标不同,。ERP、SCM、CRM等系统更着重于企业的具体业务过程运作，而,企业办公自动化系统(企业OA)更着重于企业的管理过程,。前者是通过优化业务过程的效率来提高生产效率、提高资金使用效率、加强对财、物的管理等等，后者则是,通过优化管理过程来提高企业的日常办公与决策效率、提高企业反应速度、决策能力、加强管理过程的规范性,。,企业资源计划（ERP）,3.1.2 企业办公自动化的特点,3.企业办公自动化系统(企业OA)的特点-与桌面办公软件的差异,桌面办公软件应该说也是一种重要的办公自动化工具。但它们主要解决的是个人办公，面向的是个人工作效率的提高。虽然目前桌面办公软件也逐渐有一些协同工作的功能，,但都还是简单的协作，而无法面向企业级的、复杂的工作流程与协同工作,。,企业办公自动化系统(企业OA)则主要面向的是企业整体办公效率的提高，其重点在于对跨岗位、跨部门的流程进行电子化处理，提高协同工作的效率与规范性，加强各部门间的知识共享，提高整体办公效率等,。,3.1.3 企业办公自动化的类型,目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：,1.起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，,使用MS Office系列、WPS系列应用软件,以提高个人办公效率。,2.已经,建立了自己的Intranet网络,，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是,个人办公,。网络处在闲置状态，企业的投资,没有产生,应有的,效益,。,3.已经建立了自己的,Intranet网络,，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了,有限的协同工作,，但产生的,效益不明显,。,4.,通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；,Intranet网络已经对企业的经营,产生,了,积极的效益,。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的,综合办公自动化系统,，实现科学的管理和决策，,增强企业的竞争能力,，使企业不断发展壮大。,3.2 企业信息化与办公自动化,3.2.1 企业信息化,3.2.2 企业信息化应用办公自动化系统的必要性和可行性,3.2.1 企业信息化,3.2.1 企业信息化,1. 企业信息化,企业信息化就是,企业利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程,。,企业要在利用,信息技术改造传统产业,和,企业经营管理信息化,两个方面加紧推进。,3.2.1 企业信息化,2.企业信息化的内涵,（1）,目标,：企业进行信息化建设的目的是“增强企业的核心竞争力”。,（2）,手段,：计算机网络技术。,（3）,涉及的部门,：企业的各个部门，包括：企业的生产、经营、设计、制造、管理等职能部门。,（4）,支持层,：高级经理层（决策层）、中间管理层（管理层）、基础业务层（事务层）。,（5）,功能,：进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护。,（6）,组成,：企业信息化是一个人机合一的系统，包括人、计算机网络硬件、系统平台、数据库平台、通用软件、应用软件、终端设备（如数控机床等）。,企业信息化与办公自动化,办公自动化是企业实现信息化的前提,企业信息化是办公自动化的根本目标,政府信息化,国家信息化,社会信息化,企业信息化,3.2.2 企业信息化应用办公自动化系统的必要性和可行性,1.必要性：,（）企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题；,（需要一个信息交流和沟通平台）,（）在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此；,（需要一个灵活的工作流处理机制和协同办公系统）,（）知识管理对企业来说，其作用已经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智力资源，这对于企业来说将是至关重要的；,（需要建立企业的知识管理体系和系统）,（）企业领导做出决策需要及时获得来自各种渠道的信息和数据，包括企业外部的以及企业内部的各种信息。如何将这些信息资源做到有效利用并能很快发布给相关人员（当然包括各级领导）作为开展业务和做出决策的参考，也是企业非常重要和急需的需求。,（需要有效的信息资源利用机制和整合信息的系统）,3.2.2 企业信息化应用办公自动化系统的必要性和可行性,2.可行性,从我国企业信息化的曲折历程、投资效益以及目前的现状来看，也可优先考虑应用办公自动化系统：,（）,有效利用硬件网络系统和相应的资金投入。,由于办公自动化系统可以涉及企业的每个部门的每个人员，所以对于那些已投入了很大的资金全面建立起了企业内部网络的企业来说，办公自动化系统的应用能充分发挥硬件网络资源的效率；,（）与应用类似ERP和PDM等软件系统相比，,应用办公自动化系统不仅投入小，而且实施应用难度小，容易取得成功,。对于我们的大多数企业来说，避开投入大、实施成功率很低的ERP等系统，先应用办公自动化系统将是一个明智的选择。特别是我国的很多企业对信息化的认识和基础很有限，办公自动化系统的普遍应用将很好的提高企业领导及员工对企业信息化的认识，提升企业信息化应用的基础。同时能增强大家对信息化应用的信心，以利于逐步应用更艰难的ERP等系统。,案例一 万科管理,当52岁的,万科掌门王石,在珠穆朗玛峰考虑下一步应该怎么迈出的时候，成千上万的中国经理人正坐在办公室里为企业的各种管理问题绞尽脑汁。 后来有人指责王石的做法是对股东的不负责任，说万科比登山队更需要他，可是老王不改初衷，反驳道：“如果一旦王石离开万科，万科就稀里哗啦，那这就是一个病态的企业”。,事实上，万科缺少了王石两个月不但没有生病，甚至用老王的话说“业绩还是比较可喜的”。看来老王的确有休闲的资本，而其他的经理人恐怕就难有这么洒脱了，上班有人骚扰，下班电话骚扰，别说登山，连散步都得找人代劳了。,其实经理人大可不必这么忙碌，因为这并是一个值得夸耀的好现象。企业管理包括战略、人员、流程和资源这几个要素，其中流程整合了另外三项，内容最多，变化最快，工作量最大，可塑性也最强。健康的企业是通过流程而不是某个人来运转的，所以只要经理人能塑造一个好的流程，就可以将自己和企业从很多繁琐、无序、低端的工作中解放出来，释放出时间和精力。,案例二 某设备技术有限公司顾客服务流程,顾客,工作人员,维修负责人,维修工程师,维修工程师,工作人员,当设备出现故障时，顾客通过电话、传真或信件通知该公司的服务中心。,中心工作人员登记顾客的反馈信息，交负责人处理。,负责人查阅顾客的档案，分析能否解决问题，并指定责任人维修工程师。,故障分析，维修准备，奔赴顾客现场。,故障诊断，排除故障。如有问题，则通过传真、电话向公司总部（深圳）技术人员咨询。,维修完成，拜访客户主管。,维修工程师向有关管理人员汇报维修情况。工作人员登记处理结果。,案例二 某设备技术有限公司顾客服务流程,顾客,服务中心,维修工程师,技术支援,基于Internet的,服务信息系统,研讨数据库,故障案,例库,故障诊断,专家系统,1,2,3,4,应用OA及MIS以后的流程,3.3 企业流程与办公自动化,1.流程,定义：把一系列的活动，按照一定的次序连接起来，以达到预期的效果,。,理解：流程是任何企业运作的基础，企业的大部分业务都是需要流程来驱动，就像人体的血脉流程把相关的信息数据根据一定的条件从一个人（部门）输送到其他人员（部门）得到相应的结果以后再返回到相关的人（或部门）。,3.3 企业流程与办公自动化,2.什么是好的流程？,好流程有三个特点：,快捷、规范、低成本,。,实现了企业各管理要素的有效整合，形成强有力的工作流；,具有自动调节和约束作用，大大提高了整体企业工作的效率和质量，从而迅速提高执行力；,是一个高速运转的管理机器，维护着企业健康、有序的运转。,3.3 企业流程与办公自动化,3.如何塑造一个好的流程？,塑造一个好的流程有两种手段：,一是,管理,手段，包括企业组织结构、管理机制、文化理念等方面的创新，这是一个日积月累的过程，是在管理层面上对企业实行的根本性改造；,一是,技术,手段，即通过信息化技术改变传统的办公模式，这是一个立竿见影的过程，让管理创新得到更好的贯彻和效果。比如最典型的办公自动化系统，即OA。,OA所解决的问题归根到底都是,塑造一个利于企业运转的工作流程,。以前是这样，将来也是这样。,3.3 企业流程与办公自动化,4.OA研究的两个热点：,（1）协同办公。,企业将所有相关的人、财、物等内部和外部资源通过一个办公平台实现协同互动，这是一个整合工作流的流程；,（2）知识管理。,对企业积累的各种知识进行主动的收集、整理、分析、存储和增值应用，这是一个整合知识流的流程。,3.3 企业流程与办公自动化,5.OA系统如何让流程变得快捷、规范、低成本而富有竞争力？,首先，信息在网上通过新闻、通知、文件、邮件、短信、论坛、投票等各种形式,实现,了,即时、并行传输,；轻松的在线审批报告、计划工作、写作日记、登记考勤、查阅资料、管理资源、交流沟通而不需要到处奔走，,打破,了,部门、职位壁垒,，,使企业形成一支快速反应部队,，所以大大,提高,了,工作的便捷性,。,3.3 企业流程与办公自动化,其次，在系统里面，各种,信息的传输是无障碍、无失真、无延迟的,，,领导人和员工能及时、直接得到对方思想，不再依靠个人沟通能力,；各种资源、知识、文件、制度统一存档管理，,杜绝丢失、泄密和混乱,；,员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮；开放、科学、高效的信息化平台降低工作内耗，避免世故人情，消除暗箱操作；摆脱低级、繁琐、落后的工作内容，致力于核心事务的处理，让整个工作流程变得规范高效。,最后，,系统实现了无纸化办公，节约纸张等大量办公用品的消耗，节省电话费，,更,节省人力、时间、精力、管理等各种无形的成本，将宝贵的资源用于促进企业发展上,。,3.3 企业流程与办公自动化,更多的时间里，,企业的竞争力并不在战略，而在战术，也就是内部管理,。这是很明显的道理，比如两个企业都将自己的战略目标定位于行业老大，那么接下来做什么呢？就是管理的比拼！在办公自动化时代已全面到来的今天，应用OA系统对企业，特别是中小企业来说，是一个快速整理办公流程，加强内部管理的有效手段。,3.3 企业流程与办公自动化,好的OA塑造好的流程，好的流程能够让企业管理趋向一种理想的境界，只要有效应用，会对管理起到很好的辅助作用。,管理就是管制和理顺,，它是通过流程来实现的，流程所起的角色就是将最简单的事情做到最好，流程需要不断的完善，因为企业需要不断的发展。,打造一个强有力的工作流程，无疑会让经理人从容有度，事半功倍，也让企业实现持续、健康、高效发展。,真正有效的管理并不一定要忙得一塌糊涂为代价。,如果你在打高尔夫的时候接到一个电话：“老板，我们的打印机坏了，怎么办？”,3.4 知识管理与办公自动化,3.4.1 知识管理概述,3.4.2 知识管理的概念,3.4.3 OA对知识管理的支撑,3.4.1知识管理概述,把知识管理融入OA,今天，办公自动化领域一系列的变革令人瞩目，其中之一便是OA的管理核心由正在由单纯的事务处理转向融合知识管理的协同办公.,换言之，知识管理是办公自动化的革命性进展，是新一代OA的发展方向，而OA将为知识管理提供基础环境，成为实现知识管理的协同工作平台。,3.4.1 知识管理概述,OA管理核心的转变：知识管理,办公自动化系统经过十几年的发展，已经进入到新一代的协同OA时代。协同OA不仅可以实现企业各组织、各部门以及人员之间的协同，还能够很方便的将各种内外资源结合在一起，从而让人们越来越多的体会到协同所带来的高效；而接下来的问题就是：,我们如何从现有的OA系统中挖掘更多的信息、创造更多的价值,？,案例,有一个工程师在一家公司工作,30,年，退休了，他对该公司的机器及产品了如指掌。,几年后，该公司的一套机器故障，全公司的人都没法找出问题来。绝望中，他們只好找这位退休工程师。这位工程师看了一个小時之后，工程师从上衣口袋拿出一支粉笔，用粉笔在一个零件上画了一个叉叉。公司把零件换了,机器,操作正常。但是不久公司收到一张十万元的账单，是这位退休工程师的收费。,公司老板火大了，认为一个小时不值这么多，就要求送一张明细表。这位退休工程师的回函是：,粉笔 $1,知道在哪里画粉笔 $99,999,$100,000,3.4.2 知识管理的概念,办公管理中存在的问题之一,新员工入职只有一本员工手册，一时间无从下手，不知道阅读学习哪些内容，很长时间才进入状态。,办公管理中存在的问题之二,公司跨地域管理，在地理上分散，导致信息共享困难，协同办公效率低下。,办公管理中存在的问题之三,市场部门做一份公司宣传册，到处找不到公司历史或者现场活动的图片。,办公管理中存在的问题之四,技术团队创新成果没有共享、保存，不断做车轮式发明。,办公管理中存在的问题之五,销售部异地去竞标，临时组织修改方案，手头没资料相当被动。,办公管理中存在的问题之六,公司各类历史资料没有存档、管理，大量资料散失，企业花钱聘请员工创建的知识不断流失。,办公管理中存在的问题之七,企业的大量知识，分散保存个人电脑，甚至个人的头脑中，需要却找不到，找到又发现版本不统一。,办公管理中存在的问题之八,关键员工离职，公司业务、文档、重要数据统统带走或删掉，损失往往难以弥补。,办公管理中存在的问题之九,很多业务经验只能靠个人“传帮带”，团队整体素质难以提升。,办公管理中存在的问题之十,缺乏知识管理，企业的员工其实在不断的重复劳动，重复的事情，才是最大的浪费。,1.知识管理的概念,知识管理：,是将组织可得到各种来源的信息转化为知识，并将知识与人联系起来的过程。知识管理是对知识进行正式的管理，以便于知识的产生、获取和重新利用。,IBM(中国)公司知识管理案例,IBM公司的内部网上有公司新闻、公司季度收益、销售情况、公司新的市场战略、竞争对手战报、全球人力资源、员工职业计划等。除此之外，内部网还开设了,查找栏目,，员工可以利用该栏目查找相关或感兴趣的公司资料。,内部网的蓝页（Blue Page）按钮可以帮助员工查询有关公司员工的情况，例如，输入一个员工的名字、代码或分机号码，就可以查找到该员工在公司内的一些详细情况，如他的主管经理、职务职称、同一个团队中同级别的员工以及这些人的电子邮件和电话。,点击员工职业计划按钮，就会滚动显示有关职业计划的相关内容，介绍如何在IBM发展自己的职业计划?可以利用哪些资源?分几步完成等。,IBM(中国)公司知识管理案例,IBM的员工培训是多方位的，既有集中面授又有分期培训，同时还建有电子学习中心（e-Learning）、图书中心等。,新加入的员工首先要接受新员工定位培训，内容包括IBM公司的介绍、历史沿革、业务框架、经营战略、部门分工合作情况、新员工的工作职责、福利待遇、如何进行培训学习以及如何利用公司资源等。,随后，公司将对员工掌握的技能进行测试评定，看是否适合上岗。,2.知识管理的涵义,知识管理,是一种全新的经营管理模式,，它,要求企业将知识视为企业最重要的战略资源，把最大限度地掌握和利用知识作为提高企业竞争力的关键,。,从实践的层面上来说，,知识管理一方面需要及时获取存在于企业内外部的各种信息、数据、文档等，另一方面还需要对与知识相关的活动进行充分的管理和支持,，这就需要把知识本身、使用知识的人、传播知识的活动等各方面的资源协调统一起来。,3.知识管理的主要功能,对文档的收录,，一般应该支持较复杂格式的文档，比如HTML或WORD的；,对各种类型附件的管理,；,对信息的分类管理,，可以灵活地建立多层次的分类体系；,严格的权限管理,，控制不同人员建立分类、查看文档和发布文档的权限；,强有力的检索功能,，按目前技术发展，全文检索已经成为必备的功能；,阅读统计,：统计不同文档被阅读的次数，统计最受欢迎的文档等等；,3.知识管理的主要功能,知识贡献统计,：统计各部门、员工贡献的文档的篇数等；,知识地图,：将不同内容的文档根据不同主题组织起来，提供快速掌握相关领域内容的指南；,与其他功能的关联,：与企业的客户信息、项目信息、业务流程等建立紧密的关系，可以方便地查找相关的内容。,3.4.3 OA对知识管理的支撑,1.知识的基本要素,知识来源,存储知识,共享 知识,利用 知识,知识获取,知识整理,知识分发,创新知识,知识管理,3.4.3 OA对知识管理的支撑,2.OA对知识管理的支撑,从知识管理的过程来看,，它像是一个,螺旋形,，一方面，知识从获得、整理、分享、更新、利用、创新，再到获得，这是一个不断循环往复的过程；另一方面，知识通过这样的循环，知识本身得到不断的积累，知识量不断扩大，从而对组织产生越来越强的影响力。,从知识管理的平台来看,，新一代OA将拓展和深化其应用，围绕整个的知识管理过程，提供,内容管理、知识检索、知识推送、知识创建、知识激励、知识分析,等一系列的工具，同时将知识管理从狭隘的文档管理扩展到企业的整个业务管理和运作环节中，并与其紧密的融合在一起，从而以知识管理有效的提升个人和组织的能力。,3.4.3 OA对知识管理的支撑,3.OA与知识管理的关系,简单来说，这是,大概念和小概念的关系,。OA只不过是KM中的一小部分。OA更加关注于流程的处理以及文档的管理，但是KM更多地关注于整个知识环路的全部过程。,KM是将各种信息，经过传递、加工、整理，而升华为知识。目前大家都将文档管理称为知识管理，这是非常错误的。OA软件也绝对不是KM。,真正的KM应该包括以下几个部分：,OA、门户、elearning、实时通讯、现实通讯,等几个主要内容。但是，KM更多的是一种概念，而OA则更多的是一种应用。,3.4.3 OA对知识管理的支撑,知识管理要说大可以比任何系统大，要说小有可能就一文不值，关键还是看我们怎么样的应用，事实上也没有跟ERP等管理软件比较的地方，而应该是集成的使用，才能体现其价值。,应用KM的结果是希望能为每个企业的日常运作增添更有效的信息，如与ERP的整合，能从中提取到非常有利益的资料，对于以后的分析提供更好的工具。,3.5 OA的新一轮革命协同管理,3.5.1 协同管理,3.5.2 协同办公,3.5 OA的新一轮革命协同管理,熙熙攘攘的企业信息化道路上，无论是传统的ERP、CRM，还是新近的热点KM，都荟集着众多业界人士述说纷纭，新概念、新产品、新技术层出不穷。,然而对于中国最早的信息化领域之一的OA，自九十年代红火了一阵以后，就一直被人们遗忘在角落。,且不说OA在用户的眼中越来越失去了它的光华，信息化采购计划里不是硬件系统就是ERP、CRM，或是电子商务平台；连一些老牌的厂商也对OA市场产生了怀疑。另一方面，发展了二十多年的OA，却并没有象其他领域那样出现一些赫赫有名的领头羊，这似乎不能不引起人们的思考：OA真的已经“日薄西山”，应该被淘汰了吗？,背景：OA难以避免的尴尬,OA在中国信息化的早期一直扮演着重要的角色。起源于政府公文和档案管理的OA，经过一段时间的发展，在企业中也得到越来越广泛的应用。除了政府的收发文管理、档案管理、公告牌这些传统功能外，又逐步加入了BBS、日程安排、人事管理等功能。OA似乎如它最初的定义那样，达成了所谓的“Office Automation”即通过电子化日常事务流程和各种信息，实现无纸化办公。,背景：OA难以避免的尴尬,传统OA简单的功能在企业的业务流程日益复杂，海量信息呈线性增长的今天，愈发显得力不从心，更多时候，它只是提供一种信息发布、查看和类似BBS的功能，而其所包含的一些功能也在被更为专业的软件所“瓜分”；同时，当我们把目光从传统OA所涵盖的功能上移开就会发现，企业除了日常办公之外还有人事、客户、财务、销售等管理需求，于是企业不得不建立各种信息化系统，而这些系统很少能够被协调起来，企业常常面临着要在不同应用平台、数据库之间切换的烦恼，传统OA却无法担当“集成”的角色，为企业提供整合这些信息和应用的前台。,另一方面，在市场化和全球一体的经济环境下，企业间日益强调协作，跨部门、跨组织、跨企业、跨地域的工作每天都在进行，而传统OA落后的架构及功能设计显然无法满足企业高度灵活性和协作性的要求。,3.5.1 协同管理,协同管理,3.5.1 协同管理,1.,什么是协同,在组织中，每一天、每一个人、每一件事都处于协同工作之中，由此产生大量的协同信息，这些信息占到组织信息总量的80，管理好它们对于您来说非常重要。,协同,（Collaboration）,：泛指,组织中多人完成一个或多个事务的行为方式和过程，协同工作是组织行为的基本模式和状态,。,2.,协同管理,，即协同作战。是把,局部力量合理地排列、组合，来完成某项工作和项目,。如，协同销售。,3.5.1 协同管理,3.5.1 协同管理,3.,协同管理理念,协同管理要素：是对组织中“,人、事件、资源,”之间的协同关系进行管理，它是团队组织的协同工作平台和工具。,人,HUMAN,资源,RESOURCES,COLLABORATIVE MANAGEMENT,协同管理,事件,EVENT,3.5.1 协同管理,4.协同管理三大特点,、,以“人”为中心,。以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用。以人为中心组织信息展现和操作内容。,、,以“管理”为根本,。即对描述组织行为的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理。,3、,以“非结构化”信息管理为重点,。它占到团队组织信息总量的80。,3.5.1 协同管理,5.协同管理目的：,充分发挥企业的“战斗力”。如销售市场的占领。,6.,协同管理的保证,：纪律和制度。,7.,协同管理现象,的描述：,（1）协同效应（直观表示） = “1+1 ”远远大于 “2 ”,（2）协同效应（企业的利益表示） = “销售部门任务 + 技术部门支持 + 质量部门的控制 + 其他部门和单位的支持 ” 远远大于 “销售部门的单打独斗”,3.5.2 协同办公,无论你身在何处，只要可以接入因特网，就可以加入到系统中，和已经在系统中的人一起，像在一个办公室一样可以实时交互的协同办公。,远程,协同办公,多媒体系统网络拓扑示意图,3.5.2 协同办公,可以跨时空实时交互的协同办公,3.5.2 协同办公,1.定义：,协同办公是,把日常管理中的业务、事务、事件等信息在单位、部门、组群、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理,2.协同办公可以归纳为：,协同=人员+请求+表单+流程逻辑+执行结果,协同办公系统功能流程示意图展示了在一个组织中一个项目计划书的形成与处理过程：（如右图）,3.协同办公系统架构,分为三层,数据层,应用层,客户层,协同办公系统架构,数据层,应用层,客户层,4.展望：协同OA的发展方向,（1）协同化,协同化不仅仅是企业管理理念发展的趋势，也是信息技术发展的趋势。协同OA一方面将加强自身“内含”的协同性，更多的突破资源之间的壁垒，提供一个畅通无阻的工作环境；另一方面，由于协同OA的定位并不在于取代其他专业管理软件，而在于提供融合孤立资源的平台，因此它也将加强其“外延”的协同性，以各种技术手段实现与其他专业软件更多的互动和对接。,3.5.2 协同办公,（2）,智能化,协同OA不仅要能充当企业办公的助手，更要能进一步充当“参谋”的角色。这就意味着协同OA不仅仅是信息的载体，更是信息的分析工具，能够实现对数据的加工和转换，提供从基本查询、报表和智能分析的一系列工具，并以各种形象的方式展现，从而为企业考察运营情况、分析当前问题所在，制定未来发展计划等方面提供更多的决策支持。,3.5.2 协同办公,（3）,知识化,协同OA还应是企业知识管理的工具。尤其是在知识经济下，知识已经成为企业能够获得发展的核动力，而不再是办公事务本身带来的短期利益。协同OA将利用自身的优势，更多的关注知识的收集、积累与继承，并提供相应的知识管理工具，以帮助提升企业及员工的内在能力，以实现其可持续性的发展。,课后思考,1.协同办公的概念、构架及发展方向？,2.简述企业信息化应用办公自动化系统的必要性和可行性。,3.企业管理好流程的基本特点？如何塑造一个好的流程？,4.OA系统如何让流程变得快捷、规范、低成本而富有竞争力？,5.简述OA对知识管理的支撑。,6.协同办公的特点及构架。,休息，休息一会儿。,