Effective Time Management

Click to edit title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,高效时间管理,-,掌控自己的生活,1,Q,?,什么是时间管理,?,为什么要进行时间管理,?,你对管理时间有哪方面的困扰,?,你期望怎样的改变,?,你幸福吗,?,What,Why,How,目标,2,时间管理的好处,少花时间办好事,将工作做得有条有理,取得更好的工作成果,承受较少的身心压力,拥有健康的身体,获得更好的人际关系,提升生活品质,3,对时间管理的期望,在有限的资源条件下工作得更加有效.,为日常工作设定轻重缓急,并从中发展自己,提高自己的日程及时间管理能力.,在紧急条件下高质量地完成任务,分别对待紧急与重要.,使自己更加“专业化”,为日常工作设定轻重缓急,没时间,忙啊,!,事情特别多,!,计划不如变化快,没有自己的时间,压力太大,!,难以拒绝,!,4,什么是时间管理,?,通过,XX,达到,XX,提高产能,5,管理时间,热爱生活,管理时间 管理生命,6,高效时间管理是,.,帮助你设定职业生涯目标及制定行动计划,制定工作计划及工作优先顺序,技巧地避免时间的浪费,帮助管理自己的情绪和压力,寻找良好的人际关系,寻找平衡工作与生活的点,学习与自己约会,7,高效时间管理,不,是,.,把你的时间,“,变,”,得更多,替你做决定,替你制定计划,替你做人际交往,把你变成,“,按部就班,”,的强迫症患者,使你盲目追求,“,高效率,”,紧张,做越来越多的事,8,我們要如何做?,看见障碍,的存在,确定,您的,障碍,克服,障碍,之策略,9,思考,是没有争取更多的时间,?,还是没有合理分配时间,?,试想一下,:,如果有人挥舞一根魔棒,突然使你的效率比传统时间管理方法所许诺的提高了,15%-25%,这,能使你在时间管理方面的问题都得到解决吗,?,10,理清自己的价值,明确自己的价值观,确定自己想要什么,大前提,回到自己的内心,平衡,(,工作与生活,/,角色之间,),你幸福吗,?,11,行为,价值观,身份,一个工作时不排优先顺序的员工,一个觉得“不”是难以开口的员工,不排优先顺序,很难拒绝别人的要求,追求随意，自我感觉舒适,别人能接纳我,我是一个随心所欲的人,我是一个没有价值的人,时间管理秘诀,1:,把时间留给重要的个人目标,12,关于时间的统计,7,岁以前,7-22,岁,23-40,40-60,60-80,无忧无虑,寒窗苦读,艰苦奋斗,苦保稳定,苦斗病魔,一生最後悔的是什麼,.pps,13,14,你不能决定生命的长度，,你不能决定天气，,你不能改变容貌，,你不能控制他人，,你不能预知明天，,你不能样样顺利，,但你可以控制它的宽度；,但你可以改变心情,但可以展现笑容；,但你可以掌握自己,但你可以利用今天,但你可以事事尽力。,选择你的态度,15,时间管理的基本原则,要事第一,而非急事第一,关注优势,而非劣势,关注可控,而非不可控,大前提,回到自己的内心,平衡,(,工作与生活,/,角色之间,),超越,“,更快,”,16,时间,管理三步曲,改,变时间的观念,掌握正確的方法,养,成良好的,时间,管理,习惯,17,方 向,方法,速 度,18,设定心理罗盘,设定阶段的目标,不断取得成就感,19,区分轻重缓急,重 要,不,重 要,(,轻）,紧 急,不紧急（缓）,紧急,重要,不紧急 重要,紧急 不重要,不紧急 不重要,20,ABC,法则,A ,必须做,(,对时间敏感的,),(,重要事项 客户，到期的工作，管理,),B ,应该做,(,基本事项 日常工作,),C ,可以做,(,无价值事项,工作范围之外),21,了解自己,自己的能量曲线,(,身体,心灵,精神曲线,),调整心态，找到自己真实需要,工作安排,行为,价值观,身份,22,精力,水平开,始下降直到工作日結東,A,类,工作最佳,时间,从事,B,类,工作最佳,时间,午餐,后,的精力低谷：,C,類工作最佳,时间,了解你的能量曲线,23,自我肯定,自我肯定的人生，就是能夠真正的,认识,自我，,发挥,自己的,长处,，避免自己的缺失。在肯定自己之,余,，,更加,能尊重別人的存在，,欣赏,別人的存在，,欣赏,別人的,优点,，容忍別人的缺失；不必斤斤,计较,，,更,能,与,人和,乐,相,处,，不必自以,为,是，也不必封,闭,自已；不必吹毛求疵，更不必強人所,难,。,充满智慧的人生,时间管理秘诀,2:,不要对自己提出过高的要求,24,需要管理的时间分类,工作和生活平衡,个人时间管理,人际时间管理,团队时间管理,25,工作和生活平衡,从事的工作与自己的价值观相符,良好的工作态度可以提高效率,用自己状态最好的时候处理最重要的事,重视失去平衡的信号,26,个人时间管理,4,2,3,1,重要,不重要,紧急,不紧急,尽量优先去办重要的事,27,人际时间管理,反映性倾听,首先接纳别人的想法,用各种方式表达自己的态度,重诉对方根据理解重复对方的话,举例子对方说的抽象,摘要记下对方的要点,引导避免使用引起冲突的词语或态度,机会成本,对方不理解你的目的时,会把事情弄糟，增大成本,管理层更多时间用来沟通,使别人明白你的信息，才能让别人来配合你的工作,(,听的艺术,),28,时间的分类,大块的,/,零碎的,/,弹性的,/,交通的,/,固定的,无聊的,/,抱怨的,/,充分计划的,/,平衡的,/,打发的,/,焦急的,/,我通常是,我有时候是,我绝对不会是,29,对时间的感觉,度过白色的友好的,机会可爱的不可剥夺的,精疲力尽的空洞的现成的,繁忙的唾手可得的高效的,高山般的无情的紧张的,河谷般的时刻存在的空虚的,精力充沛的奔流不息的艰难的,塞满的空白的激动人心的,度过,白色的,友好的,机会可爱的,不可剥夺的,精疲力尽的,空洞的,现成的,繁忙的唾手可得的高效的,高山般的,无情的,紧张的,河谷般的,时刻存在的,空虚的,精力充沛的,奔流不息的,艰难的,塞满的,空白的,激动人心的,30,时间管理方阵图,紧急,I,立刻行动,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,顾客的抱怨及询问,不紧急,II,稍后再做,准备,长远规划,自我提升,建立人际关系,发掘新机会,重要,不重要,III,我真的需要,做这件事吗？,不速之客,某些信件与报告,某些会议,凑热闹的活动,到期有压力的事务,IV,可以不做吗？,繁琐的工作,垃圾信件,某些电话,浪费时间之事,有趣的活动,20-25% 65-80%,15% 1%,31,事件,:,危机,急迫的问题,有期限压力的计划,顾客的抱怨及询问,结果,:,沉重压力,筋疲力尽,危机处理品,忙于收拾残局,重要、紧急,32,事件,:,准备,长远规划,自我提升,建立人际关系,发掘新机会,结果,:,有远见，有理想,有规则,自律,减少危机,重要、不紧急,33,事件,:,不速之客,某些电话,某些信件与报告,某些会议,到期有压力的事务,凑热闹的活动,结果,:,短视,危机处理,轻视目标与计划,费力而未能完成事务，失去控制,人际关系浮泛，甚至破裂,不重要、紧急,34,事件,:,繁琐的工作,某些信件,某些电话,浪费时间之事,结果,:,完全没有责任感,工作不保,依赖他人,不重要、不紧急,35,你会怎么办,?,水龙头的水在哗哗地流,电话在响个不停,孩子在房间哭闹,天突然下大雨,衣服还晾在外面.,门铃在响个不停,紧迫性和重要性,36,我在压力下似乎做得最好,.,我往往把没有时间自我反省归咎于外来干涉事情紧迫,我常常对周围的事和人慢慢腾腾感到闹心,.,我讨厌排队等候,.,我对自己请假不上班感到谦疚,.,我似乎总是在忙碌着,.,我常常发现自己把别人赶走后才能完成任务,.,同办公室失去联系几小时，我感到焦虑。,我做着一件事情常常想起另外一件事情。,我处理紧急情况时状态最佳。,紧迫性指数,37,对我来说，风风火火地处理新的危机似乎比按部就班地取得长远效果更有成就感。,我经常放弃同生活中重要的人共享美好时光而去处理危机。,我认为，如果我为了处理危机而让他们失望或将事情放任自流，人们自然会理解的。,我靠处理紧迫事情来使自己的日子过得有意义。,我经常边吃饭边工作。,我一直在想， 有朝一日我可以干自己真正想干的事情。,每天下班后，满满的发件箱让我感到自己很能干,紧迫性指数,38,成功的,时间规划,一個工作日,C,类任务,这类任务,不急，,时间,允許再做。,A,类任务,你,应该,每天,试着,去完成一些急迫而困,难,的,任务,。,B,类任务,这,些是你工作的主,体,，,应该占据,工作日的大部分,时间,排出,优,先順序,39,当所有工作皆为最优先时,怎么办？,商议完成期限,按效率安排事项,相关工作或问题集中处理,检查可行性,告之手上的紧急工作,寻求支持,勇于说,“,不”，并提供其他解决办法,40,场景模拟,你交给一个同事的一个电脑磁碟发生了故障，内有重要文件，要十分钟内交给上司，他请求您马上帮他处理。,一个同事发了一个电子邮件给您，并请您马上回复。,一个同事正等着您告诉他档案存放的位置。,老板要您马上找他。,您所在的组下午将要开会，每个组员均要向组长汇报负责项目的进展，而您还没任何准备。,由您负责的项目计划书明天就到限期，本来已经完成，现在发生了一些意外问题需要作出修改，预计要化至少,2,个小时才能完成。,您现在非常饿，很想喝一杯牛奶和吃一些东西,.,打电话给您妈妈，告诉她今晚不回家吃饭。,您需要在,10:00,以前与一个同事通电话，向他索取一些资料。,明天您要向你的组长提交每月的工作报告，您还未开始动工。,41,定立目标的重要性,任何人都有自己的目标，否则生命,就毫无意义,让他人更好、更公平地评核自己,自我激励,在适当时候评估/奖励自己,双管齐下的医生,42,设定目标,S-pecific,具体的,M-easurable,可衡量的,A-chievalble,可达到的,R-ealistic,现实的,T-ime limit,有时间限制的,43,与自己内心对话,写下来你期望达到的目标,列出好处,列出可能的障碍点,列出所需要的资源,列出寻求支持的对象,制定行动计划,制定达成目标的期限,目标设定的步骤,44,目标设立例子,清楚明白整个生产流程,成为客户服务部里的一个组长,在闹市区买一套三房两厅的房子,存足够的钱让儿子去外国读书,作个有爱心的爸爸，每天与女儿谈谈她的学习情况,每个星期至少与父母吃一次饭或喝一次茶,每年去一次出省旅行,45,行动的方案,过程的回顾,修正,设定衡量的依据,养成几个好习惯,奖励自己的方案,还需要,时间管理秘诀,3:,一开始就做好,.,日程书面化,46,一天,/,周末结束时,列出第二天,/,周要做的每一件事情,.,利用,ABCD,及,80/20,法则审查清单,找出,A-1,收集需要的资料,作安排,准备开始工作,从最难的开始,坚持,21,天,.,你的,“,利润,”,就要翻倍,.,养成习惯,以年为单位的时间管理,/,以天为单位的时间管理,/,以小时为单位的时间管理,47,我的工作是我真的很忙,48,清闲的工作是,工作本身清闲,我讲究工作效率,不会让自己忙碌,岗位设置不合理,员工对工作目标没有清醒的认识,责任感差,工作不思进取,员工对工作流程不熟悉,高科技令我节约了时间,49,Paretos,法则,80/20,定律,80% 的时间,20% 的时间,20% 的结果,80% 的结果,产出,产出,50,时间管理提示,优先处理,A,To do list(,必须要做的事情,)/,可以不做的事情,找出自己的黄金时间,重要的事情找不干扰的地方做,累积电话，一并回复,定期整理：,思绪 文件,名片 信件 归档 日志,每日,5,分钟的计划，每日,5,分钟的坚持,51,让你瞎忙的四条害虫,浪费时间的习惯,力求十全十美完成工作的心理,拖延,(,原因是什么,?),杞人忧天,为没有发生的事情担忧,52,拖延,目标不明确,害怕变革,模糊的工作流程,繁重的工作,令人厌烦的工作,习惯承担过多责任,喜欢临时抱佛脚,害怕失败,53,时间大盗,干扰,电话,低效率会议,不速之客,突发事件,应酬交际,不善沟通,不善授权,缺乏自律,不善计划,不懂得拒绝,不必要地追求完美,54,立即做出改,变,清,扫办,公室,文件归档案,避免中,断,筛选,訊息,与,別人共事,打電話,接電話,阅读与写作,使用,现代技术,召开会议,商务,旅行,规划,假期,做出承诺,并遵守承诺,:,早上起床,每周跑步,时间管理秘诀,4:,练习自律,行动变习惯,关注进展,55,结论,回到你的内心,要事第一,拟定处理的顺序,善用生活,当,中的,许,多零碎,时间,错开时间,善用,辅,助工具,运用身边的人力资源,56,时间价值分析法,时间价值表,：,如何进行有效的时间管理,57,20/80,定律是由意大利经济学家巴莱多发明的，因此，,也叫巴莱多定律；,用,80%,的时间和精力照顾好能给你带来,80%,的销售额的,20%,的优质客户；,用,80%,的时间和精力学习能给你产生,80%,的效果的,20%,的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；,最,20/80,定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。,20/80,时间管理法,如何进行有效的时间管理,58,时间规划的基本规则,日常行动只规划,80%,左右,对不期而至的活动、突发性的活动规划约,20%,的时间,59,时间自然法则总结,60,积极,去思考,对时间,的,感觉,多半取決,于,你的,态度,，用,积极,的,态度,去思考可使你心想事成，以,积极,的,态度面对,人生，就,比较,容易支配,时间,和解決工作中的,问题,。,61,拥有健康的身体及健康的心理,健康的生活习惯,情绪管理,合适,多元的减压方式,与健康有约,精英的代价,62,情绪管理,迷茫,易怒,担忧,挫败,焦急,疲惫,厌倦,63,迷茫,在下一步之前，寻求别人的建议.,了解工作的期望及目的,64,厌倦,发掘工作中的挑战性,.,完成工作后奖励自己,优先完成重复的工作，避免拖延,“,换一张桌子,”,65,焦急,向上级/同事咨询，工作的未来发展方向，他们或许有更深入的想法,简化,、,明了、扼要,(KISS),66,胸襟开阔,正面思维,保持冷静,寻找帮助,发现优势,寻求建议,挫败,67,咨询期望,寻找帮助,厘清理解,担忧,68,疲劳,用最高效的时间完成最重要的任务,.,检查任务的期望，避免做得太多及使简单事情复杂化,在每一环节之后，小休一会.,吃好，睡好,69,减压小,妙方,每天,给自己一段休闲时间,洗个热水澡,宽容自己,做深呼吸或其他身心,松弛运动,三点三办公室健身操,找,机会与,人分享有趣的事,把你听过的笑话说给别人听,投入自己喜,爱的活动,离开座位,仔细观察远处细节,以便一分钟后描述出来,想象你即将成行的旅游计划,或以往的难忘经历细节,回味你最爱的美味食品,唱一支你最爱的歌曲,70,评估自己如何使用时间,不断分析自己时间分配情况,重要的时间办重要的事,减少琐碎的事情,71,发展行动计划,先评估自己如何使用每一周时间,设定心理罗盘,时间管理行为改变,时间管理习惯养成,72,73,