订单运作流程培训1

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,订单运作流程：业务,/,客户洽谈 阶段,1.,报价,业务员拟草报价单,(,里面的内容如附页）,2.,样板需求,下样板流程：业务,EIP,上拟草样板单,-,生控工程师初审,-,样板组复期（,3,天内完成）,-,提交给业务员结案,-,下物料需求单给,PMC-,回料,-,样板组装,-,完成,-QA,检测,-OQC,检测,寄板流程：业务通知送板,-,签收,-,业务填写,速递申请表,-,二次包装,-,速递,备注：,产前板：如业务员在样板单上注明包装资料要求，样板组下物料需求单时也应向,PMC,订购,改良板：如因本身做出的样板存在质量问题，客户投诉需公司重新提供改良板，此类板业务无需,再下样板单，而是凭业务员的邮件通知准备样板,送板 ： 分厂每天下午的,3,：,00,为截止送板时间，每天的,3,：,00,为截止下单时间,否则按第二天统计,交板周期：,(,一,/,二,/,三,/,五,/7,天,)( 10,天,) ( 8,天,) (,中试部：,12,天,),3.,客户验厂,体系科： 负责跟进客户体系验厂方面的事项,人力资源支持中心：负责跟进社会责任方面验厂方面的事项,1,订单运作流程：订单预测,涉及的事项,-,订单预测,1:,锁定目标客户,:,主计划员按过往订单数量确定锁定排在前,5,名的目标客户清单,按产品类别分别建立,.,如水壶类前,5,名为,:B33/E41/E08/E72/K54 .,然后发给各区域经理,.,如排名有变化,需随时更新给区域经理参考,.,当前,5,名客户能稳定提供预测后,需建立排前,10,位的客户清单,.,最终要使目标客户的数量占到总接单量的,80%,从而提高预测的准确性和权威性,2:,订单预测收集,:,根据目标客户清单,区域经理向所负责的客户收集未来,6,个月的订单预测,在每月,20,号前整理发给营销管理部主计划科,.,对于暂时不能提供的,由区域经理按过往订单及市场趋势自行制定预测,.,预测尽可能提供具体型号,/,规格,/,数量等详细信息,3:,客户预测的整理,:,主计划员按提供预测客户的未来,3,个月的预测订单占正式订单总量的百分比,推算出所有客户每月预测总订单量,.,再按历史同期单量的成长比率,对每月预测总订单量进行补充调整,.,4:,订单预测发出,:,每月,23,日左右发给副总监审核,最终由海外营销公司副总监每月,25,日左右发出给各分公司及职能中心,.,5:,订单预测的跟踪及评估,主要是统计第,4,个月的预测准确性,.,例如,:1,月份预测,5,月份的订单量，到,6,月份时则按实际,5,月份的订单量来评估,5,月份的预测准确率,.,对于连续,3,个月订单预测总量超过正式订单,20%,的客户,主计划员在汇总时对预测做相应的调整,.,当正式订单超出预测数量部份的,按当时订单情况行复期,2,订单运作流程：,新订单交期回复表,1.,审批流程：,业务员拟草,-,分厂,PC,复期,-,主计划员终审 （备注：所有过程在,1,个工程日内完成）,2.,订单亏损控制：,营销管理部按询期单上的单价，每月对订单亏损额度进行分析和统计，并形成报表提交给总裁办和海外营销,公司总经办，对超出亏损额度的销售分公司，将会采取暂停询期或暂停锁定主计划的方法加以控制,3.,最少接单量：,营销管理部工程师制订每个产品型号的最少接单量清单，业务员在接单时按此要求跟客户洽谈，当,新订单交期回复表,上的接单数量低于公司要求的最小接单量时，主计划员跟分公司协调，看各分公司所,排订单的多少及生产线,/,模具产能方面的配置，然后，对这些订单灵活处理，,第一种沟通结果：接受客户的小的订单量,第二种沟通结果是退回询期单，需业务重新跟客户沟通增加订单量，特殊订单数量非常少的或业务员一定要求接单的话，需营销管理总监的批准,备注：目前按总办签批的 最小订单量文件来执行，如附件,3,订单运作流程：,合同评审,合同评审,1),合同评审的分类,:,常规合同和特殊合同,常规合同：除特殊合同的范围以外所涵盖的订单。,特殊合同：新产品，或延伸的产品，及业务有指定要合同评审的订单。,2),评审过程,营销管理部收到,新订单交期回复表,后，应对客户的相关要求进行评审,必要时应召集相关中心,/,分公司的品管、生产、,PMC,、工程及模具、开发、市场、采购等部门进行开会讨论确认，且评审需在,7,天内完成,:,a.,常规合同评审,针对常规合同，分公司,PC,依据产品开发情况、质量情况、模具状态、产能、认证情况等直接进行评审且把结果在,新订单交期回复表,上回复营销管理部。,b.,特殊合同评审,针对特殊的合同，营销管理部召集相关部门对客户要求进行合同评审，评审时应重点明确产品的要求（如：检验标准、抽样水准）、技术要求（如：规格、型号、性能、技术参数、外观等）、产品模具开发、产品,HSF,要求、,PMC,部的交付时间、采购物料供应能力、产能状态、认证情况等，经相关部门会审后，在,合同评审书,上签名确认，并送营销管理部经理审批；,针对评估的过程中形成一些决议事项，则由营销管理部进行记录并对事项的完成情况进行跟进，同时营销管理部依据合同评审的结果，综合评估后再将,新订单交期回复表,回复客户。当订单执行过程中出现计划外的异常，各分公司应组织相关部门再次进行评审,4,订单运作流程：业务拟草,合同,PI,1.,新订单交期回复表,被终审后，业务员才可以拟草合同,为提高下单的时效，需分厂在审批询期单时尽,量当天审完,2.,合同,PI,的审批过程,业务员拟草,-,区域经理审批,-,财务部终审,3.,书面合同的管理,业务员打印出,-,销售主管,/,销售部经理在合同,/PI,背面签名，正面必须有相关销售分公司负责人或其第一,代理人签名，然后给总经理或第一代理人加签。文员将会复印存档,4.,合同严束性：,新宝,/,客户双方签定合同后，即约束双方应承担的责任义务，上面可能存在的一些严历的条款,例：,B80,客户对迟交货扣款如下：,3 - 5,天，按订单金额的,2%,扣除,6 - 8,天，按订单金额的,3%,扣除,9 - 10,天，按订单金额的,4%,扣除,另外，,LC,付款方式的合同，订单的货期不可以推，数量也不可以少装，,因为可能导致整批订单收不到款的风险,5,订单运作流程,:,生产通知书,易损件生产通知书,1.,天思系统中审批流程：,业务员拟草,-,生控工程师审（张琪,/,霍然）,-,分厂维护,BOM,的工程师审,-,分厂,PC-,主计划员终审,2.,生产通知书,易损件生产通知书,编制注意事项,A,：询期单被终审后业务员必须在,7,个工作日内下,生产通知书,交生产管理部审批，若超过,7,个工作日，原询期单将无效，需重新拟草询期单走审批流程,如果复期在,30,内的，业务需在询期单终审后,3,个工作日内下单,B,：电压,/,功率一定要跟证书上的一致,C,：,EIP,上的包装方案，分公司要及时的更新确保准确，不然业务员可能按分厂错误的装柜指引下单，最终导致短装现象，拼柜装柜方案,，业务员可以将要求转给霍然，由霍然安排分公司工程师算拼柜数量的建议,D,：促销单的理解：客户在向公司下单的时候就已经在国外做好市场广告宣传，就意味着客户必须在准确的交货时间将产品投放到市场进行销售，促销单货期不能推延,E,：指定供应商的物料，分公司一定要按要求备，不要私自更换零配件，不然，可能导致退货,F,：易损件生产通知书下单有两种方式,第一：跟大货订单一齐下单 第二：单独下易损件生产单,6,订单运作流程：,更改,/,补充通知单,易损件通知变更单,1.,天思系统中审批流程：,业务员拟草,-PC,初审,-,给区域经理审核,-,主计划员审批,-,营销管理部经理终审,2.,什么情况拟草,更改,/,补充通知单,？,当,生产通知书,易损件生产通知书,被终审后，再对其进行相应的补充,/,变更，由业务员在天思系统中填写,更改,/,补充通知单,3.,注意事项,A,。禁止业务以口述，电话通知，邮件通知的方式将订单更改或补充的信息传达给分厂,B,。各部门收到终审后的,更改,/,补充通知单,后必须对相应文件（如合同、,BOM,、物料规格、工程指引、,包装要求等技术性文件）进行更新，以确保生产必须与客户要求一致,C,。当更改产生额外费用时，分公司在报损失时应合理，不然，改来改去，客户会认为我们诚信度不够,7,订单运作流程：排主计划总原则,滚动锁定主计划，锁定分两个阶段即一级锁定和二级锁定，一级锁定由分公司主计划员完成，二级锁定由生产管理部主计划员完成。,一级锁定原则： 一般是以订单完成期提前,25,天,一级锁定意义： 确定订单的数量、机型规格等（包装资料除外）,.,分公司开始准备采购长周期物料。,二级锁定的原则,:,一般是以订单完成期提前,15,天,二级锁定意义： 进入二级锁定的订单营销中心要确保包装资料及信用,OK,，并排“出货计划”，分公司跟进所有物料采购、装配计划,.,备注：,特殊不俱备二级锁定的订单如果进入二级锁定，业务需拟草,特殊订单进入二级锁定申请单,，经总监批准后主计划员方可以对订单安排锁定,8,订单运作流程：,排主计划操作方法,1.,主计划员将所有的订单进行汇总,2.,主计划员提前,15,天筛选具备锁定条件的订单，然后按主计划锁定的原则进行锁定二级主计划， 条件如下,A,：业务员在天思系统,生产通知书确认单,中进行相关的确认动作，主要确认内容：确认计划完成日期,/,订金或,LC,有无收到,业务员对一级锁订的订单进行确认,B,：与包装科核实该订单的包装资料是否全部确认,OK,C,：主计划员核实订单相关的颜色，规格，认证等是否,OK,3.,二级锁定前，主计划员发,二级锁定订单确认清单,给业务，让业务在锁定订单前跟客户确认一次，确保,锁定的准确性，同时避免锁定后再更改， 为确保此确认动作有执行，有相应的考核方案如下：,主要目的：通知客户订单完成日期是,XX,号，我们二级锁定后将备料，不允许再更改，另外，让客户按这个完成期来验货，及,5,天内走货,考核业务确认达成率的方法：,95%,：抽查的第一张单，业务员已执行跟客户确认的动作，并外邮知会客户,93%,：抽查的第一张单业务没有跟客户进行确认的动作，然后会再抽查第二张单，如果有执行的话，按,93%,的达成率,91%,：抽查了两张单，业务都没有进行跟客户确认的动作,9,订单运作流程：,包装资料设计释放流程,1,。业务提供公司标准资料给客户设计，包括英文说明书,/,彩盒展开图,/,不干胶,2,。业务员传达客户的包装设计要求传递给给包装科,3,。包装科在,4,个工作日内按客户要求设计好包装资料重新提交给业务员确认,4,。业务确认设计的包装资料后，包装科提交给分厂,IQC,再对包装资料进行最后的检查,5,。分厂,IQC,确认,OK,，包装科再将包装资料释放给分厂的,PMC,，如果设计的包装资料有问题，分公司应第一,时间（,1,个工作日内）反映给包装科和业务员，以便对资料进行更正重新释放。,备注：打样时间要求如下：,a,、客人提供菲林类打实样需,4,天，打墨,/,彩稿,3,天内打样至业务员处确认,b,、提供网址下载类打实样需,4,天，打墨,/,彩稿,3,天内打样至业务员处确认。,c,、包装材料类,(,彩盒,说明书外箱,不干胶等,),确认后,7,天内可供大货。,10,订单运作流程：出货计划,出货计划里的订单包括两部分： 未来两周锁定完成的订单,/,库存明细里的未走货的订单,具体操作：,1,。主计划员汇总更新,里订单数据,每周四：主计划员将末来两周锁定完成的订单,放入,第二周星期一：将顽固库存明细放入,2,。船务员订舱位,每周四下午：船务员依,里的订单,安排向货代公司订柜,;,第二周星期二：下班前，船务根据订的船期，将最迟装柜日期输入,里,3,。船务制定每日的,出货计划表,及“船务部出货责任单”（以下简称责任单）,.,责任单于出货前一天,下午,16,：,30,导出，并交业务员或跟单员审核，如有问题需及时反馈于船务部，船务部则重新调整“出货计划表”，次日的“出货计划表”需于每日的,17,：,00,前共享于电子订单系统中,备注：,无法满足出货计划时，分公司应在订单完成日期前,5,个工作日拟草,主计划调整申请通知书,，经分公司副总经理或以上人员审核后交营销管理部，并由主计划员,/,船务员对出货计划进行更新。若由于客户变更等因素需对出货计划进行调整的，由业务员出,更改,/,补充通知单,对原货期进行调整,11,订单运作流程：保函的签批,保函分类：质量保函,/,产品符合认证、安规要求的保函,/,符合各国法律法规要求的保函，,如,ROHS,符合性声明,签批流程：,业务员拟草保函,-,分厂品管签批,-,分厂总经理审批,-,产品验证中心验证签批,-,品保品质保证中心总监终审,签批时间规定：,分厂品管,/,总经理签批完：,4,个小时内完成,产品验证中心提供验货结果、验证数据：,4,个小时内完成,品质保证中心签批审核意见：,4,个小时内完成,结果：从申请到签完在,2,个工作日内完成,保函签批管理：,若未按上述操作流程执行，成品就已经被放行 出货，将对相关责任人处罚：,1,、经重新评估可以出货，则对相关责任人处以,200-500,元处罚；,2,、经重新评估不可以出货，则对相关责任人处以,500-1000,元处罚；,3,、成品出货后造成公司重大损失的，则按,关于重大异常费用的调查与处罚方案,处罚,12,订单运作流程：,PP,生产通知书的发放,PP,试产要求发布流程：,研发工程师拟草,PP,试产通知通告联络单,-,项目经理审批,PP,通知通告联络单,-,业务拟草,PP,生产通知书,-,项目经理签字,-,区哉经理签批,-,营销管理部经理终审,-,主计划员排到主计划,-,生控工程师跟进,PP,度产的达成数据,-PP,度产达成率提交绩效科,操作注意事项：,为使各部门的项目试产能按时及更有计划性，试产要求项目部需在每个月,15,号将下个月的试产计划给到分公司,/,综试部,/,营销管理部,当分厂对,PP,试产完成日期有异议时，请与项目部经理沟通，然后，将沟通结果告知主计划员，以便更新主计划上的,PP,试产日期,主计划员将直接按业务,/,项目经理确认的,PP,生产通知书,上的,PP,日期录入主计划,PP,生产通知书,的订单编号规范：在客户编号后直接加,P,，便如，,E41P-001,13,订单运作流程：顾客财产管理,1.,定义,顾客财产：指所有权属于顾客，顾客提供给组织使用或用于组织交付给顾客的产品。,2.,职责,海外营销公司销售分公司：负责顾客财产提供的确认，并将信息传递至接收部门且向顾客报告财产状况；,海外营销公司营销管理部,:,负责对客户提供的包装资料类客户财产进行初步检查并传递相关部门，必要时 按客户要求对客户提供的说明书进行排版编辑或修订给客户。,3.,顾客财产的确认,:,3.1,顾客财产提供的确认,3.1.1,海外营销公司销售分公司在接收顾客财产确认时，应注明顾客提供财产的品名、规格、型号、数量、交货期限，必要时须要求顾客提供质量验收要求或验收标准并将其发放给相关部门。,3.1.2,顾客提供财产确认后，海外营销公司下生产单前需通知相关部门做好顾客财产的接收准备工作，并将有关的信息（如验收标准）交于该部门。,14,订单运作流程：顾客财产管理,4.,顾客财产的验证,顾客提供的印刷包装资料，由营销业务员直接传递到营销管理部,由营销管理部登记处理后交分公司,IQC,检验，,IQC,确认没问题给到营销管理部，由营销管理部将其给到,PMC,，,PMC,收到资料后如果发现有问题在一个工作日内提出并反馈给营销管理部。,5.,顾客财产的管理,5.1,海外营销公司销售分公司必须建立,客户财产登记表,，对顾客提供的所有财产进行记录，并注明其存放使用的部门。,5.2,各贮存使用部门应对顾客财产予以防护，如在贮存使用过程中发生损坏、丢失或发现不适用时，贮存使用部门应记录真实情况，并知会业务部和生产管理部。业务部必须将真实情况通知顾客，并与客户商量处理。,15,订单运作流程：相关相息查询路径,1,。库存订单查询路径：,EIP,集团文档,-,各部门文档库,-,生产管理部,-,成品仓报表,-,全公司每日进出明细,2,。子证或多重列名查询路径,EIP,集团文档,-,按起草部门,08-,品保认证中心,-,子证书目录,3,。证书有效性的查询路径,EIP,集团文档,-,按起草部门,08-,品保认证中心,-,产品认证证书一览表,4,。,ROHS,报告和证书查询路径,EIP,集团文档,-,各部门文档库,-,产品验证中心,-WEEE,及,ROHS,资料,5,。全公司出货计划查询路径,EIP,集团文档,-,各部门文档库,-,生产管理部,-,成品仓报表,-,全公司出货计划文档,6,。（证书，报告）（企业产品标准）的索取路径,文控管理平台， 需,IT,装此软件,16,