如何开好公司会议

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,如何开好公司会议,JOY.ZHU,2016.12.29,1,一、会议的功能和价值,二、会议目的设计与筹备,三、会议的形式和内容设计,四、会议的角色与分工,五、会议的过程控制,六、会议的成果生成,七、会议的效能评估,八、会议决议的执行管理,纲 目,2,人类会议有,7000,年的历史！,一、会议的功能和价值,3,1,、最早的会议功能：,讨论如何围猎？,如何分猎物？,4,从历史我们体会到了什么 ？,5,2,、对会议的重新认识,会议能产生效益吗？,6,会议是企业从事管理的核心管理工具和方法，可以提高工作效率，可以通过会议对未发生的事情进行预测，对正在进行的工作实行监控，对已经完成的工作进行总结和评估。会议本身是没有效益的，而且是需要成本的，因此，我们要尽量控制好开会的时间。,答 案,7,3,、会议的重要性,会议管理是企业管理中最为重要的手段之一,会议管理能力是评估企业高层综合能力的重要指标,开会的能力被哈佛作为管理的核心技能之一,8,4,、成功召开团队会议的五个好处,（,1,）节省时间，将信息,同时传达给整个团队,（,2,）降低出错频率，通过会,议交流让团队更好地理解,（,3,）避免重复劳动地发生,（,4,）让基层员工参与部分决,策，提高员工的工作积极性,（,5,）更加详尽地了解员,工，有征对性的进行管理,9,5,、会议的误区,开会还不,简单！,10,国内常常开错的五种会议,老板一言堂,形式呆板，气氛紧张,会议无准备，离题万里,时间一到，立刻收工,议而不决，决而不动，动而无果,11,二、会议的目的设计与筹备,没有目的的会议,是最无效的会议！,12,1,、明确会议的目的，并让与会成员先知先备,13,2,、一般召开会议的程序,计划,准备,组织,简报,商讨,评估,跟踪,执行,决策,考核,14,会议内容；,会议通知；,会议工具（幻灯、白板、笔等）；,会议材料,与会人员,3,、会议筹备的内容,15,确定开会的频率；,坚持原则；,设计好会议的结构；,正确的记录；,检查约定执行的情况。,4,、成功召开会议的五个前提,16,5,、如何安排议事日程,会议准备和主题；,明确在哪里开会；,确定会议何时开；,会议要讨论的内容；,会议内容讨论的顺序；,每个议题将用多长时间。,17,三、会议的形式与内容设计,上传式会议；,下达式会议；,讨论型会议；,决议式会议；,例行会议；,培训会议。,1,、会议的类型,18,2,、不同会议有不同的形式,上传式汇报会议说、听、评,下达式宣导会议宣、定、评,讨论式会议引、提、议、果,决议式会议宣、议、决,19,本周工作的主要目标、任务，要优先解决的问题是什么？,让每位与会者就目标、任务提出问题，还有哪些不明白，还缺哪些条件？,开诚布公的讨论：哪些建议有利于更好完成任务？,最后确定目标和计划。,3,、就例会为例进行内容设计,（,1,）周一会议,20,（,2,）周六（五）会议,第一论讨论：过去一周的工作进展和取得的成果；,第二论讨论：就如何解决问题提出建议；,由上司对缺德的成功案例和改进的建议进行总结；,共同制定下一周的计划。,21,四、会议的角色与分工,1,、会议的主要角色,主持,记录,领导,成员,嘉宾,22,2,、成功主持的六原则,不应说得太多,让所有人参与发言，防止相互攻击,保持冷静和对全局得掌控,按时结束会议,调节好会议的氛围,运用好休息的技巧,23,3,、记录人员正确做好记录的方法,先明确会议内容,学会简录,有不明确的可以重复一遍,最好坐在主持人旁边,会后整理记录并通告,交与存档以便下次检查,24,4,、领导的作用,维持会议的严肃性 激发成员的积极性 作决议 会议总结,5,、嘉宾的作用,点评,补充,观摩,25,五、会议的过程控制,召开会议的黄金规则：,永远是,1,个小时！,26,会议过程控制的九原则,准时,议事日程,顺利开展讨论,休息,随机应变,运用视觉手段,总结,与会者参与,准时结束会议,27,六、会议成果的生成,1,、会议原则,：,没有成果的会议等于,根本没有召开过,！,2,、主持人要快速通过记录员总结成果,28,3,、目标内成果生成,（,1,）,根据计划逐点生成,（,2,）总结成果,（,3,）目标内领导即时的决议,4,、目标外成果生成,5,、上次会议成果附加,29,七、会议效能评估,测试：,“你的会议,产生效能了吗”,会议一定要产生效能。因为，会议本身是没有利润的！,30,1,、提高会议效能的两条诀窍,（,1,）每次会议结束后，主持人作一个简短的会议效能评估，并由领导签发；,（,2,）每次会议召开前，将上次会议产生的效能作简单通报，并给出本次会议的效能要求。,31,2,、会议效能的评估指标,目标和计划完成率,额外成果生成量,成员的参与度,成果对公司的贡献程度,会议控制的效果,32,八、会议决议的执行管控,达成决议成果的计划拟定、,评估与确定,计划中期的项目检测,计划的重新修订,资源的重新组织协调（会议）,计划终段的检测评估,工作完成经验总结,33,世界上没有陌生人，只有未曾相识的朋友！,一起学习与分享！,34,