办公室5S实施方法

办公室5S标准,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,办公室,5S,实施方法与培训技巧,制成者：张嫦莉,1,1,、办公室,5S,的必要性,随着时间的流失，公司内很多不必要的文件、资料、文具。如果不管理的话，会造成很多浪费，这就降低了办公效率，成本也随之增加。,5S,是排除这样的浪费，提高业务效率，达到成本降低的一种手段。,5S,不是只管一下环境，也不只是追求外观漂亮。,5S,活动是支援部门的活动中改善用肉眼看得见的唯一的活动，也是展开小集团活动有效的重要活动。,环境整洁是提高业务向上活动的支柱，是活动的基本。,2,1.,1,办公室,5S+1,活动的,7,步聚,5S+1 1,期,学习,熟练的,5S+1,活动,5S+1 2,期,创造,效益的,5S+1,活动,第,1,阶段,:,彻底清扫办公设备、器具、办公环境，发现不合理并改善。,第,2,阶段,:,区分必要和不必要,区分公物和私物,第,3,阶段,:,办公室管理基准做成,物品摆放方式统一,所有物品都要粘贴管理责任者,第,4,阶段,:,所有文件取出方便，追求使用方便。,所有文件放置方法再检讨,办公文具极少化,公用和个人物品区分，追求功能性。,第,5,阶段,:,管理基准的整顿,办公室清扫习惯化,所有门开闭基准确定,第,6,阶段,:,办公桌的管理方法,个人办公桌整洁,30,秒内取出所需文件,办公室内办公桌外型整齐化,第,7,阶段,:,智慧的办公室展望,数据记录和信息处理自动化扩大,在,15,秒内取出文件,3,第,1,阶段,:,轻快而明亮的环境,轻快的回答，明确的指示和接受；,排出不必要物，有效利用空间；,明确指示桌、椅、电话、文具的正确位置。,第,2,阶段,:,个人所有的资料整理成文件归档,谁都能又容易又快的查所需资料,使用的共同资料能在,30,秒内取出,第,3,阶段,:,对业务分工的合理性调查,找出是否有重复的业务存在,找出是否有浪费现象,第,4,阶段,:,确定办公室的改善主题。,挑战业务的高效率,第,5,阶段,:,业务、设计技术等标准化,各部门相互学习，好的成果推广,标准手册制成，追求业务能力向上。,第,6,阶段,:,回顾前,5,阶段，重新确认点检有无不合理,依靠不合理的改善、好的提案，,追求业务能力向上,。,第,7,阶段,:,检查各种标准手册遵守的情况,并进行自主管理,新职员也能遵守，并做充分的教育指导,依靠良好的自主管理并自觉改善不合理，,继续追求业务能力向上。,1.,2,办公室,5S+1,活动,7,步聚的目标,4,2,、,办公室,5S,“,要,”,与,“,不要,”,的判别基准,5,1,、不需要的物品要从工作场所中清除出去。,2,、暂时不能处理的物品贴上标示，规定时间进行处理。,3,、用品、文件等应固定专门的存放区摆放，存放区域作清晰的标 示。,4,、没有规定作放置物品的地方和位置不能随便摆放物品。,5,、存放的物品应作编号和标示，方便统计和查找。,6,、存放时同类物品放在一起，不同物品分开放置，并且做到易于识别,7,、存放的物品摆放整齐，避免散乱，占用空间，也不能堆叠过高。,8,、物品放置应遵循易于查找，方便放回的原则，常用的物品放在靠近 使用它们的地方。,9,、临时产生的杂物应设定专门的位置摆放，进行标示，并规定时 间定时清理。,10,、走道上禁止摆放物品，避免造成通道阻塞。,11,、物品使用后放回原位，养成良好习惯。,3,、,办公室,5S,执行标准,6,原则：,1,、彻底执行整理的工作。,2,、决定放置场所。,3,、决定放置方法。,4,、加以标示。,5,、摆放得很容易取用并容易归位。,三定：（场所、方法、标识）,1,、定点：放在哪里合适,2,、定式：用什么容器、货架、颜色、方法等,3,、定量：规定合适的数量,4,、,办公室,5S,整顿的,“,三定,”,标准（,1,）,7,4,、,办公室,5S,整顿的,“,三定,”,标准（,2,）,8,1,、上班时应佩带工牌、工服、工裤、工鞋；,2,、早上要见面相互问好；,3,、在工作中精神饱满，面带微笑；,4,、衣着整洁，穿着庄重、得体；,5,、不留胡须，经常整刮；,6,、剪短指甲、保持清洁；,7,、上班时间不吃有剌激味道的食物，身体没有令人不适的异味；,8,、不穿背心、无领衫、休闲短裤、凉鞋或拖鞋上班；,9,、接听电话时要礼貌用语，并做好记录。,5,、,办公室,人员素养准则,9,6.1,门牌标识牌标准,6.2,办公室看板标准,6.3,办公用品共用区,标准,6.4,办公文件,标准,6.5,电脑电源线绑扎,标准,6.6,办公室其它设备摆放标准,6.7,办公抽屉,标示标准,6.8,办公抽屉内物品摆放,标准,6.9.,打印机的正确标识,标示标准,6.10,办公室公共垃圾桶,标示标准,6.11,书籍脊背标示标准,6.12,办公室开关标示,标准,6.13,办公室门开关旋转轨迹标示,标准,6.14,办公室门“推”“拉”标识,标准,6.15,电源线的正确捆扎,标示标准,6.16,人名牌的标示,标准,6.17,盘景摆放标识,标准,6.18,空调使用状态标识,标准,6.19,办公室门出入标识,标准,6.20,物品管理责任人标识方法,标准,6.21,文件资料柜的标识方法,标准,6.22,办公室整体环境的改善,6.23,办公文件架的标示文法,标准,6.24,公共,办公区设备的定位摆放,6.25,个人工作座位的物品摆放,6.26,水杯的摆放及标识要求,6.27,日历的摆放及标识要求,6.28,笔筒的摆放及标识要求,6.29,书立的摆放及标识要求,6.30,书架的摆放及标识要求,6.31,电脑鼠标的摆放及标识要求,6.32,电脑音箱的摆放及标识要求,6,、,可视化标准（标准,/,范例）,目录,10,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.1 ),办公室门牌,问题点：办公室无门牌，易误打误撞找错地方,标准（要求）：,对办公室门进行标识，避免误打误撞的现象。,11,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.2),办公室看板管理,问题点：办公室各类跟踪事项等未进行可视化管理,标准（要求）：,信息反馈、工作跟进、人员状态进行可视化管理,无,12,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.3 ),设置办公用品共用区,问题点：办公用品人手一份、没有设立公共用品区存在浪费,标准（要求）：,指定文具的位置（办公室设立公共区），避免文具随意放置的现象，节约文具的保管和使用数量，减少文具费用开支。,13,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.4 ),办公文件色彩管理,问题点：办公文件未分类别进行管理，取放不方便，查找浪费时间。,标准（要求）：,固定文件夹摆放的位置，避免出现文件随意放置的现象，节约查找文件的时间。,14,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.5 ),电脑电源线绑扎方法,问题点：电脑线凌乱，,标准（要求）：,将电脑电源线进行绑扎，防止误碰电线造成危险。,15,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.6 ),灭火器、垃圾桶、水桶、盆景等标识不正确,问题点：办公其他设备摆放未定位未标识,标准（要求）：,将办公室其他设备进行区位定点放置管理，并作上相应的标识，避免其他设备乱放，确保物物有归处，使整顿成为习惯化。,16,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.7 ),办公抽屉的正确标识,问题点：办公抽屉未分类标识，查找资料费时,标准（要求）：,明确各抽屉保管物品的分类，使抽屉标示明确，整齐划一，抽屉管理规范化，可以节约查找时间，提高工作效率。,17,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.8 ),办公抽屉内物品的正确标识,问题点：办公抽屉物品未分类，查找费时,标准（要求）：,明确各抽屉内部保管物品的分类，节约查找时间,18,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.9 ),打印机的正确标识,问题点：打印机无定位标识，无管理责任人,标准（要求）：在打印机摆放位置的四角做定位标识，并在正前方贴上物品名称便于管理。,19,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.10 ),办公室公共垃圾桶的正确标识,问题点：办公室公共垃圾桶未定位无管理责任人,标准（要求）：,制定垃圾篓位置，集体使用，减少浪费,。,20,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.11 ),办公书籍的正确摆放及标识,问题点：办公室各类书籍摆放凌乱，查找费时,标准（要求）：,对书籍脊背进行编号标示，查找方便，节省时间,。,21,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.12 ),办公室开关标示,问题点：办公室电法源开关无明确的区域控制标识,标准（要求）：,预先把握开关控制的范围和电器，准确开关指定的电器（灯管），提倡节约意识。,22,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.13 ),办公室门开关旋转轨迹标示,问题点：办公室门无开关旋转轨迹标示，存在安全隐患,标准（要求）：,通过标示门开时的旋转轨迹以保证门开闭顺畅，明确门开闭的范围，提示进行该区域要确保安全,23,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.14 ),办公室门“推”“拉”标识,问题点：办公室门无出入标识，易误推误撞,标准（要求）：,对各种门进行推拉标示， 防止误推误撞,24,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.15 ),电源线的正确捆扎及电源插座的正确标识,问题点：各类电源线未整理捆扎，未标识具体的电源，存在安全隐患。,标准（要求）：,1.,将电脑电源线进行绑扎，防止误碰电线造成危险；,2.,在相对应的插头上贴上标识，以免出现误拔插座时，造成未来得及保存的电脑资料损失。,25,电源线整理要点,1,）电源线应两平两直（平行，平面，直线，直角）,2,）每个电脑的电源线应单独捆绑,3,）电源线无污渍,4,）电源线槽无污渍,5,）电源线槽平整,6,）充电器统一存放,不能随意拉线,好,好,好,不好,办公室电线扎线要点,26,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.16 ),人名牌的标示方法,问题点：办公室人员职务、部门未可视化,标准（要求）：,岗位设置人名牌，对工作联系方便，对自己的工作一目了然,27,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.17 ),盘景摆放标识,问题点：办公室盘景未定位,标准（要求）：在盆景放置的位置用虚线标识或画出盆底部大小的形状，以便任何人都能知道花盆的存放位置。,28,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.18 ),空调使用状态标识,问题点：办公室空调无提示开启的状态标示,标准（要求）：,提高检查效率、控制浪费用电，在窗空调风口处贴上红丝带，容易看出空调工作状态,29,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.19 ),物料柜中的摆放及标识要求,问题点：物料柜中的物料未分类摆放及标识,标准（要求）：对物料柜中的物料分门别类，对每一种类别进行标识,。,30,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.20 ),物品管理责任人标识方法,问题点：办公室各类设备无明确管理责任人的标识，出现无人管理状态,标准（要求）：,明确风扇、椅子等各类设备及物品的管理责任者、所属部门，倡导物物有人管，事事有责任的管理氛围。,31,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.21 ),文件资料柜的标识方法,问题点：资料文件柜标识未分类,标准（要求）：,明确资料柜,/,物品柜的责任人、所属部门，从外部能够知道柜子内部主要存放物品的大分类情况，节约物品查找时间，提高业务效率，同时整齐美观。,32,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.22 ),办公室整体环境的改善,问题点：办公室个人物品、工作物品未定位摆放、未统一规划,标准（要求）：,对办公室各类物品进行“要”与“不要”的区分，对于“要”的物品统一定位标识，“不要”的物品清除。,33,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.23),办公文件架的标示文法,问题点：待处理文件、处理中文件及已处理文件未区分,标准（要求）：,待处理文件、跟进中文件、已处理文件，实现文件状态的可视化，方便文件递送者取拿，文件处理者可以节约查找文件的时间，提高内部业务处理效率。,34,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.24 ),公共,办公区设备的定位摆放,问题点：公共办公区设备未定位摆放，各类资料未分类,标准（要求）：为统一管理办公室公共设备，对公共设备定点摆放及标识，对公共区不用的资料进行清除。,35,6,、,办公室,5S,活动标识范例,6.25 ),个人工作座位的物品摆放,问题点：个人工作座位物品未定位摆放，及摆放与工作无关的物品,标准（要求）：为提高办公效率，个人办公座位上的物品进行分类处理，定位摆放。,36,题目,水杯位置标示方法,目的,制定水杯位置，避免水杯随意放置现象。,标准,1,、规格：直径为,40mm,的圆形标识。,2,、标签粘贴在放置水杯或水杯垫位置下面的中央。,3,、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。,6.26 ),水杯的摆放及标识要求,6,、,办公室,5S,活动标识范例,37,题目,台历位置标示方法,目的,制定台历位置，培养将物品放回原位的习惯,标准,1,、规格：直径为,40mm,的圆形标识。,2,、标签粘贴在放置台历位置下面的中央。,3,、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。,6.27 ),日历的摆放及标识要求,6,、,办公室,5S,活动标识范例,38,题目,办公文具（笔筒）位置标示方法,目的,给办公文具制定定位，避免文具随意放置或混乱。,标准,1,、规格：直径为,40mm,的圆形标识。,2,、标签粘贴在放置笔筒位置下面的中央。,3,、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。,6.28 ),笔筒的摆放及标识要求,6,、,办公室,5S,活动标识范例,39,题目,文件夹位置标示方法,目的,固定文件夹摆放位置，避免文件随意放置，节约查找文件时间,标准,1,、规格：长,195mm25mm,2,、放置在文件夹侧面塑料夹缝中,3,、文件夹内容依次为 电话号码、内外信息、上级文件、其他资料、待办文件、等待归纳、临时工作、日常工作。,4,、 可视化的格式和颜色部门自行规定。,6.29 ),书立的摆放及标识要求,6,、,办公室,5S,活动标识范例,40,题目,文件架的标示方法,目的,对文件存放架进行分类标示,标准,1,、规格：长,80mm,宽,20mm,2,、粘贴在文件架的正中间，分别标识待处理事项、需跟进事项、已完成事项。,6.30 ),书架的摆放及标识要求,6,、,办公室,5S,活动标识范例,41,题目,电脑显示器位置标示方法,目的,制定显示器位置，使物品统一规范,标准,1,、规格：直径为,40mm,的圆形不干胶单面印刷。,2,、标签粘贴在放置显示器位置的中央。,3,、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。,6.31 ),电脑,显示器的摆放及标识要求,6,、,办公室,5S,活动标识范例,42,题目,电脑鼠标标示方法,目的,制定鼠标位置，培养将物品放回原位的习惯,标准,1,、规格：直径为,40mm,的圆形不干胶单面印刷。,2,、标签粘贴在放置鼠标位置的中央。,3,、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。,6.32 ),电脑,鼠标的摆放及标识要求,6,、,办公室,5S,活动标识范例,43,题目,电脑音箱标示方法,目的,制定音箱位置，使物品规范管理,标准,1,、规格：直径为,40mm,的圆形不干胶单面印刷。,2,、标签粘贴在放置音箱位置下面的中央，音箱放置在电脑显示器两侧。,3,、贴标签时，位置部门要统一，要对称美观。,6.33 ),电脑音箱的摆放及标识要求,6,、,办公室,5S,活动标识范例,44,