时间管理与工作计划

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,時間管理與工作計劃,9/13/2024,1,今天的大綱,一.什麼是時間管理,二.,擬定工作計劃,三.強化執行能力,四.掌握自己的目標,9/13/2024,2,在開始之前.,9/13/2024,3,你的快樂是,您的成功是,關心您的人及您所關心的人是,請閉目一分鐘思考這個問題,9/13/2024,4,找出你心中的優先順序,你最關心的人是誰?,你認為成功是應該完成什麼階段性任務?,你的成功和你最關心的人有關嗎? 你成功了你就快樂嗎?,可是平時當你掉到“忙碌”的陷阱時,做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?,9/13/2024,5,You delay but time,does not !,- Benjamin Franklin,9/13/2024,6,人, 為何安於現狀?,為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀?,1.無奈,2.因為現狀是你我最熟悉的,3.不確定改變之後會更好,我們明明時間管理不好,卻不想要去改善它,.,因為忙得沒有時間做時間管理嗎,?,因為更忙, 所以才更要花時間做時間管理.,9/13/2024,7,時間管理從那裡開始,時間管理不是聽了這堂課就會時間管理, 也不是看了時間管理的書就會了, 而是從你不滿足於現狀, 或者是想要有更好的時間管理開始.,沒有人可教你時間管理, 除了你自己覺得需要,再來是你需要一個新的思考方式. 什麼是新的思考方式呢?,9/13/2024,8,你可知道為何會想不出來?,因為你跳不出原來的思維習慣,但是假設你已想出來了. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題.,而CF的時間管理方法論就是一個新的思考方法, 你只要了解它, 接受它, 執行它. 你就會得到一個良好的時間管理.,9/13/2024,9,時間管理,是,什麼?,時間管理就是自我管理,自我管理即是,改變習慣, 讓自己更有績效, 更具效能,把事情很快地做完, 叫做效率,把事情很快又很對地做完, 叫做效能,時間管理就是事前的規劃或長期的計劃,9/13/2024,10,時間管理不是什麼?,時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多,所以時間管理的問題本身不在於時間多少, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間.,9/13/2024,11,時間管理的架構,9/13/2024,12,緊急性,重要性,立刻處理,定下期限處理,D,B,A,C,敢於拒絶,委託他人,9/13/2024,13,緊急性,重要性,D,B,A,C,緩,重,急,輕,9/13/2024,14,計劃之研擬,技能之提升,公關之促進,問題之調查,健康檢查,設備故障,生產停擺,重傷害急救,員工產生肢體衝突,顧客抱怨,停電,有些交際應酬,有些文件之處理,處理屬下之工作,自我干擾,個人嗜好的沈迷,有些電話,有些不速之客到訪,有些會議之出列席,有些無謂的請託,有些臨時的邀約,重要性,緊急性,9/13/2024,15,案例研討,檢視李經理時間管理上的問題點為何?,假如你是李經理，你會如何改善？,9/13/2024,16,擬定工作計劃,9/13/2024,17,完成工作的三大要素,Time 交期,Quality 品質,Cost 成本,9/13/2024,18,P,A,D,C,不,好,好,耗用時間,花時間在計劃上才是最節省時間的作法,耗用時間,9/13/2024,19,目標的訂定,目標的訂定必須具挑戰性。,目標訂定要考慮優先順序, 重要的話就多花一些資源及時間, 目標跟投入的資源成正比。,目標要分階段性目標, 不要一下子把目標訂得太高。,9/13/2024,20,每個計劃如何給予評分,要執行的計劃由 80/20 法則決定,先將所有計劃列出來, 分成短中長期 (自行定義),分成三個項目(也可依自己的價值觀調整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數. 最好給 5 分, 最不好給 1 分,將三個分數相乘, 分數最高者為最優先執行的計劃,9/13/2024,21,擬定計劃注意事項(一),1.要從結果來思考要有什麼樣的做法, 結果只有一個, 做法卻有無窮多種組合, 只要花最少力氣及資源, 就是最好的做法,2.要多聽其他人的意見, 特別是專家或者是曾經做過人的意見, 切忌閉門造車,3.做法的骨架就是計劃的主軸, 一件專案的成敗, 在這裡已經決定了,9/13/2024,22,擬定計劃注意事項(二),4.計劃中也有 80/20 的重要事項, 這些事情是要最花心思去做的, 因為這 20% 重要事情做完, 專案進度也完成 80% 了.,5.計劃要有系統面的思考,由上而下思考, 思考如何不遺漏, 不重疊. 如何做最節省資源,9/13/2024,23,執行力,9/13/2024,24,如何展開工作計劃,一日之計在昨天睡覺前,一週之計在於星期天,一月之計在於月底,9/13/2024,25,一日之計在於昨天睡覺前,每天睡覺前把今天完成的事情寫下來, 你會很有成就感的,每天睡覺前把今天應完成未完成的事, 或者是明天做的事情應調整方向的寫下來, 這是明天的計劃,隨身準備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化為明天的行動, 你將是最有創意最有行動力的人,9/13/2024,26,每日工作計劃分配原則,早上,中午 13:0015:00,下午,晚上,活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱,(Do),思考遲頓, 適合散心, 放鬆,(Check),冷靜, 溝通,(Action, Plan),Relax, 人文, Thinking,1.發e-mail,2.電話敲定事情/ 做事情,3.給 Leader 方向/ 畫架構,4.執行進行中專案,1.面對面作追蹤,2.到現場走動,3.溝通與協調,1.思考問題,2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr),3.Update/Modify 進行中專案,1.花 1 小時寫作,9/13/2024,27,一週之計在於禮拜天,在每個禮拜天要檢視目前專案的進度,視情況調整計劃的目標或者是計劃的做法,將下個禮拜這些計劃的應完成事項列表出來.,這就是週計劃,寫出下個禮拜七天的備忘錄. 每天一張備忘錄. 將週計劃安排在適當執行的行程,9/13/2024,28,每週工作性質分配法則,禮拜一二,禮拜三四五,禮拜六日,活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱,(Do),思考遲頓, 放鬆, 溝通,(Check),冷靜, 思考,(Action, Plan),1.大型專案丟球,2.組內專案丟球,3.給予組員做事方向/做事重點,4.創造議題,1.Follow Up 一二所丟的球,2.調整, Update 計劃,3.議題收尾,4.傾聽溝通,1.想想目的是什麼? 意義何在?,2.有沒有辦法提昇自己的價值?,3.計劃/ 規劃,9/13/2024,29,良好工作習慣的養成,兵貴速戰速決,養成做備忘錄的習慣,可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成,每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時,9/13/2024,30,使用記事簿,記事簿是時間管理最重要的工具之一,最適當的形式,四大部份,通訊錄、每週行程、每日計畫、備忘錄,自己發展適合你的記事簿,所有資料記在記事簿上,隨身攜帶（查閱、記錄）,9/13/2024,31,備,忘,錄,時間管理的利器: to-do List,備,忘,錄,緊急的事情,1.老闆今天交待,2.臨時狀況,重要的事情,1.工作計劃,2.人生規劃,3.家庭,健康,財富,Schedule List,1.Meeting,2.行事曆,3.紀念日,Routine Work,1.日常工作,2.定期約會,9/13/2024,32,善用 顏色管理的功能,紅色字體為重要一定完成的部份,黑色字體為應執行事項,藍色字體為 Routine Schedule,綠色字體為私人事情,9/13/2024,33,執行不是一成不變的,常常想事情的合理性 表示對事情有用心,靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經被解體,要懂得變通, 要有耐性, 要能夠把事情看清楚,9/13/2024,34,Buffer 緩衝區,並不是每件事情都那麼的急,如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經兮兮的,所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提醒我們,9/13/2024,35,個人習,慣的養成,當你了解了某一個觀念, 如時間法則, 進而接受它執行它時, 經過廿一天之後你就可以把這個觀念內化, 並且將這種做法化為生活中的習慣這就是習慣養成法則,當你覺得需要時間管理, 去做時間管理, 得到實質的好處, 更強化自己時間管理的動機, 成為一良好的正向循環,9/13/2024,36,掌握自己的目標,人生與事業目標,終身的事業目標,屬於自己的人生目標、配合自己的專長和興趣,發掘並堅持自己的專長與興趣,Bill Gates,中學寫電腦程式，一個暑假賺,5000,美金,NIKE,創辦人,Philip Knight,暑期工讀上晚班，每天早上跑七英里路回家,Steven Spielberg 17,歲完成他的第一部電影。高中畢業暑假三個月，每天到環球影城，假裝上班,9/13/2024,37,祝福與勉勵,為了”自己”工作,給人一種值得信賴的感覺,得道多助，成功可期,9/13/2024,38,9/13/2024,39,